PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE EXTERNO
DOS ESTADOS E MUNICÍPIOS BRASILEIROS - PROMOEX
MP – Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
Manual de Execução
Acordo de Empréstimo 1.628-OC/BR
(VERSÃO PRELIMINAR)
outubro 2006
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Sumário
TÍTULO I DA GESTÃO DO PROGRAMA ..............................................................5
1. INTRODUÇÃO....................................................................................................5
2. OBJETIVO GERAL DO PROMOEX ...................................................................6
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS (COMPONENTES) ...............................................6
3.1. Fortalecimento e Integração dos Tribunais de Contas no âmbito nacional:.....6
3.2. Modernização dos Tribunais de Contas:..........................................................6
4. ARRANJO INSTITUCIONAL E FLUXOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO ...........6
5. ATRIBUIÇÕES DAS PARTES NO PROMOEX ..................................................8
5.1. Unidades de Execução Locais - UELs.............................................................8
5.1.1. Atribuições da UEL: ......................................................................................8
5.1.2. Produtos da UEL: .........................................................................................8
5.2. DN-PROMOEX/UCP/MP .................................................................................9
5.2.1. Atribuições da DN-PROMOEX/UCP/MP:......................................................9
5.2.2. Produtos da UCP/MP:.................................................................................10
5.3. Atribuições da Caixa Econômica Federal – CAIXA (Condicionada ao
Aditamento do Contrato de Empréstimo)..............................................................10
5.4. Atribuições do BID .........................................................................................11
5.5. Fluxograma ....................................................................................................12
6. MECANISMOS DE EXECUÇÃO ......................................................................13
6.1. Execução Direta: ...........................................................................................13
6.1.1. Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento).................................13
6.1.2. Sub-executores...........................................................................................13
6.2. Execução Indireta: Órgão Executor e Sub-executores ..................................14
6.2.1. Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento).................................14
6.2.2. Sub-executores...........................................................................................14
7. DA GESTÂO DO PROJETO.............................................................................14
7.1. Planejamento................................................................................................14
Total do Orçamento a ser remanejado .................................................................20
7.2. Execução Orçamentária e Financeira (SGP).................................................22
7.3. Controle e Supervisão ...................................................................................25
7.4. Prestação de Contas .....................................................................................26
7.4.1 Prestação de Contas Parcial do Convênio. .................................................26
3
7.3.3. Monitoramento e Avaliação ........................................................................29
7.4 Padrão gerencial do acompanhamento da execução do projeto (opcional) ...39
8. GASTOS ELEGÍVEIS .......................................................................................42
SELEÇÃO/CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONSULTORIA E
LICITAÇÃO/AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE OBRAS ..................45
E SERVIÇOS TÉCNICOS ....................................................................................45
1. NORMAS E PROCEDIMENTOS: .....................................................................45
1.1. ORIENTAÇÕES BÁSICAS para contratações e aquisições de qualquer
natureza:...............................................................................................................47
2. SELEÇAO E CONTRATAÇÃO DE CONSULTORES.....................................49
LICITAÇÕES – BENS – Licitação Pública Internacionals- LPI .............................72
AVISO ESPECÍFICO DE AQUISIÇÃO ................................................................................72
LICITAÇÕES – BENS – Comparação de Preços .................................................80
LICITAÇÕES – OBRAS – Comparação de Preços ..............................................83
LICITAÇÕES – Serviços Técnicos – Comparação de Preços..............................86
CONTRATAÇÃO DIRETA pela UEL ...................................................................88
TÍTULO III - DA DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO ................................................90
1. A CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS NA UEL .......90
1.1. Correspondências Oficiais.............................................................................90
1.2. Documentos Processuais: .............................................................................91
1.3. Documentos financeiros ou orçamentários:...................................................92
1.4. Documentos do Programa .............................................................................94
1.5. Documentos de Auditoria...............................................................................94
2. A CLASSIFICAÇÃO SEGUNDO A NORMA REGULAMENTAR: .....................97
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - CCD.........97
2.1. Conceito.........................................................................................................97
2.2. Como classificar os documentos segundo este código? ...............................97
2.3. Código de Classificação de documentos de arquivo das atividades-meio dos
órgãos...................................................................................................................98
3. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD............................98
3.1. Conceito.........................................................................................................98
3.2. Como utilizar a tabela de temporalidade?......................................................98
3.3. Eliminação .....................................................................................................98
4.COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS? .......................................................100
5. CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ...........................................................100
5.1. Conceito.......................................................................................................100
4
5.2. Objetivos......................................................................................................100
5.3. Fatores de deterioração dos documentos:...................................................100
5.4. Recomendações..........................................................................................101
6. TEMPO DE MANUTENÇÃO DOS ARQUIVOS NAS DEPENDÊNCIAS DO
PROGRAMA (vide disposições específicias do Contrato de Empréstimo e seus
Anexos)...............................................................................................................104
TITULO IV FLUXO FINANCEIRO-CONTÁBIL....................................................106
5
TÍTULO I
DA GESTÃO DO PROGRAMA
1. INTRODUÇÃO
O Programa de Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados e Municípios
Brasileiros (PROMOEX) tem por objetivo geral promover o fortalecimento do Sistema de
Controle Externo brasileiro como instrumento da cidadania, incluindo a intensificação das
relações inter-governamentais e interinstitucionais, com vistas ao cumprimento da Lei de
Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101/2000). O PROMOEX visa ao
fortalecimento e à modernização institucional dos Tribunais de Contas dos Estados e
Municípios (TCs), para o aprimoramento da eficácia, eficiência e oportunidade das ações
de controle externo. O PROMOEX está dividido em duas fases de três anos, contendo
múltiplos projetos que serão executados de forma descentralizada pelos respectivos TCs. O
Programa será coordenado e supervisionado por meio da Direção Nacional do PROMOEX
(DN-PROMOEX), integrante da estrutura regimental da Unidade de Coordenação de
Programas da Secretaria Executiva do Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão
(UCP/MP).
Sua execução será implementada com base em ações nacionais voltadas ao
desenvolvimento de vínculos inter-institucionais entre os TCs e destes com o Governo
Federal, à redefinição dos procedimentos de controle externo com ênfase no cumprimento
da Lei de Responsabilidade Fiscal, bem como ao desenvolvimento de políticas e gestão de
soluções compartilhadas e de cooperação técnica. Localmente, o PROMOEX está
direcionado ao desenvolvimento de vínculos com Poderes e instituições dos três níveis de
governo e com a sociedade, à integração dos TCs ao ciclo de gestão governamental, à
redefinição das metodologias, técnicas e procedimentos de controle externo, ao
planejamento estratégico e modernização administrativa, ao desenvolvimento de política e
de gestão de tecnologia da informação e, ainda, à adequação da política e gestão de
pessoal. O custo total do Programa está orçado em US$ 64,4 milhões, sendo a parte
financiada pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) de US$ 38,6 milhões e o
restante composto por recursos de contrapartida dos TCs, no montante global de US$
21,940 milhões e US$ 3,860 milhões a cargo da República Federativa do Brasil (RFB),
por intermédio da UCP/MP.
O programa será implementado de forma descentralizada sendo os recursos transferidos
aos TC’s (sub-executores) por meio de convênio.
Tendo em vista o modelo híbrido do arranjo de execução que se caracteriza pela
transferência de recursos na modalidade convênio, recursos estes oriundos de
financiamento externo, a execução estará sujeita, simultaneamente, às normas do Governo
brasileiro aplicadas ao convênio (IN/STN nº 1/97 e alterações posteriores) e às normas do
agente financeiro, no caso, o Banco Interamericano de Desenvolvimento-BID. Para tanto,
foram definidos procedimentos de execução que possibilitam a prestação de contas
segundo as exigências da legislação nacional, bem como segundo as exigências do BID.
6
Os procedimentos de execução previstos neste Manual contemplam todo o ciclo da gestão
do projeto desde o planejamento, a execução física e financeira, o controle contábil e de
resultados.
2. OBJETIVO GERAL DO PROMOEX
O PROMOEX tem por objetivo geral promover o fortalecimento do Sistema de Controle
Externo brasileiro como instrumento da cidadania, incluindo a intensificação das relações
inter-governamentais e inter-institucionais, com vistas ao cumprimento da Lei de
Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101/2000).
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS (COMPONENTES)
3.1. Fortalecimento e Integração dos Tribunais de Contas no âmbito nacional:
Implementação de ações visando o desenvolvimento de redes inter-institucionais entre os
TCs, promovendo a cooperação técnica entre estes, e visando a uniformização de
conceitos, métodos e procedimentos. Neste sentido, caberão ações voltadas para as
seguintes atividades: (i) desenvolvimento de vínculos interinstitucionais entre os TCs e
destes com o Governo Federal; (ii) redesenho dos procedimentos de controle externo,
contemplando, inclusive a Lei de Responsabilidade Fiscal; e (iii) desenvolvimento de
políticas e de gestão de soluções compartilhadas e de cooperação técnica, para as diversas
áreas da administração dos TCs, tais como tecnologia da informação (TI).
3.2. Modernização dos Tribunais de Contas:
Desenhar e implantar novos modelos de gestão, buscando a modernização institucional dos
TCs, pela implementação de planejamento estratégico, modernização da administração e
melhoria da capacidade institucional. Serão priorizadas atividades de: (i) desenvolvimento
de vínculos interinstitucionais com outros Poderes e instituições dos três níveis de
Governo e com a sociedade civil; (ii); integração dos TCs no ciclo de gestão
governamental; (iii) redesenho e implementação de novos métodos, técnicas e
procedimentos de controle externo; (iv) planejamento estratégico e modernização
administrativa; (v) desenvolvimento de políticas e da capacidade de gestão da tecnologia
da informação; e (vi) adequação da política de pessoal.
4. ARRANJO INSTITUCIONAL E FLUXOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO
O PROMOEX adotará um modelo de execução descentralizada, sendo que os recursos
provenientes do Financiamento do BID serão repassados pela União aos Orçamentos dos
Estados, Municípios e do Distrito Federal aos respectivos TCs, por meio de Convênio, na
classificação de Transferências Voluntárias, e depositá-los em conta específica a ser aberta
em agente financeiro oficial. Caberá aos TCs consignarem os referidos recursos em seus
orçamentos, bem como alocarem os recursos referentes à contrapartida, de forma a
atingirem o montante estabelecido no Acordo de Empréstimo. As responsabilidades,
Competências e atribuições entre os atores envolvidos constam do Acordo de Empréstimo
e seus anexos, do Regulamento Operacional (ROP) do Programa e dos Convênios.
7
São atores envolvidos na implementação do PROMOEX:
MP – Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão;
UCP/MP – Unidade de Coordenação do Programa;
DN-PROMOEX – Direção Nacional do PROMOEX;
BID – Banco Interamericano de Desenvolvimento;
ATRICON – Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil
IRB _ Instituto Ruy Barbosa
TCs – Tribunais de Contas dos Estados e Municípios; e
UELs – Unidades Executoras Locais
CT – Comitê Técnico
CD _ Comitê Deliberativo
CAIXA1 – Caixa Econômica Federal: agente financeiro oficial.
A UCP/MP, ligada à Secretaria de Gestão, foi criada pela Portaria Ministerial nº 235, de 02
de setembro de 2004, e tem como finalidade a integração das ações de desenvolvimento
dos programas e projetos financiados com recursos originários de organismos
internacionais de financiamento. Dentro de seu organograma, encontra-se a DNPROMOEX, responsável pela coordenação em nível nacional do Programa e pela gestão
das atividades do PROMOEX no âmbito do MP.
Os TCs executarão os projetos nas UELs, criadas especificamente por ato normativo
interno, para esta finalidade, segundo as disposições do ROP e orientados pelo Presente
Manual.
1
A participação da CAIXA, conforme menções a seguir, está condicionada ao aditamento do Contrato de
Empréstimo do PROGRAMA. Assim sendo, até que seja alterado o Contrato o fluxo deverá seguir
normalmente sem a atuação da CAIXA, mantendo-se a relação direta TCs e .DN/PROMOEX/UCP/MP.
8
5. ATRIBUIÇÕES DAS PARTES NO PROMOEX
5.1. Unidades de Execução Locais - UELs
5.1.1. Atribuições da UEL:
a) Elaborar e Ajustar, quando necessário, o Projeto do TC;
b) Elaborar o POA do TC;
c) Elaborar o Plano de Aquisição (PA) de bens e serviços do TC;
d) Avaliar e consolidar a programação orçamentária e financeira no projeto do TC;
e) Elaborar os Termos de Referência (TORs);
f) Enviar os Termos de Referência para a Direção Nacional, a qual solicitará a não objeção
ao BID;
f) Elaborar o pedido de desembolso/remanejamento de recursos e correspondente
justificativa;
g) Elaborar a Prestação de Contas (PC) e encaminhar à CAIXA;
h) Elaborar o Relatório de Pagamento (RP)/aplicação de recursos;
i) Elaborar indicadores de execução e impacto;
j) Elaborar e consolidar o Relatório Financeiro e quantitativo, sintético e analítico por
subcomponente, produto e atividade;
k) Elaborar o balanço das futuras aquisições – analítico e sintético;
l) Disseminar e acompanhar a sistemática de acompanhamento;
m) Elaborar o relatório de ativos adquiridos;
n) Gerenciar a execução dos serviços, atestando a realização do contrato, mediante
comprovação documental ex ante à CAIXA, para pagamento direto ao fornecedor pelo
referido agente financeiro;
o) Gerenciar a execução de serviços de diárias e passagens e outros, cujos contratos
avulsos não superem a importância de R$ 8.000,00 (oito mil reais), com comprovação
de gastos ex- post, mediante a apresentação à CAIXA de dossiês trimestrais contendo
a documentação comprobatória dos gastos;
p) Consolidar o Relatório Semestral de Progresso (RSP); e
q) Elaborar o relatório de avaliação final do projeto.
5.1.2. Produtos da UEL:
-
Programação orçamentária e financeira consolidada e avaliada;
Plano de aquisição de bens de serviços consolidado e validado;
TORs validados;
Relatório mensal gerencial físico-orçamentário elaborado;
Indicadores de execução e impacto disponibilizado;
Sistemática de acompanhamento disseminada e acompanhada;
Relatório semestral de progresso consolidado;
Relatório de avaliação final do projeto elaborado;
Solicitação de não objeção elaborada e encaminhada;
Prestação de contas elaborada;
Relatório sintético e analítico por subcomponente, produto, atividade e do projeto
(financeiro e quantitativo) elaborado e consolidado;
Saldos para futuras aquisições – analítico/sintético, elaborados;
9
-
Contratos gerenciados e atestes de execução de serviços emitidos;
Consultoria em elaboração e gerenciamento de projeto contratada; e
Projeto reavaliado.
5.2. DN-PROMOEX/UCP/MP
5.2.1. Atribuições da DN-PROMOEX/UCP/MP:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
v)
w)
x)
y)
z)
aa)
Coordenar e prestar assistência técnica aos TCs na preparação dos Projetos
específicos e dos Planos Operacionais Anuais (POAs);
Expedir orientações relativas ao processo de alocação de recursos da contrapartida e
daqueles repassados pelo MP por meio dos Convênios respectivos;
Receber e consolidar, para encaminhamento ao BID, as solicitações de não objeção
do Banco aos processos de aquisição de bens, serviços de consultoria e obras de
adequação, quando se fizerem necessárias;
Consolidar as prestações de contas dos TCs, após recebimento e análise pela CAIXA,
e encaminhamento à Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda
(STN) e o BID;
Preparar e apresentar ao BID os relatórios técnicos e financeiros consolidados do
Programa;
Preparar e apresentar ao BID os pedidos de desembolsos e as respectivas
justificativas de despesas;
Acompanhar a execução do Programa, mediante apoio operacional da CAIXA;
Prover suporte para o funcionamento do Comitê Deliberativo e do Comitê Técnico
do Programa.
Consolidar os Projetos dos TCs;
Elaborar o Projeto do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP;
Consolidar os POAs dos TCs e encaminhar ao BID;
Elaborar o POA do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP;
Consolidar os PAs de bens e serviços dos TCs;
Elaborar o PA de bens e serviços do Componente Nacional relativo a DNPROMOEX/UCP/MP;
Avaliar e consolidar a programação orçamentária e financeira dos Projetos dos TCs;
Avaliar e consolidar a programação orçamentária e financeira do Componente
Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP;
Avaliar os TORs dos TCs nos casos aplicáveis;
Elaborar os TORs do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP;
Consolidar e encaminhar ao BID as PCs dos TCs;
Elaborar a PC do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP;
Consolidar e encaminhar ao BID os indicadores de execução e impacto dos TCs;
Elaborar indicadores de execução e impacto do Componente Nacional relativo a DNPROMOEX/UCP/MP;
Consolidar e encaminhar ao BID os balanços das futuras aquisições – analítico e
sintético dos TCs;
Elaborar o balanço das futuras aquisições – analítico e sintético do Componente
Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP;
Disseminar e acompanhar a sistemática de acompanhamento;
Consolidar o Relatório Semestral de Progresso (RSP);
Consolidar os relatórios de avaliação final dos Projetos dos TCs
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bb) Elaborar o relatório de avaliação final do Componente Nacional relativo a DNPROMOEX/UCP/MP;
5.2.2. Produtos da UCP/MP:
-
Programação orçamentária e financeira consolidada e validada;
Plano de aquisição de bens de serviços consolidado e validado;
TORs validados;
Indicadores de execução e impacto disponibilizado;
Plano Operacional Anual consolidado; Sistemática de acompanhamento disseminada e
acompanhada;
Relatório semestral de progresso consolidado;
Relatório de avaliação final do projeto elaborado;
Solicitação de não objeção elaborado;
Prestação de contas elaborada;
Consultoria em elaboração e gerenciamento de projeto contratada e trabalho finalizado
e aprovado.
5.3. Atribuições da Caixa Econômica Federal – CAIXA (Condicionada ao
Aditamento do Contrato de Empréstimo)
a) Abrir conta-corrente vinculada ao Projeto na CAIXA, em agência localizada na sede de
execução, em nome do sub-executor, destinada exclusivamente à movimentação dos
recursos objeto dos Programas a que se vinculem;
b) Comunicar ao MP a identificação das contas-corrente vinculadas aos Projetos;
c) Acompanhar, nos termos deste Manual de Execução do Programa, a utilização dos
recursos transferidos pela União, alocados nas contas específicas de cada Projeto,
correspondentes às transferências realizadas e os recursos referentes à contrapartida
local, quando depositados na conta vinculada ao Projeto;
d) Realizar o crédito dos pagamentos devidos pelo sub-executor, com os recursos da
transferência e da contrapartida, se for o caso, diretamente aos fornecedores dos bens e
serviços adquiridos, nos casos de contratos em valor superior a R$ 8.000,00 (oito mil
reais), mediante prévia certificação do responsável pelo Projeto e deliberação da
autoridade detentora da Competência respectiva, condicionado à existência de recursos
suficientes na conta vinculada ao Projeto e, se for o caso, na conta em que estejam
depositados os recursos da contrapartida;
e) atestar a realização das obras, se houver, bem como a aquisição dos bens, previstos no
Projeto;
f) verificar, trimestralmente, se a contrapartida local do sub-executor, relativa ao
desembolso de recursos, está de acordo com o estabelecido no Plano Operacional
Anual – POA;
g) examinar se a prestação de contas parcial, a partir do terceiro desembolso, está de
acordo com o estabelecido no POA;
h) acompanhar se os registros da movimentação financeira do Projeto do sub-executor,
no âmbito do Programa, estão na forma estabelecida pelo MP e de acordo com as
normas do BID, conforme registros constantes no Sistema de Gerenciamento de
Projetos – SGP, de modo a:
•
permitir a identificação das quantias das diferentes fontes alocadas
ao Projeto de cada sub-executor;
11
•
•
•
•
consignar os investimentos no Projeto com recursos do repasse e da
contrapartida;
conter os detalhes necessários para a identificação dos bens
adquiridos e dos serviços contratados;
demonstrar o custo dos investimentos em cada categoria dos
investimentos básicos;
verificar o lançamento de empenho a fornecedor;
i) Solicitar ao sub-executor as informações requeridas pelo MP;
j) Fornecer ao MP, prontamente, as informações solicitadas acerca de cada Convênio;
k) Comunicar ao MP, prontamente, as irregularidades ou ilegalidades constatadas no
transcorrer da execução dos Projetos, bem como qualquer mora do sub-executor no
cumprimento das obrigações pactuadas;
l) Elaborar, até 30 (trinta dias) depois de encerrado cada ano-calendário, os relatórios
financeiros relativos a cada Convênio, indicando o uso dos recursos das transferências
e da contrapartida local, quando for o caso, na forma estabelecida pelo MP;
m) Verificar se o objeto licitado está previsto no Projeto, para efetivar os pagamentos
previstos no item “g” desta Cláusula ou quando da Prestação de Contas, cabendo
solicitar ao sub-executor o Edital de Licitação, Ato de Adjudicação e respectivas
publicações;
n) Examinar, quando julgar necessário ou por solicitação do MP, os bens e as obras
executadas, mediante repasse de recursos no âmbito do PROGRAMA ou a
documentação a eles relativa;
o) Receber e examinar preliminarmente a documentação relativa às Prestações de Contas
Parcial e Final, de acordo com o Manual de Execução do Programa;
p) Encaminhar ao MP relatório de execução financeira final do Projeto; e
q) Executar as atribuições na forma definida no ROP e neste Manual de Execução do
Programa.
5.4. Atribuições do BID
a) Avaliar e aprovar, conforme seja o caso, todos os relatórios previstos nos documentos
do Programa (Contrato de Empréstimo e seus Anexos e Regulamento Operacional)
apresentados pelo órgão executor;
b) Avaliar e emitir a não-objeção, conforme seja o caso, para os processos encaminhados
ao Banco pelo órgão executor;
c) Supervisionar a execução do Programa no que lhe couber, conforme definido no
Contrato de Empréstimo e seus Anexos e no Regulamento Operacional.
12
5.5. Fluxograma
O Fluxograma de implementação do PROMOEX pode ser visualizado no esquema abaixo:
(1)
Banco Interamericano de
Desenvolvimento – BID
(Agente Financiador)
(3)
República Federativa do Brasil
(Mutuário)
(2)
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
– Secretaria Executiva
Direção Nacional do PROMOEX da Unidade de
Coordenação de Programas
(Executor)
UCP/SE/MP (Coordenação Geral e execução)
CAIXA- Mandatária para operacionalização dos convênios
Tribunais de Contas dos Estados e
Municípios
Unidades Executora Local – UELs
(Sub-executores)
13
6. MECANISMOS DE EXECUÇÃO
6.1. Execução Direta:
6.1.1. Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento)
Quando a UCP/MP realizar de forma direta, por solicitação da DN-PROMOEX/UCP/MP,
os processos de aquisição de bens, contratação de serviços de consultoria e obras de
adequação no âmbito do Programa, os mesmos serão realizados da seguinte forma:
-
elaboração pela DN-PROMOEX/UCP/MP de Termos de Referência específicos e
encaminhamento à CAF/UCP;
encaminhamento pela CAF/UCP à Coordenação Geral de Logística (CGLOG) da
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administrativa (SPOA) para elaboração
dos editais de licitação;
realização do processo integral da licitação pela CGLOG, com a participação técnica
da UCP/MP;
adjudicação pelo SPOA do vencedor e firma dos respectivos instrumentos contratuais;
gerenciamento pela UCP/MP, com apoio do SPOA, da execução dos serviços,
atestando a realização do contrato.
As normas e procedimentos de aquisição e contratação encontram-se detalhadas no Título
II deste manual.
6.1.2. Sub-executores
Quando as UEL’s realizarem os processos de aquisição de bens, contratação de serviços de
consultoria, e obras de adequação, no âmbito dos respectivos projetos, diretamente em sua
estrutura ou área responsável pelas aquisições, de acordo com as regras e limites
estabelecidos no Acordo de Empréstimo do Banco, e também de acordo com as normas do
convênio, deverão observar os seguintes passos:
-
elaboração de termos de referência específicos ao objeto da contratação pelo
beneficiário, sob a coordenação da UEL ou diretamente pela UEL;
encaminhamento pela UEL, por intermédio da DN-PROMOEX/UCP/MP, para não
objeção do BID, nos casos assim exigidos, conforme as disposições do Acordo de
Empréstimo e seus Anexos;
elaboração, em conjunto com a unidade responsável por licitações no Tribunal de
Contas dos instrumentos da licitação;
realização do processo integral da licitação pela unidade responsável por licitações no
Tribunal de Contas, com a participação técnica da UEL;
adjudicação pela unidade responsável por licitações no Tribunal de Contas do vencedor
e firma dos respectivos instrumentos contratuais;
gerenciamento pela UEL, com apoio da unidade responsável no Tribunal de Contas, da
execução dos serviços, atestando a realização do objeto do contrato, mediante
comprovação documental ex ante, para pagamento direto ao fornecedor nos casos de
contratos em valor superior a R$ 8.000,00 (oito mil reais), exceto nos 12 primeiros
14
-
meses após a 1ª aquisição, quando o Banco deverá emitir a não objeção prévia,
independentemente do montante de recursos.
Gerenciamento pela UEL, com apoio da unidade responsável no Tribunal de Contas,
da execução de despesas de diárias e aquisições de passagens e outros, cujos contratos
avulsos não superam a importância de R$ 8.000,00 (oito mil reais), com comprovação
de gastos ex post, mediante a apresentação de dossiês trimestrais contendo a
documentação comprobatória dos gastos. Nos 12 primeiros meses após a 1ª aquisição,
o Banco deverá emitir a não objeção prévia, independentemente do montante de
recursos.
-
6.2. Execução Indireta: Órgão Executor e Sub-executores
6.2.1. Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento)
-
Quando a UCP/MP realizar, por solicitação da DN-PROMOEX/UCP/MP, os processos
de aquisição de bens, serviços de consultoria e obras de adequação no âmbito do
Programa, por meio de Agência Especializada.
6.2.2. Sub-executores
-
Quando as UELs realizarem os processos de aquisição de bens, contratação de serviços
de consultoria e obras de adequação, no âmbito dos respectivos projetos, por meio de
Agência Especializada, deverão observar os procedimentos específicos utilizados por
essa Agência, conforme seja o caso.
Neste caso, deverá ser submetido previamente ao MP, para encaminhamento e análise
conjunta com o BID, o documento ou termo a ser assinado com a Agência Especializada
selecionada para este fim.
7. DA GESTÂO DO PROJETO
7.1. Planejamento
Os TCs, por meio das UELs, serão responsáveis pela elaboração e apresentação à DNPROMOEX/UCP/MP do Plano Operacional Anual referente ao respectivo projeto para
revisão e aprovação até 30 de setembro de cada ano. O primeiro POA deverá ser
apresentado antes da transferência de recursos ao respectivo TC e deverá cobrir a execução
do Projeto a partir desta data e até 31 de dezembro do respectivo ano. Os POAs seguintes
deverão cobrir o período de 10 de janeiro a 31 de dezembro de cada ano.
PLANO OPERACIONAL ANUAL
O POA – Plano Operacional Anual – é um instrumento de planejamento que revela a
estratégia de execução do projeto, no nível de detalhe de atividade, para um ano específico.
O Projeto do Tribunal juntamente com o POA constituem o Plano de Trabalho previsto no
instrumento de convênio.
15
O POA deverá ser elaborado anualmente, e apresentado até o dia 30 de setembro de cada
ano anterior ao ano de sua execução. Uma vez aprovado, os recursos previstos no POA
deverão constar nos orçamentos estaduais.
A metodologia para elaboração do POA deve ser participativa, uma vez que envolve o
detalhamento das atividades necessárias à execução de vários produtos, exigindo
conhecimentos múltiplos para sua correta elaboração. Sugerimos a utilização da seqüência
de passos apresentada a seguir:
1. Realizar uma discussão com os envolvidos com o projeto para revalidar seus
produtos;
2. Rever o cronograma e identificar os produtos selecionados para o POA do ano de
referência;
3. No caso do primeiro ano, identificar os produtos que serão oferecidos como
contrapartida antecipada;
4. Detalhar as atividades necessárias para o desenvolvimento desses produtos e
elaborar o POA observando os limites de recursos de financiamento do convênio
para o ano de referência;
5. Introduzir o Projeto no SGP, assim como o POA 2006. O POA de 2007 já deverá
ser feito diretamente no SGP.
No POA, cada despesa é planejada com recursos divididos por fonte: BID e Tesouro
(contrapartida). Entretanto, é possível utilizar os recursos sem o pari passu a cada
despesa, desde que seja realizado o acerto de fontes dentro do mesmo exercício financeiro.
Todos os instrumentos de planejamento (POA e Projeto que compõem o plano de trabalho)
deverão ser inseridos no SGP para permitir a adequada execução orçamentário-financeira
do projeto.
Solicitação de autorização para eventos da execução:
Os eventos da execução que estejam em desacordo com o Plano de Trabalho (Projeto e
POA) aprovado deverão ser formalizados e previamente autorizados pela Direção
Nacional do Programa, mediante encaminhamento, via correio, de formulário devidamente
justificado e assinado pelo Coordenador Geral da UEL.
As solicitações deverão estar de acordo com as diretrizes do Programa e conter todas as
informações a serem registradas em relação aos Projetos e POAs.
Especificamente para o 1º ano de execução do Programa, em virtude do intervalo de tempo
havido entre a elaboração do Plano de Trabalho e a efetiva execução, decorrente de
diferentes fatores, dentre eles, a demora na revisão ex-ante, a realização de atividade ou
produto com recursos orçamentários não contabilizados no Projeto/POA 2006 (nem
contrapartida, nem BID) deverão ser incluídas como informação nos Avanços Alcançados.
Neste caso, o equilíbrio poderá dar-se mediante introdução de novo produto ou atividade,
desde que compatível com o marco lógico do Programa (objetivos, componentes e metas),
ou, alternativamente, poderão ser acrescidos insumos em outros produtos e atividades.
Em virtude do intervalo de tempo havido entre a elaboração do Plano de Trabalho Projeto
e POA e a efetiva execução, decorrente de diferentes fatores, dentre eles, a demora na
revisão ex-ante, a realização de atividade ou produto com recursos de contrapartida, cuja
fonte inicialmente prevista era BID, deverá ocasionar a substituição da fonte de recursos
16
prevista para pagamento de outro produto ou atividade já existente no Projeto/POA, sem
prejuízo das metas a serem alcançadas.
As alterações na execução deverão manter-se dentro dos seguintes parâmetros: valores
totais de investimento e custeio por exercício financeiro; valores totais de financiamento
e de contrapartida do Projeto e por exercício financeiro; componentes nacional, local e
administração; e categorias de gastos: capacitação, consultoria, equipamentos e sistemas
de informação, material de apoio e comunicação, e instalações físicas, definidos no
contrato de empréstimo, à exceção dos montantes de contrapartida que poderão ser
superiores ao mínimo estipulado.
As despesas decorrentes das alterações propostas deverão estar de acordo com os
critérios de elegibilidade já explicitados pelo Programa.
Os sub-executores deverão enviar uma única solicitação consolidada para
autorização de eventos da execução a ser formalizada em um único formulário. Não serão
permitidas solicitações sucessivas e freqüentes.
Somente serão consideradas, para efeito de autorização prévia, situações
relacionadas à inclusão e/ou exclusão de produtos ou atividades e, ainda, situações
relacionadas à troca de fonte, desde que mantidos as metas do Projeto e o equilíbrio
financeiro na composição do Plano de Trabalho (valores definidos de custeio,
investimento, contrapartida e transferência).
Nos casos em que não foram previstos recursos para pagamento de impostos e taxas,
o sub-executor poderá remanejar recursos de contrapartida constantes do componente
administração do projeto ou de outro componente para fazer face às referidas despesas não
cobertas com recursos da fonte 148. Os remanejamentos desta natureza deverão ser
devidamente justificados na prestação de contas.
Não serão objeto de autorização prévia as modificações de modalidades de licitação
e de seleção constantes do POA (exemplos: alteração de consultoria pessoa jurídica para
pessoa física; alteração no método de pregão para registro de preços, etc.). As justificativas
deverão ser apresentadas apenas na prestação de contas.
Após aprovados, pela DNP/UCP, os Projetos e POAs, inseridos na sua
versão original no SGP, as solicitações de autorização para eventos da execução somente
serão deliberadas após o recebimento, formal e via SGP, do formulário padrão, sendo as
alterações devidamente justificadas e assinadas. Ou seja, mesmo quando já estiver
disponível, no SGP, a tela contendo o formulário para solicitação de alteração e a sua
respectiva tramitação visando à aprovação pela DNP/UCP, essa somente se dará após o
recebimento da via em papel assinada. Justifica-se pelas formalidades processuais a serem
cumpridas.
A resposta à solicitação de alteração será encaminhada por e-mail e via
SGP, incluindo as considerações relativas a um possível indeferimento e/ou as orientações
necessárias.
Somente após o recebimento da aprovação das alterações solicitadas,
poderão as UELs procederem os respectivos registros no SGP.
17
SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA EVENTOS DA EXECUÇÃO
1. Órgão / Entidade Proponente:
2. Nome e Cargo do Responsável pela solicitação:
3. Alterações propostas:
Descrição resumida da alteração proposta (de onde está sendo retirado recurso e onde será
aplicado/redistribuído o mesmo valor):
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
18
(Descrever os itens no POA que estão sendo alterados: por exclusão, devido a produto
ou atividade já realizados; ou por acréscimos e/ou reduções de valores, devido a
remanejamentos/equilíbrios dos montantes previstos).
Situação no POA 2006 Aprovado
ITEM
a)Componente (nome e nº no
POA):
b) Subcomponente:
c) Produto (nome e nº no
POA):
d) Atividade (nome e nº no
POA):
e) Classificação Categoria de
gasto BID
f) Classificação Orçamentária
(Descrever os elementos de
Despesa)
DESCRIÇÃO
Valor (R$)
Custeio:
Investimento:
g) Fonte (BID ou
Contrapartida)
OBS: As Tabelas acima e abaixo deverão ser replicadas para cada componente
alterado. Em relação aos demais itens poderão ser acrescidas novas linhas.
(Incluem-se aqui os itens do POA na forma resultante das alterações efetuadas)
Execução Proposta
ITEM
a)Componente (nome e nº no
POA):
b) Subcomponente:
c) Produto (nome e nº no
POA):
d) Atividade (nome e nº no
POA):
e) Classificação Categoria de
gasto BID
DESCRIÇÃO
Valor (R$)
19
f) Classificação Orçamentária
(Descrever os elementos de
Despesa)
Custeio:
Investimento:
g) Fonte (BID ou
Contrapartida)
Explicações Adicionais:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(Poderão ser incluídas explicações adicionais, caso os quadros não atendam ao que o
Tribunal deseja alterar. Poderão ser incluídos outros quadros ou descrições
complementares às informações solicitadas, visando deixar da forma mais clara possível a
alteração proposta e seus impactos no POA)
Anexo 01: Está abaixo. Nos casos em que o Tribunal estiver propondo uma alteração que
implique em suplementação/inclusão de recursos em mais de um produto/atividade, foi
elaborado um quadro para ser preenchido, visando facilitar a análise do MP bem como a
inclusão no SGP a ser feita posteriormente pelo Tribunal. Não sendo necessário utilizar os
quadros abaixo, poderão ser deletados do formulário.
Se for necessário, e visando facilitar o entendimento da solicitação de alterações, o
Tribunal poderá criar, adicionalmente, outros quadros resumos.
Exclusão/Redução de Valores (Origem de novos recursos)
Produto
(nome e nº no POA)
Atividade
(nome e nº no POA)
Orçamento
Inicial
(Valor e
Fonte)
Redução
Proposta
(Valor e
Fonte)
Elemento de
Despesa
correspondente
20
Total do Orçamento a ser remanejado
Inclusão/Suplementação de Valores (Aplicação de Recursos)
Produto
(nome e nº no POA)
Atividade
(nome e nº no POA)
Orçamento
Inicial
(Valor e
Fonte)
Suplementa
ção/
Inclusão
(Valor e
Fonte)
Orçamento Elemento de
Final
Despesa
correspondente
(Valor e
Fonte)
TOTAIS
4. Impactos no Projeto:
a)Atualização dos Avanços Alcançados: (caso um produto esteja sendo substituído por já
ter sido realizado, descrever nos avanços alcançados).
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
b) Descrição das Metas e Indicadores (apenas para o caso de inclusão de novo produto ou
alteração substancial nos insumos de um produto já existente que enseje revisão da meta,
lembrando que não deverão ser incluídos novos problemas, mas que a um mesmo
problema pode ser acrescida uma nova solução, assim como um problema existente na
época da elaboração do Projeto pode já ter sido resolvido e nesse caso ser eliminado):
Problema:
Produto/solução:
Meta:
Indicador:
c) Categorias BID: (Descrever o impacto das alterações nos percentuais de gasto
por categoria BID, no projeto).
21
Percentual Atual:
Categorias BID
Capacitação
Consultoria
Equip e
Sistemas de
Informação
Material de
Apoio e
Comunicação
Instalações
Físicas
20% a 30%
20% a 30%
20% a 30%
0% a 10%
0% a 10%
Percentuais
Percentuais de
Referência
Percentual após alterações de execução propostas:
Categorias BID
Capacitação
Consultoria
Equip e
Sistemas de
Informação
Material de
Apoio e
Comunicação
Instalações
Físicas
20% a 30%
20% a 30%
20% a 30%
0% a 10%
0% a 10%
Percentuais
Percentuais de
Referência
d) Valores totais de Custeio e Investimento (fonte BID):
(Extrair do Projeto esses valores e testar as alterações. Esses valores não poderão ser
modificados)
Ano
2006
2007
2008
2009
Valor Total de
Custeio
Valor Total de
Investimento
e) Justificativa: (justificar cada uma das alterações propostas)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. Critérios a serem observados :
22
a) Qualquer alteração na execução deve ser feita de acordo com as diretrizes do Programa,
inclusive compatível com o marco lógico.
b) As alterações na execução deverão manter-se dentro dos seguintes parâmetros:
- manter os valores totais e anuais de investimento e custeio;
- manter os valores totais e anuais de financiamento. Os valores de contrapartida
anuais poderão ser antecipados, mas no total deve manter-se o mesmo valor
constante no Projeto.
- manter os percentuais previstos inicialmente para os componentes nacional,
local e administração, em relação ao valor total do Projeto;
- As categorias de gasto (BID), capacitação, consultoria, equipamentos e sistemas
de informação, material de apoio e comunicação, e instalações físicas, deverão
manter seus valores dentro da variação percentual permitida para o Projeto.
___________________________________
Assinatura do Coordenador Geral da UEL
Parecer UCP:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________
Assinatura da Diretora Nacional
OBS: Quando do encaminhamento do formulário poderão ser deletadas as instruções
acima marcadas em azul.
A DN-PROMOEX/UCP/MP preparará e apresentará ao Banco o Plano Operacional para o
ano seguinte que consolida os planos operacionais apresentados por cada TC. O POA
consolidado deverá contar com a anuência do Comitê Deliberativo - até 01 de dezembro de
cada ano.
7.2. Execução Orçamentária e Financeira (SGP)
23
Repasse de recursos
Os recursos de transferências voluntárias (Fonte 148) referentes à execução dos Projetos
dos sub-executores serão repassados de acordo com o cronograma de execução financeira
e com o plano de aplicação constantes do Plano de Trabalho ( Projeto e Plano Operacional
Anual –POA ), por meio da UCP/MP, nas condições e termos indicados no Contrato de
Empréstimo União/BID, no ROP e no Convênio.
Os recursos das transferências voluntárias, para execução em três anos, serão repassados a
cada exercício em parcelas trimestrais, de acordo com a programação constante dos Planos
Operacionais Anuais - POAs, e correrão à conta do orçamento do Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão.
A UCP/MP transferirá os recursos aos sub-executores e os creditará em contas abertas na
CEF. De acordo com a IN nº01/1997, cada repasse deverá ser precedido de consulta ao
Cadastro Único de Convênios.- CAUC .
Os sub-executores que não depositarem os recursos da contrapartida na CAIXA deverão
inserir no SGP os dados da conta existente para este fim, juntamente com as informações
da respectiva movimentação financeira.
Além da exigência de estar regular no CAUC (ressalvados os termos do Acórdão –
AC1.033-MC/DF, publicado no DJ de 16/06/2006), o repasse constante dos recursos está
condicionado à adequada prestação de contas das parcelas anteriormente recebidas,
conforme item 7.3.
A UCP/MP é responsável pela preparação e apresentação dos pedidos de desembolso dos
recursos do Financiamento, incluindo a documentação de uso dos recursos do Programa
(Financiamento e Contrapartida local).
A DN-PROMOEX/UCP/MP é responsável pela preparação e apresentação dos
demonstrativos financeiros anuais e das informações financeiras sobre a execução do
Programa, devidamente auditadas, de acordo com as normas do Banco (Documentos AF100 e AF-300), dentro de 120 dias do encerramento de cada exercício fiscal.
Procedimentos para execução dos recursos
O acompanhamento da execução financeira será feito por meio do SIAFI e do SGP.
A UCP/MP emite OB para crédito na conta do sub-executor. O sub-executor autoriza
pagamento ao fornecedor mediante apresentação à CAIXA de documentação necessária,
nos limites permitidos, conforme detalhado no item 5.3 acima. A CAIXA realiza os
pagamentos aos fornecedores, após consulta ao SGP e verificação da conformidade com o
Plano de Trabalho.
O perfil CAIXA GIDUR só atuará para pagamento mediante verificação no caso dos
recursos transferidos. No caso dos recursos da contrapartida, somente quando depositada
em conta aberta na CAIXA.
24
É importante frisar que, uma vez que o SGP não está interligado ao Sistema de
Administração Financeira dos Estados e Municípios, todas as informações financeiras
(número dos empenhos e ordens bancárias) deverão ser inseridas manualmente no SGP.
Em relação ao pagamento de diárias, tendo em vista a existência de legislações
distintas que disciplinam a utilização de recursos para cobertura de despesas
referentes a diárias e a necessidade de adoção de um parâmetro a ser utilizado
por todos Sub-executores participantes do programa, listamos abaixo os itens
que estão abrangidos no termo diária:
a)
Despesa com alimentação;
b) Despesa com deslocamento urbano em viagem; e
c)
Despesa com hospedagem;
Detectamos que alguns subexecutores têm em sua organização a sistemática de
adiantamento do pagamento de diárias e posterior acerto financeiro (devolução
ou crédito).
Dessa forma, o processo de pagamento de adiantamento de diárias será
simplificado, caso o sub-executor passe a efetuar o pagamento do adiantamento
com recursos próprios, solicitando a CAIXA o ressarcimento total no final de
cada mês.
Esse procedimento tornará o processo mais célere, uma vez que o sistema
interno de cada órgão possibilitará, além do depósito imediato na conta corrente
do beneficiário, os acertos necessários quando do seu retorno, solicitando
apenas os recursos efetivamente utilizados pelos beneficiários durante o
período de destacamento, além de outros benefícios a seguir listados:
a. a)
Utilização do sistema interno de cada Organização para
controle e contabilização da liberação de recursos aos
beneficiário destacados pelo Programa;
b. b)
Agilidade no acerto de contas efetuado pelo beneficiário
no referido sistema;
c. c)
Celeridade no processo de liberação de recursos aos
beneficiários e de ressarcimento/devolução de recursos quando
da prestação de contas, principalmente para aqueles casos em
que o destacamento ocorre de última hora;
d. d)
Emissão de um único documento por mês, com todos os
beneficiários, solicitando o ressarcimento dos valores
efetivamente pagos/acumulados para ressarcimento junto à
Caixa, já incluídos os possíveis acertos quando da prestação de
contas efetuada pelo beneficiário;
e. e)
Registro no sistema interno do Subexecutor dos valores
efetivamente pagos a cada beneficiário para efeitos dos
lançamentos na declaração de IRRF e controle dos órgãos de
fiscalização interno e externo;
25
7.3. Controle e Supervisão
A DN-PROMOEX/UCP/MP será responsável pela revisão e supervisão dos processos de
aquisições e contratações a cargo das UELs. A DN-PROMOEX/UCP/MP, a seu próprio
critério, poderá realizar a revisão “ex-ante” dos processos de aquisições e contratações a
cargo das UELs, independente dos valores destas aquisições e contratações. Será
necessária a aprovação prévia do Banco para todas as aquisições/contratações que
requeiram a utilização do procedimento de licitação pública internacional, bem como para
a contratação de serviços de consultoria por montantes iguais ou superiores a US$
50.000, para consultores individuais ou US$ 200.000, para firmas consultoras. Cópias
dos contratos assinados deverão ser enviadas, via DN-PROMOEX/UCP/MP, à
Representação do Banco em Brasília. A DN-PROMOEX/UCP/MP e as UELs,
respectivamente, deverão manter, devidamente arquivada, toda a documentação original
relacionada com os seus processos de seleção, contratação e execução de contratos para a
revisão por parte do Banco e dos auditores do Programa.
A critério e opção do Banco se utilizará a modalidade de revisão “ex-post” dos
comprovantes de gastos referentes aos pedidos de desembolso apresentados ao Banco, com
exceção das solicitações de desembolso realizadas nos primeiros 12 meses de execução do
Programa, as quais serão revisadas “ex-ante” pela Representação do Banco. (aguarda
resposta à solicitação da DN-ROMOEX/UCP/MP para a simplificação do procedimento.)
As UELs são responsáveis pela preparação e apresentação à DN-PROMOEX/UCP/MP da
documentação comprobatória de uso dos recursos do Programa (contrapartida e
financiamento), de acordo com as normas estabelecidas pelo BID e deverão manter em
seus arquivos a documentação original de apoio aos desembolsos para revisão por parte da
Direção Nacional do PROMOEX/UCP/MP, do Banco e dos auditores do Programa.
A UCP/MP e os TCs, por meio das UELs, deverão manter registros contábeis e financeiros
e serão responsáveis pela guarda2 dos respectivos documentos, relacionados com a
administração dos recursos do PROMOEX, de acordo com o disposto no Contrato de
Empréstimo e demais regulamentos, a fim de permitir inspeções, auditorias e apresentação
de relatórios e demonstrações financeiras que lhes forem pertinentes.
Os registros deverão permitir a identificação das transações financeiras referentes ao
Programa, por fonte de financiamento (BID e contrapartida local), e deverão estar
compatibilizados com a contabilidade geral do órgão/entidade beneficiada.
Os TCs, por meio das UELs, deverão manter em suas dependências, devidamente
arquivada e referenciada, a documentação original referente aos processos de aquisições,
contratações, e das transferências com os recursos do Financiamento, bem como da
contrapartida local para que possam ser revisadas pelo BID, pela UCP/MP e/ou pelos
auditores do Programa.
2
Forma de guarda dos documentos está no final deste Manual.
26
A UCP/MP e o BID realizarão atividades de supervisão e monitoramento da execução do
Programa. Os TCs, por meio das UELs, serão responsáveis pela prestação de informação e
apoio administrativo.
7.4. Prestação de Contas
A prestação de contas no âmbito do PROMOEX terá que atender às especificidades
previstas tanto nas normas do BID quanto na Legislação Nacional, em especial a IN nº 01/
1997 da STN, e deverá conter toda a documentação bancária, financeira e de execução
física, necessária à efetiva comprovação do cumprimento do objeto do convênio e da
correta e regular aplicação de seus recursos, ficando submetida às penalidades decorrentes
das mesmas normas.
A execução do PROMOEX será apoiada pelo SGP, que previamente alimentado pelo
Plano de Trabalho (constituído pelo Projeto do TC e pelo POA), emitirá os formulários e
relatórios necessários ao acompanhamento do convênio. Entretanto, a prestação de contas
do Programa envolverá dois aspectos, o técnico e o documental. A prestação de contas no
aspecto técnico, de modo geral, será feita via SGP e a documental seguirá as orientações
detalhadas abaixo.
É importante mencionar que há duas instâncias de prestação de contas: a do BID e a do
Governo Federal. A prestação de Contas perante o BID terá por base os relatórios
constantes do SGP, e será complementada pelas informações documentais relativas à
Prestação de Contas do Convênio.
A CAIXA, quando autorizada, prestará apoio a UCP/MP na prestação de contas efetuando
a conferência, arquivamento e expedição de documentos referentes a pagamentos,
movimentação e controle das contas, a fim de subsidiar a avaliação da correta aplicação
dos recursos transferidos.
O TC apresentará um dossiê da prestação de contas à CAIXA que analisará a
documentação apresentada e a encaminhará com seu parecer para a
DN/PROMOEX/UCP/MP. Se aprovada a prestação de contas, dar-se-á prosseguimento às
liberações das parcelas seguintes.
O TC que vier a movimentar sua contrapartida em outra instituição financeira deverá
encaminhar à CAIXA os extratos de movimentação dessa conta e os documentos
correspondentes junto com a prestação de contas dos recursos transferidos.
7.4.1 Prestação de Contas Parcial do Convênio.
O repasse dos recursos financeiros será realizado em parcelas trimestrais, respeitada a
disponibilidade orçamentária e financeira do Gestor do Programa, o cronograma de
desembolso constante do Plano Operativo Anual e atendidas as exigências cadastrais
vigentes.
Assim como o repasse de recursos, a prestação de contas parcial se dará trimestralmente, e
a liberação da 3ª parcela fica condicionada à apresentação da prestação de contas parcial
referente à execução da 1ª parcela, e assim sucessivamente.
27
Quando a prestação de contas não for encaminhada no prazo estipulado, a UCP notificará
o sub-executor estabelecendo o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sua apresentação, ou
recolhimento dos recursos, incluídos os rendimentos da aplicação no mercado financeiro,
ficando suspensa a liberação dos recursos até a regularização.
Orienta-se aos Tribunais que toda a documentação referente à prestação de contas seja
previamente organizada, de modo a facilitar a formalização do dossiê e, no momento
oportuno, seja encaminhada a UCP a fim de agilizar o processo de análise e aprovação.
O Dossiê a ser apresentado a DN-PROMOEX/UCP/MP para a prestação de contas parcial
deve conter a seguinte documentação conforme o art. 32 da IN/STN nº 1 de 1997, sempre
especificando o nome do Programa, os dados do beneficiário e o nº do convênio:
1 - Relatório de Execução Físico-Financeira;
2 - Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos
recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos
recursos no mercado financeiro, quando for o caso e os saldos;
3 - Relação de Pagamentos, preenchido em ordem pelos números dos cheques;
4 - Relação de Bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da
União);
5 - Extrato da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª
parcela até o último pagamento e conciliação bancária, quando for o caso, não podendo
este ser retirado via internet;
6 - cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento
objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia;
7 - cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou
justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal,
quando o convenente pertencer à Administração Pública.
8 – cópia completa dos processos de contratação ou aquisição, de acordo com
as normas nacionais ou do BID, conforme o caso.
9 – cópia dos documentos fiscais, notas de empenho, ordens bancárias ou
equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais ou quaisquer outros documentos
comprobatórios serem emitidos em nome do Programa, com os dados do convênio e do
contratado e nº do contrato.
10 - A comprovação das despesas "elegíveis" com diárias e passagens será feita
mediante apresentação dos documentos de solicitação de viagens, relatório de viagem, os
bilhetes de passagens aéreas e os cartões de embarque, nota fiscal da agencia de viagens,
notas de empenho e ordens bancárias referentes ao processo de concessão de diárias e
passagens, bem como convocações, convites, programações, certificados ou "folders", de
forma a comprovar o deslocamento do servidor para eventos como treinamentos,
capacitação, seminários e reuniões, devendo constar os dados bancários da conta
vinculada, a vinculação da despesa ao componente do projeto, vinculação do evento ao
produto/atividade, nomes dos beneficiários, dados bancários do beneficiário e as
quantidades e valores totais por beneficiário.
11 - Cópias dos certificados dos cursos de capacitação, de cada membro
participante, especificando o assunto, período e local de realização.
7.4.2 Prestação de Contas Final do Convênio.
28
Haverá também, ao final da vigência do convênio, prestação final de contas, referente ao
total dos recursos recebidos, conforme o disciplinado no art. nº 28 caput da IN 01/97.
Não será necessária a apresentação na prestação de contas final dos documentos
especificados relativos às parcelas que já tenham sido objeto de prestação de contas
parciais.
A prestação de contas final deverá ser apresentada no prazo máximo de sessenta dias após
o término da vigência do convênio. Recebida a prestação de contas final, a
DN/PROMOEX/UCP/MP efetuará, no SIAFI, o registro do recebimento. Caso haja o
descumprimento do prazo previsto a DN/PROMOEX/UCP/MP procederá à instauração de
tomada de contas especial e ao registro de inadimplência no Cadastro de Convênios do
SIAFI, sendo o sub-executor também notificado para que no prazo máximo de 30 (trinta)
dias apresente a Prestação de Contas.
O Dossiê a ser apresentado a DN-PROMOEX/UCP/MP para a prestação de contas final
deve conter a seguinte documentação conforme o art. 28 da IN/STN nº 1 de 1997, sempre
especificando o nome do Programa, os dados do beneficiário e nº do convênio:
1 – Relatório de cumprimento do objeto;
2 - Relatório de Execução Físico-Financeira;
3 - Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos
recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos
recursos no mercado financeiro, quando for o caso e os saldos;
4 - Relação de Pagamentos, preenchido em ordem pelos números dos cheques;
6 - Relação de Bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da
União);
7 – Comprovante de recolhimento do saldo de recursos, à conta indicada ou
DARF, quando recolhido ao Tesouro Nacional.
8 - Extrato da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª
parcela até o último pagamento e conciliação bancária, quando for o caso, não podendo
este ser retirado via internet;
9 - cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento
objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia;
10 - cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas
ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal,
quando o convenente pertencer à Administração Pública.
11 – cópia completa dos processos de contratação ou aquisição, de acordo com
as normas nacionais ou do BID, conforme o caso.
12 – cópia dos documentos fiscais, notas de empenho, ordens bancárias ou
equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais ou quaisquer outros documentos
comprobatórios serem emitidos em nome do Programa, com os dados do convênio e do
contratado e nº do contrato.
13 – Cópia dos comprovantes de despesa.
14 - A comprovação das despesas "elegíveis" com diárias e passagens será feita
mediante apresentação dos documentos de solicitação de viagens, relatório de viagem, os
bilhetes de passagens aéreas e os cartões de embarque, nota fiscal da agencia de viagens,
notas de empenho e ordens bancárias referentes ao processo de concessão de diárias e
passagens, bem como convocações, convites, programações, certificados ou "folders", de
forma a comprovar o deslocamento do servidor para eventos como treinamentos,
29
capacitação, seminários e reuniões, devendo constar os dados bancários da conta
vinculada, a vinculação da despesa ao componente do projeto, vinculação do evento ao
produto/atividade, nomes dos beneficiários, dados bancários do beneficiário e as
quantidades e valores totais por beneficiário.
15 - Cópias dos certificados dos cursos de capacitação, de cada membro
participante, especificando o assunto, período e local de realização.
OBSERVAÇÕES:
1 – Os TC’s deverão comprovar a utilização de todo recurso transferido, explicitando
recursos destinados à aplicação no mercado financeiro, bem como da contrapartida.
2 – Os rendimentos das aplicações financeiras serão, obrigatoriamente, aplicados no objeto
do convênio, estando sujeitos às mesmas condições de prestação de contas exigidos para
os recursos transferidos.
3 – As receitas oriundas dos rendimentos da aplicação no mercado financeiro não poderão
ser computadas como contrapartida, devendo ser aplicados no objeto do convênio ou
recolhido à conta da União.
4 – Não será admitida a aplicação financeira em CDB / RDB.
5 - Será efetuado o registro no Cadastro de Convênios no SIAFI, correspondente ao
resultado da análise realizada, com base nos pareceres emitidos, sobre a prestação de
contas parcial ou final.
6 - Constatada irregularidade ou inadimplência na apresentação da prestação de contas
parcial, a DN/PROMOEX/UCP/MP suspenderá imediatamente a liberação de recursos e
notificará o TC dando-lhe o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sanar a irregularidade
ou cumprir a obrigação.
7 - Decorrido o prazo da notificação, sem que a irregularidade tenha sido sanada, ou
adimplida a obrigação, a DN/PROMOEX/UCP/MP comunicará o fato ao órgão integrante
do controle interno e providenciará, junto ao órgão de contabilidade analítica, a
instauração de Tomada de Contas Especial e registrará a inadimplência no Cadastro de
Convênios no SIAFI.
8 - Os documentos referentes às Prestações de Contas, deverão ser mantidos em arquivo
em boa ordem, no próprio local em que forem contabilizados, à disposição dos órgãos de
controle interno e externo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da aprovação da
prestação ou tomada de contas pela DN/PROMOEX/UCP/MP.
7.3.3. Monitoramento e Avaliação
Será implantado no SGS módulo de monitoramento e avaliação a partir do qual serão
gerados os relatórios para verificação do desempenho dos Projetos e do Programa.
As UEL’s são responsáveis pela preparação e apresentação à DN-PROMOEX/UCP/MP,
pelo menos 30 dias antes dos prazos previstos nas Normas Gerais e Disposições Especiais
do Contrato de Empréstimo, dos relatórios e informes requeridos nos citados documentos.
A DN-PROMOEX/UCP/MP preparará e apresentará ao Banco, de forma consolidada, os
informes e relatórios estipulados nas Normas Gerais e Disposições Especiais do Contrato
de Empréstimo.
30
Para que o Banco possa realizar uma avaliação de meio-termo dos resultados do Programa,
a Mutuária deverá apresentar, 30 dias antes da mencionada avaliação, um relatório
consolidado sobre a execução do Programa levando em conta o POA e analisando o nível
de execução, desembolsos e contratações, problemas identificados e ações recomendadas
para o Programa.
O Banco comunicará oportunamente à UCP/MP o tipo e o conteúdo das informações
adicionais a serem apresentadas junto com o relatório mencionado acima.
FLUXO DE TRANSFERÊNCIA PROMOEX
32
MINISTÉRIO
CAIXA
INÍCIO
•
•
•
•
•
•
•
•
Divulga
normas
(ROP,
Manual de Execução) do
PROMOEX,
objeto
de
transferências voluntárias
Analisa e aprova os
Projetos dos Tribunais de
Contas;
Encaminha relação dos
Tribunais para providências
para
assinatura
dos
convênios;
Alimenta SIASG/SICON
(Pré-Convênio, empenho).
Recebe relação e solicita por
meio de Ofício documentação
dos beneficiários
•
•
•
•
Atualiza SIASG/SICON (assinatura
do Convênio, Cronograma Físico e
Financeiro, envia Convênio para
SIAFI);
Consulta CAUC e realiza 1º
desembolso no SIAFI;
Acompanha
movimentação
financeira via GOVCONTA;
Acompanha a execução do Programa
(SGP, doc., supervisão etc).
Recebe
e
analisa
documentação;
Verifica requisitos* para
assinatura do contrato;
Abre
conta-corrente
vinculada ao Projeto e
informa ao MP;
Elabora,
e
encaminha
Contrato de Repasse aos
Tribunais.
CONTRATANTE(Tribunal)
Diagnóstico (já realizado);
Elabora projeto, POA e
encaminha ao MP para
aprovação.
•
•
•
•
•
Providencia
e
encaminha
documentação;
Inclui na Lei Orçamentária
Anual (LOA) e na Lei do Plano
Plurianual (PPA);
Solicita abertura de Conta
corrente na CAIXA
•
•
•
Comunica a assinatura do
Contrato de Repasse ao MP.
•
•
A
•
Assina Contrato de Repasse
junto a CAIXA;
Comunica a celebração do
Termo ao poder Legislativo
(cumprimento a IN STN nº
001/97)
Solicita 1ºdesembolso da
parcela, via SGP e
posteriormente, o 2º
desembolso.
33
*Requisitos: regularidade cadastral junto ao INSS, à Receita Federal, à Dívida Ativa, ao FGTS, aos órgãos fazendários estaduais e municipais,
no SIAFI e no CADIN, no caso dos Tribunais.
34
FLUXO DE TRANSFERÊNCIA PROMOEX
35
MINISTÉRIO
A
CAIXA
•
•
•
•
•
•
•
•
Recebe, analisa e aprova, se for o
caso, a prestação de contas parcial;
Registra no SIAFI o resultado da
análise;
Emite OB para Crédito bloqueado
do desembolso da próxima parcela;
Acompanha a execução do
Programa (SGP, documentos,
supervisão etc);
Acompanha
movimentação
financeira na GOVCONTA.
•
•
Analisa a documentação
recebida, se for o caso, e
atesta a regularidade no SGP
para a emissão da OB ou gera
pendência para o Contratante.
Realiza pagamento aos
fornecedores, após consulta
ao SGP e recebimento da OB
conforme Manual de
Execução;
Insere data de pagamento no
SGP.
Analisa a documentação da
prestação de contas do 1º
desembolso e sucessivos;
Envia dossiê para aprovação
da Prestação de Contas ao
MP.
•
•
•
•
•
CONTRATANTE(Tribunal)
Recebe comunicado de depósito na Conta
Vinculada do Tribunal;
Executa projeto conforme programação do
POA;
Autoriza pagamento no SGP mediante
apresentação a CAIXA de documentação
(nota fiscal, Edital etc.), para pagamento a
fornecedores nas contratações acima de R$ 8
mil;
Autoriza pagamento no SGP a fornecedores
nas contratações até R$ 8 mil.
Emite OB, após análise da documentação.
•
Apresenta dossiê da prestação de contas do
1º desembolso e sucessivos, a cada trimestre.
•
Solicita desembolso da 3ª parcela, via SGP e
sucessivas, a cada trimestre.
B
36
37
FLUXO DE TRANSFERÊNCIA PROMOEX
38
MINISTÉRIO
CAIXA
CONTRATANTE Tribunal)
B
•
•
•
Recebe, analisa e aprova, se for o caso,
documentação de Prestação de Contas
Final;
Verifica o cumprimento do objeto
contratual;
Manifesta-se quanto à Prestação de
Contas: se aprovada, homologa no
SIAFI; se rejeitada, encaminha para
instauração de Tomada de Contas
Especial.
•
Avalia o Programa
A
•
•
Analisa a documentação da
prestação
de
contas
do
desembolso final;
Envia dossiê para aprovação da
Prestação de Contas ao MP.
•
Prepara documentação de Prestação de
Contas Final, de acordo com o contido no
Art.28 da IN 001/97.
7.4 Padrão gerencial do acompanhamento da execução do projeto (opcional)
a) Objetivo:
-
Coletar informações sobre o andamento das atividades do projeto
b) Responsável:
-
Coordenador de Subcomponente
c) Material necessário:
-
Plano de ação do mês em andamento; e
Agenda das reuniões sistemáticas de acompanhamento.
d) Atividades:
-
Avaliar o progresso do projeto, verificando se as alterações não inviabilizam a execução
do projeto no prazo;
Estabelecer as ações corretivas necessárias;
Atualizar mensalmente as informações no relatório analítico; e
Gerar relatórios sintéticos de progresso para UCP/MP (semestral/trimestral).
7.4.1. Padrão gerencial de avaliação da execução do projeto
a) Objetivo:
-
Com as informações coletadas sobre o andamento das atividades do projeto, propor as
ações de correções.
b) Responsável:
- Coordenador Técnico
c) Material necessário:
-
Plano de ação do mês em andamento; e
Agenda das reuniões sistemáticas de acompanhamento.
d) Atividades:
-
Analisar, efetuar atualizações, se houver, prorrogação de prazo, custo ou especificação
técnica, preencher o relatório de não conformidade para apresentar na reunião sistemática
de acompanhamento do mês em curso.
7.4.2. Procedimento operacional padrão
a) Objetivo:
-
Coletar informações sobre o andamento das atividades do projeto
40
b) Responsável:
-
Coordenador de subcomponente
c) Material necessário:
-
Plano de ação do mês em andamento; e
Agenda das reuniões sistemáticas de acompanhamento.
d) Atividades:
-
receber o relatório das ações não concluídas no período, para atualização do projeto;
coletar as informações de alterações e preencher os relatórios de não conformidades, caso
haja alteração de prazos, custo ou especificação técnica, para apresentar na próxima
reunião sistemática de acompanhamento;
atualizar o plano de ação, informando o percentual de conclusão das ações apontadas no
relatório, que foram executadas no prazo previsto; e
o coordenador técnico de qualidade deverá apresentar as não conformidades decorrentes
da alteração na próxima reunião sistemática de acompanhamento, conforme programação
da agenda atual.
e) Manuseio do material:
-
O coordenador técnico recebe o relatório, até o dia.............. de cada mês e, após atualizálo, deverá apresentar na reunião sistemática de acompanhamento.
f) Ações corretivas:
-
Caso o formulário de coleta não seja apresentado em dois meses consecutivos, ou seja,
entregue incompleto, as diárias de viagens, passagens e capacitações com deslocamento
dos integrantes do subcomponentes serão suspensas, até a regularização.
7.4.3. Relatório Mensal de progresso do Projeto
a) Objetivo:
-
Atualizar as informações no SGP.
b) Responsável:
-
Coordenador Técnico
c) Material necessário:
-
Arquivos do SGP, relatórios do SGP atualizados, relatórios mensais de não conformidade.
d) Atividades:
41
-
analisar as informações que não estejam completas, solicitar as complementações aos
Coordenadores de Subcomponentes
caso as informações estejam completas, atualizar mensalmente os arquivos analíticos do
SGP (arquivo analítico contém o detalhamento do projeto até o ultimo nível, e arquivo
sintético contém o detalhamento apenas até o nível de produto
quando houver alteração na data de término, provocando atraso no prazo final do projeto,
renegociar com os coordenadores envolvidos para adequar as programações
disponibilizar o arquivo analítico na intranet, no formato PDF, diretório PROMOEX
a cada semestre, atualizar os arquivos sintéticos do SGP, com base nos arquivos analíticos
atualizados
enviar o arquivo sintético para a UCP/MP, via Internet, a cada semestre
7.4.4 Gráfico de Gestão a vista
a) Objetivo:
-
Montagem do gráfico de gestão à vista (gráfico seqüencial)
b) Responsável:
-
Líder da atividade
c) Manuseio do material necessário:
-
Deve ficar na própria unidade, de forma a permitir o fácil acesso da equipe.
d) Atividades:
-
Estabelecer um item de controle;
identificar o indicador;
definir uma escala para o indicador;
levantar dados (médias mensais);
colocar uma seta indicando a direção “melhor”;
marcar mensalmente, os valores reais já alcançados;
atualizar mensalmente;
identificar os itens de verificação que afetam o índice de controle a ser acompanhado;
preencher e monitorar o gráfico seqüencial da mesma forma que o gráfico de item de
controle;
e) Resultados esperados:
Permitir a visualização do monitoramento da meta por todos
42
8. GASTOS ELEGÍVEIS
Gastos elegíveis - As atividades a serem desenvolvidas deverão encontrar-se respaldadas nos
Projetos aprovados pela DN-PROMOEX/UCP/MP e pelo BID, elaborados de acordo com o
Marco Lógico do Programa, e deverão estar relacionadas aos componentes que nortearão sua
execução. Para efeito da execução dos componentes e sub-componentes do PROMOEX,
constituem atividades elegíveis de financiamento:
-
Capacitação: contratação de cursos, seminários ou quaisquer outras formas de
treinamento e realização de visitas técnicas, nacionais ou internacionais;
Consultoria: contratação de pessoas física ou jurídica, nacionais ou estrangeiras, para
apoiar ou desenvolver produtos especificados no projeto, inclusive sistemas
informatizados;
Sistemas e equipamentos de informática: aquisição e instalação de hardware, redes de
computação (lógica e elétrica), software básico e sistemas aplicativos;
Material de apoio e comunicação: aquisição ou contratação de instrumentos de
comunicação, divulgação, material instrucional e material permanente; e
Obras de adequação: contratação de reformas e adequações em ambiente físicos
necessários ao funcionamento de unidades alcançadas pelo Projeto.
Gastos elegíveis – categorias de gasto - Conforme artigo 25, §2º LRF - É vedada a utilização
de recursos transferidos em finalidade diversa da pactuada.
Os bens ou obras que devam ser adquiridos ou contratados para o Projeto e que sejam
financiados com recursos do Financiamento deverão provir dos países membros do Banco
(conforme orientações constantes do Anexo B do Contrato de Empréstimo).
Criação de cargos para os Coordenadores das UELs e apropriação das despesas a conta do
Projeto é possível, desde que os salários dos Coordenadores não sejam financiados com
recursos do BID e tenham dedicação exclusiva. Poderão ser utilizados para tal finalidade
recursos da contrapartida do TC.
Gastos elegíveis, na categoria de administração do projeto, são os mesmos utilizados nas
demais categorias de investimento da planilha do Projeto. Como exemplo temos: capacitação
em gestão de projetos (operacional, financeira, monitoramento), material de apoio, consultoria
(os integrantes dedicação exclusiva da UEL), equipamentos e sistemas (para suportar a
estrutura física) etc., conforme a necessidade de cada UEL.
Admissibilidades e Vedações para os Gastos nos Convênios
Toda e qualquer despesa que se faça necessária na execução do objeto do Convênio
PROMOEX, tendo em vista o cumprimento dos seus objetivos, são admissíveis desde que
conste no projeto aprovado e no POA, seguindo os ditames da Lei Orçamentária aprovada
para este fim e em conformidade com a IN/STN nº 01/97, observadas suas vedações.
As despesas estão estruturadas da seguinte forma:
•
INFRA-ESTRUTURA/CAPITAL:
43
INFRA-ESTRUTURA – compreende despesas com obras e aquisição de equipamentos e
material permanente.
•
a)
OBRAS (código 4490.51) = obras civis.
b)
EQUIPAMENTOS E MATERIAL PERMANENTE (código 4490.52) =
compreende a aquisição de bens patrimoniais tais como: veículos,
equipamentos de informática, máquinas ferramentas e equipamentos de
laboratórios, aparelhos gráficos, coleções e materiais bibliográficos.
OUTROS CUSTEIOS:
OUTROS CUSTEIOS - compreendem as despesas com pagamento de diárias, aquisição
de material de consumo, pagamento de serviços prestados por pessoa física sem vínculo
empregatício com o convenente ou pessoas jurídicas, independentes da forma contratual,
Consultoria e contribuições.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Passagens e diárias de viagem da equipe (permanente e/ou
temporária);
Insumos técnicos e materiais de consumo;
Treinamento de curta duração, incluindo participação em congressos e
eventos similares (inscrição, passagens, diárias);
Serviços de Consultoria especializada (consultores nacionais e
estrangeiros);
Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Física;
Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica; e
Contribuições
•
DIÁRIAS (código 3390.14) = cobertura de despesas de hospedagem, alimentação e
locomoção urbana relativas a viagens da equipe e treinamento de curta duração.
•
PASSAGENS E DESPESA COM LOCOMOÇÃO (código 3390.33) = despesas com
aquisição de passagens aéreas e terrestres, táxi e balsas.
•
MATERIAL DE CONSUMO (código 3390.30) = compreende as despesas com
insumos técnicos e materiais de consumo tais como: material de expediente, fotográfico,
filmagens e fonografia e de impressão, vidrarias, produtos químicos, biológicos e
farmacêuticos, embalagens, combustíveis e lubrificantes etc.
•
SERVIÇOS DE CONSULTORIA (código 3390.35) = despesas decorrentes de
contratos com pessoa física ou jurídica, prestadoras de serviços de consultoria técnica.
•
OUTROS SERVIÇOS DE TERCEIROS – PESSOA FÍSICA (código 3390.36) =
despesas decorrentes de serviços prestados por pessoa física, diárias a colaboradores
eventuais.
44
•
OUTROS SERVIÇOS DE TERCEIROS – PESSOA JURÍDICA (código 3390.39) =
compreende as despesas com prestação de serviços por pessoa jurídica na execução do projeto
tais como: reprografia, serviços gráficos, conserto de equipamentos, assinatura de revistas e
periódicos etc.
São vedados os seguintes gastos, no que tange ao convênio.
•
•
•
•
•
•
Despesas a título de taxa de administração, gerência ou similar.
Pagamento, a qualquer título, a servidor ou empregado público, integrante de quadro
de pessoal de órgão ou entidade pública da administração direta ou indireta, por
serviços de consultoria ou assistência técnica.
Despesas em datas anteriores ou posteriores à vigência do instrumento, ressalvados os
gastos de contrapartida que serão regidos conforme as normas e procedimentos do
BID..
Despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária, inclusive
referentes a pagamentos ou recolhimentos fora do prazo.
Despesas com publicidade, salvo as de caráter educativo, informativo ou de orientação
social, desde que não caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores.
Pagamento de diárias e passagens a militares, servidores e empregados públicos da
ativa, salvo se destinado aos quadros de pessoal exclusivo do convenente.
........
45
TÍTULO II
SELEÇÃO/CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONSULTORIA E
LICITAÇÃO/AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE OBRAS
E SERVIÇOS TÉCNICOS
1. NORMAS E PROCEDIMENTOS:
a) NORMAS
As contratações e aquisições devem obedecer aos procedimentos específicos do Banco
Interamericano de Desenvolvimento - BID, conforme estipulado no Contrato de
Empréstimo nº 1628/OC-BR e seus Anexos, bem como o Convênio firmado entre
Subexecutor e o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
Devem obedecer, também, ao disposto nas políticas do BID, conforme documentos abaixo
relacionados e que podem ser acessados por meio do endereço eletrônico www.iadb.org :
•
GN-2349-4: Políticas para a contratação de obras e aquisição de bens
•
GN-2350-4: Políticas para a seleção e contratação de consultores.
Devem ser aplicadas, no que couber, o disposto na legislação brasileira, especialmente, o
Decreto 5151/2004 e a Lei 8666/1993 e suas alterações.
b) PROCEDIMENTOS de NÃO OBJEÇÃO do BID
•
Ex-Ante: antes de tornar o processo público:
Até o prazo de 12 (doze) meses contado da data da primeira licitação ou, se não houver
licitação, da primeira aquisição ou contratação do Programa, TODOS OS CONTRATOS
para contratação de obras, de consultorias ou aquisição de bens devem ser submetidos ao
BID para NÃO-OBJEÇÃO PRÉVIA, independentemente de seu montante e
independentemente da Fonte de recursos utilizada (BID ou Contrapartida)
A partir do prazo de 12 (doze) meses, deverão, também, ser solicitada a não objeção prévia
do BID sempre antes de tornar públicos, os processos:
Com VALORES US$
Equivalente ou superior a 5,000.000
Equivalente ou superior a
350,000
Equivalente ou superior a
200,000
Equivalente ou superior a
50,000
CONTRATAÇAO / AQUISIÇAO
Para OBRAS
Para BENS
Para FIRMAS CONSULTORAS
Para CONSULTORES INDIVIDUAIS
46
•
Ex Post: Manifestação posterior
A partir de 12 (doze) meses contado da data da primeira licitação ou, se não houver licitação,
da primeira aquisição ou contratação do Programa, os contratos para contratação de obras, de
consultorias ou aquisição de bens serão revistos pelo BID de forma ex-post, exceto aqueles
contratos cujo valor for equivalente ou superior, conforme citado acima.
c) TABELA DE VALORES
Valores US$
inferiores a
US$ 200,000
iguais ou
superiores a
US$ 200,000
Contratação /
Aquisição
EX- ANTE
EX-POST
Firmas
consultoras
Ate 12 meses contado
da data da primeira
licitação ou, se não
houver licitação da data
da primeira aquisição.
A partir de 12 meses contado
da data da primeira licitação
ou, se não houver licitação da
data da primeira aquisição.
Firmas
consultoras
Sempre ex-ante
inferiores a
US$ 350,000
Aquisições
de Ate 12 meses contado
bens ou prestação da data da primeira
licitação ou, se não
de serviços
houver licitação da data
da primeira aquisição.
iguais ou
superiores a
US$ 350,000
Aquisições
de Sempre ex-ante
bens ou prestação
de serviços
inferiores a
US$ 5,000.000
Contratação
Obras
iguais ou
Contratação
superiores a
Obras
US$ 5,000.000
de Ate 12 meses contado
da data da primeira
licitação ou, se não
houver licitação da data
da primeira aquisição.
de Sempre ex-ante
A partir de 12 meses contado
da data da primeira licitação
ou, se não houver licitação da
data da primeira aquisição.
A partir de 12 meses contado
da data da primeira licitação
ou, se não houver licitação da
data da primeira aquisição.
47
1.1. ORIENTAÇÕES BÁSICAS para contratações e aquisições de qualquer natureza:
a) Princípios básicos: legalidade, impessoalidade, publicidade, razoabilidade,
proporcionalidade, economicidade, eficiência, da vinculação ao instrumento
convocatório e do julgamento objetivo.
b) Recursos do Financiamento: são utilizados somente para o pagamento de bens e
serviços originários dos países membros do BID. Deve ser assegurada a livre
participação de proponentes originários dos países membros do Banco.
c) Financiamento do Programa: destina-se às atividades distribuídas entre os
componentes, conforme Anexo A, item II. Descrição, do Contrato de empréstimo
assinado.
d) Procedimento padrão: seleção/licitação com o objetivo de assegurar a plena
participação, a transparência, a imparcialidade, a vinculação à Solicitação de Proposta
(Edital) e ao julgamento objetivo por parte dos condutores do Processo.
e) Ato vinculado: toda e qualquer contratação devera estar prevista na programação
orçamentária e financeira e no Plano Operacional Anual - POA.
f) Anteriormente a qualquer contratação, devera ser elaborada e aprovada a Programação
Orçamentária das atividades, no módulo Programação de Projetos. Nesse modulo
devem estar categorizadas e descritas as atividades e despesas previstas para a
execução de determinado objetivo. Essa programação orçamentária deverá ser
aprovada pelo DN-PROMOEX/UCP/MP.
g) SGP: trata-se de importante ferramenta gerencial, de controle administrativofinanceiro e de monitoramento. Todas as atividades devem ser nele registradas.
h) Tramitação dos projetos: devem ser enviados à Direção Nacional para análise prévia
quanto à conformidade com o POA; à adequação entre objeto, valor e modalidade e,
adequação ao Plano de Aquisições. Será devolvido ao subexecutor caso seja necessária
complementação e/ou modificação. Caberá à DN a apresentação ao BID para
aprovação e manifestação da não-objeção.(Anexo A, item 9.02. CE 1718/OC-BR)
i) Normas de Qualidade: se os documentos de licitação indicarem normas de qualidade
para equipamentos ou materiais, também se deverá indicar que serão aceitáveis bens
que, cumpridos outros padrões reconhecidos, assegurem qualidade igual ou superior a
essas normas.
j) Indicação de marcas: deve-se evitar toda e qualquer indicação de marcas nas
especificações técnicas, a menos que tal indicação seja necessária. Nesse caso, a
referência dessa marca deverá ser seguida da expressão “ou equivalente”.
k) Encargos Sociais: permitido o pagamento com recursos do BID.
l) Comissão de Licitação: deve ser constituída por, no mínimo, 3 membros sendo pelo
menos 2 (dois) servidores qualificados pertencentes aos quadros permanentes do
órgão.
Não é necessária a constituição de uma Comissão específica para realizar os
procedimentos licitatórios das UELs.
No entanto, recomenda-se a participação, ainda que como convidado, de
representantes das UELs nos procedimentos de licitação realizados para o Programa.
m) Moeda da licitação e para avaliação das propostas: a taxa de câmbio a ser utilizada
na avaliação será a de venda da moeda selecionada, publicada pelo BACEN. A taxa
48
de vigência da conversão da taxa de câmbio deverá ser indicada nos documentos de
licitação. Não pode ser fixada data anterior a 4 semanas, contadas da data fixada para a
entrega das propostas, nem posterior à data originalmente estabelecida para o término
do prazo de validade das propostas.
n) Responsabilidade pelos processos físicos: será de total responsabilidade das UELs,
nos termos previstos em Lei e nos documentos do PROMOEX, a manutenção dos
arquivos físicos (processos) das aquisições/contratações implementadas no âmbito de
cada Projeto.
Todo e qualquer documento que caracterizar ato ou fato nas contratações no âmbito
das UELs deve estar contido no processo físico pertinente.
Esse processo deve ter todas as folhas numeradas, seqüencialmente, em ordem
cronológica e, receber carimbo e rubrica.
Arquivo: deve ser arquivado por ordem cronológica na Unidade regimentalmente
responsável no Tribunal. E, quando da realização da supervisão ex-post pelo BID, os
processos serão avocados tempestivamente pela UEL para devidos procedimentos.
Ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão somente caberá a guarda dos
relatórios e documentos consolidados do Programa, elaborados pela DNPROMOEX/UCP/MP.
1.2 Proibições:
a) contratar a qualquer título, de servidores ativos da Administração Pública Federal,
Estadual, do Distrito Federal ou Municipal, direta ou indireta, bem como de
empregados de suas subsidiárias e controladas, no âmbito dos projetos de cooperação
técnica internacional. Tal vedação recai inclusive para contratação de firmas
consultoras, que na equipe disponibilize servidores para a execução das atividades.
b) contratar consultoria para a realização de atividades de rotina da execução do
Programa.
c) estabelecer condições que impeçam ou restrinjam a participação de proponentes
originários dos países elegíveis do BID quando da utilização de recursos do
financiamento.
d) contratar serviços de “coffee break” apenas. Sempre devem ser contratados os serviços
de apoio a eventos, que contemple uma série de atividades.
e) pagar impostos com recursos do BID.
f) divulgar orçamento/preço nas licitações de bens
g) permitir, nas licitações de bens, o acesso dos proponentes às propostas dos
concorrentes, bem como a utilização de sorteio como critério de desempate.
h) Prestadores de serviços e fornecedores de bens não poderão ser contratados quando
houver conflito de interesses. Ver informações no item 1.9 das Políticas para Seleção
e Contratação de Consultores Financiados pelo BID.
49
2. SELEÇAO E CONTRATAÇÃO DE CONSULTORES
2.1.1 TERMOS DE REFERÊNCIA - TDR:
Aplicam-se aos serviços de tipo intelectual e de assessoria. Toda contratação de Consultoria,
Pessoa Jurídica ou Física, requer a elaboração de Termos de Referência
Itens que compõem os TERMOS DE REFERÊNCIA – TDR, com adaptações necessárias:
1. Terminologia, Definições, Siglas e Conceitos Básicos
2. Objetivo (claro e preciso)
3. Metas e Alcance
4. Etapas e Fases dos Serviços e Estratégia de Execução.
4.1 Fases (a continuação de uma subseqüente depende da aprovação da anterior)
a) Elaboração do Projeto Básico
b) Elaboração do projeto Executivo
4.2 Etapas (a continuação de uma subseqüente não depende da aprovação da anterior)
a) Trabalhos de Escritório
b) Trabalhos de Campo
5. Informações Disponíveis e Estudos Existentes
5.1 caracterização da área abrangida pelos serviços
5.2 bibliografia e dados Básicos relevantes, disponíveis para a Consultora
5.3 local e horário para consulta, bem como Setor ou pessoa para contato
6. Localização e Área abrangida pelos Serviços
6.1 localização e acesso
6.2 mapas, fotos etc. (incluí-los caso necessário)
7. Escopo dos Serviços (compatível com os recursos financeiros disponíveis e com as
diversas
Etapas ou Fases dos trabalhos)
7.1 atividades de Escritório
7.2 atividades de Campo
8. Especificações Técnicas, caso aplicável
9. Relatórios e Produtos a serem fornecidos
9.1 relatórios (mensais, parciais e finais)
9.2 disquetes
9.3 memórias de cálculo
9.4 desenhos de como-construído
9.5 outros produtos
10. Prazo de Execução (apresentar Cronograma Físico de Execução Sugerido)
11. Subcontratação e terceirização :
11.1 será (ou não) permitida
50
11.2 qual o tipo de serviço e valor máximo
11.3 anuência prévia para
12. Qualificação da Equipe Técnica necessária
12.1 detalhamento das exigências para a equipe-chave
12.2 sugestão da equipe de apoio
13. Insumos a serem fornecidos pelo Contratante (veículos, instalações, equipamentos,
pessoal de contrapartida etc.) e pela Consultora
14. Treinamento e Transferência de Tecnologia
14.1 Treinamento
a) local
b) material a ser distribuído a cargo de quem
c) época
d) número de treinandos e treinadores
e) equipamentos e instalações a cargo de quem e
f) duração
14.2 Audiências Públicas, Workshops e Seminários
a) local
b) material a ser distribuído a cargo de quem
c) época
d) nº de participantes ( órgãos, interessados e comunidades envolvidas )
e) equipamentos e instalações a cargo de quem e
f) duração
14.3 Transferência de Tecnologia: Como poderia ser feita a Transferência de Tecnologia ?
a) pessoal de contrapartida
b) treinamento
15. Instalações e Equipamentos exigidos da Consultora
16. Local de Execução dos Serviços: Sede da Consultora e/ou escritório a ser montado na
área
dos serviços e/ou na área abrangida pelos serviços
17. Responsável Técnico do Cliente pela supervisão e recepção dos trabalhos
18 . Endereço do Cliente
19 .Anexos
19.1 Forma de Apresentação dos Trabalhos
19.2 Acompanhamento e Fiscalização
19.3 Modelos de cadernetas, formulários e planilhas padrão do Cliente
51
2.1.2 SOLICITAÇÃO DE MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE e PREPARAÇÃO
DA LISTA CURTA:
Deverá ser publicada, conforme descrito nos passo a passo, caso a caso, neste Manual de
Execução.
O resultado da MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE resultará numa Lista Longa onde
todas as empresas que manifestaram interesse devem estar nela registrada. Essa Lista Longa
não tem limite de quantidade.
As 6 (seis) primeiras empresas constantes nessa Lista Longa compõem a chamada LISTA
CURTA que deverá ser submetida ao BID.
Deverá, preferencialmente, ser composta por consultoras da mesma categoria, capacidade
similar e objetivos nos negócios.
No método SBQC: não misturar na mesma lista curta empresas e organizações não lucrativas
(ONGs, Universidades, Agências das Nações Unidas, etc.); no método SBQ pode-se misturar.
Não deverá incluir, porém, nesses métodos, consultores individuais.
A Lista Curta poderá conter nomes de consultores exclusivamente nacionais, desde que o
serviço esteja abaixo do limite aprovado, US$ 200,000. Entretanto, empresas estrangeiras que
manifestarem interesse não devem ser desconsideradas.
O BID poderá aceitar Listas Curtas compreendendo um menor número de empresas em
circunstâncias especiais, como, por exemplo, quando apenas poucas empresas qualificadas
tenham manifestado interesse por um serviço específico ou quando o tamanho do contrato
não justificar uma competição mais ampla.
É vedado proceder a acréscimos ou reduções na lista curta depois de emitida a “não
objeção” do Banco, salvo com a aprovação deste.
A lista curta final deverá ser informada a todas as empresas que manifestarem interesse,
assim como a qualquer empresa que encaminhe solicitação específica nesse sentido.
Maiores informações sobre Lista Curta ver item 2.6 e 2.7 da Política Para Seleção e
Contratação de Consultores do BID.
2.1.3 ESTIMATIVA DE CUSTOS (Orçamento):
Com base no escopo dos trabalhos: (a) pessoal necessário; (b) tempo previsto em pessoal;
(c) estudos necessários etc.
Com base nos gastos locais estimados: (a) gastos de escritório; (b) viagens; (c) diárias; (d)
veículos; (e) equipamentos de laboratório; (f) gastos diversos etc
52
MODELO DE ORÇAMENTO
ORÇAMENTO 1
Objeto da Seleção: IMPLANTACAO DE SISTEMAS DE INFORMACOES GERENCIAIS
Prazo de Execução: 3 MESES
Elaborado por: EQUIPE TREINAMENTO PROMOEX
ITEM
1. Equipe Técnica
1.1 Equipe chave
(i) 01 Coordenador
(ii) 01 Analista de Sistemas
(iii) 02 Programadores
1.2 Equipe de Apoio
(i) 01 Secretaria
(ii) 01 Digitador
1.3 Consultores
(i) 01 Sistemas de Informática
Data do Orçamento 23.08.2006
UNID.
QUANT.
PREÇO
UNIT. (R$)
Pessoa mês
Pessoa mês
Pessoa mês
02
03
06
7.000,00
6.000,00
5.000,00
Pessoa mês
Pessoa mês
03
03
1.500,00
1.500,00
Pessoa mês
0,5
8.000,00
PREÇO
TOTAL
(R$)
75.000,00
62.000,00
14.000,00
18.000,00
30.000,00
9.000,00
4.500,00
4.500,00
4.000,00
4.000,00
2 Encargos Sociais c/ CTPS (83,29 a 85 % do Σ
1.1 (i) + 1.2(i) e (ii) 2
19.550,00
3. Despesas Indiretas (30 a 40% do Σ 1.1 + 1.2)
(Overhead)
28.400,00
4. Encargos Sociais (20 % de1.1 (ii) e (iii) e 1.3)
sem CTPS
10.400,00
5. Custo Total da Mão-de-Obra (Σ 1 + 2 + 3 + 4)
133.350,00
6. Lucro (10 a 15% de 5)
13.335,00
7. Impostos (15,83% do Σ 5 + 6 + 8) 2
28.539,00
8. Despesas Reembolsáveis
33.600,00
9. Subtotal (Σ 5 + 6 +7 + 8)
208.824,00
10 Eventuais (5 a 10% de 9)
20.882,40
11. Valor Total (Σ 9 + 10)
229.706,40
12. Valor Total em US$
104,414.00
1
2
Câmbio Base: 1US$ = R$ 2,2.
Atualizar mensalmente.
53
ORÇAMENTO 1
Objeto da Seleção: IMPLANTACAO DE SISTEMAS DE INFORMACOES GERENCIAIS
Prazo de Execução: 3 MESES
Elaborado por: EQUIPE TREINAMENTO PROMOEX
ITEM
8. Despesas Reembolsáveis
8.1 Comunicação (telefone, Fax, correio...)
8.2 Impressão de relatórios/Produtos
8.3 Aluguel e manutenção de 02 veículos c/ motorista
8.4 Passagens aéreas
8.5 Passagens terrestres
8.6 Diárias de cidade
8.7 Diárias de campo
8.8 Treinamento
8.9 Oficinas
8.10 Utilização de computadores e softwares
8.11 Serviços de campo
8.12 Aluguel de equipamentos
8.13 [indicar]
8.14 [indicar]
VALOR TOTAL (Transportar para o item 8 do quadro
de orçamento da página anterior)
Data do Orçamento 23.08.2006
UNID.
QUANT.
mês
mês
mês
Un.
Un.
Un.
Un.
Un.
Un.
mês
Un.
mês
03
03
03
03
N/A
06
N/A
03
N/A
03
N/A
N/A
N/A
N/A
PREÇO
UNIT. (R$)
500,00
800,00
3.000,00
2.000,00
0,00
200,00
0,00
1.000,00
0,00
500,00
0,00
0,00
0,00
0,00
PREÇO
TOTAL
(R$)
1.500,00
2.400,00
18.000,00
6.000,00
0,00
1.200,00
0,00
3.000,00
0,00
1.500,00
0,00
0,00
0,00
0,00
33.600,00
2.2 MÉTODOS DE SELEÇÃO DE FIRMAS CONSULTORAS dispostos no Contrato
de Empréstimo firmado:
a) Seleção Baseada na Qualidade e no Custo (SBQC): processo competitivo entre
empresas constantes de uma lista curta em que são considerados a qualidade da
proposta e o custo dos serviços para a definição do proponente vencedor. Os pesos
relativos à qualidade e ao custo serão fixados caso a caso, de acordo com a natureza do
serviço. a lista curta de consultores cujo custo estimado for inferior ao equivalente a
US$200.000 por contrato poderá estar conformada em sua totalidade por consultores
nacionais. Ver procedimentos dessa SBQC nas Políticas Para Seleção e Contratação
de Consultores do BID, Seção II.
b) Seleção Baseada na Qualidade (SBQ): poderá ser exigida apenas a apresentação da
proposta técnica (sem a proposta financeira), ou a apresentação de ambas, mas em
envelopes separados. A SPD deverá fornecer o orçamento ou a estimativa da
quantidade de tempo a ser alocado pelo pessoal chave, ressaltando que tais dados são
apenas a titulo de informação, tendo os consultores liberdade para apresentar suas
próprias estimativas.
Aplica-se para: serviços de implantação de rede de informática; estudos; modelos de
gestão; assistência técnica; desenvolvimento e implantação de ferramentas; atividades
de cooperação e comunicação entre entidades; definição, revisão, simplificação,
54
consolidação, desenvolvimento e implantação de metodologias, normas, processos,
sistemas, modelos, aplicativos e planos e sistemas de informação, de acordo com o
previsto nos parágrafos 3.1 a 3.4 das Políticas de Consultores.
Ver procedimentos dessa SBQ nas Políticas Para Seleção e Contratação de
Consultores do BID, Seção III, itens 3.2 a 3.4.
c) Seleção Baseada no Menor Custo (SBMC) : apropriado quando os serviços a serem
contratados sejam de natureza padronizada ou rotineira. Deve-se fixar nota mínima
para qualidade e as propostas devem ser apresentadas em envelopes separados.
Aplica-se para: serviços de foros técnicos, reuniões e seminários, de acordo com o
previsto nos parágrafos 3.1 e 3.6 das Políticas de Consultores;
Ver procedimentos dessa SBMC nas Políticas Para Seleção e Contratação de
Consultores do BID, Seção III, item 3.6.
d) Contratação Direta: contratação de uma Agência Especializada para prestação de
apoio técnico nas aquisições de bens e contratações de serviços de consultoria,
ressalvadas as condições:
• O BID deverá aprovar previamente o contrato a ser assinado.
• A Agência Especializada deverá assumir o compromisso de seguir as normas
do BID.
• Vedada a contratação para realização de atividades de rotina.
2.3 SELEÇÃO DE CONSULTOR INDIVIDUAL - PESSOA FÍSICA :
a) Poderão ser contratados apenas sob a modalidade de Produto, ou seja, dessa
contratação resultará um produto. É indispensável a observância do disposto no
Decreto 5151 de 2004.
b) São selecionados com base em suas qualificações. A seleção deverá basear-se na
comparação de pelo menos três candidatos, devendo ser realizado processo seletivo
simplificado, sujeito à ampla divulgação, exigindo-se dos profissionais a comprovação
da habilitação profissional e da capacidade técnica ou científica compatíveis com o
trabalho a ser executado (como Certificado, Diploma).
c) Devem ser contratados apenas profissionais de nível superior, graduados em áreas
relacionadas ao perfil solicitado.
Excepcionalmente será admitida a seleção de consultor técnico que não possua nível
superior completo, desde que devidamente justificado e que o profissional tenha
notório conhecimento da matéria afeta ao projeto de cooperação técnica internacional.
Ver critérios nas Políticas Para Seleção e Contratação de Consultores do BID.
d) Aplica-se para: contratações específicas e necessárias de serviços relativos a estudos
técnicos, planejamentos e projetos básicos ou executivos, pareceres, perícias e
avaliações em geral, treinamento e aperfeiçoamento de pessoal, sendo exclusiva e
obrigatoriamente vinculadas aos objetivos constantes do Programa.
e)
55
2.4 PASSO A PASSO DOS PROCEDIMENTOS PARA SELEÇÃO/CONTRATAÇÃO
DE CONSULTORES
A) FIRMAS CONSULTORAS (SELEÇÃO NACIONAL, custo estimado abaixo de US$
200.000)
1. Elaborar Termos de Referência – TDR
Compete à Área Demandante e à Unidade Executora Local – UEL elaborá-lo,
seguindo as orientações constantes neste Manual.
O objeto desse TDR deverá estar em conformidade com o POA, com o Plano de
Aquisições e ter coerência entre objetivo, valor estimado e modalidade selecionada.
2. Estimar custos (orçamento)
Recomenda-se o apoio da área financeira para a elaborar o orçamento, considerando as
informações e modelo constantes no item 2.1.3, Título II, deste Manual.
3. Preparar a Minuta de Manifestação de Interesse
Seguir modelo padrão de Manifestação de Interesse do BID.
4. Preparar a Solicitação de Proposta - SDP (Carta Convite, Instruções aos Consultores IAC, Formulários de propostas técnica e de preço, Termos de Referência, Contrato
Padrão e Lista de Países Elegíveis)
Utilizando recursos, parcial ou total, da fonte BID, devem-se utilizar os modelos
padrões de documentos do BID, para esse fim.
5. Obter o parecer jurídico do subexecutor sobre os documentos mencionados nos itens 2
a 4.
6. Publicar Manifestação de Interesse - MI, em jornal de circulação nacional ou Diário
Oficial (se disponível na Internet) ou Portal Eletrônico de livre acesso.
Recomenda-se publicar extrato da Manifestação de Interesse em jornal de circulação
nacional ou Diário Oficial (se disponível na Internet) e disponibilizar seu inteiro teor
em Portal Eletrônico de livre acesso.
A informação a ser solicitada deverá ser mínima necessária para a determinação da
adequação das empresas.
O prazo para que sejam manifestados interesses deve ser suficiente para a elaboração
das respostas (mínimo de 14 dias)
7. Elaborar Relatório para Formação da Lista Curta (podendo conter nomes de
consultoras exclusivamente nacionais)
Esse Relatório deverá constar informações:
ü Serviços a Serem Executados
ü Manifestações de Interesse
ü Metodologia para formação da Lista Curta e indicação do método de seleção a
ser utilizado.
ü Avaliação Detalhada (indicando os critérios dessa avaliação: serviços
executados, experiência; equipe e sua qualificação...)
56
ü Pontuação
ü Classificação e Escolha da Consultora (que serão convidadas a apresentar
propostas)
ü Dados e assinatura da Comissão de Avaliação.
Recomenda-se a utilização do modelo “Relatório para Formação da Lista Curta”,
sugerido pelo BID.
Se empresas estrangeiras manifestarem interesse, elas não devem ser desconsideradas.
Maiores detalhes Ver “Políticas Para Seleção e Contratação de Consultores
Financiados pelo BID”, itens 2.6 a 2.8.
8. Preencher o Formulário de Encaminhamento dos Documentos Para Licitação/Seleção
Os documentos devem ser enviados para a Direção Nacional acompanhados pelo
FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS PARA
LICITAÇÃO/ SELEÇÃO, elaborado por essa DN, que tem por objetivo identificar
claramente o objetivo de cada processo, agilizando a análise. Esse formulário
acompanhará a documentação a ser enviada para o BID, após inclusão do parecer da
Direção Nacional
9. Enviar, via Direção Nacional, os documentos mencionados nos itens 2, 4, 5, 7 e 8 para
não objeção do BID
O envio da documentação deverá ser feito em meio impresso, até a liberação do SGP,
quando então deverá ser feita por meio desse Sistema de Gestão de Projeto.
É opcional, até que haja a liberação do SGP, o envio da documentação para o e-mail
projeto
[email protected]
indicando no campo
PROMOEX (TC...) - Documentos para análise e não objeção BID.
“Assunto”:
Seguirá para o BID, com vistas à não-objeção, APENAS a documentação completa,
segundo cada processo de licitação e /ou seleção, conforme enumerados acima, desde
que estejam em conformidade com o POA e tenha compatibilidade entre objetivo,
método e valor.
10. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
Expedida a manifestação pelo BID, e recebida pela Direção Nacional, será
imediatamente repassada ao Subexecutor.
11. Informar a Lista Curta a todas as empresas que manifestaram interesse e a outras que a
solicitaram.
12. Enviar SDP para as firmas consultoras que integram a Lista Curta (incluindo a
estimativa de custo na Folha de Dados da IAC)
Não pode ser utilizado sistema eletrônico para o envio da SDP às firmas consultoras,
uma vez não ser permitido para o Programa.
Utilizar o modelo padrão para a Solicitação de Proposta – SDP, do BID.
Qualquer modificação deve ser introduzida somente por meio da Folha de Dados da
SDP.
13. Prazo mínimo de 4 semanas para recebimento das propostas técnica e financeira (2
envelopes separados)
57
Devem ser devolvidas, sem serem abertas, quaisquer propostas recebidas depois do
prazo limite para o recebimento das propostas, indicado na SDP.
Não são permitidas emendas às propostas depois do prazo limite de recebimento de
propostas.
Devem-se prestar esclarecimentos por escrito a perguntas formuladas por empresas
componentes da Lista Curta. As respostas devem ser divulgadas a todos os Consultores
da Lista.
14. Abrir propostas técnicas (sem necessidade de abertura pública)
As propostas técnicas devem ser abertas imediatamente após o encerramento do prazo
para recebimento de propostas.
As propostas financeiras devem permanecer fechadas, sob a custódia da Comissão de
Licitação, até a sua abertura em sessão pública.
15. Fazer Relatório de Avaliação Técnica
A avaliação é puramente da qualidade das propostas técnicas, sem acesso às propostas
financeiras.
Deve-se vincular aos critérios indicados para a avaliação na SDP.
No relatório devem constar: avaliação das propostas técnicas apresentadas e pontos
atribuídos.
Indicar as propostas recusadas que não atingiram a pontuação mínima de qualificação
técnica. Nesse caso, a proposta financeira não deve ser aberta e o consultor ser
informado de que sua proposta financeira será devolvida fechada após o encerramento
do processo de seleção, incluindo a assinatura do contrato com o vencedor.
16. Enviar, via Direção Nacional, o documento mencionado no item 15, para não objeção
do BID
Utilizar o Formulário de Encaminhamento de Documentos, elaborado pela Direção
Nacional, indicando a continuidade do processo de licitação/contratação e
manifestação do BID.
17. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
18. Convocar, por e-mail e/ou fax e/ou telegrama, as empresas habilitadas, para abertura
das propostas financeiras em sessão publica (7 a 10 dias após o recebimento da não
objeção)
Após ter recebido a não-objeção do BID, as firmas que tenham atingido a pontuação
mínima necessária de qualificação devem receber a notificação informando-lhes a data,
local e horário da abertura das propostas financeiras.
A referida data deve ser definida de forma a permitir tempo mínimo suficiente para as
firmas consultoras procederem aos arranjos necessários para assistirem a abertura das
propostas financeiras.
19. Abrir as propostas financeiras em Sessão Publica
As propostas financeiras devem ser abertas publicamente, na presença dos
representantes dos Consultores qualificados que desejarem assistir.
58
Na abertura serão lidas em voz alta e registradas em ata as seguintes informações sobre
cada proposta: (i) nome do consultor; (ii) pontuação obtida na avaliação técnica e (iii)
preço total da proposta.
Os nomes dos Consultores e os preços totais das propostas devem ser transcritos por
extenso na ata.
Cópia da ata deve ser enviada aos consultores que submeteram propostas.
Encerrada a sessão o processo passa a ser confidencial, até que seja adjudicado o
objeto do contrato ao vencedor, com a finalidade de evitar a transferência de terceiros
no julgamento.
20. Fazer a avaliação das propostas financeiras
Procedimento interno e confidencial.
Corrigir eventuais erros aritméticos, se for o caso.
Proceder à conversão para moeda única, caso empresa estrangeira tenha participado do
processo, para fins de comparação das propostas. A SDP especificará a fonte a ser
utilizada para a determinação da referida taxa de câmbio, bem como a data da taxa,
não podendo tal data ser anterior a quatro semanas antes do prazo para a apresentação
das propostas nem posterior à data original de término do prazo de validade da
proposta.
Verificar o preço avaliado (preço utilizado para realizar o cálculo combinado qualidade
/ custo e que determina o vencedor). Excluem-se os impostos indiretos locais cobrados
nas faturas contratuais (eminentemente IR e ISS) e o IR pagável no Brasil pelos
serviços executados pelos não residentes do consultor estrangeiro, se for o caso deste.
Incluem-se as despesas reembolsáveis e os serviços de campo, caso aplicável.
21. Elaborar o Relatório Final (técnico e financeiro)
A ata descrita no item 19 deve compor o relatório final a ser enviado ao BID.
A Nota Final é obtida pesando as notas atribuídas à qualidade técnica e ao custo,
somando-as. Os pesos propostos para qualidade e preço devem ser fixados na SDP.
A empresa consultora que obtiver a maior nota final será convidado para a
subseqüente negociação.
Incluir a recomendação para a adjudicação.
22. Negociar TDRs, metodologia, pessoal, insumos do contratante e Condições Especiais
do Contrato com a firma consultora vencedora
As negociações não podem resultar em: (i) alterações substanciais dos TDRs originais;
(ii) dos termos de contrato; (iii) da perda da qualidade do produto final.
Não se negociam: (i) preços e remunerações do pessoal, exceto quando salários
estiverem muito acima do mercado para trabalhos similares; (ii) preços das despesas
reembolsáveis (tetos para essas despesas podem ser fixados).
As despesas reembolsáveis devem ser pagas relativamente às despesas efetivamente
incorridas, contra a apresentação de recibos, e, portanto, não estão sujeitas a
negociação.
A proibição de negociações de certos preços não impede o direito do Contratante
solicitar esclarecimentos e, se os preços forem muito elevados, de solicitar pela
mudança dos mesmos, após a devida consulta ao Banco.
59
Aspectos negociáveis: (i) os TDRs, a metodologia e o cronograma dos trabalhos, desde
que não sejam alterados substancialmente; (ii) o pessoal proposto pelos Consultores;
(iii) os insumos que o contratante fornecerá; (iv) o cronograma de execução; (v) as
Condições Especiais do Contrato.
Caso haja vencedor de empresa estrangeira, devem-se negociar os impostos que este
deverá pagar no Brasil e o cronograma de pagamento.
Não deve ser aceita substituição de pessoal, exceto quando houver consentimento
mútuo e se de qualificação igual ou melhor do que a do pessoal inicialmente proposto.
Rubricar o contrato negociado pelas partes.
Se o Contratante por fim às negociações com a firma consultora, deve recusar a
proposta dessa, informando-a formalmente de suas razões e, convidar o próximo
colocado para negociar e assim sucessivamente. Tal situação deverá estar devidamente
contida no relatório a ser enviado para o BID.
23. Obter, se for o caso, novo parecer jurídico sobre a minuta do contrato negociado,
rubricada pelas partes e o Relatório Final
24. Enviar, via Direção Nacional, para não objeção do BID, a minuta do contrato
negociado, rubricada pelas partes, o Relatório Final
Utilizar o Formulário de Encaminhamento de Documentos, elaborado pela Direção
Nacional, indicando a continuidade do processo de licitação/contratação e
manifestação do BID
25. Anexar, aos documentos mencionados no item 24, o novo parecer jurídico, se for o
caso
26. Receber, via Direção Nacional, a manifestação da não objeção do BID ao contrato
negociado
27. Adjudicar, homologar
28. Publicar o Resultado da Adjudicação no UNDB on-line e no site do BID as seguintes
informações: (a) o nome dos proponentes; (b) as notas técnicas a eles atribuídas; (c) os
respectivos preços avaliados; (d) classificação final; e (e) o nome da vencedora, o
preço, o prazo e o resumo do objeto do contrato.
Confidencialidade do processo desde a abertura pública das propostas até a publicação
da adjudicação do objeto do contrato.
29. Encaminhar, para todas as empresas que apresentaram propostas, o Resultado da
Adjudicação, contendo a mesma informação mencionada no item 28.
30. Providenciar a assinatura do contrato (prazo máximo de 30 dias da adjudicação)
31. Publicar extrato do contrato assinado no Diário Oficial
32. Emitir Ordem de Serviço
33. Enviar para o BID a cópia do contrato assinado antes do primeiro pagamento, via
Direção Nacional.
34. Acompanhar a execução dos trabalhos.
60
FIRMAS CONSULTORAS (Seleção Internacional – custo estimado equivalente ou
superior a US$ 200.000)
1. Elaborar Termos de Referência – TDR
Compete à Área Demandante e à Unidade Executora Local – UEL elaborá-lo,
seguindo as orientações constantes neste Manual.
O objeto desse TDR deverá estar em conformidade com o POA, com o Plano de
Aquisições e ter coerência entre objetivo, valor estimado e modalidade selecionada.
2. Estimar custos (orçamento)
Recomenda-se o apoio da área financeira para a elaborar o orçamento, considerando as
informações e modelo constantes no item 2.1.3, Título II, deste Manual.
3. Preparar a Minuta de Manifestação de Interesse
Seguir modelo padrão de Manifestação de Interesse do BID.
4. Preparar a Solicitação de Proposta - SDP (Carta Convite, Instruções aos Consultores IAC, Formulários de propostas técnica e de preço, Termos de Referência, Contrato
Padrão e Lista de Países Elegíveis)
Utilizando recursos, parcial ou total, da fonte BID, devem-se utilizar os modelos
padrões de documentos do BID, para esse fim.
5. Obter o parecer jurídico do subexecutor sobre os documentos mencionados nos itens 2
a 4.
6. Publicar Manifestação de Interesse - MI:
No UNDB on line e no site do BID e,
Em jornal de circulação nacional ou Diário Oficial (se disponível na Internet) ou Portal
Eletrônico de livre acesso. Pode ser publicado um extrato da Manifestação de Interesse
e disponibilizar seu inteiro teor em Portal Eletrônico de livre acesso
A informação a ser solicitada deverá ser mínima necessária para a determinação da
adequação das empresas.
O prazo para que sejam manifestados interesses deve ser suficiente para a elaboração
das respostas (mínimo de 14 dias).
7. Elaborar Relatório para Formação da Lista Curta
Seis empresas representativas de uma considerável amplitude geográfica; máximo de
duas empresas do mesmo país e, pelo menos uma de um país mutuário do BID.
Esse Relatório deverá constar informações:
ü Serviços a Serem Executados
ü Manifestações de Interesse
ü Metodologia para formação da Lista Curta e indicação do método de seleção a
ser utilizado.
ü Avaliação Detalhada (indicando os critérios dessa avaliação: serviços
executados, experiência; equipe e sua qualificação...)
61
ü Pontuação
ü Classificação e Escolha da Consultora (que serão convidadas a apresentar
propostas)
ü Dados e assinatura da Comissão de Avaliação.
Recomenda-se a utilização do modelo “Relatório para Formação da Lista Curta”,
sugerido pelo BID.
Maiores detalhes Ver “Políticas Para Seleção e Contratação de Consultores
Financiados pelo BID”, itens 2.6 a 2.8.
8. Preencher o Formulário de Encaminhamento dos Documentos Para Licitação/Seleção
Os documentos devem ser enviados para a Direção Nacional acompanhados pelo
FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS PARA
LICITAÇÃO/ SELEÇÃO, elaborado por essa DN, que tem por objetivo identificar
claramente o objetivo de cada processo, agilizando a análise. Esse formulário
acompanhará a documentação a ser enviada para o BID, após inclusão do parecer da
Direção Nacional
9. Enviar, via Direção Nacional, os documentos mencionados nos itens 2, 4, 5, 7 e 8 para
não objeção do BID
O envio da documentação deverá ser feito em meio impresso, até a liberação do SGP,
quando então deverá ser feita por meio desse Sistema de Gestão de Projeto.
É opcional, até que haja a liberação do SGP, o envio da documentação para o e-mail
projeto
[email protected]
indicando no campo
PROMOEX (TC...) - Documentos para análise e não objeção BID.
“Assunto”:
Seguirá para o BID, com vistas à não-objeção, APENAS a documentação completa,
segundo cada processo de licitação e /ou seleção, conforme enumerados acima, desde
que estejam em conformidade com o POA e tenha compatibilidade entre objetivo,
método e valor.
10. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
Expedida a manifestação pelo BID, e recebida pela Direção Nacional, será
imediatamente repassada ao Subexecutor.
11. Informar a Lista Curta a todas as empresas que manifestaram interesse e a outras que a
solicitaram.
12. Enviar SDP para as firmas consultoras que integram a Lista Curta (incluindo a
estimativa de custo na Folha de Dados da IAC)
Não pode ser utilizado sistema eletrônico para o envio da SDP às firmas consultoras,
uma vez não ser permitido para o Programa.
Utilizar o modelo padrão para a Solicitação de Proposta – SDP, do BID.
Qualquer modificação deve ser introduzida somente por meio da Folha de Dados da
SDP.
62
13. Prazo mínimo de 04 semanas para recebimento das propostas técnica e financeira e no
máximo 03 meses (2 envelopes separados)
Devem ser devolvidas, sem serem abertas, quaisquer propostas recebidas depois do
prazo limite para o recebimento das propostas, indicado na SDP.
Não são permitidas emendas às propostas depois do prazo limite de recebimento de
propostas.
Devem-se prestar esclarecimentos por escrito a perguntas formuladas por empresas
componentes da Lista Curta. As respostas devem ser divulgadas a todos os Consultores
da Lista.
14. Abrir propostas técnicas (sem necessidade de abertura pública)
As propostas técnicas devem ser abertas imediatamente após o encerramento do prazo
para recebimento de propostas.
As propostas financeiras devem permanecer fechadas, sob a custódia da Comissão de
Licitação, até a sua abertura em sessão pública.
15. Fazer Relatório de Avaliação Técnica
A avaliação é puramente da qualidade das propostas técnicas, sem acesso às propostas
financeiras.
Deve-se vincular aos critérios indicados para a avaliação na SDP.
No relatório devem constar: avaliação das propostas técnicas apresentadas e pontos
atribuídos.
Indicar as propostas recusadas que não atingiram a pontuação mínima de qualificação
técnica. Nesse caso, a proposta financeira não deve ser aberta e o consultor ser
informado de que sua proposta financeira será devolvida fechada após o encerramento
do processo de seleção, incluindo a assinatura do contrato com o vencedor.
16. Enviar, via Direção Nacional, o documento mencionado no item 15, para não objeção
do BID
Utilizar o Formulário de Encaminhamento de Documentos, elaborado pela Direção
Nacional, mencionado no item 8, indicando a continuidade do processo de
licitação/contratação e manifestação do BID.
17. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
18. Convocar, por e-mail e/ou fax e/ou telegrama, as empresas habilitadas, para abertura
das propostas financeiras em sessão publica
Após ter recebido a não-objeção do BID, as firmas que tenham atingido a pontuação
mínima necessária de qualificação devem receber a notificação informando-lhes a data,
local e horário da abertura das propostas financeiras.
A referida data deve ser definida de forma a permitir tempo mínimo suficiente para as
firmas consultoras estrangeiras procederem aos arranjos necessários para assistirem a
abertura das propostas financeiras.
19. Abrir as propostas financeiras em Sessão Publica
As propostas financeiras devem ser abertas publicamente, na presença dos
representantes dos Consultores qualificados que desejarem assistir.
63
Na abertura serão lidas em voz alta e registradas em ata as seguintes informações sobre
cada proposta: (i) nome do consultor; (ii) pontuação obtida na avaliação técnica e (iii)
preço total da proposta.
Os nomes dos Consultores e os preços totais das propostas devem ser transcritos por
extenso na Ata.
Cópia da Ata deve ser enviada aos consultores que submeteram propostas.
Encerrada a sessão o processo passa a ser confidencial, até que seja adjudicado o
objeto do contrato ao vencedor, com a finalidade de evitar a transferência de terceiros
no julgamento.
20. Fazer a avaliação das propostas financeiras
Procedimento interno e confidencial.
Corrigir eventuais erros aritméticos, se for o caso.
Proceder à conversão para moeda única, caso empresa estrangeira tenha participado do
processo, para fins de comparação das propostas. A SDP especificará a fonte a ser
utilizada para a determinação da referida taxa de câmbio, bem como a data da taxa,
não podendo tal data ser anterior a quatro semanas antes do prazo para a apresentação
das propostas nem posterior à data original de término do prazo de validade da
proposta.
Verificar o preço avaliado (preço utilizado para realizar o cálculo combinado qualidade
/ custo e que determina o vencedor). Excluem-se os impostos indiretos locais cobrados
nas faturas contratuais (eminentemente IR e ISS) e o IR pagável no Brasil pelos
serviços executados pelos não residentes do consultor estrangeiro, se for o caso deste.
Incluem-se as despesas reembolsáveis e os serviços de campo, caso aplicável.
21. Elaborar o Relatório Final (técnico e financeiro)
A Ata descrita no item 19 deve compor o relatório final a ser enviado ao BID.
A Nota Final é obtida pesando as notas atribuídas à qualidade técnica e ao custo,
somando-as. Os pesos propostos para qualidade e preço devem ser fixados na SDP.
A empresa consultora que obtiver a maior nota final será convidado para a
subseqüente negociação.
Incluir a recomendação para a adjudicação.
22. Negociar TDRs, metodologia, pessoal, insumos do contratante e Condições Especiais
do Contrato com a firma consultora vencedora
As negociações não podem resultar em: (i) alterações substanciais dos TDRs originais;
(ii) dos termos de contrato; (iii) da perda da qualidade do produto final.
Não se negociam: (i) preços e remunerações do pessoal, exceto quando salários
estiverem muito acima do mercado para trabalhos similares; (ii) preços das despesas
reembolsáveis (tetos para essas despesas podem ser fixados).
As despesas reembolsáveis devem ser pagas relativamente às despesas efetivamente
incorridas, contra a apresentação de recibos, e, portanto, não estão sujeitas a
negociação.
A proibição de negociações de certos preços não impede o direito do Contratante
solicitar esclarecimentos e, se os preços forem muito elevados, de solicitar pela
mudança dos mesmos, após a devida consulta ao Banco.
64
Aspectos negociáveis: (i) os TDRs, a metodologia e o cronograma dos trabalhos, desde
que não sejam alterados substancialmente; (ii) o pessoal proposto pelos Consultores;
(iii) os insumos que o contratante fornecerá; (iv) o cronograma de execução; (v) as
Condições Especiais do Contrato.
Caso haja vencedor de empresa estrangeira, devem-se negociar os impostos que este
deverá pagar no Brasil e o cronograma de pagamento.
Não deve ser aceita substituição de pessoal, exceto quando houver consentimento
mútuo e se de qualificação igual ou melhor do que a do pessoal inicialmente proposto.
Rubricar o contrato negociado pelas partes.
Se o Contratante por fim às negociações com a firma consultora, deve recusar a
proposta dessa, informando-a formalmente de suas razões e, convidar o próximo
colocado para negociar e assim sucessivamente. Tal situação deverá estar devidamente
contida no relatório a ser enviado para o BID.
23. Obter, se for o caso, novo parecer jurídico sobre a minuta do contrato negociado,
rubricada pelas partes e o Relatório Final
24. Enviar, via Direção Nacional, para não objeção do BID, a minuta do contrato
negociado, rubricada pelas partes, o Relatório Final
Utilizar o Formulário de Encaminhamento de Documentos, elaborado pela Direção
Nacional, mencionado no item 8, indicando a continuidade do processo de
licitação/contratação e manifestação do BID
25. Anexar, aos documentos mencionados no item 24, o novo parecer jurídico, se for o
caso
26. Receber, via Direção Nacional, a manifestação da não objeção do BID ao contrato
negociado
27. Adjudicar, homologar
28. Publicar o Resultado da Adjudicação no UNDB on-line e no site do BID as seguintes
informações: (a) o nome dos proponentes; (b) as notas técnicas a eles atribuídas; (c) os
respectivos preços avaliados; (d) classificação final; e (e) o nome da vencedora, o
preço, o prazo e o resumo do objeto do contrato.
Confidencialidade do processo desde a abertura pública das propostas até a publicação
da adjudicação do objeto do contrato.
29. Encaminhar, para todas as empresas que apresentaram propostas, o Resultado da
Adjudicação, contendo a mesma informação mencionada no item 28.
30. Providenciar a assinatura do contrato (prazo máximo de 30 dias da adjudicação)
31. Publicar extrato do contrato assinado no Diário Oficial
32. Emitir Ordem de Serviço
33. Enviar para o BID a cópia do contrato assinado antes do primeiro pagamento, via
Direção Nacional.
34. Acompanhar a execução dos trabalhos.
65
CONSULTOR INDIVIDUAL – Pessoa Física
Os procedimentos serão diferentes conforme os valores previstos:
Contratações
com
Valor inferior a
US$ 50,000
Manifestação do BID
Fundamentação Legal
Não-objeção prévia nos primeiros 12 Decreto 5151/2004
meses após a 1ª licitação ou contratação.
Contrato de Empréstimo
Após esse tempo a revisão será ex-post.
1.628-OC/BR
Políticas para Seleção e
Valor superior a Não-objeção prévia do BID sempre.
Contratação de Consultores
US$ 50,000
O consultor apenas poderá ser contratado do BID.
após o BID ter outorgado sua não objeção.
Convênio firmado entre
Subexecutor e MP
CONSULTOR INDIVIDUAL: (seleção nacional, custo estimado abaixo de US$ 50.000)
1. Elaborar os Termos de Referência – TDR
Compete à Área Demandante e à Unidade Executora Local – UEL elaborá-lo,
seguindo as orientações constantes neste Manual.
O objeto desse TDR deverá estar em conformidade com o POA, com o Plano de
Aquisições e ter coerência entre objetivo, valor estimado e modalidade selecionada.
2. Consultar e obter a resposta da unidade de gerenciamento de pessoal do subexecutor
Formalizar ao Órgão de Pessoal do Contratante se há servidor disponível para a
realização do objeto que se pretende.
A elaboração dessa consulta, bem como o monitoramento da resposta, são de
competência da Unidade de Coordenação do Programa. Essa consulta deverá ser
processada em conformidade com informações dos TDRs.
3. Adaptar Minuta Padrão BID de Contrato
O BID disponibilizou modelo padrão de Contrato de Consultor Individual.
Utilizar, preferencialmente, o modelo do Anexo IV - Remuneração Por Preço Global.
Para a utilização do modelo do Anexo III – Remuneração Com Base no Tempo há que
ter um controle preciso do tempo utilizado para o trabalho.
4. Elaborar Orçamento
Recomenda-se o apoio da área financeira para a elaborar o orçamento, considerando as
informações e modelo constantes no item 2.1.3, Título II, deste Manual.
5. Obter o parecer jurídico do subexecutor sobre os documentos mencionados nos itens 1, 2,
3e4
66
6. Publicar anúncio para captação de currículos.
Fazer a publicação mediante extrato de manifestação de interesse simplificada
publicado no Diário Oficial ou Portal Eletrônico de livre acesso. O inteiro teor deverá
estar em Portal Eletrônico de livre acesso.
Deve conter informações mínimas, porém suficientes para avaliar a experiência do
profissional. Solicitar apresentação de curriculum vitae.
O prazo para apresentação dos currículos deve estar previsto e ser no máximo 30 dias
antes da preparação da lista curta.
7. Receber os currículos.
8. Selecionar o mínimo de 3 currículos
Os consultores serão selecionados por meio da comparação das qualificações para o
serviço de pelo menos 3 candidatos entre aqueles que tenham manifestado interesse.
A capacidade é aferida com base nos:
a. Antecedentes acadêmicos
b. Experiência e,
c. Quando necessário, no conhecimento das condições locais, tais como local,
cultura, sistema administrativo e organização de governo e idioma.
9. Elaborar Relatório de Escolha do Consultor Individual
Utilizar o modelo disponibilizado de “Relatório de Escolha de Consultor Individual”.
Classificar os consultores interessados por ordem de mérito e indicar o melhor
qualificado para o trabalho.
10. Enviar, via Direção Nacional, documentos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8 e 9 para não objeção do BID
Os documentos devem ser enviados para a Direção Nacional acompanhados pelo
FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS PARA
LICITAÇÃO/ SELEÇÃO, elaborado por essa DN, que tem por objetivo identificar
claramente o objetivo de cada processo, agilizando a análise. Esse formulário
acompanhará a documentação a ser enviada para o BID, após inclusão do parecer da
Direção Nacional
O envio da documentação deverá ser feito em meio impresso, até a liberação do SGP,
quando então deverá ser feita por meio desse Sistema de Gestão de Projeto.
É opcional, até que haja a liberação do SGP, o envio da documentação para o e-mail
projeto
[email protected] indicando no campo “Assunto”:
PROMOEX (TC...) - Documentos para análise e não objeção BID.
Seguirá para o BID, com vistas à não-objeção, APENAS a documentação completa,
segundo cada processo de licitação e /ou seleção, conforme enumerados acima, desde
que estejam em conformidade com o POA e tenha compatibilidade entre objetivo,
método e valor.
67
11. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
Tão logo seja recebida a não-objeção do BID, a Direção Nacional a enviará
imediatamente ao Subexecutor.
12. Fornecer, ao consultor selecionado, os TDR e Minuta de Contrato
Depois de recebida a não-objeção do BID, encaminhar ao Consultor melhor
qualificado os TDR e Minuta de Contrato.
13. Negociar c/ o consultor selecionado os TDR e Contrato, quando necessário.
14. Obter, se for o caso, novo parecer jurídico sobre a minuta do contrato negociado
15. Adjudicar, homologar e assinar contrato, anexando os Termos de Referência acordados
16. Enviar para o BID, via Direção Nacional, a cópia do contrato assinado antes do primeiro
pagamento
17. Publicar extrato do contrato assinado no Diário Oficial, no site do BID e no UNDB on line
18. Emitir Ordem de Serviço.
19. Acompanhar a execução dos trabalhos.
68
CONSULTOR INDIVIDUAL: (seleção internacional custo estimado equivalente ou
superior a US$ 50.000)
1. Elaborar os Termos de Referência – TDR
Compete à Área Demandante e à Unidade Executora Local – UEL elaborá-lo,
seguindo as orientações constantes neste Manual.
O objeto desse TDR deverá estar em conformidade com o POA, com o Plano de
Aquisições e ter coerência entre objetivo, valor estimado e modalidade selecionada.
2. Consultar e obter a resposta da unidade de gerenciamento de pessoal do subexecutor
Formalizar ao Órgão de Pessoal do Contratante se há servidor disponível para a
realização do objeto que se pretende.
A elaboração dessa consulta, bem como o monitoramento da resposta, são de
competência da Unidade de Coordenação do Programa. Essa consulta deverá ser
processada em conformidade com informações dos TDRs.
3. Adaptar Minuta Padrão BID de Contrato
O BID disponibilizou modelo padrão de Contrato de Consultor Individual.
Utilizar, preferencialmente, o modelo do Anexo IV - Remuneração Por Preço Global.
Para a utilização do modelo do Anexo III – Remuneração Com Base no Tempo há que
ter um controle preciso do tempo utilizado para o trabalho.
4. Elaborar Orçamento
Recomenda-se o apoio da área financeira para a elaborar o orçamento, considerando as
informações e modelo constantes no item 2.1.3, Título II, deste Manual.
5. Obter o parecer jurídico do subexecutor sobre os documentos mencionados nos itens 1,
2, 3 e 4
6. Publicar anúncio para captação de currículos.
Publicar anúncio para captação de currículo no UNDB on line e no site do BID
Fazer a publicação, também, mediante extrato de manifestação de interesse
simplificada publicado no Diário Oficial ou Portal Eletrônico de livre acesso. O inteiro
teor deverá estar em Portal Eletrônico de livre acesso.
Deve conter informações mínimas, porém suficientes para avaliar a experiência do
profissional. Solicitar apresentação de curriculum vitae.
O prazo para apresentação dos currículos deve estar previsto e ser no máximo 30 dias
antes da preparação da lista curta.
7. Receber os currículos.
8. Selecionar o mínimo de 3 currículos
Os consultores serão selecionados por meio da comparação das qualificações para o
serviço de pelo menos 3 candidatos entre aqueles que tenham manifestado interesse.
A capacidade é aferida com base nos:
a. Antecedentes acadêmicos
69
b. Experiência e,
c. Quando necessário, no conhecimento das condições locais, tais como local,
cultura, sistema administrativo e organização de governo e idioma.
9. Elaborar Relatório de Escolha do Consultor Individual
Utilizar o modelo disponibilizado de “Relatório de Escolha de Consultor Individual”.
Classificar os consultores interessados por ordem de mérito e indicar o melhor
qualificado para o trabalho.
10. Enviar, via Direção Nacional, documentos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8 e 9 para não objeção do
BID
Os documentos devem ser enviados para a Direção Nacional acompanhados pelo
FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS PARA
LICITAÇÃO/ SELEÇÃO, elaborado por essa DN, que tem por objetivo identificar
claramente o objetivo de cada processo, agilizando a análise. Esse formulário
acompanhará a documentação a ser enviada para o BID, após inclusão do parecer da
Direção Nacional
O envio da documentação deverá ser feito em meio impresso, até a liberação do SGP,
quando então deverá ser feita por meio desse Sistema de Gestão de Projeto.
É opcional, até que haja a liberação do SGP, o envio da documentação para o e-mail
projeto
[email protected] indicando no campo “Assunto”:
PROMOEX (TC...) - Documentos para análise e não objeção BID.
Seguirá para o BID, com vistas à não-objeção, APENAS a documentação completa,
segundo cada processo de licitação e /ou seleção, conforme enumerados acima, desde
que estejam em conformidade com o POA e tenha compatibilidade entre objetivo,
método e valor.
11. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
Tão logo seja recebida a não-objeção do BID, a Direção Nacional a enviará
imediatamente ao Subexecutor.
12. Fornecer, ao consultor selecionado, os TDR e Minuta de Contrato
Depois de recebida a não-objeção do BID, encaminhar ao Consultor melhor
qualificado os TDR e Minuta de Contrato.
13. Negociar c/ o consultor selecionado os TDR e Contrato, quando necessário.
14. Obter, se for o caso, novo parecer jurídico sobre a minuta do contrato negociado
15. Adjudicar, homologar e assinar contrato, anexando os Termos de Referência
acordados
16. Enviar para o BID, via Direção Nacional, a cópia do contrato assinado antes do
primeiro pagamento
17. Publicar extrato do contrato assinado no Diário Oficial, no site do BID e no UNDB on
line
18. Emitir Ordem de Serviço.
19. Acompanhar a execução dos trabalhos
70
2.5 PASSO A PASSO DOS PROCEDIMENTOS PARA LICITAÇÃO/AQUISIÇÃO
/CONTRAÇÃO DE BENS, OBRAS E SERVIÇOS que não os de Consultoria
ORIENTAÇÕES GERAIS:
a) os contratos devem ser adjudicados à concorrente cuja proposta for avaliada como a
mais baixa, sendo tal avaliação baseada no preço e, conforme apropriado, sempre que
a avaliação da proposta for baseada em fatores que possam ser quantificados
objetivamente. O critério de avaliação deverá estar expresso no Edital;
b) as disposições nos editais de licitação relacionadas a consórcios entre empresas
brasileiras e estrangeiras devem ser previamente aprovadas pelo Banco em cada caso;
c) para o propósito de aceitação de propostas, os editais de licitação não poderão
estabelecer preços mínimos ou máximos, nem faixas de preços;
d) o órgão executor e os Tribunais não poderão, sem a prévia aprovação do Banco, alterar
ordens de compras de modo de aumentar ou diminuir, em mais de 15%, a
quantidade de bens e serviços conexos sem uma alteração no preço unitário ou outros
termos e condições de venda.
e) evitar contratações/aquisições com objeto semelhante, com pequena intermitência
entre si. Tal prática pode caracterizar quebra de objeto visando à simplificação do
processo de aquisição. Para atividades demandadas regularmente, sugere-se a adoção de
processos mais complexos, com maior duração de vigência para a prestação de serviços.
f) A aquisição de equipamentos e suprimentos pode ser feita apenas para estruturação e
manutenção da UEL (ressalvadas as atividades de modernização tecnológica previstas
no projeto específico).
g) pesquisa de mercado o critério de apuração é sempre o menor preço (Global ou por
lote). A contratação dos serviços só poderá ser efetuada com comprovação da pesquisa
de mercado, fundamentada em no mínimo três propostas válidas.
71
LICITAÇÃO PUBLICA INTERNACIONAL (LPI): devem ser observados o disposto na
Seção II das Políticas Para a Contratação de Obras e Aquisição de Bens do BID.
A LPI será sempre aplicada nos casos abaixo relacionados:
valores iguais ou superiores a US$ 350,000
Aquisições de bens
valores iguais ou superiores a US$ 5,000.000
Contratação de Obras
A pré-qualificação é obrigatória nos casos:
ü obras complexas
ü obras de grande vulto
ü altos custos envolvidos na elaboração de propostas pormenorizadas que possa
desestimular a participação de interessados.
Tem por objetivo permitir que na licitação participem somente interessados qualificados;
evitar custos para interessados não qualificados e avaliar interesse dos possíveis licitantes.
A pré-qualificação deve basear-se inteiramente na capacidade e recursos dos potenciais
licitantes, de desempenhar satisfatoriamente as atividades previstas no contrato
considerando-se:
ü experiência e desempenho anterior em contratos similares,
ü capacidade em termos de pessoal, equipamento e instalações necessárias à execução
das obras ou à fabricação dos bens e,
ü situação financeira.
Ou seja, visa à comprovação de capacidade técnico-financeira e de idoneidade fiscal dos
licitantes, anterior aos processos licitatórios propriamente ditos.
72
LICITAÇÕES – BENS – Licitação Pública Internacional- LPI
1. Elaborar as Especificações Técnicas
É um documento técnico e fundamental para uma boa aquisição. (Ver Seção IVEscopo do Fornecimento, item 3 do modelo Bens LPN padrão, do BID)
As especificações deverão se basear em características essenciais e/ou requisitos de
desempenho.
Detalhar todos os itens do fornecimento, incluindo serviços conexos a serem
contratados/executados
Não utilizar especificações que inibam a competição ou excluam licitantes qualificados
Referências a marcas, números de catálogo ou classificações semelhantes devem ser
evitadas. Sendo necessário referir-se à marca ou ao número de catálogo de um
determinado fabricante, será adicionada à referência a expressão “ou equivalente”.
A especificação permitirá que sejam aceitas propostas de bens com características
similares e desempenho pelo menos substancialmente equivalente ao exigido.
Especificar testes, ensaios e condições para o recebimento dos bens.
2. Elaborar os Avisos de Licitação (Aviso Geral de Aquisições – AGA e Aviso Específico de
Licitação)
Elaborar minuta de Aviso Geral de Licitação – AGA e submeter ao BID, via Direção
Nacional (O AGA foi elaborado no início do Projeto)
Cabe ao BID a sua publicação no UNDB on-line e no site do Banco (item 2.7 da
GN2349-6).
Elaborar os Avisos Especifico de Licitação
Os editais de pré-qualificação ou licitação, conforme o caso, não poderão estar
disponíveis ao público antes da data de publicação do Aviso Geral de Licitações.
AVISO ESPECÍFICO DE AQUISIÇÃO
IDB[número]
BRASIL
Projeto: [nome]
Setor: [indicar]
Licitação Pública Internacional LPI Nº [indicar]
1. Este Aviso Específico de Aquisição (AEA) está relacionado com o Aviso Geral de Aquisições (AGA) para o Projeto
publicado na edição No [indicar] da publicação UN Development Business, com data de [indicar], e disponibilizado no site
das Nações Unidas a partir de [indicar].
2. O [indicar Mutuário] [solicitou ao / recebeu do] Banco Interamericano de Desenvolvimento – BID um empréstimo no valor
de [valor] para financiar o [nome do Projeto] e pretende aplicar parte dos recursos desse empréstimo no pagamento de
despesas elegíveis decorrentes do contrato [indicar o objeto do contrato], em função do qual faz publicar este aviso de
licitação.
3. O [indicar Mutuário] convida licitantes qualificados, oriundos de países elegíveis do BID a submeterem propostas em
envelopes fechados para a [indicar “fornecimento dos seguintes bens” ou “execução das seguintes obras”]: [listar os bens / as
obras ].
4. Os Licitantes elegíveis interessados poderão obter maiores informações junto ao [indicar nome da unidade encarregada], e
examinar os documentos de licitação, no endereço indicado no final do aviso, entre [indicar] horas, nos dias úteis.
5. Os Licitantes interessados poderão obter um conjunto completo dos documentos que integram o edital, em Português,
mediante a apresentação de solicitação por escrito ao [indicar nome da unidade encarregada], comprovando o recolhimento da
quantia não reembolsável de [indicar], através de [indicar como deve ser feito o recolhimento: banco, agência etc.].
73
6. As propostas deverão ser apresentadas no endereço indicado ao final, no mais tardar, até as [horas] do dia [data]. As
propostas recebidas fora do prazo serão recusadas. As propostas serão abertas na presença dos representantes dos Licitantes
que desejem participar do ato público de abertura, no endereço, data e hora indicados ao final.
7. Será exigida a apresentação na proposta de uma garantia de proposta, no valor equivalente a [indicar valor; caso o objeto
seja dividido em lotes, indicar valor por lote], numa das seguintes modalidades: garantia bancária; carta de crédito
irrevogável; cheque administrativo; ou [especificar outra modalidade aceitável, em concordância com o que será indicado nos
documentos de licitação].
8. Na avaliação da proposta serão empregados unicamente os fatores, métodos e critérios estabelecidos nos documentos de
licitação, a fim de determinar a proposta de menor preço avaliado.
9. Pedidos adicionais de informações devem ser dirigidos à:
Endereço:
Nome do Projeto:
Nome da Unidade:
Nome do funcionário:
Endereço completo e CEP:
Tel: [indicar o código do país e da localidade]
Fax: [indicar o código do país e da localidade]
Correio eletrônico: [indicar]
Portal: http//:[indicar]
3. Estimar custos (orçamento)
Deve-se estimar o orçamento completo do fornecimento, contendo todos os preços dos
bens e dos serviços conexos constantes das especificações técnicas.
Considerar: preços de mercado (unitário e quantidades); exigências contidas nas
especificações dos bens e serviços conexos; condições de pagamento, etc.
Reajuste de preços é contemplado se houver contrato e este ultrapassar o prazo de 18
meses
Obs: Os valores estimados feito pelo Contratante não podem ser divulgados.
4. Elaborar a documentação para a Licitação (Instruções aos Licitantes – IAL; Dados da
Licitação – DDL; Critérios de Avaliação e Qualificação; Formulários da Proposta; Países
Elegíveis; Escopo do Fornecimento; Condições Gerais de Contrato – CGC; Condições
Especiais de Contrato – CEC; e Formulários do Contrato)
Seguir modelo padrão LPI – Bens.
5. Obter o Parecer Jurídico do subexecutor sobre os documentos mencionados nos itens 2,3 e
4
6. Preencher o Formulário de Encaminhamento dos Documentos Para Licitação/Seleção
Os documentos devem ser enviados para a Direção Nacional acompanhados pelo
FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS PARA
LICITAÇÃO/ SELEÇÃO, elaborado por essa DN, que tem por objetivo identificar
claramente o objetivo de cada processo, agilizando a análise. Esse formulário
acompanhará a documentação a ser enviada para o BID, após inclusão do parecer da
Direção Nacional
7. Enviar, via Direção Nacional, os documentos mencionados nos itens 2, 3, 4, 5 e 6 para não
objeção do BID
O envio da documentação deverá ser feito em meio impresso, até a liberação do SGP,
quando então deverá ser feita por meio desse Sistema de Gestão de Projeto.
É opcional, até que haja a liberação do SGP, o envio da documentação para o e-mail
projeto
74
[email protected]
indicando no campo
PROMOEX (TC...) - Documentos para análise e não objeção BID.
“Assunto”:
Seguirá para o BID, com vistas à não-objeção, APENAS a documentação completa,
segundo cada processo de licitação e /ou seleção, conforme enumerados acima, desde
que estejam em conformidade com o POA e tenha compatibilidade entre objetivo,
método e valor.
8. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
9. Publicar o Aviso Específico de Licitação.
Publicar no UNDB on-line e no site do BID.
Publicar, também, em jornal de circulação nacional ou Diário Oficial (se disponível na
Internet) ou Portal Eletrônico de livre acesso. Pode ser publicado um extrato do Aviso
Específico de Licitação e disponibilizar seu inteiro teor em Portal Eletrônico de livre
acesso.
O Aviso Específico de Licitação deve ser publicado com antecedência suficiente para
permitir que os licitantes obtenham os editais de pré-qualificação ou de licitação,
elaborem e apresentem suas propostas
10. Aguardar o prazo indicado no Aviso Específico de Licitação para a apresentação das
propostas (mínimo de 45 dias), em envelope único, entregues em mãos ou pelo correio.
11. Receber as propostas
As propostas devem ser entregues em envelope único, em mãos ou pelo correio.
Não receber propostas fora do prazo regulamentar.
12. Abrir as propostas, em sessão pública
A abertura das propostas é um ato público.
Todas as propostas recebidas em tempo devem ser abertas e lidas em público, na
presença dos licitantes e seus representantes que desejarem assistir.
Deve-se elaborar Ata, contendo:
ü Referência a circunstâncias ou acontecimentos relevantes ocorridos durante a
abertura
ü Observações que os representantes dos licitantes queiram registrar.
Encerrar a sessão. Encerram-se, também, as informações a serem dadas aos licitantes e
a continuidade do processo passa a ser confidencial.
13. Fazer Relatório de Avaliação das propostas com recomendação de adjudicação
Procedimento interno da Comissão.
Identificar o licitante e verificar se a proposta:
ü
ü
ü
ü
ü
atende aos requisitos de elegibilidade.
contém documento que comprove a legitimidade para assinar a proposta
está com o preço proposto claramente especificado
está com eventuais erros aritméticos
está acompanhada de uma Garantia de Proposta (ou declaração, caso não
exigida a garantia) , na forma e valor estabelecidos
ü está substancialmente adequada às exigências do edital
75
ü está com os requisitos formais de qualificação (experiência, capacidade
financeira , entre outros).
Verificar o preço avaliado: calculado de acordo com os critérios estabelecidos no
edital e na quantidade x preço unitário.
14. Enviar, via Direção Nacional, o documento mencionado no item 13 para a não objeção do
BID
Utilizar o Formulário de Encaminhamento de Documentos, elaborado pela Direção
Nacional, mencionado no item 6, indicando a continuidade do processo de
licitação/seleção e manifestação do BID
15. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID à recomendação de adjudicação
16. Negociar, com concorrente vencedor, os termos da Ordem de Compra/Serviços e do
Contrato, se houver obrigações futuras
Pode-se negociar com o licitante de menor custo avaliado, a fim de procurar obter um
contrato satisfatório, mediante a redução do escopo e/ou uma realocação do risco e da
responsabilidade que possam se refletir na redução do preço do contrato.
No entanto, a redução substancial do escopo ou a modificação substancial dos
documentos do contrato poderá exigir nova licitação
17. Obter, se for o caso, novo parecer jurídico sobre o Contrato negociado
18. Publicar o Resultado da Adjudicação identificando as propostas, além das seguintes
informações: (a) o nome dos proponentes; (b) os preços das propostas conforme lidos na
sessão de abertura; (c) nome e preços avaliados de cada proposta; (d) propostas rejeitadas
– nome e razões; e (e) nome do vencedor, preço oferecido, duração e escopo resumido do
contrato
A publicação deve ser feita no UNDB on-line.
Deve acontecer no prazo de 2 semanas
Posteriormente, deve remeter ao BID essa informação (dados acima) para que o Banco
publique em seu site.
19. Assinar contrato, se houver obrigações futuras (prazo: 30 dias)
20. Proceder à devolução da Garantia de Proposta, se houver, apresentada pelos demais
licitantes
21. Publicar extrato do contrato assinado no Diário Oficial, se houver
22. Emitir Ordem de Compra/Serviço
23. Publicar resultado da licitação em site eletrônico do Estado/Tribunal de Contas (exigência
do art. 16, Lei nº 8.666/93)
24. Enviar para o BID a cópia da Ordem de Compra/Contrato assinado, quando houver, antes
do primeiro pagamento.
25. Acompanhar a execução dos trabalhos.
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LICITAÇÃO PUBLICA NACIONAL (LPN): devem ser observados o disposto na Seção
III das Políticas Para a Contratação de Obras e Aquisição de Bens do BID.
A LPN será sempre aplicada nos casos abaixo relacionados:
valores inferiores a US$ 350,000
Aquisições de bens
valores inferiores a US$ 5,000.000
Contratação de Obras
1. Elaborar as Especificações Técnicas
É um documento técnico e fundamental para uma boa aquisição. (Ver Seção IVEscopo do Fornecimento, item 3 do modelo Bens LPN padrão, do BID)
As especificações deverão se basear em características essenciais e/ou requisitos de
desempenho.
Detalhar todos os itens do fornecimento, incluindo serviços conexos a serem
contratados/executados.
Não utilizar especificações que inibam a competição ou excluam licitantes qualificados
Referências a marcas, números de catálogo ou classificações semelhantes devem ser
evitadas.
Sendo necessário referir-se à marca ou ao número de catálogo de um
determinado fabricante, será adicionada à referência a expressão “ou equivalente”. A
especificação permitirá que sejam aceitas propostas de bens com características
similares e desempenho pelo menos substancialmente equivalente ao exigido.
Especificar testes, ensaios e condições para o recebimento dos bens.
2. Elaborar o Aviso de Licitação
3. Estimar custos (orçamento)
Deve-se estimar o orçamento completo do fornecimento, contendo todos os preços dos
bens e dos serviços conexos constantes das especificações técnicas.
Considerar: preços de mercado (unitário e quantidades); exigências contidas nas
especificações dos bens e serviços conexos; condições de pagamento, etc.
Reajuste de preços é contemplado se houver contrato e este ultrapassar o prazo de 18
meses
Obs: Os valores estimados feito pelo Contratante não podem ser divulgados.
4. Elaborar a documentação para a Licitação (Instruções aos Licitantes – IAL; Dados da
Licitação – DDL; Critérios de Avaliação e Qualificação; Formulários da Proposta; Países
Elegíveis; Escopo do Fornecimento; Condições Gerais de Contrato – CGC; Condições
Especiais de Contrato – CEC; e Formulários do Contrato)
Seguir modelo padrão LPN – Bens.
5. Obter o Parecer Jurídico do subexecutor sobre os documentos mencionados nos itens 2,3 e
4
77
6. Preencher o Formulário de Encaminhamento dos Documentos Para Licitação/Seleção
Os documentos devem ser enviados para a Direção Nacional acompanhados pelo
FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS PARA
LICITAÇÃO/ SELEÇÃO, elaborado por essa DN, que tem por objetivo identificar
claramente o objetivo de cada processo, agilizando a análise. Esse formulário
acompanhará a documentação a ser enviada para o BID, após inclusão do parecer da
Direção Nacional
8. Enviar, via Direção Nacional, os documentos mencionados nos itens 2, 3, 4, 5 e 6 para não
objeção do BID
O envio da documentação deverá ser feito em meio impresso, até a liberação do SGP,
quando então deverá ser feita por meio desse Sistema de Gestão de Projeto.
É opcional, até que haja a liberação do SGP, o envio da documentação para o e-mail
projeto
[email protected] indicando no campo “Assunto”: PROMOEX
(TC...) - Documentos para análise e não objeção BID.
Seguirá para o BID, com vistas à não-objeção, APENAS a documentação completa,
segundo cada processo de licitação e /ou seleção, conforme enumerados acima, desde que
estejam em conformidade com o POA e tenha compatibilidade entre objetivo, método e
valor.
9. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
10. Publicar o Aviso de Licitação
Em jornal de circulação nacional ou Diário Oficial (se disponível na Internet) ou Portal
Eletrônico de livre acesso. Pode ser publicado um extrato do Aviso de Licitação e
disponibilizar seu inteiro teor em Portal Eletrônico de livre acesso
11. Aguardar o prazo indicado no Aviso de Licitação para a apresentação das propostas
(mínimo de 30 dias)
12. Receber as propostas
As propostas devem ser entregues em envelope único, em mãos ou pelo correio.
Não receber propostas fora do prazo regulamentar.
Quando da realização de Pregão Eletrônico, para a aquisição de bens de uso comum,
utiliza-se o Sistema Eletrônico do Governo Federal - COMPRASNET, único sistema
reconhecido pelo BID.
13. Abrir as propostas, em sessão pública
A abertura das propostas é um ato público.
Todas as propostas recebidas em tempo devem ser abertas e lidas em público, na presença
dos licitantes e seus representantes que desejarem assistir.
Deve-se elaborar Ata, contendo:
ü Referência a circunstâncias ou acontecimentos relevantes ocorridos durante a
abertura
ü Observações que os representantes dos licitantes queiram registrar.
78
Encerrar a sessão. Encerram-se, também, as informações a serem dadas aos licitantes e a
continuidade do processo passa a ser confidencial.
14. Fazer Relatório de Avaliação das propostas com recomendação de adjudicação
Procedimento interno da Comissão.
Identificar o licitante e verificar se a proposta:
ü
ü
ü
ü
ü
atende aos requisitos de elegibilidade, se houver participante estrangeiro.
contém documento que comprove a legitimidade para assinar a proposta
está com o preço proposto claramente especificado
está com eventuais erros aritméticos
está acompanhada de uma Garantia de Proposta (ou declaração, caso não
exigida a garantia) , na forma e valor estabelecidos
ü está substancialmente adequada às exigências do edital
ü está com os requisitos formais de qualificação (experiência, capacidade
financeira , entre outros).
Verificar o preço avaliado: calculado de acordo com os critérios estabelecidos no
edital e na quantidade x preço unitário.
15. Enviar, via Direção Nacional, o documento mencionado no item 13 para a não objeção do
BID
Utilizar o Formulário de Encaminhamento de Documentos, elaborado pela Direção
Nacional, mencionado no item 6, indicando a continuidade do processo de
licitação/seleção e manifestação do BID
16. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID à recomendação de adjudicação
17. Negociar, com concorrente vencedor, os termos da Ordem de Compra/Serviços e do
Contrato, se houver obrigações futuras
Pode-se negociar com o licitante de menor custo avaliado, a fim de procurar obter um
contrato satisfatório, mediante a redução do escopo e/ou uma realocação do risco e da
responsabilidade que possam se refletir na redução do preço do contrato.
No entanto, a redução substancial do escopo ou a modificação substancial dos
documentos do contrato poderá exigir nova licitação
18. Obter, se for o caso, novo parecer jurídico sobre o Contrato negociado
19. Publicar o Resultado da Adjudicação identificando as propostas, além das seguintes
informações: (a) o nome dos proponentes; (b) os preços das propostas conforme lidos na
sessão de abertura; (c) nome e preços avaliados de cada proposta; (d) propostas rejeitadas
– nome e razões; e (e) nome do vencedor, preço oferecido, duração e escopo resumido do
contrato.
A publicação deve ser feita no UNDB on-line.
Deve acontecer no prazo de 2 semanas
Posteriormente, deve remeter ao BID essa informação (dados acima) para que o Banco
publique em seu site.
19. Assinar contrato, se houver obrigações futuras, no prazo máximo de 30 (trinta) dias
20. Publicar extrato do contrato assinado no Diário Oficial, se houver
21. Emitir Ordem de Compra/Serviço
79
22. Publicar resultado da licitação em site eletrônico do Estado/Tribunal de Contas (exigência
do art. 16, Lei nº 8.666/93)
23. Enviar para o BID a cópia da Ordem de Compra/Contrato assinado, quando houver, antes
do primeiro pagamento.
24. Acompanhar a execução dos trabalhos.
80
COMPARAÇÃO DE PREÇOS: no mínimo de três, para assegurar preços competitivos.
Poderá ser adotada nos casos abaixo:
valores inferiores a
US$ 350,000
Contratação de Obras civis simples, de pequeno valor
valores inferiores a
US$ 100,000
Aquisições de bens disponíveis para entrega imediata, “de
prateleira”, produtos de pequeno valor, sujeitos à
especificação padronizada
LICITAÇÕES – BENS – Comparação de Preços
1. Elaborar as Especificações Técnicas
As especificações deverão se basear em características essenciais e/ou requisitos de
desempenho.
Referências a marcas, números de catálogo ou classificações semelhantes devem ser
evitadas.
Sendo necessário referir-se à marca ou ao número de catálogo de um determinado
fabricante, será adicionada à referência a expressão “ou equivalente”. A
especificação permitirá que sejam aceitas propostas de bens com características
similares e desempenho pelo menos substancialmente equivalente ao exigido.
Essas Especificações Técnicas serão incorporadas ao item III do Convite
2. Estimar custos (orçamento)
Fazer cotação de preços praticados no mercado, no mínimo de 03, para estimar custos
dos bens.
A cotação deverá obedecer às mesmas especificações para se avaliar o custo.
3. Elaborar o Convite e seus Anexos (I- Termo de Proposta, II- Planilha de Quantidades e
Preços e III - Especificações Técnicas).
Utilizar o modelo padrão de Comparação de Preços – Bens, disponibilizado pelo BID
Elaborar, se houver obrigação futura, Minuta de Contrato, adaptando o modelo padrão
definido para Comparação de Preços – Obras
4. Obter o parecer jurídico do subexecutor sobre os documentos mencionados nos itens 2
e3
5. Preencher o Formulário de Encaminhamento dos Documentos Para Licitação/Seleção
Os documentos devem ser enviados para a Direção Nacional acompanhados pelo
FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS PARA
LICITAÇÃO/ SELEÇÃO, elaborado por essa DN, que tem por objetivo identificar
claramente o objetivo de cada processo, agilizando a análise. Esse formulário
acompanhará a documentação a ser enviada para o BID, após inclusão do parecer da
Direção Nacional
81
6. Enviar, via Direção Nacional, os documentos mencionados nos itens 2, 3, 4 e 5 para
não objeção do BID
O envio da documentação deverá ser feito em meio impresso, até a liberação do SGP,
quando então deverá ser feita por meio desse Sistema de Gestão de Projeto.
É opcional, até que haja a liberação do SGP, o envio da documentação para o e-mail
projeto
[email protected]
indicando no campo
PROMOEX (TC...) - Documentos para análise e não objeção BID.
“Assunto”:
Seguirá para o BID, com vistas à não-objeção, APENAS a documentação completa,
segundo cada processo de licitação e /ou seleção, conforme enumerados acima, desde
que estejam em conformidade com o POA e tenha compatibilidade entre objetivo,
método e valor.
7. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
8. Enviar o Convite (item 3, incorporadas as modificações do BID, se houver) para, no
mínimo, 3 empresas
Recomenda-se o envio para mais empresas a fim de assegurar o mínimo de 03
propostas válidas.
Recomenda-se solicitar às empresas a apresentação de documentos que comprovem
sua regularidade, a fim de assegurar o procedimento licitatório.
9. Confirmar com as empresas convidadas a apresentação das propostas
Recomenda-se ligar para as empresas convidadas para assegurar o recebimento do
Convite e o interesse da participação na apresentação de propostas.
10. Aguardar o prazo indicado no Convite para a apresentação das propostas (de 10 a 20
dias)
11. Receber e abrir as propostas.
As propostas podem ser submetidas por carta, fax ou meio eletrônico.
Não há sessão pública de abertura.
12. Fazer Relatório de Avaliação das propostas com recomendação de adjudicação
Procedimento interno da Comissão, sem a necessidade de sessão pública
Registrar todas as propostas recebidas
Aplicar práticas sólidas de avaliações públicas ou comerciais, assegurando o menor
preço que atenda às especificações técnicas.
Indicar no Relatório a recomendação de adjudicação àquele licitante que oferecer
menor preço e que cumprir as condições do convite.
13. Enviar, via Direção Nacional, para o BID, o documento mencionado no item 12
Utilizar o Formulário de Encaminhamento de Documentos, elaborado pela Direção
Nacional, mencionado no item 5, indicando a continuidade do processo de
licitação/seleção e manifestação do BID
14. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID à recomendação de adjudicação
15. Negociar, com concorrente vencedor, os termos da Ordem de Compra/Serviços e do
Contrato, se for o caso
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Os termos da proposta aceita serão incorporados à ordem de compra/serviço ou
contrato simplificado.
16. Obter, se for o caso, novo parecer jurídico sobre o Contrato negociado
17. Publicar o Resultado da Adjudicação identificando as propostas, além das seguintes
informações: (a) o nomes dos proponentes; (b) os preços lidos das propostas; (c) nome
e preços avaliados de cada proposta; (d) propostas rejeitadas – nome e razões; e (e)
nome do vencedor, preço oferecido, duração e escopo resumido do contrato. Tal
publicação deve se dar no prazo de duas semanas após o recebimento da não-objeção à
recomendação de adjudicação (obs: existe proposta para eliminação desse passo,
ainda não confirmada pelo BID)
A publicação deve ser feita no UNDB on-line.
Deve acontecer no prazo de 2 semanas
Posteriormente, deve remeter ao BID essa informação (dados acima) para que o Banco
publique em seu site.
18. Assinar contrato, se houver obrigações futuras
O contrato deverá ser assinado no prazo máximo de 30 (trinta) dias
19. Publicar extrato do contrato assinado no Diário Oficial, se houver
20. Emitir Ordem de Compra/Serviço
21. Publicar resultado da licitação em site eletrônico do Estado/Tribunal de Contas
(exigência do art. 16, Lei nº 8.666/93)
22. Enviar para o BID, via Direção Nacional, a cópia do contrato assinado antes do
primeiro pagamento.
23. Acompanhar a execução dos trabalhos/fornecimento dos bens, atestando serviços e/ou
bens recebidos.
83
LICITAÇÕES – OBRAS – Comparação de Preços
1. Elaborar as Especificações Técnicas, com base no Projeto Básico da obra.
Documento técnico importantíssimo para boa contratação. Detalhar/caracterizar os
serviços que se quer a fim de que o proponente apresente sua proposta de forma a
atender as expectativas da concedente.
Incluir desenhos e plantas, se for o caso.
Especificar testes e condições para o recebimento das obras, se for o caso.
Essas Especificações Técnicas serão incorporadas ao item III do Convite
2. Estimar custos (orçamento)
Elaborar o orçamento contendo todos os serviços constantes das Especificações
Técnicas, considerando os preços de mercado.
As cotações podem ser obtidas por fax, cartas ou por meio eletrônico.
3. Elaborar Edital (Convite, Instruções aos Concorrentes (IAC), Condições Gerais do
Contrato (CGC), Formulários Padrão e Informação da Qualificação dos Concorrentes,
Modelos de Garantias, Especificações Técnicas, Desenhos e Planilhas de Quantidades
e Cronograma de Atividades)
4. Obter o parecer jurídico do subexecutor sobre os documentos mencionados nos itens 2
e 3.
5. Preencher o Formulário de Encaminhamento dos Documentos Para Licitação/Seleção
Os documentos devem ser enviados para a Direção Nacional acompanhados pelo
FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS PARA
LICITAÇÃO/ SELEÇÃO, elaborado por essa DN, que tem por objetivo identificar
claramente o objetivo de cada processo, agilizando a análise. Esse formulário
acompanhará a documentação a ser enviada para o BID, após inclusão do parecer da
Direção Nacional
6. Enviar, via Direção Nacional, para não objeção do BID, os documentos mencionados
nos itens 2, 3, 4 e 5
O envio da documentação deverá ser feito em meio impresso, até a liberação do SGP,
quando então deverá ser feita por meio desse Sistema de Gestão de Projeto.
É opcional, até que haja a liberação do SGP, o envio da documentação para o e-mail
projeto
[email protected]
indicando no campo
PROMOEX (TC...) - Documentos para análise e não objeção BID.
“Assunto”:
Seguirá para o BID, com vistas à não-objeção, APENAS a documentação completa,
segundo cada processo de licitação e /ou seleção, conforme enumerados acima, desde
que estejam em conformidade com o POA e tenha compatibilidade entre objetivo,
método e valor.
7. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
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8. Enviar o Convite (item 3, incorporadas as modificações do BID, se houver) para, no
mínimo, 3 empresas
Recomenda-se o envio para mais empresas a fim de assegurar o mínimo de 03
propostas válidas.
Recomenda-se solicitar às empresas a apresentação de documentos que comprovem
sua regularidade, a fim de assegurar o procedimento licitatório.
9. Confirmar com as empresas convidadas a apresentação das propostas
Recomenda-se ligar para as empresas convidadas para assegurar o recebimento do
Convite e o interesse da participação na apresentação de propostas.
10. Aguardar o prazo indicado no Edital para a apresentação das propostas (de 10 a 20
dias)
11. Receber e abrir as propostas.
As propostas podem ser submetidas por carta, fax ou meio eletrônico.
Não há sessão pública de abertura.
12. Fazer Relatório de Avaliação das propostas com recomendação de adjudicação
Procedimento interno da Comissão, sem a necessidade de sessão pública
Registrar todas as propostas recebidas
Aplicar práticas sólidas de avaliações públicas ou comerciais, assegurando o menor
preço que atenda às especificações técnicas.
Indicar no Relatório a recomendação de adjudicação àquele licitante que oferecer
menor preço e que cumprir as condições do convite.
13. Enviar, via Direção Nacional, para o BID, o documento mencionado no item 12.
Utilizar o Formulário de Encaminhamento de Documentos, elaborado pela Direção
Nacional, mencionado no item 5, indicando a continuidade do processo de
licitação/contratação e manifestação do BID
14. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID à recomendação de adjudicação
15. Negociar, com concorrente vencedor, os termos do Contrato
16. Os termos da proposta aceita serão incorporados ao contrato simplificado.
17. Obter, se for o caso, novo parecer jurídico sobre o Contrato negociado
18. Publicar o Resultado da Adjudicação identificando as propostas, além das seguintes
informações: (a) os nomes dos proponentes; (b) os preços lidos das propostas; (c)
nome e preços avaliados de cada proposta; (d) propostas rejeitadas – nome e razões; e
(e) nome do vencedor, preço oferecido, duração e escopo resumido do contrato. Tal
publicação deve se dar no prazo de duas semanas após o recebimento da não-objeção à
recomendação de adjudicação (obs: existe proposta para eliminação desse passo,
ainda não confirmada pelo BID)
A publicação deve ser feita no UNDB on-line.
Deve acontecer no prazo de 2 semanas
Posteriormente, deve remeter ao BID essa informação (dados acima) para que o Banco
publique em seu site.
85
19. Assinar contrato
O contrato deverá ser assinado no prazo máximo de 30 (trinta) dias
20. Publicar extrato do contrato assinado no Diário Oficial
21. Emitir Ordem de Serviço.
22. Enviar para o BID a cópia do contrato assinado antes do primeiro pagamento.
23. Acompanhar a execução dos trabalhos.
86
LICITAÇÕES – Serviços Técnicos – Comparação de Preços
1. Elaborar as Especificações Técnicas do Serviço.
As especificações dos serviços deverão se basear em características essenciais e/ou
requisitos de desempenho dos serviços.
Devem-se detalhar/caracterizar os serviços que se quer a fim de que o proponente
apresente sua proposta de forma a atender as expectativas da concedente.
Essas Especificações Técnicas serão incorporadas ao item III do Convite
2. Estimar custos (orçamento)
Fazer cotação de preços praticados no mercado, no mínimo de 03, para estimar custos
dos serviços
A cotação deverá obedecer às mesmas especificações para se avaliar o custo.
3. Elaborar Convite e anexos, e Minuta de Contrato
Não foi disponibilizado modelo de Comparação de Preços para Serviços que não os de
Consultoria. Deve-se adaptar ao modelo de obras.
(Obs. Enviada para o BID documentação de um Subexecutor. Se aprovado pelo BID, a
DN a disponibilizará como subsídio)
4. Obter o parecer jurídico do subexecutor sobre os documentos mencionados nos itens 2 e 3
5. Preencher o Formulário de Encaminhamento dos Documentos Para Licitação/Seleção
Os documentos devem ser enviados para a Direção Nacional acompanhados pelo
FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS PARA
LICITAÇÃO/ SELEÇÃO, elaborado por essa DN, que tem por objetivo identificar
claramente o objetivo de cada processo, agilizando a análise. Esse formulário
acompanhará a documentação a ser enviada para o BID, após inclusão do parecer da
Direção Nacional
6. Enviar, via Direção Nacional, os documentos mencionados nos itens 2, 3, 4 e 5 para
não objeção do BID
O envio da documentação deverá ser feito em meio impresso, até a liberação do SGP,
quando então deverá ser feita por meio desse Sistema de Gestão de Projeto.
É opcional, até que haja a liberação do SGP, o envio da documentação para o e-mail
projeto
[email protected]
indicando no campo
PROMOEX (TC...) - Documentos para análise e não objeção BID.
“Assunto”:
Seguirá para o BID, com vistas à não-objeção, APENAS a documentação completa,
segundo cada processo de licitação e /ou seleção, conforme enumerados acima, desde
que estejam em conformidade com o POA e tenha compatibilidade entre objetivo,
método e valor
7. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID
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8. Enviar o Convite (item 3, incorporadas as modificações do BID, se houver) para, no
mínimo, 3 empresas
Recomenda-se o envio para mais empresas a fim de assegurar o mínimo de 03
propostas válidas.
Recomenda-se solicitar às empresas a apresentação de documentos que comprovem
sua regularidade, a fim de assegurar o procedimento licitatório.
9. Confirmar com as empresas convidadas a apresentação das propostas
Recomenda-se ligar para as empresas convidadas para assegurar o recebimento do
Convite e o interesse da participação na apresentação de propostas.
10. Aguardar o prazo indicado no Convite para a apresentação das propostas (de 10 a 20
dias)
11. Receber e abrir as propostas.
As propostas podem ser submetidas por carta, fax ou meio eletrônico.
Não há sessão pública de abertura.
12. Fazer Relatório de Avaliação das propostas com recomendação de adjudicação
Procedimento interno da Comissão, sem a necessidade de sessão pública
Registrar todas as propostas recebidas
Aplicar práticas sólidas de avaliações públicas ou comerciais, assegurando o menor
preço que atenda às especificações técnicas.
Indicar no Relatório a recomendação de adjudicação aquele licitante que oferecer
menor preço e que cumprir as condições do convite.
13. Enviar, via Direção Nacional, para o BID, o documento mencionado no item 12
Utilizar o Formulário de Encaminhamento de Documentos, elaborado pela Direção
Nacional, mencionado no item 5, indicando a continuidade do processo de
licitação/seleção e manifestação do BID
14. Receber, via Direção Nacional, a manifestação do BID à recomendação de adjudicação
15. Negociar, com concorrente vencedor, os termos da Ordem de Serviços/ Contrato
Os termos da proposta aceita serão incorporados à ordem de serviço/ contrato
simplificado.
16. Obter, se for o caso, novo parecer jurídico sobre o Contrato negociado
17. Publicar o Resultado da Adjudicação identificando as propostas, além das seguintes
informações: (a) o nomes dos proponentes; (b) os preços lidos das propostas; (c) nome
e preços avaliados de cada proposta; (d) propostas rejeitadas – nome e razões; e (e)
nome do vencedor, preço oferecido, duração e escopo resumido do contrato. Tal
publicação deve se dar no prazo de duas semanas após o recebimento da não-objeção à
recomendação de adjudicação (obs: existe proposta para eliminação desse passo,
ainda não confirmada pelo BID)
A publicação deve ser feita no UNDB on-line.
Deve acontecer no prazo de 2 semanas
Posteriormente, deve remeter ao BID essa informação (dados acima) para que o Banco
publique em seu site.
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18. Assinar contrato no prazo máximo de 30 (trinta) dias
19. Publicar extrato do contrato assinado no Diário Oficial
20. Emitir Ordem de Serviço.
21. Enviar para o BID a cópia do contrato assinado antes do primeiro pagamento.
22. Acompanhar a execução dos trabalhos.
CONTRATAÇÃO DIRETA pela UEL
A UEL poderá realizar contratações diretas de Agência Especializada para a prestação de
apoio técnico, exclusivamente nos processos de aquisição de bens, serviços de consultoria e
obras de adequação, sem prévia consulta a DN-PROMOEX/UCP/MP, desde que devidamente
previsto no POA, salvo, nos primeiros 12 meses contado da data da primeira licitação ou, se
não houver licitação, da data da primeira contratação de serviços do Programa, quando todos
os contratos, independentemente de seu montante e da Fonte de recursos utilizada, devem ser
revisados previamente pelo BID, com vistas à não objeção.
89
3. AQUISIÇÕES COMPARTILHADAS
90
TÍTULO III - DA DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO
CONCEITO
Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às
atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos
nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo
Permanente.
OBJETIVOS
§ Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e
destinação dos documentos.
§ Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal,
histórico ou científico.
§ Garantir o uso adequado da micrografia e de outras técnicas de gerenciamento eletrônico de
documentos.
§ Assegurar o acesso a informação governamental quando e onde se fizer necessária ao
governo e aos cidadãos.
§ Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por
seu valor histórico e científico.
1. A CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS NA UEL
Os documentos na UCP podem ser divididos em cinco categorias:
• Documentos Processuais: Referentes a processos licitatórios, convênios, pesquisas de
mercado, contratação de pessoa física, entre outros;
• Correspondências oficiais: Referentes aos ofícios, memorandos e demais correspondências
emitidas pelos representantes dos Programas;
• Documentos financeiros/Orçamentários: Referentes a toda e qualquer movimentação
financeira ou orçamentária que ocorrer no âmbito dos Programas.
• Documentos do Programa: Referentes aos documentos oficiais do Programa, tais como
contratos de empréstimo, Portarias, Relatórios gerados, entre outros; e
• Documentos de Auditoria: referente a toda documentação gerada nas auditorias realizadas
nos Programas, tais como relatórios de auditoria, questionamentos e respostas, entre outros.
1.1. Correspondências Oficiais
Nesta categoria são arquivados todas as correspondências pertinentes ao Programa.
Enquadram-se nesta categoria os Ofícios (circulares ou não), Memorandos, Cartas, Faxes e Emails.
Para as correspondências emitidas pelo programa, deverá ser adotada a numeração crescente,
separada por ano, para cada categoria de documento. Ou seja, ofícios deverão ter sua
numeração própria, assim como os memorandos, as cartas e demais documentos.
91
Para as correspondências recebidas, deverão ser arquivadas em pasta separada (Ofícios
recebidos 2004, i.e), com a correspondente referência à manifestação do Programa (resposta,
questionamento). Esta referência pode ser uma cópia da manifestação do Programa, como
apenas a anotação, à lápis, das referências (nº e data do ofício, memorando).
Mais uma vez, a documentação deverá ser arquivada em ordem cronológica, para cada
categoria de correspondência. Desta maneira, as correspondências começarão sempre com o
número 01/ano corrente, e assumem a numeração crescente a partir daí. Para a correta
numeração, deve ser determinada uma numeração para cada categoria de documento expedido
(todos os ofícios recebem a mesma numeração, assim como os memorandos e cartas).
Correspondências que demandem resposta ou informação complementar deverão ser
arquivadas nas respectivas pastas, todavia uma cópia do documento deverá ficar sob controle
do responsável pelo arquivo, para constante monitoramento.
Ainda, é de praxe a manutenção de um Caderno de Registro de Correspondências, onde são
anotadas, de maneira resumida, as informações do documento expedido (número do ofício,
data, destino e assunto).
1.2. Documentos Processuais:
A documentação processual refere-se sempre à execução do Programa propriamente dita.
Trata-se de toda e qualquer informação referente aos procedimentos para execução efetiva dos
objetivos do Programa em tela.
A pasta de documentos processuais deve sempre ser iniciada com uma motivação de abertura
de processo (Plano de Trabalho, Projeto Básico ou ofício de solicitação) e finalizada com a
celebração de instrumento contratual ou extinção formal do processo.
Para tal categoria, será sempre definido um Número de Processo, pela Unidade de Execução
ou por Organismo Parceiro. Neste processo deverão constar todas as informações trocadas
(ofícios, e-mails, documentos, etc), organizados cronologicamente.
Nos casos de processos numerados pela própria coordenação, deverá ser seguida uma ordem
numérica crescente, separada pelo ano de execução. Isto garantirá a lisura na condução dos
procedimentos licitatórios.
Processos que não culminaram em relação contratual alguma (processos vazios ou com erros
formais) deverão contemplar numeração processual e baixa (cancelamento). Não é permitido
o cancelamento do processo e dos documentos gerados, tampouco o aproveitamento da
numeração utilizada.
Nos casos de processos que culminarem em acordos, contratos ou documentos afins, deverá
ser feita referência ao contrato/acordo e à identificação financeira do Beneficiário na capa do
Processo.
Os processos serão arquivados em pastas individuais. Como, na maioria das vezes os
procedimentos adotados para contratação ou aquisição duram mais de um mês, toda a
documentação deverá ser arquivada tempestivamente (no momento de sua expedição) e,
somente após a finalização do processo, deverá ter suas páginas numeradas e rubricadas pelo
técnico responsável.
92
A organização desta categoria de documentos é de relevada importância, em especial nas
missões de auditoria que requerem que a documentação pertinente à execução dos Programas
esteja disponível e de fácil acesso à consulta pelo prazo de 05 (cinco) anos a contar da data de
sua expedição.
Ressalta-se aqui que no caso de expedição de ofícios, memorandos ou quaisquer
correspondências emitidos para os processos do Programa, uma cópia também deverá ser
apensada na categoria de “Correspondências Oficiais”.
OBS: Todos os ofícios, memorandos e quaisquer correspondências emitidas nesta categoria
deverão ser arquivadas em seus respectivos processos e também deverá ser apensada uma
cópia à respectiva categoria, no arquivo de Correspondências Oficiais.
1.3. Documentos financeiros ou orçamentários:
Documentos financeiros ou orçamentários são aqueles que originam e comprovam
pagamentos, destaques ou qualquer outra movimentação financeira enquadrada na Execução
do Programa. Toda a documentação financeira e orçamentária refere-se aos desembolsos do
Programa e são, portanto, constantemente consultados e servem de base para toda e qualquer
análise de auditoria.
Comportam nesta categoria, principalmente, as comprovações de:
• Pagamentos de obrigações contratuais a terceiros Consultores Pessoa Física;
• Pagamentos de obrigações contratuais a terceiros – Consultores pessoa Jurídica;
• Pagamentos de serviços eventuais;
• Diárias concedidas;
• Comprovações de viagens oficiais realizadas; e
• Destaques efetuados mediante a celebração de acordos e convênios firmados entre Órgãos
da Administração Pública Federal.
Para facilitar o arquivamento e consulta de documentos desta natureza, o arquivamento das
movimentações é realizada por usuário. Convencionou-se numerar o Usuário com um
“Número de TOR”, onde cada beneficiário recebe sua identificação e todos os desembolsos
feitos em seu nome são arquivados na mesma pasta.
O Número de TOR é também seqüencial. Em virtude do grande número de potenciais
beneficiários na execução do Programa, é extremamente recomendável que se tenha uma lista
dos beneficiários, com sua respectiva identificação, para consulta anterior ao registro de novos
números. A dupla identificação de beneficiários pode acarretar em muitas dificuldades para a
consulta e correta apuração de fatos, pela consultoria.
Todos as movimentações feitas em nome de um beneficiário devem ser arquivadas na mesma
pasta, com a identificação da relação contratual ou característica da movimentação
(pagamentos, diárias, reembolsos, etc). Desta maneira, na pasta de um beneficiário, podem
constar diversos tipos de movimentações financeiras, tais como solicitações de viagens e
diárias, pagamentos de obrigações contratuais, reembolsos, etc.
Para cada categoria de movimentação, existem documentos padrões que devem compor o
processo financeiro propriamente dito. São estas:
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a) Pagamentos de Obrigações contratuais a Terceiros (Pessoa Física e Jurídica): no caso de
pagamentos efetuados no âmbito de obrigações contratuais, deverão sempre constar os
seguintes documentos:
• Cópia do Produto desenvolvido (sempre que possível);
• Caso não haja possibilidade de concessão de cópia do produto, acrescentar relatório de
atividades;
• No caso de aquisições, onde os produtos entregues não podem ser anexados, a nota fiscal
devidamente atestada comprova a recepção dos produtos;
• Nota fiscal devidamente atestada pelo responsável pela contratação/aquisição(pessoa
jurídica);
• Nota técnica atestando o produto entregue;
• Cópia da movimentação do pagamento no Sistema de Gestão de Projetos; e
• Cópia da confirmação de transferência bancária.
b) Pagamentos de Serviços Eventuais (aplicável apenas à pessoa física): Como a prestação de
serviços eventuais não gera contrato entre as partes (Programa e beneficiário), faz-se
necessária a composição de documentação completa para o pagamento, com os seguintes
documentos:
• TOR, definindo o escopo dos serviços;
• Documento justificando a contratação direta do beneficiário (motivação da dispensa de
licitação por preço ou notório saber);
• Cópia do Produto desenvolvido (sempre que possível), ou relatório de atividades
desenvolvidas;
• Nota Técnica atestando o produto entregue;
• Currículo do Beneficiário;
• Cópia da movimentação do pagamento no Sistema de Gestão de Projetos; e
• Cópia da confirmação de transferência bancária.
c) Diárias Concedidas e comprovações das viagens realizadas: no caso das diárias concedidas,
são necessários os seguintes documentos:
• Comprovação da realização da viagem, mediante a entrega dos cartões de embarque;
• No caso de extravios dos cartões de embarque, declaração de punho do beneficiário
relatando o fato;
• Relatório de viagem;
• Cópia da movimentação do pagamento no Sistema de Gestão de Projetos;
• Cópia da confirmação de transferência bancária.
d) Destaques efetuados mediante a celebração de acordos e convênios firmados entre Órgãos
da Administração Pública: para estes processos, normalmente sob a forma de convênios, são
necessários os seguintes documentos:
• Termo de Convenio, constando o Plano de Trabalho e o Cronograma de desembolso
proposto;
• Destaque orçamentário entre Unidades Gestoras (UG)
• Movimentações financeiras realizadas mediante a cópia da movimentação no SIAFI;
• Cópia da movimentação do destaque no SGP.
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A grande maioria dos documentos que compõem a movimentação financeira devem constar
também na Solicitação de Pagamento efetuada no SGP, de forma a manter um arquivo virtual
das movimentações financeiras.
OBS: Todos os ofícios, memorandos e quaisquer correspondências emitidas nesta categoria
deverão ser arquivadas em seus respectivos processos e também deverá ser apensada uma
cópia à respectiva categoria, no arquivo de Correspondências Oficiais.
1.4. Documentos do Programa
Os documentos de Programa detêm uma característica peculiar, a de sua constância. Não são
documentos que costumam ser circulados, mas servem para consulta a todos os beneficiários
do Programa.
Podem ser considerados Documentos de Programa:
• Acordo de Empréstimo;
• Documento de Projeto (Assistência Técnica prestada por Organismo Internacional) PRODOC;
• Revisões do Acordo de Empréstimo;
• Revisões substantivas do PRODOC – onde são alteradas as características de execução do
Programa;
• Revisões Mandatárias do PRODOC – onde são alteradas as características orçamentárias do
Programa;
• Regulamento Operacional do Programa;
• Manuais de Execução;
• Convênios firmados;
• Planos Operativos Anuais;
• Planos de Aquisições;
• Planos de Capacitação; e
• Relatórios Gerenciais enviados ao BID.
Por se tratarem de documentos para consulta, as versões originais dos documentos de
programa devem ser arquivadas em local apropriado, preferencialmente trancadas em armário
e não devem ser manipuladas constantemente. Para consulta, devem ser disponibilizadas
cópias aos interessados.
OBS: Todos os ofícios, memorandos e quaisquer correspondências emitidas relativas a esta
categoria deverão ser arquivadas em seus respectivos processos e também deverá ser apensada
uma cópia à respectiva categoria, no arquivo de Correspondências Oficiais.
1.5. Documentos de Auditoria
Os documentos de Auditoria são todos os documentos gerados no âmbito das missões de
Auditoria do Tribunal de Contas da União – TCU e da Secretaria Federal de Controle Interno
– SFC. Adicionalmente, compõem os documentos de auditoria os Relatórios de Progresso
semestrais e prestações de contas ao BID, posto que toda a documentação é submetida à
análise das auditorias.
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Por se trataram de documentação de natureza diversa, também detém uma metodologia
específica para arquivamento, como se segue.
Documentos de Auditoria da SFC: as missões de auditoria da SFC ocorrem duas vezes ao ano
e são identificadas pelo número da missão, fornecido pela própria SFC, no ofício de
informação dos dados da Missão (i.e. Missão de Auditoria nº 1567/2005). O número da
Missão é o referencial para toda a documentação trocada e todos os arquivos gerados devem
ser guardados no mesmo tomo, organizados em ordem cronológica.
Via de regra, os arquivos de auditoria da SFC são compostos de (i) Solicitação de
Documentação para análise, (ii) Questionamento feitos pela equipe de auditoria, (iii)
Respostas da Coordenação do Programa e (iv) Anexos – onde são arquivadas as cópias das
documentações fornecidas e complementações às respostas.
Documentos de Auditoria do TCU: as missões de auditoria do TCU ocorrem, via de regra,
uma vez ao ano, e excepcionalmente, quando o Tribunal entender necessário. Similar às
missões da SFC, o TCU também tem numeração própria de suas missões, que servem de base
para a composição do arquivo da Auditoria realizada.
Via de regra, os arquivos de auditoria do TCU são compostos de (i) Solicitação de
Documentação para análise, (ii) Questionamento feitos pela equipe de auditoria, (iii)
Respostas da Coordenação do Programa e (iv) Anexos – onde são arquivadas as cópias das
documentações fornecidas e complementações às respostas.
Relatórios de Progresso e Relatórios Financeiros, Prestações de contas e Inspeções: os
relatórios emitidos pelo Programa ao BID e aos órgãos de controle devem ser numerados
seqüencialmente e arquivados separadamente, ano a ano.
No caso do Relatório de Progresso semestral, faz-se sempre referência ao Semestre em
questão. Ainda devem ser apensados ao Relatório os ofícios de encaminhamento ao BID, à
Agência Brasileira de Cooperação – ABC e a Secretaria de Assuntos Internacionais do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão – SEAIN/MP e aos Órgãos de Controle.
Para os Relatórios de Prestações de Contas, emitidas a cada desembolso gasto, devem ser
adotada a numeração seqüencial (Relatório de Prestação de Contas nº1/2004, i.e), com tomos
específicos para cada relatório. Os relatórios devem conter os formulários obrigatórios
específicos para prestação de contas, a execução financeira do Programa à conta dos recursos
do empréstimo e da contrapartida, acompanhada dos documentos necessários à comprovação
dos gastos efetuados. Toda a documentação pertinente, emitida pelo Programa e recebida
pelos órgãos parceiros deverá ser apensada em um único arquivo, que deverá ter suas páginas
numeradas e rubricadas, sendo arquivadas em ordem cronológica.
No caso dos Relatórios Financeiros Parciais, encaminhados anualmente ao BID, onde deverá
estar evidenciada a utilização dos recursos do financiamento e da contrapartida, acompanhado
das demonstrações financeiras de cada Projeto, devidamente auditadas pela SFC, deverá ser
criada também tomo próprio, onde deverá constar toda a documentação enviada e possíveis
questionamentos e glosas. Toda a documentação pertinente, emitida pelo Programa e recebida
pelos órgãos parceiros deverá ser apensada em um único arquivo, que deverá ter suas páginas
numeradas e rubricadas, sendo arquivadas em ordem cronológica.
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OBS: Todos os ofícios, memorandos e quaisquer correspondências emitidas nesta categoria
deverão ser arquivadas em seus respectivos processos e também deverá ser apensada uma
cópia à respectiva categoria, no arquivo de Correspondências Oficiais.
Com base na legislação vigente, a organização dos arquivos do PRMOEX nas UELs e
UCP deverão atender às normas vigentes do Arquivo Nacional, dentro dos moldes
estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
2. A CLASSIFICAÇÃO SEGUNDO A NORMA REGULAMENTAR:
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - CCD
2.1. Conceito
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de trabalho
utilizado nos arquivos correntes setoriais para classificar todo e qualquer documento
produzido ou recebido por determinado órgão no exercício de suas atividades e funções.
Este código de classificação segue o método duplex onde a relação de hierarquia entre
as classes de assuntos é indicada pelos traços-de-união. Assim, quanto maior o número
de dígitos separados, cada um, por um traço-de-união, maior sua subordinação ao dígito
único (sem traço-de-união) correspondente.
Em outras palavras, classificam-se os documentos em classes e subclasses de assuntos,
sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as
atividades e funções do órgão. Cada classe ou subclasse de assunto possui um código
numérico correspondente. A Classe 0 - Administração Geral e a Classe 1 - Assuntos
Diversos referem-se aos assuntos comuns a todos os órgãos públicos estaduais, como
por exemplo, recursos humanos, material, orçamento e finanças. A seqüência, a partir
da Classe 2, destina-se à classificação de assuntos específicos (atividades-fim) de cada
órgão.
2.2. Como classificar os documentos segundo este código?
De acordo com o código de classificação, o arquivamento de documentos é feito por
assunto (conteúdo do documento), possibilitando agrupar diversas espécies documentais
(ofício, memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo tema em uma única pasta. A
classificação deve ser realizada por servidores treinados, que conheçam a estrutura e
funcionamento do órgão, encarregados das atividades de recebimento, registro,
expedição, bem como do controle da tramitação e arquivamento dos documentos, de
acordo com os seguintes itens:
a) receber o documento para registro e classificação;
b) analisar o conteúdo dos documentos verificando a existência ou não de antecedentes
e, em caso afirmativo, fazer a juntada;
c) determinar o assunto do documento através da leitura e escolher o código numérico
que o representa de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo;
d) anotar a lápis no canto superior direito do documento o código numérico atribuído ao
assunto;
e) proceder às rotinas de preparo estabelecidas para a tramitação dos documentos
(registro, colocar capa de processo quando for o caso, etc.) e encaminhar para
distribuição.
OBS. Quando o documento estiver acompanhado de anexo(s), este(s) deverá(ão)
receber o código correspondente ao documento.
2.3. Código de Classificação de documentos de arquivo das atividades-meio dos
órgãos
Os documentos acumulados relativos às atividades-meio dos órgãos públicos
devem ser classificados na Classe 0 - Administração Geral ou na Classe 1 – Assuntos
Diversos, conforme o assunto. Para que o Código de Classificação possa ser
devidamente aplicado, deve-se identificar o assunto do documento e o seu respectivo
código. O documento tendo sido classificado, automaticamente receberá uma
temporalidade, prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos, que indica os
prazos de guarda em cada fase de arquivamento, sua eliminação ou guarda permanente.
3. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
3.1. Conceito
A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, é o registro esquemático do ciclo
de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão, determinando os prazos
de guarda desses no Arquivo Corrente, transferência para o Arquivo Intermediário,
eliminação ou recolhimento para o Arquivo Permanente.
3.2. Como utilizar a tabela de temporalidade?
A Tabela de temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de seleção e
avaliação da documentação. Proceder da seguinte forma:
a) verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos do CCD;
b) observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele deverá
ser reagrupado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha
sido destinado à guarda permanente;
c) separar os documentos, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido
para cada fase;
d) contar o tempo a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao da data de
arquivamento do documento, salvo os documentos que originam despesas, cujo prazo
de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas;
e) eliminar as cópias e vias somente quando houver o original, ou um exemplar, no
mesmo conjunto;
f) proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
g) elaborar instrumento descritivo dos documentos destinados à transferência para o
Arquivo Geral e/ou Arquivo Intermediário.
OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos
até a conclusão do mesmo.
3.3. Eliminação
Segundo a Resolução Federal nº 7, de 20/05/97, definida pelo CONARQ, o registro dos
documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de:
• Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo IV – formulário 1);
• Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo IV – formulário 2);
• Termo de Eliminação de Documentos (Anexo IV – formulário 3);
• A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações
pertinentes aos documentos a serem eliminados e deve conter os seguintes itens:
• título e nº da seleção;
• órgão;
• setor;
• número da listagem;
• número da folha (páginas que compõe a relação);
• código do assunto (CCD) ou número de ordem dos itens documentais listados;
• descrição dos assuntos conforme o CCD;
• datas-limite de cada conjunto documental;
• quantidade e especificação das unidades de arquivamento (pastas, caixas, pacotes,
etc.) a serem eliminadas em cada conjunto documental;
• observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos
demais campos ou justificativa para eliminação quando se tratar de órgãos e entidades
que ainda não elaboraram as suas tabelas de temporalidade;
• rodapé contendo local e data, nome e assinatura do responsável pela seleção, do
presidente da CSA e da autoridade competente à autorizar a eliminação no âmbito do
órgão ou entidade.
O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos tem por objetivo tornar público, em
periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos arquivísticos, devendo conter as
seguintes informações:
• título e número do edital;
• nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;
• identificação da autoridade signatária do edital;
• número e data dos atos legais e/ou do documento oficial (listagem de eliminação) que
legitima a eliminação;
• nome do órgão ou entidade produtora dos documentos a serem eliminados;
• local e data do edital;
• nome, cargo e assinatura da autoridade signatária do edital.
OBS. O modelo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, baseia-se na
Resolução Federal nº 5, de 30/09/96, definida pelo CONARQ, que dispõe sobre o
assunto e dá outras providências.
O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações
relativas ao ato de eliminação. Deve conter:
• data de eliminação;
• indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à
publicação em periódico oficial;
• nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
• nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;
• referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de
Eliminação dos Documentos, anexa ao Termo;
• datas-limite dos documentos eliminados;
• quantificação dos documentos eliminados;
• nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;
• nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.
4.COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS?
O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a
classificação dada. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento
arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente. As
operações para arquivamento são as seguintes:
a) arquivar os documentos em pastas suspensas, gavetas ou caixas de acordo com o
volume. Os dados referentes ao seu conteúdo (código numérico, assunto, nome de
pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua
identificação;
b) ao arquivar o documento verificar a existência de antecedentes na mesma pasta
(documentos que tratam da mesma pessoa, órgão, firma ou lugar e desde que relativos
ao mesmo assunto/caso);
c) reunir os antecedentes colocando-os em ordem cronológica decrescente, o documento
com data mais recente em primeiro lugar, ou seja, o mais recente em cima;
d) ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem
estabelecida – cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e
eliminando-as. Caso não exista o original manter uma única cópia;
e) arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada,
identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no
documento que o encaminhou.
5. CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
5.1. Conceito
“Conservação é o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a
proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.” (Dicionário de
Terminologia Arquivística, 1996, p.18.)
5.2. Objetivos
Preservar as informações.
Adotar medidas a fim de prolongar a vida dos documentos e a qualidade do acesso às
informações.
5.3. Fatores de deterioração dos documentos:
Os suportes modernos apresentam desde a sua produção fatores intrínsecos de
deterioração, pois não existe preocupação com a sua durabilidade. Desta forma, por
exemplo, o papel moderno é ácido e frágil, um disquete dura poucos anos e uma
fotografia colorida perde rapidamente suas cores.
• Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a
deterioração dos documentos, qualquer que seja o seu suporte. São fatores extrínsecos:
• umidade e temperatura
• radiações luminosas
• poeira e poluição atmosférica
• ataques biológicos (insetos e microorganismos)
• catástrofes (enchentes, incêndios)
• manuseio e acondicionamento inadequados
OBS. A deterioração resultante de fatores intrínsecos ou extrínsecos pode ser controlada
ou amenizada adotando-se medidas preventivas, que podem prolongar a vida dos
documentos e garantir o acesso às informações neles contidas.
5.4. Recomendações
COMO DEVE SER O AMBIENTE DE GUARDA DOS DOCUMENTOS?
O local de trabalho deve ser limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o
desenvolvimento e proliferação de microorganismos ocasionando danos tanto aos
documentos quanto à saúde das pessoas. A poeira também ocasiona danos aos
equipamentos (computadores, etc.). Para manter limpo o ambiente de trabalho deve ser
realizada sistematicamente a higienização das estantes, dos armários e do chão com
aspiradores e panos levemente umedecidos, de forma a não dispersar o pó.
Não consumir alimentos e bebidas na área de trabalho. Restos de comida e migalhas
deixadas no local de trabalho atraem roedores e insetos que atacam os documentos,
além do risco de derramar líquidos e sujar documentos ou danificar equipamentos.
É proibido fumar nas áreas de trabalho e de guarda de documentos. Além da questão da
segurança, os resíduos químicos existentes na fumaça causam danos a todos os suportes.
A área de guarda de documentos deve ser mantida com índices de 20ºC de temperatura
e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos índices de temperatura e umidade são
extremamente prejudiciais aos documentos. Esses fatores aceleram processos químicos
de deterioração, além de permitir a proliferação de pragas (insetos) e o ataque de
microorganismos (fungos e bactérias). Atenção especial deve ser dedicada aos filmes,
fotografias, negativos e microfilmes, que são facilmente atacados por fungos.
Temperaturas elevadas são prejudiciais aos documentos em suporte eletrônico e
equipamentos de informática. Os ambientes muito secos, por sua vez, determinam a
perda da umidade dos materiais. No caso do papel, ele torna-se quebradiço e frágil.
As estantes, mapotecas e armários devem ser de metal com revestimento à base de
esmalte e tratados por fosfatação para evitar ferrugem. É contra-indicado o uso de
mobiliário de madeira que pode ser atacado por cupins e outros insetos que causam
danos ao papel. Recomendam-se móveis adequados ao tipo e tamanho dos documentos
de forma a evitar que os documentos sejam danificados.
A entrada de luz solar deve ser controlada com filtros UV nas janelas, ou com cortinas e
persianas. O mobiliário deve ser posicionado de forma que não receba luz direta. As
radiações luminosas são fatores de deterioração dos documentos, causando alterações
físico-químicas na estrutura do papel, das tintas, das fotografias e do couro da capa dos
livros. As luzes solar e artificiais emitem diversos tipos de radiações, sendo uma das
mais prejudiciais as radiações ultravioleta. A emissão desse tipo de radiação, existente
principalmente nas lâmpadas fluorescentes, pode ser controlada com filtros especiais.
COMO DEVEM SER MANUSEADOS OS DOCUMENTOS EM SUPORTE PAPEL?
As mãos devem ser lavadas no início e ao final do trabalho. Freqüentemente os dedos
podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos
também danifica o documento ao longo do tempo.
Ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos. Recomenda-se
sempre manuseá-los sobre uma mesa. Ao retirar um livro da estante é preciso segurá-lo
com firmeza na parte mediana da encadernação. Retirar um livro puxando-o pela borda
superior da lombada ocasiona danos na encadernação.
Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma
pasta, caixa ou estante.Não dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele é
dobrado resulta em uma área frágil que rompe-se e rasga facilmente.
Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente.
Além das perfurações produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente. Evitar
o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferência clipes
plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de
contato.
Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a
folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do
furador.Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola
perde a aderência rapidamente, resultando em uma mancha escura de difícil remoção.
O uso de cópias xerox de documentos é contra-indicado, porque:
• as máquinas xerox, que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam
danos tanto ao papel como à tinta do documento original;
• o manuseio inadequado na operação das máquinas copiadoras pode ocasionar dobras e
rasgos nos documentos. No caso de encadernados pode danificar a costura e a
lombada.
OBS. É importante lembrar que as fotocópias não substituem o original ou a 2ª via de
um documento.
QUAL O MELHOR ACONDICIONAMENTO PARA OS DOCUMENTOS?
Quanto ao acondicionamento de documentos deve-se estar atento à qualidade dos
materiais utilizados. A maioria dos papéis e papelões disponíveis no mercado são ácidos
e apresentam elementos prejudiciais como lignina e enxofre. A acidez, considerada um
dos piores fatores de deterioração do documento ao longo do tempo, tem a característica
de migrar através do contato, ou seja, uma embalagem confeccionada com material de
má qualidade fatalmente irá ocasionar danos aos documentos nela acondicionados.
Deve-se analisar as melhores opções de embalagens. Pode-se adotar diversos modelos
de caixas, envelopes, folders, pastas, etc. Para definir a melhor forma de
acondicionamento é necessário considerar o tamanho e o tipo de documento, o espaço
disponível, os custos e o tempo de guarda. Uma boa solução de acondicionamento são
as pacotilhas, as quais devem ser feitas com papel de boa qualidade e amarradas com
cadarço de algodão.
Jamais utilizar barbantes ou elásticos que cortam e danificam a embalagem e os
documentos ali acondicionados. Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas.
Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento. Usar embalagens
de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo. Não acondicionar
documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.
COMO CONSERVAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS?
Atualmente, a maioria dos documentos são produzidos em computadores. A informação
pode ser copiada em papel através de impressoras e/ou armazenada num suporte
eletrônico, por exemplo, em disquetes. Os suportes eletrônicos são frágeis e possuem
um tempo de vida curto. É preciso cuidar para não perder as informações.
OBS. Os equipamentos eletrônicos, em poucos anos, tornam-se obsoletos. Corre-se o
risco, a curto prazo, de não se ter acesso às informações guardadas em um determinado
suporte. A rapidez das mudanças tecnológicas exigem a migração contínua das
informações, sendo necessário
prever e planejar essas mudanças a longo prazo.
Recomenda-se produzir cópias de segurança (backup) dos documentos que necessitam
ser guardados.Recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira,
arejado, seco e sem elevadas variações de temperatura.
Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnéticos
(motores elétricos, aparelhos de som e imagem, computadores e impressoras, etc.). Os
disquetes não podem ser guardados em mobiliários de metal. Recomenda-se o uso de
móveis de madeira, acondicionado-os em posição vertical em embalagens,
preferencialmente, de acrílico.
Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meio
eletromagnético. Para os documentos impressos em computadores, as recomendações
são as mesmas dos demais documentos em suporte papel. Em termos de conservação da
informação, as impressões obtidas nos atuais equipamentos são frágeis e pouco
duráveis. É preciso estar atento para a qualidade das impressoras utilizadas. As
impressoras a laser produzem cópias um pouco mais duráveis do que as de jato de tinta
e matriciais.
6. TEMPO DE MANUTENÇÃO DOS ARQUIVOS NAS DEPENDÊNCIAS DO
PROGRAMA (vide disposições específicias do Contrato de Empréstimo e seus
Anexos).
Em conformidade com o Decreto nº 93.872, de 23/12/86e o Decreto 5151/2004, os
documentos devem ser arquivados nas dependências do programa, para facilitar o
acesso e fornecimento das informações.
O Decreto nº 5151/2004 estabelece:
“Art. 4o O órgão ou a entidade executora nacional poderá propor ao organismo
internacional cooperante a contratação de serviços técnicos de consultoria de pessoa
física ou jurídica para a implementação dos projetos de cooperação técnica
internacional, observado o contexto e a vigência do projeto ao qual estejam vinculados.
§ 1o...
§ 2o ...
§ 3o O produto de que trata o § 2o deverá ser registrado e ficar arquivado no órgão
responsável pela gestão do projeto.”
Já o Decreto nº 93.872, de 23/12/86 – DOU de 24.12.86 estabelece:
“Art . 139. Os órgãos de contabilidade examinarão a conformidade dos atos de gestão
orçamentário-financeira e patrimonial, praticados pelas unidades administrativas
gestoras de sua jurisdição, com as normas legais que os regem (Dec.-Iei nº 200/67, art.
73).
§ 1º ...
§ 2º ...
§ 3º ...
§ 4º Os documentos relativos aos registros contábeis dos atos da receita e despesa
ficarão arquivados no órgão de contabilidade à disposição das autoridades
responsáveis pelo acompanhamento administrativo e fiscalização financeira e, bem
assim, dos agentes incumbidos do controle externo, de Competência do Tribunal de
Contas da União.
§ 5º Ressalvada a hipótese de microfilmagem, quando conveniente, os documentos
serão conservados em arquivo pelo prazo de 5 (cinco) anos do julgamento das contas
dos responsáveis, pelo Tribunal de Contas da União, findo o qual poderão ser
incinerados mediante termo.”
Nos casos em que forem firmados convênios, o mesmo se aplica às documentação
gerada na execução do convênio, conforme disposto na Instrução Normativa nº 01,
da Secretaria do Tesouro Nacional.
“Art. Art. 30. As despesas serão comprovadas mediante documentos originais fiscais ou
equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos
comprobatórios serem emitidos em nome do convenente ou do executor, se for o caso,
devidamente identificados com referência ao título e número do convênio.
§ 1º Os documentos referidos neste artigo serão mantidos em arquivo em boa ordem,
no próprio local em que forem contabilizados, à disposição dos órgãos de controle
interno e externo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da aprovação da prestação ou
tomada de contas, do gestor do órgão ou entidade concedente, relativa ao exercício da
concessão.
§ 2º Na hipótese de o convenente utilizar serviços de contabilidade de terceiros, a
documentação deverá ficar arquivada nas dependências do convenente, pelo prazo
fixado no parágrafo anterior.”
Desta maneira, estabelece-se o prazo mínimo de 05 (cinco) anos para a conservação
de documentos em arquivos. Expirado o prazo, proceder-se-á a eliminação dos
documentos nos termos da Lei nº 8159, de 08/01/91, e das resoluções nº 05 (30/08/96)
e 07 de (20/05/97).
TITULO IV
FLUXO FINANCEIRO-CONTÁBIL
Operação em nível dos Sub-executores
A DN-PROMOEX/UCP/MP, enquanto responsável pela coordenação das atividades do
Programa, inclusive a supervisão, acompanhamento e avaliação dos Projetos
específicos, contará com o apoio do SGP, ferramenta a ser utilizada por todos os TCs e
pela própria UCP/MP para administrar todos os procedimentos realizados no âmbito do
Programa.
Momentaneamente, será utilizado um módulo de execução provisório, que contará com
o fluxo inicial abaixo. O presente fluxo será detalhado no Manual do SGP, quando da
implantação do Sistema em cada unidade partícipe.
Fluxo Financeiro-Contábil nas UELs
Insumo
Responsável para Responsável por
alimentar
autorizar
Programação Físico-Financeira
Cadastrar ações e
POA3
CT4 e CAF5
CG6
atividades
Realizar a programação POA
CAF
CG
financeira
Ações Administrativas/Contábeis (contratações especificas)
Adquirir bens e serviços PAA7 e PCA8
CT
CG
até US$ 200,000
Solicitar contratação de PAA e PCA
CT
CG
pessoa física até US$
50,000
Solicitar pagamento
Comprovação de CAF
CG
realização
(atesto, fatura
etc.)
Solicitar Viagem
PAA, PCA,
CT
CAF
justificativa e
programação
financeira
Solicitar cancelamento/ Justificativa e
CT
CAF e CG
rescisão/conclusão de
solicitação
contrato
Outras funções
Delegar Competência
Para o CT e
CG
CG
CAF/UCP
Atividade
3
Plano Operativo Anual – POA
Coordenador Técnico da UEL – CT
5
Coordenador de Administração e Finanças da UEL – CAF
6
Coordenador Geral da UEL – CG
7
Plano de Aquisições Anual – PAA*
8
Plano de Capacitação Anual – PCA*
* Derivam do POA
4
Observações
Carregar indicadores
Sistema de
Monitoramento
Carregar relatórios de
Sistema de
monitoramento
Monitoramento
Preparar os processos de SGP
prestação de contas
Consolidar os registros SGP
contábeis
Geração do POA para o SGP
próximo exercício
ATMA9
CG
CT
ATMA e CG
CAF
CG
CAF
CG
CT e CAF
CG
Fluxo Financeiro-Contábil entre as UELs e a UCP
Atividade
Insumo
Responsável em Responsável em
nível local
nível nacional
Programação Físico-Financeira
Consolidar as
POA dos TCs
CG
DNinformações dos POAs
PROMOEX/UCP/
MP10
Disponibilizar aos TCs POA
CG
DN-PROMOEX
orçamento anual e
Consolidado
cronograma de
desembolso
Ações Administrativas/Contábeis (contratações especificas)
Adquirir bens e serviços PAA e PCA do CG
BID11
acima de US$ 200,000 TC
Solicitar contratação de
pessoa física acima de
US$ 50,000
PAA e PCA do
TC
Adquirir bens e serviços PAA e PCA
(7% do PROMOEX)
Consolidados
Adquirir bens e serviços PAA e PCA
(7% do PROMOEX)
Consolidados
9
CG
BID
Insumo para
cadastrar ações e
atividades e
programação
financeira
Observações
POAs dos TCs
participantes do
PROMOEX
DN/UCP/MP/
PROMOEX/
encaminha
solicitações de
não objeção ao
BID
DN/UCP/MP/
PROMOEX/
encaminha
solicitações de
não objeção ao
BID
DNCAF/UCP12
PROMOEX/UCP/
MP
DNCAF/UCP
PROMOEX/UCP/
MP
Assessor Técnico de Monitoramento e Avaliação da UEL – ATMA
Direção Nacional do PROMOEX na UCP/MP
11
Banco Interamericano de Desenvolvimento
12
Coordenação Administrativa Financeira da Unidade Coordenação de Programas do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
10
Consolidar a prestação
de contas
Prestação de
Contas dos TCs
CG
Solicitar Viagem (7%
do PROMOEX)
PAA, PCA
Consolidados,
justificativa e
programa
financeira
Justificativa e
solicitação
DN-PROMOEX
Sistema de
Monitoramento
CG
Consolidar relatórios de Sistema de
monitoramento
Monitoramento
CG
Consolidar os registros
contábeis
CG
Solicitar cancelamento/
rescisão/conclusão de
contrato (7% do
PROMOEX)
Outras funções
Consolidar indicadores
SGP
Encaminhado
DNPROMOEX/UCP/ para o BID
MP
CAF/UCP
CAF/UCP
DNPROMOEX/UCP/
MP
DNPROMOEX/UCP/
MP
DNPROMOEX/UCP/
MP
DNPROMOEX/UCP/
MP