Manual do Proesc Educacional
SECRETARIA ESCOLAR
PARTE 1
2012
MANUAL DO PROESC EDUCACIONAL
SECRETARIA ESCOLAR – Parte 1
www.proesc.com
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................... 3
1.1 APRESENTAÇÃO --------------------------------------------------------------------------------------- 3
2 MÓDULO DE SECRETARIA ........................................................................................... 3
2.1 COMO HABILITAR OS CURSOS E AS SÉRIES DE UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO ------------------- 3
2.2 COMO CADASTRAR TURMAS ------------------------------------------------------------------------- 4
2.3 COMO MONTAR A GRADE DE DISCIPLINAS DAS TURMAS ------------------------------------------ 4
3 MÓDULO DE PESSOA ..................................................................................................... 5
3.1 COMO LOCALIZAR UMA PESSOA JÁ CADASTRADA NO SISTEMA ---------------------------------- 5
3.2 COMO ALTERAR INFORMAÇÕES DO CADASTRO DE UMA PESSOA --------------------------------- 5
3.3 COMO CADASTRAR UMA NOVA PESSOA NO SISTEMA ---------------------------------------------- 6
4 OPERAÇÕES ...................................................................................................................... 6
4.1 COMO MATRICULAR ALUNOS NAS TURMAS -------------------------------------------------------- 6
4.1.1 Como realizar matrículas a partir de uma turma ---------------------------------------------- 6
4.1.2 Como realizar matrículas a partir de um aluno ----------------------------------------------- 7
4.1.3 Como matricular alunos a partir do cadastro de pessoas ------------------------------------ 9
4.2 COMO VINCULAR PROFESSORES NA GRADE DAS TURMAS ---------------------------------------- 9
5 RELATÓRIOS .................................................................................................................. 10
5.1 COMO EMITIR RELATÓRIOS DOS ALUNOS --------------------------------------------------------- 10
5.2 COMO EMITIR RELATÓRIOS DAS TURMAS --------------------------------------------------------- 10
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Primeiro Treinamento do Proesc Educacional
1. INTRODUÇÃO
1.1 Apresentação
O sistema Proesc Educacional é um sistema completo de gestão escolar que visa informatizar todas
as atividades acadêmicas e pedagógicas. Com a sua utilização é possível emitir qualquer documento escolar
automaticamente e integrar todas as áreas de ensino, tendo ambientes específicos para Secretaria,
Coordenação pedagógica, Professores e Alunos. Este manual servirá para os técnicos da Secretaria Escolar
iniciarem a implantação do sistema em suas escolas, seu objetivo é explicar o passo-a-passo para começar a
usar o sistema.
2. MÓDULO SECRETARIA
O módulo Secretaria gerencia todo o ambiente da Secretaria Escolar, nele é possível montar as turmas,
realizar matrículas, emitir documentos dos alunos e da instituição como: Declaração, Boletim, Histórico, Ata
dos resultados finais, Relação de alunos por turma, estatísticas, etc.
Figura 1 - Módulo Secretaria - Barra de botões
2.1 Habilitar cursos e séries ofertadas pela instituição de ensino
O primeiro-passo para a implantação do sistema é definir quais os cursos e séries que serão
ofertados pela instituição. Já estarão previamente cadastrados todos os cursos e séries disponíveis, portanto
só será necessário marcar como favorito os cursos e séries que a sua instituição de ensino oferece. A lista de
cursos pode ser acessada no sub-menu Cursos, conforme Figura 2.
Figura 2 - Botão Cursos - Habilitar cursos
A Figura 2 mostra quais os cursos que estão sendo ofertados, no momento são eles: ENSINO MÉDIO
e ENSINO FUNDAMENTAL. Quando o curso não está selecionado a estrela aparecerá (cinza).
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Para habilitar as séries, basta clicar no sub-menu Séries e selecionar o curso desejado. Após escolher
o curso deverá clicar em Marcar Favorito somente nas séries que a instituição oferece, conforme Figura 3.
Figura 3 - Botão Séries - Habilitar série
É necessário marcar as séries porque caso elas não estejam marcadas, o usuário não conseguirá
criar turmas destas séries.
2.2 Como cadastrar turmas
Para criar turmas é necessário clicar no sub-menu Turmas, escolher o Exercício e o Curso desejado e
clicar no ícone NOVO, conforme Figura 4.
ícone NOVO
Figura 4 - Botão Turmas
Ao clicar no ícone novo, o usuário será direcionado para a tela de cadastro de turmas, onde deverá
informar o nome da turma, a série e o turno e clicar no ícone Salvar, conforme Figura 5.
ícone SALVAR
Figura 5 - Tela de cadastro de turmas
2.3 Como montar a grade de disciplinas das turmas
Após a criação das turmas, deverá ser montada a grade de disciplinas de cada turma no sub-menu
Grades. Para isso será necessário selecionar a turma e clicar no botão “Adicionar Disciplinas” e o sistema
montará a grade automaticamente conforme as informações que foram definidas pela Secretaria de
Educação, Figura 6.
Figura 6 - Botão Grades - Adicionar disciplinas
A grade de disciplinas da turma registra informações sobre a carga-horária, a quantidade de aulas
dadas em cada bimestre e o professor responsável por ministrar aquela disciplina naquela turma.
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3. MÓDULO PESSOA
3.1 Como localizar uma pessoa já cadastrada no sistema
O Proesc já conta com uma base de dados com mais de 240.000 alunos, portanto a maioria dos
alunos da rede estadual já terá cadastro no sistema, por este motivo, antes de cadastrar uma nova pessoa, é
necessário localizar e confirmar se ela já não está cadastrada. Para localizar uma pessoa no Proesc é
necessário clicar no módulo PESSOA e posteriormente no sub-menu Pessoas.
No campo Pessoa, o usuário digitará o nome da pessoa que deseja encontrar e apertará a tecla
ENTER ou clicará no botão CONSULTAR ou na tecla Enter, conforme Figura 7. Caso o usuário não consiga
localizar uma pessoa pelo nome, poderá pesquisar somente pelo sobrenome inserindo o símbolo “%” antes
do texto a ser consultado.
Ex: “% DRUMMOND DE ANDRADE”.
O campo PESSOA serve para pesquisar uma determinada pessoa pelo nome.
Figura 7 - Lista de pessoas - consulta
Sempre que localizar uma pessoa (aluno, professor..) que já esteja cadastrada é necessário confirmar
se o cadastro está completo e preenchido corretamente.
3.2 Como alterar informações do cadastro de uma pessoa
Para alterar ou visualizar informações do cadastro de uma pessoa, o usuário deverá clicar no botão
cadastro na linha da pessoa desejada, conforme Figura 7.
Na tela de cadastro as informações são organizadas nos grupos Dados Pessoais, Endereço e
Documentos e para alterar uma informação é necessário clicar no ícone Alterar ao lado de cada grupo,
conforme Figura 8.
Sempre que uma informação do cadastro for alterada será necessário clicar no ícone Salvar ao lado
de cada grupo para registrar a alteração, conforme Figura 11.
Figura 8 - Tela de cadastro de uma pessoa
3.3 Como cadastrar uma nova pessoa no sistema
Para cadastrar uma nova pessoa é necessário clicar no ícone NOVO que se encontra no lado direito
superior, abaixo da palavra Comandos, conforme Figura 9.
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ícone NOVO
Figura 9 - Lista de pessoas - Botão novo
Ao clicar no ícone NOVO, o usuário será direcionado para a tela de cadastro de pessoas, onde deverá
informar o nome completo da pessoa, marcar o grupo que ela faz parte e clicar no ícone Salvar, Figura 10.
Figura 10 - Novo cadastro
Após o salvamento o usuário será direcionado para a tela de cadastro, onde deverão ser preenchidas
as informações cadastrais de acordo com os grupos Dados Pessoais, Endereço e Documentos.
Sempre que uma informação for inserida ou alterada será necessário clicar no ícone Salvar ao lado de
cada grupo para registrar, conforme Figura 11.
ícone SALVAR
Figura 11 - Alterar cadastro - Dados pessoais
4. OPERAÇÕES
4.1 Como matricular alunos nas turmas
4.1.1. Como matricular alunos a partir de turma
Para realizar matrículas a partir de uma turma é necessário clicar no sub-menu Matrículas,
escolher o Exercício e a Turma desejada e clicar no ícone NOVO, conforme Figura 12.
ícone NOVO
Figura 12 - Sub-menu Matrículas - Botão novo
Na tela de cadastro de novas matrículas será necessário pesquisar a pessoa que deseja matricular
e informar o Número de chamada, a Data da Matrícula, Situação Anterior, Situação atual e clicar no ícone
Salvar, conforme Figura 13.
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Figura 13 - Tela de cadastro de matrículas
A pesquisa de pessoas poderá ser feita pelo Nome ou Código da pessoa.
Após clicar no ícone salvar, o usuário será direcionado à segunda tela de matrículas, onde
deverá informar se deseja ‘Matricular o aluno em todas as disciplinas da turma’ ou ‘Escolher as disciplinas
para matricular’, está segunda opção poderá ser utilizada na matrícula de alunos que irão cursar
dependência em apenas algumas disciplinas da turma, conforme Figura 14.
Figura 14 - Segunda tela de matrículas
Lembre-se que quando o aluno for matriculado em apenas algumas disciplinas, só será
visualizado nas cadernetas das disciplinas que você marcou, portanto é aconselhável definir um número
de chamada bem acima dos demais alunos que forem matriculados em todas para não confundir os
outros professores.
Após preencher todas as informações o usuário terá duas opções para salvar, a opção
‘SALVAR’, que salva as informações e redireciona o usuário para a relação de alunos matriculados na
turma e a opção ‘SALVAR E FAZER NOVA MATRÍCULA’, que salva as informações e redireciona o usuário
para a tela de cadastro de uma nova matrícula.
OBS: Os alunos que forem cadastrados com o número de chamada ‘zero’ serão ordenados
em ordem alfabética e poderão ser numerados automaticamente depois que a turma estiver montada.
Para isso basta clicar no sub-menu Matriculas, selecionar a turma desejada e clicar no ícone Numerar,
após confirmar a operação o sistema irá numerar todos os alunos de acordo com a ordem alfabética.
4.1.2. Como realizar matrículas a partir de um aluno
Para matricular um aluno no sistema é necessário entrar no módulo ‘SECRETARIA’ e clicar no
sub-menu Pessoas, onde será necessário localizar o aluno que deseja matricular e clicar no ícone
Matricular aluno novo, conforme Figura 15.
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Figura 15 - Localizar alunos para matricular
Na tela de matrículas o usuário poderá visualizar as matrículas existentes daquele aluno e
criar novas matrículas clicando no ícone NOVO, conforme Figuras 16 .
ícone NOVO
Figura 16 - Tela de matrículas botão Novo
Na tela de cadastro de novas matrículas será necessário informar o Número de chamada,
Exercício, Turma, Situação Anterior, Situação atual e clicara no ícone Salvar, conforme Figura 17.
ícone SALVAR
Figura 17 - Tela de cadastro de Matrículas
Após clicar no ícone salvar, o usuário será direcionado à segunda tela de matrículas, onde
deverá informar se deseja ‘Matricular o aluno em todas as disciplinas da turma’ ou ‘Escolher as disciplinas
para matricular’, está segunda opção poderá ser utilizada na matrícula de alunos que irão cursar
dependência em apenas algumas disciplinas da turma, conforme Figura 18.
Lembre-se que quando o aluno for matriculado em apenas algumas disciplinas, só será
visualizado nas cadernetas das disciplinas que você marcou, portanto é aconselhável definir um número
de chamada bem acima dos demais alunos que forem matriculados em todas para não confundir os
outros professores.
Figura 18 - Segunda tela de matrícula
OBS: Os alunos que forem cadastrados com o número de chamada ‘zero’ serão ordenados em ordem
alfabética e poderão ser numerados automaticamente depois que a turma estiver montada. Para isso
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basta clicar no sub-menu Matriculas, selecionar a turma desejada e clicar no ícone Numerar, após
confirmar a operação o sistema irá numerar todos os alunos de acordo com a ordem alfabética.
4.1.3. Como matricular alunos a partir do cadastro de pessoas
Quando estiver no cadastro de uma pessoa, o usuário que tiver permissão do módulo
Secretaria visualizará um botão com a opção ‘REALIZAR MATRÍCULA’, conforme Figura 19.
Figura 19 - Cadastro de pessoas - botão Realizar Matrícula
Caso clique nesta opção e confirme a operação, será redirecionado para a tela de matrículas
no módulo secretaria e poderá seguir os mesmos passos do item 4.1.2.
4.2 Como vincular professores na grade das turmas
Para vincular professores às disciplinas que eles ministram, é necessário clicar no sub-menu Grades e
selecionar a turma desejada. Na linha de cada disciplina deverá clicar no ícone Alterar, conforme Figura 20.
Figura 20 - Grade de disciplinas de uma turma
Na tela de alteração é necessário pesquisar o professor da disciplina escolhida e depois clicar no
ícone Salvar, conforme Figura 21.
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Pesquisar os professores
Figura 21 - Alterar grade - vincular professor
OBS: Lembre-se que a pesquisa do professor pode ser feita pelo nome ou código de pessoa.
5. RELATÓRIOS
5.1 Como emitir relatórios de um Aluno
Para acessar os documentos de um aluno como Declaração, Boletim, Ficha Individual, o usuário deve
clicar no sub-menu Matrículas, selecionar a turma e clicar no ícone Relatórios na linha do aluno desejado,
conforme Figura 22.
Figura 22 - Botão matrículas - Ícone relatórios
Na tela de Relatórios basta clicar no ícone visualizar na linha do documento e o sistema abrirá uma
nova aba com o documento escolhido, conforme Figura 23.
Figura 23 - Tela de relatórios do Aluno
5.2 Como emitir relatórios de uma Turma
Para acessar os documentos de uma turma como Relação de Alunos, Ata dos Resultados Finais, etc;
o usuário deve clicar no sub-menu Matrículas, selecionar o Curso e clicar no ícone Relatórios na linha da
turma desejada, conforme Figura 24.
Figura 24 - Botão Turmas – ícone Relatórios
Na tela de Relatórios basta clicar no ícone visualizar na linha do documento e o sistema abrirá uma
nova aba com o documento escolhido, conforme Figura 25.
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Figura 25 - Tela de relatórios da turma
Após o cadastramento das turmas, o vínculo dos professores na grade de disciplinas de cada turma e
a matrícula dos alunos da instituição de ensino, a Caderneta Eletrônica estará pronta para o acesso,
permitindo ao professor o lançamento de notas e faltas.
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