– Briefing da intranet / extranet da OTCA –
Documento confidencial, reservado a pessoas autorizadas pela OTCA
Emissor de documentos:
1 - Descrição
Sistema para a emissão de documentos através da intranet, este sistema tem como objetivo
maior agilizar o processo de emissão de documentos dentro da organização, pois os
administradores da intranet poderão criar novos documentos com poucos cliques e em
qualquer lugar com acesso a internet, mas o sistema permite um controle maior na
organização e acesso a estes documentos, pois gera um código para cada documento e
ainda arquiva o mesmo imediatamente no arquivo digital de documentos da intranet.
2- Detalhamento:
A seguir detalhamos o conteúdo do registros do emissor de documentos.
Categoria: A Definir
Tipo de documento:
Modelos de documentos disponíveis para a categoria. A Definir
Titulo do documento:
Descrição do documento:
Idioma:
Instituição / Órgão emissor:
Instituições / Órgão relacionados:
Número do documento:
Numero gerado pelo sistema no momento da criação do documento.
Conteúdo do documento:
Modelo de documento gerado conforme a categoria escolhida.
Data (Definir se o registro será automático):
País membro: escolhe um país ou relaciona o documento a todos
Coordenação: escolhe uma coordenação ou relaciona o documento a todas
Nível de acesso:
O nível de acesso será configurado de acordo com os níveis de acesso definidos para os
usuários da intranet.
Usuário responsável pela criação:
BRCLICK - Comunicação Visual
SRTV/S 701, Ed. Palácio do Rádio II, Sala 337 – Asa Sul - Brasília – DF.
Fone: (61) 3964-9339 Brasília / (11) 4063-6061 São Paulo / (41) 4063- 9596 Curitiba
CNPJ: 03.751.018/0001-13 E-mail: [email protected]
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3- Funcionamento:
Ao acessar o sistema , o administrador da intranet irá escolher uma categoria, com isto
poderá visualizar a relação de documentos (modelos) disponíveis para esta categoria.
Ao clicar sobre uma das opções, o sistema abre uma nova tela e já gera um número de
registro para o documento (seqüencial).
OBS 01: Atualmente a OTCA já conta com um sistema que gera documentos e cria um
número de identificação para cada documento. Esta numeração deverá ser respeitada, pois
os documentos gerados anteriormente, serão digitalizados e arquivados pela equipe da
OTCA, então para que não ocorra um conflito entre os registros, os novos documentos
gerados pela Brclick deverão começar a partir do último numero gerado no atual sistema.
Caso o administrador inicie o processo e aborte ou cancele a criação de um documento, o
sistema registra o número criado e o sistema identifica o registro como documento
cancelado.
Nesta mesma tela, o administrador deverá criar um título para o documento e inserir uma
breve descrição, o idioma, a instituição que gerou o documento (neste caso a OTCA), e as
instituições relacionadas ao documento, ressaltando que estas informações tem a função de
facilitar a busca e listagem dos documentos no sistema de arquivamento de documentos da
intranet, que será interligado com este sistema.
Realizado este procedimentos, o administrador poderá visualizar o modelo de documento,
podendo inserir os dados em campos pré-determinados para a personalização do
documento.
OBS 02: Os documentos contarão com campos fixos, sendo Possível editar apenas o
conteúdo destes campos, pois os itens que mantêm o mesmo padrão (já configurados no
sistema), não poderão ser alterados. Por isso cada categoria contará com um modelo de
documento configurado apenas com os itens básicos dos documentos oficiais da OTCA
(logo, localização da data, rodapé, etc...), permitindo que o administrador gera um
documento a partir do zero, totalmente personalizado.
O final da inserção dos dados relativos ao conteúdo do documento, o administrador deverá
inserir o nível de acesso, identificando que grupo de usuários poderão visualizar o
documento.
Realizadas todas as ações anteriores, o administrador poderá clicar em gerar o documento
para o sistema executar a ação e gerar o documento.
Com o documento gerado, o sistema abre uma nova tela com uma cópia do documento
acompanhada das demais informações inseridas, neste momento o administrador poderá
conferir tudo novamente, caso seja necessário, ele poderá voltar a tela anterior e alterar os
dados do documento, caso esteja tudo ok, ele poderá clicar no botão salvar.
O administrador recebera uma mensagem que o documento foi corretamente gerado e
arquivado no sistema, neste momento ele poderá escolher a opção de gerar uma cópia em
pdf do documento, salvando a mesma em seu computador ou podendo enviar uma cópia em
PDF para outros usuários do sistema.
BRCLICK - Comunicação Visual
SRTV/S 701, Ed. Palácio do Rádio II, Sala 337 – Asa Sul - Brasília – DF.
Fone: (61) 3964-9339 Brasília / (11) 4063-6061 São Paulo / (41) 4063- 9596 Curitiba
CNPJ: 03.751.018/0001-13 E-mail: [email protected]
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Caso ocorra um erro durante o processo, o documento poderá ser cancelado e o
administrador poderá gerar outro documento, porém o número gerado para o documento
continua registrado no sistema, mas agora como um documento cancelado. O registro é
necessário pois para que cada documento seja único, o sistema não deve permitir
alterações no documento, evitando questionamentos futuros.
Este cancelamento poderá ser feito diretamente no sistema de arquivo digital da intranet,
onde o documento esta armazenado.
Para garantir a segurança do sistema, ao gerar um documento, o sistema registra os dados
do usuário que gerou o documento, permitindo futuras consultas.
O acesso aos modelos de documento estarão disponíveis conforme o nível de acesso do
usuário.
BRCLICK - Comunicação Visual
SRTV/S 701, Ed. Palácio do Rádio II, Sala 337 – Asa Sul - Brasília – DF.
Fone: (61) 3964-9339 Brasília / (11) 4063-6061 São Paulo / (41) 4063- 9596 Curitiba
CNPJ: 03.751.018/0001-13 E-mail: [email protected]
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