Controlador Geral do Município
Vinicius da Costa Rocha Viana
Subcontroladora de Integração de Controles
Márcia Andréa Peres
Coordenadora de Orientação e Aperfeiçoamento de Controles Internos
Denise dos Santos Ferreira
Gerente de Normatização e Aperfeiçoamento de Controles Internos
Maurício Cabreira Esquerdo
Equipe Técnica
Renata Borges Nunes dos Santos
Mônica Tavares Silva Telles
Bernadethe Ferreira do Nascimento
Sumário
1
2
Apresentação ................................................................................................. 3
Fases ............................................................................................................... 4
2.1 Análise do Problema .................................................................................. 5
2.1.1
Macro Visão da Fase ......................................................................... 5
2.1.2
Descrição das atividades ................................................................... 5
2.1.3
Produtos da fase ................................................................................ 6
2.2 Elaboração do PACI ................................................................................... 7
2.2.1
Macro Visão da Fase ......................................................................... 7
2.2.2
Descrição das atividades ................................................................... 7
2.2.3
Produtos da fase ................................................................................ 8
2.3 Execução das Ações do PACI pelos Responsáveis ................................... 9
2.3.1
Macro Visão da Fase ......................................................................... 9
2.3.2
Descrição das atividades ................................................................... 9
2.3.3
Produtos da fase ................................................................................ 9
2.4 Acompanhamento da Execução do PACI ................................................ 10
2.4.1
Macro Visão da Fase ....................................................................... 10
2.4.2
Descrição das atividades ................................................................. 10
2.4.3
Produtos da fase .............................................................................. 10
2.5 Suporte à Execução das Ações do PACI ................................................. 11
2.5.1
Macro Visão da Fase ....................................................................... 11
2.5.2
Descrição das atividades ................................................................. 11
2.5.3
Produtos da fase .............................................................................. 11
3 Anexos – Formulários ................................................................................. 12
3.1 Documento de Causas do Problema ........................................................ 12
3.2 Plano de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos
– PACI ............................................................................................................... 12
4 Glossário ...................................................................................................... 13
5 Referências Bibliográficas .......................................................................... 14
1 Apresentação
Visando aprimorar sua função orientadora e apoiar os gestores municipais na
solução de problemas inerentes ao controle interno, a Controladoria Geral do
Município (CGM), através da Subcontroladoria de Integração de Controles
(CG/SIC), desenvolve projetos em parceria com os Órgãos e Entidades da
Administração Municipal para a elaboração de Planos de Solução de Problema e
Aperfeiçoamento de Controles Internos (PACI). A Coordenadoria de Orientação e
Aperfeiçoamento de Controles Internos (CG/SIC/CCI) da Subcontroladoria de
Integração de Controles recebeu a atribuição de orientar os gestores na
elaboração dos PACIs.
O PACI tem como objetivo propor ações a serem realizadas pelos
órgãos/entidades para solucionar problemas identificados pelas áreas da CGM e
implementar melhorias nos controles internos.
Atenta ao fato de que metodologias e procedimentos bem definidos e
documentados conferem consistência e confiabilidade aos trabalhos, a CG/SIC
criou então a presente metodologia para orientar a elaboração dos PACIs. A essa
metodologia deu o nome de: Metodologia de Solução de Problemas e
Aperfeiçoamento de Controles Internos.
Ressaltamos que a cada projeto poderão ser escolhidas e combinadas
ferramentas sugeridas nessa metodologia ou outras que deverão ser utilizadas da
melhor forma, a fim de se alcançar os resultados esperados.
3
2 Fases
A Metodologia de Solução de Problemas e Aperfeiçoamento de Controles
Internos utilizada pela CG/SIC/CCI é estruturada em fases que envolvem a
análise do problema identificado e priorizado pela CGM para tratamento e a
elaboração do PACI para resolução do referido problema (Figura 1).
Com o PACI elaborado, dá-se início à execução das ações previstas e o seu
acompanhamento, cabendo ressaltar que a fase de suporte à execução das
ações só será necessária quando o Órgão/Entidade não tiver condições de
executar as ações por conta própria e necessitar de apoio da CGM.
O trabalho necessário para o desenvolvimento e a implantação de PACI
será sempre organizado como projeto.
Figura 1
Execução das Ações
do PACI pelos Responsáveis
Análise
do
Problema
Elaboração
do
PACI
Acompanhamento
Execução do PACI
Suporte à Execução
das Ações do PACI
Gerência de Projeto
A seguir, apresentamos cada fase, descrevendo seu objetivo, atividades e
produtos gerados.
4
2.1 Análise do Problema
Esta fase tem início com a aprovação da proposta1 de PACI pelos
patrocinadores2 e tem por objetivo identificar as causas que deram origem ao
problema.
2.1.1 Macro Visão da Fase
Figura 2
Entradas:
• Proposta assinada
• Organograma da área
• Fluxograma do processo
Análise
do
Problema
Saídas:
• Organograma da área validado
• Fluxograma do processo analisado
• Diagrama de Causa e Efeito
• Documento de Causas do Problema
Atividades:
• Nivelar conhecimento da equipe
• Validar a estrutura organizacional da área
• Analisar o mapeamento do processo
• Identificar as causas do problema
2.1.2 Descrição das atividades
Nivelar o conhecimento da equipe mediante levantamento e estudo das
legislações, documentos e sistemas correlacionados ao problema, como
por exemplo: leis, decretos, resoluções, portarias, manuais, mapa de
integração de sistemas, relatórios, etc.;
Validar a estrutura organizacional da área3 afetada pelo problema mediante
levantamentos e confronto da estrutura real com a estrutura organizacional
formal;
Analisar o mapeamento do processo afetado pelo problema para conhecer
detalhes operacionais que possam ajudar no entendimento de todo o
contexto. Caso o processo não tenha sido mapeado, efetuar o
mapeamento mediante fluxograma;
1
A proposta de PACI é um produto de outro processo de trabalho da CG/SIC/CCI denominado
“Identificação e Avaliação de Problemas”.
2
Representantes da CGM e do Órgão/Entidade afetado pelo problema que firmou parceria para
desenvolvimento do projeto de elaboração do PACI.
3
Setores dentro de um Órgão/Entidade afetados pelo problema.
5
Identificar as causas possíveis do problema por meio de reuniões utilizando
ferramentas tais como: Brainstorming, Diagrama de Causa e Efeito etc.;
Validar com o Órgão/Entidade4 as causas do problema e elaborar o
“Documento de Causas do Problema” (Anexo 3.1 Documento de Causas
do Problema).
2.1.3 Produtos da fase
Organograma da área validado
Fluxograma do processo analisado
Diagrama de Causa e Efeito
Documento de Causas do Problema
4
Órgão/Entidade afetado pelo problema e que firmou parceria com a CGM para execução do projeto de
elaboração de PACI.
6
2.2 Elaboração do PACI
Esta fase tem início com as causas do problema identificadas e tem por
finalidade elaborar o Plano de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de
Controles Internos – PACI (Anexo 3.2 Plano de Solução de Problemas e
Aperfeiçoamento de Controles Internos - PACI), documento onde são definidas as
ações a serem realizadas pelo Órgão/Entidade para solucionar o problema, bem
como para implementar melhorias nos controles internos.
2.2.1 Macro Visão da Fase
Figura 3
Entradas:
• Organograma da área validado
• Fluxograma do processo analisado
• Diagrama de Causa e Efeito
• Documento de Causas do Problema
Elaboração do
PACI
Saídas:
• PACI
• Relatório de Encaminhamento do
PACI
• Procedimentos e indicadores de
acompanhamento da execução do
PACI
Atividades:
• Elaborar PACI
• Validar as ações propostas com setores da CGM
• Validar e priorizar com o Órgão/Entidade as ações propostas
• Definir procedimentos e indicadores de acompanhamento da
execução do PACI
• Elaborar Relatório de Encaminhamento do PACI
2.2.2 Descrição das atividades
Elaborar o PACI, propondo ações para solução do problema e
aperfeiçoamento dos controles internos identificando inicialmente: “Para
que”, “Como” e o “Produto”;
Validar as ações propostas com os setores da CGM envolvidos no
contexto, visando avaliar a sua adequação;
Validar e priorizar com o Órgão/Entidade as ações propostas, definindo
“Quem” e “Quando” e concluindo assim o PACI;
Definir procedimentos e indicadores de acompanhamento da execução do
PACI;
7
Elaborar e encaminhar ao Órgão/Entidade o Relatório de Encaminhamento
do PACI.
2.2.3 Produtos da fase
PACI
Relatório de Encaminhamento de PACI
Procedimentos e indicadores de acompanhamento da execução do PACI
8
2.3 Execução das Ações do PACI pelos Responsáveis
Esta fase será executada pelo Órgão/Entidade a partir do recebimento do
Relatório de Encaminhamento do PACI, e tem por objetivo a realização das ações
propostas para resolução do problema e para o aperfeiçoamento dos controles
internos.
2.3.1 Macro Visão da Fase
Figura 4
Entradas:
• Relatório de Encaminhamento
do PACI
Execução das Ações
do PACI pelos Responsáveis
Saídas:
• PACI executado
Atividades:
• Executar as ações previstas no PACI.
2.3.2 Descrição das atividades
Executar as ações previstas no PACI. As ações serão executadas pelos
responsáveis do Órgão/Entidade indicados na coluna “Quem”.
A CG/SIC/CCI irá acompanhar, concomitantemente, a execução destas ações
pelos Órgãos/Entidades e poderá dar suporte às mesmas, caso necessário.
2.3.3 Produtos da fase
PACI executado
9
2.4 Acompanhamento da Execução do PACI
Esta fase será realizada pela CG/SIC/CCI, a partir da execução, pelo
Órgão/Entidade, das ações propostas no PACI para resolução do problema, com
o objetivo de garantir o alcance dos resultados esperados.
2.4.1 Macro Visão da Fase
Figura 5
Entradas:
• PACI
• Procedimentos e indicadores
de acompanhamento da
execução do PACI
Acompanhamento da
Execução do PACI
Saídas:
• Relatório de Acompanhamento
do PACI
Atividades:
• Implementar procedimentos e indicadores para acompanhamento
• Realizar acompanhamento
• Elaborar e encaminhar relatórios de acompanhamento
2.4.2 Descrição das atividades
Implementar os procedimentos e os indicadores para o acompanhamento
da execução do PACI;
Realizar acompanhamento da execução das ações previstas no PACI
seguindo os procedimentos e os indicadores implementados;
Elaborar e encaminhar relatórios de acompanhamento, sugerindo ações
corretivas quando necessário.
2.4.3 Produtos da fase
Relatório de Acompanhamento do PACI.
10
2.5 Suporte à Execução das Ações do PACI
Esta fase será realizada pela CG/SIC, na eventualidade do Órgão/Entidade
não ter condições de executar as ações do PACI por conta própria e necessitar de
apoio da CGM para implementá-las, com o objetivo de garantir o alcance dos
resultados esperados.
2.5.1 Macro Visão da Fase
Figura 6
Suporte à Execução
das Ações do PACI
Entradas:
• PACI
Saídas:
• Relatório de Suporte Executado
Atividades:
• Definir forma de suporte à execução das ações;
• Executar suporte;
• Emitir Relatório de Suporte Executado.
2.5.2 Descrição das atividades
Definir forma de suporte5 à execução das ações previstas no PACI;
Executar o suporte;
Emitir o Relatório de Suporte Executado.
2.5.3 Produtos da fase
Relatório de Suporte Executado.
5
Caso a ação prevista no PACI seja complexa, o suporte a ser executado pela CGM/SIC poderá
ser tratado como um Projeto.
11
3 Anexos – Formulários
3.1 Documento de Causas do Problema
3.2 Plano de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de
Controles Internos – PACI
12
4 Glossário
Brainstorming – Ferramenta de criatividade em grupo, na qual se busca a geração de idéias que
isoladamente ou associadas, estimulem novas idéias e subsídios direcionados à solução de um
problema.
Controle Interno - Compreende o plano de organização e o conjunto integrado de métodos e
procedimentos adotados pelos órgãos ou entidades municipais na proteção do patrimônio público
e ainda a promoção da confiabilidade e tempestividade dos registros e informações e da eficácia e
eficiência operacionais.
Diagrama de Causa e Efeito – Também conhecido como Diagrama de Ishikawa ou "Espinha-depeixe", é uma ferramenta gráfica que foi desenvolvida para representar a relação entre o "efeito" e
todas as possibilidades de 'causa' que podem contribuir para esse efeito. É desenhado para
ilustrar claramente as várias causas que afetam um processo, por classificação e relação das
causas, dentro de categorias tais como as 6 Ms: método, mão-de-obra, matéria-prima, máquinas,
mensuração e meio ambiente.
Fluxograma – Figura feita com símbolos padronizados que serve para documentar e identificar a
sequência lógica das atividades e as interfaces dos órgãos ou atores envolvidos em cada fase de
um processo. Permite ter uma ampla visualização do processo e facilita a participação das
pessoas, sendo muito útil no entendimento de um problema.
PACI – Plano de Solução de Problema e de Aperfeiçoamento de Controles Internos. Instrumento
desenvolvido pela Controladoria Geral do Município, através da Subcontroladoria de Integração de
Controles, para aprimorar sua função orientadora e apoiar os gestores públicos na solução de
problemas inerentes ao controle interno. Contando com a parceria dos órgãos municipais para a
sua elaboração, o documento tem por objetivo propor ações a serem realizadas pelos órgãos para
solucionar problemas identificados e para implementar melhorias nos controles internos.
Problema – Não-conformidade, defeito, falha, enfim, divergência, diante de um requisito ou
especificação. As normas de qualidade, as técnicas de gestão, os métodos de trabalho,
equipamentos e tantos outros recursos são criados com a intenção de que os problemas não
ocorram e, muito menos venham a se repetir.
Processo – Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam
insumos (entradas) em produtos (saídas), como bens ou serviços.
13
5 Referências Bibliográficas
RIO DE JANEIRO. Decreto nº 29.970, de 13 de outubro de 2008. Aprova o Regimento Interno da
Controladoria Geral do Município e dá outras providências. Informa: site de consulta on-line,
Procuradoria Geral do Município do Rio de Janeiro, Diretoria de Documentação.
BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Gestão. Guia D
Simplificação. 2ª ed. – Brasília: MPOG/SEGES, 2006.
ROSSATO, I.de F. Uma metodologia para a análise e solução de problemas. 1996.
Dissertação (Mestrado em Engenharia) - Programa de Pós-Graduação em Engenharia de
Produção e Sistema, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis.
MARIANI, C. A. Método PDCA e ferramentas da qualidade no gerenciamento de processos
industriais: um estudo de caso. RAI - Revista de Administração e Inovação, São Paulo, v. 2, n. 2,
p. 110-126, 2005.
14