Reuniões de trabalho – A Reunião Ideal
Como planejar e montar uma arena
perfeita para negociações eficientes em
reuniões de trabalho
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Introdução
Dentro da sala de café ou nos elevadores de qualquer empresa só existem dois consensos: A indecisão sobre
o clima e a Inutilidade das horas que passamos em reunião.
Frases como "tenho tantas reuniões que não consigo trabalhar..." são tão assustadoramente comuns que, em
alguns lugares nos Estados Unidos, medidas como tirar todas as cadeiras da sala para impedir que as discussões se
estendam começaram a ser adotadas.
Ainda assim, as agendas dos executivos são preenchidas por marcações em vermelho. Se reuniões são
mesmo detestáveis, por que é que não conseguimos nos livrar delas? "Porque são o jeito mais eficiente de resolver
um problema", acredita Michael Begeman, da empresa americana 3M Meeting Network.
"A reunião Ideal é o sonho de transformar uma reunião de trabalho em uma atraente arena de
negociações e articulações, com o objetivo focado nas prioridades e diretrizes do negócio”
Faço um convite para que juntos desvendarmos os mistérios de uma reunião perfeita e atraente para que o foco
seja apenas as diretrizes do negócio.
Um grande abraço a todos!
Eduardo Varela
Gestor de Conteúdo da Factor9
[email protected]
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A REUNIÃO PERFEITA
Algumas predefinições úteis:
1 - Tem objetivo definido: Se todo mundo que participa já chega
sabendo o objetivo, será mais fácil sair da sala com resultados.
2 – Possui até seis pessoas: Todas indispensáveis. Quanto menor o
grupo, melhor. O ideal é reunir pessoas com poder de decisão.
3 - Acontece em uma sala fechada: Lugares descontraídos podem ser
ótimos para os processos criativos, mas, na hora de tomar decisões, é
importante que todo mundo esteja bem focado.
4 – É marcada para segunda-feira: A proximidade com o fim de
semana deixa as pessoas dispersas. Começar a semana com reunião
permite dar andamento às decisões tomadas naquela semana.
“ Para adquirir conhecimento, é preciso estudar; mas para adquirir sabedoria, é preciso
observar.” Marilyn vos Savant
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5 – Tem horário para iniciar e terminar – O ideal é que aconteça no horário da manhã, onde as pessoas tem
maior poder de concentração. Escolha o início da reunião para o intervalo entre as 09h30 e 10h00, assim dá
tempo de todos chegarem, verificarem emails e telefonemas e separar o material da reunião, sem atropelos.
6 – Atrasos: O atraso pode ser de, no máximo, cinco minutos. Chegar no horário significa respeito. Quem
chegar atrasado, entra, se senta em silêncio e espera seu momento de
falar para justificar-se.
7 - Tem pauta predefinida, com tempo estipulado para cada item: Para
não estourar o tempo, controle item por item.
As pautas das reuniões
podem ficar online para que todos possam ter acesso. Veja que empresas
como Google usam um imenso relógio projetado na parede, mostrando
o tempo de cada item da pauta.
8 – Não tem celular nem computador: A capacidade de concentração
diminui quando você tem outra opção para se distrair. O ideal é a reunião
“tipo topless”onde todos deixam celulares na porta da sala e os pegam
na saída. Se houver um assunto urgente, avise os demais participantes e
saia da sala para atender a emergência.
"A sabedoria não nos é dada. É preciso descobri-la por nós mesmos, depois de uma viagem que ninguém
nos pode poupar ou fazer por nós.” Marcel Proust
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9 – Lidar com os “substitutos”: A arte de delegar tarefas é uma característica do líder que gosta de
desenvolver sua equipe.... Mas em uma arena de negociações eficientes, tais substitutos devem se sentir
preparados para decidir e alinhados com as discussões das reuniões anteriores, sob risco de exposição
demasiada ou falta de produtividade.
10 – O nome das coisas: Um dos motivos para o ódio generalizado às
Reuniões pode ser o fato de não estarmos usando termos mais
precisos para nos referir a outros momentos em que também
precisamos convocar o time. Por exemplo, se uma área da companhia
precisa apresentar o que faz a outras áreas, então esse encontro não é
uma reunião, mas uma apresentação.
Resumindo: Não há reunião eficiente sem um líder eficiente. No comando
ou fora dele, reuniões são fundamentais e devem ser levadas muito a sério.
Um líder capaz de escalar as pessoas certas para sentar em volta da mesa, escutar o que cada uma
tem a dizer e tomar uma decisão que inspire o grupo é o melhor tipo de reunião que existe!
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Revisando conceitos:
Como conceituamos até aqui, a reunião ideal é o sonho de transformar uma reunião de trabalho em uma
atraente arena de negociações e articulações, com o objetivo focado nas prioridades e diretrizes do negócio.
O final de qualquer reunião deve ser o consenso de argumentos e deve agregar as opiniões do maior número
de participantes, enriquecendo assim a ideia inicial. Não há ganhadores e perdedores. O foco da reunião deve ser
a conclusão de um objetivo e não a discussão de um tema.
Reuniões são momentos de discussão, mas principalmente de conclusões. Convoque “uma apresentação” e
não uma “reunião”, caso o objetivo é comunicar uma decisão ou alinhar informações com uma equipe.
Argumentos
Visualizar a reunião de pessoas como um fato objetivo onde haverá a apresentação e debate de ideias, visando
atingir um senso comum. Um dos segredos é levar os participantes a darem sua contribuição ativamente, isto é,
apresentando seu ponto de vista sobre o assunto ou apenas debatendo a ideia de outros participantes do grupo.
Numa apresentação, só um grupo expõe e os momentos de interação, com perguntas e comentários,
não passam de 10% do tempo total do encontro. Não confunda com reunião para decidir algo.
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Funções dos participantes
Embora na prática pareça tolice, se os papeis estiverem definidos, as garantias de que a reunião terá um
fechamento com uma discussão agregadora com um final conclusivo será maximizada.
Moderador – Tem a função de definir o tema a ser discutido, o
objetivo e o resultado esperado. Uma reunião de sucesso possui
um moderador que ouve todos os argumentos, seleciona os
principais para votação e respeita a decisão da equipe. Sua função
primordial é a de controlar os comportamentos e permitir que
argumentos tenham fluência e lógica, respeite as individualidades,
isto é, que consiga estabelecer perguntas pertinentes para
participantes mais tímidos ou retraídos e harmonizar participantes
que tendem a monopolizar a discussão. Para os distraídos, inibe
conversas periféricas e se posiciona firmemente com participantes
agressivos. É responsável por escolher o relator.
Estabelecer papeis auxilia a que cada um participe de forma a potencializar a conclusão mais adequada
ao problema proposto.
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Relator – Tem a função registrar as principais explanações para futura
votação, subsidia a equipe com as melhores posições, que controla o
tempo útil e no fim da reunião, tem a capacidade de elaborar a ata.
Tem por característica ser conciso nas suas colocações e com ótimo
poder de concentração e ótimo domínio da língua, para em poucas
palavras, resumir os argumentos do grupo, elaborar a conclusão final e
apresentá-la para o grupo validar.
Colaboradores – São os responsáveis pela apresentação de ideias e
argumentos em relação ao tema com clareza para garantir que os
demais colaboradores possam entender e avaliar seu ponto de vista.
Deve respeitar o tempo dedicado a sua apresentação de ideias e
quanto solicitado, posicionar-se ou votar na(s) melhor(es) ideias,
mesmo que não sejam sua(s).
Caso perceba que uma ideia é
potencialmente desastrosa, é dever do especialista pedir a palavra e
posicionar-se naquele processo ou tema.
Quando não há uma decisão a ser tomada e você tem apenas de informar seu time, o melhor é usar
outros meios ou plataformas de comunicação e tirar as dúvidas individualmente.
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É comum ouvirmos críticas sobre reuniões que se prolongam por horas e, ao final, pouco ou nada de
importante é resolvido ou decidido. Quando isso acontece com frequência, a palavra “reunião” passa a ser
sinônimo de perda de tempo e incomoda quem é convocado a participar.
No
entanto,
as
reuniões
são
importantes para o líder em uma empresa
manter-se atualizado sobre o andamento
do trabalho, verificar o que está
acontecendo, o que está correto e o que
vai mal e tomar decisões mais balizadas na
opinião de seus especialistas.
Líderes precisam se encontrar regularmente com seus liderados e superiores para discutir como as
coisas estão indo, comparar seus planos de desenvolvimento e o que está funcionando ou não.
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Encerrando um processo eficaz
Certamente uma reunião, por mais produtiva que seja, não se encerra no momento da discussão. Há muito o que
ser feito.
E é a partir da decisão que as coisas precisam começar a acontecer! Muitas reuniões terminam com excelentes
decisões, mas naufragam justamente na implementação das ações.
O líder precisa conhecer bem a equipe para avaliar de forma racional, se todas as competências necessárias estão
presentes nos colaboradores responsáveis pelas ações definidas na reunião.
E não é incomum que o rumo das decisões levam o líder a considerar que parte das ações necessárias não
possuem colaboradores competentes para executá-las como foi decidido.
E neste ponto começa um dos principais dilemas de todo líder:
Opção 1 - Vou ao mercado e contrato colaboradores com as competências que não
encontro na equipe e treino o alinhamento com os valores da empresa ?
Opção2 - Treino as competências que necessito em meus colaboradores atuais que já
conhecem os valores da empresa ?
Não adianta estabelecer um ótimo cronograma de acompanhamento se as equipes não possuem as
competências necessárias para a execução das tarefas definidas!
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Como podemos auxiliá-lo nestas decisões estratégicas
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“A maior habilidade de um Líder é desenvolver habilidades
extraordinárias em pessoas comuns.”
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Factor9 Consultoria de Recursos Humanos
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Eduardo Varela
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