ROTEIRO SOBRE NOTAS DE IMPORTAÇÃO
CONTROLLER
Inicialmente, o mais importante
O objetivo deste material é apresentar como deve-se proceder em todas as fases, o
cadastramento de uma Nota de Importação no Controller.
Este material abordará os tópicos abaixo:
1) Configurações básicas;
2) Sequência dos cálculos para correto entendimento dos valores;
3) Declaração de importação (DI) X planilha auxiliar;
4) Como fazer os Lançamentos no sistema e suas conferências.
1) Configurações Básicas
Neste tópico teremos duas abordagens para fazer: a primeira, referente à configuração do
módulo; a segunda, referente ao Item de Estoque.
Quanto à configuração do módulo, abaixo estão disponíveis as primeiras configurações para
que a nota de importação fique otimizada quanto aos valores totais da NF-e, e a configuração
para a manipulação dos dados da DI, que pode ser encontrada em Sistema / Configurar /
Notas Fiscais / Notas Fiscais Eletrônicas.
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Detalhando a configuração...
A configuração do CFOP de Entrada otimizará a criação da NF-e. Se for informado o CFOP
nesta tela, ao se criar a NF-e de entrada, o sistema irá sugerir o CFOP ali informado.
A partir de meados de 2011, a Receita Federal implementou novas regras na validação da NFe, fazendo com que dados referentes à DI, que antes não eram obrigados, passassem a ser
exigidos. Como a regra exigida obriga estas informações item-a-item, sobre pena de rejeição
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da NF-e, em caso de falta de informação, foi criada a opção de “Criticar informações da DI a
cada item”. Com isso, o usuário terá uma maior liberdade, podendo lançar as informações da
Declaração de Importação (DI), somente após os itens e ajustes de valores e impostos terem
sido lançados. Se esta opção for marcada, a cada item lançado, serão solicitados os dados,
causando uma maior lentidão no processo.
Já quanto as configurações referentes às opções disponíveis no segmento “Nota de
Importação”, teremos a possibilidade bem comum de marcar os impostos que serão somados
ao Total da Nota. Cabe ressaltar que estes impostos são configuráveis, pois dependendo do
porto onde o despacho aduaneiro é feito, as regras podem mudar. No entanto, o normal é que
as opções de soma dos impostos ICMS, PIS, COFINS e Imposto de Importação (II),
normalmente deverão ficar marcadas. O único senão, com relação a soma ao total da Nota,
fica por conta das outras despesas de importação, que podem existir na Declaração de
Importação (DI) e que normalmente são utilizadas somente para fins de custo do produto.
Entretanto, em alguns casos, para que a nota tenha seu valor total, somando também estas
outras despesas, esta opção deverá estar marcada. Cabe ressaltar que todas estas opções
devem ser marcadas antes de a Nota Fiscal de Entrada de Importação ser criada, tornando-se
assim um padrão para as Notas Fiscais deste tipo no sistema.
Uma outra configuração importante desse mesmo local é a opção “Somar Outras Desp.
Acessórias na base do II e demais impostos”. Esta opção é de fundamental importância,
caso haja Despesas Acessórias na DI, que são somadas ao Valor Aduaneiro do Item e que,
por consequência, também são consideradas para o cálculo dos demais impostos, como o II,
IPI, PIS/COFINS e, por fim, o ICMS. Um exemplo razoavelmente comum é a “Capatazias”:
despesa ou taxa cobrada, referente a todo o processo de recepção, manuseio, organização da
mercadoria nas instalações portuárias e que, por característica, acaba fazendo parte da
composição do Valor Aduaneiro do Item.
Um detalhe interessante, pode ocorrer naturalmente, devido ao tempo em que a criação de
uma nota de Importação pode demandar (muitas vezes demorando 2, 3 dias), em função da
quantidade de itens envolvidos ou mesmo em função de outras informações de despesas a
serem lançadas e ainda desconhecidas no momento da criação da mesma. Quando isto
ocorre, a numeração da NF-e que foi utilizada para esta Nota de Importação ficará “presa”
nesta Nota Fiscal, comprometendo o sequencial da NF-e que deveria ser seguido em função
da sequência de datas de emissão, uma vez que as Notas de Saída continuarão sendo
criadas. Com isso, quando a Nota de importação for finalizada, naturalmente a data de
emissão terá de ser atualizada para a data corrente, fazendo com que a numeração saia do
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sequencial. Esta situação não causa rejeição, no entanto pode causar uma cobrança caso haja
uma fiscalização. Para fugir desta situação, uma alternativa é a criação de mais uma Série,
separando portanto as séries para as finalidades distintas, Notas de Venda e de Importação.
Ou seja, mesmo com o atraso no término de uma NF de Importação, a numeração desta série
será respeitada, independente da evolução natural que as saídas terão.
Para criar uma série nova, basta nesta mesma tela de configuração, clicar no botão “Séries...”
e, na subtela que se abrirá, descer a seta para baixo do teclado até que uma nova linha seja
aberta para que a nova numeração seja informada.
A última configuração a ser vista refere-se ao padrão das alíquotas de PIS e COFINS que são
utilizadas em cada item de uma Nota Fiscal de Importação. Cabe uma ressalva neste ponto,
quanto à característica do sistema Controller Gold: esta configuração tem como premissa servir
para as notas de saída, e não para as de importação. Como padrão, o sistema traz esta
alíquota preenchida como a demonstrada na imagem acima, ou seja caracterizando empresas
do Lucro Real e atendendo a uma boa fatia de NCM´s de itens importados, que também tem
estas alíquotas. Caso sua empresa seja do Lucro presumido, por exemplo, para atender as
notas de venda de mercadorias, estas alíquotas serão diferentes das praticadas pelos mesmos
itens, quando estes forem importados. Portanto, esclarecemos que estas alíquotas serão
sugeridas sim, para a nota de importação, mas dependendo do enquadramento de sua
empresa, elas terão de ser ajustadas manualmente durante a criação da NF-e de Importação,
para as alíquotas que estiverem destacadas na DI.
Agora, referente ao Item de estoque, sabe-se que o NCM/TIPI tem de estar configurado em
cada produto. Como um mesmo NCM refere-se a mais de um produto, caso em sua empresa
existam produtos diferentes que se enquadram em um mesmo NCM/TIPI, bastará configurar o
mesmo uma única vez e vinculá-lo aos produtos. Este vínculo pode ser feito após ter
selecionado o item desejado pela aba “Adicionais”, conforme abaixo demonstrado.
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Após selecionado o NCM/TIPI do produto, para configurá-lo, basta clicar no Botão Azul,
indicado pela seta na imagem acima, que a tela da Tabela TIPI, irá se abrir para que a
configuração dos impostos possa ser feita, conforme imagem abaixo.
Nesta tela, será feita a configuração dos impostos IPI, PIS, COFINS e do Imposto de
Importação (II). Note que conforme foi exposto anteriormente, quando a Tributação do PIS e do
COFINS for configurada como “Alíquota Normal”, o sistema irá olhar para a Configuração do
Módulo de Notas Fiscais Eletrônicas e, em caso de divergências entre estas alíquotas, o acerto
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deverá ser feito diretamente no item da Nota Fiscal Eletrônica de Importação, que
oportunamente será demonstrado.
Especificamente sobre o IPI, cabe ressaltar que para uma otimização do processo, além de ser
informada a alíquota na tela acima, é necessário informar também no cadastro do item de
estoque, para os produtos que tiverem IPI, no campo Tributação, a opção “Com recolhimento
de IPI”, conforme imagem sequencial.
2) Sequência dos cálculos para correto entendimento dos valores
Para uma correta compreensão dos cálculos, é importante entender sem grandes
detalhamentos, mas com o intuito de definir a sequência correta de composição das bases dos
impostos e como um influencia no outro, abaixo segue uma demonstração de como como um
imposto tem sua base de cálculo montada:
Valor Aduaneiro, é a Base de Cálculo para que o II (Imposto de Importação) seja calculado, e é
composto por:
Valor Total do Produto em Reais + Frete* + Seguro* + Outras Despesas Acessórias
(Capatazias, por exemplo)
* O frete e o seguro serão considerados dependendo da Modalidade do INCOTERM que
estiver indomada em cada adição na DI.
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Base do Imposto de Importação (II) = Valor Aduaneiro
Valor do II = Base do II * Alíquota do II
Base do IPI = Valor Aduaneiro + Valor do Imposto de Importação (II)
Valor do IPI = Base do IPI * Alíquota do IPI
Base do PIS = Valor Aduaneiro
Valor do IPI = Base do PIS * Alíquota do PIS
Base do COFINS = Valor Aduaneiro
Valor do IPI = Base do COFINS * Alíquota do COFINS
Base do ICMS
Este tem um característica diferente, pois o Valor ICMS entra dentro da própria Base. Além
disso, é importante destacar a existência da Taxa de Siscomex. Esta é uma taxa cobrada pela
utilização do programa Siscomex, que é o responsável pela emissão da Declaração de
Importação (DI). Para entendermos, veja abaixo:
Base do ICMS = Valor Aduaneiro + Valor do II + Valor do IPI + Valor do PIS + Valor do
COFINS + Siscomex
Valor do ICMS = Base do ICMS / ( (100 - % ICMS do Item)/100)
Exemplificando:
Base de ICMS já somando todas as variáveis acima = 1.000,00 (sem o ICMS estar sendo
considerado)
Considerando o % de ICMS sendo 16%, temos:
( (100 - % ICMS do Item)/100) = 0,84
Com isso:
Base do ICMS (sem o ICMS estar sendo considerado) = 1.000,00 / 0,84 = 1.190,48 (Já
considerando o ICMS)
Valor do ICMS = 1.190,48 * 16% = 190,48
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3) Declaração de importação (DI) X planilha auxiliar;
O intuito deste tópico é o de esclarecer a extrema importância de uma Planilha de Excel para
que uma boa análise de uma DI seja feita. No entanto, cabe ressaltar que o ideal é ter uma
planilha que detalhe os valores pelos Itens, pois é desta forma que teremos como fazer os
rateios corretos (como exemplo, o Frete e Siscomex), uma vez que pela estrutura da DI, estes
são feitos de acordo com o Peso Líquido de cada Adição.
Por falar nisso, o termo Adição representa a quantidade de NCM´s/TIPI existentes na DI.
Explico: Na DI os produtos são agrupados pelo NCM/TIPI. Isto ocorre pois todo o grupo de
produtos que se enquadrar em determinado NCM/TIPI terá a mesma carga tributária. Com
isso, fica mais fácil para a receita organizar os itens. Ou seja, a cada novo NCM/TIPI existente
em uma DI, uma nova adição será criada.
4) Como fazer os Lançamentos no sistema e suas conferências
É importante considerarmos, antes de efetivamente criar a Nota Fiscal, que como o Fornecedor
no qual esta compra foi feita é do Exterior, temos que analisar seu cadastro para checarmos
algumas pequenas características. Para acessar o cadastro de fornecedores, vá em Cadastro /
Fornecedores / Manutenção. Considerando que o fornecedor já esteja cadastrado, observe
além do “Nome” e dos dados de “Endereço”, que é muito importante checar o “País”. É
neste ponto que devemos nos preocupar, mesmo porque, se não fizermos a alteração correta,
o sistema não permitirá que a NF-e para este fornecedor seja feita com um CFOP do Grupo 3
(Compra de fora do país). Por padrão, o sistema, ao criar um fornecedor, preenche o campo
Código com “1058”, que refere-se ao país Brasil. Altere este conteúdo para o código do país
correspondente ao do seu fornecedor.
Ao Alterar, repare que os campos de “Cód.Município”, “Cidade” e “UF” são desabilitados e
automaticamente preenchidos com os conteúdos corretos para que a validação da NF-e de
importação seja feita, no que concerne aos parâmetros de cadastro do Fornecedor. Veja
abaixo o detalhe:
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Para criar uma Nota Fiscal Eletrônica de Importação, acesse a tela de criação de Notas Fiscais
eletrônicas, em Faturamento / Notas Fiscais / Notas Fiscais Eletrônicas.
Na tela que vai abrir, clique na seta preta existente ao lado do Botão “Criar”, e em seguida,
escolha “Entrada”.
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Na Tela a seguir, insira o Fornecedor do Exterior no campo indicado pela seta.
Já relativo aos outros 2 campos marcados, Tipo de Consumidor e Estoque, observe que:
Tipo de Consumidor: Este campo é utilizado para automatização de operações dentro
do sistema, não sendo utilizado ou informado para a Receita de forma alguma. Com
isso, a nomenclatura como a acima demonstrada “Consumidor Final” não quer dizer
que trata-se de uma venda para um Consumidor Final, mas sim que o sistema irá somar
à Base de ICMS, o valor do IPI. Uma outra característica deste tipo é a não existência
da Substituição Tributária. Trazendo esta característica para a realidade aqui proposta,
lembraremos que a Base de ICMS considera todos os impostos, inclusive o IPI para ser
formada. Ou seja, em última análise, esta é a forma que temos no sistema de fazer com
o que o IPI seja considerado para a base do ICMS, independente de esta compra por
importação ser para Revenda, ou se sua empresa for do Lucro Real, por exemplo.
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Estoque: é neste campo que faremos a inserção dos itens de estoque. O
prosseguimento natural será a informação da quantidade que está sendo comprada,
bem como o Valor Unitário já convertido, considerando para este caso, a quantidade
total de casas decimais calculadas pela conversão. A informação da totalidade das
casas decimais é importante para diminuir possíveis diferenças na totalização dos
impostos, que podem ocorrer em função do arredondamento das casas decimais, que
são reduzidos muitas vezes de 7 casas decimais para as duas casas representadas pela
nossa moeda nacional.
P.S. Cabe ressaltar que para a sequência desta demonstração, foi considerada que a opção
da configuração do módulo “Criticar informações da DI a cada item”, está desmarcada,
fazendo com que os itens possam ser totalmente lançados e, somente ao final do lançamento
e conferência dos valores da DI, as informações dos dados da DI sejam lançadas.
Baseado na observação acima, sugiro que os itens sejam lançados em sua totalidade,
considerando as devidas quantidades e o valor unitário já convertido, com todas as casas
decimais. Para inserir um novo item, basta pressionar a seta para baixo de seu teclado.
Após os itens de estoque terem sido lançados, no campo “Valor Unitário”, será possível editar
o detalhamento do item, conforme imagem abaixo. Para que o botão “...” fique disponível, é
necessário que o campo “Valor Unitário”, esteja selecionado.
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Após ter clicado no botão “...” e abrir o detalhamento, a tela abaixo será apresentada.
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Na tela anterior, você poderá fazer o lançamento de valores, que irão compor o Valor
Aduaneiro, como por exemplo, as “Outras Despesas Acessórias” e o “Frete”, já rateado,
conforme dito anteriormente,
Dica: Para fazer o lançamento de todos estes valores, ou mesmo de outros valores como o
SISCOMEX, que ficam nesta mesma tela, mas na aba Importação, de uma maneira mais
dinâmica, após lançar o valor no primeiro item, basta clicar no botão de navegação desta
mesma tela, que o próximo item será disponibilizado para lançamento do valor do mesmo, e
assim até o último item. Você poderá clicar em “Confirmar” somente após já ter lançado os
valores rateados de todos os itens.
Em seguida você poderá verificar, baseado na sequência natural de cálculo dos impostos, se
na aba Importação o Valor Aduaneiro representado pelo campo “Imposto de Importação
Base” está correto. Caso não, ou seja, se o frete por exemplo não estiver sendo somado a
esta base (Caso o INCOTERM determine que ele deva entrar), basta clicar em confirmar e, na
aba “Transporte”, no campo “Tipo de Frete”, escolher a opção Por Conta do Emitente e, em
seguida, voltar para a aba “Itens” e detalhar novamente um dos itens para verificar se o Valor
Aduaneiro passou a considerar o valor do Frete lançado.
Repare que baseado na última imagem na página anterior, o Valor Aduaneiro deveria estar
considerando o valor do Frete informado, mas não está. Já podemos concluir então o porquê ?
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Sim, podemos! Se fizermos a alteração sugerida na aba “Transporte”, no campo “Tipo de
Frete”, alterando o mesmo para Por Conta do Emitente, perceba que o Valor Aduaneiro já
passará a considerar o frete, conforme abaixo demonstrado, atualizando também o valor do
Imposto de Importação (II). Vide a sequência abaixo
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Aproveitando a imagem anterior, é no campo “Outras despesas Aduaneiras (SISCOMEX)”
que lançamos o valor da taxa SISCOMEX, já rateada para cada item, e que conforme dito
anteriormente, é considerada somente para a formação da base do ICMS.
É nesta aba também, após o lançamento de todos os itens e verificação dos impostos,
conforme estou sugerindo, em função de a opção “Criticar informações da DI a cada item”
estar desmarcada faremos o lançamento dos dados obrigatórios referentes à DI. Lembrando
que estas informações deverão ser informadas item-a-item.
P.S. Cabe ressaltar que existem alguns tipos de importação onde não existem os dados de
registro da DI, mas, no entanto, são registrados no SISCOMEX e necessitam mesmo assim
que uma nota fiscal seja emitida. Nesses casos, onde estas informações não existem, pode-se
preencher os campos na forma abaixo, conforme o manual Orientação de Preenchimento da
NF-e
-
versão
1.05
disponível
no
site
da
NF-e
no
link
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/listaHistorico.aspx?tipoConteudo=jX820xdYiQU= .
Referente à DI:
Campo “Número” = preencher com a expressão “NIHIL” (sem as aspas)
Campo “Registro” = preencher com a Data de Emissão
Campo “Local de Desembaraço” = preencher com o Local de retirada do Produto
Campo “UF” = preencher com a UF de Retirada
Campo “Desembaraço” = preencher com a Data de Emissão
Campo “Código do Exportador” = preencher com o Fornecedor da mercadoria (pode ser o
Primeiro Nome)
Referente à Adição:
Campo “Número da Adição” = preencher com “999” (sem as aspas)
Campo “Código do Fabricante” = preencher com o Fornecedor da mercadoria, caso não
saiba o Fabricante (pode ser o Primeiro Nome)
Já com relação aos demais impostos como o IPI, PIS, COFINS e ICMS, os mesmos poderão
ser visualizados nas abas que tem seus nomes, também dentro do detalhamento do item.
Podem ser conferidos de acordo com a sequência e composição de suas bases antes
demonstrada. Abaixo farei uma demonstração das telas e destaques dos mesmos:
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Aproveitando a tela acima, na mesma em que deverão ser alteradas as alíquotas de PIS e
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COFINS, caso as sugeridas sejam diferentes das informadas na adição do item que está
sendo lançado.
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