5Ss: aplicação em bibliotecas e centros de
informação
Rosa Maria Fischi
SISEB 03/05/12
Introdução
House keeping: cuidar da casa; administração do lar e
responsabilidade pela limpeza e organização
domésticas
Final de 1960: house keeping como fator básico para
sucesso da QT nas indústrias japonesas
Brasil: 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke)
O programa dos 5S é um forte suporte para a melhoria
da qualidade de vida no trabalho, auxiliam no
desenvolvimento da disciplina e aumentam o moral de
toda a equipe!
Os 5S são iniciais das palavras em japonês. São cinco
sensos importantes para a nossa vida diária!
• SEIRI - A arte de “colocar fora coisas
inúteis” buscando liberação de área.
• SEITON - Arte de “cada coisa em seu lugar”
• SEISO (U) - A arte de “tirar o pó.”
• SEIKETSU - A arte de manter em “estado
de limpeza” com asseio, higiene e
conservação.
• SHITSUKE - A arte de fazer “as coisas
certas naturalmente”com forte disciplina.
Filosofia dos 5S
• “Obter qualidade
Comece pela limpeza
e arrumação de todos
os locais de trabalho.“
• “Ambiente limpo não
é aquele que mais se
limpa:
é o que menos se suja”
Objetivos:
• Melhoria do ambiente de trabalho
• Prevenção de acidentes
• Incentivo à criatividade
• Redução de custos
• Eliminação de desperdícios
• Desenvolvimento do trabalho em equipe
• Melhoria da qualidade de produtos e serviços
• SEIRI: Senso de
organização, de
seleção, de utilização.
• Significa a “arte de
colocar fora coisas
inúteis - sem uso.
• Ficam no local de
trabalho somente os
itens de uso do dia a
dia.
Quanta coisa
sem uso!
Organizar é liberar espaço! Distinguir o que é
necessário do que é desnecessário!
O que for desnecessário deve ser transportado para a
área de descarte.
¾ Não deve haver excesso de materiais e equipamentos no local
de trabalho.
¾ O excesso atrapalha e o funcionário acaba gastando mais
tempo para achar o que quer! Já pensou em achar uma agulha
em um palheiro?
O quadro de avisos deve
conter somente documentos
atualizados.
Cada documento exposto
no quadro deve contar com
a sua data de validade.
Cada quadro deve contar
com um responsável em
mantê-lo atualizado.
Não ache que jogar fora é um desperdício, nem deixe
de descartar algo achando que poderia precisar
daquilo algum dia! Lembre-se da eficiência que você
está obtendo organizando o seu local de trabalho.
Vantagens:
• Conseguir liberação de espaço
• Eliminar items em excesso
• Eliminar dados de controle ultrapassados
• Eliminar itens fora de uso e sucata
• Diminuir risco de acidentes
Obs: para os documentos usar tabela de temporalidade
http://www.usp.br/arquivogeral/gestao/download/download.php
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
Cada coisa com seu
lugar definido:
• Após a realização da
organização,
descartando coisas
inúteis, devemos
definir local
apropriado e
identificar os itens que
ficaram e que
pertencem ao setor.
Arrumação significa a
“arte de cada coisa no
seu lugar para pronto
uso”.
O caminho é identificar
tudo, para achar
rápido!
Tempo
custa
dinheiro
Cada coisa deve ter o seu lugar
definido de acordo com o grau de uso.
Dê nome a tudo! Assim fica mais fácil
de localizar!
Cada coisa em seu lugar: “marque a peça e o
local”
Dê nome a todos as coisas
Itens móveis devem contar com o local definido no
piso; veja o caso do carrinho e do cesto de lixo.
Uma arrumação é considerada boa desde que se
consiga localizar ou guardar qualquer item no setor
em menos de 30 segundos.
Não deixe de considerar a
frequência de uso para
estabelecer o local de cada
item!
• Passos
– Definir o lugar das coisas
– Guardá-las
– Obedecer as regras
Vantagens:
• Rapidez e facilidade para encontrar
documentos, materiais e outros objetos
• Economia de tempo
• Diminuição de acidentes
• Um ambiente com pó é um ambiente de moral
baixo
• Limpar é mais do que manter limpo, é uma
filosofia, um compromisso, com a higiene e com
os bons hábitos
• O ambiente deve estar livre de pó
• Cada funcionário limpa o seu equipamento, a sua
mesa, etc.
O local de trabalho é dividido em
áreas de responsabilidade pela
manutenção da limpeza!
Cada um esvazia o seu lixo.
Este é o único caminho para
manter a empresa
permanentemente limpa e
apresentável.
A limpeza é também uma forma de inspeção! Ela
possibilita a identificação de defeitos, livros que
necessitam de encadernação, materiais fora do
lugar, etc.
Se cada um cuida da sua parte, o ambiente de trabalho vai estar
sempre limpo e agradável!
Todo mundo se sente melhor em ambiente limpo!
Já imaginou o que o usuário pensa quando vê a biblioteca com
sujeira espalhada, paredes e chão sujos?
A equipe deve realizar diariamente a limpeza dos 3 minutos
logo no início ou ao término do expediente.
O mais importante é não sujar.
Lembre-se: ambiente limpo não é aquele que mais se limpa
mas o que menos se suja!
Vantagens:
• Melhoria do local de trabalho
• Satisfação dos funcionários por trabalharem
em ambiente limpo
• Maior segurança
equipamentos
e
• Eliminação de desperdício
controle
sobre
SEIKETSU - Padronização, asseio, saúde
Manter a organização, arrumação e limpeza
de forma contínua, padronizando os
procedimentos adotados (Kaizen).
Kaizen: palavra joponesa
“melhoria contínua”.
que
significa
A Padronização visa criar um
“estado de limpeza”, ou seja,
criar um ambiente limpo e que
também pareça limpo visando
um alto moral dentro da
empresa.
Para isso, temos que considerar:
Cores, formas, iluminação,
ventilação, vestuário, higiene
pessoal, itens de ambientação Tudo que causar impressão de
limpeza.
É importante manter a pintura sempre nova! Ela dá ânimo
e energia ao local de trabalho!
Aquários, painéis, fotos de paisagem, plantas, etc. são
itens que geram ambientação.
O ideal é que se defina padrões de cores gerais para
estantes, paredes, equipamentos, tubulações, etc.
Deves-se utilizar placas padronizadas em tamanho,
cores e tamanho de letras, tanto para sinalização
como para identificação dos setores.
Padrão da limpeza diária :
• Devemos padronizar a
limpeza dos 3 minutos
• A limpeza diária de 3
minutos
deve
ser
realizada por todos ao
mesmo tempo. Esta é
uma
atividade
de
equipe.
Cada setor deve ter o seu padrão geral dos 5S
registrado em Folha de Verificação. Assim, a
equipe passa a atacar os problemas encontrados nas
medições.
Vantagens:
• Equilíbrio físico e mental
• Melhoria do ambiente de trabalho
• Melhoria de áreas comuns (banheiros,
refeitórios, etc)
• Melhoria nas condições de segurança
SHITSUKE - Disciplina ou autodisciplina
Compromisso pessoal com o cumprimento dos
padrões éticos, morais e técnicos e com a
melhoria contínua.
Praticar o shitsuke é conquistar a capacidade de
fazer as coisas como devem ser feitas.
Fazer o que tem de ser feito, mesmo que
ninguém veja.
Disciplina é a base de uma civilização e
o mínimo para que a Sociedade funcione
em harmonia.
No programa dos 5S, a disciplina é uma característica
fundamental:
•
Quando limpamos o que sujamos
• Quando fazemos a medição periódica,utilizando a folha de
verificação e colocamos os resultados no gráfico de controle
Para criar bons hábitos necessitamos repetir,
repetir...
DISCIPLINA é um processo de repetição e prática,
é uma questão de internalização de regras para
realizar as coisas naturalmente.
Os 5S ajudam a melhoria dos padrões
éticos e morais.
Necessitamos criar novos hábitos e
passar para o coração e mente das
pessoas, as atividades dos 5S.
A equipe deve compartilhar das
mesmas normas de conduta visando
manter o ambiente continuamente
limpo e saudável e com o menor gasto
de energia possível.
Compromisso - a cola que une os 5S
• 5S é trabalho de equipe
• Os bons times seguem as
regras do jogo
• Estar bem com os 5S é
estar bem com a vida
A disciplina só é conseguida se repetirmos,
repetirmos, repetirmos até criarmos os novos
hábitos!
Vantagens:
• Trabalho diário agradável
• Melhoria nas relações humanas
• Valorização do ser humano
• Cumprimento dos procedimentos operacionais e
administrativos
• Melhor qualidade, produtividade e segurança no
trabalho
Após o treinamento de toda a equipe nos conceitos dos 5S,
é marcado o “dia da bermuda” ou “dia do descarte”.
Neste dia, TODOS, participam do mutirão para colocar
ordem na casa, gerando descarte dos itens sem uso e
facilitando o próximo passo do trabalho.
No dia da bermuda é definido uma área para descarte!
Tudo o que não estiver em uso nas áreas de trabalho é
colocado neste local para, depois, tomar a decisão do que
fazer.
5S - Fotos
Antes do Dia da Bermuda
Mesa de trabalho
Gaveta de trabalho
5S - Fotos
Dia da Bermuda
Área de
Descarte
Funcionário na
Organização
Confraternização
5S - Fotos
Depois do Dia da Bermuda
Folha de Verificação e Gráfico de
Controle
A Folha de verificação gera dados que vão
alimentar o gráfico de controle que mede o
cumprimento da meta.
Gerente e Auditores
Gerente: tem o papel de capacitar a equipe quanto a
técnica
Auditor: faz a auditoria e preenche a folha de
verificação
Referências
ANDRIANI, C. S. Quality quadrinhos:
programa de educação e desenvolvimento pessoal.
São Paulo: COMMIT, 2000. 128p.
ANDRIANI, C. S. Sistema de gestão: conceitos e
linguagem para diretores, gerentes e chefias.
Campinas: FDA, 2001. 162p.
Obrigada!
Rosa Maria Fischi
[email protected]