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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
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PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
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PERCEPÇÃO E APLICAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
DO
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EN
NA EMPRESA REVIVER ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS
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Por: Keilla Cristina Coelho Podavi
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Orientador
Prof. Mário Luiz
São Luís
2013
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
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PERCEPÇÃO E APLICAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
NA EMPRESA REVIVER ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS
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Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em Recursos Humanos
Por: Keilla Cristina Coelho Podavi
AGRADECIMENTOS
....à
minha
família
e
à
minha
orientadora, que foram de fundamental
importância no processo de construção
deste trabalho.
DEDICATÓRIA
À minha filha e ao meu esposo, razões da
minha vida e do meu esforço.
RESUMO
Este trabalho apresenta a Administração do Tempo, com finalidade de abordar
sua atual evidência, necessidade e aplicação, caracterizando seus elementos,
aplicações e metodologias tradicionais e contemporâneas. Faz um apanhado
geral das teorias e metodologias, revelando o emprego das técnicas no
ambiente corporativo e fora dele, medindo e comparando suas aplicabilidades
e eficácias. Baseia-se em literatura específica sobre as práticas tradicionais,
suas transformações e evolução para o que é hoje, e traz definições e
associações clássicas e modernas para os termos Urgente, Importante,
Prioritário e Circunstancial.
Palavras-chave: Tempo, urgente, importante, prioritário, circunstancial.
METODOLOGIA
A observação das rotinas, e das desordens causadas pela falta delas,
além de leituras e interesse anteriores sobre a administração do tempo, são
fatores que levam ao problema proposto, problema este que poderia passar
despercebido durante muito tempo, não fosse a necessidade de uma
otimização das atividades, que são cada vez mais e devendo ser realizadas
em cada vez menos tempo.
Através de uma pesquisa de opinião se buscou realizar um
levantamento sobre a atual percepção e gestão do tempo dentro de uma
organização, assim como verificar possíveis melhorias a serem implementadas
dentro desse contexto.
A empresa Reviver Administradora de Condomínios foi um excelente
laboratório, pois todos os funcionários envolvidos na pesquisa mostraram-se
bastante interessados e motivados para o assunto.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
CAPÍTULO I -
08
ADMINISTRAÇÃO
DO
TEMPO:
CONCEITOS
E
METODOLOGIAS
10
CAPÍTULO II - A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO COMO FERRAMENTA
DE GESTÃO
16
CAPÍTULO III – OS COMPONENTES DA ADMINISTRAÇÃO DO
TEMPO, PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS E COMO DOMINÁ-LOS
25
CAPÍTULO IV - PESQUISA DE OPINIÃO
36
CONCLUSÃO
41
ANEXOS
43
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
47
BIBLIOGRAFIA CITADA
49
ÍNDICE
50
08
INTRODUÇÃO
Podemos definir a Administração do Tempo como um plano mais eficaz e
eficiente possível de utilização e controle do mesmo. Obedecendo obviamente
as peculiaridades e rotinas de cada indivíduo, mantendo, no entanto,
elementos-chave comuns à todos. O presente artigo tem como finalidade
apresentar a percepção da administração do tempo, fazendo comparações
entre o antigo e o novo, apresentando fatores influenciados pelo tempo e pela
sua boa ou má administração, conceitos como desempenho, rendimento e
hábitos são bons exemplos de onde é possível observar os impactos causados
pela Administração do Tempo ou pela falta dela.
A história da Administração do Tempo é pautada no modo de
organização da vida, e tem sido mais evidenciada nos últimos anos por
consequência da vida moderna que transforma o emprego numa espécie de
nova escravidão, mais bem remunerada, mas semelhantemente angustiante.
Segundo Wagner (2003), isto leva as pessoas a pensarem que o trabalho é
um preço a ser pago para que possam desfrutar a vida depois, deixando para
depois, para quando se ―tiver tempo‖, toda a realização mais significativa.
Tudo aquilo que precisa de uma consideração mais demorada, característica
das coisas mais importantes, bem como todo o lazer é deixado para o fim de
semana, para as férias, para a aposentadoria ou simplesmente para depois.
As organizações também se deram conta de que o tempo deve ser
tratado como um recurso importante dentro das mesmas. Novos modelos e
padrões de administração foram pensados, com o objetivo principal de reduzir
o tempo na fabricação de produtos, no atendimento a clientes e na geração de
lucro. A cultura contemporânea defende que quem faz mais rápido e com a
mesma qualidade, sai na frente.
Na década de 70 surgem as primeiras publicações sobre o tema, que
logo se espalharam como forma de cursos ou treinamentos por todo o mundo.
Estas publicações focavam no tempo como recurso, delimitando-o ao ambiente
09
de trabalho, criando expressões como ―ladrões do tempo‖ e elaborando
métodos de lidar com as situações em que o tempo de produtividade era
desperdiçado, como por exemplo: reuniões, interrupções, desorganização,
delegação e protelação. Ao longo dos anos essa abordagem evoluiu para o
foco de capacitação profissional, voltado para a noção de eficiência.
Uma nova corrente de pensamento surge no início da década de 80. É a
corrente da eficácia, que muda o foco do tempo de trabalho para o tempo de
vida do indivíduo, integrando ao conceito de administração também as
necessidades pessoais, além das relacionadas ao trabalho. Sistematizando as
teorias aristotélicas de viver com base em valores fundamentais pessoais
Atualmente, como veremos mais adiante, as publicações e os
programas de capacitação disponíveis a respeito desta temática baseiam-se
ora numa, ora noutra corrente.
No
capítulo
I,
teremos
um apanhado
dos
conceitos
e
metodologias do universo da administração do tempo, com a finalidade de
apresentação de um breve histórico e das práticas contemporâneas. No
capítulo II, veremos de que forma estas tecnologias podem otimizar as
atividades dentro de um ambiente corporativo, atuando como ferramenta de
gestão, o capítulo III abordará de maneira prática os elementos e componentes
da administração do tempo, apresentando métodos de como dominá-los e, no
capítulo IV será apresentada uma pesquisa de opinião, através da qual
puderam ser observados resultados bastante interessantes.
10
CAPÍTULO I
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO:
CONCEITO E METODOLOGIAS
De acordo com Steffan (1999), a fundamentação teórica é a
consequência do resultados de seleção de teorias, conceitos, métodos e
procedimentos que os pesquisadores necessitam para descrever e explicar o
objeto de pesquisa.
Considerando a administração do tempo como uma vertente da
administração geral, ela tem sofre portanto, influência direta da Teoria
Clássica desenvolvida por Frederick Winslow Taylor, que possuía como ideia
principal a racionalização do trabalho a fim de aumentar a eficiência nas
industrias. Taylor e seus seguidores trabalharam no desenvolvimento de
técnicas de eficiência pois: ―entendia que sua contribuição, com a busca de
maior racionalidade e eficiência na execução de tarefas, tinha um efeito
potencial muito maior do que se poderia ser pensado inicialmente, ou seja,
reduzir, seno eliminar o conflito individuo/organização‖ (CARAVANTES, 1998,
p.43).
Em linhas gerais a administração do tempo, sob a prerrogativa de
fomentar a eficiência e melhoria, é uma importante consequência da teoria
clássica.
As metodologias de administração do tempo apresentaram ao longo dos
anos diferentes procedimentos e abordagem, muito embora no que diz respeito
à identificação e categorização de atividades, a técnica utilizada tenha
permanecida quase inalterada por muitos anos. No entanto, em linhas gerais,
todas concordam sobre o conceito fundamental de melhoria e otimização da
vida. E embora a administração do tempo, se estenda além-muros das
organizações, é dentro do mundo do trabalho que ela foi e é trabalhada com
mais intensidade.
11
Alguns
autores,
antes
de
definir
a
administração
do
tempo,
preocuparam-se também em buscar a melhor definição do próprio tempo,
muito embora essa definição seja possível apenas na aplicação específica de
um contexto, e jamais de maneira genérica e definitiva.
Távora (2010), afirma que o tempo é percebido e vivenciado de forma
diferente por cada indivíduo, e que a sua definição é um ―quebra-cabeças‖.
Lembrando que para a física o tempo é uma grandeza fundamental, sobre a
qual não cabe definição. Ele só pode ser compreendido em relação ao espaço
e ao movimento. Barbosa (2011), afirma que o tempo é uma trindade: ele é
geralmente referenciado em três dimensões: horas, minutos e segundos;
manhã, tarde e noite; décadas, séculos e milênios.
Baseados nestas definições foram desenvolvidas ideias e teorias, com a
finalidade de administrar esse recurso de tão delicada inexatidão.
Para Távora (2010), administrar o tempo é fazer o que você considera
importante e prioritário, é ser senhor do próprio tempo e não programá-lo nos
mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. É organizar a vida de tal
maneira que você obtenha tempo para fazer as coisas que realmente gostaria
de estar fazendo, profissional e pessoalmente, e que possivelmente não vem
fazendo porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina (muitas
delas não tão urgentes nem tão prioritárias) que não sobra tempo.
Chaves (1992), embora não apresente uma definição de conceito para a
administração do tempo, desenvolve seus estudos desmistificando alguns
pensamentos que segundo o autor seriam empecilhos ao progresso da
mesma, a saber:
- Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio: segundo o
autor, na realidade administrar o tempo é mantê-lo sob controle e não
administrá-lo permite ser dominado por ele, pois as atividades acabam sendo
realizada ao sabor das pressões do momento, e não de acordo com o
planejamento desejado.
- Só se produz ou trabalha melhor, sob pressão: esse mito é a
racionalização da preguiça e da indecisão. Quando descarta a ideia de tentar
12
trabalhar sem pressão para comparar os resultados sobre si mesmos e sobre
os que os rodeiam.
- Administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida
profissional: Muitas coisas na vida reconhecidamente se admite que deva ou
deseja fazer, mas não faz "por falta de tempo". Não raro é se planejar, por
anos, várias coisas, mas sempre por culpa da falta de tempo, isso nunca sai
do imaginário.
Como se percebe nas ideias de Távora (2010) e Chaves (1992), as
noções de urgente e importante são pilares do conceito que ora chamaremos
de ―tradicional‖, pois como veremos mais adiante, existe um conceito
contemporâneo que reconstrói o paradigma da administração do tempo.
Analisando historicamente, Barbosa (2010) traz a teoria de gestão do
tempo tradicional dividida em uma matriz, atribuindo a autoria da mesma ao
general Dwight Einsenhower, ex-presidente dos EUA. Depois, diversos
teóricos utilizaram o conceito em certas situações. O autor americano Stephen
Covey modificou esse conceito e desenvolveu a Matriz do Tempo. Ela distribui
as atividades em quatro quadrantes conforme os critérios de importância e de
urgência. De acordo com a matriz, uma atividade pode ser: urgente e
importante; não urgente e importante; urgente e não importante, não urgente e
não importante, como podemos ver na tabela a seguir:
Matriz do tempo de Covey
URGENTE E IMPORTANTE
URGENTE E NÃO IMPORTANTE
NÃO URGENTE E IMPORTANTE
NÃO URGENTE E NÃO IMPORTANTE
Tabela1: Matriz do Tempo de Covey
Fonte: BARBOSA, 2011
Esse conceito de matriz foi muito difundido nas últimas décadas e
utilizado por diversos teóricos e cursos de administração do tempo. No
entanto, possui em sua aplicação um empate técnico, onde se tornou bastante
13
complexa a identificação e separação das atividades segundo os elementos
oferecidos.
Enquanto
Chaves
(1992)
apresenta
em
seus
estudos
uma
aparentemente repetição da matriz original de Covey, Távora (2010), diante da
dificuldade de identificação dos quadrantes, traz uma pequena explicação na
tentativa de facilitar a ―filtragem‖ do que seria urgente e/ou importante, ou nem
um nem outro, como pode ser observado na tabela comparativa a seguir:
TÁVORA (2010)
Importante e Urgente:
a realizar
imediatamente
CHAVES (1992)
Importante e menos
Urgente:
Elas são importantes
Elas são importantes
a realizar nos
e urgentes;
e não-urgentes
Elas são não-
Elas são não-
importantes
importantes
e urgentes
e não-urgentes
próximos dias
Menos Importante,
Menos Importante e
Porém Urgente:
Menos Urgente:
a realizar nos próximos a realizar quando achar
dias
melhor
Tabela 2: Matrizes do Tempo
Fonte: TAVORA (2010) e CHAVES (1992)
Távora (2010) complementa ainda apresentando os conceitos de
URGENTE; ações que requerem atuação imediata tem pressa e são visíveis; e
de IMPORTANTE; ações associadas a valores e contribuem para realização
de uma missão, atingir metas e objetivos. Finalizando com a observação de
que a maioria das coisas importantes não é urgente.
Barbosa (2011) traz em sua metodologia uma reconstrução desse
conceito dito ―tradicional‖, realizando críticas e revisando pontos que segundo
ele seriam confusos e contraditórios. Segundo o autor, durante décadas a
administração do tempo identificou dois grandes fatores que definem todo tipo
de atividade. Ela dividia o tempo pelo critério de urgência e pelo de
importância. A definição de urgente é algo que deve ser feito com rapidez, que
exige atenção imediata. Já o critério de importância se refere a algo que
14
produz resultado, que tem grande valor, que merece uma atenção especial e
não exige pressa, tem tempo para se concluído.
Conforme já evidenciado pelos próprios autores ―tradicionais‖, para
Barbosa (2011), a dificuldade estava em identificar em qual quadrante uma
determinada atividade se encaixava. Diante desse quadro, baseado no
princípio de Einsenhower, da Matriz do Tempo e partindo do pressuposto de
que o tempo é uma trindade surgiu o conceito de Tríade do Tempo, onde é
proposta uma nova divisão das atividades, considerando os seguintes
critérios: importante, urgente e circunstancial. Segundo o autor a tríade visa
simplificar, modernizar e propor uma nova ótica sobre o princípio de
Einsenhower e da Matriz do Tempo proposta por Stephen Covey.
A base desse novo conceito é a trindade. As três esferas juntas compõe
toda a forma como se utiliza o tempo. Um ponto importante desta metodologia
em relação a outras é que as esferas não se misturam. A principal diferença
desse modelo em relação à matriz é que, nesse sistema as esferas da
importância e da urgência nunca acontecem simultaneamente. Não há
interseção das esferas, como pode ser observado na figura a seguir:
Figura 1: Tríade do Tempo
Fonte: BARBOSA, 2011
15
Conceitos dos critérios segundo Barbosa (2011):
IMPORTANTE: tarefas importantes tem prazo (horas, dias, semanas,
meses, anos, etc) para serem feitas. Do contrário seriam urgentes. São
pessoais, tem importância para o indivíduo e não necessariamente para os
outros. Proporcionam prazer ao serem executadas. Trazem algum tipo de
resultado positivo a curto, médio ou longo prazo e em geral, são espontâneas.
URGENTE: é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, que gera
algum tipo de problema se não for executada.
CIRCUNSTANCIAL: podem ser importantes ou urgentes para outras
pessoas, mas nunca para o indivíduo. São coisas feitas em excesso e levam a
perder tempo desnecessariamente. São aceitas por educação, por condições
ou por medo de dizer não. Não geram resultados e geram sensação de
insatisfação, angústia, saturação, decepção.
Segundo o autor, não é fácil ficar fora da esfera das circunstâncias, pois
ela parece uma forma mais fácil de se levar a vida, às vezes até mais divertida.
16
CAPÍTULO II
A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO COMO FERRAMENTA
DE GESTÃO
Embora exista uma releitura da administração do tempo, em que a nova
metodologia proposta por Barbosa (2011) redefina os parâmetros de
classificação das atividades, no que diz respeito aos demais objetivos da
administração do tempo, tais como melhoria, desenvolvimento, produtividade,
todas as teorias/metodologias se assemelham e concordam. Agregando o
tempo como valor e apresentando a administração do tempo como
possibilidade de avanços extraordinários na carreira e na vida como um todo.
Távora (2010), afirma que o tempo é recurso fundamental da nossa
vida, a matéria prima básica de nossa atividade. Que quando o nosso tempo
termina, acaba a nossa vida. Não há maneiras de obter mais. Por isso, tempo
é vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo.
Prolongar a duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito
controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela
tem é algo, porém, que está ao alcance de todos. O autor afirma ainda que
quem administra o tempo, na verdade, ganha não apenas vida: pode também
transformar esse ganho de vida em ganho de dinheiro.
A administração do tempo, como mecanismo de produtividade foca em
alguns aspectos que devem ser trabalhados e revistos continuamente, de
modo a conciliá-los da maneira mais adequada e segundo o tempo disponível.
Destes aspectos podemos citar como principais a eficiência e a eficácia, que
compõe o núcleo do conceito de produtividade.
Se produtividade é o produto da eficácia pela eficiência, ser eficaz é
fazer as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos importante e
prioritário e ser eficiente é fazer as coisas certo, isto é, com a menor
quantidade de recursos possível. Ser produtivo é fazer certo as coisas certas,
17
isto é, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor
quantidade de recursos possível. E tempo é um recurso fundamental: nada
pode ser feito sem tempo. Por isso ele é frequentemente escasso e caro.
Sob a ótica da Lei de Parkinson 1, o trabalho tende a preencher ou
adaptar-se ao tempo disponível ou destinado para ele. Portanto, ser produtivo
é usar o tempo disponível para início e conclusão da tarefa da maneira correta
e sem desperdício de recursos.
Nesta corrente de pensamento, a
administração do tempo ajuda a obter um comportamento pessoal adequado,
com foco, disciplina e planejamento, o que, via de regra, é o objetivo das
organizações: um profissional que produza resultados positivos e no menor
tempo possível. A atitude individual, através da adoção de um comportamento
ou postura que leve a mais ou menos produtividade é que vai definir os
favores ou prejuízos do tempo àquele indivíduo.
Na intenção de melhor utilizar o tempo destinado à determinada
atividade Chaves (1992) apresenta a administração por objetivos, que consiste
em empregar seu tempo com eficiência, avaliando o progresso, distribuindo
inteligentemente
o
tempo.
Utilizando
métodos,
como
SELEÇÃO
de
procedimentos, descartando os ultrapassados e DELEGAÇÃO, delegando as
atividades que já domina.
Um princípio interessante a ser utilizado na seleção de procedimentos e
decisões sobre o que deve ou não ser delegado, é o Princípio de Pareto
2
(80/20) onde é afirmado que 80% dos resultados equivalem a 20% dos
esforços.
1
Conforme citado do The Economist (1955), a Lei de Parkinson diz que "o trabalho se
expande para preencher o tempo disponível para ser concluído". Essa lei foi publicada por
Cyril Northcote Parkinson, pela primeira vez, em um artigo publicado pela revista The
Economist em 1955, sendo depois reimpresso junto com outros artigos no livro Parkinson's
Law: The Pursuit of Progress, (Londres, John Murray, 1958) baseado na extensa experiência
no Serviço Civil Britânico.
2
Conforme Guerreiro (2012), a Lei de Pareto (também conhecido como princípio 80-
20), afirma que para muitos fenómenos, 80% das consequências advém de 20% das causas.
18
Segundo este princípio, para ser mais produtivo deve-se focar em quais
ações que produzem mais resultados e investir nelas. Segundo Pareto apud
Távora (2010), o esforço concentrado em poucos assuntos importantes é que
abre caminho para a produtividade.
Também com o objetivo de melhor entender o utilizar o tempo, e
considerando a administração do tempo; conforme já citado anteriormente;
como um instrumento de abrangência genérica, Távora (2010) apresenta as
cinco atividades básicas da vida, a saber: dormir, trabalhar, vida familiar e
social, atividades pessoais, recreação e outros interesses e atividades
comunitárias, religiosas ou de caridade. Estas seriam, portanto as áreas de
influência onde a administração do tempo ajudaria no melhoramento e
otimização, resultando evidentemente, em ganhos significativos.
Nesta linha de pensamento, e pormenorizando as atividades ditas
profissionais, Auren Uris, apud Távora (2010), apresenta também a
classificação das atividades do trabalho, o que permite entender e separar de
maneira mais convicta as atividades no cotidiano corporativo. As atividades
fixas e semifixas sendo as mais importantes são as que deveriam receber
maior atenção no seu planejamento e execução, conforme tabela abaixo:
Atividade Fixa
Atividade Semi-fixa
Atividade Variável
regulares e não podem ser podem ser ajustadas dentro podem ser realizadas ou não, na hora
escaneadas .
de certos limites
em que for mais conveniente
Tabela 3: Atividades do Trabalho segundo AUREN URIS
Fonte: TAVORA (2010)
Corroborando com a proposta de melhoria e otimização peculiar da
administração do tempo, Barbosa (2011) faz uma observação importante, ao
explicar que com o passar dos anos, a evolução tecnológica e científica,
A lei foi sugerida por Joseph M. Juran, que deu o nome em honra ao economista italiano
Vilfredo Pareto.
19
evoluiu também o mundo do trabalho e com ele surge um novo tipo de
trabalhador, bem diferente daquele gerado pelas ondas anteriores: o
trabalhador do conhecimento. Peter Drucker usou esse termo por volta dos
anos 1960 para definir esse novo perfil profissional. Na tabela a seguir podem
ser percebidas as diferenças entre os dois tipos de trabalhadores, o anterior,
trabalhador industrial e o novo, trabalhador do conhecimento.
TRABALHADOR
TRABALHADOR DO
INDUSTRIAL
CONHECIMENTO
Principal função
Fazer/Fabricar
Pensar/Inovar
Uso do corpo
Físico
Mental
Matéria-prima
Peças/Dados
Informação/Conhecimento
Meio de comunicação
Papel/Redes convencionais
Internet/E-mail
Valorizado por
Produção
Competências
Trabalha
Individualmente
Em grupo
Uso do tempo
Baseado em rotinas
Imprevisível
Tabela 4: Tipos de Trabalhadores
Fonte: BARBOSA (2011)
Conforme citado anteriormente, sobre a concordância dos autores em
determinados aspectos, e essencialmente no que diz respeito à abrangência
da administração do tempo como ferramenta de otimização não somente do
trabalho como da vida, Barbosa (2011, pág. 33), diz que:
[...] Ninguém é apenas profissional. Ninguém vive exclusivamente
para
o
trabalho,
como
sugerem
algumas
metodologias.
Administração do tempo é uma denominação infeliz. Deveríamos
chamá-la de administração da vida. [...]
Em sua metodologia, chamada de Tríade do Tempo, que defende a não
intersecção das esferas de atividades (urgente, prioritário e circunstancial), ele
afirma que o indivíduo deve buscar o equilíbrio entre as esferas, e define
20
equilíbrio como orientar sua vida de forma a atender suas prioridades
profissionais e pessoais, em todas as suas dimensões. E acrescenta que hoje
em dia, a tecnologia é vital para se ganhar tempo.
As ideias do autor sugerem um novo paradigma na administração do
tempo, onde não se pode, no mundo do conhecimento globalizado e
conectado pela internet, pensar de forma isolada e centralizada, e devem-se
mudar alguns paradigmas das atuais metodologias – aproveitando as coisas
boas, eliminando as práticas desatualizadas e desnecessárias e adotando
novos conceitos e processos.
Segundo o autor, o tempo passa rápido demais e não nos damos conta
disso, mas somos especialistas em olhar para trás e reclamar da rapidez com
que tudo aconteceu. Na tentativa de equilibrar as esferas das atividades, o
autor apresenta como resultado de suas pesquisas três composições
comumente encontradas nos ambientes corporativos, mas que como ele
próprio afirma, estendem-se para a vida privada, uma vez que ―ninguém é
apenas profissional”. Ele chama estas composições de ―nefastas‖ e
ludicamente atribui alguns personagens às mesmas, conforme a seguir:
- 1.ª composição nefasta da Tríade: SUPERMAN
Figura 2: composição nefasta da tríade (superman)
Fonte: BARBOSA (2011)
21
Nesta composição percebe-se o destaque para as atividades
urgentes, que segundo o autor, são em sua maioria muitas atividades que
originalmente eram circunstanciais, mas que tornam-se urgentes pela
incapacidade do indivíduo de se organizar para realizá-las no tempo
disponível para as mesmas. Nesta composição o indivíduo aparece como o
Super-homem, com muitas atividades urgentes e circunstanciais, mas poucas
realmente importantes.
- 2.ª Composição nefasta da Tríade: HOMER SIMPSON
Figura 3: composição nefasta da tríade (Homer Simpson)
Fonte: BARBOSA (2011)
Nesta composição o indivíduo dispensa muito de seu tempo para
atividades sem importância (circunstanciais), e por sua característica de
―despreocupação‖ o grupo de atividades urgentes também é grande, pois só
descobre que precisa realizá-las quando são irremediavelmente inadiáveis. As
coisas importantes ficam de lado.
22
- 3.ª Composição nefasta da Tríade: EQUILIBRISTA
Figura 4: composição nefasta da tríade (equilibrista)
Fonte: BARBOSA (2011)
A composição chamada de ―equilibrista‖ é aquela em que o indivíduo
perde bastante tempo em atividades circunstanciais, e todas as outras
atividades tornam-se urgentes. Devido a falta de tempo, as atividades
realmente importantes são proteladas indefinidamente.
Por fim o autor apresenta o que seria a composição IDEAL, onde as
atividades importantes são evidenciadas, as urgentes são reduzidas e as
circunstanciais são mínimas.
Figura 5: composição ideal da tríade
Fonte: BARBOSA (2011)
23
Percebe-se nitidamente a diferenciação e o que se quer dizer como
reconstrução da metodologia tradicional quando observamos o formato
apresentado como tríade, em substituição à antiga matriz de Covey.
Enquanto na matriz existem simultaneamente atividades urgentes e
importantes, não urgentes e não importantes, não urgentes e importantes e
urgentes e não importantes, na tríade do tempo existem três categorias
distintas: urgentes, importantes e circunstanciais.
Afora esta grande diferença paradigmática, as ideias de utilização da
administração do tempo permanecem semelhantes em sua essência, quais
sejam: dar ao indivíduo a capacidade de melhor aproveitar seu tempo para
realizar as atividades profissionais e pessoais de maneira plena e satisfatória,
sem prejuízo físico ou emocional.
Chaves (1992) apresenta alguns elementos práticos que nos ajudam a
entender de maneira enfática onde a administração do tempo pode e deve
atuar para o alcance de resultados positivos, segundo o autor a maior parte
das pessoas reconhece que não sabe administrar seu tempo, gostaria de fazêlo, mas se vê diante de uma série de empecilhos que dificultam e parecem
mesmo impossibilitar o bom uso do tempo.
Empecilhos à Administração do Tempo segundo Chaves (1992):
1. Excesso de Tarefas
2. Excesso de Papéis
3. Excesso de Interrupções
4. Excesso de Telefonemas
5. Excesso de Reuniões
6. Tendência à Procrastinação
Segundo o autor, listar os problemas não é difícil, a maioria das
pessoas conhece bem as suas dificuldades no tocante à administração do
tempo. O difícil é encontrar soluções para essas dificuldades.
Consideradas
as
seleções
de
teorias,
conceitos,
métodos
e
procedimentos acima mencionados e embora ―administração do tempo‖ seja
uma expressão quase que banalizada no mercado atual, a sua real
24
complexidade e entendimento só é percebido e transmitido com a devida
importância quando se percebem através da sua aplicação os resultados
surpreendentes que a mesma proporciona.
25
CAPÍTULO III
OS COMPONENTES DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO,
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS E COMO DOMINÁ-LOS
Como os capítulos anteriores sugerem, podemos afirmar que a falta de
tempo é, na maioria das vezes, fruto de uma administração ineficaz, e que em
meio a tantas atividades concomitantes, a organização é fundamental.
Neste capítulo, serão abordadas de maneira prática as principais
características da administração do tempo, assim como apresentadas formas
de dominá-las. Consideraremos num primeiro momento a aplicação das
características clássicas no dia-a-dia, sob a luz dos autores Lucy MacDonal e
Jaime Wagner e seguidamente apresentaremos componentes da rotina diária
e como comportar-se diante das mesmas, tendo como base a abordagem do
autor Iain Maitland.
Tanto Wagner (2003) quanto MacDonald (2006) dizem que uma boa
administração do tempo depende de como você distribui suas atividades,
listando-as em três categorias: importantes e urgentes, importantes e não
urgentes, não importante e não urgentes.
Para eles aquilo que é importante está relacionado ao valor que tem
para o indivíduo, e a urgência está relacionada ao tempo ou ao prazo para
realização das atividades, ou seja, quanto mais atividades importantes e
urgentes houverem, mais há se estar disposto a gerenciar crises, tensão e a
pressão. O que seguramente torna maior a propensão ao estresse.
Para Wagner (2003), atividades importantes que não são urgentes,
permitem maior tranquilidade e motivação na sua realização, pois, escolher
que realizar dá ao indivíduo a liberdade de agir sem pressa, mas sim, com
planejamento. Aquilo que não é importante e nem tem urgência são
consideradas trivialidades e devem ser evitados para não desperdiçar tempo
com pequenas coisas que não vão agregar valor.
26
MacDonald (2006) fala sobre priorização de atividades, onde considera
priorizar como uma forma de ordenar eventos, começando com aquilo que é
vital, necessário. Contudo, por mais que se organize e estabeleça prioridades,
sempre se estará sujeito a imprevistos e interrupções que podem exigir um
novo planejamento. Dessa forma, é importante estar atentos a este fato, pois
as interrupções e os imprevistos fragmentam a atenção e desviam o
planejamento.
A autora enumera dois grandes erros cometidos ao lidar com
imprevistos/interrupções e que devem ser evitados, a saber: fechar-se ou fugir
do imprevisto (tentar ignorá-lo) e não reconhecer que muitos imprevistos
podem ser tratados de maneira planejada.
De maneira prática, são sugeridas três perguntas para saber como lidar
com as interrupções, quais sejam:
a) O que eu posso fazer por quem interrompe? Esta pergunta verifica se a
interrupção é necessária ou não e se é possível realizar o que está
sendo pedido.
b) Qual é o prazo oferecido? É possível arcar com este prazo? Onde se
deve
sugerir/negociar
um prazo
viável, considerando possíveis
imprevistos
c) Como isso se enquadra nas prioridades estabelecidas? É possível
conciliar dentro do planejamento as interrupções/imprevistos que
surgiram?
Utilizando o conceito clássico da administração, ambos os autores
sugerem que para organizar as atividades, deve-se iniciar distribuindo-as em
tês colunas separadas por itens:
- importantes e urgentes
- importantes e não urgentes
- não importantes e não urgentes
Planejar o tempo implica em avaliar de maneira crítica vários
componentes da rotina diária, assim como comportamentos e atitudes diante
27
das circunstâncias em que estes componentes são apresentados. Maitland
(2000, pág. 8) diz que:
―[...] é útil saber em que consiste o plano da administração do tempo,
embora cada pessoa tenha sua maneira de tratar o assunto, e que
varia de acordo com as circunstâncias quem envolvem cada um. [...]‖
Desta forma, voltando a abordagem de administração do tempo para
dentro do ambiente corporativo, Maitland (2000) considera que o sistema de
administração do tempo envolve os seguintes componentes em sua
apresentação, para os quais logo em seguida, serão dedicados pequenos
tópicos: carga de trabalho; nível de organização pessoal, delegação de
trabalho, material impresso, condução de reuniões, desperdício de tempo e
aproveitamento do tempo livre.
3.1 Carga de trabalho
A carga de trabalho deve ser analisada a fim de descobrir exatamente o
que e onde deve ser feito de acordo com objetivos.
Qual é exatamente a função a ser desempenhada pelo indivíduo, quais
suas tarefas e obrigações, quais os objetivos de departamento em que está
inserido e quais os objetivos da corporação. Pois segundo Maitland (2000),
quanto maior o nível de compreensão do indivíduo, mais fácil será para ele
tomar decisões acertadas quanto à administração do tempo.
Dessa forma, os objetivos devem também ser realistas e alcançáveis —
pelo indivíduo, pelo departamento e pela empresa. Em concordância com
recursos disponíveis, incluindo nestes recursos o tão precioso tempo. Deve
haver um encaixe entre os objetivos pessoais e profissionais, onde um
complemente o outro, para que não haja conflito de interesses que atrapalhe
na tomada de decisão.
Os objetivos devem ser estabelecidos para serem realizáveis dentro de
determinado tempo, colocados de modo claro dentro de uma perspectiva
28
ordeira. Devem ainda ser estabelecidos de maneira que possam ser
observados e medidos, a fim de perceber se foram alcançados inteiramente
dentro do prazo estabelecido, objetivos propostos em termos quantitativos
tornarão mais simples as avaliações de sucesso ou o fracasso.
3.2 Organização pessoal
Organizar as tarefas de acordo com um critério pré-determinado é
fundamental para uma execução planejada. Como visto no capítulo anterior,
existem vários critérios a serem utilizados, os mais conhecidos e aceitos como
eficazes são os critérios de importância e urgência.
Dentro dos critérios, segundo Maitland (2000), a priorização das tarefas
permite ao indivíduos, após analisar seu volume de trabalho, começar a atuar
na organização.
Ao estabelecer prioridades há três providências a serem, tomadas,
destacando: atividades urgentes, atividades importantes e o equilíbrio entre
urgência e importância
3.2.1 Atividades urgentes, importantes e o equilíbrio entre as duas
A definição de urgência permite uma ampla relatividade, mas em termos
de administração do tempo, Maitland (2000) estabelece que aquelas que
atividade urgente é aquela que deve ser executada no mesmo instante em que
sua demanda surge. Já atividades importantes são consideradas aquelas que
tenham particular interesse.
O equilíbrio entre urgência e importância é estabelecido quando através
da organização das atividades tem-se claramente identificados e distribuídos
de modo que possam ser realizados dentro do tempo necessário e sem
comprometer o resultado final.
29
3.3 Delegação
Delegar é uma atividade de grande destaque na administração do
tempo, pois algumas atividades podem ser realizadas por outras pessoas,
liberando assim o indivíduo para atividades mais específicas, favorecendo
assim um melhor aproveitamento do tempo. É necessário portanto,
compreender como funciona o processo de delegação, para não comprometer
o resultado de determinadas atividades, ou seja, não delegar aquilo que não
se tem certeza que possa ser feito tão bem quanto quem está delegando faria.
Delegar tarefas é portanto, parte integrante de um plano eficiente de
administração do tempo. Essa compreensão é importante para o indivíduo de
modo a saber a hora certa e como distribuir tarefas a outros funcionários.
Segundo Maitland (2000, pág. 29) delegar:
―[...] é o processo de transmitir certas tarefas e obrigações de uma
pessoa para outra; em geral, de um superior a um subordinado.
Aquele que recebe o poder delegado tem autoridade suficiente para
concluir o trabalho de modo satisfatório, mas aquele que delega fica
com a total responsabilidade pelo seu êxito ou fracasso. [...]‖
Contudo, antes de delegar ou não devem ser consideradas as
vantagens e desvantagens de delegar. Obviamente, a delegação permite a
quem delega desfrutar de mais tempo livre, permitindo concentrar esforços em
outras questões mais urgentes ou importantes, além de permitir que
subordinados
possam
desenvolver
habilidades
e
amadurecerem
profissionalmente, o que indiretamente afeta a motivação e o estímulo do
indivíduo.
Os inconvenientes da delegação podem surgir quando ao delegar-se
uma tarefa, a mesma não seja desempenhada a suficiente dedicação ou
seriedade. Isso acontece na maioria das vezes em que quem delega, transmite
o trabalho, mas não a autoridade, pois está com medo de confiar a tarefa para
outros. Também com frequência, são transmitidas apenas as tarefas mais
30
maçantes ou as mais desagradáveis, o que também causa indignação. Além
disso, por vezes são escolhidos funcionários errados para delegar, escolhendo
quem estiver mais disponível, sem se ater ao fato da pessoa ser qualificada ou
não para determinada tarefa. O questionário que vem a seguir pode ajudá-lo a
concluir se está delegando de modo correto ou não.
Deve-se evitar delegar tarefas que envolvam o planejamento ou o
desenvolvimento de ideias confidenciais, assuntos delicados e jamais transferir
as tarefas enfadonhas e banais àquele subordinado que as considera da
mesma forma, pois o ele irá detestar tanto quanto quem delegou.
O tempo é um fator decisivo quando se escolhem as atividades a se
delegar. Portanto, é de se considerar sensato delegar as partes do trabalho
que ocupam tempo, mas que não são particularmente importantes.
3.4 Material impresso
Papelada pode ser um fator de desperdício e uma grave ameaça à
administração do tempo. Organizar o local de trabalho, dispondo o material de
maneira que fique sempre disponível, mas, sem espalhar-se por todo o
ambiente, permitirá economia de tempo quando houver a necessidade de
resgatar este ou aquele documento. É importante avaliar também quando há a
necessidade real de imprimir, ou até mesmo responder uma correspondência
recebida eletronicamente. Em determinados casos, uma ligação pode reduzir
significativamente o tempo gasto naquele assunto.
Material impresso é uma parte importante em muitas organizações e
deve ser controlado de maneira cuidadosa, a fim de evitar efeitos negativos na
administração do tempo. Para seu controle, a área de trabalho deve ser
adequadamente organizada e planejada de modo que se possa utilizar o
tempo da maneira mais eficiente e efetiva.
Maitland (2000) sugere termos específicos para controle de material
impresso, quais sejam: disposição (layout), organização e saúde e segurança.
31
Na disposição o ambiente deve ser planejado de tal modo que todos os
equipamentos e materiais utilizados com mais frequência estejam ao alcance
das mãos.
Na organização é importante o empenho para manter a estação de
trabalho sempre limpa e arrumada, mantendo próximos aqueles papéis
relacionados às tarefas mais importantes.
O ambiente de trabalho também deve ser seguro e higiênico, para que o
trabalho flua com empenho, de maneira correta e dentro do horário. A
iluminação e ventilação são importantes, pois incentivam a continuidade às
tarefas. Locais mal iluminados refletem em menor rendimento, além de poder
causar acidentes e doenças — afastamento por motivo de doença é
desperdício de tempo. Afinal, o controle de material impresso revela-se um
importante elemento no planejamento e administração do tempo.
3.5 Condução de reuniões
De modo semelhante ao material impresso, as reuniões são importantes
no que diz respeito ao uso eficaz do tempo.
Considerando que dentro de um ambiente corporativo a existência de
dois tipos de reuniões: formais e informais, o indivíduo deve estar preparado
para as duas, primeiro sendo cordial e amistoso nas informais, mas não
desperdiçando tempo em conversas sem sentido pelos corredores. E agindo
de modo igualmente competente durante reuniões formais, dentro do
departamento e diante de seus superiores, tratando os assuntos diretamente e
sem desperdiçar o tempo dos outros e o seu próprio.
Diante desse convívio ―obrigatório‖ é importante pensar com cuidado
sobre o tempo gasto em ―socializações‖ formais ou informais, pois este tempo
se refletirá na disponibilidade do indivíduo para o trabalho. Segundo Maitland
(2000) esse tempo pode ser reduzido concentrando-se nas duas áreas em que
ocorrem os excessos: ocasiões e locais.
32
Em certas ocasiões há uma tendência a se conversar mais que o usual:
pela manhã chegando ao trabalho, quando geralmente se fala sobre o que
ocorreu no dia anterior (ou no fim de semana), nos intervalos para o cafezinho
ou almoço e próximo do fim do expediente, quando a maioria está ansiosa
para chegar a hora de ir embora. Nessas ocasiões, portanto, deve-se manter a
disciplina e concentração na administração do tempo, obedecendo aos
próprios prazos estabelecidos. Os intervalos no entanto são importantes,
devem ser regulares mas administrados, pois permitem recuperação de
energia e motivação para retornar ao trabalho.
Existem alguns locais onde, frequentemente se pode ser levado a parar
e conversar, ou a deixar-se ficar mais do que o tempo necessário — um
corredor talvez, ou próximo ao bebedouro. Contudo, mais uma vez, é preciso
ter consciência de que está havendo desperdício de tempo, que deve ser
seriamente evitado.
Reuniões formais geralmente representam abuso do tempo. Segundo
Maitland (2000), quando da organização das mesmas, o indivíduo deve atentar
para que tenham: organização adequada, condução correta e participação
positiva.
A organização adequada ocorre quando a reunião é planejada com
cuidado, a fim de que seja produtiva e bem organizada em termos de tempo.
Ela precisa ter um motivo específico, objetivos, abordar um número limitado de
tópicos, concentrar a atenção por completo, por um período curto, mas intenso.
Apenas quem tenha algo a dizer e/ou aprender deve ser convocado para a
reunião, e para melhor aproveitamento do tempo considera-se sensato iniciar
a reunião relativamente próximo à hora do almoço ou ao fim do expediente,
pois são horários que naturalmente levam à conclusão pontual dessas
reuniões.
A condução correta depende das habilidades de quem a está presidindo
a reunião, que deve iniciar definindo o propósito e os objetivos, antes de
abordar os pontos da ordem do dia, na sequência em que estão.
33
A participação positiva é aquela em que participante é claro e conciso
ao falar e fica em silêncio se não tiver o que dizer e tem como objetivo entrar e
sair o mais rápido possível.
3.6 Desperdício de tempo
Segundo Maitland (2000), é importante estar ciente sobre várias
atividades que geral desperdício de tempo, quais devem ser evitadas e quais
precisam ser enfrentadas. Saber lidar com interrupções, sejam presenciais ou
virtuais (e-mails, mensagens, telefone, etc.) vai representar o diferencial entre
desperdiçar ou não o tempo. O controle sobre atividades que geram
desperdício deve ser constante, pois elas são capazes de prejudicar qualquer
plano de administração do tempo. Atitude positiva é uma aliada para lidar com
situações ou pessoas que geram desperdício de tempo.
As interrupções tem um grande efeito prejudicial, pois além de roubarem
minutos preciosos, prejudicam também na retomada das atividades que
estavam sendo desenvolvidas.
Maitland (2000) cita três formas de interrupções: por contato pessoal,
pelo telefone e pela própria pessoa.
Para reduzir as interrupções causadas por outros funcionários e/ou
colegas no ambiente de trabalho o indivíduo deve planejar-se de modo que
suas atividades sejam realizadas de maneira planejada e dentro de um
ambiente colaborativo onde haja fluência de comunicação, e todos entendam
sobre a importância de redução das interrupções.
O telefone costuma toma muito tempo. Neste caso, pode-se contar com
um assistente ou colega para filtrar chamadas, permitindo que só sejam
atendidas as ligações realmente urgentes e/ou importantes.
Pode causar espanto, mas a própria pessoa pode ser a causa de suas
interrupções. Atender a pedidos de ajuda em excesso pode comprometer a
própria rotina. Mas ser solícito é sempre importante, demonstra cordialidade e
desenvolve o network, no entanto, deve-se tomar cuidado com os excessos e
34
saber a hora de dizer não sem ser rude. Para tanto o indivíduo deve estar
preparado para dizer não quando precisar dizer não, com decisão e firmeza. E
dizer sim mais tarde, pois deixar a porta sempre fechada deixará péssima
impressão e tornará o profissional em um excluído das relações sociais dentro
do ambiente de trabalho. Deve-se ser visto como alguém firme, mas justo —
agradável e prestativo — mas nunca como alguém generoso demais.
3.7 Aproveitando o tempo livre
Avaliar se o plano de administração do está funcionando é muito
simples, se foi conseguido algum tempo livre, está funcionando, se não,
obviamente precisa ser revisto.
Considerando um caso de sucesso, é importante agora pensar em como
utilizar o tempo livre ―criado‖ a partir da administração do tempo, o trabalho
correto e a dedicação merecem ser reconhecidos e um descanso para
recuperar a energia é mais do que bem vindo. Aprender a relaxar desfrutar do
tempo de lazer é fundamental para isso.
O tempo pode ―sobrar‖ também dentro do dia, quando a realização mais
eficaz de algumas rotinas permite o término das mesmas antes do tempo
previsto, e para administrar esse tempo extra Maitland (2000) sugere que o
modo mais fácil de observar e decidir o que fazer com esse tempo é dividir o
dia em três períodos distintos: o início, o meio e o fim.
As melhores oportunidades possíveis para melhorar o uso do tempo e
preparar-se de maneira correta para o dia que se segue é desde a hora em
que se acorda até começar a trabalhar, pois ao planejar o dia logo cedo, é
possível estabelecer as atividades possíveis dentro daquele dia, sem
comprometer a finalização das mesmas. Redimensionar o tempo em uma
sequencia mais eficaz de atividades permitirá um planejamento mais eficiente.
Descobrir que devido a administração do tempo se ganhou cinco
minutos aqui e ali pode ser uma grata surpresa, e permite ao indivíduo realizar
atividades menos importantes que antes ficariam de lado pela falta de tempo.
35
A última parte do dia pode ser a mais produtiva de um dia com
administração de tempo. O ato de rever as atividades do dia permite verificar
se todos os itens urgentes foram concluídos, e se não, por que não,
transferindo-os para o dia seguinte estabelecendo as prioridades para os
mesmos. Atitudes como esta permitem satisfação e tranquilidade para encerrar
um dia e começar o outro.
36
CAPÍTULO IV
PESQUISA DE OPINIÃO
Partindo da necessidade de execução deste trabalho de conclusão de
curso, lançou-se mão da seguinte metodologia: quanto aos meios, trata-se de
pesquisa de opinião onde se identifica procedimentos e descobrem-se
tendências a respeito da administração do tempo. Já quanto aos fins, é
descritiva, pois descreve as características, propriedades e relações existentes
entre o objeto de estudo e a população pesquisada. E quantitativa, pois
requereu o uso de métodos e técnicas estatísticas.
Foram utilizados questionários como instrumentos para coleta de dados,
que foram analisados e organizados estatisticamente, sendo apresentados de
forma descritiva.
4.1 Delineamento da pesquisa
Segundo Ludke e André (1986), para realizar uma pesquisa é preciso
promover um confronto entre os dados, as evidências, as informações
coletadas sobre determinado assunto e o conhecimento teórico acumulado a
respeito dele. Trata-se de construir uma porção do saber.
O conteúdo desta pesquisa encaixa-se na linha teórica, pois lança mão
de argumentação científica para embasar seu problema. Recebendo um
tratamento de dados de maneira quantitativa, através da análise estatística
das informações coletadas. Possui fim descritivo, pois seu propósito é
descrever como o objeto de estudo está relacionado ao cotidiano dos
pesquisados.
Os procedimentos técnicos, ou seja, a conduta em relação aos dados
segue a linha de pesquisa de opinião, onde se buscou identificar em relação
ao objeto de estudo, procedimentos e tendências.
37
4.2 População e amostra
De acordo com Oliveira (1999), a população é o conjunto de seres
animados ou inanimados que apresentam pelo menos uma característica em
comum a ser estudada. E da população é obtida uma amostra, que conforme
Marconi e Lakatos (1999, p.43) ―é uma porção ou parcela do universo
(população); é um subconjunto do universo‖.
Na pesquisa do presente artigo foi utilizada uma amostra intencional,
que de acordo com Mattar (1996, p. 133), ―a suposição básica da amostra
intencional é de que, com bom julgamento e uma estratégia adequada, podem
ser escolhidos os casos a serem incluídos e, assim, chegar a amostras que
sejam satisfatórias para as necessidades da pesquisa‖.
A população pesquisada foram os funcionários da empresa Reviver
Administradora de Condomínio, situada no bairro Calhau, na cidade de São
Luis do Maranhão, e a amostra escolhida foram os funcionários da área
administrativa da mesma, que possuem características relacionadas ao objeto
de estudo deste artigo.
4.3 Identificação e localização
Segundo Marconi e Lakatos (1999), ―identificação é a fase de
reconhecimento do assunto pertinente ao tema em estudo.‖ E para localização
as
mesmas
autoras
afirmam que:
―tendo
realizado
o
levantamento
bibliográfico, com a identificação das obras que interessam, passa-se à
localização das fichas bibliográficas nos arquivos das bibliotecas públicas, nas
de faculdades oficiais ou particulares e outras instituições.‖
O reconhecimento do assunto pertinente ao tema do presente artigo se
deu após a necessidade pessoal do pesquisador em melhoria de seu
desempenho diante das dificuldades geradas pela falta de tempo. Após a
procura pelas informações relacionadas, foi realizada a busca de literatura
38
específica em livrarias e bibliotecas virtuais, através do recurso tecnológico
chamado internet.
4.4 Instrumento de coleta de dados
Para coletar dados de uma pesquisa utilizam-se dados primários e
secundários. Para Mattar (1996, p.134), ―dados primários são aqueles que não
foram antes coletados, estando ainda em posse dos pesquisadores, e que são
coletados com o propósito de atender às necessidades específicas da
pesquisa em andamento‖. Já os dados secundários, segundo o mesmo autor
―são aqueles que já foram coletados, tabulados, ordenados e, às vezes, até
analisados, com propósitos outros ao de atender às necessidades da pesquisa
em andamento, e que estão catalogadas à disposição dos interessados‖.
Neste artigo, para a coleta de dados foram utilizados dados primários,
coletados através de questionários aplicados a uma parcela dos funcionários
da empresa Reviver Administradora de Condomínios Ltda. No intuito de obter
informações sobre como os funcionários estão despendendo seu tempo, sobre
o desperdício de tempo pelos funcionários e se os funcionários se encontram
estressados em decorrência da falta de administração do tempo.
4.5 Procedimentos de coleta e análise de dados
Numa pesquisa quantitativa, a técnica mais apropriada para análise dos
dados é o uso de ferramentas estatísticas como frequência, correlação,
dispersão, entre outras. Diante do exposto, no intuito de atender os objetivos
propostos no presente artigo, fez-se uso de frequência e de correlação,
apresentando as informações de forma descritiva e por meio de gráficos.
39
4.6 Limitações da pesquisa
A pesquisa realizada apresentou limitações quanto à sua população e
amostra. Principalmente no que diz respeito ao tamanho da amostra, que ao
se apresentar em número reduzido, permite considerar os resultados
encontrados somente para a população em questão.
4.7 Análise e interpretação dos resultados da pesquisa
Conforme Triviños (1987), pesquisas qualitativas, pelo tipo de técnicas
que utilizam (questionários semi-estruturados ou de perguntas abertas,
entrevistas, análise de conteúdo etc.) não estabelecem uma separação nítida
entre coleta de informações e sua análise e interpretação. Gil (1999) ressalta
não ser fácil definir os limites entre análise e interpretação. Segundo o autor
(1999:185), a análise, referindo-se ―à relação entre os dados empíricos e a
teoria [...] prende-se unicamente aos dados‖, enquanto ―a interpretação
procura um sentido mais amplo para os dados, por meio de sua ligação a
outros conhecimentos já obtidos‖. Diz mais que ―atrás dos dados existe uma
série complexa de observações‖ (1999:185-186).
Nesta parte do estudo volta-se para o tratamento analítico através de
técnicas estatísticas de frequência e são apresentados os resultados em forma
de gráficos, dispostos separadamente conforme o questionário aplicado.
Foram aplicados 02 (dois) questionários, o primeiro perguntava: você gerencia
seu tempo? Estabelecendo como critérios de seleção as opções nunca, às
vezes, com frequência e sempre, como resultado deste questionário foi
elaborado o gráfico1 (vide anexos).
Pode-se observar que a maioria dos entrevistados concorda que não
gerencia seu tempo, muito embora se possa enxergar também uma vontade
implícita de fazê-lo. O segundo questionário perguntava: você desperdiça seu
próprio tempo? Estabelecendo os mesmos critérios de seleção do anterior,
como resultado deste questionário foi elaborado o gráfico 2 (vide anexos)
40
Já neste segundo questionário, quando perguntado abertamente sobre
o desperdício ou não do tempo, pode ser percebida uma dificuldade em admitir
sua situação real, e vê-se que apenas uma pequena parcela da amostra
pesquisada de fato admite desperdiçar o próprio tempo.
41
CONCLUSÃO
A escolha do tema ―administração do tempo‖ foi um desafio
considerando a forma como esta expressão tem sido vista e tratada na
atualidade. No entanto, diante de sua capacidade de transformação e melhoria
dos ambientes tanto corporativos quanto reservados, vislumbrou-se aí um
grande potencial a ser reexplorado.
O presente artigo através de sua pesquisa buscou responder à sua
problemática de como é percebida a administração do tempo, de que forma ela
é aplicada e como otimiza o dia a dia dos indivíduos, seja na empresa ou fora
dela, e ainda atinge seus objetivos quando descreve a realidade da
Administração do Tempo, investiga como a Administração do tempo é
percebida e aplicada e, analisa as
informações pesquisadas sobre a
Administração do Tempo no dia-a-dia dos indivíduos.
Lançou-se mão da metodologia de pesquisa de opinião para identificar
e descrever procedimentos e descobrir tendências a respeito da administração
do tempo. Sendo, portanto de caráter descritiva, revelando as características,
propriedades e relações existentes entre o objeto de estudo e a população
pesquisada. E quantitativa, pois requereu o uso de métodos e técnicas
estatísticas.
Algumas dificuldades se apresentaram durante a elaboração da
pesquisa, principalmente na coleta de dados, onde os entrevistados
esboçavam alguma resistência diante da exposição de suas características em
relação à administração do tempo, contudo, esta resistência foi superada com
a explicação clara dos fins da pesquisa.
Os
resultados
encontrados,
diante
da
população
e
amostra
pesquisadas, foram fundamentalmente que a percepção e aplicação da
administração do tempo; objeto deste artigo; é preocupantemente mínima, e
conforme demonstrado nos gráficos, grande parte dos pesquisados realizam
42
suas atividades sem nenhuma preocupação aparente em relação à
administração de seu tempo, buscando simplesmente o término do expediente
para poder recomeçar na manhã seguinte.
Contudo, como consequência gerada pelo impacto da pesquisa, foi
percebida também a vontade de melhoria e o desejo de aperfeiçoamento, que
aparentemente não acontece por falta de automotivação.
Com mais tempo e recursos poderia ser desenvolvido um programa de
divulgação e treinamento em relação da administração do tempo, atividade
esta que ora recomendamos a outros que porventura desejem dar
continuidade a este trabalho.
ANEXOS
Índice de anexos
Anexo 1 >> Questionários;
Anexo 2 >> Gráficos.
ANEXO 1
Questionário1: você gerencia seu tempo?
Fonte: Maitland (2000)
ANEXO 2
Questionário 2: você desperdiça seu próprio tempo?
Fonte: Maitland (2000)
ANEXO 3
GRÁFICOS
Gráfico 1: Você gerencia seu tempo?
Fonte: Dados primários
Gráfico 2: Você desperdiça seu próprio tempo?
Fonte: Dados primários
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011.
CARAVANTES, R. Geraldo. Teoria Geral da Administração: Pensando & Fazendo. Porto
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CHAVES, Eduardo O. C. Administração do Tempo. E-book: 1992
CRUZ, Carla; RIBEIRO, Uirá.
Axcel Books do Brasil, 2003
Metodologia científica: teoria e prática. Rio de Janeiro:
GIL, Antônio C. Métodos e técnicas em pesquisa social. São Paulo: Atlas, 1999.
GUERRIERO, V.. (2012). "Power Law Distribution: Method of Multi-scale Inferential
Statistics". J.
Mod.
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LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade.
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MAITLAND, Iain. Administre seu tempo; tradução Maria Cristina Fioratti Florez e Giorgio
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MARCONI, A. Marina; LAKATOS, M. Eva. Técnicas de Pesquisa: Planejamento e Execução
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dados. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Metodologia científica. 4.ed. São
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MATTAR, N. Fauze. Pesquisa de Marketing: Metodologia, planejamento. 3. ed. São Paulo:
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OLIVEIRA, L. Silvio. Tratad de Metodologia Científica: Projetos de pesquisas, TGI, TCC,
Monografias, Dissertações e Teses. 2. ed. São Paulo: Pioneira, 1999.
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STEFAN, H. Dietrich. Novo guia para pesquisa científica. Blumenau: FURB, 1999.
TAVORA. Olimpio Pessoa. Administração do Tempo. Cursos 24 horas: São Paulo: 2010.
TRIVIÑOS, Augusto N.S., 1987. Introdução à pesquisa em ciências sociais: a pesquisa
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WAGNER, Jaime. A arte de planejar o tempo. Porto Alegre: Literalis, 2003.
BIBLIOGRAFIA CITADA
1 - BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011.
2 - MAITLAND, Iain. Administre seu tempo; tradução Maria Cristina Fioratti Florez e
Giorgio Cappelli. São Paulo: Nobel, 2000.
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO
2
AGRADECIMENTO
3
DEDICATÓRIA
4
RESUMO
5
METODOLOGIA
6
SUMÁRIO
7
INTRODUÇÃO
8
CAPÍTULO I
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO: CONCEITO E METODOLOGIAS
11
CAPÍTULO II
A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO COMO FERRAMENTA DE GESTÃO
16
CAPÍTULO III
OS COMPONENTES DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO,
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS E COMO DOMINÁ-LOS
25
CAPÍTULO IV
PESQUISA DE OPINIÃO
36
CONCLUSÃO
41
ANEXOS
43
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
47
BIBLIOGRAFIA CITADA
49
ÍNDICE
50