- Ata de Reunião Comissão Diretora da Rede BIBLIODATA
Às nove horas e quinze minutos do dia dez de maio de 1999, reuniram-se no edifício-sede da FGV, na cidade
do Rio de Janeiro, representando a FGV, Mario Rocha Souza, gerente da Divisão de Tecnologia da
Informação, na condição de coordenador da Rede BIBLIODATA; Edwin Hubner, responsável pela equipe
interna da FGV que trabalha para a Rede, na condição de vice-coordenador e os seguintes membros da
Comissão Diretora da Rede BIBLIODATA: Maria Alice R. Nascimento, Presidente da Comissão
(Universidade Estadual de Campinas), Liana Gomes Amadeo, em substituição a Celia Ribeiro Zaher, VicePresidente da Comissão (Fundação Biblioteca Nacional), Julia Gonçalves da Silveira (Universidade Federal de
Minas Gerais), Noêmia Schoffen Prado (Universidade do Estado de Santa Catarina) e Sigrid Karin W. Dutra
(Universidade Federal de Santa Catarina). Para participar e secretariar a presente reunião, foi convidada
Valéria
Santiago,
assistente
administrativo
da
FGV,
que
redige
a
presente
Ata.
Tendo sido distribuídos, para cada participante, os documentos necessários para a discussão dos tópicos da
reunião, Mario Rocha deu início à sessão passando a palavra para a Maria Alice, presidente da Comissão que,
por sua vez, procedeu à leitura da agenda, sugerindo alteração na ordem de discussão dos assuntos já
relacionados e a inclusão dos seguintes tópicos na pauta: relatório das atividades determinadas na última
reunião e próximo SNBU. Antes do início formal da reunião, foi passada a palavra à Sra. Norma Helena
Pinheiro de Almeida, que já havia encaminhado ofício solicitando substituição, em razão da desistência da
representante da Universidade Federal do Ceará, tendo para tal indicado seu nome, o que foi aprovado pelos
outros
membros
da
Comissão.
Comunicação entre a Comissão Diretora e as instituições-membro da Rede
Maria Alice questiona a divulgação das atas das reuniões, documentos nos quais ficam registradas decisões
estratégicas de interesse de todas as instituições. Fica resolvido que as atas das próximas reuniões serão, após
aprovação pela presidente da Comissão, prontamente divulgadas para as instituições-membro. Essas atas, no
entanto, serão formalmente aprovadas pela Comissão Diretora sempre na reunião subseqüente. Caso a
Comissão decida proceder a alguma alteração na ata já divulgada, a alteração será registrada na ata da reunião
seguinte, de forma que qualquer alteração seja de imediato observada pelas instituições. As atas das reuniões,
bem como qualquer outro comunicado importante a ser feito pela Comissão Diretora às instituições-membro,
passarão
a
ser
feitas
através
do
site
do
BIBLIODATA.
Dotação Mellon
Mario Rocha informou ter sido feita a solicitação formal à Fundação Mellon para utilização de saldo
disponível da dotação , considerando o estabelecido na última reunião da Comissão Diretora. Não tendo sido
os recursos disponibilizados de imediato, a Fundação Mellon solicitou à FGV a apresentação de um novo
projeto, que deverá envolver não só a consultoria prevista para elaboração do Planejamento Estratégico da
Rede, mas também programas de capacitação profissional. Liana Amadeo alerta para a necessidade de
adequação do nível do curso ao público participante, de forma a não ocorrer desperdício de recursos, o que
julgou ter ocorrido anteriormente. Mario Rocha sugere a utilização da tecnologia de educação à distância
(treinamento via Internet), uma ferramenta moderna que possibilite atingir um público-alvo geograficamente
disperso, e de uma forma mais permanente, amenizando mudanças ocorridas nos quadros de pessoal técnico
das instituições-participantes. Maria Alice sugeriu que se desenvolvesse um programa de treinamento que
facilitasse ao técnico se tornar um gerente em instituições públicas e que, portanto, necessita ser formado.
Edwin sugere então que se proponha o treinamento em dois níveis: um gerencial e um técnico, que aborde
USMARC e novas tecnologias. Já o treinamento gerencial deve objetivar a formação de gestores de
bibliotecas, num processo consciente da falta de motivação atual dos técnicos para assumir novas
responsabilidades, talvez, até em razão dos baixos salários, o estímulo por parte do BIBLIODATA para que o
profissional venha a participar desse treinamento gerencial não pode ser financeiro, pois apesar de ser direto,
não é controlável. O correto é o simples pagamento de diárias e passagem (se for o caso), assumindo o técnico,
desde o início, que será responsável pelo treinamento regional de outros técnicos. Fica definido que o projeto a
ser encaminhado à Fundação Mellon seja elaborado de forma a indicar a necessidade de novos processos e,
para tal, a elaboração do Planejamento Estratégico, e a partir dessa mudança de processos, a necessidade de
um treinamento técnico e gerencial. Mario verificará a possibilidade da FGV elaborar orçamento para
execução do programa de treinamento, ficando a cargo da Comissão Diretora definir o programa do curso.
Ficam responsabilizados pelo projeto a ser apresentado à Fundação Mellon, Mario Rocha, Maria Alice e Liana
Amadeo,
com
um
prazo
inicial
de
trinta
dias
para
sua
elaboração.
Seleção da equipe de consultores para desenvolvimento do Planejamento Estratégico BIBLIODATA
Indaga-se inicialmente sobre como agir na presença de Noêmia, que integra uma das equipes de consultores.
Noêmia prefere se abster do voto, e coloca os outros membros da Comissão Diretora à vontade para quaisquer
comentários que desejem fazer. Analisando as duas propostas, é de consenso geral que a proposta apresentada
pela equipe Maria Helena - Anna privilegia a conjuntura externa ante a questão de funcionamento do
BIBLIODATA e que a proposta de Victor - Noêmia privilegia o funcionamento do BIBLIODATA.
Inicialmente constata-se que em ambas as propostas verificam-se duas grandes ausências, as figuras do
analista de sistemas e do profissional de marketing. Liana Amadeo ressalta a ausência da área de
administração que também necessita de análise. Maria Alice, informando que as propostas foram detidamente
examinadas pela equipe da UNICAMP, cuja escolha recaiu sobre a proposta da equipe Victor - Noêmia.
Salienta, no entanto, que essa proposta precisa ser reestruturada, de forma a dirigir um maior foco para o
ambiente externo (desenvolvimento de workshop com 2 ou 3 instituições de maior peso). Liana Amadeo,
representante da Fundação Biblioteca Nacional, salienta a importância da experiência em planejamento
estratégico, opta também pela equipe Victor - Noêmia, considerando um menor vinculo, maior imparcialidade
e uma visão mais refresh do BIBLIODATA. Sigrid, representando a Universidade Federal de Santa Catarina,
também opta pela equipe Victor - Noêmia, por considerar que este integrante é um profissional da área
administrativa, com grande experiência no desenvolvimento de planejamento estratégico, e que Noêmia teria
uma visão mais imparcial do processo. Norma Helena, em nome da Universidade Federal do Ceará, escolhe a
equipe Victor - Noêmia, informando que o critério para essa escolha foi o currículo de Victor. Julia,
representando a Universidade Federal de Minas Gerais, reconhece que estimulou Maria Helena para formar
uma equipe e apresentar sua proposta, considerando que Maria Helena tem uma profunda visão da Rede. Julia
vota na proposta da equipe Maria Helena - Anna, apesar de aprovar a proposta da outra equipe que julga
atender às expectativas do BIBLIODATA. Mario Rocha, em nome da Fundação Getulio Vargas, distinguindo
a visão do profissional de biblioteca do profissional de planejamento estratégico, compara o perfil e a
experiência de Victor e Anna, e considera que Victor parece ter uma visão totalmente isenta do
BIBLIODATA e mais voltada para planejamento estratégico, razão pela qual vota nessa equipe. Mario reforça
a idéia de Maria Alice de que a equipe Noêmia - Victor precisa reformular sua proposta inicial. Maria Alice,
na condição de presidente da Comissão Diretora, retoma a palavra e reforça que a extrema qualificação de
Maria Helena não foi considerada desmerecedora para a execução do projeto, e pede para constar em ata o
reconhecimento da Comissão Diretora à sua competência. A FGV fica incumbida de preparar correspondência
para as duas equipes, informando que a escolha da Comissão recaiu sobre a equipe de Victor - Noêmia,
reiterando no entanto a competência e a capacidade de todos os membros envolvidos, e iniciando negociações
com a equipe escolhida. Considerando no entanto que o início do trabalho depende de aprovação de um novo
projeto pela Fundação Mellon, que estima-se um período mínimo de 40 dias a contar de sua apresentação.
Assim, deverá ser solicitada à equipe escolhida a apresentação de um novo cronograma. Noêmia, integrante da
equipe escolhida para desenvolver o Planejamento Estratégico do BIBLIODATA, esclarece que o foco da
proposta não recaiu sobre um trabalho local para não elevar o custo do projeto e que a questão do marketing
ficará por conta das ações propostas, em especial quanto a um marketing agressivo contrário ao marketing
negativo que corre sozinho, bem como para conter a concorrência de novas redes que estão surgindo no
mercado. Discutindo-se sobre a possibilidade desse projeto - Planejamento Estratégico BIBLIODATA - não
ser levado à frente, fica decidido que caso a Fundação Mellon não libere a verba, os próprios recursos do
BIBLIODATA poderão vir a ser utilizados, além da possibilidade de consulta à Fundação Vitae. Fica também
decidido que todos os membros da Comissão Diretora deverão rever a proposta apresentada pela equipe Victor
- Noêmia e sugerir pontos a serem abordados no detalhamento do contrato de consultoria.
Composição e papel da Comissão Consultiva
Diante da proposição inicial de apenas se atualizar os nomes dos responsáveis, para uma posterior reavaliação
do Regimento da Rede, Mario Rocha propõe que as atividades da Comissão Consultiva sejam
temporariamente suspensas até o final do projeto de Planejamento Estratégico da Rede. Quando da realização
da Reunião Plenária, com a apresentação do resultado da consultoria, ficariam definidas as novas funções e
estrutura
da
Comissão
Consultiva,
com
subseqüente
eleição
de
seus
membros.
Novos Contratos
Inicialmente foram prestados esclarecimentos à Comissão Diretora sobre os motivos que levaram à elaboração
de novos instrumentos contratuais, que desvinculassem o CD-ROM de Catalogação do contrato de prestação
de serviços decorrente da participação das Instituições na Rede. Discutindo-se a questão da venda externa do
CD-ROM, decidiu-se que, após regularizar a distribuição do CD-ROM para as instituições participantes da
Rede, a Comissão Diretora estudaria preços e condições para venda do CD para o mercado externo. O tema
em pauta gerou ainda a discussão da questão da propriedade dos dados incluídos no BIBLIODATA, de
compra e venda de registros e do incentivo à idéia de um catálogo coletivo da América Latina.
Assuntos Diversos
Consulta/Acesso on line - No momento os técnicos do BIBLIODATA estão preocupados em disponibilizar o
acesso on line ao catálogo para consulta, quando o ideal já seria partir para disponibilização para cópia,
decidindo-se então indagar da VTLS se possuem um sistema pronto para cópia. Fica decidido como prioridade
máxima para a equipe técnica do BIBLIODATA a disponibilização do catálogo para catalogação e cópia de
registros. Estabelece-se como passo inicial para a equipe técnica do BIBLIODATA, com prazo até 10 de
junho, apresentar uma proposta para a opção de cópia e catalogação on line. Decide-se também regularizar a
situação das instituições que dispõem do acesso on line, quais sejam UFMG, UDESC e UNICAMP, através do
pagamento de importância correspondente a uma assinatura do CD-ROM.
Fichas catalográficas - a UNICAMP, UFSC e UFCE formalizam renúncia à emissão de fichas catalográficas,
devendo-se questionar essa necessidade junto às outras instituições dentro de um prazo pré-determinado.
Site do BIBLIODATA - Edwin explica os motivos pelos quais o site não está totalmente disponível, uma vez
que a parte de serviços teve de ser retirada para alteração do sistema de acesso à base de dados.
Descentralização de produtos - o BIBLIODATA dispõe de recursos, dentro do projeto VITAE, mas a fase de
especificação necessita ser cumprida antes da contratação externa de prestadores de serviço para o
desenvolvimento dos sistemas.
Conversão Retrospectiva - em relação ao trabalho de tradução de cabeçalhos de assunto por parte das
Universidades que participaram do projeto, decide-se enviar um ofício a essas instituições confirmando os
valores combinados para o serviço (R$ 2,00 e R$ 5,00 para registros novos), solicitando dados cadastrais dos
autônomos para que a FGV possa providenciar o pagamento após a conclusão dos serviços e mencionando os
testes de conversão realizados pela UNICAMP.
Importação de registros - a dificuldade que o BIBLIODATA enfrenta para importação de registros gerados a
partir de outros sistemas, decorre do fato de o software de catálogo coletivo não prever a verificação de
duplicatas. A equipe técnica do BIBLIODATA está empenhada em desenvolver um subsistema de verificação
de duplicatas.
Relatório de atividades - ficou determinado que cada reunião da Comissão Diretora deveria ter início com a
apresentação de um relatório das atividades que tiverem sido determinadas na reunião anterior, para um
melhor acompanhamento não só por parte das instituições-membros da Comissão Diretora, mas por todas as
instituições participantes da Rede.
SNBU - prevê-se a participação do BIBLIODATA através da locação de stand no próximo SNBU, a se realizar
em Florianópolis, de forma a aumentar sua divulgação.