MANUAL
FUNDO DE MANEIO
ÍNDICE
1.
FUNDO DE MANEIO ....................................................................................................... 3
1.1. Enquadramento legal ................................................................................................. 3
1.2. Conceito e objetivo.................................................................................................... 4
1.3. Atribuição e montantes definidos .............................................................................. 4
1.4. Despesas de pequeno montante ................................................................................. 4
2.
FASES DO FUNDO DE MANEIO .................................................................................... 5
2.1. Criação do fundo de maneio...................................................................................... 5
2.2. Reposição mensal do fundo de maneio ..................................................................... 6
2.3. Liquidação final do fundo de maneio ........................................................................ 7
3.
CIRCUITO ESQUEMÁTICO E DE PROCEDIMENTOS DO PROCESSO DE FUNDO DE
MANEIO ....................................................................................................................................... 8
3.1
Circuito esquemático de CONSTITUIÇÃO do fundo de maneio ............................. 8
Processos e procedimentos da CONSTITUIÇÃO do fundo de maneio ................................ 9
3.2
Circuito esquemático de PAGAMENTO DE DESPESAS por fundo de
maneio.....................……………………………………………………………………….10
Processos e procedimentos do PAGAMENTO DE DESPESAS por fundo de maneio ...... 11
3.3
Circuito esquemático de REPOSIÇÃO do fundo de maneio .................................. 12
Processos e procedimentos da REPOSIÇÃO do fundo de maneio ..................................... 13
3.4
Circuito esquemático da LIQUIDAÇÃO do fundo de maneio ............................... 14
Processos e procedimentos da LIQUIDAÇÃO do fundo de maneio .................................. 15
4.
ANEXOS .......................................................................................................................... 16
4.1
Anexo I – Pedido de Criação de Fundo de Maneio ................................................. 17
4.2
Anexo II – Mapa de entrega de documentos ........................................................... 18
MANUAL FUNDO DE MANEIO. 2/18
1. FUNDO DE MANEIO
O presente manual regula o uso, controlo e prestação de contas do Fundo de Maneio (FM) dos
Serviços Centrais da Universidade de Lisboa, estabelecendo as regras e procedimentos a ter em
consideração por parte dos respetivos responsáveis.
1.1. Enquadramento legal
O Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de Julho, prevê no art.º 32 a possibilidade de os serviços criarem FM.
Em cada ano, o Decreto-Lei de Execução Orçamental define as condições e os prazos quanto à
constituição e liquidação do FM (Regime Administração Financeira do Estado) que se transcreve:
“1- Para a realização de despesas de pequeno montante podem ser constituídos fundos de
maneio em nome dos respetivos responsáveis, em termos a definir anualmente no decreto-lei
de execução orçamental.
“2- Os responsáveis pelos fundos de maneio autorizados nos termos do número anterior
procederão à sua reconstituição de acordo com as respectivas necessidades.
“3- A competência para a realização e pagamento das despesas em conta de fundos de maneio
caberá ao responsável do mesmo.
“4- Os serviços e organismos procederão obrigatoriamente à liquidação dos fundos de maneio
até à data que for anualmente fixada nos termos do número 1”.
1.2. Conceito e objetivo
O FM é um montante de caixa ou equivalente de caixa, entregue a determinada pessoa, responsável
pelo mesmo, com a finalidade de realização e pagamento imediato de despesas de pequeno montante.
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Pela sua natureza, o FM considera-se uma caixa pequena, para pagamentos de baixo montante,
urgentes e inadiáveis, cuja movimentação é da exclusiva competência do responsável nomeado para o
efeito.
A utilização do FM deve ser sempre encarada como uma situação excecional, pois diz respeito a
utilizações para pequenas aquisições que não seguem os trâmites normais que se devem observar na
aquisição de bens/serviços e que devem ser pagos em numerário no ato da compra.
1.3. Atribuição e montantes definidos
A atribuição e o montante máximo, anualmente, definido para o FM é da responsabilidade do
Conselho de Gestão, sendo atribuídos valores para os fundos de maneio de acordo com as
necessidades de cada serviço, ou projeto.
Os responsáveis designados pelos FM respondem pelo cumprimento das formalidades legais
aplicáveis à realização das despesas efetuadas, e procedem ao respetivo pagamento.
1.4. Despesas de pequeno montante
O valor máximo atribuído por despesa é de 300€. Para efeito da determinação deste valor, devemos
considerar integrada numa mesma despesa, o conjunto de despesas da mesma natureza (com a mesma
classificação económica), realizadas com o mesmo fornecedor e num intervalo de 30 dias.
O FM é nominal e só pode ser utilizado na realização de pequenas despesas enquadráveis nas rúbricas
de classificação económica para o qual foi constituído e até ao limite autorizado.
Assim, excluem-se do âmbito de pagamento por FM todas as despesas que não se enquadrem no
conceito de “pequenas despesas”, nomeadamente:
a) Todas aquelas cujo montante seja superior ao montante do respetivo FM;
b) Honorários de docentes ou de profissionais liberais, nacionais ou estrangeiros;
c) Aquisições de bibliografia, salvo em casos devidamente justificados que configurarem uma
necessidade urgente;
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d) Ajudas de custo (reembolsos de despesas de viagem, alimentação, alojamento ou
representação das UO);
e) Recibos verdes;
f) Aquisição de bens duradouros sujeitos a inventário, com exceção das autorizadas pelo
Conselho de Gestão;
O responsável pelo FM pagará as despesas permitidas, nos temos da lei, e previamente autorizadas por
quem possui competência própria ou delegada para a autorização da despesa, preenchendo
corretamente a folha de movimento e anexando os documentos comprovativos.
Os documentos de suporte são obrigatoriamente vendas a dinheiro, faturas/recibos ou faturas
acompanhadas do respetivo recibo, cumprindo todos os requisitos legais, nomeadamente, o nome, a
morada e o n.º de contribuinte da Universidade.
Não são aceites talões de caixa, talões de balcão ou outros com designações semelhantes, por não
satisfazerem os requisitos legais.
Os documentos de despesa devem ser devidamente assinados no verso pelo responsável do FM e por
quem realizou a despesa.
2. FASES DO FUNDO DE MANEIO
Os FM são anuais e devem ser renovados todos os anos. Em regra, estão subjacentes ao FM as
seguintes fases:
1. Criação do FM;
2. Reposição mensal do FM;
3. Liquidação final do FM.
2.1. Criação do fundo de maneio
a) Para criação de um FM dever ser preenchido e submetido ao Conselho de Gestão,
formulário próprio de Pedido Anual de Constituição de Fundo de Maneio;
b) Depois de devidamente autorizados, e suportados pela respetiva deliberação do Conselho
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de Gestão, são criados os fundos nominais tendo sempre em conta os limites previstos;
c) A deliberação do Conselho de Gestão que autoriza a criação do FM estabelece o montante
anual do mesmo e as rúbricas de classificação económica a que fica afeto;
d) Ao detentor do FM é entregue o montante correspondente ao valor da totalidade do FM;
e) Este montante inicial deve ser entregue por cheque em nome do responsável;
f) Se o valor dos movimentos de despesa com FM atingir o total do fundo atribuído para o ano
e, caso seja necessário, poderá ser constituído um reforço do FM;
g) O Conselho de Gestão pode, caso assim o entenda, propor a anulação total ou parcial do
fundo, nas situações em que se verifique estarem excessivamente dotados.
2.2. Reposição mensal do fundo de maneio:
a) Todos os pedidos de reposição de FM necessitam de uma autorização de despesa dada por
quem tem competência para tal;
b) A justificação da despesa carece sempre, de uma justificação e de documento de quitação,
cumprindo com todos os requisitos legais;
c) Não podem ser aceites despesas com data anterior à autorização da criação do FM, ou com
data anterior à última reposição, pelo que em circunstância alguma pode haver despesa por
contabilizar no final do último dia do mês;
d) Mensalmente, até ao último dia útil, para reposição do fundo, o seu responsável deve enviar
à contabilidade o mapa de movimentos existente para o efeito, juntamente com os documentos
comprovativos das despesas efetuadas, para conferência dos mesmos e emissão do cheque nominal ou
transferência bancária, no valor igual ao montante da despesa apresentada;
e) Os documentos apresentados devem estar em conformidade com os requisitos legais (nome,
morada e NIF) e conforme o definido no ponto 1.1.4, isto é, deverão ser obrigatoriamente vendas a
dinheiro, faturas-recibos ou faturas acompanhadas dos respetivos recibos, não sendo aceites outros
documentos que não obedeçam a estas especificações legais (talões de caixa, talões de balcão, entre
outros);
f) Todos os documentos devem estar devidamente assinados pelo responsável, devendo este
ainda indicar os fundamentos da realização da despesa;
g) Não poderá ser feita uma reposição periódica de FM superior ao fundo de maneio atribuído
no início do ano, salvo devidas exceções autorizadas pela Administração da UO.
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2.3. Liquidação final do fundo de maneio
a) Considerando as disposições legais, os FM devem ser liquidados até ao último dia útil do
mês de Dezembro do próprio ano a que reportam (salvo se o Decreto-Lei de Execução Orçamental
anualmente publicado estabelecer outro prazo);
b) Até à data referida na alínea anterior, os responsáveis dos fundos devem remeter para o
departamento de contabilidade, para posterior conferência, a folha de liquidação criada para o efeito,
devidamente preenchida, com os documentos comprovativos das despesas e com a indicação dos
saldos existentes;
c) A liquidação dos saldos existentes deve ser feita pelo responsável do FM, nas modalidades
previstas para o efeito;
d) No final do ano económico deve ser encerrado o fundo de maneio, sendo constituído novo
fundo de maneio no início do ano.
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3. CIRCUITO ESQUEMÁTICO E DE
PROCEDIMENTOS DO PROCESSO DE
FUNDO DE MANEIO
3.1 Circuito esquemático de constituição do fundo de
maneio
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Processos e procedimentos da CONSTITUIÇÃO do fundo de maneio
Refª
Procedimento/Descrição da tarefa
Responsável
DEFINIÇÃO DO RESPONSÁVEL E DO MONTANTE DO
FUNDO DE MANEIO:
1
 Para a realização de pequenas despesas, podem ser constituídos FM,
após autorização, sendo o Conselho de Gestão quem define o montante
e responsável de cada fundo.
Conselho de
Gestão
 É competência do responsável nomeado realizar e pagar as despesas
 O Conselho de Gestão, define e comunica as regras de utilização do
fundo de maneio
REGISTO DA CONSTITUIÇÃO DO FUNDO DE MANEIO:
2
 A contabilidade faz a cabimentação e o compromisso, por rúbrica ou
classificação económica, pelo valor global estipulado para fundo de
maneio.
CONTABILIDA
DE
EMISSÃO DO CHEQUE
3
 A tesouraria emite o cheque em nome do responsável do fundo, pelo
valor previamente definido pelo Conselho de Gestão.
TESOURARIA
AUTORIZAÇÃO/ASSINATURAS:
4
 Quem tiver delegação de competências para movimentos bancários
assina o cheque, após conferência dos documentos de suporte criados
para o efeito. Assinam duas pessoas. Se for TB, é feita a mesma após
autorização.
LEVANTAMENTO DO CHEQUE:
5
 O responsável pelo fundo de maneio procede ao levantamento do
cheque, ficando os valores à sua guarda para fazer a despesas de
pequeno montante.
RESPONSÁVEL
DO FUNDO DE
MANEIO
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3.2 Circuito esquemático de PAGAMENTO DE
DESPESAS por fundo de maneio
MANUAL FUNDO DE MANEIO. 10/18
Processos e procedimentos do PAGAMENTO DE DESPESAS por fundo de maneio
Refª
Procedimento/Descrição da tarefa
Responsável
DESPESA EFETUADA
1
 Determinado serviço apresenta uma despesa ao responsável pelo
fundo de maneio, devidamente fundamentada, e previamente
autorizada por quem tem competência própria ou delegada
 Os documentos de suporte às despesas efetuadas terão de ser,
obrigatoriamente:
 Vendas a dinheiro;
 Fatura e recibo;
 Fatura-recibo.
SERVIÇO X
VERIFICAÇÃO DO DOCUMENTO DE DESPESA
2
 O responsável pelo fundo de maneio verifica os requisitos legais do
documento e o seu enquadramento nas normas definidas para a
utilização
 O responsável pelo fundo de maneio deve assinar os documentos,
indicar o motivo da despesa e colocar a indicação de “pago”.
RESPONSÁVEL
PELO FUNDO
DE MANEIO
RESPONSÁVEL
PELO FUNDO
DE MANEIO
 Se o documento de despesa cumprir todos os requisitos, efetua-se o
pagamento, arquiva-se a documentação e atualiza-se o mapa de fundo
de maneio
PAGAMENTO
3
MANUAL FUNDO DE MANEIO. 11/18
3.3 Circuito esquemático de REPOSIÇÃO do fundo
de maneio
MANUAL FUNDO DE MANEIO. 12/18
Processos e procedimentos da REPOSIÇÃO do fundo de maneio
Refª
Procedimento/Descrição da tarefa
Responsável
ELABORAÇÃO DA FOLHA DE FUNDO DE MANEIO
1
 É elaborada a folha das despesas pagas por fundo de maneio para
solicitar a sua reposição
 As reposições não podem exceder o fundo de maneio atribuído
inicialmente
 Internamente dever ser definida a periocidade da reposição do
fundo
RESPONSÁVEL
PELO FUNDO DE
MANEIO
VERIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
2
 O mapa de fundo de maneio e os documentos das despesas devem
ser verificadas por outra pessoa que não o responsável pelo fundo
 Normalmente quem faz esta operação é a contabilidade ou a
tesouraria
CONTABILIDAD
E/TESOURARIA
EMISSÃO DO CHEQUE
3
TESOURARIA
 A tesouraria emite o cheque em nome do responsável do fundo de
maneio pelo valor das despesas no valor total do período
VALIDAÇÃO E APROVAÇÃO
4
 A reposição do fundo de maneio é autorizada pelo Conselho de
Gestão
Conselho de Gestão
REGISTO DA OPERAÇÃO
5
 A contabilidade confere a documentação com o cheque assinado e
procede ao seu registo contabilístico e posterior arquivo do mesmo
 Tem de haver conformidade entre o registo, o cheque emitido e o
mapa de fundo de maneio
CONTABILIDAD
E
LEVANTAMENTO DO CHEQUE
6
 O responsável pelo fundo procede ao levantamento do cheque,
ficando assim reposto o valor do fundo
 Deve ser efetuada a validação entre o montante do cheque
levantado e do cheque emitido e autorizado
RESPONSÁVEL
PELO FUNDO DE
MANEIO
MANUAL FUNDO DE MANEIO. 13/18
3.4 Circuito esquemático da LIQUIDAÇÃO do fundo
de maneio
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Processos e procedimentos da LIQUIDAÇÃO do fundo de maneio
Refª
1
Procedimento/Descrição da tarefa
Responsável
ELABORAÇÃO DO MAPA DE FUNDO DE
MANEIO/DEVOLUÇÃO DE VALORES
RESPONSÁVEL
PELO FUNDO DE
MANEIO
 O responsável do fundo elabora e entrega o mapa de fundo de
maneio, o numerário e/ou os documentos de despesa à
tesouraria, conforme diploma legal
VERIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
2
 A contabilidade/tesouraria verifica se os documentos entregues
estão em conformidade com as normas internas, entregando-os
posteriormente à administração para aprovação dessas despesas
CONTABILIDADE/
TESOURARIA
CONFERÊNCIA DE VALORES
TESOURARIA
3
 A tesouraria confirma que os valores recebidos coincidem com o
valor estipulado para o fundo de maneio (contagem do
numerário)
DEPÓSITO DE VALORES
4
 A tesouraria deve proceder ao depósito dos valores recebidos,
sendo validado o talão de depósito.
TESOURARIA
REGISTO DE OPERAÇÃO E ANULAÇÃO DE
CABIMENTO
CONTABILIDADE
5
 A contabilidade regista toda a operação, ou seja os documentos
de despesa do depósito efetuado pela tesouraria, procedendo à
anulação do cabimento pelo valor correspondente ao valor do
fundo de maneio
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4. ANEXOS
MANUAL FUNDO DE MANEIO. 16/18
4.1 Anexo I – Pedido de Criação de Fundo de Maneio
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4.2 Anexo II – Mapa de entrega de documentos
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