Vilões do Tempo
Por: Marco Fabossi
Levantamento realizado pela consultoria da gestão e projetos ProGeps Consult aponta que os profissionais em
posição de gestão dedicam 59% do tempo de trabalho a ações voltadas a solucionar problemas urgentes,
responder e-mails, e participar de reuniões. A pesquisa aponta que ações estratégicas, que podem gerar
resultados diretos para a organização concentram apenas 16% do tempo dos profissionais. Além disso, apenas
1% das horas trabalhadas são destinadas ao treinamento de suas equipes. Como consequência, segundo a
pesquisa, a maioria das equipes alcançam apenas 60% de sua capacidade produtiva.
De fato, essa pesquisa apenas consolida o que já conhecemos como os grandes vilões de tempo no mundo
corporativo contemporâneo: urgências, e-mails e reuniões.
As urgências, na sua grande maioria são problemas que se repetem pela suposta “falta de tempo” para analisálos e resolvê-los na raiz, e como consequência, perde-se grande parte do tempo resolvendo problemas que
foram criados pela decisão de atacar apenas o efeito, e não a causa.
Como coach, me deparo com vários executivos que não conseguem ser estratégicos porque se perdem no
meio das urgências do dia a dia. Em um dos casos que acompanhei, o executivo decidiu começar a questionar
as urgências que chegavam diariamente às suas mãos. Para cada urgência, ele devolvia ao solicitante duas
perguntas: “Por que esta urgência aconteceu. Quais foram os fatos que levaram ao surgimento desta
urgência?” e “O que está sendo feito para que esta urgência não volte a acontecer?”. Apenas com essa atitude
conseguiu diminuir suas urgências em mais de 50%; não apenas porque as pessoas começaram a tratar a causa
dos problemas, mas porque, na verdade, muitas situações apareciam com “roupa de urgência” apenas para
serem tratadas mais rapidamente, como prioridade.
Experimente fazer estas duas perguntas no dia a dia. Se for realmente uma urgência, resolva-a imediatamente
para que não se torne uma emergência, e em seguida analise-a e trate-a em suas causas, com planos de ação e
planejamento para que não volte a ocorrer.
Reuniões: mais um grande vilão. Segundo a Triad Consulting, uma empresa com 100 funcionários perde
anualmente por volta de R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais) em reuniões improdutivas. Números que não
aparecem no balanço das empresas, mas que representam o custo do tempo perdido por profissionais que
participam de reuniões improdutivas, as quais, muitas vezes sequer precisariam acontecer, e mesmo quando
necessárias, ocupam o tempo de pessoas que não precisariam participar. Para que uma reunião seja eficaz e
produtiva:
1. É preciso estabelecer os objetivos da reunião. Uma reunião não precisa apenas de pauta, mas de
objetivos: Qual é o resultado que queremos obter ao final da reunião? No máximo 3 objetivos
específicos; mais que isso a reunião tende a dispersar.
2. A partir dos objetivos estabelece-se uma pauta para reunião, com os temas que serão discutidos e para
cada tema deve haver a duração. Se não determinarmos a duração de cada tema, eles se estenderão
pelo tempo que desejarem. Toda reunião precisa ter horário de inicio e término, e tais horários devem
ser respeitados.
3. Toda reunião precisa ter um líder. Alguém que faça cumprir os temas e tempos estipulados. Esse líder
precisa agir com educação, porém com firmeza: não deve permitir que se perca o foco durante a
reunião. É muito comum que as pessoas tragam à mesa temas que não fazem parte dos objetivos,
tirando o foco principal da reunião. A figura do líder nas reuniões é imprescindível.
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4. O líder deve convidar para a reunião apenas as pessoas que realmente podem agregar aos objetivos
estabelecidos.
5. O líder da reunião também conduz os participantes a definir os próximos passos, com tarefa, data e
responsável, documentando o plano de ação em uma ata simples, curta e objetiva, e também faz o
acompanhamento desse plano.
Bem, chegamos aos e-mails, certamente o maior de todos os vilões de tempo no mundo corporativo. Os
problemas com este tema são inúmeros, começando pelo fato de que muitos assuntos não deveriam ser
tratados por e-mail, mas por telefone ou pessoalmente. O e-mail não deve ser usado para coisas urgentes, ou
para assuntos que requerem maiores explicações, discussões ou conversas longas. Se você não conseguir
resolver um tema até a terceira ou quarta mensagem, é hora de deixar o e-mail de lado e conversar com a
pessoa. Outra boa prática é copiar as pessoas que precisam saber sobre o resultado do assunto em questão
apenas quando ele estiver concluído. Não é preciso copiá-las em todas as mensagens. Isso as ajuda a diminuir o
número de e-mails em sua caixa de entrada.
Às vezes a pessoa está a poucos metros de distância, e em vez de usarmos as pernas e a voz para conversar
com elas, preferimos enviar um e-mail. Precisamos resgatar as boas conversas, face a face, olhos nos olhos.
Não podemos deixar que a tecnologia nos afaste das coisas mais importantes em um ambiente de trabalho: o
relacionamento entre as pessoas.
Aqui vão mais algumas dicas para lidar com o e-mail:
• Desligue o aviso de novos e-mails. Estabeleça horários durante o dia para leitura de e-mails. Se você
está concentrado em uma tarefa, chega um novo e-mail, e aquela janelinha aparece no canto da tela
do computador, você perde a concentração, e segundo especialistas, para retornar ao mesmo nível de
concentração você leva em torno de 20 minutos. Multiplique isso pelas vezes que isso acontece, e verá
quanto tempo você perde com esse simples detalhe. Por isso, não hesite, desligue o aviso de novos emails e estabeleça horários para lê-los.
• Leia seus e-mails sequencialmente, e quando abrir um e-mail, não o feche mais; faça alguma coisa com
ele. Se não é importante, apague. Se é importante, armazene, ou responda, caso seja rápido. Se a
resposta demandar algum tempo, então transforme o e-mail em uma tarefa que será planejada e
priorizada, e retire-o da sua caixa de entrada. Caso o e-mail seja um convite para uma reunião ou
compromisso, transforme-o em compromisso, e apague-o da sua caixa de entrada. Se você usa o
Outlook da Microsoft, isso é bem simples de fazer. Basta arrastar a mensagem para a caixinha de
“Tarefas” ou “Compromissos” que ela automaticamente se transforma em um deles.
Se você seguir estes passos, sua caixa de entrada vai ficar muito mais limpa, e ao mesmo tempo vai conseguir
cuidar melhor das suas tarefas e compromissos.
Existem muitos outros ladrões de tempo, mas se os gestores cuidarem destes três pontos aqui mencionados:
Urgências, Reuniões e E-mails, certamente sua produtividade aumentará muito.
Sobre o autor: Marco Fabossi é sócio-diretor da Crescimentum, Graduado pela FEI, com especialização e MBA
pela Fundação Getúlio Vargas. Autor do Livro "Coração de Líder: A Essência do LíderCoach" (coracaodelider.com.br). Coach Executivo e Coach de Equipe, certificado pela Lambent e ICI (Integrated
Coaching Institute), filiado ao ICF (International Coaching Federation). Certificado em Life Coaching pelo
Instituto Holos. Master Practitioner em PNL. Criador e Mantenedor do Blog da Liderança
(blogdofabossi.com.br), um dos blogs de liderança mais visitados do Brasil. Atuou por vários anos como
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Executivo em empresas Nacionais e Multinacionais, onde adquiriu profunda experiência na liderança e
condução de equipes e projetos na América do Sul, América do Norte e Europa.
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