THE BRAZILIAN ARCHIVAL
DESCRIPTION STANDARD NOBRADE
Bucarest, May 27th 2011
Vitor Manoel Marques da Fonseca
Arquivo Nacional / Universidade Federal Fluminense
[email protected]
[email protected]
BRAZIL
c. 8.000.000 km2
Federal Republic
Population: +
180.000.000 (2004)
26 states and the
Federal District
5.564 municipalities –
different economic
situations
ARQUIVO NACIONAL –
HEADQUARTERS (RIO DE
JANEIRO)
THE INTERNATIONAL STANDARDS
AND BRAZIL
1996 – a Brazilian representative begins to
participate in the Committee on Description
Standards
1998 – Portuguese translation of ISAD (G) and
ISAAR participation in the revisal process
of ISAD (G)
2001 – translation and printing of ISAD 2nd
ed.
THE TECHNICAL CHAMBER FOR
ARCHIVAL DESCRIPTION
STANDARTISATION
Creation: decision CONARQ [National Council on Archives] # 56,
September 30th 2001
Goal: elaboration of national archival description standards
Participants: full members and corresponding members
First initiatives
a – creation of a website
www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam.tec.norm.arq./
b – research about use of standards and rules in Brazilian archives
c – bibliography on archival description
NEW DECISIONS
Area of access points and subjects indexing
2 new elements of description:
6.1 Notes on conservation;
8.1 Access points and subject indexing
Element date(s) divided into place(s) and chronological
date(s)
Mandatorial elements of description (+ 1)
Appendix A – Levels of description diagram
level zero – description of the holdings (all the fonds and
collections) of a custodial entity
PUBLIC CONSULT
2005 (Oct.) – presented during the Congresso de
Arquivologia do Mercosul [Congress on Archival Science
of Mercosul] (Campos do Jordão, São Paulo, Brazil)
2005 (Dec.)-2006 (May): public consult – workshops for
presenting and discussing at Santa Maria (RS), Belém
(PA), Brasília (DF), Florianópolis (SC), Londrina (PR),
Recife (PE), Rio de Janeiro (RJ), São Paulo (SP).
Unique e-mail for receiving comments and suggestions
NOBRADE: AREAS AND ELEMENTS OF
DESCRIPTION
Areas
Elements of description
Identification area
5
Context area
4
Content and structure area
4
Conditions of access and use
area
5
Allied materials area
4
Notes area
2
Description control area
3
Access points and subjects
indexing
1
Quantity of elements
28
LEVELS OF DESCRIPTION DIAGRAM
Holdings of a
custodian entity
Level 0
Fonds
Level 1
Fonds
Level 1
Fonds
Level 1
Sub-fonds
Level 2
File
Level 4
Serie
Level 3
Serie
Level 3
Sub-series
Level 3,5
Sub-series
Level 3,5
File
Level 4
Item
Level 5
Serie
Level 3
File
Level 4
File
Level 4
Item
Level 5
MANDATORIAL ELEMENTS FOR
NOBRADE 2006
Elements
Levels of description
Reference code
0 to 5
Title
0 to 5
Date(s)
0 to 5
Level of description
0 to 5
Extent and medium of the unit of
description
0 to 5
Name(s) of creatorr(s)
0 to 5
Access conditions
0 and 1
STRUCTURE OF THE ELEMENTS OF
DESCRIPTION
name of the element ;
purpose ;
general rule(s) ;
comments, where it is given information about the
importance of the element of description and about how
should be used;
procedures, which detail the general rule(s);
examples of different ways to use the element and the
different interpretations of its rule(s).
EXAMPLE
2.4 Procedência
Objetivo: Identificar a origem imediata de aquisição ou transferência da
unidade de descrição.
Regra(s): Registre a origem imediata da unidade de descrição (nome da
entidade que encaminhou), a forma e data de aquisição, se possível com as
referências pertinentes (instrumento formal de encaminhamento e/ou
recebimento como uma correspondência, o número e data da mesma,
números ou códigos de entrada da unidade de descrição etc.). Se a origem
for desconhecida, recorra à expressão “dado não disponível”.
Comentários:
Este elemento serve para o registro de informações que contextualizam o
ingresso da unidade de descrição na entidade custodiadora. As
informações aqui registradas podem ser tanto de interesse de
pesquisadores quanto da própria entidade custodiadora, servindo ao
controle de entrada de documentos. Normalmente presente em níveis de
descrição mais gerais (níveis 0 a 3), pode ser aplicado em níveis mais
específicos (níveis de descrição 4 e 5), dependendo da história de
integração da unidade de descrição ao fundo ou à coleção.
Procedimentos:
2.4.1
Registre a forma de aquisição, data e nome da entidade da qual
procede a unidade de descrição, informação que deve constar
preferencialmente no nível de descrição de maior abrangência em relação
às demais de mesma procedência.
2.4.2
Indique fontes documentais que referenciem as ocorrências.
EXAMPLE
Exemplos:
Parcela doada por Raul Riff , por meio de contrato em 1989; parcela doada
por Luiz Alberto Muniz Bandeira em março de 2003.
Centro de Pesquisa e Documentação em História Contemporânea do Brasil
Nota: Para o fundo João Goulart, nível 1
Os documentos do dossiê pertenciam a parcela do fundo doada por Luiz
Alberto Moniz Bandeira, ao CPDOC da Fundação Getúlio Vargas, em março
de 2003.
Centro de Pesquisa e Documentação em História Contemporânea do Brasil
Nota: Para o dossiê 1966 05 05, nível 4, do fundo João Goulart, série Exílio no
Uruguai
Doação do Ministério das Relações Exteriores, 1937; doação, Ernesto
Medeiros Raposo, 1988
Arquivo Nacional (Brasil)
Nota: Para o fundo Floriano Peixoto, nível 1
Museu Nacional (Brasil). Direção
Museu Nacional (Brasil)
Nota: Para o fundo Comissão de Censura Cinematográfica, nível 1
1 IDENTIFICATION AREA
1.1
Reference code
(BR + CODEARQ + acronym, number,
alpha-numeric code)
1.2 Title
1.3 Date(s)
1.4 Level of description
1.5 Extent and medium of the description
unit
1.3 DATE(S)
Place(s)
(data tópica)
Chronological
date
* Date of production (mandatorial)
* Date of subject
* Date of accumulation
RECORDS, LEVELS OF DESCRIPTION AND
UNITS OF EXTENSION
Bibliographics
items or
meters
items or
meters
items or
meters
items or
meters
sheets or
pages
sheets
or
pages
Cartographics
items
items
items
items
items,
items,
sheets or
pages
items,
items,
sheets
or
pages
Eletronics
items
items
items
items
items
items
Films
items
items
items
items
items
items
Iconographics
items
items
items
items
items
items
Micrographics
items
items
items
items
items
items
Sound records
items
items
items
items
items
items
Textuals
meters
meters
meters
meters
items,
items,
sheets or
pages
items,
items,
sheets
or
pages
Tridimensional
objects
tems
tems
tems
tems
tems
tems
2 CONTEXT AREA
2.1
Name(s) of creator(s)
2.2 Administrative history / biography
2.3 Archival history
2.4 Immediate source of acquisition or
transfer
3 CONTENT AND STRUCTURE AREA
3.1
Scope and content
3.2 Appraisal, destruction and scheduling
information
3.3 Accruals
3.4 System of arrangement
4 CONDITIONS OF ACCESS AND USE
AREA
4.1
Conditions governing access
4.2 Conditions governing reproduction
4.3 Language /scripts
4.4 Physical characteristics and technical
requirements
4.5 Finding aids
4.1 CONDITIONS GOVERNING ACCESS
mandatorial
exchange
at levels 0, 1 and for data
5 ALLIED MATERIALS AREA
5.1
Existence and location of originals
5.2 Existence and location of copies
5.3 Related units of description
5.4 Publication note
6 NOTES AREA
6.1
Notes on conservation
6.2 General notes
7 DESCRIPTION CONTROL AREA
7.1
Archivist’s note
7.2 Rules or conventions
7.3 Date(s) of description
8 ACCESS POINTS AND SUBJECTS
INDEXING AREA
8.1
Access points and subjects indexing
NEW STANDARDS
CODEARQ
– identification code for
custodians
Authorized forms of names of
corporate bodies*
Guidelines for preparing finding aids*
Guidelines for reference of archival
materials*
* ongoing process