Gestão de Entradas em Produção
Versão: V1.0
Novembro 2014
Índice:
 Gestão de Entradas em Produção
 Enquadramento & Objetivos
 Princípios e Regras de Base
 C.E.P.
 Entrada em Produção – Projetos S.I.
 Regras Especificas
 Processo (BPD + Descrição)
 Matriz RACI
 Instrumentos de referencia e gestão
 Entrada em Produção – Patch M.A.
 Regras Especificas
 Processo (BPD + Descrição)
 Matriz RACI
 Instrumentos de referencia e gestão
Gestão de Entradas em Produção
Enquadramento & Objetivos
O Presente documento define as regras e procedimentos a
aplicar para as entradas em produção de Projetos de SI e de
Patchs de Manutenção Aplicacional e Midrange.
Estes procedimentos têm como objetivo garantir que:
• todas as entradas a produção (EP) são solicitadas através dos canais próprios e
devidamente programadas;
• todas as EP são prévia e devidamente comunicadas às entidades relevantes;
• a resolução de eventuais conflitos é decidida de forma central, minimizando o
risco e maximizando a defesa do interesse da Galp Energia;
• existiu a aprovação necessária para a passagem a produção;
• as equipas asseguram antecipadamente a adequada capacidade para resposta às
solicitações aprovadas de EP;
• as novas funcionalidades não impactarão o normal funcionamento dos sistemas
em produção;
• cada entrada em produção efetuada fica registada num “Log” centralizado.
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Gestão de Entradas em Produção
Gestão de Entradas em Produção
Princípios e Regras de Base (1/2)
A gestão centralizada de EPs pretende contribuir para o
cumprimento dos objetivos referidos e baseia-se nos
seguintes princípios e conceitos:
I.
EP de Projeto SI
• A entrada em produção resulta da passagem da Gate 10 (G10 - OK Passagem a
Produção) que, no ciclo standard de um projeto, surge entre as etapas XIII e XIV;
• A entrada em produção pode ser executada de forma parcial ou final, desde que
respeitadas e aprovadas as condições expressas no template PMOT049 em vigor;
• Num projeto, o conceito de Release constitui um grupo de ações de entrada em
produção a efetuar simultaneamente em uma ou várias aplicações.
II. EP de Patch de Manutenção Aplicacional e Midrange (MAM)
• Um Patch de MAM representa um pacote de configurações/desenvolvimentos que
acumulam soluções corretivas/evolutivas de open issues aplicacionais;
• A entrada em produção de um Patch de MAM pode ser executada recorrentemente
de forma Semanal ou sempre que a defesa do interesse Galp o justifiquem.
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Gestão de Entradas em Produção
Gestão de Entradas em Produção
Princípios e Regras de Base (2/2)
III. Plano Consolidado de Entradas em Produção (PCEP)
• Plano central que consolida as datas de todas as operações planeáveis de entrada
em produção.
IV. Reserva de datas para entrada em produção (REP)
• A reserva constitui uma sinalização, no calendário do PCEP, de uma operação de
entrada em produção (numa mesma release há reservas por aplicação);
• No caso de um projeto a(s) entrada(s) em produção (parcial ou final) deve(m) ficar
reservada(s) pelo menos até à passagem da Gate 7 (G7-OK Implementação);
• No calendário do PCEP é garantida uma REP recorrente e semanal destinada à
operação de entrada em produção de um Patch planeado de MAM;
• Para efeitos de planeamento a data de uma REP é considerada firme na semana n4 estando o eventual reagendamento sujeito a negociação e decisão do CEP.
V.
Log Consolidado de Entradas em Produção (LCEP)
• “Instrumento” de gestão operacional que consolida os registos de todas as
operações de entrada em produção.
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Gestão de Entradas em Produção
Gestão de Entradas em Produção
C.E.P. (Comité de Entradas em Produção)
VI. Comité de Entradas em Produção (CEP)
• Órgão de gestão central das operações de entradas em produção;
• O CEP é constituído por:
o Responsáveis pelas equipas dos Outsourcers: Midrange, Manutenção Aplicacional
o Responsáveis pelas equipas da DSI: DIS, PMO, Arquitetura, Gestão de Serviços
o Opcionalmente serão convocados Gestores de Contrato e Gestores de Projeto
• O CEP reúne semanalmente todas as 6ªf (semana n-1) às 14h30;
• A reunião do CEP tem duração prevista de 1 hora e a seguinte agenda base:
o Análise detalhada das REPs inscritas na semana n do PCEP
o Análise breve das REPs inscritas nas semanas n+1, n+2 e n+3 do PCEP
o Tomada de decisão sobre situações de conflito e prioridades
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Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Projetos S.I.
Entrada em Produção – Projetos S.I.
Regras Especificas (1/2)
VII.Período para entradas em produção de projetos
• Semanalmente, à terça feira
• O horário de execução será decidido caso a caso, em função dos requisitos do
projeto, impactos e risco operacional
• Serão consideradas exceções, com agendamento específico:
o Correções efetuadas depois da entrada em produção, durante o período de
suporte e antes do handover
o Projetos cujo o impacto de entrada em produção exija que ocorram em
determinados dias da semana, incluindo sábados e domingos
• Qualquer exceção será deve ser abordada e decidida pelo CEP
VIII.Freeze de ambiente de Qualidade
• Consoante aplicação a ser intervencionada durante uma EP, poderá ser necessário
declarar um freeze do ambiente de qualidade.
• A comunicação de um freeze deverá acontecer pelo menos 4 semanas antes da
data da REP (em linha com o definido no ponto 4)
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Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Projetos S.I.
Regras Especificas (2/2)
IX. Sobreposição de EP
• Por regra, apenas deve ser agendada um entrada em produção de projeto por
data; exceções serão analisadas pelo CEP
• A sobreposição de datas de EP de Releases de vários projetos é possível
desde que as respetivas operações não incidam nas mesmas aplicações;
• Caso na mesma data exista um projeto com mais do que 1 macro cluster, o
número de projetos passiveis de entrar em produção será reavaliado.
9
Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Projetos S.I.
Processo (1/5)
X.
Diagrama do Processo de EP de projetos
O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos já
definidos para o Ciclo de Projeto
Outsoucers
Projeto
ao longo do projeto
1. Reservar
Data de
Entrada em P
D-10
(6ªf)
2. Analisar
Calendário de
Entradas em P
D-5
(5ªf)
OK
GO
6. Agendar
passagem
Gestão de Entradas em Produção
8. Executar
Passagem
D
(3ªf)
7. Comunicar a
Utilizadores
(opcional)
CEP
10
4. Analisar
Solicitação
9. Validar
Solução em
Produção
5. Gate 10
Go/No Go
3. Solicitar
Passagem a
Produção
10. Registar
Entrada em
Produção
Entrada em Produção – Projetos S.I.
Processo (2/5)
XI. Descrição do Processo de EP de projetos
 1. Reservar Data de Entrada em Produção
•
O Gestor de Projeto DSI deve manter atualizado o ficheiro de “Reservas de Entrada em
Produção”:
o Semanalmente, antes da data do CEP, deve atualizar as datas de entrada em produção previstas
para as 4 semanas seguintes
o No final de cada mês deve atualizar as datas de entrada em produção previstas para os 3 meses
seguintes
 2. Analisar Calendário de Passagens a Produção
•
Os Outsourcers e GP’s DSI devem analisar regularmente as reservas de entradas em produção
e alertar para eventuais problemas ou questões
•
Semanalmente, o CEP decidirá sobre este calendário
 3. Solicitar Passagem a Produção
•
A solicitação de passagem deve ser apresentada nas reuniões de acompanhamento de projeto e
formalizada através do envio de um email para agc.projectos.galp@novabase.pt e Focal Point
da Manutenção Aplicacional, com conhecimento do Focal Point de Midrange e GP da DSI
•
A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de
deployment, segundo templates já definidos
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Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Projetos
Processo (4/5)
 6. Agendar Passagem
•
A equipa de projecto é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a
efectuar na entrada em produção, com o apoio das equipas de MA e Midrange e outras que
sejam necessárias (PIGENT022)
•
As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respectivos passos de entrada em
produção
 7. Comunicar a Utilizadores
•
Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibiidade de sistema ou outro impacto
operacional. Caso contrário, a comunicação de entrada em produção será feita no âmbito das
atividades do projeto
•
A comunicação será redigida pelo Gestor de Projeto DSI e de Negócio, e enviada para os
seguintes destinatários:
o Utilizadores da solução;
o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto;
o Responsável do HelpDesk;
•
O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços
afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade, tempo de suporte
pela equipa de projecto e contactos
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Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Projetos
Processo (3/5)
 4. Analisar Solicitação
•
Os Outsourcers de Midrange e de Manutenção Aplicacional analisarão a solicitação e
comunicarão necessidade de ajustes
•
Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto
•
Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros
•
Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022)
 5. Gate 10 – Reunião de Go / No-Go
•
Reunião Go/No-Go assente no template de suporte à decisão, que assegura a existência de
todas as aprovações necessárias
•
Devem estar asseguradas as seguintes condições:
o Documentação de projeto validada pela Arquitetura, Negócio e Outsourcers
o Testes de aceitação realizados
o Formação realizada
o Documentação do Utilizador validada
o Documentação de deployment validada e revista pela equipa de Midrange e Manutenção
o Impactos identificados
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Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Projetos
Processo (5/5)
 8. Executar Passagem
•
Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de passagem e
respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com o acompanhamento ou
intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional e de Projeto
 9. Validar solução em produção
•
Validação do resultado da execução da entrada em produção pelas equipas de Midrange, MA,
Projecto e outras que tenham participado na entrada em produção.
•
Na eventualidade de ocorrências com impacto negativo ou imprevisto nesta fase, deverá ser
feita nova análise pelas equipas de Midrange, Manutenção Aplicacional e Projeto e promovidas
as alterações necessárias para retomar a estabilidade da aplicação e/ou serviços:
o Implementar ações corretivas ou roll-back.
 10. Registar Entrada em Produção
•
Elaborar relatório final da intervenção;
•
Registar a entrada em produção (‘release’) nas ferramentas de gestão de serviço respetivas, o
qual deve conter a seguinte informação: Data da release, Conteúdo da release, Entidade
responsável pela produção desse conteúdo;
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Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Projetos S.I.
Responsabilidades de Execução das Passagens
Service
Desk
1. Reservar Data de Entrada em Produção
A
R
C
C
C
C
I
C
-
2. Analisar Calendário de Entradas em Produção
A
I
C
I
C
C
R
C
-
3. Solicitar Passagem a Produção
A
I
I
R
I
I
I
I
-
4. Analisar Solicitação
A
I
C
C
-
-
R
R
-
5. Gate 10 – Go/No Go
A
R
R
R
R
C
R
R
-
6. Agendar passagem
A
R
-
I
I
-
R
R
-
7. Comunicar a Utilizadores
-
A
I
I
R
I
I
I
R
8. Executar Passagem
-
A
-
C
I
-
R
R
-
9. Validar Solução em Produção
-
I
C
R
R
R
C
A
-
10. Registar Entrada em Produção
-
A
C
C
I
-
R
R
R
R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed
R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado
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Manutenção
Midrange
Key-Users
GP Negócio
Fornecedor
Projeto
CEP
GP DSI
Matriz RACI
Arquitetura
XII.Matriz RACI de EP de projetos
A execução de entradas em produção deve seguir:
Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Projetos S.I.
Documentos Relevantes
 Ciclo de projeto
•
http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/07/01PMO/ProjSI_Faseamento_V1.0.pptx
 Reserva de entradas em produção
•
http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/04/Gest%C3%A3o%20Ent
radas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o/Reservas%20de%20Entradas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o.xl
sx
 Template de deployment (PIGENT022)
•
http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/ArquitecturaAnaliseFuncional/01
%20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates
 Template Gate 10 (PMO.T049)
•
http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/06/01%20Templates/1.%2
0TempAtivos/Vers%C3%A3o%20PT/PMO-T049_%20PassagemProdu%C3%A7%C3%A3o(v1.0).dotx
16
Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Patch M.A.M.
Entrada em Produção – Patch MAM
Regras Especificas (1/3)
XV. A solicitação deverá ser efectuada:
•
Via Service Desk Galp (via encaminhamento do registo original de incidente)
XVI.A solicitação deverá ser sempre acompanhada por:
•
Template definido para a aplicação em causa (template genérico no caso de não
existir um específico;
•
E-mails de aprovação dos respectivos aprovadores excepto:
o
o
A aprovação da equipa de Manutenção Aplicacional (está implícita no pedido)
A aprovação do Outsourcer Midrange (será dada após validação que toda a informação está
completa)
Nota: Nenhum pedido será executado sem que se verifiquem todas as
aprovações definidas na matriz RACI.
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Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Patch MAM
Regras Especificas (2/3)
XVII.Período regular de passagens a produção de Patch MAM:
• todas as Quartas Feiras (há uma REP recorrente destinada ao patch semanal);
• Serão consideradas exceções (com agendamento específico) todas as passagens a
produção que tenham como fim a resolução de incidentes ativos e com impacto
efetivo no normal funcionamento das aplicações.
XIII.Prazo de Solicitação
• Serão consideradas para passagem a produção no Patch semanal todas as
solicitações – completas e aprovadas – efetuadas até à Sexta-Feira anterior à
semana “n”.
XIV.Validação
•
O Outsourcer Midrange atualizará o PCEP com as solicitações integráveis no Patch
da semana seguinte(com REP recorrente) a analisar na reunião do CEP;
•
O Outsourcer Midrange promoverá, sempre que necessário, o agendamento
especifico de Patch MAM excecionais comunicando a operação aos membros
permanentes do CEP.
19
Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Patch MAM
Regras Especificas (2/3)
XX. Condições de Aprovação de Patch MAM
•
•
A aprovação deverá ser dada de acordo com a Matriz RACI (ponto )
É obrigatório obter a validação e aprovação prévia da Área de Arquitetura da DSI
para todos aqueles desenvolvimentos que impliquem alterações:
o
o
o
20
Na arquitetura dos sistemas Galp;
No standard das aplicações;
No processo funcional.
Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Patch MAM
Processo (1/5)
ManutenÇão Aplicacional
XXI.Diagrama do Processo de EP de Patch MAM
O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos
decorrentes do seguinte diagrama
1 Solicitação
de Passagem a
Produção
9
Passagem
Validada
4 Completar
informação
Não
2 Análise da
informação
Sim
5 Passa para
agendamento
Midrange
Informação
Completa?
Implica
indisponibilidade?
Não
Sim
7 Mensagem
de Aprovação
aos Key-users
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Gestão de Entradas em Produção
8 Execução
do Pedido
Entrada em Produção – Patch MAM
Processo (2/5)
XXII.Descrição do Processo de EP de Patch MAM
 1. Solicitação de Passagem a Produção
•
A solicitação de passagem deve ser formalizada através de pedido no servisse desk colocando
em conhecimento agc.projectos.galp@novabase.pt, Aprovador Galp e DSI.
•
A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de
deployment, segundo templates já definidos
 2. Análise da informação
•
O Outsourcer de Midrange analisarão a solicitação e comunicarão necessidade de ajustes
•
Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto
•
Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros
•
Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022)
 5. Execução da passagem
•
A Manutenção aplicacional é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a
efetuar na entrada em produção, com o apoio de Midrange e outras que sejam necessárias
(PIGENT022)
•
As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respetivos passos de entrada em
produção
22
Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Patch MAM
Processo (2/5)
XXII.Descrição do Processo de EP de Patch MAM
 7. Comunicar a Utilizadores
•
Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibilidade de sistema ou outro impacto
operacional.
•
A comunicação será redigida pelo DSI e enviada para os seguintes destinatários:
o Utilizadores da solução;
o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto;
o Responsável do HelpDesk;
•
O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços
afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade e contactos
 8. Execução da passagem
• Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de
passagem e respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com
o acompanhamento ou intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional.
23
Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Patch MAM
Responsabilidades de Execução das Passagens (1/2)
Manutenção
Service
Desk
R
I, O
A
O
R
C
I
3. Informação Completa?
C
A
O
R
C
I
4. Completar informação
A
O
I, C
R
I
A
R
R
I, C
R
I, C
I, C
I, C
I, C
R
R
R,A
I, C
I, C
R
I
I
I, C
6. Implica indisponibilidade?
A
I, C
7. Mensagem de Aprovação aos Key-users
A
I, C
8. Execução da Passagem a Produção
I
9. Validação da Entrada em Produção
A
I
Key-Users
I
FP Negócio
I
A
2. Análise da informação
5. Agendamento do Patch MAM
Midrange
1. Solicitação de Passagem a Produção
Arquitetura
CEP
Matriz RACI
GC DSI
XXIII.Matriz RACI de EP de Patch MAM
A execução de entradas em produção deve seguir:
C
I
I, C
R
R
R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed
R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado
24
Gestão de Entradas em Produção
Entrada em Produção – Patch MAM
Documentos Relevantes
 Check List de entradas em Produção de pedidos da Manutenção
 Reserva de entradas em produção
•
http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/04/Gest%C3%A3o%20Ent
radas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o/Reservas%20de%20Entradas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o.xl
sx
 Template de deployment (PIGENT022)
•
http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/ArquitecturaAnaliseFuncional/01
%20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates
 Template xxxx
25
Gestão de Entradas em Produção
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