O DocuWare em
vendas e
distribuição
Solution Info
Mais volume de negócios com clientes satisfeitos
Vendendo com sucesso em tempos difíceis: cada vez mais os clientes têm maiores
expectativas quanto à velocidade da transmissão e do fornecimento de informações. O
DocuWare ajuda você a planejar com mais eficiência as operações de vendas e distribuição.
Gerentes de contas lidam com inúmeros detalhes. Os
funcionários de vendas em campo são o ponto de contato
para todos os tipos de questões e precisam consultar
outros departamentos para encontrar as respostas. O
cliente pesquisa em vão a Internet para obter informações.
Eficiência em vendas e distribuição dependen do acesso a
informações pertinentes e à documentação completa de
transações comerciais. Os arquivos eletrônicos dos
clientes asseguram isto: perguntas dos clientes e
possíveis clientes podem ser respondidas ad hoc por
telefone. Processos que vão desde a preparação de
cotações a reclamações tornam-se significativamente mais
eficientes. Clientes estabelecidos beficiam-se de um apoio
intensificado. A conseqüência lógica é clientes satisfeitos e
funcionários motivados.
Benefícios do DocuWare
Tempos de transferência mais curtos
Fornecimento mais rápido de informações
Mais oportunidades de vendas
Vendas e distribuição mais eficientes
Maior competitividade
Atendimento a clientes intensificado
Comunicação interna
Apenas um vendedor bem informado pode agir com autoridade diante do cliente e desenvolver confiança. A
disponibilidade de documentos e materiais de marketing desempenha importante papel e deveria ser comum.
Entretanto, na prática as informações pertinentes estão quase sempre ausentes.
O DocuWare em vendas e distribuição
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Informações para clientes
Mimados pela Internet, os clientes esperam acesso rápido e fácil aos mais recentes documentos, relatórios etc. O
armazenamento de documentos em um acervo central de documentos e sua disponibilidade aos clientes pela Internet
colocam você um passo decisivo à frente da concorrência.
Mais rapidez com DocuWare
DocuWare garante maior produtividade. Permite o trabalho descentralizado e simultâneo, por exemplo em cotações. O
fornecimento das informações mais recentes é assegurado interna e externamente, as verificações necessárias e as
liberações são mais simples e melhores. O foco é no cliente.
Software DocuWare para gerenciamento integrado de documentos
O sistema de gerenciamento de documentos (GED) do DocuWare reúne documentos em qualquer formato e de
qualquer origem em um acervo central de documentos – por exemplo, documentos, cartas, listas, registros, arquivos e
e-mails. O DocuWare permite-lhe escanear, indexar, enviar, exibir, editar, imprimir e enviar por fax e e-mail esses
documentos. O arquivo central pode ser acessado pela Internet a partir de qualquer local no mundo e a qualquer hora.
Os processos
Controle de vendas e planejamento de vendas
Comunicação interna
Tarde de sexta-feira no escritório de um gerente de vendas: que ordens foram faturadas esta semana, qual foi o
valor das novas ordens recebidas? Nenhuma análise foi recebida do controle até o momento e o acesso ao
programa de processamento de ordens não é possível. E faltam alguns relatórios de visita do pessoal de vendas
em campo.
Benefícios do DocuWare
Uma pasta de vendas eletrônica permite-lhe compilar quaisquer informações desejadas em uma visão geral que
você pode salvar ou enviar. A pasta contém links para os documentos pertinentes – por exemplo, cotações,
contratos, documentos –, o que significa que você pode sempre acessar a versão mais recente de um
documento diretamente da pasta. Assim que novos documentos correspondentes a seus critérios de procura
entram no arquivo, os links para os documentos são adicionados à visão geral. Já não precisa procurar
informações. Os documentos mais recentes chegam à estação de trabalho sem a necessidade de uma
intervenção de sua parte.
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Preparação de cotações
Um possível cliente gostaria de ter uma cotação, um cliente existente precisa de um preço rapidamente para o
planejamento orçamentário. Onde estão a folha de dados mais recente, as especificações mais recentes, a lista
de preços mais recente? Que acordo estrutural existe, que acordos especiais foram incluídos na última cotação?
Uma vez respondidas estas perguntas, quase sempre são iniciados uma demorada verificação de cotação e um
processo de liberação. Isso em geral leva mais tempo do que o prometido ao cliente. O pessoal de vendas está
grudado ao telefone, tentando acelerar o processo interno, em vez de dedicar esse tempo valioso ao cliente. Um
grande volume de informações está disponível atualmente apenas no formato em papel, o sistema CRM
existente é de uso limitado somente aqui.
Benefícios do DocuWare
A conexão de um sistema de gerenciamento de documentos disponibiliza essas informações para todos. A
demorada procura em diferentes arquivos e armazenamentos é eliminada. O processo de preparação de
cotação é controlado ativamente e a eficiência em vendas e distribuição aumenta significamente.
Informação para clientes
Suporte ao cliente e ao parceiro
Os clientes beneficiam-se do acesso on- line a importantes informações sobre parceiros comerciais. Relevantes
são notificações de entrega, faturas, relatórios de serviço e manutenção, e muito mais. Os clientes apreciam um
serviço que oferece esse tipo de acesso. Breves ciclos de inovação e os necessários tempos de resposta rápidos
tornam o fornecimento de informações um processo demorado.
Benefícios do DocuWare
DocuWare permite-lhe disponibilizar para os funcionários no escritório ou em locais remotos, para funcionários
externos, clientes e possíveis clientes precisamente as informações de que precisam. A base é o acervo de
documentos do DocuWare, que armazena e disponibiliza as versões mais recentes de todos os documentos,
informações e dados.
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O pasta eletrônica de clientes
Pedidos mais rápidos
Uma boa preparação para uma discussão de vendas é a
primeira etapa para o pedido. Os arquivos eletrônicos de
clientes do DocuWare põem a sua disposição todos os
documentos necessários à pesquisa. Cartas, custos e
apresentações dos aplicativos do Office estão todos
armazenados no acervo de documentos. Funções como
DocuWare TIFFMAKER e DocuWare Office Add-In
colaboram com uma indexação mais rápida. DocuWare
copia automaticamente todos os e-mails recebidos e
enviados a partir do programa de e-mail. O processamento
de ordem também supre todas as ordens e faturas. Isso
deixa apenas os contratos que foram escaneados e
arquivados por controle. O fator importante aqui é que
todas as informações estão realmente armazenadas no
acervo de documentos. As várias opções de automação do
DocuWare tornam essa tarefa ingrata um verdadeiro
prazer.
Arquivo de clientes completo ao toque de um botão
Para ativar o acesso direcionado a arquivos de clientes, são criados campos de índice como número e nome do cliente,
assunto, data e tipo de documento. Cada vendedor vê apenas seus próprios clientes. Os vendedores pesquisam
contatos e recebem todo o histórico com todas as informações. Uma vez que encontram todos os documentos no
mesmo sistema, os vendedores podem ter a certeza de que nada foi esquecido. O que significa que não haverá
surpresas na discussão de vendas. Todas as perguntas podem ser respondidas com rapidez e competência. Um
serviço impressionante.
A pasta eletrônica de clientes fornece todos os documentos necessários ao toque de um botão.
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Na prática
Seeberger
Cerca de 70 funcionários em administração, contabilidade, compra, vendas e distribuição no principal fornecedor de
especialidades de nozes e frutas secas em Ulm trabalham com DocuWare. O rápido acesso ao acervo central de
documentos permite uma ótima troca de informações e um ótimo serviço. A capacidade de acessar dados pela Internet
é particularmente valiosa para o pessoal de vendas em campo.
As informações de clientes antes eram armazenadas em
arquivos individuais – faturas, notificações de entrega,
confirmações de ordem, correspondência etc. – , a
montanha de papéis aumentava em proporções
imensuráveis. Não só a falta de espaço, mas, mais
importante, os longos tempos de pesquisa para responder
consultas ou preparar prazos para o cliente é que levaram
a gerência a introduzir o sistema de gerenciamento de
documentos. Hoje o pessoal de vendas tem mais tempo
para as tarefas essenciais.
Todas as informações recentes de um processo estão
disponíveis rapidamente a qualquer hora – mesmo fora do
escritório. Pesquisas e consultas a outros departamentos
são eliminadas. As informações podem ser acessadas até
mesmo a partir das instalações do cliente e as consultas
que o pessoal de vendas em campo recebe quando em longas viagens podem ser resolvidas antes da volta ao
escritório. Seeberger pode, portanto, apresentar-se como um competente e ágil parceiro comercial, cuja qualidade de
produto se equipara à qualidade de seu serviço.
Tarefa: acesso para funcionários móveis e gerentes regionais ao arquivo, conexão ao aplicativo de fluxo de
trabalho, integração de diferentes programas
Solução: DocuWare, COLD/READ, ACTIVE IMPORT, INTERNET-SERVER
Vantagens: visão geral completa dos dados de clientes, suprimento mais rápido de informações, as informações
mais recentes mesmo em viagem, serviço aperfeiçoado
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„Estamos extremamente satisfeitos com o novo
sistema. A administração da solução DocuWare
praticamente não toma tempo algum, há a
liberação de mais espaço no escritório, as rotas
são mais curtas e há uma melhora significativa no
serviço.“
Wolfgang Wagner,
Gerente de DP
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