UM MODELO PARA A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO INSTITUCIONAL NA
UFPA COM BASE NO CUSTEIO POR ATIVIDADE
Autoria: Ivandi Silva Teixeira e Regina Cleide Figueiredo da Silva Teixeira
RESUMO
As IFES - Instituições Federais de Ensino Superior carecem de mecanismos auxiliares
para a sua gestão. O modelo proposto, na condição de sistema de informação gerencial
direcionado para a avaliação de desempenho, vai ao encontro desta carência, apresentando
sugestões oportunas e objetivas em bases reais, para dirimir o problema do reconhecimento
do custo-aluno e da eficiência da gestão, com base dos supostos teóricos do Custeio Baseado
em Atividades na forma como os fatores de produção incorrem na abrangência da
Universidade Federal do Pará.
Baseado na realidade das IFES, determinam-se, os custos relacionados com as
atividades de ensino, utilizando-se planilha eletrônica auto-aplicável com código de linhas
que propicia a inserção dos valores previamente estabelecidos/incorridos. E, com o auxílio
das representações gráficas que compõem o modelo, torna-se melhor visível à questão dos
desvios em relação aos padrões, que por ventura estejam ocorrendo.
O modelo pode ser manuseado de forma prática por intermédio do microcomputador,
instalado o aplicativo Excel 7.0. Cujas simulações que sustentaram e validaram a sua
execução, podem ser encontradas nos registros complementares que aqui não se fizeram
anexar em função das restrições pertinentes.
1- Contextualização das IFES
A universidade Brasileira, situada na abrangência das organizações sociais plurais,
encerra na condição de seus objetivos sociais precípuos, a satisfação das expectativas da
comunidade em seus anseios globalizados, no que tange os subsídios indispensáveis ao pleno
desenvolvimento das atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão. Daí poder esta comunidade
vir a exigir da Instituição uma postura efetivamente participativa em sua amplitude no que
concerne a qualidade destes produtos e/ou serviços (atividade meio/fim) (re)produzidos e da
efetiva utilização inclusive, dos recursos públicos aí investidos.
Ocorre contudo, que a Instituição Pública de Ensino nem sempre deixa claro ao longo
de suas variadas gestões, quais são os objetivos prioritários para esta comunidade que sem
dúvida justifica a existência da universidade pública e com qualidade reconhecida,
independente da “vocação” individual da cada unidade acadêmica que a constitui. Daí na
maioria das vezes, se perderem no tempo e no espaço expectativas, esforços e recursos, pela
acentuada carência de clareza nos objetivos institucionais, bem como de uma gestão, que
funcione basicamente com vistas à (re)apresentação, com qualidade aceitável do produto e/ou
serviços, em seus diversificados segmentos.
A Priori, a Universidade Pública deve justificar a sua existência em função das
atividades de Ensino de Graduação (básica) e de Pós-Graduação, que consomem, para a sua
execução, as atividades complementares e indispensáveis, de Pesquisa e de Extensão, de
forma recorrente ou concomitante. É na atividade de ensino, contudo, entendida como
1
atividade fim, que se centralizam todos os recursos específicos da Instituição, onde as
atividades complementares - adjacentes: Pesquisa e Extensão passam a ser mantidas com
recursos específicos, destinados por órgãos governamentais constituídos para estes fins,
através de programas de bolsas e outros incentivos, além da própria iniciativa privada
participar com recursos para oportunizar a execução destas atividades que por ventura se
encontrem inseridas em seu “mix” de prioridades.
Para agilizar estes recursos criam-se as Fundações (instituições de direito privado) que
funcionam no âmbito das universidades da condição de catalisadores propulsores da Pesquisa
e da Extensão, principais atividades de interação entre a Universidade e a Comunidade, em
resposta aos seus anseios recíprocos.
Desta forma pode-se entender o Ensino como atividade eminentemente fim, da
universidade. A sua qualidade pode depender do nível da ação relacional proativa:
Universidade-Comunidade, através da identificação de prioridades e preferências, na
condição de potencialidades de contrapartidas para a elaboração de produtos úteis e serviços
essenciais, através dos campi, núcleos universitários e das unidades específicas mediante a
efetivação de programas de Pesquisa e Extensão mediante a implementação de processo
iterativo com o Ensino.
Assim a atividade de Ensino fundamenta a existência da Universidade Pública em
respeito aos anseios da comunidade acadêmica, enquanto a Extensão fundamenta o Ensino
mediante a interação da comunidade acadêmica e a relação dos anseios da comunidade global,
usuária fim dos produtos e serviços gerados pelo processamento racional dos recursos
consumidos pelas atividades inerentes à formação profissional e/ou Centros Acadêmicos na
condição de atividade-fim, e pela administração intermediária e superior, na condição de
atividade-meio, na forma como compõem em seu conjunto, a estrutura da Universidade
Federal do Pará.
2- Justificativa:
A Universidade Federal do Pará é uma instituição extremamente carente de sistemas
de informações em seus múltiplos e diversificados aspectos. Haja vista que ao longo dos
tempos não se observa a existência de quaisquer registros confiáveis capazes de propiciar
avaliações, em qualquer nível, sobre a qualidade de seus produtos bem como da utilização dos
minguados recursos financeiros públicos aplicados sistematicamente nesta Instituição para
fazer cumprir os seus objetivos, ditos sociais, nas atividades próprias do Ensino, da Pesquisa e
da Extensão, indistintamente da natureza da atividade: Meio ou Fim. Sendo oportuno o
esclarecimento de que Pesquisa e Extensão são atividades vinculadas incontestes, ao Ensino.
O Ministério da Educação, em conjunto com várias Universidades Brasileiras vem
desenvolvendo sistemas básicos de informações gerenciais para auferir suporte técnico ao
processo decisório das IFES-Instituições Federais de Ensino Superior, tais como SACSistema de Apuração de Custos; e SAD- Sistema de Atividades Docentes, os quais há mais de
quatro anos vem sofrendo a resistência das Instituições quanto as suas implantações em
função do forte impacto político que estes podem ocasionar, comprometendo os objetivos
próprios na forma como deveriam estar sendo trabalhado.
Até o presente momento, apesar do assunto ser relevante para a comunidade científica
- já fundamentou inclusive, uma tese de Mestrado na Universidade Federal de Pernambuco,
2
entre outros estudos empíricos. Os gestores das universidades brasileiras contudo, ainda não
se deram conta da maior importância de estudos com este perfil para consubstanciar o
crescimento destas Instituições, que não conseguem acompanhar a evolução das comunidades
instaladas em seu entorno na configuração dos setores primários (agrícola), secundários
(indústrias) e terciários (serviços) , bem como os anseios da comunidade, carente em todos os
aspectos.
Apesar de em muitas das universidades se discursar sobre a implantação de Programas
de Qualidade, mas que infelizmente tem ficado tão somente na argumentação, até porque não
materializam sequer iniciativas mais concretas, uma vez que, tais Programas se encontram
totalmente desvinculados de quaisquer fundamentos científicos no âmbito da Universidade
Brasileira. Buscam contudo, respaldo tão somente no âmbito da gestão empírica, o que vem
comprometer ainda mais seriamente qualquer entendimento sobre uma Gestão Universitária
eficiente.
Neste contexto, apresenta-se como contribuição, um modelo computacional , que se
propõe capaz de oferecer subsídios para a gestão dos recursos aplicados nas atividades do
ensino no âmbito da Universidade Federal do Pará. Sendo contudo, necessário à implantação
concomitante, de um sistema de informação capaz de sustentar o modelo e direcionar a coleta
dos dados para conformar parâmetros de avaliação de desempenho, direcionados para
atividades-fim, onde, o Custo-Aluno, na condição de variável dependente representativa para
o modelo, apresenta como direcionador a variável Hora de Atividade, referente à eficiência e
eficácia dos fatores consumidos nas atividades específicas, tais como: atividades acadêmicas,
atividades administrativas e atividades terceirizadas, na forma como fundamentará o Retorno
Operacional dos serviços prestados.
3- Objetivos:
No contexto da Universidade Federal do Pará, o modelo para a avaliação do
desempenho institucional, fundamenta-se no estabelecimento de índices-referência com o
propósito de oferecer subsídios técnicos concretos para a Gestão Institucional, em seu
processo decisório, no que concerne ao esclarecimento de evidências sobre:
a- Quantidade de alunos regulares e o volume de horas/aula apropriadas e
efetivamente trabalhadas para a sua formação acadêmica em um período
estabelecido;
b- A Relação existente entre a quantidade de alunos regulares e os fatores apropriáveis
consumidos na sua formação acadêmica em um período estabelecido (alunos x
docentes x serviços x gestão x infra-estrutura).
c- A relação entre aproveitamento discente e a evasão escolar;
d- A relação tempo de permanência de discentes;
e- A relação produtividade acadêmica docente-discente-infra-estrutura.
4- Limitações do modelo:
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Em consideração a amplitude que o modelo deve abranger em relação às variáveis de
natureza operacional, tais como: atividade funcional, centros, núcleos, cursos de graduação e
pós-graduação, centros de formação; e as de natureza financeira, entendidas como:
remuneração do projeto, aquisição de equipamentos, treinamentos e capacitação funcional,
desenvolvimento e implantação de softwares; Limita-se a aplicação do modelo em primeira
instância, especificamente:
a- Ao âmbito da Universidade Federal do Pará;
b- Ao Centro Sócio-Econômico;
c- Aos Cursos de Contabilidade e Administração (Graduação e Pós-Graduação)
d- Aos esforços aplicados as atividades de Ensino e Pesquisa;
e- Aos dispêndios inerentes às atividades globais;
f- Aos recursos humanos e materiais regulamente utilizáveis.
5- Operacionalização:
O modelo deverá ser desenvolvido mediante trabalhos metodológicos de natureza
quali-quanti, mediante a utilização de técnicas relacionadas à análise documental; análise de
conteúdo, observante participante e métodos estatísticos relacionados à regressão múltipla.
5.1- Ensaios e modelagem:
Toma-se como partida, o estabelecimento de indicadores, através dos quais se poderá
avaliar qualitativa e quantitativamente o retorno dos investimentos (recursos) em função dos
padrões referenciais.
5.1.1- Indicadores de Ensino - Hora Aluno.
Padrão: Expressa a relação entre o total de horas-aula previstas por Turma e o somatório
do número máximo de alunos previsto por Turma , determinado-se a média
aritmética para o Curso, para o Centro, conforme se priorize.
Real:
Expressa a relação entre o total de horas-aula ministradas por Turma e o
somatório do número de alunos matriculados no período, determinando-se a
média aritmética para o Curso, para o Centro, conforme se priorize.
Eq.[1]: Horas Aula( prevista )/N.Alunos(previsto) = P1
Eq.[2]: Horas Aula(realizada)/N.Alunos(matriculados) = R1
Estudo dos desvios:
P1 = Indicador Padrão de Ensino : Hora-Aluno
R1 = Indicador Real de Ensino : Hora-Aluno
Caso 1: R1/P1 > 1:
a- O número de alunos matriculados é menor que o previsto.
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Possíveis causas:
1- Evasão Escolar;
2- Menor Demanda.
Caso 2: R1/P1 = 1: Não há desvios. Trabalhou-se nos padrões estabelecidos
a- O número de Horas Aula ministrado é maior que o previsto.
Possíveis causas:
1- Divisão em sub turmas p/atividades de laboratório;
2- Necessidade de atividades suplementares (campo).
Caso 3: R1/P1 < 1:
a- O número de alunos matriculados é maior que o previsto.
Possíveis causas:
1- Repetência/Dependência;
2- Matrículas em caráter especial.
b- O número de Horas Aula ministrado é menor que o previsto.
Possíveis causas:
1- Professores faltosos, sem reposição das aulas;
2- Professores ausentes das aulas por diversos motivos.
5.1.2- Indicadores de Ensino: Custo Aluno.
Representa a relação entre os fatores de custos apropriáveis, tais como Salários de
professores e de funcionários, com os respectivos adicionais, e os materiais de consumo. Pode
ser restrito a um Curso, ou ampliado a um Centro.
O Custo aluno compreende a Relação entre o somatório dos Salários + Materiais de
Consumo apropriados no período e o total de horas aula previsto, multiplicado pela relação
entre o número de horas aula ministrado e o número de alunos matriculados no período
(determinado como R1 -indicador hora-aluno-, anteriormente.).
Eq.[3]: [Salários+Materiais/Horas Aula(prevista)] x [Horas Aula(realizada)/N.Alunos(matriculados)]
que pode ser simplificado, tratando-se Salários+Materiais por Recursos, se busca o padrão,
onde a quantidade de horas aula prevista é igual à quantidade de horas realizadas.
Eq.[4]: Recursos(#)/ N. Alunos (previsto) = Custo Aluno Padrão = P2
Com o entendimento acima. Pode-se estudar os desvios ocasionados pela variação em relação
do padrão, das horas aulas, e dos alunos matriculados.
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1- Em relação à variação do número de alunos, mantendo-se constante o número de horas
aula conforme previsto
Eq. [5] : Recursos(#)/N.Alunos(matriculados) = Custo Aluno C1
2- Em relação à variação do número de horas aula , mantendo-se constante ou variando-se
o número de alunos, encontra-se na Eq.3 supra, a sua melhor determinação,
transformando-a em Eq.6
Eq. [6] : { [ Recursos(#)/HA(prevista) ] x [ HA(realizada)/N.Aluno(matriculado) ] }=Custo Aluno C2
P2 = Indicador Padrão de Ensino : Custo-Aluno
C1 e C2 = Indicadores Reais de Ensino: Custo Aluno
(#) : Remuneração total e efetiva dos Professores (Salários + vantagens + gratificações) +
Remuneração total e efetiva dos secretários e dos servidores lotados nos departamentos
e colegiados dos cursos + material de consumo utilizado no período + depreciação de
máquinas e equipamentos com carga nos Curso e Departamentos.
Estudo dos Desvios:
Caso 1:
P2/C1 > 1
:
a- O número de alunos matriculados é maior que o previsto.
Possíveis causas:
1- Repetência/Dependência
2- Matrículas especiais
b- Observa-se redução no montante dos recursos utilizados.
Possíveis causas:
1- Substituição de docentes e/ou funcionários por outros com menores remunerações
(diferentes titulações e/ou categoria funcional).
2- Utilização otimizada do material de consumo disponível.
Caso 2: P2/C1 = 1 : Não há desvios. Trabalhou-se nos padrões estabelecidos.
Caso 3: P2/C1 < 1
a- O número de alunos matriculados é menor que o previsto.
Possíveis causas:
1- Evasão escolar
2- Menor Demanda
b- Observa-se incremento no montante dos recursos utilizados.
Possíveis causas:
1- Substituição de docentes e/ou funcionários por outros com maiores remunerações
(diferentes titulações e/ou categoria funcional).
6
2- Utilização excessiva do material de consumo disponível.
5.1.3- Avaliação do Custo-aluno:
Considerando-se as particularidades das atividades de gestão acadêmica, o modelo
pode oferecer ainda oportunidades para se avaliar quantitativa e qualitativamente os desvios
relacionados com os custos planejados no momento em que propicia um confronto entre o
previsto e o realizado, através das equações 7;8:
Eq.[7]: Custo Aluno Previsto [CAp] = ( Recursos previstos/Hora aula prevista ) X P1
Eq.[8]: Custo Aluno Realizado[CAR] = ( Recursos realizados/Hora aula realizada ) X R1
Avaliação pelo confronto:
a- CAp/CAR > 1: Situação Ótima. Evitaram-se desperdícios e perdas no período.
b- CAp/CAR = 1: Situação Boa. Trabalhou-se nos padrões estabelecidos.
b- CAp/CAR > 1: Cautela! . Devem ser adotados métodos mais eficazes de gestão.
6- Metodologia:
O Modelo assume a sua forma definitiva quando define e estabelece em organograma
próprio e característico, os principais setores e elementos que o compõem, na razão direta da
execução, quando da alimentação com os dados, como do processamento da informação e da
obtenção dos resultados capazes de fundamentar o processo de tomada de decisão. Os dados
serão coletados in-loco, nos departamentos/setores entendidos na condição de cost-pools.
Materializa-se na forma simplificada de planilhas eletrônicas do aplicativo Excel 7.0,
auto-aplicável, onde é necessário tão somente à entrada com os valores numéricos
representativos dos Recursos Humanos e Materiais, e daqueles inerentes à quantidade de
horas alocadas, número de alunos matriculados. Explicitando-se para validar o modelo, o
montante previsto e o realizado.
A planilha 4 p/ex., sustenta os indicadores padrão e real avaliando a natureza
quantificada e qualificada dos desvios relacionados como ainda estabelece os indicadores de
eficiência, que são , automaticamente plotados em gráficos comparativos, por indicador.
Com o intuito de contribuir para a identificação e condições de uso (acompanhamento
regular) dos materiais permanentes: Máquinas e Equipamentos. O modelo oferece na
planilha 3, o somatório da depreciação correspondente, como do valor histórico de tais ativos
e dos valores residual (histórico para o período seguinte), valendo como subsídio para a
melhor gestão destes ativos em seu contexto mais amplo, em função de suas potencialidades
de gerar benefícios futuros (característica fundamental dos ativos).
Ressalta-se que os registros e relatórios das entidades de domínio público, como no
caso as IFES, não reconhecem a redução da potencialidade de gerar benefícios dos ativos em
uso. Este procedimento, dificulta sobremaneira o entendimento do retorno dos investimentos,
na condição de valor agregado, reconhecido internacionalmente como despesa isenta de
desencaixe presente ou futuro, representando uma aplicação de recursos em períodos
7
anteriores, cuja apropriação a valores presentes se faz em função da prestação dos benefícios
esperados . Com a intenção de incrementar a abrangência e a utilidade do modelo,
estabeleceu-se 10 e 12% de depreciação (valores ainda aleatórios) para a depreciação no
período, das Máquinas e dos Equipamentos, respectivamente.
Como o propósito do modelo neste primeiro momento é trabalhar o reconhecimento
do custo aluno, mediante o reconhecimento das atividades fim (Ensino), e em função das
limitações do projeto, postergou-se para outra ocasião a inclusão dos Imóveis, e demais ativos
de abrangência geral a vários cursos de forma concomitante, por não corresponderem aos
custos diretos - atividade fim.
Desta forma, se reconhecem primordialmente os valores envolvidos com a atividade
do Ensino, por entender que esta é a única atividade nas IFES que seleciona, contrata e
congrega professores, alunos e funcionários, em sua condição incontestável de atividade fim,
uma vez que Pesquisa e Extensão ainda são vista na Universidade Brasileira como atividades
secundárias. Tanto que para um professor participar destas atividades, precisa por força de
dispositivos regimentais e estatutários, ser liberado em determinada quantidade de horas do
total alocado no Departamento, por deliberação ainda do colegiado departamental, que se
postula detentor do arbítrio sobre horas/aula de cada professor, conforme o regime de trabalho
para o qual foi contratado. Daí o modelo contemplar em seu escopo, a hora-aula-ensino.
Com o intuito de poder contribuir com o êxito da gestão acadêmica, o modelo se
apresenta em 1 disquete 3 1/2 com o texto do projeto em sua íntegra no aplicativo Word for
Windows 7.0 e as planilhas 1 a 5 no Excel 7.0 (tabulação de dados e exposições gráficas dos
resultados - índices - parâmetros).
Nos anexos, encontram-se as respectivas planilhas, contendo os dados empíricos aleatórios que serviram de sustentação teórica, por ocasião da execução das simulações que
fundamentaram a operacionalidade e a viabilidade do método.
7- Cronograma
ETAPAS
ATIVIDADES
I
Levantamento dos dados Junto aos Departamentos
II
Tratamento Metodológico dos Dados
III
Elaboração das Análises/Avaliações dos Resultados
IV
Redação dos Relatórios / Conclusões/ Recomendações
V
Publicação dos Relatórios: Análise Crítica Contendo:
Conclusões, Recomendações E Sugestões.
PERÍODO (*)
(*) deve ser discutido junto às Entidades dispostas a trabalhar o modelo
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