Segurança: dicas para evitar fraudes
INTRODUÇÃO
Toda empresa está sujeita a enfrentar algum tipo de fraude interna. As ocorrências envolvem desde
simples roubos de produtos a desvios de grandes quantias de dinheiro. Nas pequenas empresas a
situação é ainda mais preocupante, porque a falta de recursos e da cultura de prevenção facilita as
irregularidades. Sem contar que, em função dos cortes de pessoal que resultaram na redução de
controles e auditorias internas, atualmente está mais fácil fraudar.
Estima-se que as companhias brasileiras perdem 1% de seu faturamento anual com algum tipo de
fraude. Mas as perdas podem chegar a 7% da receita. Nas grandes corporações, levantamentos de
especialistas revelam que 5% a 10% do dinheiro destinado às compras são desviados. No universo das
pequenas firmas, desconhece-se o tamanho do rombo, porque poucas costumam recorrer às
consultorias especializadas. Por falta de cuidados e investimentos na prevenção, as empresas de
pequeno porte estão mais expostas ao problema. A prevenção deve ser uma preocupação constante, e
deve começar no momento da contratação de funcionários, por intermédio de um rigoroso e detalhado
levantamento de sua vida passada. Um candidato excessivamente endividado, por exemplo, pode ser
uma presa fácil para um esquema de corrupção. Pretendentes a cargos-chave devem merecer uma
investigação ainda mais apurada.
As áreas mais críticas são as de compras, administrativo-financeira e de recursos humanos. Na primeira,
a ocorrência mais comum é a alteração dos preços ou das especificações dos produtos adquiridos, e,
atualmente com a necessidade de terceirização, dos serviços . No setor financeiro, os delitos envolvem a
adulteração de documentos, falsificação de assinaturas e de endosso de cheques. Já no RH, os casos
mais corriqueiros são o de registro de funcionários- fantasmas, alteração de planilhas de horas extras e
de recolhimento de encargos. Fraudes com vale-refeição também são freqüentes.
Boa parte desses problemas pode ser evitada se o empresário tiver uma contabilidade real e
transparente. Essa é a melhor ferramenta para identificar desvios. O empreendedor deve controlar os
depósitos e retiradas da conta bancária, conferindo se impostos e contas foram efetivamente quitados.
Não fazer isso é pedir para ser fraudado. As fraudes podem ser praticadas pelos funcionários, por um
sócio ou por um fornecedor. Nesse caso, ele altera os valores dos produtos adquiridos, colocando na
nota fiscal preços acima dos acertados. Para evitar tal prática, é útil ter duas pessoas assinando e
conferindo as contas a pagar.
Além desses cuidados, é fundamental desconfiar do “dinheiro que cai do céu”, como pedidos feitos por
firmas que não são clientes habituais, localizadas em regiões onde a empresa não costuma atuar, pois
muitas delas são fantasmas e fazem grandes encomendas e, depois, simplesmente fecham as portas e
somem. Para evitar esse tipo de fraude, é necessário não só investigar cuidadosamente os dados
cadastrais dos novos clientes, como manter atualizados os dos habituais e dos fornecedores. Isso é
possível com a contratação de empresas especializadas,
como o SCI e o Serasa, que oferecem preços acessíveis aos pequenos empresários.
A questão da segurança deve abranger também a área da tecnologia da informação. Com o avanço da
informática e da Internet, saber processar e obter informações passou a ser um aspecto crucial para a
sobrevivência do negócio. A prevenção significa, entre outras coisas, evitar ter cópias pirateadas de
programas, fazer backups de arquivos importantes, manter um programa antivírus atualizado e limitar,
por senhas, a entrada de funcionários em determinados arquivos. Também é recomendável instalar um
software de controle de acesso que possua um módulo de auditoria, para rastear possíveis fraudadores
internos ou externos. Há programas assim para empresas de qualquer porte. Frente à suspeita, ou
constatada a fraude, a primeira preocupação do empresário deve ser descobrir como está sendo furtado,
de quanto é o prejuízo e onde está o produto do furto. É importante conter o impulso natural de demitir
imediatamente o suspeito, porque, geralmente, ele não está agindo sozinho e qualquer movimento em
falso leva ao desmonte do esquema. Além disso, dessa forma a demissão seria
sumária, sem justa causa, pois não se pode alegar que o funcionário é “suspeito”de fraude, quando
ainda não se comprovou o fato. A empresa, fatalmente, sofreria uma ação trabalhista, provavelmente
perderia a causa e, ainda, poderia responder em juízo pelas “acusações”proferidas a um “inocente”.
Esquecer as soluções caseiras, como chamar um delegado conhecido. O melhor é pedir ajuda a um
auditor fiscal e levantar a responsabilidade de cada envolvido e, só então, tomar as providencias
administrativas contra os mesmos.
Tentar esconder as fraudes ou fazer acordos com as pessoas desonestas, para que elas saiam da
empresa sem muito alarde, são soluções que incentivam a ocorrência de novos delitos. Aconselha-se
que o fraudador seja denunciado e submetido aos processos judiciais cabíveis. Certamente, como já
frisado, para se instaurar um processo é preciso ter provas concretas das ilegalidades cometidas. Na
ausência delas, é melhor não processar. Manter uma postura ética e íntegra é a melhor maneira de inibir
ações ilícitas na empresa. Um empresário sem ética estimula a aplicação de golpes por parte dos
comandados.
ALGUMAS REGRAS PARA DETECTAR E EVITAR PROBLEMAS
- Cheque rigorosamente os antecedentes dos candidatos a emprego antes da contratação;
- Confira se o padrão de vida do funcionário é compatível com seu salário;
- Identifique os funcionários com problemas financeiros e se disponha a auxiliá-los;
- Ensine noções financeiras básicas à equipe, ajudando-a a compatibilizar renda e despesas em sua vida
pessoal;
- Conserve a contabilidade da empresa organizada para facilitar a detecção de possíveis desfalques;
- Controle rigorosamente, por meio de checagem diária da conta bancária, todos os pagamentos
efetuados;
- Não permita que a mesma pessoa pague as contas e faça a checagem das transações bancárias;
- Desconfie de grandes encomendas por parte de clientes desconhecidos;
- Mantenha uma conduta transparente e honesta para servir de exemplo aos comandados;
- Tenha um código de ética escrito que funcione como orientador e parâmetro para todos na empresa;
- Firme termo de compromisso para impedir a divulgação de lista de clientes, ao demitir um funcionáriochave;
- Instale programas para controlar o acesso aos computadores, a fim de dificultar furtos ou manipulação
de dados;
- Crie equipes de auditores internos para averiguar suspeitas de comportamentos ilícitos;
- Dote a empresa de um eficiente sistema de vigilância das instalações físicas e equipamentos. Estes
sistemas podem ser iniciados com a instalação de simples sensores magnético ou infravermelho,
evoluindo para circuito fechado de TV e outros.
Informações atualizadas sobre sistemas de segurança podem ser obtidas em Informações atualizadas
sobre sistemas de segurança podem ser obtidas em:
Guia do Usuário de Segurança - GUS http://www.gus.com.br
Fontes:
SOUZA, Lázaro Evair de. O Inimigo está ao Lado. Pequenas Empresas Grandes
Negócios. dez.1997. nº 107. p.60 e 61.
Guia do Usuário de Segurança - GUS - Internet 09/07/01.
ANTONIO CARLOS RIBEIRO VALENTE