[Etapas Preparatórias]
[Passo a Passo]
[nome da etapa e ou conferência]
[Passo a Passo]
Dados do evento
[nome da etapa e ou conferência]
[data ou período: DD/MM/ANO].
[local do evento]
[endereço completo, inclusive CEP]
[pode-se inserir imagem do Google Maps]
[observações importantes, se há estacionamento, internet]
[Introdução]
[descrever motivos e objetivos da etapa]
[Chegada]
•[se há convidados de fora do local: informar
como será o transporte e forma de recepção
deles no aeroporto/rodoviária, informar o
veículo (carro executivo, ônibus, van)]
•[se há convidados do local: informar como será
a recepção deles na recepção do evento]
[No local do evento]
•[informar onde será o local do evento ex.:
térreo, cobertura, subsolo].
•[informar como será a sinalização ex.: placas
indicativas, banners, recepcionistas].
•[informar previsão de material para indicação
ex.: painéis, totens, banners].
[Hóspedes]
•[informar como será
hospedagem dos
participantes, ex.: se receberão diárias ou se
será por conta do órgão]
•[informar o que NÃO está incluso: telefonemas,
despesas com frigobar, lavanderia, telefone e
internet].
[Início dos trabalhos]
•[informar como será a reunião, informar a
metodologia, quem abre e quem preside a
reunião, se haverá divisão de grupos, votação]
[Metodologia]
[Informar fases do evento com descrição das atividades
desenvolvida nas fases, pode-se apresentar em tabela]
Fases
Atividades
Responsável
[Programação]
[Manhã: XXh – XXh
Abertura;
Apresentação do roteiro da reunião [informações sobre
gravação do evento, horários, atividades];
Apresentações;
Almoço: XXh – XXh [se será servido no próprio local,
em local reservado]
Tarde: XXh – XXh
Inicio dos trabalhos, trabalho em grupo, deliberações,
votações, etc
*Coffee Break: XXh – XXh]
[Formatação da sala]
•[descrição do formato da sala, disposição de
equipamentos, mesas de apoio e profissionais
(intérpretes, apoios), sala do evento estará
montada em: [ ] AUDITÓRIO [ ] “U” [ ]
ESCOLAR, [ ] ESPINHA DE PEIXE, etc.
•[se haverá gravação de áudio, sonorização e
projeção].
•[mesas de apoio] para relatoria e apoios de:
água e café, projetor multimídia, materiais
diversos e recepção fora da sala;
[Formatação da sala]
•[informar os recursos humanos: operador de
áudio, recepcionistas];
•[informar quantidades e tipos de microfones:
tipo gooseneck e sendo um microfone divido
para até dois participantes];
•[informar que microfones da cabeceira da
mesa serão individuais, se for o caso];
•[informar se haverá prismas para identificação
dos participantes; (preferencialmente A4)];
[Planta Baixa]
[Inserir planta baixa do evento, se for possível]
Exemplos:
Plenária
Grupo de Trabalho
Mesa de som
Recepcionista
Tela
Projetor
Praticável para intérprete de libras
Fundo de palco
Fundo de palco
Mesa diretora
Mesa em U para 47 pessoas
Mesa de som
Recepcionista
Mesa para água e café
Entrada
Operador
Mesa para relatoria
Mesa para água e café
Grupos de Trabalho
Formato auditório (plenária)
Operador
Formato “U”
Projetor
TV de Retorno
Projetor
Mesa para água e café
Mesa de som, gravação
20 cadeiras em volta da mesa
TV de Retorno
Palco ou praticável
Palco ou praticável
Recepcionista
Mesa de relatoria
Recepcionista
Mesa de relatoria
[CONTATOS]
• email@XXXXX.XXX.XX
• Fone: XX XXXX XXXX
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Passo a Passo da realização da Etapa