TESTEMUNHO
Uma solução integrada que acomoda
todas as características e condicionantes
específicas do negócio
Setor empresarial: Manutenção e reparações
diversas de propriedades
Volume de negócios: 52 milhões de euros
Força de trabalho: 750 empregados
Localização: França:
Desafios:
• §Integração de todos os fluxos de dados
de gestão
numa única ferramenta
• Maior mobilidade do Serviço Pós-Venda com PDA
ligados ao ERP
• Instalação de uma Extranet técnica para clientes
Soluções: Sage ERP X3 e módulo
X3 Serviços da GFI
Revendedor parceiro: GFI
Com 20 filiais espalhadas por toda a França, o Groupe ISERBA, com sede em Vaulx-en-Velin desde 1978, presta uma gama completa
de serviços relacionados com a manutenção de habitações sociais — carpintaria, serviços de serralharia, canalizações, reparação de
caldeiras, etc. Além disso, quatro subsidiárias (Somgaz, Efficaservices, Thermogaz, Confogaz) prestam serviços de manutenção de
caldeiras a gás a clientes privados. Com uma folha de pagamentos para 750 empregados, o grupo alcança um volume de negócios
anual de 52 milhões de euros. O Sage ERP X3, complementado pelo módulo X3 Serviços da GFI (gestão de atividades de serviços,
Cálculo de Custos do Projeto e do Trabalho) foi a primeira escolha da ISERBA na sua procura de soluções para enfrentar o principal
desafio em matéria de trabalho de projeto, nomeadamente para integrar todos os fluxos de dados de gestão do grupo numa única
ferramenta destinada a substituir a solução anterior, agora obsoleta.
Uma entrevista com Michel Vigier, Gestor de TI
„Até 2007, utilizávamos uma solução de software empresarial
que tinha sido concebida especificamente para empresas
especializadas na manutenção de caldeiras a gás para clientes
privados, o que não é exatamente a nossa principal linha de
negócio“, explica Michel Vigier. „Tivemos de adaptá-la de todos
as formas possíveis para abranger todas as nossas atividades,
bem como para se moldar às condicionantes dos contratos
do setor público. E mais, todas as nossas filiais estavam
equipadas com aplicações independentes, o que nos impedia
de obter uma vista geral das nossas atividades. Este software
empresarial era apoiado por soluções locais de contabilidade
e faturação. Esta solução híbrida e extremamente diversificada
atingiu o fim da sua vida útil e já não nos permitia controlar
devidamente a empresa.
ERP ou Produto de Topo?
Uma empresa de consultoria em TI começou a pensar na
melhor forma de melhorar a situação.
„Foi elaborado um plano diretor com base numa análise das
necessidades da empresa, o que possibilitou a elaboração de
especificações para nos servirem de orientação na procura
de uma solução que nos permitisse gerir todos os nossos
fluxos de dados, obter uma vista geral completa de todas as
nossas atividades e comunicar informação precisa e relevante à
administração. No entanto, primeiro e acima de tudo, esta
solução tinha de satisfazer os requisitos ligados a outras linhas
de negócio
– essa era a essência do problema com que nos deparávamos.
Recebemos muitas propostas e não tínhamos a certeza se
devíamos escolher uma solução ERP ou um produto de
topo. Por fim, depois de muito ponderarmos e de muitas
demonstrações, fomos conquistados pela opção proposta
pelo integrador GFI – o Sage ERP X3 combinado com o
módulo Sage ERP X3 Serviços
– que nos pareceu ser o melhor compromisso.“
A Extranet do cliente com interface Sage ERP X3
permite que os clientes monitorizem o progresso do
trabalho que está a ser realizado nas suas instalações.
Este é um serviço utilizado com frequência e que
melhorou significativamente as relações com os
clientes.
Michel Vigier, Gestor de TI
Um sistema que é perfeitamente adequado ao
modo de funcionamento da empresa
Uma escolha ambiciosa com o Sage ERP X3
Esta escolha foi confirmada no final de 2007. Foi nessa altura que
o Grupo decidiu criar um departamento de TI interno, plenamente
desenvolvido, e recrutar os serviços de Michel Vigier.
„Juntei-me ao Grupo em julho de 2008. A administração
estava fortemente empenhada em investir no desenvolvimento
de um sistema de TI integrado e de elevado desempenho.
Esta ambição foi concretizada com a chegada do Sage ERP
X3. Pretendíamos começar por substituir as funcionalidades
empresariais, após o que consolidaríamos o sistema,
adicionando-lhe funções de gestão.“
Maior mobilidade e melhores relações com
os clientes
A nova ferramenta foi apresentada e foi sendo
progressivamente desenvolvida.
„Ao longo de 2008, desenvolvemos uma solução piloto
para gestão de linhas de negócio numa das nossas
filiais. Em 2009, apresentámos a solução ao primeiro
número reduzido de filiais e instalámos um módulo
de contabilidade. Entre 2010 e 2011, aperfeiçoámos
igualmente as capacidades móveis de trabalho na empresa.
Graças ao Sage ERP X3, os nossos 600 técnicos estão
agora todos equipados com PDA ligados ao sistema ERP
através de serviços Web. Enquanto anteriormente, cada
vez que tinham de se deslocar em trabalho, tinham de
preencher um formulário de atividade de manutenção,
que posteriormente era reintroduzido no sistema (vários
dias e, por vezes mesmo, várias semanas depois…), agora
enviam a informação diretamente para o sistema, em tempo
real – o tempo médio de transmissão da informação é agora
de oito minutos. É um enorme progresso. As vantagens são
óbvias para todos. Também configurámos uma Extranet,
com uma interface com o Sage ERP X3, o que permite que
os clientes monitorizem o progresso do trabalho que está
a ser realizado nas suas instalações com apenas alguns
cliques. Este serviço, que funciona muito bem, é utilizado
frequentemente e melhorou bastante as relações com os
clientes. A pedido de um dos nossos maiores clientes,
configurámos ainda uma Extranet dedicada que lhes
permite não só consultar a situação atual, mas também
marcar diretamente visitas de manutenção. Ao mesmo
tempo, desenvolvemos mais a solução, no sentido de incluir
funções de gestão de compras e de aprovisionamento,
assim como de faturação, e as últimas filiais serão
equipadas em junho de 2013.“
O sistema integrado implementado pela GFI com base
no Sage ERP X3 foi concebido de modo a responder
perfeitamente às necessidades da empresa.
„Tanto a ISERBA como a comissão diretiva constituída
especificamente para o projeto foram muito claras nesta
matéria: o produto tinha de estar adaptado ao nosso
modo de funcionamento e não o contrário. Foi por isso
que incorporámos alguns desenvolvimentos específicos
de âmbitos diversos. Queríamos conseguir controlar
estes desenvolvimentos a nível interno: graças à GFI,
conseguimos adquirir facilmente os conhecimentos
do sistema Sage ERP X3 necessários. Os primeiros
desenvolvimentos específicos foram empreendidos pela
GFI e ficámos satisfeitos por ajudá-los e por aprender com
eles. Atualmente, somos muito mais independentes e agora
somos nós que gerimos os vários aspetos específicos,
particularmente os serviços Web. Desse ponto de vista,
o Sage ERP X3 é o produto ideal: aberto, adaptável,
versátil. Uma solução 100% específica para empresas
teria sido muito menos „maleável“. O GROUPE ISERBA
é o mais pequeno dos principais agentes do seu setor
e o sucesso da empresa depende da sua capacidade de
reagir. Conseguimos responder aos requisitos dos nossos
clientes sem atrasos.“
Os desenvolvimentos específicos realizados pela GFI
e o GROUPE ISERBA afetam áreas diferentes do sistema.
„Por exemplo, criámos um fluxo de informação entre
a gestão dos pedidos dos clientes e a gestão de compras.
Se, durante uma operação de manutenção que tenha sido
agendada no sistema ERP, o técnico descobrir que existe
uma peça em falta, insere-a no seu relatório e a peça
é encomendada. O estado do pedido é modificado e, depois,
quando a peça chega, é reagendada automaticamente uma
operação de manutenção. Também criámos ecrãs especiais
para receber chamadas e pedidos de marcação de reuniões,
etc. A nível contabilístico, adaptámos a monitorização de
datas de vencimento, por exemplo.“
Graças ao Sage ERP X3, os nossos 600 técnicos
estão agora todos equipados com PDA ligados ao
sistema ERP através de serviços Web. […] Agora,
enviam a informação diretamente para o sistema,
em tempo real: o tempo médio de transmissão da
informação é agora de oito minutos. É um enorme
progresso.
Michel Vigier, Gestor de TI
Desde a chegada do Sage ERP X3 ao Grupo,
a GFI tornou-se um parceiro indispensável.
„Os consultores da GFI adquiriram rapidamente um nível
bastante detalhado de conhecimento das nossas áreas
de negócio, o que lhes permitiu fornecer precisamente
as soluções adequadas. Ajudaram-nos a desenvolver
as nossas próprias competências internas de ERP.
Trabalhamos em colaboração intensa com eles e as nossas
duas equipas estão bem sincronizadas. Em conjunto,
estamos a abrir caminho para novas áreas (PDA, Serviços
Web) e estamos a ponderar formas de otimizar a ferramenta
para ser utilizada dentro da empresa.“
Sage ERP X3, um vetor de crescimento
Equipado com o módulo Sage ERP X3 Serviços, o Sage
ERP X3 está agora no centro do sistema de TI da empresa.
„Possuímos agora uma ferramenta única para todas as
nossas filiais, que nos permite ter acesso, em tempo
real, à informação consolidada de que necessitamos
para controlar melhor a empresa. As vantagens a nível da
elaboração de relatórios são consideráveis. Os fluxos de
trabalho posicionados estrategicamente significam que
a gerência é alertada em caso de problemas e ajudam-na
a obter uma vista geral da atividade da empresa. Todos os
empregados da empresa trabalham com o Sage ERP X3,
seja diretamente, seja através dos seus PDA.
É genuinamente um projeto de todo o grupo.
A ferramenta funciona bem, a informação circula
extremamente rápido, todos podem perceber as vantagens
que lhes traz – já seria impossível passarmos sem ela.
Estamos constantemente a desenvolver e a melhorar
ainda mais o sistema. Neste preciso momento, estamos
a reescrever o programa utilizado para calcular as
gratificações dos técnicos, para que possam ser integradas
no Sage ERP X3. Utilizamos a solução como um Sistema
ERP e também como um workshop de engenharia de
software no qual desenvolvemos as funcionalidades
específicas da nossa empresa. A capacidade de utilizar
o Sage ERP X3 para construir uma solução completamente
integrada que esteja perfeitamente adaptada às nossas
atividades é claramente um vetor de crescimento para
a empresa.“
Possuímos agora uma ferramenta única
para todas as nossas filiais, o que nos permite
ter acesso, em tempo real, à informação
consolidada de que necessitamos para controlar
melhor a empresa.
Michel Vigier, Gestor de TI
Sage ERP X3
O Sage Group plc é um fornecedor global líder de
software de gestão empresarial para pequenas e médias
empresas, que cria uma maior liberdade para que possam ser bem-sucedidas. A Sage sabe de que forma e
por que motivo cada empresa é única. Fornecemos produtos e serviços adequados a várias solicitações, agradáveis de utilizar, seguros e eficientes. Constituída em
1981, a Sage foi cotada na Bolsa de Londres em 1989
e passou a fazer parte do índice Footsie 100 em 1999.
A Sage tem mais de seis milhões de clientes e mais de
13 000 funcionários em 23 países: no Reino Unido e na
Irlanda, no continente Europeu, na América do Norte, na
África do Sul, na Austrália, na Ásia e no Brasil.
O Sage ERP X3 é uma solução ERP global do
Grupo Sage para médias empresas, bem como para
subsidiárias de grandes grupos com solicitações
internacionais. Há mais de 10 anos que o Sage ERP X3
revela ser uma solução ERP comprovada e abrangente,
direcionada para as solicitações e desafios específicos
das médias empresas, em setores que vão da indústria
transformadora aos serviços, passando pela distribuição
e muitos outros. O Sage ERP X3 está presente em mais
de 60 países no mundo inteiro, com 290 revendedores e
mais de 2000 consultores no seu ecossistema. Milhares
de clientes escolheram o Sage ERP X3 porque é fácil de
utilizar, de implementação rápida e rentável.
Para mais informações, visite www.sage.com
Para mais informações, visite www.sageerpx3.com
Parceiro:
www.gfi.com
Sage Mid-Market Portugal
Art’s Business Centre
Av. D. João II Lote 1.18.01 Piso 1
1990-085 Lisboa
Contacte-nos : 808 200 482
[email protected]
www.SageERPX3.com
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