FUNCIONOGRAMA DA
SECRETARIA EXECUTIVA
SÃO PAULO – NOVEMBRO/2014 – Paula Tubelis
ORGANIZAÇÕES ATIVAS
FLUXO DE INFORMAÇÕES GERAL
FICHA DE ATIVAÇÃO
ANUAL
ALTERAÇÃO DE DADOS
CADASTRAIS
INDICAÇÃO DE NOVAS
ORGANIZAÇÕES
SOLICITAÇÃO PARA
ENTRADA EM GTs
NOTÍCIAS SOBRE
PRIMEIRA INFÂNCIA
NOTÍCIAS SOBRE A
ORGANIZAÇÃO E RNPI
PÚBLICO AMPLIADO
-
Organizações ativas
Governo
Setor Privado
Universidade
Sociedade Civil
Financiadores / Parceiros
Contratados/Consultores
Diretoria Organização SE
REPRESENTAÇÃO
BOLETIM
SAIU NA IMPRENSA (CLIPPING)
INFORMATIVO INTERNO
ACOMPANHAMENTO EGROUP
SITE E MÍDIAS SOCIAIS / IMPRENSA
ACOMPANHAMENTO DOS GTs e GG
ASSEMBLEIA GERAL
AGENDAS CENTRAIS
CONTROLE CADASTRAL DAS ATUAIS E NOVAS ORGANIZAÇÕES
ATENDIMENTO E
DIRECIONAMENTO DAS
DEMANDAS
CAPTAÇÃO DE RECURSOS
ELABORAÇÃO E EXECUÇÃO
DO PLANO DE AÇÕES
GESTÃO DE RECURSOS
HUMANOS E FINANCEIRO
GERENCIAMENTO DE
CONFLITOS
ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO
GESTÃO DE MARCA
ORGANIZAÇÕES ATIVAS (OAs)
DETALHAMENTO AÇÕES
ORGANIZAÇÕES ATIVAS (OAs)
FICHA DE ATIVAÇÃO ANUAL
O QUE É: Modelo de Documento a ser preenchido e enviado
para a Secretaria Executiva para, conforme regimento,
permanecer como Organização Ativa da RNPI.
DE QUEM: Todas Organizações membro.
PARA QUEM: Administração da Secretaria Execuiva.
QUANDO: Anualmente.
ALTERAÇÃO DE DADOS
CADASTRAIS
O QUE É: Modelo de documento constando os dados da
Organização Ativa. Toda e qualquer alteração referente à
organização deve ser comunicado imediatamente à
Secretaria Executiva (dados cadastrais, representantes na
RNPI, contatos entre outros).
DE QUEM: Todas as Organizações ativas.
PARA QUEM: Administração da Secretaria Executiva.
QUANDO: Ao se associar e sempre que houver alterações
cadastrais.
SOLICITAÇÃO PARA A ENTRADA
NO GT
NOTÍCIAS SOBRE A PRIMEIRA
INFÂNCIA
O QUE É: Caso haja interesse em integrar um GT existente,
se faz necessário solicitar via email à Secretaria Executiva
que consultará a Coordenação do GT em questão.
O QUE É: Notícias a serem selecionadas para inclusão no
Boletim para público externo e incluídas do Clipping interno.
DE QUEM: Todas Organizações ativas.
PARA QUEM: Comunicação da Secretaria Executiva.
PARA QUEM: Gestão da Secretaria Executiva.
QUANDO: a qualquer tempo (UTILIZAR ASSUNTO: NOTÍCIA
PI).
QUANDO: a qualquer tempo.
DE QUEM: Todas Organizações ativas.
INDICAÇÃO DE NOVAS
ORGANIZAÇÕES
O QUE É: Havendo interesse em indicar uma organização para
fazer parte da RNPI, solicitar via email à Secretaria Executiva
o envio do convite, e disponibilizar os canais de comunicação
(contatos) para que isso aconteça.
DE QUEM: Todas Organizações ativas.
PARA QUEM: Gestão da Secretaria Executiva.
QUANDO: a qualquer tempo
NOTÍCIAS SOBRE A
ORGANIZAÇÃO E RNPI
O QUE É: Informações da própria Organização (pesquisas,
campanhas, projetos…) e/ou da RNPI (Participação em
eventos, entrevistas, aprovação de lei…), que servirão para
alimentar o Boletim para público externo, o informativo
interno mensal e o clipping (quando notícia).
DE QUEM: Todas as Organziações ativas.
PARA QUEM: Comunicação da Secretaria Executiva / Egroup
QUANDO: a qualquer tempo.
Acompanhamento e Participação no Egroup e Mídias Sociais
SECRETARIA EXECUTIVA:
ÁÇÕES E PRODUTOS DA SE COM
INFORMAÇÕES RECEBIDAS DAS OAs
COMUNICAÇÃO
NOTÍCIAS SOBRE
A ORGANIZAÇÃO
E RNPI
NOTÍCIAS SOBRE
PI
ADMINISTRAÇÃO
FICHAS DE
ATIVAÇÃO ANUAL
ALTERAÇÃO DE
DADOS
CADASTRAIS
GESTÃO
INDICAÇÕES
NOVAS
ORGANIZAÇÕES
SOLICITAÇÃO
PARA ENTRADA
NOS GTs
Boletim;
Saiu na Imprensa (Clipping);
Site e mídias sociais / Imprensa;
Acompanhamento Egroup.
Controle cadastral das atuais e
novas organizações;
Informativo interno;
Agendas Centrais.
Acompanhamento dos GTs e GG.
Acompanhamento e Participação no Egroup e Mídias Sociais
DETALHAMENTO AÇÕES E
PRODUTOS DA SE
COMUNICAÇÃO SECRETARIA EXECUTIVA
BOLETIM
O QUE É: tem como objetivo levar
informações sobre a PI e RNPI para
o público ampliado.
SAIU NA
IMPRENSA
(CLIPPING)
PERIODICIDADE: Mensal
O QUE É: conjunto de notícias
relacionadas sobre a PI para
atualização constante da RNPI.
O QUE FAZER:
PERIODICIDADE: Semanal
- Acompanhar acontecimentos do
Egroup;
O QUE FAZER:
- Cobrar notícias das organizações
ativas;
- Acompanhar o andamento das leis
relacionadas à Primeira Infância;
- Acompanhar Clipping interno da
RNPI;
- Realizar mensalmente um resumo
das ações da SE e RNPI;
- Reunir-se periodicamente com toda
a equipe da SE para não acontecer
duplicidade de informação em
excesso;
- Diagramar o Boletim e divulgá-lo
mensalmente no Egroup e meios de
comunicação.
- Ler jornais, revistas e outros
canais de comunicação para
identificar notícias relacionadas à
Primeira Infância;
- Solicitar às assessorias de
imprensa das Organizações
Ativas o direcionamento de
notícias sobre a PI;
- Acompanhar notícias que
possam vir pelo Egroup;
- Reunir-se periodicamente com
toda a equipe da SE para não
acontecer duplicidade de
informação em excesso;
- Diagramar o Clipping e divulgálo semanalmente pelo Egroup.
SITE E MÍDIAS
SOCIAIS
O QUE É: Atualização de dados
e alimentação das mídias
sociais.
PERIODICIDADE: Diário
O QUE FAZER:
- Atualizar o site sempre que
necessário (novas organizações,
cadastro, atualização de
documentos, produtos…).
- Alimentar as mídias sociais
(Facebook, Twitter…) da RNPI
no mínimo 03 vezes por
semana.
ACOMPANHAMENTO
EGROUP
O QUE É: Acompanhamento constante
das mensagens enviadas pelo Egroup
da RNPI.
GESTÃO DE
MARCA
O QUE É: Administração da
Marca da RNPI.
PERIODICIDADE: Diária
PERIODICIDADE: Diária
O QUE FAZER:
O QUE FAZER:
- Manter ativo e acompanhar o
canal de comunicação junto à
assessoria de imprensa.
- Ler todas as mensagens enviadas
pelo Egroup e direcioná-las
internamente na SE (o que vai para
boletim, clipping, informativo mensal,
entre outros? ;
- Fazer a organização (gestão da
informação) do que é debatido no
egroup;
- Divulgar as Dicas de uso e etiqueta
do Egroup e, se necessário, intervir
junto a um participante para auxiliá-lo
na compreensão das mesmas.
- Aprovar as peças de
comunicação e produtos da
RNPI no que se aos logotipos de
parceiros e próprio (conforme o
Manual de Uso de Marca);
- Orientar as Organizações sobre
o Manual de Uso da Marca
quando em apresentações,
posicionamentos públicos e selo
SOU PARTE.
DETALHAMENTO AÇÕES E
PRODUTOS DA SE
ADMINISTRAÇÃO SECRETARIA EXECUTIVA
ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO
AGENDAS CENTRAIS
CONTROLE CADASTRAL
O QUE É: Atualização dos dados cadastrais das
Organizações no banco de dados da SE.
PERIODICIDADE: Anual ou quando houver necessidade
O QUE FAZER:
- Enviar a Ficha de Ativação anualmente para TODAS as
Organizações, conforme decrito no Regimento Interno
da RNPI;
- Fazer as alterações cadastrais necessárias no banco de
dados mantendo-o sempre atualizado;
- Realizar o processo de entrada (Carta convite e
princípios / Kit Boas Vindas).
- Atualizar a equipe de comunicação sempre que
houver alteração de emails com base no controle
cadastral.
O QUE É: Organização da agenda da RNPI
(compromissos e eventos)
PERIODICIDADE: Diário
O QUE FAZER:
- Coordenar agenda geral de compromissos da RNPI,
contemplando: compromissos internos da RNPI
(reuniões dos GTs, GG, Comitês…), representações
públicas da RNPI (presença em eventos, palestras,
reuniões…), compromissos da SE (reuniões, skypes
internos e externos…)
- Coordenar a agenda geral de eventos da RNPI,
contemplando: eventos realizados pela RNPI
(Lançamento de publicações, Assembleia, Colóquios…)
e eventos das Organizações- Ativas;
- Direcionar semanalmente as agendas para toda
equipe da Secretaria Executiva, para que a equipe de
gestão faça o Informe mensal à RNPI e a equipe de
comunicação acompanhe e divulgue no boletim, site e
redes sociais.
O QUE É: Responsabilidade da área burocrática da RNPI.
PERIODICIDADE: Diário
O QUE FAZER:
- Realizar as contratações de pessoas envolvidas nos projetos da Rede
(documentos e contrato) conforme solicitação da coordenação geral
da SE;
- Acompanhar o recebimento de NFs dos fornecedores/consultores
contratados a serem pagos;
- Realizar os pagamentos previstos e aprovados pela coordenação
geral da SE;
- Manter controle financeiro atualizado contendo as rubricas de cada
projeto em execução;
- Responsabilizar-se pela organização de documentos contábeis
referente aos projetos da RNPI (RPA, NF, Declarações, DARF,
Recibos…);
- Fazer relatório administrativo-financeiro GERAL trimestralmente;
- Cobrar mensalmente o relatório de acompanhamento dos GTs e
copilá-los num único relatório’junto à coordenação geral.
- Acompanhar os trâmites burocráticos junto aos financiadores e
providenciar documentação necessária;
- Auxiliar coordenação geral na: feitura dos relatórios de copilação ,
execução de ações locais, organização das assembleias, entre outros.
DETALHAMENTO AÇÕES E
PRODUTOS DA SE
GESTÃO SECRETARIA EXECUTIVA
- REPRESENTAÇÃO
INSTITUCIONAL DA RNPI;
INFORMATIVO INTERNO MENSAL
ACOMPANHAMENTO DOS GTs E
GG
O QUE É: Email informativo sobre as ações realizadas e
previstas da Secretaria Executiva.
O QUE É: Atuação direta junto ao GG e GTs.
PERIODICIDADE: Mensal
O QUE FAZER:
O QUE FAZER:
- Acompanhar as trocas de informações e as ações dos GTs
e GG;
- Resumir mensalmente os feitos da SE para as
Organizações-Ativas através do Egroup, bem como relatar
um pouco das principais pautas do mês e resumos dos GTs.
PERIODICIDADE: quando houver necessidade
- Revisar o relatório mensal dos GTs, copilado pelo
adminstrativo.
- ATENDIMENTO E
DIRECIONAMENTO DAS
DEMANDAS;
- GESTÃO DE RECURSOS
HUMANOS E FINANCEIRO;
- CAPTAÇÃO DE RECURSOS;
- ELABORAÇÃO E EXECUÇÃO DO
PLANO DE AÇÕES;
- GERENCIAMENTO DE
CONFLITOS.
EQUIPE FIXA MÍNIMA PARA SE:
GESTÃO
ADMINISTRAÇÃO
COMUNICAÇÃO
01 COORDENADOR DE
ÁREA
ADMINISTRATIVOFINANCEIRO
01 COORDENADOR DE
ÁREA COMUNICAÇÃO
SUGESTÕES
01 COORDENADOR
GERAL
01 ASSISTENTE DE
COORDENAÇÃO
GERAL
01 SUPORTE GERAL
PRESTADORES DE SERVIÇOS FIXOS PARA SE:
ASSESSORIA DE IMPRENSA
SUGESTÕES
CONSULTORIA EM ADVOCACY
CONTRATAÇÃO TEMPORÁRIA PARA SE:
CAPTAÇÃO DE RECURSOS
COORDENAÇÃO DE PROJETOS