Bolsas
Entendendo os trâmites de pagamento de assistência estudantil no IFRJ.
Conheçam agora o Professor Romildo
Ele trabalha em uma escola como o IFRJ
E além de lecionar atua em diversas frentes
de trabalho, bem parecido com um docente
do IFRJ.
Para tanta atividade e necessitando de
suporte, Romildo conhece então o BOLSISTA.
Ele, o bolsista, vai auxiliar em algumas aulas
práticas, projetos e pesquisas. No começo, todos
são felizes.
O professor Romildo desenvolve suas atividades com
assistência dos bolsistas. Estes, por sua vez, recebem uma
bolsa periodicamente.
O bolsista com o valor recebido custeia sua
alimentação, transporte, gastos com materiais e ir ao
cinema . Como recebe em dia, é um aluno orgulhoso.
Mas, esperemos um instante...
Eis que todos são surpreendidos. Os bolsistas
não conseguem receber como prometido.
O que parecia um casamento perfeito, desmorona. Professor
Romildo não sabe o que fazer. Os bolsistas não o deixam em
paz buscando satisfação.
Professor Romildo então se pergunta:
Possíveis causas dos atrasos

Não foi aberto um processo solicitando o pagamento;

Não foi enviada uma solicitação de pagamento para o Setor Financeiro;

Não foi encaminhada uma planilha de pagamentos para o Setor Financeiro;

Envio de solicitações e planilhas com dados incorretos;

Atrasos em repasses de recursos financeiros para o pagamento;

Problemas no processamento dos pagamentos.
Ciente das possíveis causas, o Professor Romildo não entende
muito de questões administrativas.
Calma, Romildo, vamos explicar as
etapas.
Primeiramente, deve-se preencher um formulário de
solicitação de abertura de processo e dar entrada no
Protocolo.

Este formulário deve estar preenchido corretamente;

Este formulário deve conter as assinaturas pertinentes: Responsável pela
Bolsa, Diretor do Campus.
Aberto o processo, o Empenho.

Com base nas informações do processo, o Setor Financeiro emitirá um
empenho que servirá para o futuro pagamento dos bolsistas.
Só para clarear:
Empenho - “O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente
que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento
de condição” (Art 58 da Lei 4.320/64).
Art. 60 - "É vedada a realização de despesa sem prévio empenho".
Empenhado o processo, o que o
Professor Romildo deve fazer?


Todo fim de mês encaminhar dois documentos para o Setor Financeiro. Um
formulário de solicitação de pagamento e uma planilha de custos.
O formulário de solicitação deve estar corretamente preenchido e assinado.
A planilha de custos irá conter os nomes dos bolsistas, CPFs, dados de
pagamento e os valores a pagar. Tudo devidamente totalizado e assinado.

O que o Setor Financeiro faz a partir de
então?

Analisa as informações e inicia um processo de liquidação. A saber:
Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo
credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo
crédito. (Lei 4.320/1964)
OBS: Somente após a finalização deste trâmite é que a despesa é fomentada com
recursos financeiros por parte das Setoriais Financeiras e entidades repassadoras.
Nesse processo, o que o Professor
Romildo pode fazer?

Todo o processo pode ser acompanhado pelos responsáveis pela solicitação
junto aos Setores Financeiros.
Enfim o pagamento...

Repassado o recurso financeiro, o pagamento dos bolsistas é iniciado.
Resumidamente, o que ocorre é o seguinte:
Geração de Ordens de Pagamento;
-
Assinatura dos Pagamentos por parte dos Gestores;
-
Encaminhamento dos pagamentos para o Banco;
-
Processamento dos Pagamentos;
Recebimento por parte dos credores.
Algumas sugestões para Romildo.



Se as bolsas são pagas anualmente, abrir processo preferencialmente no início
de cada ano.
Enviar as solicitações de pagamento para o Setor Financeiro no fim de cada
mês. Preferencialmente entre os dias 20 e 25.


Solicitar a abertura do processo antes mesmo de utilizar bolsistas.
Manter atenção quanto aos dados dos bolsistas antes de solicitar cada
pagamento.
Incentivar que os bolsistas abram conta bancária. Procedimento que garante
maior controle nos casos de não recebimento.
Tentemos sempre evitar a experiência
de Romildo.