Agrupamento de Escolas de Figueiró dos Vinhos
Curso Profissional de Técnico de Apoio à Gestão Desportiva
2013-2016
Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7
Gestão das Instalações Desportivas
Módulo 7 – Aquisição de materiais e equipamentos desportivos.
Prof. Paulo Santos
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Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7
1. Função do aprovisionamento
1.1. Âmbito da função de aprovisionamento
1.1.1. Noção e objetivos do aprovisionamento;
1.1.2. Atividades da função de aprovisionamento .
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Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7
1.1.1. Noção e objetivos do aprovisionamento
O aprovisionamento – Definição
Conjunto de atividades que visam o abastecimento em tempo oportuno de todos
os bens e serviços necessários ao funcionamento eficaz da empresa.
O aprovisionamento – Objetivos
O aprovisionamento poderá efetuar-se de diferentes formas. No entanto, todas
elas seguem o mesmo objetivo, que consiste em situar, onde quer que se
encontrem, os produtos que satisfaçam as necessidades da empresa.
Os objetivos do aprovisionamento serão assim definidos:
• O aprovisionamento visa situar os produtos necessários à produção ou venda;
• O aprovisionamento visa o abastecimento oportuno dos produtos para venda ou
fabricação.
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1.1.2. Atividades da função de aprovisionamento
• O abastecimento oportuno dos produtos deve ser realizado optimizando a
relação qualidade/preço.
• Os produtos poderão assumir caracteristicas diversas, desde as matérias
primas às embalgens de comercialização ou transporte.
• Os tipos de materiais existentes no armazém de um empresa dependem das
necessidades da empresa, da atividade que desenvolve e dos objetivos que
visa atingir no mercado.
• Os artigos em armazém poderão ser classificados segundo a natureza do seu
consumo, ou seja, os artigos distinguem-se em categorias de acordo com o
seu grau de utilização.
• Neste sentido, os materiais existentes em armazém classificam-se em:
artigos de consumo corrente, artigos em trânsito, artigos estratégicos e
materiais diversos.
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Categoria dos materiais em armazém
Artigos de consumo
corrente
Artigos que a empresa utiliza regular e continuamente,
mesmo que seja de forma sazonal
Artigos em trânsito
Artigos armazenados com vista à execução de
trabalhos e que permanecem pouco tempo em
armazém.
Artigos estratégicos
Artigos que se encontram em armazém para fazer face
a faltas (ruturas) de origem extraordinária.
Materiais diversos
Artigos variados que se destinam à manutenção tanto
do armazém como da empresa em geral: desde peças
de máquinas a ferramentas de características diversas.
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Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7
Stock – definição
Stock consiste no conjunto de materiais que se encontram no armazém da
empresa e que permitem o seu normal funcionamento.
Tipos de Stocks
Stock de matérias primas
O stock de matérias primas é sempre constituído de forma
a garantir a fabricação regular e contínua.
Stock de mercadorias
O stock de mercadorias é renovado constantemente de
forma proporcional às vendas.
Stock de produtos
acabados
O stock de produtos acabados é constituído para evitar
faltas de produto em armazém ou para garantir a
existência de produto para venda.
Stock de embalagens
O stock de embalagens é constituído para garantir o
acondicionamento do produto acabado e das mercadorias.
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Gestão das Instalações Desportivas
Módulo 7 – Aula 54
Sumário – Aprovisionamento e stocks.
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• Identificados os bens que podem constituir-se em stock, é tempo de definir
as atividades que fazem parte da definição de aprovisionamento e os
objetivos que pretendem cumprir.
• Assim as atividades a que se dedica o aprovisionamento serão:
- a compra;
- a armazenagem;
- a gestão de stocks.
• Os objetivos serão:
- a organização das compras dos materiais nas melhores condições de
qualidade e preço;
- a obtenção e manutenção das melhores condições de armazenagem;
- a garantia de uma boa gestão administrativa, económica e material dos
stocks.
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Atividades do aprovisionamento
Comprar
A compra dos materiais deve efetuar-se nas melhores
condições de qualidade e de preço (boa relação
qualidade/preço).
Armazenar
A armazenagem dos materiais e a sua manutenção deve
fazer-se de forma eficiente e eficaz.
Gerir os stocks
A gestão dos stocks faz-se ao nível da gestão material, gestão
administrativa e da gestão económica.
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Objetivos das Atividades de aprovisionamento
As atividades de
aprovisionamento
visam
Organizar, de forma eficiente e eficaz, as compras
de materiais em stock ou a incorporar na
produção.
Conseguir as melhores condições físicas de
armazenagem dos materiais em stock.
Assegurar uma boa gestão material administrativa
e económica em stocks.
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Gestão de Stocks
Gestão
material
Desenvolve tarefas de receção, conferência, arrumação e
entrega dos materiais.
Gestão
Processa e analisa documentos relacionados com a
administrativa localização e quantificação dos stocks.
Gestão
económica
Determina as quantidades a adquirir e a sua gestão, de
modo a evitar ruturas ou excessos de stocks em armazém.
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Vantagens dos stocks
• Os stocks são uteis, na medida em que fazem face a situações imprevisíveis de falta
de produtos em armazém, a chamada rutura de stocks que se pretende evitar.
• Muitas vezes constituem-se stocks com o intuito de comprar a baixos preços para
depois, em situação de alta de preços, os revender a preços mais elevados,
conseguindo um valor acrescentado maior: é a chamada especulação.
• Um stock permite, também, assegurar o consumo regular de um produto, apesar da
sua produção ser irregular.
• Comprando-se em grandes quantidades, também se beneficia de descontos.
• A existência de stocks justifica-se face à irregularidade do consumo, ou seja, nem
sempre se consome a mesma quantidade e, em situações de maior consumo, a
empresa deverá estar preparada para o satisfazer.
• O stock serve para fazer face às eventualidades das entregas. Os fornecedores de
materiais nem sempre fazem as suas entregas atempadamente, logo, os stocks
permitem a manutenção da situação por alguns dias.
• Todos os stocks que se constituam e que ultrapassem os limites do razoável tornamse inúteis e passam a ser considerados uma grande desvantagem para a empresa.
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Gestão das Instalações Desportivas
Módulo 7 – Aula 55 e 56
Sumário – Aprovisionamento e stocks.
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Inconvenientes dos stocks
• Certos produtos não podem ser guardados em stock, pois
apresentam alguma fragilidade, não permitindo a sua conservação
durante muito tempo.
• Outro inconveniente é o investimento de capital que se faz em
muitos produtos e sobre os quais a empresa não vai ter retorno tão
depressa como pretendido, pois enchem os armazéns e tornam-se um
peso morto para a empresa.
• O custo de constituição de um stock é bastante elevado e a empresa
tem de o suportar.
• A possibilidade de rutura que conduz a uma falha nas vendas ou na
produção. As empresas arriscam-se a perder clientes ou a parar toda a
sua linha de fabrico devido à falta de produtos ou de matérias primas.
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1. Função do aprovisionamento
1.2. Gestão Material de Stocks
1.2.1. Armazém e Equipamentos;
1.2.2. Atividades da Gestão Material de Stocks.
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1.2.1. Armazém e equipamentos
• Enquadrada na gestão material de stocks, a seleção do armazém, ou
armazéns, e do equipamento do armazém reveste-se de grande
importância para a empresa porque, além dos elevados custos que
estes aspetos envolvem, deles depende o correto funcionamento do
abastecimento da empresa, seja da fabricação ou do ponto de venda.
• A armazenagem eficiente consiste em:
-Tornar a receção dos materiais mais rápida e segura.
- Utilizar os equipamentos adequados à arrumação dos materiais.
- Racionalizar o espaço para os materiais existentes.
- Localizar rapidamente os produtos através de referências.
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Armazém
A escolha do armazém deverá ter em conta aspetos essenciais como a sua
localização e o seu tamanho.
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Armazém – Localização e Tamanho
Localização
Tamanho
A localização do armazém depende
de
diversos fatores:
• Localização da empresa e dos utilizadores do
armazém;
• Preço;
•Localização dos fornecedores;
• Finalidades e características da empresa.
Ex: uma empresa industrial localizará o
seu armazém perto da área de fabrico.
Uma empresa comercial poderá afastar o
seu armazém, mas dependerá de um a
boa rede de distribuição dos seus
produtos (transporte).
A área do armazém depende:
Ex: produtos congelados necessitam de
• Das características físicas do produto;
espaços de frio adequados.
• Do espaço para a movimentação dos Ex: produtos de grande volume
produtos;
necessitam
de
mais
espaço
de
•Das atividades que se desenvolvem no movimentação.
armazém.
Ex: se a empresa deseja juntar todo o
aprovisionamento num só armazém, a sua
área terá de ser maior.
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Normas de armazenamento de material desportivo
Na conceção do local de armazenamento, devem ser respeitadas as seguintes
normas:
- Dimensão adequada ao material;
- Pé direito nunca inferior a 2,50 m;
- Portão e acessibilidades adequadas ao tipo de materiais;
- Localização no mesmo piso do recinto desportivo, evitando percursos
longos;
- Ventilação adequada, evitando humidades e alterações rápidas e profundas
de temperatura;
- Iluminação suficiente de acordo com as regras das modalidades;
- Segurança;
- Boas acessibilidades tanto para o exterior como para o interior da
instalação.
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Equipamento
• O equipamento de armazém visa determinados objetivos conjugados com
as finalidades da empresa. Para tal, o equipamento deve:
- Aumentar a produtividade das operações;
- Melhorar o uso do espaço;
- Diminuir os custos;
- Otimizar a movimentação de pessoas e cargas.
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Seleção do Equipamento
• A escolha dos equipamentos deverá ter sempre em vista os requisitos
enunciados de modo a rentabilizar a sua eficiência.
• A seleção do equipamento a ser utilizado no armazém é condicionada por
fatores diversificados que se relacionam com:
- o tamanho do armazém; (ex: um pequeno armazém não pode suportar
equipamentos de grande porte)
-as características do produto a ser manuseado; (ex: o tipo de produto que se
deseja manusear condiciona a utilização de determinados equipamentos).
- a capacidade de movimentação do armazém; (ex: pouco espaço inviabiliza a
utilização do empilhador).
- a capacidade financeira da empresa; (ex: os custos do equipamento poderão
limitar a sua compra)
- desempenho que se pretende;
- oferta do mercado e tecnologia.
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Tipos de Equipamentos
Equipamento administrativo
Deste equipamento fazem parte o mobiliário, os
equipamentos informáticos e outros que se
encontrem ligados ao tratamento administrativo
dos stocks
Equipamento de arrumação
Deste tipo de equipamentos destacam-se as
prateleiras, fixas ou dinâmicas e os empilhadores.
Equipamento de movimentação
Deste tipo de equipamentos destacam-se as
plataformas móveis, os porta-paletes, elétricos ou
manuais e os empilhadores.
Equipamento de logística
Este tipo de equipamento são mais atuais e
servem para localizar e quantificar os produtos
existentes em armazém. Ex: Emissores de rádio e
de frequência, vulgarmente designados por PDA`s.
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1.2.2. Atividades da gestão material de stocks
• A armazenagem dos produtos pressupõe uma série de atividades, como receber
os bens, conferi-los e guardá-los para que possam ser entregues em locais
próprios.
• O armazenamento é, pois, um serviço que comporta variados custos que a
empresa terá de suportar em equipamentos, armazéns , pessoas e outros custos
associados, aumentando o custo do bem à saída do armazém e,
consequentemente, o seu preço de venda.
• As atividades da gestão de material pressupõe a atividade de pessoas
qualificadas com formação específica e adequada para que essa gestão seja
eficiente, eficaz e com alto nível de rentabilidade e produtividade, reduzindo os
erros de processo.
• Neste sentido, aos responsáveis pelo armazém deverá proporcionar-se formação
em várias áreas relacionadas com o aprovisionamento como a seguir se indica.
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Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7
Formação dos responsáveis pelo armazém
Classificação
Classificar e tratar os produtos consoante a sua importância e
características.
Distribuição
Rentabilizar os espaços e volumes consoante as características dos
produtos.
Técnicas de
Armazenagem
Determinar a melhor armazenagem, conhecer os circuitos do armazém
e controlar o seu funcionamento.
Manutenção
Manter em condições de higiene e funcionalidade de todos os espaços
do armazém.
Contabilidade das
existências
Proceder ao inventário de existências e registo de entradas e saídas de
produtos.
Reaprovisionamento
Reabastecer o armazém de forma regular.
Documentação
Conhecer os documentos e os circuitos documentais relacionados com a
gestão material de stocks.
Tecnologia
Utilizar as novas tecnologias, maximizando a rentabilidade dos
equipamentos.
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Gestão das Instalações Desportivas
Módulo 7 – Aula 57
Sumário – Áreas de gestão material de stocks. Sistema de arrumação
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Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7
Áreas da gestão material de stocks
• A gestão material dos stocks engloba, em síntese, três áreas específicas: a receção e
conferência, a arrumação e a entrega dos produtos necessários quer à fabricação
quer ao ponto de venda.
Receção e
conferência
Consiste na conferência dos materiais recebidos no armazém,
com base em documentos do contrato de compra e venda
(fatura ou guia de remessa).
Arrumação
Consiste na separação dos produtos recebidos, segundo a sua
classificação, e na definição do espaço destinado à
movimentação dos equipamentos:
-Arrumação em áreas específicas;
- Utilização de códigos;
- Utilização de etiquetas.
Entrega
Consiste em dinamizar as entregas no momento certo e em
quantidades certas através do recurso a técnicas de gestão de
stocks, apoiadas
naLuístecnologia
disponível.
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Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7
• A codificação e etiquetagem assumem grande importância na arrumação e entrega
dos produtos, pois estes processos permitem a sua localização rápida e o registo da
sua entrada ou saída do armazém ou ponto de venda.
• O código de barras constituído por um conjunto de barras negras impressas numa
etiqueta ou postas no próprio produto simplificou as tarefas de conferência,
arrumação e entrega com recurso à leitura óptica.
• Atualmente diz-se que o futuro das cadeias de abastecimento está no RFID (Radio
Frequency Identification), a identificação por rádio frequência. No entanto, o código
de barras persiste, em combinação com os novos sistemas de leitura óptica.
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Sistema de arrumação
• O armazenamento eficiente depende, em larga medida, de um eficiente sistema de
codificação, como anteriormente foi referido. Este sistema de codificação poderá ser
utilizado através de tecnologia mais avançada, mas em geral, contempla os seguintes
aspetos: arrumar os materiais através de um código específico, arrumar os materiais
por zona de localização e arrumar os materiais por lotes.
Codificação
Cada material possui um código específico, colocado numa
etiqueta para que possa ser identificado em quantidade e
localização dentro do armazém.
Áreas
Os materiais ou stocks são arrumados por áreas diferenciadas.
Ex: área de natação, área de montanhismo entre outros.
Lotes
Os stocks devem ser agrupados por lotes de fabrico ou de
entrada em armazém, uma vez que os produtos que
constituem um lote têm características idênticas.
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Gestão das Instalações Desportivas
Módulo 7 – Aula 58
Sumário – Documentos da gestão material de stocks.
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Documentos da Gestão Material de Stocks
• A gestão material de stocks desenvolve-se segundo as atividades e áreas já referidas,
mas sempre suportadas por documentos específicos que disponibilizem informação a
qualquer momento.
• Todas as tarefas estão simplificadas pela informatização dos processos e, muitas
vezes, não existe materialização em papel das informações recolhidas. No entanto no
nosso país, ainda existem muitas empresas que recorrem ao suporte de papel para
recolha de informação de entradas e saídas de armazém, arrumação e entrega de
produtos.
Receção
Arrumação
Entrega
Nota de encomenda; Guia de remessa; Fatura; Guia de
entrada.
Etiquetas; Fichas; Plano de armazenagem.
Guia de saída; Ficha de armazém; Ficha de stocks.
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Documentos da Gestão Material de Stocks (receção)
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Documentos da Gestão Material de Stocks (entrega)
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Gestão das Instalações Desportivas
Módulo 7 – Aula 68
Sumário – Gestão administrativa de stocks.
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1. Função do aprovisionamento
1.3. Gestão Administrativa de Stocks
1.3.1. Organização e Registo de Stocks;
1.3.2. Organização das Compras de Stocks.
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1.3.1. Organização e Registo de Stocks
• A gestão administrativa está estritamente ligada à gestão material de stocks,
nas suas suas áreas fundamentais, a receção e a entrega particularmente.
• A organização dos stocks, como em qualquer área da empresa, assume um papel
fundamental na procura de eficiência e eficácia de todos os processos
desenvolvidos.
Registo de stocks em documentos adequados
• Os documentos administrativos permitem a obtenção de informação exata e
necessária em qualquer momento, desde que estejam devidamente atualizados e
organizados.
• Os documentos relacionados com os stocks devem fornecer, assim, informação
que permite à empresa conhecer: a quantidade de produtos existentes em stock,
a identificação dos materiais existentes e a sua localização precisa, evitando
perdas de tempo e de eficiência na sua procura.
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Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7
• Atualmente muitas empresas já informatizaram os seus processos de gestão
de stocks, pelo que a informação é produzida eletronicamente sem o recurso
a documentos em suporte de papel. No entanto muitas empresas ainda
utilizam documentos em papel, como por exemplo: guia de entrada, guia de
saída, ficha de gestão de stocks, ficha de armazém, requisição de materiais,
fichas de fornecedores e os contratos celebrados com as entidades
fornecedoras de produtos.
• Esses documentos permitem retirar as seguintes informações:
• Conhecer o stock existente em armazém;
• Evitar a rutura ou o excesso de produtos;
• Calcular o custo de um determinado produto à saída do armazém;
• Permitir uma leitura fácil e rápida de informação;
• Registar entradas e saídas de armazém.
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1.3.2. Organização das Compras de Stocks
• As compras de materiais encerram um conjunto de tarefas que
asseguram a aquisição de bens e serviços vitais ao
funcionamento da empresa.
• A compra de materiais, sejam eles mercadorias, matérias
primas ou outros, só poderá realizar-se após o percurso de uma
série de fases desde a receção das requisições das áreas onde
estes materiais são necessários até à negociação propriamente
dita.
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Etapas de realização da compra de materiais
1ª ETAPA
Identificação dos bens/serviços a adquirir.
2ª ETAPA
Seleção de fornecedores.
3ª ETAPA
Negociação e comunicação.
4ª ETAPA
Realização da compra/adjudicação.
5ª ETAPA
Envio da informação aos serviços de controlo
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Etapas de realização da compra – Tarefas a realizar
1ª Etapa - Identificação dos bens/serviços a adquirir.
Receção dos pedidos dos Serviços requisitores ou obtenção dos dados
diretamente do computador que leva à definição dos produtos a adquirir.
2ª Etapa – Seleção dos fornecedores.
Verificar se há contactos anteriores com fornecedores.
Estabelecer contactos com novos fornecedores, analisando as propostas e
decidir as que podem interessar à empresa.
Apresentar as condições inseridas no caderno de encargos. Condições essas
que são apresentadas aos fornecedores e que condicionarão a sua seleção e
as negociações em termos de: preços, faturação, prazos de pagamento,
condições de transporte, locais de entrega, características dos produtos e
formas de resolução de conflitos.
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Etapas de realização da compra – Tarefas a realizar
3ª Etapa - Negociação.
Negociar com os fornecedores e comunicar à secção de contabilidade para
disponibilização da verba necessária, dando cabimento à despesa a efetuar.
Partes em
que se divide
a negociação
Pré-Negociação
Nesta parte, recolhem-se informações e
estabelecem-se objetivos.
Encontro negocial
Discutem-se as condições e chega-se a
acordo.
Pós-negociação
Transferem-se as condições acordadas para
o departamento financeiro para se fechar o
negócio.
Elementos da negociação: Preços; Prazos de pagamento; Descontos;
Modalidades de entrega; Colaboração comercial; Remuneração de serviços.
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Etapas de realização da compra – Tarefas a realizar
4ª Etapa – Realização da compra/adjudicação.
Realizar a compra com base num contrato que poderá ser: anual, mensal ou
pontual.
A adjudicação é uma das últimas etapas do processo de aquisição e
representa a garantia mútua por meio da celebração do contrato de compra
firmado entre comprador e vendedor.
5ª Etapa – Envio de informação aos Serviços de Controlo.
Informar o serviço de receção e controlo das mercadorias/materiais: produto e quantidade.
Informar a secção de contabilidade: - Preço e condições de pagamento.
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Prof. Paulo Santos
Agrupamento de Escolas de Figueiró dos Vinhos
Curso Profissional de Técnico de Apoio à Gestão Desportiva
2013-2016
Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7
Documentos a utilizar nas fases da compra
Documentação
Etapas
Documento base
1ª Receção de pedidos
Requisição ou pedido de materiais
(doc.1)
2ª Fornecedores
Propostas/Orçamentos (doc.2)
3ª Negociação e Comunicação
Documento interno
4ª Efetivação da Compra
Nota de encomenda (doc.3)
5ª Envio de Informação
Documento interno
Prof. José Luís Morgado
Prof. Paulo Santos
Documento 1 – Requisição ou pedido de materiais
Prof. José Luís Morgado
Prof. Paulo Santos
Documento 2 – Ficha de Fornecedor
Prof. José Luís Morgado
Prof. Paulo Santos
Documento 3 – Nota de Encomenda
Prof. José Luís Morgado
Prof. Paulo Santos