Prezados Clientes:
Tendo em vista as constantes alterações que compõem a emissão e lançamento dos
documentos fiscais, especialmente as notas fiscais, informamos que é imprescindível a
emissão das mesmas com todas as informações obrigatórias nela constante.
Nota Fiscal - as notas fiscais de operações mercantis foram uniformizadas, valem para o
ramo comercial ou industrial e servirão para serem utilizadas tanto em operações de
entrada como de saída. Em ambas às situações é imprescindível a emissão correta de
dados de modo a inviabilizar possível autuação fiscal.
Todos os campos devem ser preenchidos de forma correta, legível e sem rasuras,
portanto, percebido o erro antes da saída da mercadoria, a nota fiscal emitida
irregularmente deverá ser cancelada imediatamente.
É considerado documento inidôneo para todos os efeitos fiscais os documentos que:
a) Omitir indicações (ex. não informar o NCM, Código de Barras, peso,quantidade,
base legal para eventual beneficio fiscal, etc...)
b)
Não seja o legalmente exigido para a respectiva operação (ex. utilizar nota fiscal
papel, quando se é obrigada a emissão de Nfe)
c) Não cumpra as exigências ou requisitos previstos na legislação (ex. fazer uma nota
fiscal de venda para um endereço e entregar noutro sem previsão legal)
d) Contenha declarações inexatas, esteja preenchido de forma ilegível ou apresente
emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza. (ex. informar a descrição do roduto
na forma de letras ou números que não identifiquem o produto a pessoa comum ou
ainda identificar a unidade de medida com caracteres que não permitam sua
perfeita identificação).
Importante observar que, a obrigação de conferencia dos documentos fiscais se estendem
às notas fiscais de entrada, deste modo, se a empresa adquirente de determinado produto,
aceitar a entrada de nota fiscal que contenha erros, estará sendo conivente com o
fornecedor podendo ser autuado por estar aceitando notas que contenham irregularidades.
No momento em que se discute a responsabilidade fiscal e tributaria perante os
lançamentos fiscal, necessário se faz esclarecer que a responsabilidade por aceitar nota
fiscal que contenham erros é do adquirente que recebe o produto na origem, portanto, na
própria empresa, no ato de entrega do produto, é que deve ser recusada a mercadoria que
esteja alicerçada a documento considerado inidôneo.
Assim, ao receber determinada mercadoria, cuja nota fiscal contenha irregularidades,
deve a empresa entrar em contato imediatamente com o fornecedor para que regularize,
caso seja isso possível. Não havendo como regularizar deverá proceder na devolução da
mercadoria no mesmo ato, ocasião em que lavrará o motivo da devolução no verso da NF
de compra, assinando-a e colocando o carimbo. Além disso, emitir uma cópia da NF
frente e verso, para acompanhar se o fornecedor irá proceder ou não no retorno da nota
irregular.
Diante de tais considerações, vê-se, pois, que a pessoa que recebe as mercadorias e que
procede na conferencia do documento fiscal (NF) deve ter pleno conhecimento de todos
os dados que devem compor a nota fiscal, de modo que a responsabilidade por eventual
lançamento desta nota fiscal é de exclusividade da empresa e não do contador que em
muitos casos só tem conhecimento do ocorrido em data muito posterior a data da efetiva
entrada, que em muitos casos não há mais o que se possa fazer para solucionar o
problema. Este entendimento também alcança as notas fiscais de saída.
Em suma, passamos a informação acima, tendo em vista que o SPED Fiscal e Contábil,
assim como o aperfeiçoamento da Nfe e demais documentos fiscais que são enviados
mensalmente ao fisco (entradas e saídas), levam dados constantes nos registros da
empresa, e havendo alguma irregularidade com certeza será a empresa chamada a
prestar esclarecimentos.
Tendo em vista que o contador apenas lança o documento fiscal, não poderá ser ele
responsabilizado por eventual irregularidade que a nota fiscal contenha, que ressalta,
deverá ser barrada no momento de ingresso ou saída nas dependências da empresa.