Introdução ao Secretariado
Aula 2
Dicas que podem mudar sua postura
profissional.
Administração do tempo.
• Em geral nunca se tem tempo para fazer o que
é preciso. O trabalho está cada vez mais
exigente e diversificado, fazendo com que, às
vezes, o tempo pareça curto.
Administração do tempo.
• Todos os dias fazemos muitas coisas, e mesmo
assim parece que ao chegar no final do dia
muitas coisas ficaram sem resolver.
• Será que jornada diária de trabalho precisa ser
aumentada?
Administração do tempo.
• A resposta para a pergunta anterior é não!
• A melhor forma é otimizar o tempo que você
tem de forma racional e assim administrar as
tarefas da melhor forma possível.
Administração do tempo.
• Dicas para o uso racional do tempo.
– Classifique as tarefas em urgentes e importantes.
– Faças as tarefas urgentes primeiro.
– As tarefas importantes devem ser feitas, mas
geralmente o prazo é maior.
Administração do tempo.
• Planeje seu dia:
– Faça uma lista mestra das tarefas do dia.
– Classifique-as em urgentes e importantes.
– Arquive o que já foi feito.
– Jogue fora o que não for mais usar.
– Defina o tempo que acredita levar em cada tarefa
e monitore-o para não exceder.
Administração do tempo.
• Quando receber uma tarefa que não havia
sido programada e isto comprometer a
execução das demais tarefas investigue o nível
de urgência da nova tarefa, verifique se pode
delegar a alguém, converse com o chefe sobre
o encaixe desta nova atividade na lista de
afazeres. Lembre-se tudo é passível de
negociação.
Organização do trabalho.
• A organização do trabalho da secretária e do
assessor depende, em sua maioria da
organização da agenda, arquivos e
microfilmes. Organizar o trabalho facilita no
momento de buscar uma informação, de
tomar uma decisão, etc.
Organização do trabalho.
• Agenda
– Por mais simples que seja é onde se anotam
compromissos, despesas, atividades, datas,
horários, telefones e endereços.
– O objetivo é aumentar a eficiência, pois facilita
que os compromissos não sejam esquecidos.
– Ao anotar um compromisso e outro deixe um
intervalo para realocar atrasos, imprevistos.
Organização do trabalho.
• Agenda
– Faça uso da agenda como uma central de
informações.
– Tenha duas agendas de compromissos uma sua e
outra do seu chefe, com as mesmas informações.
– Datas sociais também devem constar nas duas
agendas.
– Não anote nada fora da agenda, pedaços de papel só
te farão se perder nas informações.
– Prefira marcar os compromissos à lápis, apagar um
cancelamento é melhor do que rasurar a agenda.
Organização do trabalho.
• Arquivo
– Faça o arquivo de documentos todos os dias
evitando o acúmulo.
– Os arquivos em ordem transmitem eficiência e
evita o retrabalho.
– Quando o arquivo for digital, dados de
computador, organize em pastas com nomes
claros e de fácil compreensão.
Organização do trabalho.
• Tipos de arquivos
– Documentos em uso – arquivo ativo.
– Documentos de menor manuseio – arquivo semi
ativo.
– Documentos importantes, mas quase não usados
– arquivo inativo.
Organização do trabalho.
• Sistemas de arquivo
– Numérico: feito em ordem numérica crescente,
obedecendo a ordem de entrada. Sua consulta
depende de um índice. É eficiente para arquivo
confidencial.
– Alfabético: utiliza-se de letras do alfabeto para
identificar as pastas por meio de assunto, nome
de funcionários, clientes, departamentos,
fornecedores, empresas, etc.
Organização do trabalho.
• Microfilmagem
– Microfilme, é uma reprodução fotográfica de tamanho
reduzido (95%) do tamanho original do documento.
– É usado principalmente na troca de documentos do
arquivo ativo para arquivo inativo.
– Oferece maior segurança na conservação de
documentos vitais da empresa.
– A organização do arquivo de microfilmes deve ser
feita da mesma maneira que a dos arquivos de
documentos e devem ter índices para facilitar sua
localização.
Reflexão
• Deixamos aqui uma breve reflexão para todos.
Afiando o Machado
No Alasca, um esporte tradicional é cortar árvores. Há lenhadores
famosos, com domínio, habilidade e energia no uso do machado.
Querendo tornar-se também um grande lenhador, um jovem
escutou falar do melhor de todos os lenhadores do país. Resolveu
procurá-lo.
- Quero ser seu discípulo. Quero aprender a cortar árvore como o
senhor.
O jovem empenhou-se no aprendizado das lições do mestre, e depois
de algum tempo achou-se melhor que ele. Mais forte, mais ágil,
mais jovem, venceria facilmente o velho lenhador. Desafiou o
mestre para uma competição de oito horas, para ver qual dos dois
cortaria mais árvores.
O desafio foi aceito, e o jovem lenhador começou a cortar árvores com
entusiasmo e vigor. Entre uma árvore e outra, olhava para o mestre,
mas na maior parte das vezes o via sentado. O jovem voltava às
suas árvores, certo da vitória, sentindo piedade pelo velho mestre.
Quando terminou o dia, para grande surpresa do jovem, o velho
mestre havia cortado muito mais árvores do que o seu desafiante.
- Mas como é que pode? – surpreendeu-se. Quase todas as vezes em
que olhei, você estava descansando!
- Não, meu filho, eu não estava descansando. Estava afiando o
machado. Foi por isso que você perdeu.
Aprendizado é um processo que não tem fim. Sempre temos algo a
aprender. O tempo utilizado para afiar o machado é recompensado
valiosamente. O reforço no aprendizado, que dura a vida toda, é
como afiar sempre o machado.
Continue afiando o seu!
Tenham todos uma ótima semana!