eLabs - Proposta de uma Plataforma de Gestão
Laboratorial Online
Por
Maria José Câmara Viveiros Alves
Orientador: Prof. Dr. João Manuel Pereira Barroso
Co-orientador: Prof. Dr. Paulo Nogueira Martins
Dissertação submetida à
UNIVERSIDADE DE TRÁS-OS-MONTES E ALTO DOURO
para obtenção do grau de
MESTRE
em Engenharia Electrotécnica e de Computadores, de acordo com o disposto no
DR – I série–A, Decreto-Lei n.o 74/2006 de 24 de Março e no
Regulamento de Estudos Pós-Graduados da UTAD
DR, 2.a série – Deliberação n.o 2391/2007
eLabs - Proposta de uma Plataforma de Gestão
Laboratorial Online
Por
Maria José Câmara Viveiros Alves
Orientador: Prof. Dr. João Manuel Pereira Barroso
Co-orientador: Prof. Dr. Paulo Nogueira Martins
Dissertação submetida à
UNIVERSIDADE DE TRÁS-OS-MONTES E ALTO DOURO
para obtenção do grau de
MESTRE
em Engenharia Electrotécnica e de Computadores, de acordo com o disposto no
DR – I série–A, Decreto-Lei n.o 74/2006 de 24 de Março e no
Regulamento de Estudos Pós-Graduados da UTAD
DR, 2.a série – Deliberação n.o 2391/2007
Orientação Cientı́fica :
Prof. Dr. João Manuel Pereira Barroso
Professor Auxiliar C/Agregação do
Departamento de Engenharias
Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro
Prof. Dr. Paulo Nogueira Martins
Professor Auxiliar do
Departamento de Engenharias
Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro
Dedicatória.
Ao Paulo,
À Inês e à Íris.
UNIVERSIDADE DE TRÁS-OS-MONTES E ALTO DOURO
Mestrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores
Os membros do Júri recomendam à Universidade de Trás-os-Montes e
Alto Douro a aceitação da dissertação intitulada “eLabs
-
Proposta
de uma Plataforma de Gestão Laboratorial Online” realizada por
Maria José Câmara Viveiros Alves para satisfação parcial dos requisitos do
grau de Mestre.
Outubro 2009
Presidente:
Prof. Doutor Salviano Filipe Pinto Soares,
Direcção do Mestrado em Engenharia Electrotécnica e de
Computadores do Departamento de Engenharias da Universidade
de Trás-os-Montes e Alto Douro
Vogais do Júri:
Prof. Doutor António Jorge Santos Pereira,
Professor Adjunto do Departamento de Engenharia Informática do
Instituto Superior de Engenharia do Instituto Politécnico do Porto
Prof. Doutor João Manuel Pereira Barroso,
Professor Auxiliar C/Agregação do Departamento de Engenharias
da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro
Prof. Doutor Paulo Nogueira Martins,
Professor Auxiliar do Departamento de Engenharias da
Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro
ix
Agradecimentos
Agradeço a todas as pessoas e instituições que tornaram possı́vel a realização deste
trabalho, nomeadamente:
Aos meus orientadores, Prof. Dr. João Manuel Pereira Barroso e Prof. Dr. Paulo
Nogueira Martins, por todo o incentivo e confiança que depositaram em mim e pelos
seus conselhos e disponibilidade que em muito me ajudaram.
Ao meus colegas Simão Geraldes, Luı́sa Barreira, Abı́lio Marcelo, Jorge Meireles,
Paula Matos e Maria João Afonso pela atenção e dedicação nunca negadas e pela
disponibilidade das Fichas de Serviço, que serviram de base à criação da ficha de
serviço electrónica.
Ao Centro de Tecnologia de Informação (CTI) pela disponibilidade de alguns dados
da Intranet da ESTiG e pelo apoio durante o desenvolvimento do sistema de gestão
laboratorial.
Ao Prof. Dr. Aurélio Lima Araújo e à Prof.a Dr.a Natércia Fernandes pelo forte
incentivo que me deram e pela ajuda na luta com o LATEX.
A toda a minha famı́lia pelo apoio e incentivo.
À Inês, à Íris e ao Paulo por toda a compreensão e pelo apoio constante neste percurso, o meu muito obrigada.
i
eLabs - Proposta de uma Plataforma de Gestão Laboratorial Online
Maria José Câmara Viveiros Alves
Resumo — Assistimos, nos dias de hoje, a uma evolução sem precedentes das tecnologias de informação nos mais diversos domı́nios organizacional, social e económico.
A World Wide Web ou simplesmente a Web é o principal motor desta evolução,
passando de um simples sistema de apresentação de páginas estáticas interligadas,
para uma plataforma poderosa de comunicação e de informação em que a interacção,
o dinamismo e os recursos multimédia são as suas principais caracterı́sticas. A designada Web 2.0, que surge em 2004 por O’Reilly (2004), tem como objectivo a
mudança para uma Internet como plataforma, baseada num conjunto de regras que
ditaram o seu sucesso, nomeadamente o desenvolvimento de aplicações que aproveitem os efeitos de rede, ou seja, tornando-se mais ricas com a contribuição dos
utilizadores.
Ao nı́vel do domı́nio organizacional, a Web 2.0 introduziu grandes melhorias tornando os processos de negócio mais orientados aos utilizadores. O exemplo mais
visı́vel desta filosofia situa-se ao nı́vel dos portais empresariais que passaram a estar
mais orientados aos utilizadores e aos clientes da empresa, podendo estes participar
na produção e melhoria dos conteúdos. Os portais organizacionais tornaram-se na
ferramenta mais poderosa de comunicação quer ao nı́vel externo (clientes), quer ao
nı́vel interno (colaboradores), também designadas neste último caso de Intranets
organizacionais.
Neste tipo de portais são também integradas diversas tecnologias como a gestão de
processos de negócio, que inclui o Workflow, o trabalho cooperativo, o Groupware
e a gestão do conhecimento. Estas tecnologias representam uma mais-valia ao nı́vel
da comunicação e da gestão organizacional através da Internet.
Esta dissertação aborda o desenvolvimento de uma plataforma de gestão laboratorial, baseada em tecnologias de Groupware e de Workflow, assente nas premissas
da Web 2.0, nomeadamente na construção colaborativa do conhecimento e na interactividade, tendo como finalidade a melhoria da eficiência dos processos e uma
racionalização dos recursos.
iii
eLabs - Proposal of a Platform for Online Laboratory Management
Maria José Câmara Viveiros Alves
Abstract — We, today, observe an unprecedented development of information technologies in various organizational, social and economic fields. The World Wide
Web or the Web is the main driver of this evolution from a simple display system
of linked pages to a powerful platform for information and communication, having
the interaction, the dynamism and multimedia resources their main features. The
delegated Web 2.0, which arose in 2004 by O’Reilly (2004), has change the Internet
to became a new platform, based on a set of rules that dictated its success, including
the development of applications that take advantage of the network effects, becoming richer with the contribution of the users.
At the organizational level, the Web 2.0 has introduced several improvements, turning the business processes more centered in users. The most visible example of
this philosophy is on corporate portals which became more oriented to users and
customers of the company and they participate in the production and improvement
of content. The organizational portals have become the most powerful tool of communication to both external (customers) or the internal (employees), also named in
this last case as organizational Intranets.
In these type of portals there are also various technologies such as business process
management, including the Workflow, the cooperative work, the Groupware, and
knowledge management. These technologies represent an added value to the level
of communication and organizational management across the World Wide Web.
This thesis addresses the development of a platform for laboratory management,
based on technologies of Groupware and Workflow, supported on the premise of
Web 2.0, particularly in collaborative construction of knowledge and interactivity,
with the aim to improve the efficiency and rationalization of resources.
v
Índice
Agradecimentos
i
Resumo
iii
Abstract
v
Índice de tabelas
xi
Índice de figuras
xv
Siglas
xvii
1 Introdução
1.1 Motivação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Objectivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3 Estrutura da dissertação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Sistemas colaborativos de gestão organizacional
2.1 Sistemas colaborativos . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.1 Comunicação dos sistemas colaborativos .
2.2 Sistemas de informação organizacionais . . . . . .
2.3 Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3.1 Classificação dos sistemas de Workflow . .
2.3.2 Vantagens e desvantagens do Workflow . .
2.4 Groupware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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2.5
2.6
2.4.1 Vantagens e desvantagens do Groupware . . . . . . . . . . . . 18
Redes sociais (Web 2.0) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Conclusão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3 Sistemas de gestão laboratorial online
3.1 Tecnologias Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1.1 Principais linguagens de programação . . . .
3.1.2 Tecnologias do lado do servidor . . . . . . .
3.1.3 Tecnologias do lado do cliente . . . . . . . .
3.1.4 Modelação usando a linguagem UML . . . .
3.2 Portais de gestão laboratorial . . . . . . . . . . . .
3.2.1 Laboratórios virtuais da FEUP . . . . . . .
3.2.2 SOFTSET . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2.3 Laboratórios da ESTG-IPVC . . . . . . . .
3.2.4 Laboratórios Virtuais de Processos Quı́micos
3.2.5 Laboratórios da ESTG-IPG . . . . . . . . .
3.2.6 Laboratório de Ecologia Aplicada . . . . . .
3.3 Aplicações de Frontoffice e Backoffice . . . . . . . .
3.4 Conclusão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Especificação da plataforma eLabs
4.1 Requisitos de uma plataforma de gestão laboratorial
4.2 Modelo geral do eLabs . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Arquitectura geral . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Modelo de casos de uso . . . . . . . . . . . . . . . .
4.5 Modelo de classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6 Modelo de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.7 Mapa do site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.7.1 Backoffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.7.2 Frontoffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8 Design da plataforma . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8.1 Design da plataforma - Frontoffice . . . . .
4.8.2 Design da plataforma - Backoffice . . . . .
4.9 Conclusão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Desenvolvimento da plataforma eLabs
5.1 Ferramentas e tecnologias . . . . . . .
5.2 Descrição das componentes funcionais .
5.2.1 Equipamento . . . . . . . . . .
5.2.2 Entidadades . . . . . . . . . . .
5.3 Componente de Workflow . . . . . . .
viii
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da UC
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5.4
5.5
5.6
5.3.1 Requisição de equipamento .
5.3.2 Tarefas . . . . . . . . . . . .
5.3.3 Serviços . . . . . . . . . . .
5.3.4 Supervisor . . . . . . . . . .
Componente de Groupware . . . . .
Gestão de conteúdos (Portal) . . .
Conclusão . . . . . . . . . . . . . .
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6 Avaliação da plataforma eLabs
6.1 Metodologia de Investigação . . . . . .
6.2 Análise dos dados de utilização . . . .
6.3 Descrição do inquérito . . . . . . . . .
6.3.1 Análise dos dados do inquérito
6.4 Conclusão . . . . . . . . . . . . . . . .
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112
7 Conclusões
113
7.1 Enquadramento dos resultados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.2 Trabalho futuro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
7.3 Conclusões finais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Referências bibliográficas
118
A Anexo I - Inquérito sobre a utilização da plataforma eLabs
125
ix
Índice de tabelas
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
6.14
6.15
6.16
6.17
6.18
Diferenças entre a investigação quantitativa e qualitativa, Neil (2006)
Laboratórios que participaram na avaliação do eLabs . . . . . . . . .
Contas de utilizador criadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Número de acessos à plataforma eLabs . . . . . . . . . . . . . . . . .
Número de acessos à plataforma eLabs por laboratório . . . . . . . .
Acessos mensais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clientes e fornecedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Equipamentos inseridos em cada laboratório . . . . . . . . . . . . . .
Consumı́veis registados em cada laboratório . . . . . . . . . . . . . .
Componentes inseridos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Matéria prima . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Informações inseridas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avarias registadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Requisições de equipamento efectuadas por cada laboratório . . . . .
Tarefas registadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fichas de serviço . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Caracterı́sticas da plataforma eLabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Relevância das componentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
xi
99
101
102
102
102
103
103
104
104
104
105
105
105
106
106
107
109
111
Índice de figuras
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Estrutura de um sistema colaborativo, Camargo (2004) . . . . . . . .
Comunicação sı́ncrona, Camargo (2004) . . . . . . . . . . . . . . . . .
Comunicação assı́ncrona, Camargo (2004) . . . . . . . . . . . . . . .
Classificação de Sistemas de Informação, adaptado de Sarmento (2002)
Caracterı́sticas dos sistemas de Workflow, adaptado de Moro (1998) .
Classificação dos sistemas de Workflow, Koulopoulos (1995) . . . . .
8
9
10
11
13
14
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
Arquitectura Cliente-Servidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arquitectura básica de serviços Web, Alves (2008) . . . . . . . . . . .
Laboratórios virtuais da FEUP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Laboratório de sistema integrado de informação e gestão laboratorial
Laboratórios ESTiG-IPVC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Laboratórios Virtuais de Processos Quı́micos da UC . . . . . . . . . .
Reserva de equipamentos na ESTG-IPG . . . . . . . . . . . . . . . .
Laboratórios de Ecologia Aplicada - UTAD . . . . . . . . . . . . . . .
Modelo Backoffice/Frontoffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
26
32
34
35
36
37
38
38
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Modelo de desenvolvimento em cascata,
Modelo eLabs . . . . . . . . . . . . . .
Arquitectura geral do eLabs . . . . . .
Modelo de casos de uso . . . . . . . . .
Modelo de classes . . . . . . . . . . . .
42
43
44
46
47
xiii
Royce
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(1970)
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4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
Modelo Relacional do eLabs - Parte 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Modelo Relacional do eLabs - Parte 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Modelo Relacional do eLabs - Parte 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
eLabs - Mapa do site (Componentes, Equipamento, Entidades e Workflow) 55
eLabs - Mapa do site (Componentes, Groupware e Portal) . . . . . . 56
Mapa do site - Frontoffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Página de entrada do Frontoffice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Página Serviços Online do eLabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
5.15
5.16
5.17
5.18
5.19
5.20
5.21
5.22
5.23
5.24
5.25
5.26
5.27
5.28
Organograma dos laboratórios . . . . . . . . . . . . . .
Serviços Online - Home . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Página de gestão de equipamento . . . . . . . . . . . .
Página de gestão de equipamento - Opção filtragem . .
Página de gestão de equipamento - Opção inserir . . .
Página de gestão de equipamento - Opção alterar . . .
Página de gestão de equipamento - Opção remover . . .
Página de gestão dos componentes . . . . . . . . . . .
Página de gestão dos componentes - Opção Alterar . .
Página de gestão de consumı́veis . . . . . . . . . . . . .
Página de gestão de consumı́vel - Opção inserir . . . .
Página de gestão dos clientes . . . . . . . . . . . . . . .
Página de requisição de equipamento - Opção inserir .
Página de requisição inserida . . . . . . . . . . . . . . .
PDF da requisição de equipamento . . . . . . . . . . .
Página Web das requisições . . . . . . . . . . . . . . .
Página Web da devolução . . . . . . . . . . . . . . . .
Página de inserção de tarefas . . . . . . . . . . . . . .
Página da tarefa inserida com sucesso . . . . . . . . . .
Página Web das tarefas . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alterar dados da tarefa . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adiar prazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conclusão da tarefa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criar uma ficha de serviço . . . . . . . . . . . . . . . .
Página de gestão do supervisor . . . . . . . . . . . . .
Página de gestão do Groupware . . . . . . . . . . . . .
Criar conta do laboratório no Windows Live Messenger
Código HTML gerado no registo no Live Messenger . .
xiv
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86
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91
5.29
5.30
5.31
5.32
Entrada da conta não visitante . . . . . .
Interacção entre o visitante e o funcionário
Página de gestão do portal . . . . . . . . .
Pré-visualização do portal . . . . . . . . .
6.1
6.2
Etapas de uma metodologia de investigação . . . . . . . . . . . . . . 98
Caracterı́sticas da plataforma eLabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
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Siglas
AJAX - Asynchoronous JavaScript and XML
API - Application Programming Interface
ASP - Active Server Pages
CRL - Common Language Runtime
CRM - Customer Resource Management
CSCW - Computer Supported Cooperative Work
CSS - Cascading Style Sheets
ESTiG - Escola Suprior de Tecnologia e Gestão
HTML - HyperText Markup Language
HTTP - HyperText Transfer Protocol
IP - Internet Protocol
IRC - Internet Relay Chat
ISAPI - Internet Server Application Programming Interface
ISO - International Standards Organization
J2SE - Java 2 Standard Edition
J2EE - Java 2 Enterprise Edition
J2ME - Java 2 Micro Edition
JSF - Java Server Faces
JSP - Java Server Pages
LEA - Laboratório de Ecologia Aplicada
LERM - Laboratório de Estruturas e Resistência dos Materiais
LFAC - Laboratório de Fabricação Assistida por Computador
xvii
LMET - Laboratório de Máquinas e Equipamentos Térmicos
LOM - Laboratório de Oficinas Mecânicas
LPAC - Laboratório de Projecto Assistido por Computador
LPQ - Laboratório de Processos Quı́micos
LQA - Laboratório de Quı́mica Analı́tica
LTM - Laboratório de Tecnologia Mecânica
PHP - Hypertext Preprocessor
POO - Programação Orientada a Objectos
RTC - Real Time Collaboration
SI - Sistema de Informação
SIG - Sistema de Informação de Gestão
SPT - Sistema de Processos de Transacções
SSE - Sistema de Suporte a Executivos
SSD - Sistema de Suporte à Decisão
TI - Tecnologias da Informação
UML - Unified Modeling Language
UTAD - Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro
WWW - Worl Wide Web
W3C - World Wide Web Consortium
XHTML - Extensible Hypertext Markup Language
XML - Extensible Markup Language
XUL - XML User Interface Language
xviii
1
Introdução
Com a adopção das Tecnologias de Informação (TI) ao nı́vel organizacional, surgiram novas oportunidades de negócio, promovendo uma maior eficiência de gestão
dos processos, um maior controlo da cadeia de valor das empresas e uma maior interacção com clientes e colaboradores.
Apesar da generalização das TI ao nı́vel empresarial, o cliente e os colaboradores
ainda têm um papel pouco interventivo na construção do conhecimento empresarial. Com o aparecimento da Web 2.0, que surge em 2004 por O’Reilly (2004),
ocorreu uma mudança neste paradigma demasiado hierárquico, para um modelo
distribuı́do em que o conhecimento é produzido em rede. A Web 2.0 veio introduzir
um novo conceito de rede, passando para uma filosofia de consumidor/produtor de
informação, ou seja, o utilizador deixou de ser um simples espectador passando a
ser o centro da Web.
Alguns dos exemplos da Web 2.0 são a Wikipedia (enciclopédia colaborativa e gratuita), o YouTube (serviço de partilha de vı́deos online), o Hi5 e o MySpace (comunidades online) e o Blogger (gerador automático de blogues).
Esta mudança teve também implicações no domı́nio organizacional, encontrando-se
o exemplo mais visı́vel desta filosofia nos portais empresariais que passaram a estar
mais orientados aos utilizadores e aos clientes da empresa, podendo estes participar
1
2
CAPÍTULO 1. INTRODUÇÃO
na produção e melhoria dos conteúdos.
Os portais organizacionais tornaram-se na ferramenta mais poderosa de comunicação
quer ao nı́vel externo (clientes), quer ao nı́vel interno (colaboradores), também designadas neste último caso de Intranets organizacionais.
Neste tipo de portais são também integradas diversas tecnologias como a gestão de
processos de negócio que inclui o Workflow, o trabalho cooperativo, o Groupware e
a gestão do conhecimento. Estas tecnologias representam uma mais-valia ao nı́vel
da comunicação e da gestão organizacional através da Internet.
O Workflow é uma solução que permite sistematizar de forma consistente os processos ou fluxos de trabalho e informação de uma organização. Segundo Hales (1997),
o Workflow é um sistema de gestão proactivo que gere o fluxo de trabalho entre os
participantes (utilizadores ou outros sistemas), de acordo com procedimentos prédefinidos que constituem as tarefas.
O trabalho em grupo ou trabalho cooperativo assume actualmente um papel primordial nas organizações. Na era da industrialização ocorria uma separação dos
processos de manufactura em que cada colaborador só necessitava de conhecer uma
parte do processo. Actualmente, existe a necessidade de trabalhar em rede, com
uma maior especialização dos colaboradores e a partilha do conhecimento.
Associado ao trabalho cooperativo surgiram as ferramentas de Groupware que suportam a comunicação e a colaboração entre grupos. Segundo Baecker (1993), o
Groupware representa uma mudança no paradigma, no qual a comunicação e a resolução de problemas têm a ênfase entre humanos e não entre humano-computador.
O suporte à colaboração para a realização de tarefas ou de projectos é assim uma
necessidade cada vez maior nas organizações para se tornarem mais competitivas.
A mudança do paradigma social e económico, impulsionado pelos avanços tecnológicos, para o qual o conhecimento é o maior valor das organizações, tem levado
ao aparecimento de diversos sistemas de gestão organizacional de modo a que as
instituições e empresas possam estar mais aptas a enfrentar os desafios da sociedade
do conhecimento.
Os sistemas de gestão organizacional estão muitas das vezes associados ao Workflow,
ao trabalho cooperativo e ao Groupware, devido a permitirem extrair conhecimento
1.1. MOTIVAÇÃO
3
dos diversos sistemas intra e inter institucionais ou empresariais.
A comunicação e o conhecimento estão naturalmente enraizados na experiência humana e nos contextos sociais, e geri-lo bem significa prestar atenção às pessoas (ou
à pessoa), às culturas, às estruturas organizacionais e às tecnologias do ponto de
vista da sua partilha e uso.
Este trabalho de dissertação tem como objectivo principal estudar o impacto que
as tecnologias de Workflow e de Groupware podem ter ao nı́vel da gestão laboratorial das instituições de ensino superior, com vista a suportar a comunicação, a
cooperação e a gestão integrada de recursos, promovendo uma maior eficiência dos
processos.
1.1
Motivação
A principal motivação deste trabalho encontra-se na investigação acerca dos desafios
da gestão organizacional associados a laboratórios de instituições de ensino superior.
Numa organização o papel de cada pessoa é importante, pois a sua operacionalidade
depende da acção de cada pessoa.
Para a evolução da organização é necessário que cada indivı́duo esteja satisfeito com
o seu trabalho, pois isto implica um aumento de produtividade que se traduz no
sucesso da organização.
Este trabalho tem como fundamento a optimização da gestão de processos e recursos de uma instituição de ensino superior, aumentando o nı́vel de informatização
administrativa, nomeadamente através do incremento do número de documentos em
formato digital. O estudo do impacto da utilização das Tecnologias de Informação
e Comunicação ao nı́vel organizacional, será focada na gestão laboratorial, uma vez
que é uma área em que as soluções de gestão integrada são diminutas, tendo um
elevado impacto na performance das instituições de ensino superior ao nı́vel da racionalização dos recursos.
A necessidade de uma maior eficiência na gestão de recursos nas instituições de ensino superior está relacionada com o panorama global de redução de custos e de
aumento da eficiência, uma vez que com a implementação do Processo de Bolonha,
4
CAPÍTULO 1. INTRODUÇÃO
existe uma maior mobilidade no espaço europeu de ensino superior e consequentemente uma maior competitividade.
1.2
Objectivos
Neste trabalho de dissertação pretende-se desenvolver e avaliar uma plataforma de
gestão laboratorial baseada em tecnologias de Workflow e de Groupware, tendo por
base os seguintes objectivos:
• Desenvolvimento de uma aplicação de gestão laboratorial integrada;
• Promover a eficiência dos processos através de tecnologias de Workflow;
• Facilitar a comunicação e o trabalho cooperativo através do Groupware.
O Workflow permite suportar a gestão de documentos e a orientação de tarefas aos
processos organizacionais, facilitando a requisição de equipamentos, gestão de stocks
e a execução de serviços.
O Groupware consiste na comunicação entre um grupo de pessoas geograficamente
distribuı́das no tempo e no espaço e visa aumentar a cooperação e a comunicação
através da partilha de informação e de trabalho conjunto. A aplicação do Groupware
à gestão laboratorial permite aumentar a colaboração entre os vários intervenientes
na gestão laboratorial e dar suporte aos utentes. As principais ferramentas que
poderão suportar a comunicação e a colaboração ao nı́vel laboratorial são os fóruns
de discussão, chat e serviço de mensagens instantâneas (instant messenging).
O objectivo principal do desenvolvimento de um portal de gestão laboratorial é o
de melhorar a eficiência dos processos de gestão de utilizadores, fichas de serviço,
requisições, equipamentos e calendarização, entre outros, trazendo benefı́cios ao nı́vel
da gestão de processos tanto para os funcionários dos laboratórios como para os
responsáveis e utentes.
1.3. ESTRUTURA DA DISSERTAÇÃO
1.3
5
Estrutura da dissertação
Este trabalho engloba duas áreas de estudo transversais à gestão organizacional
que são o Workflow e o Groupware. No sentido de dar suporte à gestão laboratorial, desenvolveu-se um portal que inclui uma área de acesso público e outra de
acesso restrito aos utilizadores e gestores de cada laboratório. A área pública inclui
as seguintes funcionalidades: Apresentação, Regulamento, Actividades, Recursos,
Serviços à Comunidade e Contactos. A área privada é a componente de gestão do
laboratório onde vai incidir o estudo desta dissertação. Pretende-se, assim, apresentar um modelo de uma plataforma tecnológica de suporte à gestão laboratorial,
assente nos requisitos dos sistemas colaborativos de gestão organizacional. Esta dissertação encontra-se dividida em sete capı́tulos, sendo os dois primeiros relativos ao
contexto e os restantes referentes à concretização. Os temas abordados encontram-se
organizados da seguinte forma:
• Capı́tulo 1 - Introdução.
• Capı́tulo 2 - Sistemas colaborativos de gestão organizacional, onde são apresentados os principais conceitos sobre sistemas de informação organizacionais
e como é que esta abordagem pode ser aplicada às instituições de ensino superior. Em seguida é apresentado um enquadramento dos sistemas de Workflow
e de Groupware.
• Capı́tulo 3 - Sistemas de gestão laboratorial online, sendo analisados os
principais sistemas de gestão online existentes no mercado. Foi com base nas
potencialidades de cada um dos sistemas que o eLabs foi desenvolvido, atendendo também às especificidades do sistema de gestão laboratorial usando
novas abordagens de integração de gestão de Workflow e de Groupware.
• Capı́tulo 4 - Especificação da plataforma eLabs, onde são analisados os principais requisitos de um sistema de gestão laboratorial baseado na Web, pelos
quais o eLabs se regeu na sua concepção.
• Capı́tulo 5 - Desenvolvimento da plataforma eLabs, sendo apresentado todo
o processo de implementação do sistema, analisando os principais serviços
6
CAPÍTULO 1. INTRODUÇÃO
desenvolvidos. É efectuada uma descrição genérica da arquitectura geral do
sistema e apresentadas as ferramentas e tecnologias.
• Capı́tulo 6 - Avaliação da plataforma eLabs, no qual é realizada uma avaliação global de todo o sistema, baseada na opinião dos utilizadores e na análise
dos dados de utilização. O estudo foi elaborado por forma a obter dados sobre
a experiência de utilização da plataforma de gestão online, qual a utilização dos
diversos serviços de comunicação existentes, qual a importância que a gestão
online à distância pode ter, e, por último, a avaliação dos serviços do eLabs
disponibilizados.
• Capı́tulo 7 - São apresentadas as conclusões e discutidas perspectivas de
trabalho futuro, incidindo essencialmente na análise dos serviços desenvolvidos
e perspectivas de evolução.
2
Sistemas colaborativos de
gestão organizacional
Os sistemas colaborativos de gestão organizacional são um modelo de trabalho que
é baseado nas tecnologias e sistemas de informação, permitindo lidar com a informação necessária, com qualidade e precisão. São várias as tecnologias que o
mercado oferece, entre as quais se destacam: os sistemas de informação colaborativos (Groupware/CSCW) e os sistemas de Workflow. Estas tecnologias permitem
melhorar a gestão de processos organizacionais, Schein (1965).
O sucesso de uma organização depende da capacidade de comunicar e da colaboração
no desempenho do trabalho em equipa, surgindo grupos de trabalho, até nas organizações virtuais. Isto é, para a realização de uma missão ou trabalho, os membros
da equipa não precisam de estar no mesmo ponto geográfico nem no mesmo momento, basta recorrer às ferramentas de comunicação e de colaboração, Sarmento
(2002).
Os sistemas colaborativos nas organizações incluem os sistemas de Workflow e de
Groupware, procurando-se estabelecer uma relação entre este dois tipos de sistemas, evidenciando os elementos comuns e distintos. Chiavenato (1995) refere: “o
processo de adaptar e actualizar tecnologias traz profundas modificações internas,
seja em relação a aspectos materiais como máquinas, equipamentos e instalações
. . . ”.
7
8
CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL
O principal objectivo dos sistemas colaborativos é de permitirem responder a questões
de rotina e seguir o fluxo de transacções na organização.
2.1
Sistemas colaborativos
Existem várias definições de Sistemas Colaborativos, mas a ideia principal subjacente consiste em promover ou suportar qualquer tipo de colaboração. Os Sistemas
Colaborativos são ferramentas de software usadas sobre uma plataforma de redes de
computadores para facilitar a execução do trabalho cooperativo ou em grupo (Figura 2.1). Estas ferramentas oferecem ao utilizador a possibilidade de cooperação
e de comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo de trabalho, no
mesmo local ou em locais geograficamente diferentes. Assim, permite que a interacção aconteça de forma sı́ncrona ou assı́ncrona, diminuindo a barreira do espaço
fı́sico e do tempo. Os Sistemas Colaborativos mais usados no mercado são os sistemas de Groupware e de Workflow.
Figura 2.1 – Estrutura de um sistema colaborativo, Camargo (2004)
De seguida são apresentadas algumas caracterı́sticas dos Sistemas Colaborativos
segundo Coleman (1997):
• Sistemas colaborativos de gestão de conteúdos - Ferramentas para a publicação
de conteúdos elaborados por um grupo de pessoas;
• Sistemas colaborativos de gestão do conhecimento - Ferramentas de armazenamento, gestão e transmissão do conhecimento;
2.1. SISTEMAS COLABORATIVOS
9
• Real Time Collaboration (RTC) - Ferramentas de colaboração sı́ncrona que
usam áudio, vı́deo e dataconferecing;
• Virtual Team Tools (virtual team and process-oriented tools) - Ferramentas de
grupo de trabalho, que estão divididas em gestão e distribuição do trabalho,
local de trabalho virtual e processos de Workflow;
• Customer Resource Management (CRM Colaborativo) - Ferramentas para o
suporte ao atendimento a clientes;
• Portais e Comunidades Online - Ferramentas para comunidades virtuais para
troca de informação;
• Ferramentas e infra-estruturas para colaboração Wireless - Ferramentas de
mensagens em dispositivos Wireless, que se integram com as demais soluções
de colaboração.
2.1.1
Comunicação dos sistemas colaborativos
A interacção e a comunicação nos sistemas colaborativos são classificadas consoante
o nı́vel temporal de interacção, ou seja, sı́ncrono ou assı́ncrono.
Comunicação sı́ncrona, são aquelas cujo o tempo de resposta é imediato (Figura 2.2).
Exemplos são as mensagens instantâneas (messenger, ICQ) e a vı́deoconferência.
Figura 2.2 – Comunicação sı́ncrona, Camargo (2004)
Comunicação assı́ncrona, não necessita de um tempo de resposta imediato (conforme
a Figura 2.3), inclui os sistemas de email (correio electrónico), fóruns de discussão,
ferramentas de fluxo de trabalho (Workflow) e de calendarização (Groupware).
10
CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL
Figura 2.3 – Comunicação assı́ncrona, Camargo (2004)
É de salientar que os Sistemas Colaborativos podem ser formados por todas as
ferramentas já apresentadas ou por parte delas, consoante as necessidades de gestão
organizacional.
2.2
Sistemas de informação organizacionais
Os sistemas de informação têm tido uma grande evolução transitando da era do
processamento de dados para a era do conhecimento. Esta evolução está também
relacionada com a evolução das sociedades, em que a designada sociedade da informação deu lugar à sociedade do conhecimento, uma vez que num mundo cada
vez mais globalizado e competitivo não é factor de sucesso só o facto de se possuir a
informação, mas sim saber utilizá-la produzindo conhecimento e consequentemente
riqueza.
A gestão do conhecimento compreende várias etapas ao nı́vel organizacional, nomeadamente no aumento da eficácia dos processos organizacionais, que pode incluir
tecnologias de Workflow e de Groupware e modelação de processos de negócio, ou
de uma forma mais abrangente a gestão do conhecimento.
Dentro de um sistema organizacional podem existir vários Sistemas de Informação
(SI), dependendo do contexto e da área onde está inserido dentro da organização.
Laudon and Laudon (1998) descreve os SI como uma inter-relação de componentes,
como equipamentos, software, telecomunicações, bases de dados e outras tecnologias
de processamento da informação, usados para recolher, processar, armazenar e distribuir informação para apoio à tomada de decisão e para controlo nas organizações.
Os Sistemas de Informação podem ser classificados como na Figura 2.4:
2.2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ORGANIZACIONAIS
11
Figura 2.4 – Classificação de Sistemas de Informação, adaptado de Sarmento (2002)
• Sistemas de Automatização de Escritórios (SAE), começaram com o aparecimento dos computadores, a criação da rede e de outras tecnologias de comunicação. O objectivo deste sistema é aumentar a produtividade dos trabalhadores, como por exemplo a gestão documental, digitalização de documentos,
gestão do fluxo de trabalho, agendas, tarefas electrónicas, correio de voz, gestão
de bases de dados, etc.;
• Sistema de Processos de Transacções (SPT), processamento de grandes volumes de dados das actividades operacionais da organização, do desempenho e
do registo das transacções diárias para conduzir o negócio, Varajão (1998);
• Sistemas de Informação de Gestão (SIG), o objectivo deste sistema é disponibilizar informação para apoio às actividades e tomadas de decisão numa
organização;
• Sistemas de Suporte à Decisão (SSD), este sistema é semelhante aos anteriores,
mas dá maior apoio ao poder da tomada decisão em todas as fases;
• Sistemas de Suporte a Executivos (SSE), usa a capacidade gráfica e interfaces
simples e intuitivas para apresentar informação necessária à gestão de topo,
sem necessidade de intermediários, E. Martin and et al. (1994).
O objectivo do esquema da Figura 2.4 é conseguir responder a questões de rotinas,
seguindo as transacções dentro das organizações. Este esquema é desenhado para
promover o acompanhamento, o controlo e a tomada de decisão das actividades ao
nı́vel estratégico. O nı́vel operacional é o nı́vel da recolha dos dados da gestão das
12
CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL
actividades e das transacções que têm que responder às rotinas.
A função principal dos SI é a recolha, a organização, o armazenamento e o processamento de dados, e a distribuição e a utilização da informação. Isto porque o sucesso
de uma organização depende cada vez mais da cooperação, do trabalho em equipa,
e da capacidade de comunicar e colaborar no desempenho do trabalho organizacional. Dentro deste contexto surgem as ferramentas de Workflow e de Groupware,
que dada as suas caracterı́sticas e funcionalidades, vieram aumentar e facilitar o trabalho em equipa e consequentemente a colaboração dentro das organizações. Para
compreender as potencionalidades destes sistemas, são de seguida apresentados os
sistemas de Workflow e as ferramentas de Groupware.
2.3
Workflow
Segundo S. Jablonski (1996) os sistemas de Workflow podem ser definidos em três
áreas diferentes: consultoria, industrial e académica. Nesta dissertação será discutida a área académica, mais propriamente a gestão laboratorial. O Workflow permite
suportar a gestão de documentos e a orientação de tarefas aos processos organizacionais, facilitando a requisição de equipamentos, gestão de stocks e a execução de
serviços.
Segundo Sarmento (2002) os sistemas Workflow têm as seguintes caracterı́sticas:
• São sistemas de gestão activos na distribuição de tarefas entre os participantes;
• Têm capacidade de armazenar regras (planos de trabalho, prioridades, encaminhamentos, autorizações, segurança e papel dos actores) e procedimentos
dos processos;
• Automatizam os processos de negócio e informatização da documentação;
• Gerem fluxos de trabalho entre participantes (documentos, informações e tarefas), sendo atribuı́dos a um participante segundo um conjunto de regras;
• Coordenam recursos de informação, utilizadores e tarefas baseados em informação.
2.3. WORKFLOW
13
A Figura 2.5 ilustra as caracterı́sticas básicas de um sistema de Workflow e as
relações entre essas principais funções, segundo Moro (1998). Como se pode verificar
na Figura 2.5, podem-se identificar três áreas funcionais:
• A interacção do indivı́duo com as ferramentas de Tecnologias de Informação
(TI), isto é, com a aplicação de TI de suporte às várias etapas durante a
execução das actividades;
• Função de controlo do tempo de execução, nesta etapa preocupa-se com o
tempo de execução das várias actividades do serviço (Workflow) e com o ambiente onde ocorre;
• Função do tempo de construção, do fim do serviço e das actividades. Nesta
áreas a maior preocupação é a possı́vel modelação de todo o processo de Workflow e as suas actividades constituintes.
Figura 2.5 – Caracterı́sticas dos sistemas de Workflow, adaptado de Moro (1998)
2.3.1
Classificação dos sistemas de Workflow
Os sistemas de Workflow podem ser classificados de várias formas, como por exemplo: em produtos baseados em formulários, em produtos baseados em mecanismos
centralizados (servidores) e em produtos baseados na Internet. Koulopoulos (1995)
14
CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL
oferece ainda uma outra classificação onde combina métodos de desenvolvimento
(sistemas ad hoc, baseados em transacções, orientados a objectos e baseados no
conhecimento) com os modelos de processo (centrado no correio electrónico, documentação ou no processo em si), tal como se pode ver na Figura 2.6.
Figura 2.6 – Classificação dos sistemas de Workflow, Koulopoulos (1995)
Métodos de Desenvolvimento
• Ad hoc - são grupos de trabalho dinâmicos que necessitam de processos altamente individualizados para cada documento;
• Baseados em Transacções - são baseadas nas tarefas estruturadas, longas e
complexas;
• Orientados a objectos - desafiam a capacidade de quem os cria desenvolvendo
aplicações complexas (interface de fácil navegação e utilização);
• Baseados em conhecimento - recorrem a ferramentas de inteligência artificial
ou a sistemas inteligentes.
Modelos de Processos
Estão integrados em sistemas de gestão de fluxos de trabalho, recorrendo a trocas
de mensagens entre os agentes organizacionais que procuram partilhar o conhecimento através de mecanismos disponı́veis na Internet (correio electrónico, serviços
de fórum, entre outros).
2.3. WORKFLOW
15
• Centrado no correio/mensagens - São produtos que utilizam a mensagem/correio
para o fluxo de dados;
• Centrado no documento - Baseiam-se no documento como fluxo de trabalho;
• Centrados no processo - Têm como base os processos de negócio, sendo tipicamente suportados por uma base de dados.
Este trabalho baseia-se no estudo do Groupware e na gestão documental/Workflow,
não se aprofundando a aplicação de métodos de desenvolvimento baseados na gestão
do conhecimento e na aplicação da inteligência artificial.
2.3.2
Vantagens e desvantagens do Workflow
Vantagens
Os sistemas de Workflow trazem muitos benefı́cios ao nı́vel organizacional, nomeadamente ao nı́vel económico e ambiental, pois reduz drásticamente o uso do papel
(informatização electrónica dos documentos) e permite a partilha de informação e o
acesso remoto a esta. O arquivo da informação e o seu acesso de uma forma simplificada, disponibiliza um instrumento fundamental na tomada de decisão e permite
ao responsável de cada tarefa um conhecimento de todas as etapas. Segundo Mooro
(2002), a gestão de Workflow trás muitas vantagens às organizações, das quais se
destacam:
• Redução do tempo de produção;
• Aumento da produtividade e redução de custos;
• Melhoria dos serviços ao cliente;
• Aumento da capacidade de mudar rapidamente os processos de negócio;
• Redução de erros;
• Redução do tempo gasto em tarefas de carácter administrativo, o que liberta
para outras tarefas aumentando a produtividade.
16
CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL
Desvantagens
A introdução de sistemas de gestão de Workflow nas organizações trás alguma resistência no que diz respeito à adaptação, isto porque um processo mais complexo
implica mudanças de hábitos de trabalho. A mudança é sempre algo desconhecido
que nem sempre é bem aceite. As pessoas resistem sempre à mudança. I. Padelmer
(2000) refere que a resistência à mudança é natural e ocorre porque os indivı́duos
sentem uma perda de auto-controlo, autonomia, status e benefı́cios porque encaram
ou aceitam a mudança como um prejuı́zo para a organização, sendo um dos principais entraves à utilização das novas tecnologias.
Segundo Alves (2008), para a implementação de um sistema de gestão de Workflow
numa organização, é necessária a constituição de uma equipa multidisciplinar que
inclua uma representação de todos os departamentos e secções, liderada por uma
pessoa que conheça muito bem todos os processos da organização.
2.4
Groupware
O Groupware, também designado de Collaborative Software, é a junção das palavras
group (grupo) e software (programa informático). O Groupware consiste na comunicação entre um grupo de pessoas geograficamente dispersas no tempo e no espaço
e que visam aumentar a cooperação, a comunicação e a partilha de informação para
realizar trabalho conjunto.
Segundo Morris (1999), a criação de uma comunidade dentro da organização pode
ser conseguida através do uso de grupos de discussão (fóruns ou newsgroups). O uso
destas ferramentas tem como fundamento facilitar a comunicação, a colaboração e a
troca de informação dentro das organizações, aumentando a produtividade destas.
As tecnologias de Groupware usam ferramentas ou aplicações que permitem auxiliar grupos de pessoas geralmente distanciadas fisicamente, mas que trabalham em
conjunto, aumentando a cooperação e a comunicação, o que facilita a partilha de
informação e o trabalho em conjunto em projectos.
Estas aplicações são executadas sobre uma rede informática (de computadores) aproveitando as infra-estruturas existentes. Das principais ferramentas que podem suportar a comunicação e a colaboração ao nı́vel laboratorial destacam-se: fóruns de
2.4. GROUPWARE
17
discussão, chats (serviços de mensagens instantâneas), videoconferência, wikis, blogues e correio electrónico.
O correio electrónico é o meio de comunicação mais difundido na Internet,
verificando-se que praticamente todas as organizações já se adaptaram a esta tecnologia. É uma ferramenta de colaboração de grupo mas tem como inconveniente a
recepção de mensagens indesejáveis (spam) que podem trazer riscos ao sistema e a
sobrecarga deste. Também tem um ambiente de conversação assı́ncrono que guarda
as mensagens por utilizador.
Os fórum ou grupo de discussão é uma ferramenta que é usada para a realização
de debates em grupo sobre um determinado assunto e permite criar ambientes de
conversação assı́ncrona. A vantagem, que tem em relação ao correio electrónico,
é que uma mensagem pode ser lida por várias pessoas ao passo que no correio
electrónico é necessário duplicar a mensagem.
O chat permite uma comunicação sı́ncrona ou em tempo real, possibilitando uma
maior rapidez, por exemplo na resolução de problemas ou suporte. Tem a desvantagem de os assuntos serem discutidos sem uma reflexão prévia, ao contrário dos
forúns de discussão. O chat pode incluir as mensagens instantâneas e o Webchat, que
são aplicações de conversação do tipo IRC (Internet Relay Chat), que tem evoluı́do
nos últimos anos integrando as novas tecnologias de voz sobre IP e videoconferência.
A videoconferência é um meio de comunicação sı́ncrono completo, isto é, disponibiliza em simultâneo audioconferência e a transmissão de vı́deo em tempo real.
Os principais sistemas de videoconferência incluem a partilha de aplicações de chat,
transferência de ficheiros e a comunicação por voz.
O wiki permite a edição de páginas Web colaborativas. A integração de wikis
na gestão laboratorial online permite melhorar a capacidade colaborativa organizacional. Os wikis são designados de software colaborativo que permitem a edição
18
CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL
colectiva dos documentos (repositórios) usando um sistema em que o documento não
necessita de ser visto antes da sua publicação. Normalmente os wiki s são abertos
para todo o público.
O blogue consiste num site cuja estrutura permite actualizações rápidas e permite
a escrita por um número variável de pessoas, de acordo com a polı́tica do blogue.
Muitos blogues fornecem comentários ou notı́cias sobre um assunto em particular e
outros funcionam mais como diários online.
Entre as aplicações de Groupware mais conhecidas destacam-se o correio electrónico,
os grupos de discussão, a videoconferência, e as centrais de suporte e de atendimento
ao cliente. O Groupware não só oferece uma plataforma baseada em texto como
também oferece interacção de qualidade semelhante a uma conversa face a face
(videoconferência) contudo a mensagem de texto ainda é a forma predominante de
comunicação no Groupware. As ferramentas do Groupware são usadas para apoiar
as equipas de trabalho nos seus processos de tomada de decisão.
2.4.1
Vantagens e desvantagens do Groupware
Vantagens
Muitas organizações usam as ferramentas de Groupware porque permitem novos
métodos de comunicação, a possibilidade de resolução de problemas de forma distribuı́da e a colaboração na realização de projectos em grupo, o que contribui para
uma redução de despesas de deslocações (viagens). Uma das principais vantagens do
Groupware é a de permitir que todas as pessoas da organização tenham acesso aos
mesmos dados, possibilitando assim, resolver o problema do acesso à informação,
aumentando a eficiência dos processos.
Os sistemas de Groupware trazem às organizações as seguintes vantagens:
• Maior eficácia na comunicação;
• Melhor colaboração, melhores relações com os clientes, maior potencial de
trabalho em grupo e melhor formação de equipas;
2.5. REDES SOCIAIS (WEB 2.0)
19
• Maior produtividade (qualidade dos serviços);
• Redução de custos e do tempo na realização de tarefas;
• Eliminação do trabalho sem valor;
• Facilidade na captura e partilha de informação.
Desvantagens
O Groupware tem como principal inconveniente o abuso da utilização das ferramentas de comunicação devido ao fácil uso e acesso a estas ferramentas, o que leva a que
muitos utilizadores a usem de forma inconveniente, nomeadamente para questões
não profissionais. Todas as ferramentas de Groupware têm como grande inconveniente a recepção de mensagens indesejáveis que diminuem a produtividade e trazem
problemas de segurança.
2.5
Redes sociais (Web 2.0)
As redes sociais são bastante conhecidas devido às imensas possibilidades de partilha
da informação e colaboração. Estas redes são novas oportunidades de negócio, pois
criam espaços reservados a vendas, trocas e compras de produtos. O Tweeter, Facebook, MySpace, Hi5 e LinkedIn são exemplos de algumas redes sociais disponı́veis
na Web. Nos Estados Unidos, no ranking das redes sociais mais usadas está o MySpace e logo de seguida o Fecebook. De seguida são descritas algumas ferramentas
disponı́veis na Web relacionadas com as redes sociais:
Tweeter, ou twitter, é uma rede social livre que apareceu em 2006 e desde então
tem crescido em todo o mundo. É muitas vezes descrita como ”SMS de Internet”. O
Twitter consiste numa interface que permite os seus utilizadores enviar e ler tweets
de outros utilizadores conhecidos. Tweets são baseados em textos até 140 caracteres
de comprimento no qual são exibidos no perfil do utilizador e são actualizados pelo
próprio utilizador. Necessita da criação de uma conta para poder aceder a esta interface e partilha conhecimento sobre diversos assuntos (músicas, fotos, filmes, entre
outros). O serviço é gratuito para uso na Internet, mas usando o SMS pode estar
20
CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL
sujeito a uma taxa de telefone.
Facebook, apareceu em Fevereiro de 2004, era uma rede usada apenas por estudantes, mas foi ganhando terreno e hoje em dia é uma das redes sociais mais usadas em
todo o mundo. É uma rede social que partilha informação e mensagens, podendo os
utilizadores aderir a redes organizadas por trabalho, ensino e região para interagirem
com outras pessoas.
MySpace, esta rede tem crescido muito à custa das necessidades dos utilizadores.
É um tipo de rede social que vai de encontro ao novo público, como por exemplo está
a ganhar espaço no mundo dos dispositivos móveis, devido aos utilizadores quererem
ter o MySpace em movimento. O MySpace a nı́vel mundial é o mais usado mas está
a perder utilizadores para o Facebook.
Hi5, ou “amigos” é uma ferramenta pertencente às redes sociais mais usadas em
Portugal, sendo que o grupo etário que mais usa esta rede são os jovens, 25 % dos
seus membros têm idades entre os 13 e os 17 anos, daı́ a importância dos pais e educadores acompanharem a sua utilização. Tem como principal utilização a criação de
redes de amigos e a partilha entre eles de conteúdos, comentários e mensagens.
LinkedIn, é uma rede de negócios com contactos de pessoas de várias empresas.
Esta rede é usada para contactos, ligações directas e também para encontrar trabalho. Tem demonstrado ser uma importante ferramenta de partilha de currı́culos
e de promoção de carreiras, aproximando potenciais empregadores de colaboradores.
2.6
Conclusão
Desde o aparecimento dos computadores as aplicações tem evoluı́do no sentido de
apoiar as actividades organizacionais e automatizar os processos de negócio. A utilização dos sistemas informáticos dentro das organizações têm vindo a aumentar
2.6. CONCLUSÃO
21
mesmo em algumas áreas em que era considerado impensável (ex.: armazéns, oficinas, secção de limpeza, entre outros). Este alargamento deve-se ao desenvolvimento
das novas tecnologias de informação que estão cada vez mais interligadas às necessidades da gestão organizacional. Os sistemas de Workflow e Groupware são muito
poderosas ao nı́vel da gestão organizacional, sendo muitas vezes confundidas porque
partilham o mesmo objectivo, aumentar o trabalho cooperativo, facilitar a partilha
de informação e promover o trabalho conjunto em projectos. A principal diferença
entre o Workflow e o Groupware é que o Groupware usa um estilo informativo de
comunicação enquanto o Workflow propõe uma codificação formal, exigindo uma
preparação da informação de modo a estar estruturada e ordenada.
Num processo organizacional, cada utilizador desempenha uma função diferente e
todos eles precisam de partilhar informação e coordenar o desenvolvimento das suas
tarefas. O objectivo do Workflow é determinar o fluxo do processo, mostrando todas as etapas para a concretização de determinada tarefa, bem como os serviços e
actividades que compõem o processo.
As ferramentas de Workflow e de Groupware têm assim um papel muito importante
no suporte à gestão laboratorial, na medida em que permitem uma sistematização
dos processos, uma melhoria na comunicação e a partilha de conhecimento.
3
Sistemas de gestão
laboratorial online
Os sistemas de gestão laboratorial online vêm dar resposta às exigências da sociedade da informação, ao suportar a gestão de tarefas e recursos com os utilizadores
distribuı́dos no tempo, suportando a colaboração e a optimização dos processos,
através de plataformas tecnológicas.
As aplicações de gestão laboratorial online podem ser de carácter informativo (que
têm como principal função o acesso à informação), comercial (descrição de produtos,
serviços e vendas), portais empresariais (fornece meios de apoio ao meio empresarial) e portais de colaboração ou comunitários.
Cada vez mais as instituições recorrem às novas tecnologias de informação para a
sua gestão como também para a sua própria imagem e divulgação de produtos aos
clientes. Foi efectuado um estudo do estado da arte ao nı́vel das aplicações de gestão
laboratorial online em instituições de ensino superior, destacando-se as seguintes:
laboratórios virtuais da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, laboratórios do Instituto Politécnico de Viana do Castelo, laboratórios do Instituto
Politécnico da Guarda, laboratórios da Universidade de Coimbra e laboratório de
Ecologia Aplicada da Universidade Trás-os-Montes e Alto Douro.
Alguns destes laboratórios não apresentam um sistema de gestão, mas sim a disponibilização de informações sobre cada laboratório, tais como projectos realizados,
23
24
CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE
actividades, investigadores, entre outras.
Verifica-se que na maioria das situações as instituições desperdiçam tempo e recursos a tentar fazer a gestão individual de cada laboratório, não existindo uma
plataforma que agregue todos os laboratórios de uma instituição. A plataforma
eLabs surgiu para optimizar os recursos laboratoriais e aumentar a eficiência na sua
gestão. O eLabs possui uma interface que integra a gestão de vários laboratórios em
áreas distintas e associados a diferentes departamentos de uma instituição de ensino
superior.
3.1
Tecnologias Web
Para a especificação de uma plataforma de gestão laboratorial online é necessário
usar uma linguagem de modelação que seja amplamente reconhecida, o que possibilite na prática a implementação dos modelos teóricos. Devido às caracterı́sticas e
às exigências de um portal de gestão laboratorial, o qual necessita de uma evolução
constante, a extensibilidade e a facilidade de integração de novas componentes é
importante para acompanhar as necessidades crescentes da organização.
Surgiu nos anos setenta a linguagem de programação orientada a objectos (POO),
para dar resposta à necessidade de reutilização de código. A POO é um sistema de
software organizado para unidades designadas de objectos, que tem como principal
objectivo a reutilização do código e a modularidade da escrita. Actualmente existe
uma variedade de linguagens orientadas a objectos, apresentando-se de seguida as
quatro mais conhecidas: PHP, Java, JavaScript e C#, tanto do lado do servidor
como do cliente.
Para efectuar a especificação da arquitectura, foi utilizada a linguagem de modelação
unificada UML, na vertente de desenvolvimento de aplicações Web. A UML é uma
linguagem que permite representar todo o ciclo de produção de software, nomeadamente a especificação, visualização, desenho da arquitectura, construção, simulação,
teste e documentação.
3.1. TECNOLOGIAS WEB
3.1.1
25
Principais linguagens de programação
Existe actualmente uma variedade de ferramentas de programação para Web, que
permitem a reutilização de componentes já desenvolvidos, produzidos pela comunidade Open Soure.
Uma linguagem de programação pode ser estruturada, funcional ou imperativa. As
linguagens de programação tradicionais usam como base o conceito de processador,
memórias e dispositivos I/O para processar, armazenar e exibir a informação, ao
passo que a programação orientada a objectos usa um conceito base mais abstracto.
As linguagens compiladas mais usadas são o Java e o C# ao passo que as linguagens
interpretadas mais populares são o PHP, Perl, Phyton, JavaScript e ActionScript.
Num estudo feito pela empresa Tiobe Software, Tiobe (2007), verifica-se que a linguagem mais popular é o Java e de seguida o C#. Compete ao programador a
escolha do tipo de linguagem a usar, existindo sempre argumentos para a escolha de
uma ou mais linguagens de programação. A escolha deve ser acompanhada de um
estudo prévio sobre as potencialidades de cada linguagem, devendo sempre optar
por aquela em que os membros da equipa têm mais experiência.
3.1.2
Tecnologias do lado do servidor
As linguagens de programação mais difundidas para o desenvolvimento de aplicações
Web são: Java, Perl, Python, Ruby, PHP, ColdFusion, Visual Basic e C#. As
linguagens mais populares actualmente são o Java, PHP e C#.
O modelo que está subjacente a uma plataforma de gestão laboratorial é o modelo
do tipo cliente-servidor. O cliente é composto por um browser que efectua o pedido
ao servidor, o qual responde à página solicitada para ser visualizada no browser.
A arquitectura tı́pica cliente-servidor é uma arquitectura de duas camadas, com
uma camada que se encontra no cliente (camada de interface) e uma camada que se
encontra no servidor (camada aplicacional e de dados), Figura 3.1.
Ao nı́vel das tecnologias da Web (servidor Web) esta arquitectura pode ser implementada usando um programa de extensão Web (ISAPI ou Java Servlets) ou através
de tecnologias de scripting do servidor (ASPX, JSP, PHP, entre outros).
Um pedido de um cliente a um servidor Web é feita da seguinte forma: se a página
26
CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE
Figura 3.1 – Arquitectura Cliente-Servidor
pedida é uma ISAPI ou Servlet, conforme os parâmetros passados, é gerada uma
página HTML e enviada para o cliente; quando a página pedida tem uma extensão
ASPX, JSP ou PHP, esta é pré-processada pelo servidor (acesso a ficheiros ou base
de dados), sendo depois criada uma página HTML, que é enviada ao cliente. Se a
página tiver extensão HTML então o servidor envia-a directamente para o cliente (
Figura 3.2).
Figura 3.2 – Arquitectura básica de serviços Web, Alves (2008)
De seguida são apresentadas as linguagens de programação mais usadas na web:
Java
O Java é uma linguagem orientada a objectos, tendo sido desenvolvida na década 90
pela Sun Microsystem para dar resposta a um mercado emergente da electrónica de
3.1. TECNOLOGIAS WEB
27
consumo. A diferença que o Java tem em relação às outras linguagens convencionais
é a de ser compilada para um código “bytecode” que é depois executado por uma
máquina virtual.
Uma das grandes vantagens do Java é a de não estar presa a um sistema operativo
ou hardware pois a utilização da Máquina Virtual (VM) permite ser portável, tornando os programas compilados em Java independentes da arquitectura em que são
executados.
A partir da versão 2, o Java foi dividida em três plataformas: J2SE (Java 2 Standard
Edition), o J2EE (Java 2 Enterprise Edition) e o J2ME (Java 2 Micro Edition).
A plataforma J2SE é indicada para o desenvolvimento de aplicações para PC e servidores, sendo a plataforma mais usada.
A plataforma J2EE é mais indicada para desenvolvimento de aplicações empresariais (Java Edição Empresarial), gestão de redes, serviços Internet, Intranets, bases
de dados e tecnologias Web, entre outras.
A plataforma J2EE inclui o Enterprise Java Beans que permite o desenvolvimento
de aplicações Java baseados em componentes, distribuı́das e tradicionais. Também
inclui a API (Application Programming Interface) para desenvolvimento de interfaces para aplicações Web em JSF (Java Server Faces). As JSF usam as Java Server
Pages (JSP) como Tecnologia Web de visualização, mas também podem usar XUL
(XML User Interface Language).
A Plataforma J2ME é indicada para aplicações para dispositivos móveis, como telemóveis, smartphones e PDAs, entre outros.
PHP
O PHP é uma linguagem de scripting Open Source do lado do servidor. É muito
utilizada para gerar conteúdos dinâmicos na WWW (World Wide Web). Em 1994
surgiu o PHP, quando um membro da equipa de software da Apache, Rasmus Lerdof, criou a primeira página em que consistia num pacote CGI (Commom Gateway
Interface). No ano seguinte disponibilizou um pacote designado de Personal Home
Page Tools que deu origem ao PHP/FI, que incluiu um interpretador de formulários.
28
CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE
As principais vantagens do PHP são a sua simplicidade, ser multi-plataforma, suportar uma grande variedade de bases de dados e ser Open Source.
ASP.NET e C#
A tecnologia ASP (Active Server Pages) desenvolvida pela Microsoft nos anos noventa foi a resposta às necessidades das empresas num mercado em crescimento de
aplicações Web. No entanto, a simplicidade das ASP foi uma grande desvantagem na
criação de sı́tios na Web de grandes dimensões em que era necessário a reutilização
do código. A Microsoft para resolver este problema, em meados do ano 2000, apresentou uma tecnologia sucessora do ASP designada por ASP+ (paradigma orientada
por objectos) que deu origem ao ASP.NET. A arquitectura ASP.NET permite o desenvolvimento de aplicações Web baseadas na framework .NET, que suporta grande
variedade de linguagens de programação (C#, VB, J#, Fortran, Perl, entre outras).
A framework .NET está dividida em dois ambientes: o ambiente de execução (Common Language Runtime - CLR) e um conjunto de bibliotecas .NET. O ambiente
CLR disponibiliza um ambiente de execução e de gestão de memória. As bibliotecas
.NET contêm uma grande variedade de classes disponı́veis para o programador, que
permitem um rápido desenvolvimento de aplicações. As classes encontram-se organizadas em namespaces. Muitas funcionalidades de protocolos de comunicação, gestão
de base de dados e serviços empresariais, entre outras, encontram-se implementadas
nestas classes.
3.1.3
Tecnologias do lado do cliente
As aplicações Web do lado do cliente permitem ter uma maior interactividade, dinamismo e maior capacidade de resposta aos eventos do utilizador. As principais
tecnologias que podem ser executadas no cliente (browser ) são: HTML, XHTML,
XML, XSL, CSS, JavaScript, Applets, JavaBeans e ActiveX. As tecnologias mais
usadas pelos browsers são o HTML, XHTML, CSS e Javascript. O XML e XSL são
usados nos browsers mais modernos, mas que devido à sobrecarga de processamento
e maior tempo de implementação são menos usadas.
O XHTML (Extensible Hypertext Markup Language), substitui o HTML devido às
3.1. TECNOLOGIAS WEB
29
limitações e às incompatibilidades entre aplicações que esta apresenta. É um tipo de
linguagem definida pelo W3C (2007) como um novo standard para desenvolvimento
de páginas Web.
A tecnologia CSS (Cascading Style Sheets) são folhas de estilo que definem apresentações na Web que permitem uma manutenção mais eficaz e um tempo de desenvolvimento menor. Ao definir-se estilos numa CSS, esta pode-se ligar a todas as
páginas do sı́tio mantendo-se a formatação e o aspecto gráfico.
A linguagem JavaScript é a mais utilizada para a adição de interactividade em
páginas na Web. O JavaScript é uma linguagem de scripting que permite de uma
forma mais rápida a validação de formulários e reorganizar a estrutura de um documento HTML. O Javascript é interpretado pela generalidade dos browsers e é
tipicamente integrado no próprio código HTML.
A manipulação de documentos HTML deu origem à tecnologia DHTML (Dynamic
HTML), em que os programadores passaram a ter ferramentas mais poderosas para
criar aplicações na Web mais interactivas. No entanto, tem a desvantagem de necessitar do recarregamento completo das páginas e de a validação dos dados no lado
do servidor tornar as interfaces pouco dinâmicas.
A tecnologia AJAX (Asynchoronous JavaScript and XML) surge para resolver o
problema do dinamismo das páginas Web. Através do uso do objecto do browser
XMLHttpRequest, é possı́vel uma comunicação entre o cliente e o servidor sem carregar a página completa, isto acontece porque o carregamento dos dados do servidor
é feito de forma assı́ncrona. O AJAX é suportado pelos browsers mais recentes e
permite desenvolver aplicações Web com maior dinamismo.
3.1.4
Modelação usando a linguagem UML
A linguagem UML (Unified Modeling Language) é uma linguagem de modelação
que ajuda a projectar, construir, visualizar e documentar o projecto de desenvolvimento de software e a comunicação entre os objectos. A UML permite desenvolver
aplicações e é usada em diversas áreas, podendo ser usada para modelar processos de negócio, aspectos da gestão organizacional e outros processos que não sejam
informáticos. A UML também permite ao programador visualizar os produtos do
30
CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE
seu trabalho em diagramas normalizados, o que facilita uma leitura universal dos
diagramas que especificam determinadas funcionalidades do sistema.
O conjunto dos diagramas usados pela linguagem UML inclui a identificação e os
serviços intervenientes no processo, bem como as componentes de software e a sua
instalação. Os diagramas da linguagem UML são divididos em três áreas: estruturais, comportamentais e de interacção. De seguida são apresentados os diagramas
que se destacam na versão 2.0 da UML, OMG (2003):
• Estruturais
– Diagramas de objectos - É derivado de um diagrama de classes mas é
um modelo concreto e representa o estado do sistema num determinado
momento;
– Diagrama de classes - Representa ou descreve o comportamento dos seus
objectos, onde além dos atributos descreve os serviços e as informações
que estes podem armazenar;
– Diagramas de componentes - É utilizado para descrever a funcionalidade
das componentes das aplicações informáticas;
– Diagrama de implementação - Descreve a arquitectura do equipamento
informático e a distribuição das componentes pelos diversos elementos da
arquitectura;
– Diagramas de pacotes - Mostra os elementos da arquitectura que estão
organizados em pacotes e as dependências entre eles;
– Diagrama estrutural - Descreve o relacionamento entre os elementos e a
colaboração interna de classes, interfaces ou componentes.
• Comportamentais
– Diagrama de casos de uso - Descreve a funcionalidade proposta para todo
o sistema e descreve os casos de uso que estão disponı́veis para os diversos
utilizadores;
3.1. TECNOLOGIAS WEB
31
– Diagrama de actividades - Representa o fluxo conduzido pelos processos
que descrevem cada um dos casos de uso. Neste diagrama descreve-se
todas as actividades realizadas por cada um dos objectos;
– Diagrama de máquina de estado - Representa as condições ou situações
que ocorrem durante a vida de um objecto, a qual executa actividades
ou aguarda por eventos.
• Interacção
– Diagrama de sequência - Representa a sequência dos processos e as mensagens passadas entre os objectos, suportando interacções de forma a
fornecer as funcionalidades definidas nos casos de uso;
– Diagrama de colaboração - Representa a interacção e o relacionamento
entre um conjunto de objectos através de mensagens que podem ser trocadas;
– Diagrama de interactividade - Tem uma visão sobre o controlo dos fluxos
num sistema ou processo de negócio e é uma variação dos diagramas de
actividades;
– Diagrama de tempo - Descreve a mudança do estado ou comportamento
dos objectos no tempo.
A escolha do tipo de diagrama a usar (estruturais, comportamentais e interacção)
depende da complexidade do projecto e dos fluxos dos processos. Para representar
um modelo de gestão laboratorial onde inclui gestores e utilizadores, os diagramas
mais adequados são os de interacção e os comportamentais, no entanto, os diagramas
estruturais são mais adequados para a equipa de desenvolvimento.
Na maioria dos projectos informáticos de pequena e média dimensão os diagramas
mais usados são os de casos de uso e os de classes. Para projectos mais complexos
são os diagramas de actividades e de sequência, os quais acrescentam uma mais valia
ao processo de modelação.
32
CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE
3.2
Portais de gestão laboratorial
Os sistemas de gestão organizacional existentes no mercado são diversos e apresentam diferentes caracterı́sticas ao nı́vel da gestão laboratorial. De seguida será
apresentado um estudo de alguns portais de gestão online existentes, a fim de rever
o estado da arte.
3.2.1
Laboratórios virtuais da FEUP
O portal dos laboratórios virtuais da FEUP1 é uma plataforma complexa na sua
concepção, que permite a qualquer pessoa navegar nos diversos laboratórios existentes. Na Figura 3.3 encontra-se representada a página de entrada dos laboratórios
virtuais da FEUP, a qual tem uma interface simples, apresentando cinco links que
dão origem a novas páginas.
Figura 3.3 – Laboratórios virtuais da FEUP
Este sı́tio Web disponibiliza os seguintes serviços:
• LABS-ON-THE-WEB, avalia a eficiência dos laboratórios online em cursos de
engenharia. A página encontra-se actualmente indisponı́vel;
1
http://elabs.fe.up.pt/
3.2. PORTAIS DE GESTÃO LABORATORIAL
33
• [email protected], visa consolidar o sitio Web EMPE (Explorando Problemas Multidisciplinares em Engenharia), bem como novos desenvolvimentos
em laboratórios virtuais e remotos na FEUP. A página encontra-se actualmente
indisponı́vel;
• REMOTE [email protected], o objectivo desta área é disponibilizar um
conjunto de experiências e estabelecer um sitio Web interactivo com interface
amigável;
• REMOTELAB (LIM), acesso aos laboratórios remotos, neste caso, o acesso é
ao Laboratório de Instrumentação e Medidas da FEUP, usando o Moodle para
expôr algumas das suas experiências, projectos e trabalhos de investigação,
tendo acesso restrito;
• EMPE, este sı́tio Web fornece um conjunto de materiais educativos para os
jovens estudantes.
3.2.2
SOFTSET
O SOFTSET2 , Sistema integrado de informação e gestão laboratorial (Figura 3.4),
consiste num sistema integrado de informação e gestão laboratorial. Pertence a uma
empresa multinacional e em Portugal foi desenvolvido e é comercializado pela Biostrument. Este projecto, altamente inovador, surgiu da necessidade manifestada por
vários laboratórios que precisavam de um sistema prático de informação e gestão
laboratorial sem recurso a elevados investimentos em licenças de software e de hardware. Tem como principais clientes: Laboratório de Águas e Alimentos; Agroeno Laboratório de Controlo de Qualidade; Águas do Oeste; CGC-Centro de Genética
Clı́nica; CTIC-Centro tecnológico das indústrias do Couro; Dulcopac-Controlo de
Fluidos; EngeAlimentar Lda-Higiene Alimentar-HACCP; Enofast-Consultoria e análises de vinhos; EOR-Laboratório de análises quı́micas; Escola Superior de Biotecnologia da Universidade Católica do Porto; Faculdade de Farmácia da Universidade
de Coimbra-UCQ Farma; entre outros.
2
http://softset.biostrument.com/servicos.php?rurl=index.php
34
CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE
Figura 3.4 – Laboratório de sistema integrado de informação e gestão laboratorial
3.2.3
Laboratórios da ESTG-IPVC
Os laboratórios da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico de
Viana do Castelo, incluem órgãos de Gestão, Departamentos e Serviços da ESTGIPVC3 . Usa a plataforma Moodle para a gestão, apresentando uma interface de
entrada (Figura 3.5) onde do lado direito se encontra a autenticação do utilizador
com acesso restrito e no lado esquerdo os links de acesso a eventos, notı́cias, orgãos,
departamentos, serviços, entre outros.
Este portal ao usar como base a plataforma Moodle tem a vantagem de usufruir de
uma comunidade muito extensa, mas onde a sua génese é o e-learning e não a gestão
laboratorial.
É necessária a autenticação para ter acesso a alguns serviços disponibilizados pelo
portal, que são:
• Horário dos laboratórios;
• Visualização do equipamento disponı́vel;
3
http://www.estg.ipvc.pt/orgaosgestao
3.2. PORTAIS DE GESTÃO LABORATORIAL
35
• Requisição do laboratório e equipamento;
• Confirmação via email das requisições efectuadas;
• Historial de operações.
Figura 3.5 – Laboratórios ESTiG-IPVC
3.2.4
Laboratórios Virtuais de Processos Quı́micos da UC
O Portal de Laboratórios Virtuais de Processos Quı́micos da Universidade de Coimbra4 surgiu através de um grupo de investigadores do departamento de Engenharia
Quı́mica da FCTUC, juntamente com a empresa MediaPrime (Figura 3.6). Este
portal define-se, essencialmente, como uma ferramenta de apoio ao ensino e à investigação. As grandes mutações por que está a passar o ensino superior, nomeadamente
em resultado do Processo de Bolonha, exigem a descoberta e o desenvolvimento de
novas metodologias de ensino, em particular de ferramentas direccionadas para o
desenvolvimento da autonomia do estudante. Este portal é direccionado para o
aluno (ensino) e não propriamente para a gestão, disponibilizando recursos que passam por conteúdos interactivos: Simuladores Online e Experiências Virtuais. Cada
bloco contém, ainda, uma biblioteca de casos práticos de projecto dos processos
quı́micos e dos produtos tratados no respectivo bloco.
4
http://labvirtual.eq.uc.pt
36
CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE
Figura 3.6 – Laboratórios Virtuais de Processos Quı́micos da UC
3.2.5
Laboratórios da ESTG-IPG
Os laboratórios da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico
da Guarda5 apresenta uma interface simples como se pode ver na Figura 3.7 , possuindo um portal de carácter informativo onde expõe toda a informação sobre os
laboratórios e suas funcionalidades. O acesso ao portal é livre e não contém qualquer
interacção com o utilizador, expondo os conteúdos (projectos e trabalhos realizados).
Na página de entrada do portal da ESTG existe um link “Intranet” que permite
efectuar reservas de equipamentos, sendo este de acesso restrito, necessitando de um
endereço de email e uma conta interna à instituição.
5
http://www.estg.ipg.pt/
3.2. PORTAIS DE GESTÃO LABORATORIAL
37
Figura 3.7 – Reserva de equipamentos na ESTG-IPG
3.2.6
Laboratório de Ecologia Aplicada
O Laboratório de Ecologia Aplicada (LEA6 ) possui um portal de apoio à investigação, onde são divulgadas diversas informações sobre os projectos I&D desenvolvidos neste laboratório da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, sendo
direccionado fundamentalmente para o ensino e investigação (Figura 3.8). O LEA
é uma unidade de investigação, constituı́da em 2000, vocacionada para o desenvolvimento de estudos e metodologias nos domı́nios da monitorização ecológica,
conservação, integridade ecológica e modelação ecológica. Pertence ao Centro de
Estudos Tecnológicos do Ambiente e da Vida (CETAV), com sede no Edifı́cio de
Geociências da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (Departamento de
Engenharia Biológica e Ambiental). Neste portal são publicadas as experiências e
os projectos realizados, focando-se mais na gestão de conteúdos do que na gestão
laboratorial (stock ou serviços). O desı́gnio principal do LEA prende-se com o
desenvolvimento de ferramentas de previsão (modelos ecológicos e metodologias estocástico-dinâmicas) com aplicação na gestão e conservação destes ecossistemas.
6
http://www.lea.web.pt/
38
CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE
Figura 3.8 – Laboratórios de Ecologia Aplicada - UTAD
3.3
Aplicações de Frontoffice e Backoffice
O Frontoffice (interface dos utilizadores) e o Backoffice (interface de gestão) são
utilizados geralmente para descrever as partes de uma instituição organizacional que
se dedicam respectivamente à relação directa com o cliente e à gestão da organização,
como mostra a Figura 3.9.
Figura 3.9 – Modelo Backoffice/Frontoffice
3.3. APLICAÇÕES DE FRONTOFFICE E BACKOFFICE
39
Nesta dissertação será descrita uma plataforma que se encontrará dividida em duas
partes distintas, a parte do cliente (Frontoffice) e a parte da administração (Backoffice).
Frontoffice é designada como a parte frontal de uma empresa em que o cliente terá
acesso à informação, isto é, representa um sistema de interface com o cliente que
normalmente é feito através do empregado que tem a responsabilidade de atendimento ao cliente ou através do sistema de informação. Porque hoje em dia cada vez
mais as empresas recorrem aos sistemas de informação para conseguirem transmitir
a sua imagem ao cliente, as aplicações de Frontoffice tem um papel fundamental
para a divulgação de serviços e no estabelecimento de um canal de comunicação
com os clientes nos serviços de suporte.
Backoffice é designada como a parte privada que está por detrás da imagem da
empresa/organização. São operações internas das organizações que dão suporte aos
processos centrais e que não são visı́veis ao público em geral (produção, logı́stica,
contabilidade, gestão dos recursos humanos, etc.). As aplicações de Backoffice são
aplicações de apoio à gestão de uma organização, normalmente consistem em plataformas compostas por páginas dinâmicas de suporte administrativo.
Na realidade, Backoffice e Frontoffice não se encontram totalmente divididos porque os serviços efectuados pela equipa de relação com o cliente têm necessidade de
conhecer um mı́nimo de informação sobre o processo de realização do produto ou
serviço da empresa. Pelo contrário, os sectores dedicados à concepção do produto
devem ser informados dos problemas encontrados pelos clientes ou das suas necessidades, a fim de implementar um cı́rculo de melhoria contı́nua.
40
3.4
CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE
Conclusão
Foi feita uma breve descrição sobre a gestão laboratorial online, onde cada vez mais
as instituições recorrem às novas tecnologias para a sua própria gestão, assim como
para a divulgação da sua imagem perante os utilizadores. O primeiro impacto que
o cliente tem é a imagem da instituição e nos dias de hoje cada vez mais o design
está mais presente. O design ou a imagem atinge um papel muito importante neste
novo século ao nı́vel do marketing.
Neste capı́tulo foi feita uma abordagem a alguns portais existentes na Web de gestão
laboratorial, sendo de notar que a sua maioria são de carácter informativo, incluindo
gestão de conteúdos cientı́ficos, divulgação de informações como textos e fotografias,
assim como alguns projectos de investigação realizados. A maioria dos sistemas
analisados não incluem a gestão laboratorial (serviços, tarefas, requisições, entre outros). Tendo em conta a experiência ao nı́vel da gestão laboratorial, a escolha do
sistema mais apropriado deve ter em conta os seguintes factores: a experiência dos
funcionários (gestores dos laboratórios), o programador na manipulação das tecnologias Web, a experiência dos membros da equipa de desenvolvimento e a distribuição
de conhecimentos especı́ficos que são exigidos pelo sistema de gestão laboratorial.
4
Especificação da plataforma
eLabs
Durante o processo de modelação de um produto de software deve ser feita uma
análise dos requisitos, para que a sua arquitectura esteja de acordo com as necessidades dos utilizadores. O primeiro passo começa por fazer um levantamento dos
requisitos e examinar qual o objectivo da gestão laboratorial numa instituição de
ensino superior.
4.1
Requisitos de uma plataforma de gestão laboratorial
Os requisitos exigidos a uma plataforma de gestão laboratorial devem ser colocados
ao nı́vel da usabilidade (aspectos gerais da plataforma), segurança (nı́veis de acesso
dos utilizadores e também de outros sistemas exteriores) e privacidade (para que
tenha grande aceitação por parte dos utilizadores).
Depois do levantamento de requisitos vem a estratégia de desenvolvimento, sendo
necessário escolher um modelo de desenvolvimento baseado em processos de engenharia de software. Um dos processos de desenvolvimento mais adoptados é o
modelo em cascata, Figura 4.1, porque permite uma planificação mais eficiente minimizando os erros.
41
42
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 4.1 – Modelo de desenvolvimento em cascata, Royce (1970)
O modelo em cascata é um modelo de desenvolvimento de software sequencial que
inicia com a fase de levantamento de requisitos, seguida do projecto, implementação,
testes (validação), integração e manutenção de software, Royce (1970). Na fase de
levantamento de requisitos considerou-se que as componentes mais importantes da
arquitectura de uma plataforma de gestão laboratorial são as seguintes: Notı́cias,
Avisos, Artigos, Equipamentos, Stocks, Consumı́veis, Tarefas, Agenda, Serviços,
Groupware e Workflow. De seguida é apresentado o modelo geral do eLabs que está
na base da modelação do sistema.
4.2
Modelo geral do eLabs
O modelo geral da arquitectura é do tipo cliente-servidor de três camadas: apresentação, negócio e dados (Figura 4.2). É usada uma arquitectura de três camadas
porque existe separação entre o negócio e os dados enquanto a arquitectura de duas
camadas apresenta a grande desvantagem de não facilitar a interoperabilidade entre
as aplicações. A tecnologia de desenvolvimento escolhida foi o ASP.NET, suportada
por um motor de bases de dados MySQL.
4.3. ARQUITECTURA GERAL
43
Figura 4.2 – Modelo eLabs
4.3
Arquitectura geral
A arquitectura geral da plataforma eLabs encontra-se representada na Figura 4.3,
apresentando três perfis de utilizador: o supervisor que pode ser um membro da
direcção ou o responsável do laboratório, o gestor que corresponde ao funcionário
do laboratório e o utilizador final que poderá ser um aluno, docente, investigador,
funcionário de outro laboratório ou um cliente da instituição.
A plataforma eLabs é composta por uma componente de Backoffice para gestão da
plataforma e uma componente de Frontoffice que corresponde ao portal, permitindo
o acesso aos utilizadores finais (alunos, docentes, funcionários ou clientes).
44
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 4.3 – Arquitectura geral do eLabs
Na área de Backoffice são disponibilizadas ferramentas de gestão dos equipamentos,
consumı́veis, stocks, artigos e configurações do portal. Na área de Frontoffice é disponibilizada a informação aos utilizadores como notı́cias, avisos, gestão de Workflow
para equipamentos, serviços, tarefas e ferramentas de Groupware para comunicação
sı́ncrona e assı́ncrona, nomeadamente as mensagens instantâneas.
4.4
Modelo de casos de uso
Os diagramas de casos de uso do UML permitem o desenho a alto nı́vel das funcionalidades do sistema, descrevendo uma sequência de acções e processos, bem como
os intervenientes em cada um deles. As componentes fundamentais de um diagrama
de casos de uso são:
• Casos de uso - Descreve a sequência de acções feitas por um actor;
• Actores - São as pessoas da organização ou exteriores ao sistema que desempenham funções no sistema e são representadas por um ı́cone com forma humana;
4.4. MODELO DE CASOS DE USO
45
• Associações - São feitas entre os actores e os casos de uso, constituindo interacções do actor que são representadas por linhas que ligam os actores e os
casos de uso, terminando em forma de setas que indicam as direcções em que
foram invocadas;
• Pacotes - São elementos opcionais que permitem agrupar os diagramas com
base numa determinada funcionalidade do sistema. Nos casos de uso os pacotes
são muito úteis porque permitem a ligação entre várias páginas.
As componentes mais comuns à estrutura organizacional são a gestão do Workflow
e as ferramentas de Groupware. A componente de Workflow é a que interfere mais
directamente com os actores porque gere toda a informação interna. Os serviços
de Groupware incluem as mensagens instantâneas, fóruns de discussão, chat, voz
sobre o protocolo IP e a videoconferência. O modelo de casos de uso descreve as
funcionalidades do ponto de vista do Utilizador, Funcionário, Supervisor e Visitante
(Figura 4.4). Através deste diagrama é possı́vel visualizar a interacção entre os actores e as diversas funcionalidades do sistema. Neste sistema cabe ao funcionário
gerir os serviços do laboratório e ao responsável supervisionar a sua execução. Deste
modo, é possı́vel assegurar uma divisão de responsabilidades sem sobrecarregar o sistema. Ao nı́vel do funcionário este gere as tarefas, serviços, requisições, impressões,
utilizadores, clientes, fornecedores, equipamento, consumı́veis, componentes e o portal.
Ao nı́vel do responsável e do supervisor, estes têm acesso às listagens das tarefas,
serviços, requisições, clientes, fornecedores e equipamentos.
O docente e o aluno efectuam e consultam a requisição de equipamentos e impressão.
O visitante tem acesso ao portal que disponibiliza conteúdos públicos do laboratório
em questão, tais como: serviços, equipamentos, horário de funcionamento, projectos,
actividades, regulamento, notı́cias e recursos.
46
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 4.4 – Modelo de casos de uso
4.5. MODELO DE CLASSES
4.5
47
Modelo de classes
Figura 4.5 – Modelo de classes
48
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
O modelo de classes define as classes do sistema, as relações e os seus atributos
(Figura 4.5). Estes diagramas são usados para grande variedade de situações, quer
para modelação conceptual ou de domı́nio, quer para a modelação detalhada das
funcionalidades do sistema.
Devido à grande variedade de classes existentes no sistema, são apresentadas as
classes relativas à componente de Workflow, mais especificamente: Serviços, Tarefas, Requisições, Consumı́veis, Laboratórios, Utilizadores e Clientes. Todas as classes apresentadas têm os métodos comuns que são: Alterar, Inserir, Listar e Remover.
4.6
Modelo de dados
A organização da informação passa essencialmente pelo recurso a bases de dados
onde é possı́vel armazenar, indexar, tratar e pesquisar dados. O MySQL é um
gestor de bases relacional que possibilita todas as potencialidades de gestão de requisições, utilizadores, consumı́veis, impressões, serviços, tarefas, entre outros. Para
o desenvolvimento da gestão online, foi criado um modelo de dados baseado nas
Figura 4.6, Figura 4.7 e Figura 4.8 que inclui as principais tabelas necessárias para
armazenar toda a informação, sendo definidas também as relações que existem entre as diversas tabelas para manter a integridade dos dados. O recurso a chaves
primárias e chaves estrangeiras permitiu a criação de um modelo que suporta os
fluxos de dados necessários nas actividades dos laboratórios.
O modelo de dados inclui mais de sete dezenas de tabelas, todas elas relacionadas
com a gestão laboratorial. Algumas tabelas são transversais à gestão de processos institucionais, não tendo sido criadas exclusivamente para a gestão laboratorial.
Cerca de um terço das tabelas faziam parte de uma aplicação de gestão laboratorial
desenvolvida anteriormente em Microsoft Access.
Foi atribuı́do o nome eLabs à base de dados comum aos laboratórios que participaram na avaliação da plataforma, de modo a torná-la genérica a qualquer laboratório
de qualquer área cientı́fica.
Como entidades principais da base de dados eLabs temos: Utilizador, Funcionário,
4.6. MODELO DE DADOS
49
Responsável, Laboratório, Equipamento, Componente, Informação, Software, Consumı́vel, Avaria, Matéria-prima, Ficha de Serviço, Tarefa, Mapa de Férias, Execução
de Serviço e Requisição de Equipamento.
Matéria-prima
A tabela Matéria-prima armazena todas as matérias-primas referentes a cada laboratório, mantendo uma relação com as tabelas Equipamento, Ficha-Serviço, Laboratório e Funcionário, indicando também o destino da sua utilização: Serviço ou
Requisição.
Ficha de Serviço
A tabela Ficha de Serviço armazena todas as fichas de serviço referentes a cada
laboratório, mantendo uma relação com as tabelas Laboratório, Pessoa, Entidadeexterna e Funcionário. Contém também o tipo de serviço: trabalho, aula, doutoramento, entidade exterior, mestrado, projecto de licenciatura, projecto/dissertação
de mestrado e a tabela Prazo: normal, urgente ou muito urgente.
Tarefas
A tabela Tarefas contém todas as tarefas referentes a cada laboratório, mantendo
uma relação com as tabelas Laboratório, Responsável e Funcionário. Contém o
tipo de tarefa (objectivos SIADAP, funcionamento do laboratório, atribuı́da pelo
responsável ou atribuı́da pelo Conselho Directivo), o tipo de serviço (trabalho, aula,
doutoramento, entidade exterior, mestrado, projecto licenciatura ou projecto/ dissertação de mestrado), a tabela Estado (em curso, não iniciada, concluı́da, à espera
de outra pessoa ou diferida) e a tabela Prioridade (alta, normal ou baixa).
Mapa de Férias
A tabela Mapa de Férias tem a função de guardar todos os dados inseridos para
marcação de férias, disponibilizando-os ao responsável.
Execução de Serviço
A tabela Execução de Serviço apresenta a execução do serviço representado na Ficha
de Serviço. Está relacionado com a tabela Tipo de Operação de modo a que para
um dado serviço possam ser associadas diversas operações. Através da relação com
a tabela Ficha de Serviço pode-se saber o número e tipo de operações efectuadas e
qual a sua duração e respectivo custo.
50
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Requisição de Equipamento
A tabela Requisição de Equipamento permite armazenar os dados referentes a requisições de equipamento (data de requisição, nome do utilizador, nome do equipamento, etc.) existente e disponı́vel para a requisição no laboratório. Esta tabela
mantém um relacionamento directo com as tabelas: Dia da semana (especifica os dias
da semana de Domingo a Sábado), Disponibilidade (indica para cada equipamento
qual a disponibilidade de requisição), Permissão de requisição no PC (indica quais
os utilizadores que têm autorização para efectuarem requisições e em que perı́odo o
podem fazer) e por fim a tabela Utilizador que está relacionada através do login.
As entidades representadas são aquelas que foram consideradas principais no desenho da base de dados. Existem, no entanto, tabelas que foram omitidas de modo
a simplificar o modelo. Deste modo, temos então definida a base de dados, onde
através do relacionamento das tabelas entre si se assegura a integridade dos dados
e a melhoria do desempenho.
Depois de ter sido abordada a estrutura de armazenamento dos dados, apresenta-se
de seguida a interface de gestão, tendo esta sido desenvolvida recorrendo a tecnologias Web. A gestão via Web permite a criação de uma interface de gestão
personalizada, possibilitando a abstracção da estrutura dos dados e permitindo uma
gestão mais eficiente. As tarefas de gestão de equipamento são assim descentralizadas de modo a serem efectuadas pelos funcionários de cada laboratório através de
uma interface Web. A componente de gestão online apresenta as funcionalidades
mais importantes de gestão tanto para os funcionários dos laboratórios, assim como
para os responsáveis e utentes.
4.6. MODELO DE DADOS
Figura 4.6 – Modelo Relacional do eLabs - Parte 1
51
52
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 4.7 – Modelo Relacional do eLabs - Parte 2
4.6. MODELO DE DADOS
Figura 4.8 – Modelo Relacional do eLabs - Parte 3
53
54
4.7
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Mapa do site
A plataforma eLabs é composta por uma componente de Backoffice para gestão da
plataforma e uma componente de Frontoffice que corresponde ao portal, permitindo
o acesso aos utilizadores finais (alunos, docentes, funcionários ou clientes).
Na área de Backoffice são disponibilizadas ferramentas de gestão dos equipamentos,
dos consumı́veis e dos componentes, bem como a gestão de conteúdos do portal e
respectivas configurações.
4.7.1
Backoffice
A estrutura do mapa do site eLabs encontra-se dividida em cinco grandes secções:
Equipamento, Entidades, Workflow, Groupware e por fim o Portal. A secção do
equipamento é composta pelos equipamentos, componentes e consumı́veis, onde cada
uma delas as funções de listar, inserir, alterar e remover.
A secção de gestão de entidades é composta pelos clientes, que é comum a todos os
laboratórios, e pelos fornecedores, que se encontram indexados a cada laboratório.
Esta separação ocorre porque os clientes solicitam serviços a vários laboratórios,
ao passo que os fornecedores tipicamente só vendem bens ou serviços a um dado
laboratório ou a um número reduzido de laboratórios.
A secção de gestão do Workflow é composta pelas seguintes páginas: Requisição,
Tarefas, Impressão, Mapa de Férias, Serviços e por fim Relatórios. As páginas de
Requisição, Tarefas e Serviços, permitem listar, inserir, alterar e remover. A página
dos Serviços está relacionada com a matéria prima e a mão de obra, como se pode
ver na Figura 4.9.
A secção de gestão do Groupware é composta pelas mensagens instantâneas, permitindo uma comunicação sı́ncrona e assı́ncronia através de uma interface Web. O
calendário permite inserir, alterar e remover eventos e está relacionado com os prazos de execução de tarefas e serviços.
A secção de gestão do portal é composta pela gestão dos menus, submenus, páginas e
destaques, em que cada funcionário pode alterar dinamicamente todos os conteúdos
do seu laboratório, como se pode ver na Figura 4.10.
4.7. MAPA DO SITE
55
Figura 4.9 – eLabs - Mapa do site (Componentes, Equipamento, Entidades e Workflow)
56
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 4.10 – eLabs - Mapa do site (Componentes, Groupware e Portal)
4.7.2
Frontoffice
A estrutura do sı́tio Web de cada laboratório é composta pelos seguintes menus:
Home, Regulamento, Actividades, Recursos, Serviços Online, Serviços à Comunidade e Contactos. Cada uma destas secções apresentam os conteúdos de forma
dinâmica editáveis através de um editor HTML online.
4.8. DESIGN DA PLATAFORMA
57
Figura 4.11 – Mapa do site - Frontoffice
4.8
Design da plataforma
A plataforma eLabs apresenta um design intuitivo, tendo sido baseado num template Open Source compatı́vel com as tecnologias CSS (Cascading Style Sheets) e
XHTML (Extensible Hypertext Markup Language). Utiliza uma estrutura sem tabelas baseada em camadas (DIVs) e é compatı́vel com a maioria dos browsers. Toda
a formatação é baseada em CSS. Para o menu esquerdo foi escolhido um menu do
tipo acordeão que abre e fecha os submenus ao clique do utilizador, o qual é suportado por AJAX.NET (Asynchoronous Javascript and XML), dotando a plataforma
de uma elevada interactividade.
Na implementação foram desenvolvidos os serviços e foi disponibilizada a informação
considerada essencial para os utilizadores, não sobrecarregando em demasia a interface com informação redundante ou com pouco interesse.
58
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
4.8.1
Design da plataforma - Frontoffice
O Portal contém também uma área pública1 com diversas informações das quais se
destacam: Contactos, Actividades, Recursos, Regulamento, Apresentação, Serviços
Online e Serviços à Comunidade (Figura 4.12).
Figura 4.12 – Página de entrada do Frontoffice
A estrutura do portal é a seguinte:
Home - Mostra um texto de apresentação do laboratório com uma área para os
destaques referentes ao laboratório;
Regulamento - Apresenta o regulamento interno comum de funcionamento dos
laboratórios;
Actividades - Encontra-se dividida nas seguintes áreas: Aulas, Apresentação dos
Projectos de fim de curso, Actividades lectivas, Cursos de formação e investigação
e desenvolvimento;
Recursos - Encontra-se dividida nas seguintes áreas: Equipamento, Software e
1
http://lpacserver.estig.ipb.pt/LPAC/index.html
4.8. DESIGN DA PLATAFORMA
59
Links. Apresenta o equipamento existente no laboratório, descreve qual o tipo de
software disponı́vel e disponibiliza algumas ligações para recursos de apoio;
Serviços Online - Inclui as seguintes áreas: Requisição de equipamento, Folha
de Serviço e Tarefas. A requisição de equipamento pode ser um computador, uma
máquina de ensaios, entre outros. Esta área será abordada em maior detalhe na
gestão online;
Serviços à Comunidade - Esta página é comum aos diversos laboratórios e é
destinada à comunidade envolvente, sendo nela apresentados os serviços prestados à
comunidade, como por exemplo: projectos, formação, execução de serviços de maquinagem e modelação, entre outros;
Contactos - Apresenta os contactos do coordenador(a) e funcionário(a) do laboratório em questão.
4.8.2
Design da plataforma - Backoffice
A componente de backoffice2 disponibiliza as ferramentas de gestão laboratorial
aos funcionários e supervisores. Ao nı́vel da autenticação, esta é efectuada através
do Active Directory. Deste modo, é necessário que os utilizadores tenham uma
conta aberta para poderem usar os serviços online da componente de Backoffice.
Num futuro próximo pretende-se usar os serviços de autenticação LDAP, de modo
a centralizar o processo de autenticação, integrado-o com os serviços de directório
institucionais.
Na administração online, como é mostrado na figura 4.13, o administrador tem à
sua disposição as seguintes funcionalidades: Requisições, Tarefas, Serviços e Mapa
de Férias. Todos os laboratórios independentemente da área a que pertencem, têm
a mesma visualização gráfica, tendo cada laboratório os seus equipamentos, serviços
e matéria-prima. Esta abordagem permite uma gestão independente de cada laboratório, salvaguardando eventuais redundâncias de equipamento e matérias-primas.
2
http://www.elabs.estig.ipb.pt/admin
60
CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 4.13 – Página Serviços Online do eLabs
4.9
Conclusão
Depois de ter sido feita uma abordagem da estrutura de armazenamento dos dados, foi apresentada a interface da plataforma que foi desenvolvida recorrendo a
tecnologias Web. A gestão via Web permite a criação de uma interface de gestão
personalizada, possibilitando a abstracção da estrutura dos dados e permitindo a
validação da sua integridade. A componente de gestão online apresenta as funcionalidades mais importantes de gestão tanto para os funcionários dos laboratórios,
como para os responsáveis e utentes.
Neste capı́tulo foram assim abordadas as principais premissas que vão sustentar a
construção de uma arquitectura de gestão laboratorial online - eLabs, tendo sido
apresentado o modelo de casos de uso, modelo de classes e o modelo de dados, assim
como mapa do site.
No próximo capı́tulo será apresentado o processo de implementação da plataforma
eLabs.
5
Desenvolvimento da
plataforma eLabs
A arquitectura geral da plataforma eLabs apresenta três perfis de utilizador: o supervisor que pode ser um membro da direcção ou o responsável do laboratório, o gestor
que corresponde ao funcionário do laboratório e o utilizador final que poderá ser um
aluno, docente, investigador, funcionário de outro laboratório ou um colaborador
de uma empresa ou instituição à qual são prestados serviços. Neste sistema cabe
ao funcionário gerir os serviços do laboratório e ao responsável supervisionar a sua
execução. Deste modo, é possı́vel assegurar uma divisão de responsabilidades equilibrada sem uma grande sobrecarga para o sistema ao nı́vel das politicas de segurança.
5.1
Ferramentas e tecnologias
A aplicação de gestão laboratorial e o sı́tio Web são suportados por uma base de
dados relacional MySQL com gestão via Web. A aplicação foi desenvolvida usando
tecnologias ASP.NET, AJAX.NET, JavaScript, XHTML e CSS. Foram usadas as
ferramentas Adobe Photoshop CS3, DreamWeaver CS3 e Visual Studio .NET 2008.
A componente de gestão online é baseada em perfis de utilizador, sendo atribuı́das
vistas do sistema distintas com base nas permissões associadas.
61
A gestão das
62
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
polı́ticas de segurança é feita através da base de dados e a autenticação é baseada em Active Directory em Windows Server 2003.
O portal contém uma área pública com diversas informações das quais se destacam:
Contactos, Actividades, Recursos, Regulamento, Apresentação, Serviços Online e
Serviços à Comunidade. O objectivo principal do desenvolvimento da base de dados
e do portal foi o de melhorar a eficiência dos processos de gestão de utilizadores,
ficha de serviço, requisições, equipamentos e a calendarização de tarefas.
A autenticação dos utilizadores é feita através do Active Directory, no domı́nio
eLabs, comum aos diversos laboratórios.
As áreas de gestão desenvolvidas incluem: Equipamento, Entidades, Workflow,
Groupware, Relatórios e gestão do sı́tio Web.
5.2
Descrição das componentes funcionais
A estrutura organizativa dos laboratórios foi baseada ao organograma da Figura 5.1:
Figura 5.1 – Organograma dos laboratórios
A plataforma de gestão laboratorial intitulada eLabs é composta pelas seguintes
componentes funcionais:
• Equipamento
5.2. DESCRIÇÃO DAS COMPONENTES FUNCIONAIS
63
– Equipamento
– Componentes
– Consumı́veis
• Entidadades
– Clientes
– Fornecedores
Neste sistema cabe ao funcionário gerir os serviços do laboratório e ao responsável
supervisionar a sua execução. Deste modo, é possı́vel assegurar uma divisão de responsabilidades e ao mesmo tempo garantir que os fluxos de trabalho são executados
pela ordem correcta.
Na página Home, ao fazer a autenticação, o sistema verifica na base de dados qual o
perfil do utilizador. No caso de ser administrador (funcionário) é apresentado o seu
respectivo laboratório (caso só tenha um laboratório atribuı́do) e mostra as tarefas
que faltam concluir (Figura 5.2).
Figura 5.2 – Serviços Online - Home
64
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Caso seja responsável e tenha mais de um laboratório, é solicitado que escolha
o laboratório pretendido. Para o supervisor (membro do Conselho Directivo ou
departamento) pode consultar qualquer laboratório existente na base de dados. Foi
também contemplada a possibilidade de um funcionário poder gerir mais que um
laboratório.
5.2.1
Equipamento
A gestão de equipamento é uma área da plataforma que permite gerir todos os equipamentos de cada laboratório, tendo também a opção de gestão de componentes e
de consumı́veis associados a cada equipamento.
No fim de cada linha referente a cada equipamento existe a opção de Adicionar,
Alterar e Remover, que só está disponı́vel para o gestor (Figura 5.3).
Figura 5.3 – Página de gestão de equipamento
Na lista de equipamento, além dos botões de Inserir, Alterar e Remover, existe um
botão para ordenação por ordem decrescente, outro para ordenação por ordem crescente e outro para filtragem de registos. O filtro a aplicar em cada coluna depende
do tipo de dados a filtrar, podendo ser por comparação textual, escolha múltipla ou
intervalo de valores.
Na Figura 5.4 encontra-se representada a opção de filtragem de equipamento, que
5.2. DESCRIÇÃO DAS COMPONENTES FUNCIONAIS
65
permite visualizar só os equipamentos que cumprem determinado critério. Esta funcionalidade é muito útil quando existe um grande número de equipamentos.
Figura 5.4 – Página de gestão de equipamento - Opção filtragem
Inserir equipamento
Para inserir um equipamento, como se pode ver na figura 5.5, é necessário introduzir a seguinte informação:
1. Nome - Nome do equipamento;
2. Tipo - Computador, Equipamento de quı́mica, Máquina, Impressora, entre
outros;
3. Caracterı́sticas - Caracterı́sticas do equipamento;
4. Data de Aquisição - Data em que foi adquirido o equipamento. É apresentado
um calendário usando Ajax, para selecção da data;
5. N.o da Informação - Número da informação que está relacionada com a aquisição
do equipamento;
66
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
6. Operacional - Se o equipamento está operacional;
7. Quantidade - Número de unidades;
8. Referência - Número de série;
9. Localização - Localização onde se encontra o equipamento, caso não se encontre
no próprio laboratório.
Figura 5.5 – Página de gestão de equipamento - Opção inserir
5.2. DESCRIÇÃO DAS COMPONENTES FUNCIONAIS
67
Alterar equipamento
Como se pode verificar na Figura 5.6, para alterar o equipamento temos um painel
idêntico ao de inserir, excepto o facto de carregar previamente os dados do equipamento que se pretende alterar.
Figura 5.6 – Página de gestão de equipamento - Opção alterar
Remover equipamento
Para remover o equipamento o utilizador necessita de confirmar a operação clicando
no botão Sim e caso não pretenda no botão Não (Figura 5.7).
68
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 5.7 – Página de gestão de equipamento - Opção remover
Componentes
A página de gestão dos componentes (Figura 5.8) tem uma visualização idêntica à do
equipamento, permitindo ao utilizador a ordenação decrescente, crescente, filtragem
de registos, adicionar, alterar e remover componentes.
As componentes estão indexadas a um determinado equipamento permitindo gerir
o processo de instalação, detecção de avarias e reparação. Nos laboratórios com
equipamentos informáticos, em que as componentes tem desgaste rápido, existe uma
maior necessidade de introduzir em separado as diversas componentes, como por
exemplo: disco rı́gido, placa gráfica, entre outros. Na generalidade dos laboratórios,
em que os componentes não tem um desgaste rápido, não se considera importante
a inserção em separado de cada componente que integra o equipamento.
5.2. DESCRIÇÃO DAS COMPONENTES FUNCIONAIS
69
Figura 5.8 – Página de gestão dos componentes
Inserir Componentes
Para inserir um componente é necessário introduzir a seguinte informação:
1. Nome - Nome do componente;
2. Tipo - Tipo de componente;
3. Caracterı́sticas - Caracterı́sticas do componente;
4. Equipamento - Equipamento ao qual pertence o componente;
5. Data de entrada - Data em que foi adquirido o componente, é apresentado um
calendário usando Ajax para selecção da data;
6. Data de instalação - Data em que o consumı́vel foi instalado, para poder
calcular a durabilidade;
7. N.o de unidades em stock - No de unidades existentes do componente;
8. Referência - Número de série.
70
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Na Figura 5.9 está representada a opção Alterar que tem os mesmos campos que a
opção Inserir.
Figura 5.9 – Página de gestão dos componentes - Opção Alterar
O inserir, alterar ou remover componente processa-se da mesma forma que nos equipamentos.
Consumı́vel
A página da gestão dos consumı́veis (Figura 5.10) tem uma visualização idêntica à
do equipamento e do componente, permitindo ao utilizador a ordenação decrescente,
crescente, filtragem de registos, adicionar, alterar e remover consumı́veis.
5.2. DESCRIÇÃO DAS COMPONENTES FUNCIONAIS
71
Figura 5.10 – Página de gestão de consumı́veis
Inserir Consumı́vel
Para inserir um consumı́vel, como se pode ver na Figura 5.11, é necessário introduzir
a seguinte informação:
1. Nome - Nome do consumı́vel;
2. Tipo de consumı́vel - Por exemplo: agrafos, DVD, reagentes, etc;
3. Caracterı́sticas - Caracterı́sticas do consumı́vel;
4. Equipamento - Equipamento ao qual pertence o consumı́vel;
5. Data de entrada - Data em que foi adquirido o consumı́vel;
6. Data de instalação - Data de quando foi instalado. É útil para consumı́veis
como, por exemplo, tinteiros para calcular gastos mensais;
7. N.o de unidades em stock - Quantidade do consumı́vel existente, para efeito
de gestão de stocks;
8. Referência - Número de série.
72
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 5.11 – Página de gestão de consumı́vel - Opção inserir
A operação de alterar e remover o consumı́vel processa-se da mesma maneira que
nos equipamentos e componentes.
5.2.2
Entidadades
A página de gestão dos clientes é o local onde estão armazenadas as empresas e
instituições que solicitam trabalhos aos laboratórios da instituição (Figura 5.12).
Devido a existirem clientes comuns a vários laboratórios, optou-se nesta área por
não indexar os clientes aos laboratórios, existindo uma tabela comum a todos os
laboratórios. A página de gestão dos fornecedores é indexada aos laboratórios e funciona como uma agenda de contactos. Neste caso, considerou-se que os fornecedores
são tipicamente diferentes entre laboratórios, ao passo que um cliente pode solicitar
diferentes serviços a vários laboratórios.
5.3. COMPONENTE DE WORKFLOW
73
Figura 5.12 – Página de gestão dos clientes
5.3
Componente de Workflow
O Workflow permite suportar a gestão de documentos e de processos, nomeadamente
de tarefas, requisição de equipamentos, gestão de stocks e execução de serviços. As
áreas de gestão desenvolvidas são:
• Workflow
– Requisições
– Tarefas
– Serviços
– Impressões
– Férias
74
5.3.1
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Requisição de equipamento
A requisição de equipamento é efectuada através do sub-menu Requisições, na área
de Serviços Online. Após o utilizador estar autenticado é guardado numa variável
de sessão o login e o tipo de utilizador (funcionário ou responsável), permitido via
Web ao administrador inserir a requisição do equipamento, como se pode ver na
Figura 5.13.
Figura 5.13 – Página de requisição de equipamento - Opção inserir
Na ficha de requisição de equipamento são apresentados vários campos para preencher sobre o requisitante:
5.3. COMPONENTE DE WORKFLOW
75
1. N.o Requisição - Número da requisição de equipamento, que é automático
(consoante o número de requisições inseridas);
2. Equipamento - O Equipamento a requisitar em cada laboratório, sendo apresentada uma lista de equipamentos disponı́veis (armazenados na tabela equipamento da Base de Dados);
3. Tipo de Serviço - Trabalho, aula, doutoramento, entidade exterior, mestrado,
projecto de licenciatura, projecto/dissertação de mestrado;
4. Motivo da Requisição - Motivo para o qual o equipamento é requisitado, podendo incluir informações adicionais, como por exemplo: requisitado para a
realização de um trabalho da disciplina MEI;
5. Secção - Secção à qual pertence o requisitante: departamento, laboratório,
centro, etc;
6. Pessoa - Nome do requisitante da secção seleccionada;
7. Data de Requisição - Data em que foi requisitado o equipamento. É apresentado um calendário usando Ajax, para selecção da data;
8. Data de Término - Data em que termina a requisição;
9. Observações - Texto auxiliar sobre a requisição, como por exemplo o aluno
tem autorização por parte do professor.
Depois de a requisição ser inserida com sucesso permite ao administrador imprimir o
PDF com a ficha de requisição gerada (Figura 5.14) ou volta à página de requisição
de equipamento inicial.
Figura 5.14 – Página de requisição inserida
76
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
A ficha de requisição deve ser impressa e assinada pelo requisitante, funcionando
como prova de requisição do equipamento (Figura 5.15). Quando é feita a devolução
é impressa uma ficha de devolução que é assinada pelo funcionário e entregue ao
requisitante.
Figura 5.15 – PDF da requisição de equipamento
Na ficha de requisição é gerado um código de barras que pode ser usado para identificação óptica da requisição. Como o número da requisição é por laboratório,
para identificar univocamente a requisição, o número impresso no código de barras
corresponde ao campo ID-requisição.
5.3. COMPONENTE DE WORKFLOW
77
Ao voltar à lista de requisições são mostradas todas as requisições inseridas. A
página Web das requisições está dividida em duas partes: Equipamento Requisitado
e o Equipamento Devolvido (Figura 5.16).
Figura 5.16 – Página Web das requisições
78
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Na parte dos Equipamentos Requisitados existem três opções: Criar a Requisição,
Devolver a Requisição e Visualizar a Requisição. Nos Equipamentos Devolvidos
existem também três opções: Inserir Devolução, Visualizar a Ficha de Requisição e
Visualizar a Ficha de Devolução.
Figura 5.17 – Página Web da devolução
O registo de devolução do equipamento (Figura 5.17) é efectuado do seguinte modo:
na parte de equipamentos requisitados ao clicar na opção criar devolução, aparece
um formulário para registar a devolução. A ficha de devolução encontra-se dividida
em duas partes:
5.3. COMPONENTE DE WORKFLOW
79
• Requisitante - Dados do requisitante preenchidos automaticamente;
• Equipamento - Dados do equipamento preenchidos automaticamente;
• Estado do Equipamento - Inserido pelo administrador se o equipamento foi
devolvido em conformidade ou não;
• Observações - Observações sobre as condições de devolução.
Ao efectuar o registo da devolução, este passa para a lista dos equipamentos devolvidos.
5.3.2
Tarefas
Voltando à página inicial das Requisições Online temos ainda o link das tarefas. As
tarefas consistem no planeamento antecipado ou espontâneo do trabalho realizado
no laboratório, como por exemplo a manutenção do equipamento para as aulas,
entre outros.
Inserir tarefa
Esta página permite automatizar o processo de inserção da tarefa. Existem vários
campos para preencher sobre determinada tarefa, como se pode ver na Figura 5.18:
1. N.o da Tarefa - Número da tarefa (valor gerado automaticamente consoante o
número de tarefas inseridas);
2. Tı́tulo - O tı́tulo da tarefa;
3. Descrição - Descrição da tarefa a realizar;
4. Tipo de Tarefa - Pode ser do tipo: Objectivos SIADAP, funcionamento do
laboratório, atribuı́da pelo responsável ou atribuı́da pelo Conselho Directivo;
5. Prioridade - Alta, normal e baixa;
6. Estado - Em curso, não iniciada, concluı́da, à espera de outra pessoa ou diferida;
80
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
7. Percentagem de Conclusão - Indica a percentagem de execução. Deve ser
alterada ao longo do perı́odo de execução, sendo registado o histórico das
alterações com a respectiva data;
8. Data de Inı́cio - Data e hora de inı́cio da tarefa;
9. Data de Conclusão - Data e hora de conclusão da tarefa. Esta data pode ser
alterada através da inserção de justificações de adiamento;
10. Observações - Informações auxiliares.
Figura 5.18 – Página de inserção de tarefas
5.3. COMPONENTE DE WORKFLOW
81
Ao inserir a tarefa com sucesso permite imprimir o PDF gerado ou voltar à página
inicial das tarefas (Figura 5.19).
Figura 5.19 – Página da tarefa inserida com sucesso
Na página das tarefas é visualizado um calendário com as tarefas inseridas e também
os serviços. Deste modo, o funcionário e o responsável têm uma informação temporal
concisa dos prazos de execução das tarefas e dos serviços. Ao passar o rato em cima
do ı́cone mostra informações sobre a tarefa ou serviço, como datas, tı́tulo, requisitante, entre outras, e ao clicar reencaminha para a tarefa ou serviço correspondente
(Figura 5.20).
A página Web das tarefas encontra-se dividida em duas partes: a de Tarefas Inseridas e a de Tarefas Realizadas. Na parte das Tarefas Inseridas pode-se ver a lista
de tarefas onde cada uma delas pode ser: criada, alterada, consultar o PDF e imprimir. Para alterar uma tarefa clica-se no botão “Alterar”, surgindo a página da
Figura 5.21.
82
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 5.20 – Página Web das tarefas
Esta página permite: alterar os dados, adiar o prazo ou dar por concluı́da a tarefa.
Na opção de alterar a tarefa é possı́vel modificar o tı́tulo, descrição, tipo, prioridade,
estado e percentagem de conclusão (Figura 5.21).
5.3. COMPONENTE DE WORKFLOW
83
Figura 5.21 – Alterar dados da tarefa
Na página de Adiar Prazo pode-se adiar o inı́cio e a conclusão da tarefa, sendo
necessário inserir um relatório de justificação (Figura 5.22).
84
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 5.22 – Adiar prazo
Na alteração da percentagem de conclusão não é apresentado o valor 100%, devido
a ser feito na opção Tarefa Concluı́da. Ao ser dada como concluı́da uma tarefa é
inserida automaticamente a data e é solicitado um pequeno relatório sobre a tarefa,
para conhecimento do responsável (Figura 5.23). A tarefa passa para a lista das
tarefas realizadas e desaparece do calendário.
5.3. COMPONENTE DE WORKFLOW
85
Figura 5.23 – Conclusão da tarefa
5.3.3
Serviços
A interface dos serviços é idêntica às páginas de requisições e tarefas, processando-se
do mesmo modo. Primeiro cria-se o serviço e obtém-se a Ficha de Serviço como se
pode verificar na Figura 5.24.
86
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 5.24 – Criar uma ficha de serviço
A ficha de serviço encontra-se dividida em três partes: Identificação, Requisitante e
Prazo de execução.
• Identificação
1. N.o - Número da ficha de serviço que é automático (consoante o n.o de fichas
de serviço inseridas por ano);
2. Tı́tulo - Tı́tulo do serviço;
3. N.o Informação - Número da informação associada (opcional);
4. Descrição - Breve descrição do serviço a realizar.
5.3. COMPONENTE DE WORKFLOW
87
• Requisitante
5. Tipo de Serviço - Trabalho, aula, doutoramento, entidade exterior, mestrado,
projecto licenciatura, projecto/tese de mestrado;
6. Cliente - Nome do requisitante, apresentando uma caixa de combinação com
os clientes existentes na base de dados. Caso seja serviço ao exterior é usado
o nome da pessoa de contacto de cada entidade.
• Prazo de Execução
7. Data de Inı́cio - Data de inı́cio do serviço e hora;
8. Data Prevista de Conclusão - Data prevista de conclusão. Esta data pode ser
alterada posteriormente;
9. Duração - É calculada automaticamente ao introduzir a data de inı́cio e a de
conclusão do serviço;
10. Tipo de Prazo: Normal, Urgente ou Muito Urgente;
5.3.4
Supervisor
Existe uma separação da área de Requisições, Tarefas e Serviços para os responsáveis
e para os funcionários. O funcionário é o gestor do laboratório e o responsável é
o supervisor. O perfil de supervisor inclui também elementos do Conselho Directivo, coordenadores de departamento ou membros de orgãos de gestão. A página
inicial apresentada ao supervisor inclui a listagem de laboratórios aos quais pode
ter acesso (Figura 5.25). No caso de ser responsável só tem permissões de acesso
aos laboratórios a que pertence, mas no caso de ser membro de órgãos de direcção
tem acesso a todos os laboratório, podendo consultar todos os itens apresentados
anteriormente, mas sem acesso à função de gestão.
Apesar de não poder gerir o laboratório, pode consultar os PDF’s das Fichas de
Serviço e Requisições, assim como as Tarefas, Equipamentos, entre outros.
88
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 5.25 – Página de gestão do supervisor
5.4
Componente de Groupware
No desenvolvimento da componente de Groupware optou-se por usar um sistema
de mensagens instantâneas que já era amplamente adoptado pelos funcionários no
seu dia-a-dia. Assim, a componente Groupware usa os serviços do Live Mensager
para a troca de mensagens, permitindo contactar directamente com o funcionário do
laboratório. Para que isso aconteça basta clicar no botão Groupware e seleccionar
o laboratório respectivo.
5.4. COMPONENTE DE GROUPWARE
89
Depois de iniciar a sessão no Windows Live Messenger ou usar uma conta de convidado (guest) (Figura 5.26), poderá enviar mensagens directamente para o funcionário através da Web sem necessitar de ter o Messenger instalado nem de o
funcionário estar na lista de contactos desta aplicação. Esta página permite dar suporte aos docentes e alunos aumentando a interactividade entre o aluno, funcionário
e docente.
Figura 5.26 – Página de gestão do Groupware
Para utilizar este serviço é necessário criar uma conta Windows Live ou usar uma
já existente, para cada laboratório. Por uma questão de eficiência no uso de ferramentas de Groupware para comunicação sı́ncrona, foi criada uma nova conta para
cada funcionário, de forma a que o serviço seja usado exclusivamente para apoio à
gestão laboratorial (Figura 5.27).
90
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 5.27 – Criar conta do laboratório no Windows Live Messenger
Depois de criada a conta é gerado o código HTML a embutir no eLabs de modo a
permitir a comunicação a partir da plataforma com o funcionário (Figura 5.28).
Após ser inserido na base de dados o código HTML gerado pelo Windows Live
Messenger, fica disponı́vel a comunicação sı́ncrona e assı́ncrona através de mensagens
instantâneas via Web.
O utilizador deste serviço pode ser um funcionário de outro laboratório, um aluno
ou um docente, colocando dúvidas relativamente à utilização de equipamento, de
aplicações informáticas ou de experiências laboratoriais, entre outras.
5.4. COMPONENTE DE GROUPWARE
91
Figura 5.28 – Código HTML gerado no registo no Live Messenger
Após escolher o laboratório ao qual pertence o funcionário com quem se pretende
comunicar, é solicitada a autenticação. Caso o utilizador opte por entrar como convidado, irá ser identificado como visitante, não necessitando de ter uma conta Live
Messenger (Figura 5.29).
92
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 5.29 – Entrada da conta não visitante
As mensagens enviadas a partir deste serviço vão directamente para a conta Live
Messenger do funcionário, surgindo uma nova janela de conversação, quer o utilizador esteja identificado ou não (Figura 5.30).
Figura 5.30 – Interacção entre o visitante e o funcionário
5.5. GESTÃO DE CONTEÚDOS (PORTAL)
5.5
93
Gestão de conteúdos (Portal)
A componente de gestão de conteúdos do eLabs permite que cada laboratório possa
gerir de forma dinâmica os conteúdos do portal (Frontoffice), permitindo o acesso
aos utilizadores finais (alunos, docentes, funcionários ou clientes). A gestão dos
conteúdos de cada laboratório é administrada pelo funcionário desse laboratório.
Basta entrar na plataforma eLabs através da sua autenticação e clicar no menu
portal, surgindo as seguintes opções: Menus, Categorias, Submenus, Páginas e por
fim a Pré-visualização (Figura 5.31).
Figura 5.31 – Página de gestão do portal
A partir do menu Portal o funcionário passa a gerir os conteúdos de cada laboratório,
sem ter que utilizar um programa de edição de páginas em HTML e depois transferilas para o servidor. A inserção, remoção e alteração dos conteúdos é simples, tendo
uma abordagem idêntica à de um CMS (Content Management System).
Para uma melhor organização das páginas e uma navegação eficiente, foram criadas
áreas dinâmicas de navegação. Assim, a ligação menu permite gerir o menu superior
94
CAPÍTULO 5. DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA ELABS
do portal, as categorias de submenu permitem gerir o tı́tulo das categorias do lado
esquerdo do portal e finalmente o submenu tem a ligação para a página.
Para a edição da página foi integrado um editor de HTML, o FCKeditor, que permite
formatar as páginas sem requerer conhecimentos de HTML (Figura 5.31).
O menu pré-visualização permite testar o portal apresentando o aspecto que terá
para os utilizadores, permitindo testar as suas funcionalidades (Figura 5.32).
Figura 5.32 – Pré-visualização do portal
5.6. CONCLUSÃO
5.6
95
Conclusão
O objectivo de desenvolver um sistema de gestão laboratorial online foi conseguido,
tendo sido implementados todos os serviços que são apontados como essenciais para
uma gestão laboratorial através da Web.
O desenvolvimento de serviços que abrangessem a maioria das necessidades e das
situações foi uma das prioridades, tendo-se conseguido criar serviços de requisição de
equipamentos, gestão de tarefas, fichas de serviço, gestão de fornecedores e clientes
e gestão de consumı́veis e componentes.
Através da melhoria de programas Open Source, disponibilizados na Internet, foi
possı́vel orientar o esforço para o aperfeiçoamento dos serviços e atingir um nı́vel
de qualidade que não poderia ter sido alcançado, caso se enveredasse pelo desenvolvimento de raiz de todos os serviços e ferramentas. Assim, a adopção do editor
FCKEditor, do template da plataforma e de componentes em Ajax, permitiram
uma maior rapidez na disponibilização de soluções integradas de gestão online. As
polı́ticas de segurança abordadas no capı́tulo de requisitos não foram implementadas
na sua totalidade, mas cumprem na generalidade a protecção de dados. Para isso foi
utilizada uma chave por sessão que impede que um utilizador possa se fazer passar
por outro perante o sistema e foi efectuada a protecção da pasta pessoal através de
uma chave privada.
6
Avaliação da plataforma eLabs
Neste capı́tulo é efectuada a validação da plataforma eLabs, a qual foi testada em
laboratórios da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico de
Bragança. Para a fase experimental foram seleccionados laboratórios ligados à Engenharia Mecânica e à Engenharia Quı́mica (Tabela 6.2), devido a terem um modelo
de funcionamento semelhante. Foi feita uma análise qualitativa para a validação de
utilização da plataforma eLabs, através de um inquérito aos utilizadores e também
através dos dados de utilização da plataforma, o que permitiu tirar conclusões relativamente à gestão laboratorial online e ao funcionamento global da plataforma eLabs.
Ao longo deste capı́tulo será também apresentada uma sı́ntese da metodologia de
investigação adoptada.
6.1
Metodologia de Investigação
Ao longo dos tempos tem existido dentro da comunidade cientı́fica uma grande discussão sobre qual o método de investigação mais eficaz, se é o quantitativo ou o
qualitativo. Independentemente do método, a investigação deve sempre reger-se por
uma filosofia que define os princı́pios metodológicos, epistemológicos e ontológicos
em que se baseia, W. Orlikowski (1991a).
97
98
CAPÍTULO 6. AVALIAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Neste trabalho pretende-se avaliar em que medida as plataformas Web podem tornar mais eficientes os processos de gestão laboratorial. Na Figura 6.1 encontra-se
representado o processo de investigação que iniciou com a definição dos objectivos
de investigação. De seguida desenvolveu-se a fase de recolha de dados através dos
registos de utilização da plataforma eLabs que integra as tarefas, fichas de serviço,
requisições de equipamento, equipamentos, componentes, consumı́veis, clientes e
fornecedores. Foi efectuada também uma análise do inquérito sobre a utilização da
plataforma eLabs. Por último, foi efectuada a validação da plataforma com base
nos resultados obtidos.
Figura 6.1 – Etapas de uma metodologia de investigação
Segundo Orlikowski W. Orlikowski (1991b) as principais metodologias de investigação usadas para a pesquisa em sistemas de informação são as seguintes:
• Experiências em campo - Utiliza métodos experimentais em situações reais
dentro das empresas e na sociedade. Como vantagem apresenta o trabalho directo com o objecto de estudo, mas por outro lado, como é difı́cil de determinar
todas as variáveis, não é possı́vel garantir que a repetição das experiências produza os mesmos resultados;
• Estudos de mercado (Survey) - É um método qualitativo em que os dados
são recolhidos através de questionários e/ou entrevistas, permitindo através
da análise dos dados explicar fenómenos do mundo real;
• Estudos de caso (Case Study) - Baseia-se na investigação de fenómenos no
contexto de uma organização. É muito usada em sistemas de informação, devido a permitir o estudo de problemas num contexto organizacional, M. Alavi
(1992). A grande desvantagem desta metodologia é a dificuldade em generalizar os resultados;
6.1. METODOLOGIA DE INVESTIGAÇÃO
99
• Simulação - Baseia-se na simulação do comportamento do sistema em estudo,
facultando assim a possibilidade de criação de vários cenários para estudo de
um determinado fenómeno;
• Pesquisa-acção (Action Research) - Nesta metodologia, o investigador é um
elemento activo na sua concretização. Baseia-se na análise dos resultados
obtidos por mudanças induzidas no objecto em estudo;
• Etnografia - Esta metodologia provém das disciplinas de antropologia social e
consiste no estudo de um determinado objecto por vivência directa da realidade
onde esse objecto se insere.
Tabela 6.1 – Diferenças entre a investigação quantitativa e qualitativa, Neil (2006)
Investigação Qualitativa
Descrição detalhada e completa.
O investigador conhece de uma forma
vaga quais os resultados que
pretende obter.
Recomendado para uma fase inicial
do trabalho de investigação.
O planeamento é feito durante o estudo.
O investigador é o instrumento de recolha
de dados.
Os dados estão na forma de palavras,
figuras e objectos.
Subjectivo, sendo que a interpretação
individual dos acontecimentos é importante.
Os dados qualitativos são mais ricos
mas por outro lado consomem mais tempo
a tratar e é mais difı́cil generalizar
os resultados.
O investigador tende a ficar
subjectivamente envolvido com
o objecto de estudo.
Investigação Quantitativa
Enumerar, classificar e construir
modelos estatı́sticos.
O investigador conhece
de uma forma clara quais os
resultados que pretende obter.
Recomendado para as fases finais.
do trabalho de investigação.
O planeamento é feito de forma
rigorosa antes da recolha dos dados.
O investigador usa ferramentas, como
questionários ou equipamento, para
recolher dados numéricos.
Os dados estão na forma de
números ou estatı́sticas.
É objectivo uma vez que procura formas
precisas de medida e de análise.
Os dados quantitativos são mais
eficientes, permitindo o teste
de hipóteses, mas podem perder
a capacidade de contextualizar.
O investigador tende a ficar
objectivamente afastado do
objecto de estudo.
100
CAPÍTULO 6. AVALIAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
As principais diferenças entre as metodologias quantitativas e qualitativas encontramse representadas na Tabela 6.1, Neil (2006). A principal motivação para fazer investigação qualitativa é a possibilidade de conhecer as pessoas, a sociedade e o contexto
destas. A investigação qualitativa tem por base ser uma investigação positivista, interpretativa e crı́tica. Positivista porque parte do princı́pio que a realidade é descrita
por um conjunto de propriedades mensuráveis que são independentes do observador
e dos instrumentos de recolha e análise, segundo W. Orlikowski (1991b).
A investigação interpretativa parte do princı́pio que o acesso à realidade só pode
ser feito através da construção social, exemplo: lı́ngua, consciência e conceitos de
partilha, segundo Boland (1985).
A investigação crı́tica assume que a realidade é produzida por pessoas e o seu principal objectivo é baseado em oposições, conflitos e contradições para justificação dos
problemas.
No sentido de avaliar as hipóteses colocadas, foi efectuada uma análise qualitativa
na validação da plataforma eLabs.
6.2
Análise dos dados de utilização
Para uma avaliação da plataforma eLabs podem ser usados três tipos de análise:
a análise quantitativa, qualitativa e a mista ou combinada, a qual integra as duas
anteriores. O tipo de análise quantitativa permite saber o número de utilizadores,
acessos mensais, acessos por laboratório, etc. A análise do tipo qualitativa permite
avaliar um determinado item numa determinada escala através da sua classificação.
Para avaliar a plataforma eLabs foi adoptada a análise do tipo qualitativa, sendo
neste capı́tulo apresentado um estudo sobre os serviços disponı́veis, nomeadamente:
o número de acessos à plataforma eLabs, acessos mensais, acessos por laboratório,
clientes, fornecedores, equipamentos, componentes, consumı́veis, fichas de serviço,
tarefas e requisições.
Foi escolhida a Escola Superior de Tecnologia e de Gestão de Bragança(ESTiG) do
Instituto Politécnico de Bragança para validar o protótipo, devido à proximidade
6.2. ANÁLISE DOS DADOS DE UTILIZAÇÃO
101
do objecto de estudo e também por possuir laboratórios nas diversas áreas da engenharia. A amostra escolhida foi os laboratórios da áreas de Engenharia Mecânica e
Engenharia Quı́mica, devido a terem já alguns processos informatizados com recurso
a folhas de cálculo. Na Tabela 6.2 são apresentados os laboratórios que participaram
na validação da plataforma eLabs.
Tabela 6.2 – Laboratórios que participaram na avaliação do eLabs
Laboratório
Laboratório de
Laboratório de
Laboratório de
Laboratório de
Laboratório de
Laboratório de
Laboratório de
Laboratório de
Estruturas e Resistências de Materiais
Fabricação Assistida por Computador
Máquinas Equipamentos Térmicos
Oficinas Mecânicas
Projecto Assistido por Computador
Processos Quı́micos
Quı́mica Analı́tica
Tecnologia Mecânica
Abrev
LERM
LFAC
LMET
LOM
LPAC
LPQ
LQA
LTM
A ESTiG possui 21 laboratórios nas diversas áreas da engenharia tais como: civil,
electrotécnica, informática, mecânica e quı́mica. A amostra seleccionada foi de 8
laboratórios, representando 38% do universo de todos os laboratórios. Devido à
impossibilidade de recolher e tratar todos os dados da totalidade dos laboratórios,
escolheu-se uma amostra que fosse o mais abrangente possivel, de modo a que aos
resultados pudessem ser generalizados para as restantes áreas.
A Tabela 6.3 mostra o número de contas criadas para os utilizadores nesta primeira
fase. Foram criadas 173 contas de alunos, 6 contas de funcionários e 8 contas de
supervisores. Existem 6 funcionários para 8 laboratórios, isto porque um funcionário
tem funções em mais do que um laboratório. Os supervisores incluem os responsáveis
dos laboratórios e os membros da direcção.
102
CAPÍTULO 6. AVALIAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Tabela 6.3 – Contas de utilizador criadas
Alunos
173
Funcionários
6
Supervisores
8
De seguida são apresentados os dados de acesso à plataforma eLabs no perı́odo de
Março a Julho de 2009, representados na Tabela 6.4.
Tabela 6.4 – Número de acessos à plataforma eLabs
No total de acessos
165
Perı́odo
1/03/2009 a 31/07/2009
A Tabela 6.5 representa o número de acessos à plataforma eLabs por laboratório,
sendo de salientar que os laboratórios ligados à área da Engenharia Quı́mica tiveram
mais acessos, isto porque possuem mais recursos laboratoriais.
Tabela 6.5 – Número de acessos à plataforma eLabs por laboratório
Laboratório
LERM
LOM
LPAC
LPQ
LQA
Acessos
9
5
46
40
50
De seguida são apresentados os acessos mensais, representados na Tabela 6.6. De
salientar que o número de acessos diminuiu nos meses de Junho e Julho devido à
paragem pedagógica das aulas e inı́cio da época de exames, o que se traduz numa
menor utilização dos laboratórios.
6.2. ANÁLISE DOS DADOS DE UTILIZAÇÃO
103
Tabela 6.6 – Acessos mensais
Mês
Março
Abril
Maio
Junho
Julho
Acessos
52
50
43
15
5
Da análise dos resultados da Tabela 6.7, temos 7 contactos relativos a fornecedores,
os quais são independentes de cada laboratório, e 7 clientes comuns aos diversos
laboratórios. O número de fornecedores é relativamente baixo, devido ao facto da
plataforma ainda se encontrar em fase de testes e nem todos os funcionários usarem
esta funcionalidade.
Tabela 6.7 – Clientes e fornecedores
No de Fornecedores
7
No de Clientes
6
A Tabela 6.8 mostra o número de equipamentos inseridos por laboratório, sendo o
número de equipamentos nos laboratórios da área de Engenharia Quı́mica o mais
elevado devido a estes laboratórios terem um maior número de equipamentos em
relação aos laboratórios da área da Engenharia Mecânica. Nota-se que todos os
funcionários usaram mais a funcionalidade de gestão de equipamentos, isto porque
é necessário inserir os equipamentos para poderem ser efectuadas requisições.
104
CAPÍTULO 6. AVALIAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Tabela 6.8 – Equipamentos inseridos em cada laboratório
Laboratório
LERM
LFAC
LMET
LOM
LPAC
LPQ
LQA
LTM
Equipamento
6
2
5
18
58
75
50
7
A Tabela 6.9 representa a gestão de stocks de consumı́veis, serviço ainda pouco
usado por parte dos funcionários uma vez que só dois laboratórios usaram esta funcionalidade.
Tabela 6.9 – Consumı́veis registados em cada laboratório
Laboratório
LOM
LPAC
Consumivel
75
9
Na Tabela 6.10 temos o número de componentes por laboratório, limitando-se a
adesão a um único laboratório. A inserção de componentes tem a finalidade de gerir
a aquisição e o processo de gestão de avarias. Os laboratórios que possuem computadores, como o LPAC, é o único que apresenta a necessidade de gerir componentes.
Tabela 6.10 – Componentes inseridos
Laboratório
LPAC
Componente
31
A Tabela 6.11 indica o número de itens correspondentes à matéria prima existente
em cada laboratório. Esta tabela é necessária para a prestação de serviços quer
internamente à instituição quer ao exterior, sendo com base nestes dados que se
calcula a facturação dos serviços.
6.2. ANÁLISE DOS DADOS DE UTILIZAÇÃO
105
Tabela 6.11 – Matéria prima
Laboratório
LFAC
LPAC
LOM
LERM
LPQ
Matéria Prima
5
1
5
5
1
A Tabela 6.12 está relacionada com as informações efectuadas para a aquisição de
equipamentos. Todos os equipamentos que existem dentro de cada laboratório estão
relacionados com um número de informação interna de pedido de compra.
Tabela 6.12 – Informações inseridas
Laboratório
LERM
LFAC
LMET
LOM
LPAC
LPQ
LQA
LTM
Informação
5
2
5
8
33
76
52
7
A Tabela 6.13 indica as avarias inseridas por equipamento, sendo uma tabela muito
importante em termos de funcionalidade dos laboratórios ainda que tenha uma
adesão pequena. Mais uma vez é no laboratório com equipamento informático que
se verifica uma maior utilização desta funcionalidade.
Tabela 6.13 – Avarias registadas
Laboratório
LPAC
Avaria
23
Na Tabela 6.14 encontram-se representadas as requisições de equipamento efectuadas
por cada laboratório. Cada um destes valores é inserido pelos próprios funcionários
de cada laboratório. Ao ser uma das funcionalidades mais usadas nos laboratórios,
106
CAPÍTULO 6. AVALIAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
pode-se concluir que a requisição de equipamento é um serviço bastante útil pois
permite gerir todo o processo de requisição, nomeadamente para aulas, experiências,
projectos, entre outras.
Tabela 6.14 – Requisições de equipamento efectuadas por cada laboratório
Laboratório
LERM
LFAC
LMET
LOM
LPAC
LPQ
LQA
LTM
Requisições de Equipamento
8
9
11
23
49
110
270
4
Na Tabela 6.15 encontram-se representadas as tarefas efectuadas pelo funcionário
de cada laboratório. A inserção de tarefas é da responsabilidade dos próprios funcionários, permitindo o acompanhamento da sua execução aos supervisores.
Tabela 6.15 – Tarefas registadas
Laboratório
LERM
LOM
LPAC
LQA
Tarefa
27
32
56
11
A Tabela 6.16 representa o número de fichas inseridas, representando os serviços
efectuados quer internamente quer externamente à instituição. As fichas de serviço
permitem a gestão de todo o processo desde a solicitação do serviço, passando pela
execução, até à facturação.
6.3. DESCRIÇÃO DO INQUÉRITO
107
Tabela 6.16 – Fichas de serviço
Laboratório
LFAC
LOM
LPAC
LPQ
LQA
Fichas de Serviço
4
4
12
38
9
Os resultados apresentados por cada tabela: clientes, fornecedores, equipamentos,
consumı́veis, componentes, matéria prima, informações, avarias, fichas de serviço,
tarefas e requisições de equipamento, permitem concluir que a plataforma foi utilizada de uma forma regular no apoio à gestão das diversas actividades de cada
laboratório. Verifica-se que alguns laboratórios não usam todas as funcionalidades
da plataforma, devendo-se isso a esta ainda se encontrar em fase de testes e nem
todas as funcionalidades terem sido disponibilizadas logo no inı́cio do perı́odo de
avaliação. Os dados indicam que o serviço mais utilizado foi a requisição de equipamento.
6.3
Descrição do inquérito
O inquérito sobre a utilização da plataforma eLabs (ver Anexo I) tem como objectivo
efectuar uma análise qualitativa dos serviços disponibilizados. Foram distribuı́dos os
inquéritos a todos os funcionários que utilizaram a plataforma, sendo a sua resposta
anónima. O inquérito incide na área da gestão laboratorial online, onde se pretende
estudar a experiência que os funcionários tiveram na utilização dos serviços que a
plataforma eLabs disponibiliza. Pretende-se, assim, saber qual a opinião que os
funcionários têm em relação à gestão laboratorial online e quais as vantagens e desvantagens apontadas. O inquérito foi efectuado de forma a avaliar individualmente
cada um dos serviços disponibilizados.
O objectivo da primeira pergunta é saber o método ou sistema usado anteriormente
para fazer a gestão laboratorial, a segunda pergunta visa saber se o eLabs - Gestão
Laboratorial Online é uma ferramenta relevante no apoio à gestão laboratorial. A
terceira pergunta consiste em classificar e caracterizar a plataforma eLabs quanto à
108
CAPÍTULO 6. AVALIAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
sua facilidade de utilização, aspecto gráfico da interface e rapidez. A quarta pergunta
classifica a relevância das componentes que constituem a plataforma quanto à utilização das funcionalidades de gestão de equipamentos, componentes, consumı́veis,
contactos, requisições, tarefas, serviços, mensagens instantâneas e conteúdos. As restantes perguntas são de resposta aberta e estão todas relacionadas com a experiência
na utilização da plataforma, apontando três pontos positivos e três sugestões para
melhorar o desempenho da plataforma eLabs.
As questões apresentadas no inquérito permitem recolher dados relativos a aspectos
relevantes e supostas melhorias no funcionamento do eLabs, ao nı́vel da interface do
sistema e dos serviços disponibilizados.
6.3.1
Análise dos dados do inquérito
Através do inquérito efectuado aos seis funcionários relativamente à utilização da
plataforma eLabs - Gestão Laboratorial Online foi possı́vel tirar conclusões relativamente às componentes mais relevantes e quais as funcionalidades que podem ser
implementadas no futuro. Com a mudança para o paradigma de Bolonha, cada
vez mais os cursos têm uma componente prática e experimental mais acentuada,
aumentando consequentemente a procura pelos laboratórios para a realização de
trabalhos. Isto engloba um maior número de requisições de equipamento para as
aulas, trabalhos, projectos e dissertações. O aumento da procura traduz-se na necessidade de uma maior eficiência na gestão laboratorial online, a fim de reduzir o
tempo despendido no preenchimento de formulários, diminuindo o uso do papel.
É feita uma análise qualitativa dos dados recolhidos através do inquérito sobre a
utilização da plataforma eLabs, sendo classificado cada item numa escala de 1 a 5,
representando o 1 o valor qualitativo de nada favorável e o 5 o valor qualitativo de
muito favorável.
Segundo a análise da amostra, verifica-se que 100 % dos funcionários usavam anteriormente, para fazer a gestão laboratórial, fichas em papel para a gestão de equipamentos e serviços laboratoriais, e que 100 % dos funcionários consideraram que
a plataforma eLabs - Gestão Laboratorial Online é uma ferramenta muito útil no
6.3. DESCRIÇÃO DO INQUÉRITO
109
apoio à gestão laboratorial.
Caracterização da plataforma eLabs
Através da análise dos dados da caracterização da plataforma, verifica-se uma média
de 4,8 e uma moda de 5. Estes valores traduzem uma elevada satisfação na utilização
da plataforma. Utilizou-se a moda como indicador devido a representar o valor mais
frequente, sendo considerado por R.E Iman (1983) o dado estatı́stico mais fiável
para este tipo de análise, uma vez que não está tão sujeito a flutuações extremas.
Como se pode verificar na Tabela 6.17 foi atribuı́do a cada um dos itens o valor
4 (17%) e 5 (83%), sendo a escala de 1 a 5 (onde 1 representa o nı́vel mı́nimo de
relevância e 5 o nı́vel máximo da relevância).
Tabela 6.17 – Caracterı́sticas da plataforma eLabs
Caracterı́sticas do eLabs
Facilidade de utilização
Aspecto gráfico da interface
Rapidez da plataforma
1
(%)
0
0
0
2
(%)
0
0
0
3
(%)
0
0
0
4
(%)
17
17
17
5
(%)
83
83
83
média
moda
4,8
4,8
4,8
5
5
5
A avaliação efectuada pelos funcionários que usaram a plataforma eLabs pode ser
considerada muito positiva, destacando-se a facilidade de utilização e a rapidez, uma
vez que apresenta uma moda de 5 e uma média de 4,8. O aspecto gráfico da interface
foi também considerado muito elevado.
Segundo a análise da Figura 6.2 a amostra indica que 83 % dos inquiridos acham
que a plataforma eLabs é muito fácil de utilizar.
110
CAPÍTULO 6. AVALIAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Figura 6.2 – Caracterı́sticas da plataforma eLabs
Classificação das componentes da plataforma eLabs
Através da análise feita à Tabela 6.18, que representa a classificação das componentes
da plataforma eLabs, verifica-se que no geral o resultado é muito positivo com uma
moda de 5 e uma média a rondar os 4,7. Com base nos dados pode-se verificar que
as componentes do eLabs mais usadas são os: Equipamentos, Requisições, Tarefas e
Serviços. A todas estas componentes foi atribuı́da uma classificação muito relevante,
isto porque são os serviços mais usados ao nı́vel do funcionamento dos laboratórios.
Estes valores vêm confirmar os dados de análise de utilização do eLabs, onde a maior
utilização foi nas Requisições e nos Equipamentos, seguida dos Serviços e Tarefas.
Os Consumı́veis e os Contactos foram considerados por todos os funcionários como
menos relevantes, pois é uma componente do eLabs menos prioritária. A ajuda
online (Live Messenger) e a gestão de conteúdos (Portal) também foi considerado
menos relevante, uma vez que foram as últimas componentes da plataforma a serem
implementadas.
6.3. DESCRIÇÃO DO INQUÉRITO
111
Tabela 6.18 – Relevância das componentes
Relevância das componentes
do eLabs
Equipamentos
Componentes
Consumı́veis
Contactos
Requisições
Tarefas
Serviços
Ajuda online (Live Messenger)
Gestão de conteúdos (Portal)
1
(%)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
2
(%)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3
(%)
0
17
17
17
0
0
0
17
0
4
(%)
0
0
17
0
0
0
0
33
33
5
(%)
100
83
67
83
100
100
100
50
67
média
moda
5,0
4,7
4,5
4,7
5,0
5,0
5,0
4,3
4,7
5
5
5
5
5
5
5
5
5
As perguntas de resposta aberta, relativamente à experiência da utilização da plataforma eLabs, apontam no sentido que a maioria acha que é muito prática e fácil
de utilizar, melhorando o desempenho do laboratório e apresentando-se como uma
ferramenta muito útil na melhoria da gestão dos processos.
Na resposta relativa aos pontos positivos da plataforma eLabs, a maioria dos inquiridos refere a facilidade de utilização, o facto de ser ecológica (não gasta papel), o
aspecto de poder ser consultada pelo responsável do laboratório e também a poupança de tempo.
Foram também apresentadas algumas sugestões no sentido de melhorar o desempenho da plataforma eLabs, tais como: “por vezes há a necessidade de requisição de
mais que um equipamento para um trabalho, sendo necessário abrir sempre uma
nova folha de requisição”; ou “enviar um email automaticamente para recordar tarefas agendadas”.
112
6.4
CAPÍTULO 6. AVALIAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS
Conclusão
Da análise feita aos dados de utilização da plataforma eLabs e ao inquérito efectuado aos funcionários, veio permitir concluir que os funcionários consideram muito
importante a utilização do eLabs, devido a ser uma ferramenta de apoio muito
importante para o desempenho dos laboratórios, foi também considerada uma ferramenta que facilita a gestão local e à distância, considerando que a ajuda online
é uma parte muito importante para o esclarecimento de dúvidas (interacção entre
aluno-funcionário-docente).
A avaliação efectuada à plataforma eLabs foi muito positiva, tendo sido considerada muito relevante a facilidade de acesso aos serviços disponibilizados por esta,
tais como: a rapidez de inserção dos serviços, tarefas e requisições e a facilidade de
consulta de toda a informação por parte dos responsáveis.
7
Conclusões
Neste capı́tulo é apresenta uma retrospectiva do trabalho realizado e é feita uma
reflexão sobre os resultados obtidos, nomeadamente qual a contribuição deste trabalho, e por último as conclusões finais.
Na primeira parte do capı́tulo é feito um enquadramento dos resultados, que inclui
um resumo do processo de investigação, as hipóteses colocadas e os resultados obtidos.
Na parte final do capı́tulo são apresentadas algumas perspectivas de trabalho futuro
e efectuadas as considerações finais sobre a plataforma eLabs - Gestão Laboratorial
Online.
7.1
Enquadramento dos resultados
Desde o aparecimento dos computadores que as aplicações têm evoluı́do no sentido
de apoiar as actividades organizacionais e automatizar os processos de negócio. A
utilização dos sistemas informáticos dentro das organizações tem vindo a aumentar mesmo em algumas áreas consideradas impensáveis (por exemplo: armazéns,
oficinas, secção de limpeza, entre outros). Este alargamento deveu-se ao desenvolvimento das novas tecnologias de informação que estão cada vez mais interligadas às
necessidades da gestão organizacional.
113
114
CAPÍTULO 7. CONCLUSÕES
Os sistemas de WorkFlow e Groupware são sistemas poderosos ao nı́vel da gestão
organizacional, estando muitas vezes interligados porque partilham o mesmo objectivo, ou seja, aumentar o trabalho cooperativo e facilitar a partilha de informação
e conhecimento. A principal diferença entre o Workflow e o Groupware é que o
Groupware usa um estilo informativo de comunicação enquanto o Workflow propõe
uma codificação formal, exigindo uma preparação de informação estruturada e ordenada.
Num processo organizacional, cada utilizador desempenha uma função diferente e
todos eles precisam de partilhar informação e coordenar o desenvolvimento das suas
tarefas. O objectivo do Workflow é determinar o fluxo do processo, mostrando todas as etapas para a concretização de determinada tarefa, serviços e actividades que
compõem o processo.
A plataforma eLabs permite automatizar a gestão dos processos ao nı́vel laboratorial recorrendo a tecnologias de Workflow, promovendo assim uma maior eficácia
na gestão dos recursos. A elaboração da ficha de serviço (partilhado), o desenvolvimento de uma base de dados comum para a gestão laboratorial, a criação de uma
ficha de requisição electrónica comum de equipamento, a elaboração de planos semanais e registos de utilização de equipamento (tarefas) e o desenvolvimento do portal
eLabs, são algumas das principais caracterı́sticas da plataforma.
A criação da plataforma eLabs contribui também para o aumento da actividade de
transferência de tecnologia nas instituições de ensino, uma vez que permitiu dar uma
maior visibilidade aos projectos de investigação desenvolvidos e uma melhor gestão
do processo de desenvolvimento.
Na validação da plataforma eLabs, pode-se concluir que relativamente aos dados de
utilização e aos resultados do inquérito efectuado aos funcionários, que esta é considerada muito importante no aumento do desempenho das tarefas do laboratório e
foi também considerada uma ferramenta que facilita a gestão local e à distancia.
Nos diversos itens de avaliação abordados no inquérito, quase na totalidade dos
inquéritos refere que a plataforma tem um elevado desempenho, destacando-se a
rapidez na inserção dos serviços, tarefas e requisições e a facilidade de consulta de
toda a informação por parte dos responsáveis.
7.2. TRABALHO FUTURO
7.2
115
Trabalho futuro
Tal como qualquer projecto de software, o ciclo de desenvolvimento e de testes não
é um ciclo fechado, existindo sempre melhorias a fazer. As opiniões por parte dos
funcionários dos laboratórios revelam uma melhoria muito elevada no processo de
requisição dos equipamentos, na gestão de tarefas, na elaboração de orçamentos, na
geração de relatórios de requisições e na gestão das fichas de serviço e de tarefas.
No entanto, são propostas algumas melhorias pelos funcionários inquiridos nomeadamente na requisição de equipamento, em que actualmente cada ficha de requisição
está associada a um único equipamento, havendo em algumas situações a necessidade de requisitar mais que um equipamento para um determinado trabalho. Assim,
uma ficha de requisição poderia contemplar a requisição de vários equipamentos.
Foi também apresentada a sugestão de enviar um email automaticamente para recordar tarefas agendadas. Esta funcionalidade poderá ser implementada através de
um serviço instalado no servidor que consulta continuamente os prazos na base de
dados e logo que detecte que este foi ultrapassado envia um email.
Ao nı́vel da validação dos dados dos formulários, pretende-se melhorar a forma de
preenchimento, nomeadamente diminuir a quantidade de dados a inserir e reduzir a
probabilidade de ocorrerem erros de inserção.
Com a implementação de tecnologias de Workflow na plataforma eLabs, possibilita
o armazenamento de uma grande quantidade de dados que no caso de serem tratados e sintetizados permitem um melhor apoio à decisão. O apoio à decisão pode
ser aplicado nas diversas vertentes da instituição, tais como investimentos a efectuar, avaliação de desempenho e a produção de conhecimento. Assim, propõe-se a
integração de ferramentas de gestão do conhecimento que permitam complementar
o Workflow, tornando as instituições mais aptas a enfrentar as constantes mudanças
e desafios do sistema educativo.
Ao nı́vel do Groupware também se propõe como trabalho futuro implementar outros serviços de colaboração, tais como wikis e blogs, permitindo aos funcionários e
docentes uma maior rapidez na partilha de informação e do conhecimento.
Tendo em conta estas melhorias, irá permitir ainda mais uma melhoria da qualidade
116
CAPÍTULO 7. CONCLUSÕES
dos serviços prestados pelos laboratórios, quer internamente quer à comunidade,
tendo grandes possibilidades de evoluir no futuro integrando novas tecnologias e
adaptando-se às diversas necessidades de uma instituição de ensino superior.
7.3
Conclusões finais
O eLabs é um dos poucos sistemas desenvolvidos de gestão laboratorial online ao
nı́vel de instituições de ensino superior baseado na gestão de tarefas, requisições,
serviços, stocks e gestão de conteúdos, o que se pode tornar numa mais valia para
aumentar a eficiência do processos de gestão laboratorial.
O número de serviços e ferramentas desenvolvidos cobrem a maior parte das necessidades dos funcionários, alunos, docentes e administradores que operam ao nı́vel
laboratorial. Disponibiliza também um sistema de comunicação integrado, com
possibilidade de dar suporte online (Mensagens Instantâneas do Live Messenger), e
disponibiliza ferramentas de publicação de conteúdos para a gestão do portal, que é
a parte pública com informações de cada laboratório (Editor HTML). A acrescentar
a estas caracterı́sticas, possui um sistema de gestão da agenda e das tarefas, permitindo um acompanhamento de todas as actividades.
Os conteúdos das informações em destaque de cada laboratório podem incluir as
mais avançadas tecnologias como páginas Web, aplicações multimédia, áudio e vı́deo.
Para um melhor aproveitamento da gestão laboratorial, o sistema recorre ao armazenamento de toda a informação, o que permite de uma forma automática a avaliação
do desempenho dos serviços prestados.
Através da análise dos dados de utilização verifica-se que os funcionários aderiram
de forma positiva à plataforma eLabs, sendo uma mais valia no desempenho das
suas funções.
Para um melhor conhecimento da opinião dos funcionários, foi disponibilizado um
inquérito em que são dadas opiniões relativas ao funcionamento da plataforma eLabs.
Segundo a opinião dos utilizadores o eLabs é um sistema de gestão laboratorial baseado na Web que permite de uma forma prática gerir serviços e tarefas laboratoriais
e a publicação de conteúdos no portal para apoio à gestão laboratorial.
7.3. CONCLUSÕES FINAIS
117
A plataforma eLabs permite também uma melhoria da qualidade dos serviços prestados pelos laboratórios, quer internamente quer à comunidade, e contribuiu também
para uma maior divulgação do conhecimento cientı́fico, ao propor uma forma expedita de divulgação dos projectos de investigação e desenvolvimento.
Pode-se assim concluir que foram atingidos os objectivos propostos nesta dissertação,
nomeadamente no desenvolvimento de uma aplicação de gestão laboratorial integrada, promover a eficiência dos processos através de tecnologias de Workflow e de
facilitar a comunicação e o trabalho cooperativo através do Groupware.
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119
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A
Anexo I - Inquérito sobre a
utilização da plataforma eLabs
125
Anexo I
Inquérito sobre a utilização da plataforma eLabs
Este inquérito tem como objectivo avaliar a plataforma eLabs - Proposta de uma Plataforma de Gestão
Laboratorial Online e recolher contributos para a melhoria das ferramentas de gestão disponibilizadas.
É importante que a sua resposta traduza com sinceridade a sua opinião.
Os dados são confidenciais.
1. Qual o sistema usado anteriormente para fazer a gestão laboratorial?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
_______________________________________________________________
2. Considera a plataforma eLabs - Gestão Laboratorial Online uma ferramenta
útil no apoio à gestão laboratorial?
Sim, Muito
Sim, Pouco
Não
3. Classifique as seguintes caracteristicas da Plataforma eLabs
Características do eLABs
Facilidade de utilização
Aspecto gráfico da interface
Rapidez da plataforma
Muito
Muito
Baixo
Elevado
1
2
3
4
5
Anexo I
4. Como classifica a relevância das seguintes componentes da plataforma
eLabs
Muito
Nada Relevante
Relevância das componentes do eLABs
1
2
Relevante
3
4
5
Equipamentos
Componentes
Consumíveis
Contactos
Requisições
Tarefas
Serviços
Ajuda online (Live Messenger)
Gestão de conteúdos (Portal)
4.1 Descreva a sua experiência na utilização da plataforma eLabs.
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
4.2 Caso tenha utilizado a plataforma de gestão Online eLabs, Indique três
pontos positivos:
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
Anexo I
5. Apresente três sugestões que possam melhorar a Plataforma eLabs.
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
6. Mencione aspectos que considere relevantes e que neste questionário não
foram abordados.
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
Obrigada pela sua colaboração.
Responsável pelo Inquérito: Maria José Câmara Viveiros Alves
[email protected]
Download

eLabs - Proposta de uma Plataforma de Gest˜ao Laboratorial Online