– Briefing da intranet / extranet da OTCA –
Documento confidencial, reservado a pessoas autorizadas pela OTCA
1 - Descrição
Arquivo de Documentos:
Área do site com armazenamento de arquivos de forma on-line, disponibilizando o acesso a
todos os documentos (digitalizados) da organização.
Nesta área do site, ficará disponível tanto os documentos gerados na própria intranet, quanto
os documentos inseridos posteriormente pela equipe da OTCA.
Ao entrar nesta área da intranet, o usuário irá escolher qual categoria de documentos deseja
visualizar, estas categorias serão definidas pela diretoria da OTCA.
Esta área também contará com uma busca avançada, que visa facilitar o acesso aos
documentos, pois com o passar do o tempo, a tendência é que o sistema disponibilize
milhares de documentos.
Os documentos poderão ser postados pelos usuários do site, ou então, caso a diretoria da
OTCA julgue interessante, os documentos poderão ser enviados (via sistema) para a análise
do administrador desta área da intranet, que poderá autorizar ou declinar a publicação do
documento.
Os documentos (disponíveis para download) poderão ser arquivados em diversos formatos,
como documentos no Word ou em PDF, arquivos de áudio, vídeo, etc.
O sistema ainda poderá contar com níveis de acesso, ou seja, quando se é criado um
usuário no sistema, o administrador define o nível de acesso deste usuário, este nível de
acesso é determinado no momento em que o documento é arquivado.
Fora o nível de acesso, o documento será relacionado a um país e a uma coordenação.
Caso um usuário tente buscar um documento com um nível maior que o seu, o sistema emite
uma mensagem informando que ele deverá solicitar o documento à administração da OTCA,
ou então, para otimizar a questão de segurança, os documentos simplesmente aparecem de
acordo com o nível de acesso, ou seja, quando um usuário do nível 2 acessa o sistema, a
relação de documentos e apresentada de acordo com o seu nível, os demais documentos
permanecem ocultos.
2- Detalhamento:
A seguir detalhamos o conteúdo do registros do emissor de documentos.
Categoria: A Definir
Tipo de documento:
Modelos de documentos disponíveis para a categoria. A Definir
Titulo do documento:
Descrição do documento:
Idioma:
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SRTV/S 701, Ed. Palácio do Rádio II, Sala 337 – Asa Sul - Brasília – DF.
Fone: (61) 3964-9339 Brasília / (11) 4063-6061 São Paulo / (41) 4063- 9596 Curitiba
CNPJ: 03.751.018/0001-13 E-mail: [email protected]
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Instituição / Órgão emissor:
Instituições / Órgão relacionados:
Número do documento:
Numero gerado pelo sistema no momento da criação do documento.
Conteúdo do documento:
Modelo de documento gerado conforme a categoria escolhida.
Data (Definir se o registro será automático):
País membro: escolhe um país ou relaciona o documento a todos
Coordenação: escolhe uma coordenação ou relaciona o documento a todas
Nível de acesso:
O nível de acesso será configurado de acordo com os níveis de acesso definidos para os
usuários da intranet.
Usuário responsável pelo arquivamento:
Enviar para:
Arquivos extras:
3- Funcionamento:
Existem duas maneiras de se trabalhar com o sistemas, uma direcionada aos
administradores da intranet e outra direcionada aos usuários da intranet.
Os administradores poderão consultar, inserir e cancelar documentos, já os usuários
poderão apenas consultar documentos conforme seu nível de acesso.
Para inserir um documento, o administrador deverá escolher em qual categoria deseja
arquivar o documento, realizado a escolha, ele deverá optar entre duas alternativas de
arquivamento, a primeira com a geração de registro, a segunda o arquivamento para
documentos com o número de registro existente (documentos antigos).
3.1 – Arquivamento com a geração de registro: Na primeira opção, o administrador
acessa uma tela onde o administrador deverá criar um título para o documento e inserir uma
breve descrição, o idioma, a instituição que gerou o documento (neste caso a OTCA), e as
instituições relacionadas ao documento, ressaltando que estas informações tem a função de
facilitar a busca e listagem dos documentos no sistema.
Neste momento também será definido o nível de acesso do documento, que poderá será
idêntico aos níveis de acesso dos logins dos usuários da intranet.
Realizado a inserção dos dados, o usuário poderá realizar o upload do documento e
posteriormente deverá clicar em Salvar Documento, neste momento abre uma nova tela
onde o administrador poderá conferir todos os dados, caso precise alterar algo ele poderá
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retornar a tela anterior e alterar os dados, caso esteja tudo ok, ele poderá clicar em arquivar
o documento.
Neste momento o sistema salva o documento e gera um novo numero de registro para ele,
este numero de registro vai estar interligado com o sistema emissor de documentos.
O administrador também poderá inserir uma relação de destinatários que deverão ser
notificados da existência do documento na intranet.
3.2 – Arquivamento para documentos com o número de registro existente:
Ao escolher a segunda opção, o sistema irá solicitar o número de registro do documento que
será inserido, o administrador insere o número e clica em enviar.
Neste momento o sistema confere todos os registros de documentos arquivados no sistema,
caso já exista outro documento com o mesmo registro, o sistema não irá aceitar um novo
registro com a mesma numeração.
Caso não exista o mesmo numero de registro, o sistema irá abrir uma nova tela para a
inserção dos dados, a partir deste momento o administrador deverá seguir os mesmos
passados detalhados anteriormente no item 3.1, relativo ao arquivamento de com a geração
de registros
OBS: O sistema poderá aceitar múltiplos formatos de arquivo, porém para evitar panes nos
sistemas (com arquivos incompatíveis e até mesmo a disseminação de um vírus) e também
organizar melhor a rotina administrativa, seria interessante indicar ou limitar os formatos a
arquivos em Word, JPG, PDF, caso seja necessário inserir um formato diferente, o arquivo
deverá ser postado em formato .zip (zipado).
3.2 – Consulta dos documentos arquivados:
Ao acessar o arquivo digital do site, o usuário ou administrador deverá escolher uma das
categorias e o tipo de documento que esta procurando, ou então deverá acessar uma busca
avançada disponível logo na primeira página do sistema.
No caso da busca o sistema irá listar os resultados de acordo com os filtros e palavras
utilizadas na busca.
No caso das categorias, após definir os parâmetros, o sistema irá direcionar o usuário para
uma página os documentos da categoria, que serão listados de acordo com o tipo de
documento escolhido.
As páginas contarão com uma paginação automática, sendo que cada listagem permitirá a
visualização de até 10 documentos, que serão ordenados pela data de inserção.
Nesta listagem o usuário poderá ver o titulo do documento, o idioma, a data de inserção e o
status do documento, que poderá ser válido ou cancelado (no caso de documentos que
foram cancelados).
Ao clicar sobre um resultado, o usuário terá acesso ao documento, verificando os dados
completos e tendo acesso ao arquivo do documento (Word, PDF, JPG).
O documento poderá salvo no computador do usuário e também poderá ser enviado para
outras pessoas via e-mail.
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Caso o documento não seja encontrado pelo usuário, o mesmo terá um acesso a um
formulário de suporte onde poderá solicitar uma posição do administrador do site, pois
provavelmente o documento que procura não esta arquivado ou então não esta liberado para
seu nível de acesso.
A visualização dos documentos irá depender do nível e dos parâmetros de acesso.
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