Estrutura de armazenagem em almoxarifado: estudo de caso na Secretaria
Municipal de Saúde de Vitória da Conquista-Ba
Fábio Moreira Andrade1
Ana Lúcia Pellegrini Pessoa dos Reis2
RESUMO
Este estudo tem como objetivo avaliar a estrutura de armazenagem do Almoxarifado
Central da Secretaria Municipal de Saúde de Vitória da Conquista na Bahia, comparandoa com a literatura. Trata-se de um estudo exploratório-descritivo com uma abordagem
qualitativa. As técnicas utilizadas para a pesquisa foram à análise de documentos
institucionais, entrevista e observação direta. A partir desta investigação, o trabalho
desenvolvido propõe à Secretaria Municipal de Saúde, a elaboração de uma planta física
e a construção de um novo espaço para o Almoxarifado Central.
Palavras-chave: Almoxarifado. Armazenagem. Estrutura de Armazenagem. Prefeitura
Municipal.
INTRODUÇÃO
Este estudo busca responder as seguintes questões: a área física do almoxarifado
central da Secretaria Municipal de Saúde de Vitória da Conquista na Bahia, proporciona
perdas? A estrutura atual do almoxarifado se adequa às normas para armazenagem de
medicamentos?
É interessante mencionar que, normalmente, o primeiro pensamento que ocorre
ao se falar de um almoxarifado está relacionado a um grande galpão, idéia, aliás, não de
todo falsa. No entanto, quando se trata da estocagem de medicamentos, algumas
características são relevantes, considerando que certos produtos necessitam de
tratamento especial, como, por exemplo, os chamados “ medicamentos controlados” .
Eventualmente, tais almoxarifados podem vir a servir a outros produtos utilizados na área
1
2
Graduado em Administração ­ Faculdade de Tecnologia e Ciências; Coordenador da Secretaria Municipal de Saúde de Vitória da Conquista­BA; E­mail: [email protected]
Mestre em Administração – UFBA; Professora da UESB; E­mail: [email protected]
de saúde, quando é procurada uma melhor racionalização da assistência médicofarmacêutica.
Para isto, é preciso que se implante uma estrutura física adequada que defina
claramente as atribuições e responsabilidades de cada setor, que possibilite o exercício
de uma supervisão acirrada em todos os processos de trabalho que, por serem
repetitivos, tendem a se deteriorarem com as conseqüências já conhecidas, como o
desabastecimento sistemático; a compra desnecessária; as perdas e desperdícios e,
principalmente, um descrédito generalizado sobre a eficiência da área de suprimentos,
seja no mercado, seja entre os usuários do sistema.
Ao analisar a Estrutura de Armazenagem, pretende-se contribuir para a atividade
de Administração de Materiais e, no caso específico das atividades assistenciais como a
saúde, agregar no processo de abastecimento da rede, conceitos de qualidade de custo e
racionalidade no uso e aplicação dos materiais adquiridos.
Neste sentido esta investigação tem como objetivo estudar a estrutura da
armazenagem do almoxarifado central da Secretaria Municipal de Saúde de Vitória da
Conquista, dentro das normas vigentes da Vigilância Sanitária. Trata-se de um estudo de
caso de natureza exploratório-descritivo realizado por meio de abordagem qualitativa,
privilegiando a análise dos microprocessos.
A análise de documentos institucionais, entrevista e observação direta foram as
técnicas utilizadas para a realização dessa pesquisa. A partir dos dados coletados,
realizou-se, também, uma leitura interpretativa embasada nas abordagens apresentadas
na fundamentação teórica cujos estudos se correlacionam com o tema investigado.
2 ESTRUTURA DE ARMAZENAGEM EM ALMOXARIFADO
A visão de alguns autores sobre a estrutura de armazenagem é apresentada
neste item focando o arranjo físico e as etapas do processo de armazenagem.
2.1 ARRANJO FÍSICO
Dias (1996) afirma que o arranjo físico, layout, é a distribuição de homens,
máquinas e materiais que permite adicionar o fluxo de materiais e a operação dos
equipamentos de circulação para que a armazenagem se processe dentro do paradigma
máximo de moderação e rendimento.
Não existe um padrão estabelecido para determinar o dimensionamento
adequado para um almoxarifado. O tamanho varia em função das atividades
desenvolvidas e das áreas necessárias a funcionalidade do serviço (área administrativa,
recepção / expedição), áreas específicas de estocagem, de acordo com as quantidades e
tipos de produtos a serem estocados, periodicidade das aquisições, intervalo de tempo da
entrega de medicamentos pelos fornecedores, sistema de distribuição, quantidade de
equipamentos, acessórios e recursos humanos.
Assim, as instalações físicas devem ser projetadas em conformidade com a
operacionalidade do serviço, e por isso, alguns aspectos devem ser observados como o
piso que deve ser plano, para facilitar a limpeza e suficientemente resistente para suportar
o peso dos produtos e a movimentação dos equipamentos (espessura em torno de 12 a
16 cm); as paredes com cor clara, pintura lavável, isentas de infiltrações e umidade;
portas esmaltadas ou de alumínio, com dispositivo de segurança automático; o teto deve
ter telhas térmicas, de lã ou fibra de vidro. Devem-se evitar telhas de amianto, porque
absorvem muito calor.
Para Moura (1997), ao projetar um armazém, deve-se levar em consideração um
excedente em área do terreno. Por exemplo: um armazém que ocupa uma área de
15.000m2 deve ter o dobro da área total do terreno –
30.000m 2, ou seja, precisa ser
construído com uma área superior à planejada. O planejamento de um layout de armazém
deve assegurar os seguintes objetivos: garantir a utilização máxima do ambiente; permitir
a circulação dos materiais eficientemente; ter piso adequado para movimentação de
equipamentos, minimizar as despesas de equipamentos; ter espaço amplo, evitar danos
de material do armazém possibilitando uma armazenagem econômica; tornar o sistema
flexível de modo que atenda às necessidades de alteração de estocagem e
movimentação, enfim, admitir uma boa organização do armazém.
2.2 RECEBIMENTO
A recepção de medicamentos é a etapa mais importante do armazenamento de
gestão dos estoques. Consiste no exame detalhado e comparativo entre o que foi
solicitado e o recebido. Para tanto, normas administrativas, procedimentos operacionais e
instrumentos de controle para registro das informações referentes ao processo devem ser
utilizados.
Na recepção realizam-se três atividades: as especificações administrativas, que
estão relacionadas ao pedido de compra, ou seja, quando é avaliado se os requisitos
administrativos
solicitados
no
contrato
estão
sendo
cumpridos;
verificação
da
documentação fiscal, já que, nenhum produto deve ser recebido sem documentação; as
especificações técnicas, que estão relacionadas aos aspectos qualitativos e legais, ou
seja, o cumprimento da legislação; e por fim, a especificação da qualidade que consiste
na inspeção detalhada do produto, análise dos lotes, para comprovação dos requisitos da
qualidade.
Moura (1998) indica que as organizações, quanto ao recebimento, apresentam
condições inadequadas, que incluem desde os recursos físicos à falta de acesso às novas
tecnologias inerentes ao portão de entrada, bem como o atraso nos processos e a
inexistência de organização no fluxo dos materiais, procedimentos que conduzem à baixa
produtividade.
O procedimento de informação inicia-se no recebimento, a partir da recepção do
veículo respondendo à pergunta: “ a entrega pode ser aceita?”
Concretiza-se o
recebimento dos materiais após a conferência da nota fiscal, conforme a nota de
empenho. Para agilidade do processo, a avaliação detalhada dos produtos deverá ser
feita posteriormente, seguindo do controle das fichas de prateleiras e físico-financeiro,
obedecendo à organização do estoque de materiais, podendo dispor de sistemas
eletrônicos para informatizar esse controle.
2.3 MOVIMENTAÇÃO
Compete à categoria movimentação o gerenciamento do fluxo de materiais
mediante o curso de subsídios recebido especificamente das áreas de produção.
Sobre movimentação, Moura (1997) aponta que a circulação ocorre no interior da
empresa e refere-se ao deslocamento de matérias-primas, produto acabado, bem como
armazenamento, ao contrário da movimentação externa, geralmente conhecida por
transporte. A movimentação dos materiais é considerada imprescindível, uma vez que
constitui intervenção fundamental que envolve qualquer tipo de material por qualquer
meio.
A movimentação imprópria de materiais pode afetar seu equilíbrio. Por isso, não
se deve lançar os produtos, deslocar, ou colocar muito peso sobre eles. Cada trabalhador,
incluindo o motorista, deve estar sensibilizado e treinado quanto ao manejo e transporte
apropriado de materiais.
2.4 ARMAZENAGEM
Para Dias (1996), a armazenagem de materiais não agrega valor ao produto, pelo
contrário até eleva seu custo, porém, se utilizada de forma adequada, ela pode se
constituir em uma importante vantagem competitiva.
Moura (1997, p.3) define armazenagem como sendo:
Denominação genérica e ampla, que inclui todas as atividades
de um ponto destinado à guarda temporária e a distribuição de
materiais (depósitos, almoxarifados, centros de distribuição,
etc.) e estocagem, uma das atividades do fluxo de materiais no
armazém e ponto destinado à locação estática dos materiais.
Dentro de um armazém, podem existir vários pontos de
estocagem.
A definição de Moura (1997) possibilita o conhecimento mais claro dos termos
estocagem e armazenagem, que às vezes, são confundidos. Para o autor, a estocagem é
uma das atividades da armazenagem.
Ao discorrer sobre a importância da administração da armazenagem, o autor em
pauta ressalta que, todo depósito deve ser bem projetado, para que o espaço do
armazém seja bem utilizado e o material possa ser localizado rapidamente. O local é o
endereço do material, e como tal, necessita atualização nos controles inerentes, sempre
que houver movimentação.
Na área de saúde não poderia ser diferente. A regulamentação para
armazenagem de medicamentos (Brasil, 2005), preconiza a garantia de um maior controle
sanitário
na
produção,
distribuição,
transporte
e
armazenagem
dos
produtos
farmacêuticos e medicamentos.
Na armazenagem, a legislação prevê que os distribuidores de produtos
farmacêuticos devem obedecer ao previsto nas "Boas Práticas de Fabricação e Controle
de Produtos Farmacêuticos e Farmoquímicos", bem como as indicações especificadas
pelo fabricante e que os medicamentos sujeitos a medidas de armazenamento especiais,
tais como os psicotrópicos e entorpecentes, e os produtos que exigem condições de
armazenamento especiais, devem ser imediatamente identificados e armazenados de
acordo com instruções específicas do fabricante e com as demais exigências da
legislação vigente.
2.5 GESTÃO DE ESTOQUE
Para Slack (1997), gestão de estoque é a ação de administrar os recursos
inativos detentores de importância econômica, cujo fim é suprir uma futura necessidade.
Para tanto, é necessário manter um equilíbrio em detrimento ao fator econômico dos
investimentos. Importa estocar o mínimo sem perder o equilíbrio entre as relações do fluxo
de produção e de consumo.
Conforme Dias (1996), a gestão de estoques é uma das ferramentas mais
utilizadas para acompanhar a demanda e o crescimento da empresa já que ela controla a
quantidade de materiais no estoque. Partindo desse princípio, Dias (1996) indica um
modelo de estocagem para facilitar a gestão da organização, o chamado ABC.
Dentre os vários modelos de estocagem, o modelo proposto por Dias (1996)
funciona com maior precisão no gerenciamento de medicamentos e materiais médicohospitalares, considerando que este modelo requer uma apreciação no que concerne à
classificação em verificação e valor monetário ou quantidade dos materiais. Partindo
desse pressuposto, na classe A estariam inseridos os itens obedecendo à visão
monetária; os mediadores caberiam na classe B e comportariam na classe C os
considerados irrelevantes.
RESULTADOS E DISCUSSÃO
3 O ALMOXARIFADO CENTRAL DA SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE DE
VITÓRIA DA CONQUISTA: ESTUDO DE CASO
O Almoxarifado Central da Secretaria Municipal de Saúde de Vitória da Conquista
foi implantado após a municipalização do sistema de saúde, pois naquele momento foram
criados vários serviços em saúde, especialmente àqueles voltados para as famílias dos
bairros populares e da zona rural. Ele surge com o objetivo de ser uma unidade
administrativa responsável pelo gerenciamento do estoque, armazenagem, movimentação
e distribuição dos bens de consumo.
Sua missão é assegurar a aquisição e distribuição de medicamentos nas
unidades de saúde da zona urbana e rural, visando assim a atender ao cidadão com mais
qualidade, respeito e dignidade.
Hoje o almoxarifado está situado no Centro da Cidade, em um prédio alugado,
estruturado minimamente para atender as atuais demandas.
De acordo com a macro-visão do funcionamento do Almoxarifado, suas principais
funções são: gerenciamento do estoque, envio de requisições para compra, inventário
físico, emissão de relatório, recebimento de requisições de materiais das Unidades de
Saúde e demais setores, distribuição de materiais nas unidades, recebimento e
conferência de mercadorias, movimentação interna de materiais, prestação de contas da
assistência farmacêutica e gerenciamento do estoque, conforme apresenta a figura 1.
Figura 1 - Macro-Visão do Funcionamento do Almoxarifado
De acordo Moura (1997), a estrutura de armazenagem tem que ser definida a partir
da análise, da situação e deve refletir a combinação das instalações físicas e suas interrelações, envolvendo as atividades de mão-de-obra, materiais e métodos necessários
para armazenar um produto e oferecer um serviço para alcançar os objetivos de seus
administradores e gerentes – eficiente, economicamente, com segurança e lucro.
Quanto ao processo de armazenagem o Almoxarifado tem alcançado alguns dos
seus objetivos, deixando a desejar na estocagem, pois todos os materiais como:
medicamentos, matérias cirúrgicos, odontológicos, de expediente, limpeza, escritório,
impressos e permanentes ficam num mesmo espaço físico, sem divisões de área.
Todas as mercadorias são recebidas por uma porta de entrada e transportadas
para o interior do depósito através de paletes em madeira e do carro hidráulico agrupadas
no boxe de espera até serem conferidas. O funcionário responsável faz a conferência do
material confrontando os dados com a ordem de compra. Caso esteja de acordo, o
conferencista assina as notas antes de encaminhá-las ao setor administrativo do
Almoxarifado. Nesta atividade, é inconcebível o recebimento de mercadorias sem
apresentação das respectivas notas fiscais e das cartas de crédito sem autorização do
responsável pelo Almoxarifado.
Segundo Moura (1997), o funcionário que faz o recebimento também deveria dizer
o horário especifico da entrega das cargas; informar as docas específicas para
descarregamento; registrar, através de fotografias, condições incomuns encontradas no
recebimento; registrar e verificar o lacre do veículo na entrada, para ter certeza de que a
carga não foi violada antes da chegada; levar a carga da doca de recebimento até o local
definido; e definir um local de estocagem no armazém para a carga.
As solicitações de materiais são encaminhadas pelas unidades de saúde e demais
setores da secretaria. Se porventura, esses produtos não constarem no estoque, será
encaminhada
uma
requisição
para
compra.
Semestralmente
é
realizado
um
planejamento, discriminando todos os materiais consumidos pela rede de saúde para que
a Secretaria Municipal de Saúde possa efetuar a compra com qualidade.
A Secretaria de Saúde encaminha o processo de aquisição dos materiais para a
Prefeitura Municipal de Vitória da Conquista, órgão responsável em avaliar o processo de
compra: Cotação, Carta Convite, Tomada de Preço ou Pregão Eletrônico. Uma vez
selecionado o processo e efetuada a compra, é emitida pela Divisão de Compras da
Prefeitura uma ordem de compra ao Almoxarifado Central, informando o nome do
fornecedor, a descrição do item, quantidade e valores.
De acordo Dias (1996), o gerenciamento do estoque, seja de matérias-primas, seja
de produtos acabados é de fundamental importância para uma organização pública ou
privada. Ele proporciona confiabilidade, contribui para a redução do retrabalho e das
perdas, favorece a redução dos custos e permite o atendimento das necessidades dos
clientes, através da distribuição do produto no tempo previsto.
No que diz respeito à distribuição, as Unidades de Saúde e aos demais setores da
Secretaria Municipal de Saúde eles enviam as requisições assinadas e carimbadas para o
coordenador do Almoxarifado dentro do cronograma estabelecido. Estas solicitações são
digitadas no sistema Morphus_Clientes e, posteriormente, são encaminhadas ao depósito
para separação das mercadorias. Em seguida, os materiais são colocados em paletes,
aguardando a entrega nas unidades da zona urbana via caminhão baú e as unidades
localizadas na zona rural deverão se deslocar ao Almoxarifado para recolher o material
solicitado.
Ao fim de cada semana, deverá ser observada a arrumação de todas as
mercadorias que estiverem fora dos seus locais de armazenamento. Por isso, é de
responsabilidade de todos os funcionários a atenção aos prazos de validade dos
produtos, sendo proibido a armazenagem de material vencido no interior do depósito.
Paralela à organização do local de armazenagem, a farmacêutica faz um balanço por
amostragem a cada seis meses e um balanço geral uma vez ao ano.
Se porventura, os itens requeridos não estiverem disponíveis no estoque, são
programados para serem adquiridos. Do contrário, se os produtos não fazem parte da
compra programada do Almoxarifado, é gerada uma requisição extra a ser encaminhada
para o processo de compras na Secretaria.
Pode se perceber também, que as instalações atuais do Almoxarifado não estão
adequadas para o armazenamento de medicamentos, pois, não dispõe de um piso
apropriado para a movimentação dos materiais. O espaço físico vertical constitui um outro
problema, considerando que o pé direito é baixo, dificultando o alongamento de porta
pallete, somado ainda ao espaço físico horizontal, destituído de uma área propícia para a
divisão dos materiais, conforme os padrões de armazenagem, bem como a repartição
administrativa. Ambos não dispõem de recursos apropriados para o trabalho, a ventilação
não é propícia para o local e não há dimensionamento da iluminação.
Conforme Moura (1997), o projeto de um layout deve contemplar seus objetivos.
Para tanto, é necessário entender satisfatoriamente dos objetivos estratégicos, da
produção e da participação do fluxo de materiais no processo, compreendendo que esse
fluxo corresponde ao trajeto percorrido pelos materiais desde a entrada até à saída. Um
bom fluxo de materiais permite diminuir o custo de movimentar materiais.
O planejamento correto de um armazém exige que se leve em conta numerosos
problemas inter-relacionados, relativos à sistematização física e à contábil. A definição da
organização destes dois aspectos fundamentais de um armazém deve ser realizada ao
mesmo tempo, para se obter um resultado plenamente satisfatório alem disto é preciso
considerar também o problema da integração deste layout com o resto da organização.
CONCLUSÕES
Conclui-se que o espaço onde está situado o Almoxarifado Central está fora dos
padrões estabelecidos no processo de armazenagem: não possui área externa
excedente, aliado às deficiências internas como a circulação dos materiais, já que, o
espaço interno é pequeno; o piso é inadequado para movimentação de equipamentos, o
que aumenta as despesas com equipamentos; o sistema de estocagem não é flexível
para atender a necessidade de alteração de armazenagem e movimentação; a entrada
para carga e descarga e a saída de veículos é inadequada, seria necessário duas vias de
acesso e área para circulação e, para fins legais, o terreno deveria ser duas vezes maior
do que o depósito para haver circulação do veículo na relação entrada/saída.
Enfim,
as
atuais
instalações,
apesar
de
atenderem
razoavelmente
às
necessidades atuais da Secretaria, não possibilita organização adequada do armazém,
portanto, é necessária a construção de novo espaço físico, visto que não há capacidade
de expansão nas instalações atuais, e, além disso, trata-se de um espaço alugado. A
recomendação de uma nova construção justifica-se a fim de proporcionar um ambiente
ideal para o desenvolvimento das atividades, maximizando o uso dos recursos utilizados e
simultaneamente continuar a proporcionar a satisfação dos usuários.
REFERÊNCIAS
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BRASIL, Ministério da Saúde. Normas e padrões de construção e instalações de
serviços de saúde. Brasília, 1983.
BRASIL. Ministério da Saúde. ANVISA. PORTARIA Nº 802, DE 8 DE OUTUBRO DE
1998. Disponível em: (www.anvisa.gov.br). Acesso em: 13 dez. 2005.
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística. São
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FLEURY, Paulo Fernando. Logística empresarial. São Paulo: Atlas, 2001.
LAKATOS, Eva Maria e MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de metodologia
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MOURA, Reinaldo Aparecido. Manual logística e distribuição física. São Paulo: IMAN,
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MOURA, Reinaldo Aparecido. Sistemas e técnicas de movimentação e armazenagem
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SLACK, Nigel, et.al. Administração da produção. São Paulo: Atlas, 1997.