GESTÃO DO TEMPO
ALESSANDRA VIEIRA
FONSECA
Coach, Instrutora, Palestrante e Consultora Organizacional
Certified Executive Coach & Alpha Analist, Certified Personal &
Professional Coach, Cer tified Leader as Coach, Trainer
Licenciada Coaching Club, Instrutora do EMPRETEC.
Formada em Psicologia pela Universidade de Brasília,
especializada em Administração de Recursos Humanos pela
Fundação Getúlio Vargas. Atua na área organizacional desde
1993, desenvolve trabalhos em empresas públicas e privadas
tais como: Coaching, Treinamentos Empresariais e Motivacionais,
Clima Organizacional, Avaliação de Desempenho,entre outros.
Consultora Organizacional, especializada em Gestão de Pessoas
e Recursos Humanos. Consultora, Instrutora e Palestrante
vinculada ao SEBRAE, Consultora do Fórum Permanente de
MPEs do MDIC. Atua como analista licenciada do Alpha
Assessment, instrumento personalizado, para avaliar as
lideranças. Sócia- proprietária da empresa ConsultaRH Ltda.
Algumas pessoas não gerenciam o próprio tempo
porque receiam ficar obsessivas e inflexíveis,
perder a espontaneidade
É mais fácil ficar obsessivo em relação
ao tempo se ele for um fator de pressão
que você sente que não consegue
administrar
O tempo perdido nunca
será recuperado e o que
chamamos de tempo
bastante sempre se revela
insuficiente.
O tempo é ouro.
Benjamin Franklin
HISTÓRICO
• O conceito de tempo tem desafiado povos,
pensadores, poetas e artistas
• Maias e egípcios: calendários baseados nos
astros e na matemática
• Antiguidade grega - dois conceitos de
tempo:
üCronos – tempo quantitativo e objetivo
üKyros – tempo qualitativo, viver aqui e agora
HISTÓRICO
O conceito de tempo dos gregos
se encontra em destaque
atualmente:
üExiste uma dimensão
quantitativa – o tempo é finito
üTambém existe uma dimensão
qualitativa – o tempo é avaliado
pelo tipo de experiência que
vivemos
Definições e Conceitos
Gestão do tempo:
Utilizar um sistema que ajude a
adquirir controle sobre as horas do
dia, para que possamos equilibrar
as funções que desempenhamos,
satisfazendo nossas necessidades
e cumprindo nossas
responsabilidades
MAPEAMENTO DO TEMPO
ü As
diferentes propostas para a gestão do tempo
destacam como essencial o mapeamento da forma
como o gerenciamos e como nos sentimos a
respeito do tempo: suficiente, recurso, fator de
pressão?
üA gestão do tempo requer investimento inicial de
tempo para fazer essa análise e elaborar um
plano, para acabar com a situação crítica de agir
sob pressão
üHá uma diferença entre a pressão que nos
motiva a agir e a que cria pânico em relação a
prazos.
GESTÃO DO TEMPO E
SAÚDE
üpersonalidade tipo A: caracterizada pela
impaciência, agressividade,
competitividade, tensão e hostilidade;
üpersonalidade tipo B: conseguem
trabalhar sem ficar ansiosas nem agitadas,
são tolerantes com atrasos e relaxam sem
culpa;
GESTÃO DO TEMPO E
SAÚDE
üO estado constante de estresse de tempo prejudica a
saúde: enfraquece o sistema imunológico, causa dores
musculares, insônia, dores de cabeça, pressão alta,
doenças cardíacas e aumenta o risco de depressão e
ansiedade
üA gestão do tempo permite lidar com o problema da
urgência do tempo e aqui também, a primeira providência
é verificar como estamos lidando com ela
GESTÃO DO TEMPO E
SAÚDE
üExercício
descubra sua Zona de Pressa
(apostila)
GESTÃO DO TEMPO NO
TRABALHO
üA maioria das pessoas passa pelo menos 50% das
horas em que se encontra acordada no trabalho
üpode-se considerar também o tempo gasto em
função do trabalho, como os deslocamentos no
trânsito, os treinamentos e as atividades de
atualização
üAs pessoas mais bem sucedidas com freqüência
reconhecem que o gerenciamento do tempo é um
apoio fundamental para atingirem suas metas
GESTÃO DO TEMPO NO
TRABALHO
Muitos profissionais são avaliados pelo modo como
utilizam o tempo:
üAlgumas empresas impõem perdas financeiras pelo
não-cumprimento de prazos
üEm várias organizações, o número de horas de
trabalho é associado ao empenho, e quem sai no
horário é visto como displicente
GESTÃO DO TEMPO NO
TRABALHO
A gestão do tempo no trabalho envolve providências
essenciais:
ü
ü
ü
identificação dos desperdiçadores de tempo;
utilização de economizadores de tempo;
execução e acompanhamento de agenda.
Desperdiçadores de tempo
üApresentamos muitas justificativas para a falta de
tempo: os problemas inesperados, o telefone que não
para de tocar, a falta de recursos humanos,
financeiros, de TI, a falta de informações
üde vez em quando esses obstáculos nos obrigam a
mudar nossos planos, mas é possível prever e
diminuir o impacto de cada um deles
üos obstáculos para gerenciar o tempo com eficácia
são os desperdiçadores de tempo
Desperdiçadores de tempo
üBrainstorming:
Identificação de
desperdiçadores de tempo
Desperdiçadores de tempo
üAlguns desperdiçadores são de ordem estrutural: falta
de clareza sobre os resultados esperados, indefinição dos
níveis de autoridade e responsabilidade
üOutros são provenientes de características das
instalações físicas, como o mobiliário inadequado, a falta
de máquinas e equipamentos, ou mesmo a localização da
empresa
üExistem ainda as causas de caráter comportamental,
como os valores, a postura, os hábitos.
PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO NAS
ORGANIZAÇÕES BRASILEIRAS (Bernhoeft)
— interrupções por telefone – alguns executivos atendem
qualquer telefonema;
— desrespeito aos horários – o atraso gera descrédito,
defensivos, demonstra desorganização e cria o hábito;
— falta de fixação de prioridades – anotações ou mesmo a
agenda não resolvem se não forem fixadas prioridades:
podem levar a gastar mais energia nas coisas erradas;
— incapacidade para dizer não – cobra preço alto que só é
percebido ao longo de insatisfações ou frustrações por
trabalhos inacabados ou resultados insuficientes;
PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO NAS
ORGANIZAÇÕES BRASILEIRAS (Bernhoeft)
— uso inadequado da secretária – ela é uma figura
indispensável, desde que saiba claramente o que é
esperado em termos de filtragem de atendimentos
pessoais e telefônicos e recepção de
correspondência;
— solicitações da hierarquia – o superior se sente
autorizado a chamar e interromper a qualquer
momento; os colegas se sentem no direito de entrar
e sair da sala com base na relação horizontal;
— solicitações dos subordinados – os gestores que
centralizam estão mais sujeitos ao desperdiçador;
PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO
NAS ORGANIZAÇÕES BRASILEIRAS
(Bernhoeft)
— qualidade/quantidade de reuniões – excesso de
reuniões; falta de pauta bem definida e de objetividade
na condução
— envolvimento operacional – o expediente normal é
utilizado para “tocar o barco” no seu trivial e rotineiro; o
o trabalho com alguma exigência intelectual, como
leitura, análise e redação, é feito após o expediente;
— falta de consciência sobre a importância do tempo como
recurso que pode ser determinante do seu sucesso ou
das organizações.
OUTROS DESPERDIÇADORES DE TEMPO
— procrastinação – adiar uma tarefa até o último
momento, podendo acarretar perda de prazos,
sensação de culpa e inadequação: em geral
causada por desmotivação em relação ao trabalho a
ser feito ou falta de autoconfiança
— perfeccionismo – os perfeccionistas vivem num
mundo de expectativas e padrões auto-impostos que
os fazem se esforçar continuamente pelo inatingível,
às vezes refazendo tudo
OUTROS DESPERDIÇADORES DE TEMPO
— sobrecarga de informações – avanços tecnológicos
tornaram mais fáceis e rápidas diversas tarefas, mas
trazem também a sobrecarga de informações, das
mais diversas fontes: televisão, rádio, e-mails, fax,
mensagens de texto, internet, catálogos.
— bagunça no escritório – acúmulo de papéis, de itens
desnecessários, obsoletos ou quebrados, pode gerar
estresse, irritação e perda de tempo
— planejamento deficiente ou inexistente
AUTO-ANÁLISE DE DESPERDÍCIO DE
TEMPO
— Na apostila, você encontra uma lista de ações derivadas
dos desperdiçadores, para que faça uma auto-análise com
relação ao uso do seu tempo.
— Para tanto proceda da seguinte forma:
ü Selecione na lista dez itens que se apliquem a você;
ü Sinta-se com liberdade para incluir outros;
ü Classifique as ações “desperdiçadoras” por ordem de
importância para o seu caso: coloque 10 na frente do item
que representa maior peso, nove para o seguinte e assim
sucessivamente.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
— são as ações que permitem reduzir ou neutralizar os
desperdiçadores:
ü Superar a procrastinação
ü Superar o perfeccionismo
ü Aprender a dizer “não”
ü Estabelecer prioridades
ü Planejar
ü Delegar
ü Organizar o escritório
ü Gerenciar reuniões
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Superar a procrastinação:
— Refletir sobre o preço que paga por procrastinar: perda de
oportunidades de se sair bem, de ser reconhecido como um bom
profissional; o desgaste nos relacionamentos
— Anotar as tarefas que está evitando e identificar por que: não
gosta delas, receia não conseguir fazê-las direito?
— Identificar como o atraso pode prejudicá-lo
— Dividir as tarefas que vem procrastinando em partes menores,
mais controláveis, e estabelecer prazos curtos para concluir cada
parte
— Conferir a conclusão e comemorar concedendo-se algum tipo de
prêmio, como jantar num restaurante que você vinha querendo
conhecer.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Superar o perfeccionismo
— Aceitar que faz parte da natureza humana cometer erros
— Procurar a excelência em vez de lutar pela perfeição.
— Ter paciência consigo mesmo à medida que se exercita em
ser imperfeito e lembrar que nada é um fracasso completo,
se tiver servido para você aprender alguma coisa.
— Usar o Princípio de Pareto para ajudá-lo a ter noção de onde
empregar seu tempo e sua energia: conhecido também
como a regra dos 80:20, consiste na idéia de que 20% do
tempo e do esforço geram 80% dos resultados; o corolário
também é verdadeiro: 20% dos resultados consomem 80%
do tempo e do esforço.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Aprender a dizer “não”
— É comum as pessoas pedirem tempo para pensar
como uma desculpa para não dizer logo “não”
— Esse procedimento é percebido e é irritante: leva o
interlocutor a perder tempo esperando pela decisão
— Sempre que alguém lhe solicitar alguma coisa,
avalie exatamente o que lhe custará
— Caso decida recusar o pedido, seja corajoso e
honesto: se já sabe que dirá não, diga logo,
delicadamente, apresentando um bom motivo
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Aprender a dizer “não”
— Pode-se dizer “não” sem nunca pronunciar a palavra, usando
habilidades assertivas
— Ser assertivo significa ser capaz de comunicar suas opiniões
e sentimentos de maneira franca e clara, sem desrespeitar os
direitos e os sentimentos dos outros
— Exemplo: seu superior hierárquico lhe pedir que assuma mais
trabalho, quando você já está sobrecarregado – o que fazer?
ü seja atencioso, porém mostre seu cronograma a ele e peça-
lhe que decida qual trabalho gostaria que você interrompesse
para priorizar o novo trabalho que lhe está repassando.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Estabelecer prioridades
— As pessoas que se sentem pressionadas em geral
resolvem os problemas na ordem em que se
apresentam, realizam primeiro as tarefas mais
fáceis ou mais difíceis, com a idéia de que essa é a
forma mais eficiente
— As ações não têm todas a mesma importância: a
forma adequada é elaborar uma lista de prioridades
que lhe indicará o que deve fazer, pela ordem de
importância e urgência.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Estabelecer prioridades
— A maior parte dos especialistas em gestão do tempo sugerem
que seja usado o sistema ABC para fazer a lista de prioridades:
ü A = importante e urgente - tarefas que podem produzir resultados
extraordinários e, se não forem cumpridas, as conseqüências
podem gerar problemas sérios;
ü B = tarefas importantes, mas não tão urgentes, mas se forem
adiadas por muito tempo, podem alcançar o nível A;
ü C = tarefas de rotina ou que podem ser adiadas sem
conseqüências graves; algumas podem permanecer nesse nível
indefinidamente e outras podem mudar de status ao longo do
tempo.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Estabelecer prioridades
— Ao proceder à classificação, você pode se deparar com
vários itens com o mesmo conceito
— Caso isso aconteça, crie subclasses A-1, A2, etc.
— Ao fazer isso, lembre-se de que o tempo de que você dispõe
é, em geral, mais relevante do que a importância atribuída à
tarefa, ou seja: um trabalho que seja mais urgente precisa
ser feito antes de um que seja mais importante.
— Após estabelecer suas prioridades, convém elaborar seu
planejamento pessoal e delegar tarefas que podem ser
feitas por seus subordinados.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Exercício de estabelecimento de prioridades
— Considere a área profissional e mais uma área de sua vida
(pessoal, educacional, familiar, social, espiritual)
— Liste as principais atividades que deve ou deseja realizar nessas
duas áreas ao longo desta semana
— Utilizando o sistema ABC, coloque-as em ordem de prioridade
— Verifique se é possível delegar alguma dessas atividades e
indique quais
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar
ü O cotidiano tranqüilo é obtido pela programação
das ações: todos os dias de trabalho devem ser
uma mescla de atividades A, B e C
ü As prioridades mudam à medida que o tempo
passa, ou que recebemos informações: diante de
dados novos, reorganize sua lista de prioridades
ü Metas impossíveis são estressantes e frustrantes:
seja realista sobre sua capacidade de trabalho e de
seus subordinados dentro de um determinado
período, reconhecendo seus limites
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: uso do planejador
ü É conveniente escolher o “planejador” correto, que o ajude a
manter seus objetivos e lhe forneça acesso fácil a
informações importantes.
ü Há muitas escolhas: de calendários e agendas dos mais
diversos tipos até programas de computador
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: uso do planejador
— Os planejadores de papel apresentam algumas vantagens: custo
menor, podem ser usados em qualquer lugar, mas têm as seguintes
desvantagens:
ü capacidade limitada para armazenar informações;
ü dificuldade de reprogramar ações;
ü necessidade de transferir anualmente informações recorrentes,
como as datas festivas;
ü impossibilidade de recuperar informações, a menos que se
mantenha uma cópia
— O registro de compromissos em agenda de papel vem sendo
substituído por agendas eletrônicas que oferecem também
calculadoras e sistemas de memória
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: uso do planejador
— Os programas de computador são bons
instrumentos para auxiliar no gerenciamento do
tempo: alertam para eventos agendados com
algum dispositivo visual ou sonoro, e podem
armazenar mais informações do que um planejador
de papel;
— Quem usa computador costuma ter um sistema de
programação ou de gerenciamento de contatos
como parte do programa de correspondência, mas
também é possível optar por um programa
dedicado exclusivamente à gestão do tempo
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: uso do planejador
— Convém optar por apenas um planejador e usá-lo para tudo
que exija programação: contatos, números de telefone,
horários
— Seja qual for o tipo, é preciso ter disciplina para usar o
planejador: além de registrar o planejamento, ele deve
servir para acompanhar a execução, que será consultada
diariamente
— Se outra pessoa for responsável pela atualização do
planejador, informe-a sobre o surgimento de compromissos
assim que possível e pense na possibilidade de adotar um
sistema de intranet para ter um acesso simultâneo.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Planejar: contingências
— Um plano só está completo se incluir previsões e táticas de
contingência para o caso de o planejamento inicial falhar
— Cada situação é única e não existe plano de contingências típico,
mas sempre se deve:
1. identificar os principais problemas que podem surgir
2. avaliar a probabilidade que eles aconteçam e o dano que
causariam ao seu planejamento:
ü se a probabilidade é baixa ou o dano é irrelevante, desconsidere
ü
se a probabilidade e o dano são médios ou altos, estabeleça
táticas de contingência que lhe permitam solucionar o
problema.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Delegar
— Um dos meios mais rápidos de liberar tempo, mas com
freqüência apresentamos alguma resistência a utilizá-lo:
falta de confiança na capacidade dos subordinados,
sensação de perda de controle e falta de avaliação do
que pode ser delegado
— A delegação pode obedecer as seguintes etapas:
ü Identificação das tarefas a serem delegadas: serviços
rotineiros que fiquem fora do conjunto de suas melhores
habilidades; sem urgência
ü Identificar as pessoas para executar essas tarefas: que
tenham capacidade, tempo e interesse
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Delegar – etapas:
Uma vez identificada a pessoa certa:
ü Deixar claro que benefício a pessoa poderá receber
ü Explicar a tarefa cuidadosamente, comunicando regras e prazos e
tendo o cuidado de conferir o entendimento;
ü Registrar por escrito a delegação e as informações necessárias à
execução da tarefa
ü Providenciar que a pessoa disponha de autoridade e de acesso
aos recursos necessários;
ü Acompanhar e avaliar o desempenho do delegado;
ü Reconhecer o trabalho realizado.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório - organização física
— Se você puder, contrate um organizador
profissional;
— Se não:
ü procure criar um ambiente físico confortável e de
aparência agradável
ü use a tecnologia ajuda a poupar tempo: peça a
ajuda do pessoal de TI da sua organização para
avaliar que recursos poderiam ser implantados ou
desenvolvidos especificamente para o seu setor
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório – controle dos papéis
— Pesquisa feita pela Universidade da Califórnia em
2002: os escritórios do mundo todo usavam 43%
mais papel do que em 1999
— Existem estimativas de que:
ü 90% das informações profissionais estão em
papel
ü uma pessoa gasta 150 horas por ano na busca de
informações perdidas ou mal colocadas em mesas
e arquivos atulhados.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório – controle dos papéis
— Medidas para lidar com os papéis na maioria dos
escritórios:
ü Ter caixa de entrada para o material que chega
ü Ocupar-se dos papéis logo que cheguem
ü Resolver o que vai guardar e o que vai jogar fora,
considerando o que ainda pode ser útil no futuro;
ü Criar pastas para classificar os papéis que vai guardar,
com títulos como “Pendência”, “Ler”
ü Criar lista de pastas para servir como guia de consulta
rápida.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório – controle de informações
Táticas:
ü Internet – utilize mecanismos de busca e estabeleça um tempo limite
razoável para sua pesquisa;
ü Selecione e reduza a quantidade de livros, CDs, revistas e jornais que
adquire
ü Utilize técnicas de leitura dinâmica
ü Relatórios – olhe o sumário e percorra o texto rapidamente, a fim de
encontrar as informações que lhe são necessárias;
ü Sublinhe palavras ou frases fundamentais e faça anotações nas margens
ü Faça uma triagem do material que recebe
ü Peça a um assistente que resuma ou selecione trechos importantes das
informações recebidas.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório – gerenciamento de contatos
Contatos pessoais
— Se conta com uma secretária, peça-lhe que faça triagem e
agendamento dos contatos, considerando: as pessoas que podem
interrompê-lo a qualquer hora (superior imediato); as que podem
interrompê-lo quando não estiver ocupado demais (colegas e
subordinados); as que não podem interrompê-lo; e as urgências que
podem ser exceções à regra
— Informe às pessoas quando estará disponível e pendure um horário
com os momentos em que estará de porta aberta.
— Desenvolva a assertividade para, com delicadeza, finalizar
conversas: uso da linguagem do corpo, pedir desculpas por não
poder continuar a conversa e marcar horário específico para tratar
dos assuntos que ficaram pendentes.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório – gerenciamento de contatos
Socialização
— A socialização no trabalho é necessária a um bom
entendimento
— Uma organização que exigisse 100% de aplicação de seus
funcionários seria um lugar muito rigoroso, com tendência a
reduzir a satisfação com o trabalho, a criatividade, a troca de
experiências e de informações que podem ser valiosas
— Mas a socialização pode ser um dos maiores fatores de
desperdício de tempo: encoraje seus subordinados a usar o
tempo de forma criteriosa e produtiva, reservando algum
espaço para a comunicação informal.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório – gerenciamento de contatos
E-mails:
— Estudos mostram que se gasta quase duas horas por dia de trabalho com
e-mails, o que significa 25% do tempo trabalhado para a maioria das
pessoas
— Para facilitar o gerenciamento desse meio de comunicação:
ü Estabelecimento de freqüência para verificação de e-mails: uma vez pela
manhã, uma no meio do dia e outra no final;
ü Deixar na caixa de entrada apenas os e-mails que espera ler ou que
exijam resposta;
ü Utilizar o campo “Assunto” para ter e dar indicação precisa;
ü Criar uma assinatura com informações para contato no final de cada email;
ü Utilizar as pastas de e-mail para classificar os assuntos
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório – gerenciamento de contatos
— Telefonemas: podem ser tanto uma perda quanto uma
economia de tempo, dependendo da adequação de sua
utilização
— Economize tempo:
ü programando em seu aparelho os números para os quais liga
com mais freqüência
ü Usando identificador de chamadas para ajudá-lo a selecionar
as chamadas que vai atender
ü Sendo objetivo e tendo ao seu alcance as anotações e
documentos necessários, quando fizer ligações
ü Identificando e avaliando como gasta o seu tempo ao telefone
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório – gerenciamento de contatos
— Exercício de avaliação do tempo gasto com telefonemas (para
apresentar no último dia do curso):
ü Use tabelas para registrar chamadas feitas e recebidas,
destacando o nome da pessoa, o motivo, a duração e a utilidade
(modelo da apostila);
ü Some o total de tempo gasto ao telefone durante cada dia;
ü Some separadamente o tempo gasto nas chamadas que
considerou úteis e inúteis;
ü Avalie o percentual de cada tipo de chamada (úteis e inúteis);
ü Analise os motivos das ligações inúteis e veja se surge um padrão:
a mesma pessoa, os mesmos motivos;
ü Pense em como eliminar chamadas que desperdiçam tempo.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Gerenciamento de reuniões:
— Cuidados prévios:
ü Planejar
ü Conferir os itens relativos à preparação da reunião
ü Conhecer os participantes
ü Conhecer os tipos de manobras possíveis e como
neutralizá-las
REUNIÕES EFICAZES
PLANEJAMENTO
— É preciso avaliar a necessidade de promover
reuniões considerando o “Custo oportunidade”: o
que os participantes poderiam ter feito naquele
momento e o quanto isso teria sido valioso para a
empresa
— O maior custo é o tempo gasto pelos participantes:
leitura da pauta, preparação de documentos,
participação, viagem até o local da reunião
REUNIÕES EFICAZES
OBJETIVOS
— A primeira providência é definir os objetivos, sendo os
mais comuns: transmitir informações ou instruções,
tomar decisões, gerar idéias criativas, lidar com
reclamações
— Definidos os objetivos, é preciso verificar
ü a reunião é a forma adequada para atingi-los?
ü Quanto tempo será necessário?
ü quem deve participar da reunião?
ü serão tratados assuntos confidenciais?
ü os objetivos estão claros para todos?
REUNIÕES EFICAZES
USO DE TI
— Os encontros presenciais estão cedendo lugar aos
encontros virtuais, sendo os meios mais usados:
ü Teleconferência – coloca várias pessoas em contato ao
mesmo tempo, por telefone. É mais barata que a
videoconferência
ü Videoconferência – utiliza áudio em tempo real e links
de vídeo. Permite que se visualize a linguagem nãoverbal dos participantes, fundamental para a
comunicação
ü E-mail – facilita a comunicação sem o deslocamento
físico
ü A internet permite a participação em fóruns e mesmo
em chats
REUNIÕES EFICAZES
PREPARAÇÃO
— Seleção de participantes: pessoas necessárias
para que o objetivo da reunião seja atingido; tipos
certos de participantes: os que dão informações, os
que oferecem conselhos, os que autorizam ações
— Marcar data e horário: que sejam adequados a
todos; evite marcar horários “de
consenso” (próximos à hora do almoço, por ex.)
— Definição e distribuição da pauta: curta, clara,
contendo data, horário, local e objetivos, e todos os
itens que serão tratados, em ordem lógica
REUNIÕES EFICAZES
PREPARAÇÃO
— Escolha do local – Alternativas:
Ø Seu escritório: o material de referência está ao alcance; sua
autoridade será realçada; telefones podem tocar e interrupções são
previsíveis;
Ø Escritório de um subordinado: pode levantar o moral do subordinado;
pode ser desconfortável;
Ø Sala de reuniões da empresa: em geral requer reserva
Ø Sala de reuniões externa: pode ser útil se o sigilo for importante;
pode ser caro;
Ø Centro de conferências: instalações p/muitos participantes; pode
prover assistência técnica e segurança; pode ser caro;
Ø Local fora da cidade: pode dar charme à ocasião; garante
distanciamento da rotina e de interrupções; é caro
REUNIÕES EFICAZES
PREPARAÇÃO
— Escolha do local – Distribuição dos assentos:
Ø Pode ter um enorme impacto, por isso pondere
sobre vários mapas de assentos antes de escolher
Ø Se a reunião é entre duas pessoas, há 3 posições:
ü Compreensiva: os assentos das duas pessoas
estão dispostos em “L”, o que permite que se olhem
nos olhos e contribui para derrubar barreiras
ü Colaborativa: lado a lado, permitindo o trabalho em
comum
ü De confronto: em lados opostos da mesa, criando
distância
REUNIÕES EFICAZES
PREPARAÇÃO
— Escolha do local – Distribuição dos assentos:
Ø Se a reunião é de grupo:
ü Enfrentamento – grupos com pontos de vista opostos em
diferentes lados da mesa; condutor no meio dos grupos
ü Participação democrática – uso de mesa redonda para valorizar a
conversa aberta e diluir posições hierárquicas
ü Pró-hierarquia – destaque o condutor, colocando-o na cabeceira
da mesa
ü Estratégia de influências – baseia-se no pressuposto de que os
participantes são influenciados pelas pessoas próximas
Ø Se não houver um mapa, observe o lugar onde as pessoas
escolhem sentar, pois revelam como elas se colocam quanto aos
temas em discussão
REUNIÕES EFICAZES
PREPARAÇÃO
— Providências práticas:
Ø Providencie acessórios para os participantes: papel,
caneta, lápis
Ø Confira todas as instalações com alguma
antecedência e infra-estrutura: água, café, sistema
elétrico
Ø Caso a reunião ocorra após uma refeição, evite o
consumo de álcool
Reuniões
Produtivas
TESTE
COMO CONDUZO REUNIÕES?
— Preencher o teste
— Somar os pontos obtidos
— Avaliação:
12-24 – precisa melhorar consideravelmente
25-36 – pontos fortes, mas precisa melhorar
37-48 – bom nível, mas não se acomode
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
— Uma das táticas mais prejudiciais ao sucesso do encontro é
a divulgação prévia de informações negativas, com o intuito
de semear a discórdia ou de boicotar alguma medida que
você quer levar a efeito.
— Exemplo: algum dos participantes pode não ter interesse no
desenvolvimento do projeto que você vai propor na reunião,
e pode tentar o boicote, divulgando informações negativas e
mesmo falsas entre os participantes
— Lembre-se de que “uma fruta podre contamina a cesta”:
essa pessoa terá tempo e argumento para minar a confiança
dos participantes na utilidade e possibilidade de sucesso do
projeto e mesmo em você e na sua competência.
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
— Alguns cuidados devem ser tomados para interceptar as
manobras que poderiam prejudicar o sucesso da reunião: é
possível que algumas figuras de peso dentre os
participantes tenham táticas para alcançar seus objetivos,
tais como:
ü tentar alterar a pauta, mudando o rumo da discussão;
ü abalar a confiança que os participantes têm em você e em
sua competência;
ü abalar a confiança de algum participante mais tímido para
fazer valer o próprio ponto de vista;
ü provocar o adiamento do voto final.
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
— Tipos de manobras:
ü Dividir para dominar:
informações contraditórias
são passadas antes do
evento para semear
discórdia
ü Intimidação: pessoa
dominadora fala em voz
alta e interrompe
participantes
•
Defesa do Presidente
ü
Recapitulação de fatos:
Esclarecer mal-entendidos
antes da reunião
ü
Desafio ao Agressor:
solicitação enérgica de
conduta ordeira
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
— Tipos de manobras:
ü Grandiloquência:
desperdício de tempo,
falando sobre assuntos
irrelevantes
ü Irritação: usada para
interromper a discussão
e transferir as decisões
para outro dia
•
Defesa do Presidente
ü
Impor silêncio – isole o
ü
Manter a calma:
grandiloquente potencial
neutralizar o participante,
inclusive retirando-o da
reunião quando necessário
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
— Impor o ritmo:
ü Chegue ao local com antecedência
ü Comece os trabalhos no horário previsto
ü Lembre aos participantes o tempo de duração
ü Siga a pauta
ü Não permita desperdício do tempo
ü Mude de posição e de tom de voz para “acordar” participantes que
estejam entediados
ü Pule itens menos importantes da pauta se precisar acelerar a reunião
ü Marque reunião adicional se ficar evidente que alguns itens não
poderão ser examinados
ü Evite prolongar a reunião além do horário previsto
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
— Controle da reunião – observe os sinais não
verbais
ü Há vários sinais não-verbais que indicam
insatisfação dos membros de uma reunião: checar
o relógio com freqüência, bocejar, cruzar os braços,
olhar agressivo ou desinteressado
ü Outros sinais indicam satisfação e interesse:
sobrancelhas erguidas e leve sorriso, olhar
contínuo e confiante nos olhos , corpo ligeiramente
inclinado para a frente
ü Alguns sinais não-verbais indicam interesse em
falar, como a mão erguida e gestos exagerados
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
Controle da reunião
— Avalie o ânimo – se o ambiente estiver tenso,
intervenha logo
— Centralize – as perguntas e propostas devem ser
encaminhadas por você, mas não interrompa quem
estiver falando
— Promova a união do grupo, garantindo que cada
participante se submeta aos interesses do grupo
— Estimule o debate e avalie:
ü Todos tiveram chance de dar sua opinião?
ü As disposições regulamentares foram seguidas?
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
— Manter a ordem:
ü A natureza da reunião determina os limites do seu poder como
presidente e os recursos que pode usar para manter a ordem
ü Se for uma reunião pública, pode ser governada por estatutos
locais
ü Se for em ambiente privado, valem as regras da organização
ü Uma quebra da ordem é o desacato às regras, como falar fora da
vez:
— se isso ocorrer, suspenda o debate, convide os infratores a dividir
as opiniões com todos
— Se a intervenção não funcionar, recorra a procedimentos
disciplinares
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
— Encerramento:
ü Concluir os “outros assuntos”
ü Resumir as discussões e recapitular as decisões
ü Lembrar o nome dos responsáveis por dar cumprimento a cada item
das decisões
ü Decidir se é necessária nova reunião
ü Informar a data e horário prováveis da próxima reunião
ü Agradecer a participação de todos
ü Aprovar as atas
ü Avaliar relatórios de desempenho acerca das decisões tomadas na reunião
ü Comunicar os avanços a outros participantes
ü Preparar pauta para o próximo encontro
OBRIGADA!!!
Alessandra Vieira Fonseca
www.consultarh.com.br
61 8165-0524
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