MARCOS KOITI NISHIOKA
“Utilização de Ferramentas de Análise
Financeira nas Micro e Pequenas Empresas da
Região Sul de Santa Catarina como apoio a
Tomada de Decisão”
Criciúma, Maio de 2004
2
MARCOS KOITI NISHIOKA
“Utilização das Ferramentas de Análise
Financeira nas Micro e Pequenas Empresas da
Região Sul de Santa Catarina como apoio a
Tomada de Decisão”
Monografia apresentada a Diretoria de PósGraduação da Universidade do Extremo Sul
Catarinense - UNESC, para a obtenção do
título de especialista em Gerência Financeira.
Criciúma, Maio de 2004
3
Dedico este trabalho a minha esposa Edi Luiza e meu
filho Marquinhos, meus amores, que sempre estiveram ao meu lado,
proporcionando-me a paz necessária para conseguir concluí-lo...
4
AGRADECIMENTOS
A minha esposa Edi e meu filho Marquinhos, pela paciência e
companheirismo durante este período.
A meus pais, Koya e Leiko, pela minha vida e pelo incentivo incondicional
aos meus estudos.
A meus amigos empresários Márcio, Giovani, Marcos, Ricardo, Sebastião,
João, Célio, Rainor, Juarez, Jacira, Aldori, Suzy, Pedro (in memorian), Pedrinho,
Albertina, Vilmar, Jane, Antônio, Vera, Fábio, Fabrício, Cláudio, Guilherme, Maria
Cláudia, Rangel, Laura, Wolmar, Eliege, Paulo, Edivane, Nivaldo, que me
proporcionaram o convívio, as informações e a experiência necessária para o meu
crescimento profissional.
Aos colaboradores Gilmara, Gislaine, Fernando, Moacir e Márcia que
muito auxiliaram nas informações de suas empresas.
A todas as empresas visitadas, que tiveram a gentileza de participar da
pesquisa, possibilitando um retrato fiel do perfil da região Sul de Santa Catarina.
Ao SEBRAE/SC, através das agências de atendimento de Criciúma,
Araranguá e Tubarão que muito contribuíram para a conclusão da pesquisa.
Aos coordenadores Isabel e Euclides, que tiveram grande competência
nas ações durante o curso.
Aos colegas de curso, pela companhia e pela experiência trocada durante
esta jornada.
Aos amigos, que direta ou indiretamente contribuíram para a conclusão
desta caminhada.
A Deus...
O meu OBRIGADO!!!
5
SUMÁRIO
1.
INTRODUÇÃO ................................................................................................. 9
1.1.
Definição do Trabalho .................................................................................... 10
1.2.
Objetivos ........................................................................................................ 10
1.2.1. Objetivo Geral ................................................................................................. 10
1.2.2. Objetivos Específicos...................................................................................... 11
1.3.
Justificativa..................................................................................................... 12
1.4.
Metodologia.................................................................................................... 16
1.4.1. Métodos Predominantes ................................................................................. 17
1.4.2. Amostragem.................................................................................................... 17
1.4.3. Plano de Coleta e Análise dos Dados............................................................. 17
1.5.
Estrutura do Trabalho..................................................................................... 18
1.6.
Limitações ...................................................................................................... 19
2.
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA...................................................................... 20
2.1.
Pequenas Empresas ...................................................................................... 21
2.2.
Controladoria como Instrumento de Gestão Financeira ................................. 25
2.3.
Planejamento Financeiro................................................................................ 28
2.4.
Indicadores Financeiros ................................................................................. 29
2.4.1. Lucratividade................................................................................................... 29
2.4.2. Rentabilidade .................................................................................................. 29
2.4.3. Controle de Caixa ........................................................................................... 30
2.4.4. Liquidez Corrente............................................................................................ 30
2.4.5. Capital de Giro ................................................................................................ 31
2.4.6. Necessidade de Capital de Giro (NCG) .......................................................... 32
2.4.7. Demonstrativo de Apuração de Resultados.................................................... 33
2.4.8. Estrutura Patrimonial....................................................................................... 35
6
3.
LEVANTAMENTO, ANÁLISE E CONCLUSÕES DA PESQUISA .................. 37
4.
PROPOSTA DE FERRAMENTA DE AUXÍLIO NO CONTROLE DOS
RECURSOS FINANCEIROS .................................................................................... 51
5.
RESULTADOS OBTIDOS COM A FERRAMENTA........................................ 53
5.1.
Empresa de Confecções ................................................................................ 53
5.2.
Comércio de Combustíveis, Mercado e Loja de Confecções ......................... 55
5.3.
Empresa Metalúrgica...................................................................................... 58
5.4.
Empresa Moveleira ........................................................................................ 60
5.5.
Comércio e Prestação de Serviços de Telecomunicações............................. 62
6.
CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES......................................................... 65
7.
BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 69
8.
ANEXOS ........................................................................................................ 70
7
RESUMO
Este trabalho contempla o levantamento de informações realizado nos
últimos dois anos em trabalhos de consultoria e assessoria empresarial em micro e
pequenas empresas da região sul do estado de Santa Catarina. Constatou-se com
este a dificuldade com que os empresários de micro e pequenas empresas possuem
para controlar os recursos financeiros disponíveis, bem como de planejar
adequadamente a utilização destes para minimizar os impactos negativos de
tomadas de recursos de terceiros para o equilíbrio financeiro da empresa.
Desta forma, constatou-se então a necessidade de criação de uma
ferramenta de auxílio nos controles financeiros ao empresariado, facilitando desta
forma a administração de seus negócios e conseqüentes tomadas de decisão.
O trabalho contempla ainda a criação deste instrumento de auxílio,
condicionando sua utilização ao manuseio de computador, mais especificamente do
aplicativo Microsoft EXCEL, versão 5.0 ou versões mais avançadas.
A forma de pesquisa utilizada na confecção do trabalho foi interdisciplinar,
tentando focar a administração financeira sob diversos aspectos, desde sua
utilização como controle para diminuição dos desperdícios, a fonte de informações
para tomadas de decisão, gerando conhecimentos para a aplicação prática no
cotidiano das mesmas, através de uma ferramenta de auxílio nos controles
financeiros essenciais, direcionando o mesmo à solução de problemas específicos
como controle de caixa, controle de contas a pagar e a receber e confecção do fluxo
de caixa.
8
Finalmente, este levantamento constata uma triste realidade da economia
brasileira, ou seja, a fragilidade da administração financeira nas micro e pequenas
empresas, refletida nas estatísticas levantadas pelo SEBRAE/SC, onde há uma
grande taxa de mortalidade das empresas em seus três primeiros anos de
existência.
9
1. INTRODUÇÃO
Este estudo teve origem nas experiências vivenciadas na prestação de
serviços de consultoria e assessoria empresarial realizadas pela empresa MK
Consultoria e Treinamento Ltda, entre o período de Setembro de 2002 e Março de
2004 em micro e pequenas empresas da região sul do estado de Santa Catarina,
mais precisamente nas regiões onde se situam as cidades de Criciúma, Araranguá e
Tubarão. Neste período verificou-se a precariedade de informações com que os
empresários destas empresas trabalham, aumentando os riscos de insucesso nas
tomadas de decisão, baseando-se muitas vezes em sua experiência cotidiana, ao
invés de adotar critérios analíticos, obtendo informações estratégicas e tomando as
decisões baseadas nestes critérios.
Constatou-se então a necessidade de se criar uma ferramenta de auxílio
para estas empresas de pequeno porte, utilizando-a como fonte de informação,
auxiliando-as nas tomadas de decisão.
Utilizou-se como base de dados para este trabalho 51 empresas de
pequeno porte assistidas pela empresa de consultoria, numa região de
aproximadamente 10.000 empresas de pequeno porte. Nestas foi apresentado um
questionário com 13 perguntas, cujo conteúdo pretende determinar o perfil das
empresas de pequeno porte da região, identificando as características da
administração financeira das mesmas e tentando determinar, a partir destas
características, as principais causas de falência e de fechamento destas empresas.
Concluindo, poder-se-á sugerir alternativas para diminuir a taxa de
mortalidade das micro e pequenas empresas com a adoção de medidas no intuito de
melhorar seus controles e, consequentemente, suas tomadas de decisão.
10
1.1. Definição do Trabalho
1.2. Objetivos
A pesquisa teve como objetivos identificar o perfil das micro e pequenas
empresas da região Sul do estado de Santa Catarina, trazendo informações básicas
sobre os controles financeiros das micro e pequenas empresas e procurando formas
de auxiliá-las na minimização de seus problemas de administração financeira,
utilizando-se de uma ferramenta de controle financeiro, integrando os processos
rotineiros (controle de caixa e de bancos), com os processos de planejamento
financeiro (contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa).
1.2.1. Objetivo Geral
A finalidade principal desta pesquisa foi desenvolver e apresentar uma
proposta em forma de planilha eletrônica no Microsoft Excel, para auxiliar os
empresários de micro e pequenas empresas a utilizarem as ferramentas de análise
financeira em seu cotidiano, conscientizando-os da importância da utilização destas
ferramentas nas tomadas de decisão, contribuindo desta forma para o aumento de
sua competitividade, e consequentemente, de seu sucesso em um mercado cada
vez mais competitivo e exigente.
11
1.2.2. Objetivos Específicos
a) Demonstrar a importância da utilização das ferramentas de análise
financeira nas tomadas de decisão para as micro e pequenas empresas
da região sul de Santa Catarina, tendo possibilidade de identificar os
seus pontos críticos com antecedência;
b) Conscientizar os empresários das vantagens que os mesmos irão obter
com a utilização das ferramentas na sua rotina diária de trabalho,
possibilitando tomadas de decisão com mais subsídios e diminuindo
desta forma os riscos de decisões equivocadas;
c) Desenvolver uma planilha eletrônica no software Microsoft Excel para
auxiliar as micro e pequenas empresas no controle e acesso a
informações estratégicas, melhorando assim a qualidade e a velocidade
do fluxo de informações existentes na empresa;
d) Capacitar os gestores das micro e pequenas empresas para a utilização
da planilha eletrônica;
e) Apresentar os resultados obtidos em empresas da região sul de Santa
Catarina, assistidas durante o período de assessoria técnica na área
administrativo-financeira, após a implementação dos controles financeiros
e dos relatórios gerenciais, além de outras micro e pequenas empresas
que foram assistidas durante o processo de desenvolvimento da
pesquisa;
12
1.3. Justificativa
A grande relevância das micro e pequenas empresas reside no fato das
mesmas possuírem um importante papel sócio-econômico no país. As micro e
pequenas empresas não somente geram riquezas, mas pode-se evidenciar como
mais importante o seu papel na geração de empregos e o seu desempenho nas
cadeias produtivas, em forma de fornecedores terceirizados ou quarteirizados de
grandes empreendimentos produtores de bens intermediários e finais, ou mesmo
como fornecedores de pequenos lotes de produção em nichos de mercado, ou em
mercados especializados.
Em pesquisas realizadas pelo SEBRAE - Serviço Brasileiro de Apoio as
Micro e Pequenas Empresas (2000), demonstrou que estas empresas representam
95% das empresas industriais, 98% das comerciais e 99% das prestadoras de
serviços.
Destaca-se ainda que, segundo ALVIM (1998):
As empresas de pequeno porte no Brasil são responsáveis por cerca de 4
milhões de empresas constituídas, 60% da oferta total de empregos formais,
42% dos salários pagos, 21% da participação no PIB (Produto Interno
Bruto), 96,3% do número de estabelecimentos.
Um dos grandes problemas enfrentados pela economia mundial é a
escassez de trabalho. Sabemos que as micro e pequenas empresas são
responsáveis pela maior parte do empregos. Segundo CUNHA (2002:23):
De 1995 a 2000 as empresas formais no Brasil com mais de 100
funcionários criaram apenas 88.100 empregos. No mesmo período, as
empresas de até 100 funcionários, consideradas pequenas, criaram 1,9
milhão de empregos. Traduzindo em percentuais, o crescimento do
emprego nas pequenas empresas foi de 19,2%. Nas médias e grandes,
0,6%. Neste ritmo, estas precisariam de pelo menos 100 anos para criar o
mesmo número de empregos gerados nos últimos cinco anos pelas
pequenas.
13
Pode-se dizer ainda que, embora as micro e pequenas empresas tenham
significativa importância na economia mundial, no Brasil estas empresas ainda
carecem de apoio técnico gerencial, contando apenas com o apoio de órgãos como
SEBRAE, SENAI e SENAC.
Segundo MORAES (apud DEMORI, 1991:36):
A formação e o desenvolvimento destas empresas proporcionam
oportunidades para a dinamização da economia, descentralizando o capital,
criando novos empregos e regionalizando a produção industrial.
Poder-se-á identificar a importância desta pesquisa através de um
levantamento elaborado pelo SEBRAE (1999), sobre a taxa de mortalidade das
micro e pequenas empresas no Brasil entre os anos de 1997 e 1999:
Tabela 01: Taxa de Mortalidade das Micro e Pequenas Empresas
Taxa de Mortalidade das MPE’s criadas no início de 1997
ANO
SC
Brasil
1997
49%
61%
1998
58%
67%
1999
63%
73%
Fonte: SEBRAE/SC
Verificou-se neste levantamento que, das empresas de pequeno porte
que foram abertas no estado de Santa Catarina no início de 1997, 49% destas
fecharam antes do final do mesmo ano. Ao final de 1998, o número acumulado de
empresas que abriram no início de 1997 e fecharam antes do final de 1998 já
aumentara para 58% e, ao fim de 1999, o número já alcançara expressivos 63%.
Com relação à média brasileira, que é de 61%, 67% e 73%, respectivamente, as
taxas de mortalidade do estado de Santa Catarina são inferiores, porém ainda muito
14
preocupantes e retratam uma triste realidade, ou seja, há grandes problemas de
gestão nas micro e pequenas empresas.
Pode-se então identificar algumas causas que justifiquem o problema:
•
Falta de planejamento financeiro, causando como conseqüência a falta de capital
de giro, necessitando desta forma tomada de recursos de terceiros;
•
Desequilíbrio entre os prazos de pagamento e de recebimento, ou seja, prazos
de pagamento menores que os prazos de recebimento, causando um aumento
demasiado na necessidade de capital de giro, trazendo necessidade da busca de
recursos de terceiros;
•
Tomada de recursos financeiros sem planejamento, buscando-se recursos pelos
meios menos burocráticos, em função da urgência dos recursos, porém mais
onerosos, diminuindo desta forma a lucratividade da empresa;
•
Tributos elevados, diminuindo a competitividade de produtos e serviços frente à
concorrência externa, que possuem produção em maior escala e preços bastante
competitivos;
•
Falta de capacitação (técnica, administrativa, empreendedora, estratégica e de
liderança), dos empreendedores nas respectivas áreas de atuação;
Para CAVALCANTI, FARAH e MELLO (1981:14):
É de vital importância oferecer conhecimentos gerenciais para o pequeno e
médio empresário, sobretudo, quando se considera que, nestas
organizações, muitas vezes, o fator se encontra confundido com a direção
dos negócios.
15
Ao se efetuar uma comparação entre as pequenas empresas e as
grandes corporações, verifica-se que as pequenas têm menos capital humano,
menor tecnologia e uma gestão na maioria das vezes familiar. Segundo MORAES
(apud ALTRÃO, 2001:33):
Em uma pequena empresa quase sempre os problemas recaem sobre os
sócios ou proprietários, e a eles cabe buscar soluções para problemas de
diversas áreas da empresa, tais como: pessoal, materiais, manutenção,
finanças, propaganda. Isso acontece pelo fato de numa pequena empresa
não haver departamentos distintos para cada área de atuação, e isso por si
só já é um problema, pois o sócio ou proprietário não é especialista em
todas as áreas, e acaba buscando as soluções à sua maneira que nem
sempre são as mais adequadas; isso porque para uma pequena empresa é
inviável, e, às vezes, até impossível ter departamentos específicos para
cada uma destas áreas.
Pode-se acrescentar ainda que no período de atuação da empresa MK
Consultoria e Treinamento Ltda, assistindo micro e pequenas empresas em parceria
com o SEBRAE/SC na área administrativo financeira, nenhuma das empresas
assistidas (cerca de 100), possuía todas as ferramentas de controle e análise
financeira implementadas. Em sua maioria, as empresas possuem somente os
controles financeiros básicos (Contas a Pagar, Contas a Receber e Movimento de
Caixa). Outros controles básicos como o controle de estoques e o fluxo de caixa não
existiam, verificando os resultados de suas empresas somente pela situação
momentânea do caixa da empresa. Assim, a solicitação por uma profissional da área
financeira (consultor), para “resolver” seus problemas financeiros foi inevitável. Com
a complementação dos controles financeiros básicos, somados a inclusão de outros
controles na empresa (Administração de Custos, Demonstrativo de Resultados e
Balancete
de
Verificação),
constata-se
uma
significativa
mudança
de
posicionamento dos empresários, compreendendo desta forma a importância dos
controles recém implementados nas suas empresas.
16
Assim, pretende-se conscientizar os empresários das micro e pequenas
empresas da região sul do estado de Santa Catarina, com este trabalho, da
importância em se possuir controles financeiros eficazes e de se utilizar as
ferramentas de análise financeira nas suas decisões. Que a utilização de uma ou
outra ferramenta de controle não é suficiente para avaliar corretamente a empresa,
sendo necessária à utilização de conjunto de ferramentas para que a análise traga
subsídios consistentes para a correta tomada de decisão.
1.4. Metodologia
A metodologia indica o caminho a ser seguido para se atingir o objetivo
proposto. Segundo MORAES apud ANDRADE (1997:18):
O método é o caminho que se percorre na busca do conhecimento.
Etimologicamente, método é uma palavra que vem do grego methodos
(meta + hodós), que significa: caminho para se chegar a um fim.
Levando-se em consideração as características e os propósitos desta
pesquisa, adotou-se o método de pesquisa-ação de caráter explicativo, utilizando-se
como fonte de coleta de dados, a observação participante, entrevistas e
questionário.
Estima-se que a amostragem da pesquisa (51 empresas de um total de
cerca de 10.000), seja suficiente para construir o perfil da situação da administração
das micro e pequenas empresas da região sul do estado de Santa Catarina.
17
1.4.1. Métodos Predominantes
Do ponto de vista dos procedimentos técnicos, optou-se, nesta pesquisa,
pelo Método de Pesquisa Ação, pois a mesma é concebida e realizada em estreita
associação com a resolução de um problema coletivo. Tanto pesquisadores como
participantes representativos do problema estão envolvidos de modo participativo, ou
seja, todos estão envolvidos com a pesquisa, atuando para a solução do problema.
Com relação aos objetivos da pesquisa, a mesma é de caráter explicativo,
pois se tem a intenção de identificar as características da administração financeira
das micro e pequenas empresas da região sul do estado de Santa Catarina,
procurando as causas das altas taxas de mortalidade das micro e pequenas
empresas.
1.4.2. Amostragem
Devido ao tipo de pesquisa, ou seja, pesquisa-ação, e pela assistência a
empresas situadas na região em questão, optou-se por escolher a amostra
intencionalmente, ou seja, a amostra pré-determinada para a pesquisa, utilizando-se
desta forma as empresas assistidas pela MK Consultoria e Treinamento Ltda.
1.4.3. Plano de Coleta e Análise dos Dados
Na coleta de dados foram abordadas as técnicas de:
a) Observação participante, onde através de várias visitas, identificou-se as causas
dos problemas financeiros das empresas assistidas;
18
b) Entrevistas, onde foram entrevistados os colaboradores responsáveis pela área
financeira das empresas, muitos destes os próprios proprietários;
c) Questionário, coletando as informações iniciais das empresas sobre as
informações disponíveis para as tomadas de decisão;
1.5. Estrutura do Trabalho
O texto está organizado em seis capítulos a serem comentados a seguir:
No primeiro capítulo, faz-se a definição do trabalho, apresentando-se a
contextualização, o tema e a sua problemática, os objetivos do trabalho,
as justificativas pela escolha do tema, a estrutura do trabalho, sua
metodologia e suas limitações;
O segundo capítulo aborda a literatura sobre as características das
pequenas empresas, administração financeira, planejamento financeiro e
indicadores financeiros;
O terceiro capítulo aborda o levantamento, os resultados obtidos na
pesquisa efetuada em 51 empresas da região sul do estado de Santa
Catarina e algumas conclusões sobre os resultados obtidos;
O quarto capítulo aborda a ferramenta proposta para auxiliar as micro e
pequenas empresas nos controles financeiros;
O quinto capítulo aborda os resultados obtidos em algumas empresas
após a utilização da ferramenta de auxílio nos controles financeiros;
O sexto capítulo trata das considerações finais e recomendações;
19
1.6. Limitações
As limitações encontradas neste trabalho foram:
o Embora haja grande variedade de setores entrevistados e assistidos, a
amostragem não conseguiu atingir todos os segmentos da economia local;
o Todas as empresas que foram entrevistadas e que foram assistidas pela
empresa MK Consultoria e Treinamento Ltda, possuíam algum tipo de problema
administrativo/financeiro. Assim excluiu-se uma minoria de micro e pequenas
empresa bem geridas, que são exceção nesta categoria, das análises deste
trabalho;
o As análises dos resultados obtidos nas empresas após a implementação da
ferramenta de auxílio foram baseados em apenas cinco empresas, não havendo
disponibilidade de tempo para a conclusão nas outras empresas entrevistadas.
Anteriormente, foi instalado o arquivo em 15 das 51 empresas entrevistadas;
o A conclusão nas cinco empresas foi realizada em um espaço estreito de tempo,
em termos de análises financeiras (cerca de quatro meses). Há entre os casos
relatados apenas uma empresa com mais de seis meses de implementação do
arquivo. Melhores resultados são esperados nas análises com um prazo maior de
comparação (aproximadamente 01 ano);
o Embora tenha sido desenvolvida a ferramenta de auxílio nos controles
financeiros, há a necessidade de conhecimento profundo do Microsoft Excel,
havendo grandes dificuldades para os usuários que não tem familiaridade com o
aplicativo;
20
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Muito se tem falado nos últimos anos em controlar despesas e reduzir
custos. Com a abertura do mercado para a iniciativa externa no início dos anos 90,
grandes corporações internacionais
instalaram-se no país, aumentando a
competição entre as empresas e contribuindo para o aumento nos índices de
mortalidade das micro e pequenas empresas no Brasil.
Com o advento do Plano Real em 1994, a inflação que atingia níveis
absurdos de dois dígitos mensais, reduziu-se a níveis de menos de um dígito anual.
Consequentemente, muitas deficiências e ineficiências das empresas, que
anteriormente eram “escondidas” pela simples elevação de preços de seus produtos
e serviços, começaram a ter grande dificuldade em repassar os aumentos aos
mesmos, pois os consumidores começaram a ter maior noção do “valor do dinheiro”
e puderam assim efetuar comparações entre produtos e serviços concorrentes.
Assim, houve a necessidade das empresas em começar a tratar seus custos com
maior atenção, procurando diminuir os desperdícios e melhorando suas ineficiências.
Em face deste ambiente globalizado, a sobrevivência das organizações
torna-se cada dia mais difícil, sendo disputado cada milímetro de espaço no
mercado. Desta forma, a administração financeira eficaz em uma empresa tornou-se
de vital importância no seu sucesso ou no seu fracasso, quer estas sejam pequenas,
médias ou grandes corporações.
Podemos definir a Administração Financeira de uma empresa conforme
TUNG (1993:31):
21
Pode-se definir a administração financeira como sendo a responsabilidade
por obter e utilizar eficientemente os recursos necessários ao bom
funcionamento da empresa.
2.1. Pequenas Empresas
Muitos são os fatores que caracterizam as micro e pequenas empresas. A
sua classificação em micro e pequenas empresas não é tão simples. Segundo
MATIAS e JÚNIOR (2001:01):
Podem ser utilizados vários critérios. Entidades governamentais, bancos e
entidades de classe usam critérios diferentes. Alguns dos critérios mais
utilizados para classificar as empresas de pequeno porte: número de
empregados, faturamento, investimento (ativo permanente), capital
registrado e quantidade produzida. A primeira está diretamente relacionada
à questão fiscal e legal; já a segunda é, em termos gerais, a mais usada,
inclusive pelo SEBRAE e por outras instituições de amparo a pequena
empresa.
A Tabela 02 apresenta as classificações das empresas pelo número de
empregados:
Tabela 02: Classificação de Porte por Número de Empregados
Porte da Empresa
Indústria
Comércio e Serviços
Micro
Até 19 empregados
Até 09 empregados
Pequeno Porte
De 20 a 99 empregados
De 10 a 49 empregados
Média
De 100 a 499 empregados
De 50 a 99 empregados
Grande
Maior que 500 empregados
Maior que 100 empregados
Fonte: SEBRAE/SP, 1997
Verifica-se que na indústria, as empresas de pequeno porte são as que
possuem menos de 100 empregados em seu quadro de colaboradores. Já no
comércio e na prestação de serviços, este número diminui para menos de 50
colaboradores para serem enquadradas empresas de pequeno porte. Este é o foco
de nossa pesquisa, ou seja, micro e pequenas empresas.
22
A Tabela 03 traz outra forma de classificação para o porte das empresas.
Esta faz a classificação de acordo com seu faturamento:
Tabela 03: Classificação de Porte por Faturamento
Porte da Empresa
Faturamento Anual
Micro
Até R$ 120.000,00
Pequeno Porte
Acima de R$ 120.000,00
até R$ 1.200.000,00
Média e Grande
Acima de R$ 1.200.000,00
Fonte: SEBRAE/SC, 2003
Esta classificação está de acordo com a lei nº 9.317/96 que institui a Lei
do Simples, ou seja, das empresas que poderão se beneficiar de pagamento
simplificado de impostos. Para tanto, devem se enquadrar na faixa de faturamento
descrita na Tabela 03. Caso a empresa fature acima de R$ 1.200.000,00 anuais, a
mesma fica impossibilitada de usufruir da Lei do Simples.
As pequenas empresas (micro e pequeno porte) caracterizam-se pela
forma de administrar e pelas deficiências de recursos, tanto financeiros, técnicos,
quanto estratégicos. Segundo MORAES apud ALTRÃO (2002):
A administração normalmente é centralizada na pessoa do proprietário, que
tem um lado positivo, torna-se ágil o processo, com decisões rápidas e
desburocratizadas. Mas tem o lado negativo, que é a sobrecarga, que pode
trazer o esgotamento tanto físico quanto mental, o que pode causar erros na
solução dos problemas.
A afirmação mostra uma realidade: embora torne o processo mais ágil e
dinâmico, sobrecarrega o gestor da empresa, que centraliza todas as tomadas de
decisão da empresa em todos os níveis, ou seja, desde o nível operacional até o
nível estratégico. Assim, há carência de tempo para traçar adequadamente o
planejamento estratégico da empresa, para administrar os recursos financeiros, para
23
administrar a produção. Comparativamente, em uma grande organização, há
pessoas específicas para cada uma das atividades, tendo assim vantagem com
relação às micro e pequenas que centralizam todas as atividades em uma única
pessoa.
Segundo MATIAS e JÚNIOR (2001:03):
O pequeno empresário geralmente é um empreendedor. O empreendedor
tem uma visão do futuro e faz de tudo para transformar o presente em um
futuro de sucesso.
O empreendedor, na maioria dos casos, é uma pessoa que consegue
antecipar acontecimentos em suas empresas, procurando planejar de forma
adequada sua empresa para que os acontecimentos gerem situações favoráveis ao
seu negócio, e monitorando estes acontecimentos para efetuar as correções
necessárias para que os efeitos negativos sejam minimizados.
MATIAS e JÚNIOR identificam os pontos fortes e fracos das micro e
pequenas empresas. Pontos fortes:
Flexibilidade, obtida através de sua estrutura menor;
Pouca Burocracia e Administrativo reduzido, trazendo agilidade em suas
decisões, podendo alterar situações que poderiam ser desastrosas para a
empresa em prazo muito inferior as grandes corporações;
Maior
integração
entre
pequenos
empresários,
empregados,
clientes,
fornecedores e comunidade (cadeia produtiva), criando um ambiente colaborativo
maior que os encontrados nas grandes corporações;
Atendimento diferenciado aos clientes devido a sua maior integração,
administrando suas necessidades;
24
Pontos fracos:
•
Dificuldade na obtenção de recursos financeiros (crédito, financiamentos e
investimentos). Os investidores têm pouco interesse em empresas de menor
porte devido ao longo prazo para o retorno dos investimentos;
•
Falta de resistência a momentos de instabilidade e dificuldade da empresa
devido ao capital de giro limitado;
•
Visão de curto prazo da maioria dos empresários de pequenas empresas;
•
Falta de profissionais bem qualificados nas pequenas empresas;
•
Inexistência de políticas de segurança, incentivos, benefícios, treinamento e
desenvolvimento dos colaboradores, visando sua motivação e satisfação;
•
Burocracias legais;
•
Ter de se sujeitar às imposições de preços de grandes fornecedores e/ou
grandes clientes, limitando-se assim as negociações de valores e de margens;
•
Concorrência das grandes corporações;
•
A pequena empresa é muito sensível a desentendimentos entre sócios e a
eventos pessoais como doenças, morte;
•
Pouca organização política, não defendendo os interesses das pequenas
empresas no que tange às decisões relacionadas ao governo;
•
Desinformação sobre os acontecimentos econômicos, sociais e políticos;
•
Falta de disciplina e de organização;
25
As pequenas empresas, por questões de recursos, normalmente, não têm
condições de ter em suas linhas de produção, a mesma tecnologia em
equipamentos e o mesmo nível de planejamento que as médias e grandes
empresas, dificultando assim a obtenção de produtos de qualidade exigidos pelo
mercado com a produtividade solicitada.
A maioria das pequenas empresas têm pouca ou nenhuma tolerância com
relação aos desperdícios. Assim, o controle de custos e despesas é considerado um
ponto crítico para as micro e pequenas empresas.
Para MORAES apud RESNIK:“A administração de uma pequena empresa
é a arte do essencial. É tirar o máximo do mínimo”.
2.2. Controladoria como Instrumento de Gestão Financeira
Com o aumento da concorrência entre as empresas e o aumento da
complexidade das organizações empresariais, a função de controle passa a ser de
essencial importância para o desenvolvimento e o sucesso das organizações.
Segundo PIAI apud KANITZ (1976):
Mas a controladoria não é apenas administrar o sistema contábil da
empresa. Por isso os conhecimentos de contabilidade ou finanças não são
mais suficientes para o desempenho da função de controladoria.
Atualmente o controlador se cerca de um verdadeiro batalhão de
administradores organizacionais, psicólogos industriais, analistas de
sistemas, especialistas em computação, estatísticos e matemáticos que têm
a tarefa de analisar e dirigir, à luz de cada um dos seus campos de
conhecimento, um imenso volume de informações necessárias ao
cumprimento da função de controladoria. Estes profissionais que
assessoram o controlador não se limitam às informações quantitativas.
26
Para se conseguir obter controles eficazes em uma empresa, é
necessária a implementação de uma cultura organizacional que conscientize os
colaboradores da importância de se efetuarem os lançamentos corretamente nos
controles da empresa, quer estes sejam controles contábeis, gerenciais,
organizacionais, motivacionais, etc.
Segundo TUNG (1993:34):
A filosofia e a prática da administração sofreram mudanças profundas, tanto
científicas como éticas, já que a cada dia a estrutura econômica se torna
mais complexa. O administrador deve ser inteligente, capacitado e, mais
que tudo, deixar-se impulsionar por sua responsabilidade perante a
sociedade. Além das qualidades de liderança, ele precisa possuir
conhecimentos técnicos adequados. A tarefa da controladoria requer a
aplicação de princípios sadios que abrangem todas as atividades
empresariais, desde o planejamento inicial até a obtenção do resultado final.
Por planejamento, entende-se que o controller deve medir as
possibilidades de sua empresa perante às realidades externas, para fixar
objetivos, estabelecer políticas básicas, elaborar o organograma com
responsabilidades definidas para cada cargo dentro da organização,
estabelecer padrões de controle, desenvolver métodos eficientes de
comunicação e manter um sistema adequado de relatórios.
Neste sentido, a controladoria deve ter a liberdade necessária para o
acompanhamento de todos os processos realizados, sendo independente
hierarquicamente em relação às demais áreas da organização.
Sua atuação não se restringe somente ao acompanhamento financeiro,
mas deve abranger todos os aspectos relacionados aos objetivos da empresa,
integrando as informações ligadas aos aspectos internos da empresa e também às
informações externas. A controladoria deve assim auxiliar o processo decisório da
empresa.
PIAI apud RICCIO (1993) abordam com clareza o escopo de atuação da
controladoria:
27
Entende-se, portanto, que para exercer de maneira correta sua função,
monitorando o sistema de mediação da empresa, a Controladoria deve
dispor dos seguintes enfoques de responsabilidade:
• Contabilidade Financeira – onde buscará o custo do produto para fins de
apuração de estoques e todos os elementos do sistema contábil para fins
de suporte externo;
• Contabilidade Gerencial – onde buscará o controle das decisões e de seus
impactos na empresa para fins de gestão de negócios;
• Contabilidade Estratégica – onde buscará o exercício da estratégia
competitiva através da gestão e mensuração dos custos das atividades de
produção e administração, para apoiar sinergicamente às funções que
compõem a empresa, estruturada na gestão estratégica global.
A Controladoria desta forma deve analisar todos os aspectos da empresa:
o financeiro, que verifica os custos dos produtos da empresa, apurando os valores
agregados nos estoques existentes na empresa, determinando desta forma os
valores a serem disponibilizados; o gerencial, verificando a antecipando os impactos
referentes às decisões, buscando formas de maximizar os lucros e minimizar os
impactos negativos; estratégico, onde buscará sempre a melhoria dos processos e
redução de custos.
TUNG (1993:33) ainda escreve:
Por motivos óbvios, as pequenas empresas não apresentam divisão de
trabalho nem condição para criar controladoria. A empresa pode ser dirigida
e controlada pela mesma pessoa. A produção e a comercialização são
submetidas às decisões de um só gerente. Os problemas financeiros são
por vezes resolvidos pelo próprio dono, que também dirige a seleção do
pessoal e os assuntos jurídicos. Já as empresas de médio ou grande porte
precisam dividir tais tarefas em áreas distintas, como as que acabamos de
mencionar. No contexto da administração financeira, a Controladoria
funciona como órgão de observação, que planeja e pesquisa, procurando
sempre mostrar à cúpula os pontos de estrangulamento atuais ou futuros
capazes de colocar a empresa em perigo ou de reduzir a rentabilidade.
Independentemente de se criar ou não a controladoria nas pequenas
empresas, deve-se ter em mente que é essencial que se tenham as informações
necessárias para a tomada de decisões. Neste caso, as informações sobre todos os
departamentos da empresa devem ser obtidas de forma a auxiliar o gestor da
empresa na tomada de decisões.
28
2.3. Planejamento Financeiro
Como podemos identificar, o objetivo fundamental em qualquer empresa é
conseguir o maior lucro possível, compatível com o bem estar da coletividade e com
o crescimento sadio das suas atividades. Desta forma, deve-se utilizar todos os
meios e técnicas disponíveis para se conseguir melhorar o desempenho da
empresa. O planejamento financeiro é um dos principais instrumentos para esta
melhoria, pois serve de base para analisar o comportamento futuro da empresa.
Segundo TUNG (1993:116):
Em decorrência do maior número de produtos, acirra-se a concorrência
enquanto as fontes de recursos multiplicam-se mas ficam mais onerosas.
Em conseqüência, a empresa desprovida de um sistema adequado de
planejamento e controle acaba em situação desvantajosa, por vezes fatal.
Naturalmente. Mecanismo algum de trabalho, por mais eficiente que seja,
pod substituir a capacidade ou o talento do administrador, mas dadas as
limitações naturais do ser humano, para atingir suas metas, é para ele
indispensável a técnica do planejamento e do controle financeiro.
Podem-se citar algumas características do planejamento financeiro:
•
Um plano financeiro a longo ou a curto prazo serve de guia para o
comportamento da empresa, projetando as condições atuais para um futuro
incerto, devidamente ajustadas a novas condições;
•
Flexibilidade quando da aplicação, sofrendo mudanças de acordo com as
circunstâncias em que está se situando a empresa;
•
Há a participação direta dos responsáveis pela empresa;
•
Proporciona disciplina nas operações;
•
Identifica e distingue o necessário e o supérfluo;
•
Cria na empresa o senso de responsabilidade quanto ao cumprimento dos
objetivos estabelecidos;
29
2.4. Indicadores Financeiros
2.4.1. Lucratividade
Pode-se definir a Lucratividade como sendo a relação entre o Lucro
apurado no período, ou seja, o restante de recursos existentes após a diminuição
dos gastos do período de seu faturamento, e o total de sua receita líquida. Ou seja,
Lucratividade =
Lucro Líquido
Faturamento Líquido
Com este indicador financeiro, é possível quantificar o quão interessante o
negócio é, ou seja, qual é a “sobra” de recursos após o pagamento de todas as
obrigações financeiras da empresa.
2.4.2. Rentabilidade
Define-se Rentabilidade como sendo a relação entre o Lucro Líquido do
Período e o Capital Investido no negócio. Ou seja,
Rentabilidade =
Lucro Líquido
Capital Investido
Com este indicador financeiro verifica-se a viabilidade econômica do
negócio, ou seja, verifica-se sua atratividade financeira. Quanto maior for a
30
rentabilidade do negócio, maior será sua atratividade financeira, ou seja, maior será
o retorno sobre os investimentos.
2.4.3. Controle de Caixa
O Controle de Caixa é um instrumento essencial para o correto controle
dos recursos financeiros na empresa. Deste serão retiradas as informações
necessárias para a elaboração do Fluxo de Caixa, ou seja, das perspectivas futuras
de pagamentos e recebimentos, bem como de determinar quais são os recursos
financeiros disponíveis no momento.
Segundo TANAKA (2003: 19):
A responsabilidade do controle de caixa é processar a movimentação diária
de entradas e saídas de recursos financeiros na empresa, através do
recebimento de vendas à vista, do recebimento de vendas a prazo, da
cobrança de juros, ou através de desencaixe relativo ao pagamento de
fornecedores, de salários, de obrigações fiscais, etc. Todas essas atividades
devem ser processadas através de numerários à vista.
2.4.4. Liquidez Corrente
Define-se Liquidez como sendo a relação entre o Ativo Circulante, ou
seja, os recursos financeiros de curto prazo aos quais a empresa tem direitos (caixa,
bancos, aplicações de curto prazo, estoques e Contas a Receber), e o Passivo
Circulante, ou seja, as obrigações financeiras de curto prazo que a empresa possui
(contas a pagar, empréstimos e financiamentos de curto prazo). Ou seja,
Liquidez Corrente =
Ativo Circulante
Passivo Circulante
31
Quanto maior for o Índice de Liquidez Corrente da empresa, melhor será
sua saúde financeira. Em outras palavras, quanto maior for o Índice de Liquidez
Corrente da empresa, maior será a disponibilidade de recursos para o pagamento de
suas obrigações. Assim, para que a empresa não tenha necessidade de tomada de
recursos financeiros de terceiros, o Índice de Liquidez Corrente Mínimo que a
empresa deverá possuir é 1. Ou seja, para cada valor monetário devido, a empresa
possui outro valor monetário para o pagamento. Quanto maior for este índice, melhor
será a situação da empresa. Por exemplo, se o índice for 3, para cada valor
monetário devido, a empresa tem 3 valores monetários para o pagamento.
2.4.5. Capital de Giro
Define-se Capital de Giro como sendo o total de recursos disponíveis para
a empresa investir, quer seja em estoques de insumos, produtos, quer seja em
prazos para os clientes (aumento do contas a receber), quer seja para a diminuição
de seu passivo circulante, quer seja para investimentos em imobilizados. Desta
forma, pode-se determinar Capital de Giro da seguinte forma:
Capital de Giro = Ativo Circulante - Passivo Circulante
Quanto maior for o Capital de Giro disponível na empresa, maiores serão
os recursos disponíveis para investimentos (maiores prazos para clientes, estoques,
imobilizado, diminuição do contas a pagar, pagamento de dividendos aos
acionistas).
32
Através da apuração do Capital de Giro é possível obter, rapidamente, as
origens e aplicações dos recursos de curtíssimo prazo aplicados na empresa e saber
qual a representatividade de cada grupo de contas. Ele possibilita, ainda, a tomada
de decisão no sentido de aumentar ou diminui os recursos para cada item da
composição.
2.4.6. Necessidade de Capital de Giro (NCG)
Define-se Necessidade de Capital de Giro como sendo o recurso
necessário para operacionalizar a empresa. Sendo assim, define-se Necessidade de
Capital de Giro da seguinte forma:
NCG = (Estoques + Contas a Receber) – (Contas a Pagar)
Onde:
•
Estoques
•
Contas a Receber
valor total das vendas a prazo com diminuição dos
descontos de duplicatas e inadimplência;
•
Contas a Pagar
valor total das obrigações da empresa (Impostos,
Salários & Encargos Sociais, Fornecedores, Comissões);
valor financeiro dos estoques valorizados a preço de custo;
Quanto maior for a Necessidade de Capital de Giro, maiores serão os
recursos financeiros necessários para operacionalizar a empresa.
Quando a empresa possui Necessidade de Capital de Giro maior que o
seu Capital de Giro disponível, a empresa é obrigada a captar recursos financeiros
de terceiros, através de empréstimos e/ou financiamentos, causando juros e
33
diminuição da sua lucratividade. Quando a empresa tem Capital de Giro maior que a
Necessidade de Capital de Giro, a empresa tem o que se chama de Saldo de
Tesouraria, cujo reflexo é verificado nos saldos de caixa, saldos bancários e
aplicações financeiras.
2.4.7. Demonstrativo de Apuração de Resultados
O Demonstrativo de Apuração de Resultados é um relatório gerencial
para verificar o resultado que a empresa realizou durante determinado período.
Segundo BASSANI, TANAKA e TOSIN (2003:28):
É uma ferramenta que possibilita a apuração dos resultados operacionais
de uma atividade, com base em avaliações de desempenho obtidas a cada
período (mensal), a qual denominamos de apuração pelo Regime de
Competência.
O Demonstrativo de Apuração de Resultados proporciona inúmeras
análises comparativas e de desempenho em diferentes períodos de atividade,
verificando-se os resultados operacionais e promovendo ajustes necessários.
Com este relatório é possível analisar a empresa de forma a verificar
quais as contas que mais influem nos gastos da empresa. Desta forma pode-se
efetuar a Análise Vertical da empresa, ou seja, analisar as contas do processo.
É possível também efetuar-se a Análise Horizontal das contas. Para
tanto são necessários dois períodos distintos para a comparação. Desta forma, é
possível verificar quais as variações que ocorreram entre os períodos e avaliar a
performance da empresa nos períodos comparados.
Pode-se compor o quadro de Apuração de Resultados utilizando-se como
referência a Tabela 04 abaixo:
34
Tabela 04: Demonstrativo de Apuração de Resultados
Mês de Apuração
Apuração de Resultados
R$
%
1. Vendas Totais
a. Vendas a Vista
b. Vendas a Prazo
c. ( - ) Impostos
2. Vendas Líquidas (a + b – c)
3. Custos Variáveis (d + e)
d. Custo de Produto Vendido
e. Comissões
4. Margem de Contribuição (2. – 3.)
5. Custos Fixos
6. Resultado Operacional (4. – 5.)
7. Receitas/Despesas Financeiras
8. Resultado do Período (Lucro/Prejuízo)
Fonte: SEBRAE/SC, 2003
Onde:
•
Impostos: (ICMS para o caso de empresa com Tributação Normal);
•
Custo de Produto Vendido: inclui-se neste os valores referentes ao valor do item
a ser vendido somado aos valores de frete de recebimento e de embalagem;
•
Custos Variáveis: Valores diretamente ligados a venda dos produtos;
•
Margem de Contribuição: Valor restante da redução dos Custos Variáveis das
Vendas Líquidas;
•
Custos Fixos: Valores gastos mensalmente referentes à manutenção da estrutura
da empresa;
•
Resultado Operacional: Resultado da diferença entre a margem de contribuição e
os custos fixos;
•
Receitas Financeiras: Valores referentes a ganhos financeiros oriundos de
aplicações financeiras ou de juros cobrados de clientes;
•
Despesas Financeiras: Valores referentes a juros pagos a terceiros;
•
Resultado Líquido: Resultado da soma entre o resultado operacional e as
receitas financeiras, subtraindo-se os valores de despesas financeiras. Quando o
resultado é positivo constitui-se no Lucro do Período, quando negativo, constituise no Prejuízo do Período;
35
Segundo BASSANI, TANAKA e TOSIN (2003:30):
Esse instrumento funciona como uma bússola da atividade econômica,
indicando em que direção a empresa está indo e fornecendo subsídios para
se corrigir os novos trajetos (metas e resultados) ou, até mesmo,
informando se o negócio é viável ou não.
2.4.8. Estrutura Patrimonial
Estrutura Patrimonial é um levantamento realizado periodicamente pela
empresa para determinar o seu nível de crescimento (quando a empresa tem lucro)
ou de encolhimento (quando a empresa tem prejuízo). É a representação
quantitativa de seus bens e direitos, bem como de suas obrigações com os sócios,
acionistas e terceiros num determinado momento, da empresa.
Da mesma forma que na Apuração do Demonstrativo de Resultados, na
elaboração da Estrutura Patrimonial é possível efetuar-se as Análises Horizontal e
Vertical. Na Análise Horizontal é possível avaliar se a empresa está crescendo ou
encolhendo verificando-se se o Patrimônio Líquido da empresa aumentou ou
diminuiu. Quando ocorre o aumento, a empresa está em crescimento e quando
diminui, a empresa obteve prejuízo no período apurado. Na Análise Vertical pode-se
avaliar onde estão sendo investidos os recursos financeiros da empresa. A partir
desta informação é possível modificar as estratégias utilizadas para melhorar a
lucratividade da empresa. Por exemplo, caso a empresa esteja investindo muito em
estoques, poderá modificar a estratégia diminuindo os valores de estoque, passando
parte dos recursos para o Contas a Receber, ou seja, aumentando os prazos para
os clientes, melhorando desta forma o faturamento da empresa com os aumentos de
prazo.
36
A composição do levantamento é definida da seguinte forma:
PASSIVO
Bancos
Aplicações
Estoques
Empréstimos
Financiamentos
Salários & Encargos
Comissões
Impostos
Contas a Receber
Fornecedores
Imobilizado
Capital Social
( - ) Depreciação
Patrimônio
Líquido
Ativo
Permanente
Ativo Circulante
Caixa
Passivo Circulante
ATIVO
Lucros/Prejuizos
Acumulados
Resultado Líquido
Fonte: SEBRAE/SC, 2003
Na Estrutura Patrimonial, o Ativo (Bens e Direitos da empresa) deve
obrigatoriamente ser igual ao Passivo (Obrigações da empresa).
Segundo BASSANI, TANAKA e TOSIN (2003:30):
Este instrumento é de fundamental importância na gestão econômica e
financeira, pois ele sempre fornecerá uma fotografia da empresa em
análises individuais ou comparativas entre diferentes períodos. Através de
comparações, dará informações claras sobre a evolução da atividade
empresarial, apurando se houve ou não um crescimento no período
analisado.
Esta ferramenta permite planejar ações para modificar as políticas de
compras, vendas, aplicações de recursos, além de permitir o controle das
obrigações da empresa. É uma ferramenta essencial ao Planejamento Estratégico,
quer a empresa seja micro, pequena, média ou grande.
37
3. LEVANTAMENTO, ANÁLISE E CONCLUSÕES DA PESQUISA
Após dois anos trabalhando na assessoria de micro e pequenas
empresas e verificando sua dificuldade em controlar seus recursos financeiros, criouse o interesse crescente em auxiliá-los de alguma forma para diminuir este problema
entre este segmento. Independentemente da área de atuação (indústria, comércio
ou prestação de serviços), a dificuldade em se controlar os recursos e efetuar o
planejamento financeiro da empresa para a melhor utilização dos recursos
disponíveis foi sempre a grande dificuldade. Desta forma, decidiu-se por avaliar
inicialmente os motivos pelos quais há esta dificuldade.
Durante aproximadamente um ano foram entrevistadas 51 empresas dos
diversos segmentos (indústria, comércio e prestação de serviços). Na tabela 05 a
seguir, constam os ramos de atuação das empresas entrevistadas:
Tabela 05 - Empresas Entrevistadas: Ramo e Segmento
Ramo
Acessórios
Alimentício
Automecânicas
Combustíveis
Confecções
Constr. Civil (Acabam.)
Eletro-Eletrônicos
Engenharia
Fotografia
Metal Mecânico
Molduras
Móveis
Plásticos
Produtos Pet
Saúde
Telecomunicações
Segmento
Comércio
Indústria / Comércio
Comércio / Serviços
Comércio
Indústria / Comércio
Indústria / Comércio
Serviços
Comércio / Serviços
Comércio / Serviços
Indústria / Serviços
Indústria / Comércio
Indústria / Comércio
Indústria
Comércio / Serviços
Serviços
Comércio / Serviços
Nº Empresas
(%) Total
1
9
10
2
12
2
1
1
1
3
1
2
1
1
2
2
2,0%
17,6%
19,5%
3,9%
23,5%
3,9%
2,0%
2,0%
2,0%
5,9%
2,0%
3,9%
2,0%
2,0%
3,9%
3,9%
38
Aplicou-se o questionário do Anexo I, obtendo-se os seguintes resultados:
a)
A primeira pergunta referia-se sobre a utilização de indicadores financeiros na
empresa. As respostas foram tabuladas e o resultado foi verificado na figura 01:
Figura 01 - A Empresa possui Indicadores Financeiros?
8%
Sim
Não
9 2%
Fonte: Pesquisa
Verifica-se que 92% dos entrevistados possuem algum tipo de indicador
financeiro, sendo que apenas 8% não possuem qualquer indicador. Esta
estatística verifica a grande preocupação existente entre os empresários nos
controles financeiros da empresa, procurando efetuar os controles de acordo
com suas limitações. Outros, porém, mesmo tendo esta preocupação, optam
por não efetuarem os controles com receio de que “o negócio seja ruim”, ou que
“se está sobrando dinheiro, está bom”.
b)
A segunda pergunta se refere aos Indicadores Financeiros utilizados pelas
empresas entrevistadas. Os resultados estão mostrados na Figura 02:
39
Figura 02 - Indicadores Financeiros das Empresas
100%
L ucr at iv idade
98%
R ent abil idade
100%
79%
90%
L iquidez
Co nt r o le M o v i ment o
Cai xa
Capi t al de Gir o
80%
70%
D emo ns t r at i v o de
R es ult ado s
Co nt as a P agar
60%
50%
34%
Co nt as a R eceber
40%
20%
10%
Co nt r o le de E s t o ques
19%
30%
9%
F luxo de Cai xa
9%
6%
0%
0%
2%
6%
E s t r ut ur a P at r imo ni al
A dminis t r ação de C us t o s
0%
Fonte: Pesquisa
Das empresas que utilizam algum tipo de indicador financeiro, 100%
preocupam-se com os valores do Contas a Pagar, mostrando grande
responsabilidade dos empresários no cumprimento de suas obrigações. Além
disso, 98% das empresas têm também o controle dos valores de Contas a
Receber, indicando também que os empresários preocupam-se com os
recursos que terão disponíveis. Há que se ressaltar, entretanto, que muitos dos
empresários não têm noção exata dos numerários existentes neste controle.
Assim, os valores poderão ser somente estimativas. Porém, apenas 19% dos
empresários têm Fluxo de Caixa, embora possuam informações suficientes para
confeccioná-lo. Verifica-se que uma pequena parte trata seu negócio como
investimento, pois somente 9% dos empresários têm indicadores de
lucratividade e 6% de rentabilidade. A grande maioria enxerga a empresa como
fonte de seu sustento ao invés de enxergar seu negócio como um investimento,
não se preocupando com o retorno dos valores investidos.
40
Na pesquisa, 79% dos empresários entrevistados que possuem indicadores
financeiros, têm Controle de Movimentação de Caixa. Embora não colocado
formalmente na pesquisa, verificou-se que 100% dos entrevistados possui
controle bancário, porém não realiza conciliação com o caixa da empresa,
acarretando falhas nos controles de movimentação de caixa.
Um outro ponto significativo da pesquisa mostrou que somente 34% dos
entrevistados que possui algum tipo de indicador financeiro, possui controle de
estoques. Este indicativo demonstra que a maioria dos empresários não tem
consciência de que um dos grandes causadores da Necessidade de Capital de
Giro são os estoques.
Outro fato bastante relevante é que somente 2% dos entrevistados na pesquisa
possuem o levantamento da Estrutura Patrimonial da empresa. Ou seja,
somente 2% têm noção do crescimento ou do encolhimento de sua empresa,
mostrando mais uma vez que os empresários não estão tratando suas
empresas como investimento, mas como fonte de seu sustento
Embora 9% dos entrevistados tenham informado que possuem indicadores de
Lucratividade, somente 6% possuem sistema de custos. Ou seja, somente 6%
têm noção dos custos de suas empresas, tendo a maioria das empresas
somente uma noção de ganho ou de perda.
Verificou-se ainda que nenhuma das empresas entrevistadas verifica suas
disponibilidades de Capital de Giro. Desta forma, os investimentos em estoques,
prazos para os clientes, aquisição de ativos, em muitos casos, são superiores
as disponibilidades da empresa, necessitando desta forma de tomada de
recursos de terceiros, gerando pagamento de juros e diminuição do seu lucro.
41
Outro fato preocupante: nenhuma das empresas verifica seu índice de liquidez
corrente. Ou seja, não está ciente se pode ou não honrar com seus
compromissos de curto prazo. Desta forma, os casos de inadimplência com
fornecedores
e
dificuldades
financeiras
são
comuns
por
aplicarem
inadequadamente seus recursos financeiros.
c)
A terceira pergunta efetuada no questionário refere-se ao objetivo da utilização
do indicador financeiro na empresa. Os resultados estão colocados na Figura 03
a seguir:
Figura 03 - Objetivos dos Indicadores Financeiros
100%
Verificar Desem penho
100%
Efetuar Planejam ento
80%
Efetuar Controles
49%
Efetuar Previsões
60%
Tom ar Decisões
Outros
40%
13%
6%
20%
0%
0%
0%
Fonte: Pesquisa
Dos entrevistados que possuem indicadores financeiros, 100% os utilizam para
efetuarem controles e 49% para verificar desempenho. Entretanto os
indicadores são pouco utilizados para tomar decisões (13%). Desta forma, fica
comprovado que a maior parte das decisões tomadas pelos empresários de
micro e pequenas empresas é executada a partir de sua experiência cotidiana,
não levando em consideração os indicadores financeiros, aumentando os riscos
de decisões equivocadas e comprometimento dos recursos.
42
Os indicadores financeiros também são muito pouco utilizados para efetuar
planejamento (6%). Esta estatística destaca outro ponto preocupante: os
empresários não estabelecem metas a serem cumpridas, ou seja, não
determinam seus objetivos para determinado período, aguardando um “período
melhor”.
Nenhum dos entrevistados utiliza os indicadores financeiros para efetuar
previsões. É outro ponto preocupante, pois com previsões baseadas em
expectativas “por experiência”, o risco de que as previsões não ocorram cresce
bastante, causando problemas as empresas. Utilizar o histórico para efetuar
previsões é uma forma de reduzir riscos de aquisição de estoques com giro
baixo, compras excessivas, comprometimento de capital de giro.
d)
A quarta pergunta do questionário refere-se aos controles utilizados pelas
empresas que não utilizam indicadores financeiros para seus controles. Foram
encontradas as seguintes respostas colocadas na Figura 04:
Figura 04 - Controle das Empresas que não possuem
Indicadores Financeiros
25%
Saldo Bancário
Saldo de Caixa
75%
Fonte: Pesquisa
Dos empresários que não possuem indicadores financeiros, 75% controlam
seus recursos através dos saldos bancários e 25% através do saldo de caixa de
43
suas empresas. Desta forma, as decisões partem somente de um instante da
empresa, ou seja, não considera o passado já realizado nem o futuro a ser
realizado. A falta de planejamento financeiro é a responsável por muitos
fechamentos de empresa, pois poderá acarreta desencaixe do Fluxo de Caixa
da empresa, pagamento de juros a terceiros e diminuição dos lucros da
empresa.
e)
A quinta pergunta refere-se às dificuldades encontradas pelos gestores da
empresa com relação à utilização dos indicadores financeiros. A Figura 05
mostra os resultados obtidos:
Figura 05 - Dificuldades de controle dos Recursos Financeiros
Outros
2%
Recurso Técnico
Não vê necessidade
Recurso Financeiro
92%
4%
20%
Conhecimento
Tempo
98%
18%
Fonte: Pesquisa
Entre as dificuldades apresentadas na pesquisa, 98% dos entrevistados
relataram problemas de falta de conhecimento para controlar os recursos
financeiros adequadamente, e que 92% têm problemas de recursos técnicos, ou
seja, não tem capacitação para tal. Entretanto, mesmo tendo ciência do
problema, os empresários tentam administrar seus recursos com suas
limitações, não procurando por capacitação técnica.
44
20% dos entrevistados afirmaram ter problemas financeiros para poder controlar
melhor seus recursos financeiros. Entretanto, em sua maioria, os mesmos tem
gestão de estoques problemática, com grandes quantidades de produtos. Desta
forma, a solução para os problemas está baseado nos controles que a empresa
ainda não possui.
18% dos entrevistados afirmaram ter problemas de tempo para o melhor
controle de seus recursos financeiros. Embora haja nesta afirmação certa
coerência, pois na maior parte das micro e pequenas empresas, a maior parte
das atividades (compra, venda, financeiro, produção, etc.), seja executada pela
mesma pessoa, pode-se identificar que a mesma ganharia tempo otimizando
atividades e eliminando atividades que não agregam valor, disponibilizando
tempo para os devidos controles.
f)
A sexta pergunta identifica o grau de escolaridade do gestor da empresa. Os
resultados constam na Figura 06 a seguir:
Figura 06 - Grau de Escolaridade do Gestor
1º Grau Incompleto
10%
0%
2º Grau Incompleto
2%
22%
18%
3º Grau Incompleto
Técnico
Mestre
Doutor
48%
Fonte: Pesquisa
Um outro fato muito interessante: dos entrevistados, a grande maioria (59%)
têm curso superior ou nível de mestrado. Esta estatística mostra que o perfil dos
45
empreendedores está sendo modificada: estes estão se capacitando cada vez
mais em busca de muita informação para a correta gestão de suas empresas.
g)
A sétima pergunta do questionário refere-se à idade do empresário. As
respostas constam na Figura 07 a seguir:
Figura 07 - Idade do Empresário/Gestor
6%
0% 2%
16%
Até 25 anos
25%
26 a 35 anos
36 a 45 anos
46 a 55 anos
56 a 65 anos
acima de 65 anos
51%
Fonte: Pesquisa
A grande maioria (76%) tem idade entre 26 e 45 anos, ou seja, a faixa de idade
onde se encontra a maior parte da força de trabalho no Brasil. Ou seja, os
empreendedores optam por ter o seu negócio a trabalhar como empregados.
Anteriormente, os empreendedores eram em sua maioria funcionários que
fizeram carreira como empregados e depois de economizar por muito tempo
seus recursos, abriam seus negócios. Esta faixa etária pode ser verificada pelos
22% encontrados nesta estatística.
h)
Foi solicitado na oitava pergunta quais os indicadores que o gestor considerava
importante para o controle financeiro da empresa. Os resultados estão
relacionados na Figura 08 a seguir:
46
Figura 08 - Indicadores Importantes para a Empresa
Administração de Custos
100%
27%
90%
88%
94%
94%
96%
1
20%
88%
2%
94%
100%
Estrutura Patrimonial
Fluxo de Caixa
Controle de Estoques
Contas a Receber
Contas a Pagar
Demonstrativo de Resultados
Capital de Giro
Controle Movimento Caixa
Liquidez
Rentabilidade
Lucratividade
Fonte: Pesquisa
Dos entrevistados, em sua grande maioria, acham importantes quase todos os
indicadores financeiros. Entretanto, Liquidez, Capital de Giro e Estrutura
Patrimonial tiveram pouca lembrança nas estatística (2%, 20% e 27%
respectivamente), comprovando o que foi afirmado anteriormente, ou seja, há
falta de planejamento financeiro entre as micro e pequenas empresas, não há
noção dos empresários quanto às suas reais disponibilidades e que os mesmos
encaram suas empresas como fonte de sustento e não como investimentos que
devem gerar retorno.
i)
A pergunta 09 do questionário refere-se aos indicadores financeiros que os
empresários pretendem implementar em suas empresas. A Figura 09 mostra os
resultados:
47
Figura 09 - Indicadores que pretende implementar
Administração de Custos
94%
20%
Estrutura Patrimonial
Fluxo de Caixa
41%
Controle de Estoques
33%
Contas a Receber
2%
2%
Contas a Pagar
1
84%
8%
Demonstrativo de Resultados
Capital de Giro
20%
Controle Movimento Caixa
0%
Liquidez
80%
92%
Rentabilidade
Lucratividade
Fonte: Pesquisa
Dos indicadores colocados para os entrevistados, a Administração de Custos é
o indicador financeiro que mais foi citado para ser implementado (94%), seguido
pela Lucratividade (92%) e pelo Demonstrativo de Resultados (84%). Estes
indicativos mostram-nos que os empresários têm preocupação quanto ao Lucro
que a empresa pode oferecer, mas que não consideram prioridade a Liquidez
(0%), Capital de Giro (8%) e Estrutura Patrimonial (20%), comprovando a falta
de conhecimento do qual os entrevistados sentem necessidade, ou seja, de
saber
quais
são
os
indicadores
financeiros
necessários
para
gerir
adequadamente seus negócios.
j)
A pergunta 10 questiona sobre a utilização da informática para auxiliar os
empresários em seus controles. Foram obtidos os seguintes resultados,
mostrados na Figura 10:
48
Figura 10 - Utilização de Informática
22%
Sim
Não
78%
Fonte: Pesquisa
O resultado das entrevistas mostra que 78% dos entrevistados afirmam utilizar
da informática para auxiliar nos controles, mostrando que a informática está se
tornando uma ferramenta cada vez mais usual entre as micro e pequenas
empresas. Verificamos desta forma que as empresas, cada vez mais estão
buscando formas para melhorar seus controles.
k)
A pergunta 11 questiona sobre a não utilização da informática. Os resultados
são ilustrados na Figura 11:
Figura 11 - Causas da Não Utilização da Informática
Conhecimento
15%
Recurso Financeiro
Não vê necessidade
54%
31%
Fonte: Pesquisa
49
Dos entrevistados que não utilizam a informática, 54% não utiliza por falta de
conhecimento, 31% por falta de recursos financeiros e 15% não consideram
necessária a sua utilização para auxiliar nos controles. Mesmo tendo recursos
para sua capacitação e conseqüente utilização da informática, estes
empresários optam por não se capacitar e continuar tendo informações
incompletas, ou mesmo contratando pessoas para executar a atividade.
l)
A pergunta 12 questiona os empresários sobre a importância da informática no
auxílio dos controles financeiros. As respostas estão ilustradas na Figura 12 a
seguir:
Figura 12 - Acha importante a utilização da Informática?
2%
Sim
Não
98%
Fonte: Pesquisa
98% dos entrevistados afirma ser importante a utilização da informática para
auxiliar nos controles financeiros. É uma informação interessante, pois embora
considerem importante, havia um percentual de empresários que não
considerava necessário para seus negócios.
m) A pergunta 13 relaciona a periodicidade de verificação dos indicadores
financeiros. As respostas estão ilustradas na Figura 13 a seguir:
50
Figura 13 - Frequência de Verificação dos Indicadores
Financeiros
2%
0% 8%
47%
Semanal
Mensal
Semestral
Anual
Não realiza verificação
43%
Fonte: Pesquisa
Verifica-se que 47% dos entrevistados fazem a verificação dos índices
financeiros semanalmente, enquanto que 43% o faz somente mensalmente.
Uma conclusão interessante a ser identificada nesta pesquisa é que as
empresas que possuem maior número de indicadores financeiros efetuam a
verificação mensalmente, enquanto que as empresas com poucos indicadores
necessitam fazer a verificação semanalmente. Esta constatação mostra que os
empresários com menor número de indicadores financeiros têm menor
segurança em suas tomadas de decisão, tendo necessidade de verificar sua
situação financeira mais frequentemente para tentar diminuir os riscos de
decisões equivocadas. Já os que possuem maior número de indicadores
financeiros, têm maior conhecimento de seu negócio, possibilitando um
planejamento de maior tempo. Desta forma, as avaliações através de seus
indicadores financeiros são realizadas com prazos maiores.
51
4. PROPOSTA
DE
FERRAMENTA
DE
AUXÍLIO
NO
CONTROLE
DOS
RECURSOS FINANCEIROS
Durante a pesquisa, verificou-se a dificuldade que as empresa têm em
controlar seus recursos financeiros. Desta forma, para tentar amenizar o problema,
decidiu-se por desenvolver uma ferramenta que pudesse auxiliar os empresários
nesta árdua missão de conseguir tomar a decisão correta sobre os investimentos
dos recursos financeiros disponíveis na empresa.
Elaborou-se assim um arquivo no Microsoft Excel, onde o empresário
poderá controlar seus Saldos Bancários, Saldo de Caixa, controle de cheques prédatados, manter seu Contas a Pagar e Contas a Receber, efetuar seu Fluxo de
Caixa, recebendo ainda informações por Centro de Custos e seus gastos divididos
por um Plano de Contas confeccionado para cada empresa.
No arquivo padrão, é possível ter o controle de até 05 contas bancárias
diferentes simultaneamente. Para um número maior, há a necessidade de alteração
do arquivo, porém sem muita dificuldade para tal.
O Saldo de Caixa é obtido através dos valores do Caixa Interno somados
às disponibilidades das contas bancárias. A movimentação de recursos (entradas e
saídas), pode ser registrada no Movimento de Caixa.
Lançamentos futuros serão lançados na planilha específica, indicando
corretamente sua conta contábil e seu centro de custos, além dos outros registros
necessários, como data de vencimento, data de quitação (quando a ocorrência for
realizada), a sua descrição, valor, se a conta é a débito ou a crédito.
52
Há o controle de cheques pré-datados recebidos de clientes, que também
poderão ser controlados pelo arquivo. Atualmente, esta prática é muito utilizada
entre os empresários de micro e pequenas empresas, ou seja, utilização de cheques
pré-datados nas negociações de compra e de venda.
Com este arquivo pronto, foi proposto para que algumas das empresas
entrevistadas se utilizassem do mesmo para que fossem efetuadas comparações
entre as informações anteriores ao arquivo criado e após sua utilização.
Os resultados podem ser apreciados na seção seguinte.
53
5. RESULTADOS OBTIDOS COM A FERRAMENTA
5.1. Empresa de Confecções
Iniciou-se a utilização do arquivo do Microsoft Excel em uma empresa de
confecções. A empresa era gerida de forma centralizada, com apenas a empresária
gerindo o fluxo de entradas e saídas de dinheiro, calculando o custo de seus
produtos baseada na sua experiência empresarial de 15 anos. Todos os outros
funcionários da empresa não tinham o menor conhecimento da forma com que a
empresária calculava os preços de venda dos produtos. Anteriormente a sua
utilização, a empresa possuía os seguintes indicadores financeiros: Movimento de
Caixa, Contas a Pagar e Contas a Receber.
Em um lamentável acidente, a empresária faleceu e seus herdeiros não
tinham como resgatar as informações, visto que todos os controles dos recursos da
empresa estavam centralizados na empresária. Iniciou-se então um processo longo
de busca de informações e implementou-se o arquivo no Microsoft Excel para
auxiliar nos controles das informações financeiras.
Os resultados apresentados após 04 meses de utilização foram os
seguintes:
Anteriormente o Movimento de Caixa era utilizado somente para verificar se
havia diferença de valores entre o que existia no caixa interno e o que o controle
marcava, Atualmente as informações são utilizadas para verificar o movimento
diário, verificar as quantidades vendidas, verificar quais produtos estão com
maior giro;
54
O controle de Contas a Pagar existente anteriormente era utilizado somente para
o controle das obrigações da empresa. Atualmente, além desta função, o controle
também é utilizado para a elaboração do Fluxo de Caixa da empresa, diminuindo
os problemas de Necessidade de Capital de Giro e planejando melhor o
comprometimento dos recursos financeiros disponíveis;
O controle de Contas a Receber, anteriormente, não considerava o crediário da
loja da empresa, ou seja, não considerava as “fichas” dos clientes. Desta forma,
as informações sobre o contas a receber eram incompletas. Atualmente, além
dos cheques pré-datados existentes, as “fichas” também estão incluídas nos
valores de Contas a Receber, cujas informações são transferidas para o Fluxo de
Caixa, melhorando assim a previsibilidade do negócio;
Em conversa com o proprietário da empresa, o mesmo verificou, após a
utilização do arquivo, que sua empresa tinha uma estrutura demasiadamente
grande para o negócio, verificando as informações agrupadas. Verificou que seu
custo fixo era incompatível com a realidade da empresa. Realizou então
mudanças, diminuiu o número de funcionários, iniciou um processo de redução
dos custos, gerando uma economia de 15% aproximadamente com as
mudanças. Além disso, iniciou o processo de cálculo de custos na empresa,
verificando que a empresa possuía produtos com margem negativa, e outros com
margens absurdas (elevadas). Equalizou-se então os preços de venda de seus
produtos, melhorando desta forma, em média, sua margem de contribuição, pois
os produtos com margem negativa, e que tinham maior giro, começaram a ter
margem positiva, melhorando o resultado final da empresa;
55
5.2. Comércio de Combustíveis, Mercado e Loja de Confecções
Outro caso interessante foi verificado em uma empresa comercial de
combustíveis. A empresa não possuía quaisquer tipos de indicadores financeiros,
verificando somente os valores que seriam pagos ou recebidos no dia, não tendo
noção se o saldo de caixa no dia seria positivo ou negativo. Embora suas contas
mostrassem que os resultados eram positivos, o caixa da empresa não correspondia
às suas expectativas, sendo necessária à busca de recursos financeiros de terceiros
constantemente. Além disso, o empresário possuía dois outros empreendimentos:
um mercado e um comércio de confecções. Infelizmente o empresário misturava os
negócios, passando recursos de um negócio para o outro, não conseguindo obter
informações se os negócios eram ou não lucrativos.
Foi nesta situação que foi instalado o arquivo para auxiliar o empresário
na sua gestão financeira. Os primeiros momentos foram muito difíceis, pois o
empresário tinha poucos conhecimentos com o aplicativo, apagando fórmulas
estabelecidas dentro do arquivo, As informações sobre os negócios custaram a ser
recebidas, havendo muitas correções nos lançamentos, e muitos lançamentos que
deixaram de ser considerados. Mas algumas informações foram muito interessantes
para o empresário:
•
Havia sempre uma diferença de valores no caixa com relação aos valores
vendidos nas bombas de combustível, ou seja, os valores arrecadados
levantados no caixa eram diferentes aos valores levantados das vendas das
bombas. A diferença era sempre a menor. Porém, o empresário não percebia
esta diferença, pois não aferia as bombas. Com os controles instalados, passou-
56
se a monitorar a quantidade vendida e os valores recebidos. Atualmente as
informações são verificadas diariamente, não havendo mais este problema;
•
Anteriormente, os combustíveis eram adquiridos a vista, sendo que o prazo
médio de recebimento é de 20 dias. Devido a este desencaixe entre o prazo de
pagamento e o prazo de recebimento, havia a necessidade de tomada de
recursos de terceiros. As taxas de juros pagas eram de aproximadamente 4,5%
ao mês. Após estudo do fluxo de caixa, obtido através da utilização do arquivo,
verificou-se que era possível solicitar prazos para o pagamento dos
combustíveis, com variação de 2% ao mês, sendo que o prazo máximo obtido foi
de 15 dias. Assim, obteve-se uma redução de cerca de 40% nos juros pagos a
terceiros mensalmente, reduzindo-se desta forma as despesas financeiras e
aumentando o resultado líquido do negócio;
•
Verificou-se que o mercado tinha excesso de estoques de produtos que tinham
giro muito baixo. Anteriormente, o empresário “aproveitava” as promoções
efetuadas pelos fornecedores, comprando acima das suas necessidades,
comprometendo seu capital de giro. Além disso, como o mercado está situado
em uma região onde há sazonalidade mensal, ou seja, há grande movimento nos
15 primeiros dias do mês e movimento menor nos 15 dias finais, as compras
eram realizadas igualmente durante o mês, causando problemas de caixa. Com
estas constatações realizadas através dos controles implementados, houve uma
modificação nas programações de compra, aumentando-se a demanda no início
do mês e reduzindo-se no fim, obtendo-se desta forma uma diminuição na sua
necessidade de capital de giro. Além disso, como a empresa trabalhava no
crediário, utilizando as “fichas” de crediário do mercado, 90% de suas vendas são
57
realizadas a prazo. Entretanto, o empresário não tinha noção dos valores a
receber que constavam em seu crediário. Após verificação das “fichas” e seu
lançamento nos controles, constatou-se que a empresa tinha aproximadamente
dois meses de faturamento em suas contas a receber, sendo que seus prazos de
pagamento eram de 28 dias. Assim, realizou-se uma redução no crédito de seus
clientes, e um sistema de cobrança mais eficaz, produzindo diminuição dos
encargos financeiros do negócio;
•
Com relação ao comércio de confecções, anteriormente o negócio era
gerenciado por uma pessoa da família. Com a sua saída, o negócio passou a ser
gerenciado por uma vendedora. As vendas diminuíram, e as despesas
aumentaram e função de mudança de ponto comercial. Os estoques, que
anteriormente eram controlados rigidamente, passaram a não ser controlados.
Os resultados foram terríveis. Ao ser instalado o arquivo de controle, verificou-se
que o Ponto de Equilíbrio do negócio estaria muito além do que a empresa
faturava. Além disso, a empresa trazia mercadorias a vista, adquiridas de
fornecedores de São Paulo, e eram vendidas em prazos alongados (30, 60 e 90
dias). Ainda, havia um grande estoque de mercadorias que estavam no estoque
há tempos. Com os controles, foi modificada a política de compras da empresa,
passando a comprar em prazos semelhantes aos prazos praticados nas vendas,
diminuindo a necessidade de capital de giro. Os estoques de produtos antigos
foram liquidados a preços inferiores aos praticados normalmente pela empresa,
gerando recursos para a aquisição de novos produtos. Houve uma nova
mudança de ponto comercial, diminuindo as despesas com aluguel e energia
elétrica;
58
5.3. Empresa Metalúrgica
Outra empresa que se conseguiu obter resultados foi uma empresa
metalúrgica que produz estruturas metálicas. Esta empresa, ao contrário da maioria
que recebeu assessoria, não tem problemas financeiros. Entretanto, seu proprietário
se preocupava com a lucratividade do negócio, pois não tinha dimensão dos valores.
Como a empresa trabalha com produção sob encomenda, de acordo com
os prazos estipulados pelo cliente, era difícil identificar quais projetos eram lucrativos
e quais não davam retorno.
Foi instalado então o arquivo para avaliar as informações existentes em
seu movimento de caixa, contas a pagar e contas a receber, dividindo-se a empresa
em Centros de Custos e criando-se um Plano de Contas para classificar os custos e
as despesas. Os resultados dos controles foram interessantes:
o A empresa conseguiu identificar gastos excessivos em itens que considerava
desprezíveis, como materiais de segurança, horas extras dos funcionários,
combustíveis de veículos, manutenção de ferramentas e equipamentos manuais.
Embora tivesse lucro, a empresa poderia aumentar os resultados controlando de
melhor forma alguns itens que considerava inexpressivos;
o A retirada do proprietário era variável, ou seja, de acordo com suas
necessidades, não estipulando valores mensais, causando em alguns casos
problemas de caixa. Após a instalação do arquivo, o empresário passou a
estipular suas retiradas, melhorando o planejamento financeiro da empresa,
eliminando os problemas de caixa;
59
o O controle de estoques que anteriormente era realizado somente quando era
terminado o pedido, passou a ser controlado quando se retira a matéria prima do
almoxarifado, melhorando assim a visualização dos estoques existentes e das
necessidades de compra;
o Verificou-se que, embora a empresa disponha de grande quantidade de recursos
financeiros (Capital de Giro), esta ainda necessita de tomada de recursos de
terceiros (financiamentos). A empresa investe grande parte de seus recursos em
prazos para os clientes. Enquanto que o prazo médio de pagamento de seus
fornecedores esteja em média em 28 dias, há casos de clientes que tem prazos
superiores a 180 dias. Assim, embora a empresa tenha grande disponibilidade de
recursos, ainda é necessária a tomada de recursos;
o Anteriormente, o empresário imaginava que a empresa não era muito lucrativa,
pois não havia controle rigoroso dos estoques e os relatórios de contas a pagar e
a receber eram parciais, ou seja, incompletos, pois os relatórios existentes
consideravam somente o mês em questão, não estendendo as previsões para os
meses seguintes. Após orientações e modificações nos relatórios, o empresário
mudou sua opinião sobre sua empresa;
o A empresa começou a verificar seus resultados com a confecção do
Demonstrativo de Resultados mensal, baseando suas informações nos controles
instalados. Desta forma, embora não tenha informação específica dos projetos, a
empresa já visualiza sua lucratividade e rentabilidade;
60
5.4. Empresa Moveleira
Este caso é um dos que melhor demonstra os resultados da utilização do
sistema de controle. Trata-se de uma empresa do setor moveleiro, com móveis
sendo produzidos em série.
A empresa possuía somente os controles de contas a pagar e de contas a
receber. Avaliava seus resultados pelo total de entradas e pelo total de saídas. Caso
houvesse sobra de recursos a empresa teria lucro e em caso contrário, prejuízo.
A empresa tem cinco anos de existência, tendo um crescimento em
termos de faturamento de 10% ao ano antes da implementação dos controles
financeiros.
Com a implementação do arquivo contendo os controles, houve muitas
mudanças na empresa:
Houve o controle de movimentação de caixa, anteriormente inexistente,
verificando-se que em determinados períodos do mês, a empresa adquiria
matéria prima acima das condições de pagamento da empresa, causando
necessidade de recursos de terceiros, ou atraso de pagamento de fornecedores.
Em ambos os casos, havia o pagamento de juros. Desta forma, foram
reprogramadas as compras de matéria prima da empresa, aumentando-se a
freqüência de compras e diminuindo-se as quantidades por compra. Desta forma,
houve uma redução significativa do pagamento de juros, em torno de 60%;
Com o controle de movimentação de caixa, foi possível avaliar os custos fixos da
empresa, determinando-se o seu Ponto de Equilíbrio. Baseados em informações
por regime de Competência, ao invés de trabalhar com informações pelo regime
61
de Caixa, a empresa pôde modificar suas tabelas de preços, aumentando
sensivelmente suas vendas e seu faturamento. O faturamento atingiu o seu pico
histórico ao ser dobrado quatro meses após a implementação dos controles;
Os prazos de venda foram modificados em função das necessidades da
empresa, diminuindo-se os prazos, porém com preços mais atraentes para seus
clientes, aumentando-se assim a liquidez corrente da empresa;
Novas regiões estão sendo exploradas com a melhoria da capacidade produtiva
e principalmente, com a disponibilidade de capital de giro que passou a existir em
função do aumento das vendas e diminuição dos prazos;
Os desperdícios passaram a ser melhor controlados em função do controle de
estoques que inexistia anteriormente. Materiais de consumo como colas, tintas,
pregos, parafusos, passaram a ter um controle maior. Como conseqüência,
obteve-se uma diminuição de consumo da ordem de 15% nestes insumos. Além
disso, com a matéria prima principal (MDF), após os controles instalados, houve
uma redução de 5% nos gastos, em função de melhorias no aproveitamento das
chapas. Com as mudanças, a empresa teve uma redução em seu Ponto de
Equilíbrio de aproximadamente 10%;
Atualmente a empresa está substituindo o arquivo do Microsoft Excel por um
programa específico de gestão financeira. Porém, esta substituição se deve a
verificação dos benefícios gerados pelas informações obtidas através dos
controles financeiros existentes na ferramenta;
62
5.5. Comércio e Prestação de Serviços de Telecomunicações
Este caso, bastante específico, ilustra uma situação bastante comum
entre os empresários de micro e pequenas empresas, ou seja, a desinformação.
Esta empresa comercializa produtos para telecomunicações, além de prestar
serviços de manutenção e instalação dos produtos.
Os empresários proprietários do negócio, dividiam as responsabilidades:
um destes trabalhava com as vendas da empresa, enquanto que o outro trabalhava
com a assistência técnica, ou seja, com a prestação de serviços. Basicamente a
área administrativo-financeira ficava a cargo de seus funcionários. Assim, não existia
controles financeiros rígidos, ou seja, havia diferenças nos controles de estoque, que
em alguns casos chegavam a 10% de diferença.
Os controles financeiros eram precários, ou seja, havia relatórios de
contas a pagar e de contas a receber, mas não havia fluxo de caixa para provisionar
pagamentos, nem para programar compras. Assim, os valores eram informados
diariamente aos sócios da empresa, que efetuavam os pagamentos de acordo com
as necessidades que os funcionários apresentavam. Desta forma, era freqüente a
tomada de recursos financeiros de terceiros para saldar obrigações financeiras,
sendo que, em seguida, havia folga financeira em função de recebimentos.
Não havia divisão dos segmentos de mercado atuantes, ou seja, não
havia demonstrativo de resultados da empresa separados entre os segmentos de
comércio e de prestação de serviços. Verificava-se somente que na soma dos
resultados a empresa era lucrativa.
63
Com a instalação dos controles financeiros na empresa foi possível se
verificar o seguinte:
A empresa trabalha em dois segmentos distintos: comércio e prestação de
serviços. No comércio, a empresa vende produtos de alto valor agregado e em
quantidades relativamente grandes, com necessidade de poucos recursos
humanos, ou seja, poucas pessoas. Na prestação de serviços, há a necessidade
de uma quantidade maior de pessoas envolvidas no processo, sendo que o
faturamento é reduzido. Após a instalação dos controles, verificou-se que era
necessário aumentar-se o faturamento com prestação de serviços, visto que há
custos fixos elevados neste segmento, como manutenção de veículos, salários e
encargos sociais, manutenção de equipamentos, etc.
Já no segmento de comércio, verificou-se a necessidade de melhorar as
concessões de crédito para os clientes. Antes da instalação dos controles, a
empresa tinha problemas de caixa por falta de recebimento de clientes. Mesmo
assim, a empresa continuava a conceder e a aumentar os valores a estes
clientes inadimplentes. Os vendedores da empresa estavam interessados
somente em receber as comissões de venda, desinteressando-se dos
recebimentos. Houve uma mudança nos recebimentos de comissões, tornando
seu recebimento vinculado ao recebimento dos clientes;
Com relação aos estoques, havia problemas de trocas de referências, porém de
mesmo valor. Assim, nos estoques havia problemas de quantidades com relação
aos controles efetuados. Produtos de pouco giro nos estoques eram comprados
em função dos lançamentos incorretos no sistema. Com a instalação dos
controles, houve uma modificação nas compras, melhorando o giro das
64
mercadorias, comprando somente os produtos com giro elevado e reduzindo-se o
estoque médio da empresa, diminuindo-se sua Necessidade de Capital de Giro;
Com a diminuição da Necessidade de Capital de Giro a empresa começou a
investir em novos segmentos, como o de telefonia celular. Desta forma, o
segmento de prestação de serviços teve o aumento de demanda necessário,
viabilizando o negócio;
Atualmente a empresa substituiu o arquivo do Microsoft Excel instalado por um
sistema de gestão financeira. Esta substituição também se deve aos resultados
positivos obtidos com o arquivo, verificando suas vantagens e visualizando as
informações possíveis que o arquivo disponibiliza;
Entretanto, a empresa tem tido problemas com o sistema de gestão instalado.
Por problemas de conhecimento, a empresa criadora do sistema não
disponibiliza as informações necessárias para as análises. Assim, as informações
são transportadas do sistema de gestão para um arquivo do Microsoft Excel para
efetuar os relatórios e as análises.
65
6. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
Após realizarem-se as
análises
dos
resultados
obtidos
com a
implementação do arquivo do Microsoft Excel em algumas empresas, podemos
concluir que o mesmo é uma excelente ferramenta de auxílio nos controles
financeiros e nas análises dos indicadores financeiros. Verificou-se nos cinco casos
apresentados que houve uma sensível melhora nos controles financeiros das
empresas, ampliando a visão dos empresários com relação as suas possibilidades
de investimentos dos recursos disponíveis. Informações como fluxo de recursos,
prazos para a disponibilidade dos recursos, investimentos realizados em estoques,
disponibilidade de recursos, aumentam os subsídios dos empresários para suas
tomadas de decisão.
Com os controles, as tomadas de decisão a partir dos índices financeiros
têm maior consistência e os riscos de decisões equivocadas diminuem. Além disso,
a ferramenta de auxílio tem custos mais baixos com relação a qualquer outro
sistema de gestão financeira, pois depende somente de conhecimento no aplicativo.
Já nos sistemas tradicionais de gestão financeira, há a necessidade de aquisição do
software, e em alguns casos, há a necessidade de pagamento de mensalidade
(aluguel) de utilização do sistema.
Entretanto, há que se ressaltarem alguns aspectos importantes para a
implementação da ferramenta de auxílio:
•
Há grande resistência por parte dos empresários de micro e pequenas
empresas na sua conscientização da importância em se tomar decisões
baseadas
em
indicadores
financeiros.
A
maior
parte
das
decisões,
anteriormente, era tomada a partir das experiências anteriores. Porém, após a
66
utilização da ferramenta de auxílio, as decisões sobre aquisição de
produtos/mercadorias para estoques puderam ser verificadas com melhor
utilização dos recursos financeiros, ao passo que anteriormente esta aquisição
era realizada baseada na experiência dos compradores. Além disso, grande
parte dos desperdícios que ocorrem nas micro e pequenas empresas são
realizadas em função do desconhecimento dos números;
•
É essencial o conhecimento do aplicativo Microsoft Excel para a utilização da
ferramenta de auxílio. Na ferramenta há comandos que exigem conhecimento
avançados do aplicativo. Entretanto, torna-se bastante prática a sua utilização
após a adaptação do usuário à ferramenta;
•
Há grande dificuldade de adaptação para a utilização da ferramenta. Como há a
necessidade de lançamento em várias planilhas diferentes, a possibilidade de
erros de lançamentos é grande. Estes erros contribuem para que o empresário
seja desestimulado a utilizá-la;
•
É necessário que a empresa tenha ao menos um computador com
configurações mínimas para a utilização da ferramenta. Computadores antigos
terão problemas para a utilização, pois terão sua velocidade de processamento
diminuída em função do tamanho do arquivo. Empresas com computadores
muito antigos ou que não possuem computador terão de efetuar investimentos
neste sentido para ter as informações. E como as empresas deste porte têm
poucos recursos financeiros para investimentos, fica complicada a utilização em
alguns casos;
67
•
Os empresários não priorizam as informações financeiras, mas colocam como
mais importante o atendimento ao pedido de seus clientes. A verificação de
lucratividade não ocorre, não há verificação se o volume vendido é suficiente
para o pagamento de todos os custos e despesas, não há verificação de
rentabilidade. Assim, somente percebem que o negócio tem problemas quando
já estão com suas disponibilidades comprometidas e em muitos casos, com
problemas irreversíveis. Esta é uma das maiores causas da mortalidade das
micro e pequenas empresas;
•
Há por parte dos empresários, a dificuldade em se solicitar auxílio. O orgulho
predomina na maior parte deles, causando grandes problemas para suas
empresas. O reconhecimento de erros em função de decisões equivocadas, a
falta de humildade para reconhecer o pouco conhecimento, a falta de
informação, todas estas deficiências são muitas vezes escondidas pelo
empresário. Desta forma, os empresários se vêem como auto-suficientes e não
solicitam auxílio. Quando o fazem, a situação da empresa já se tornou crítica,
tornando o processo na maioria dos casos irreversível.
Muito há que se fazer para diminuir os índices de mortalidade das micro e
pequenas empresas no país. Mas a conscientização dos empresários de micro e
pequenas empresas da necessidade de se trabalhar com planejamento e controle é
fundamental para esta redução. Esta ferramenta desenvolvida para auxiliá-los nos
controles é apenas um passo a ser realizado pelos empresários. Outras ferramentas
de auxílio no planejamento, nas análises de resultado também são necessárias para
diminuir esta triste realidade nacional, a de que de cada 03 empresas, 02 não
sobrevivem ao terceiro ano de vida.
68
69
7. BIBLIOGRAFIA
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noções práticas. 2ª Edição. São Paulo/SP. Editora Atlas, 1997;
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Agropecuárias. São Paulo/SP. Edições Universidade -Empresa Ltda, 1990;
TUNG, Nguyen H. Controladoria Financeira das Empresas: Uma abordagem
prática. 8ª Edição. São Paulo/SP. Edições Universidade -Empresa Ltda, 1993;
70
8. ANEXOS
71
Questionário de Avaliação dos Controles das Micro e Pequenas Empresas
Empresa:
Ficha:
End.:
Nº
Compl.
Cidade:
Estado:
Tel.:
Email:
Data:
Contato:
Segmento:
01. A empresa possui indicadores financeiros?
Sim
Não
02. Se sim, indique quais:
Lucratividade
Capital de Giro
Contr. de Estoques
Rentabilidade
Dem. Resultados
Fluxo de Caixa
Liquidez
Contas a Pagar
Contr. Mov. Caixa
Estrut. Patrimonial
Contas a Receber
Adm. Custos
03. A determinação dos indicadores financeiros nas empresas é realizada para:
Verificar desempenho
Efetuar Planejamento
Efetuar Controles
Efetuar Previsões
Tomar Decisões
Outros
04. Se não, como a empresa controla os recursos financeiros?
R: ___________________________________________________________
72
05. Quais as principais dificuldades em se controlar os recursos financeiros?
Recurso Financeiro
Tempo
Conhecimento
Recurso Técnico
Não vê necessidade
Outros
06. Grau de escolaridade do empresário ou gestor da empresa:
1º grau incompleto
2º grau incompleto
Técnico
3º grau incompleto
Mestre
Doutor
07. Idade do empresário ou gestor da empresa:
Até 25 anos
26 a 35 anos
36 a 45 anos
46 a 55 anos
56 a 65 anos
Acima de 65 anos
08. Na sua opinião, quais indicadores você acha importante para a empresa?
Lucratividade
Capital de Giro
Rentabilidade
Dem. Resultados
Liquidez
Fluxo de Caixa
Contas a Pagar
Contr. Mov. Caixa
Contr. de Estoques
Estrut. Patrimonial
Contas a Receber
Adm. Custos
09. Quais indicadores pretende implementar na empresa?
Lucratividade
Rentabilidade
Capital de Giro
Dem. Resultados
Contr. de Estoques
Fluxo de Caixa
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Liquidez
Contas a Pagar
Estrut. Patrimonial
Contr. Mov. Caixa
Contas a Receber
Adm. Custos
10. Utiliza a informática para auxiliar nos controles?
Sim
Não
11. Se não, por que?
Conhecimento
Recurso Financeiro
Não vê necessidade
12. Acha importante a utilização da informática para facilitar os controles?
Sim
Não
13. Qual a freqüência de verificação dos indicadores financeiros?
Semanal
Mensal
Semestral
Anual
Observações:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
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