Com a técnica de organização que será apresentada, se um cliente ligar e quiser uma tradução feita há
10 anos, conseguiremos mandar para ele na mesma hora. Essa técnica tem origem na área de engenharia e
vendas de uma importante empresa sueca onde meu pai, antes de ser tradutor, trabalhou e aprendeu,
adaptando-a depois para o trabalho do tradutor. A organização é simples e feita numa pasta. Pode ser uma
como esta:
Essa pasta vai guardar todas as informações do seu trabalho, de vários anos, a partir de quando você
começar a usar. Cada folha da pasta é uma tabela, cada linha corresponde a um orçamento que se for
aprovado abrirá um pedido de tradução. Chamaremos de orçamento quando um cliente entrar em contato
e solicitar o preço de uma tradução e somente chamaremos de pedido se esse orçamento for aprovado.
No meu caso, imprimo a tabela já com os números de orçamento na ordem e vou preenchendo as outras
informações a mão, assim o computador fica livre para traduzir, ver e-mails, facebook e fica mais prático de
anotar, mas claro que você pode fazer tudo digital se preferir. A ideia é a mesma.
O orçamento é o começo de tudo, deve ser anotado sempre. Quando um cliente solicitar orçamento, seja
por telefone, por e-mail, ou pessoalmente deve-se abrir um número na pasta preenchendo as informações
da linha como data, empresa, pessoa de contato, par de idiomas, preço e prazo. Os orçamentos seguem
uma sequência numérica.
Na figura abaixo está um exemplo, a Sra. Fulana da Empresa de parafusos no dia 3 de maio solicitou um
orçamento do inglês ao português, foi dado um prazo de três dias e preço de R$ 900,00. Pronto, o
orçamento nº 50 está feito e registrado e o cliente recebeu um e-mail com todas essas informações.
Quando esse orçamento for aprovado, será aberto um pedido de tradução. Esse pedido receberá um nome
que será escrito na coluna de pedido, na mesma linha do orçamento a que se refere.
Esse nome ou número de pedido deve seguir uma sequência conforme os pedidos forem aparecendo.
Pedidos do mesmo ano podem começar com o mesmo número, aqui em 2013 os pedidos começam com 3.
No exemplo, o pedido foi feito no dia 9 de maio, será o ae3031, ou seja, é o 31º trabalho do ano 2013 da
empresa ae, esse nome deve ser escrito na coluna de pedido, é sua identificação. Se um mesmo pedido
tiver mais de um arquivo, o nome terá o mesmo número e colocaremos letras a, b, c, etc. Por ex. ae3033a,
ae3033b, ae3033c. São todos os arquivos que se referem aos mesmo pedido.
Essa identificação será salva na frente do nome original do arquivo no computador. No exemplo, a
Sra. Fulana mandou um arquivo chamado Manual de sorvetes.docx, no computador ele será salvo como
ae3031 Manual de sorvetes.docx e o cliente vai receber a tradução assim, exceto se ele pedir que seja
diferente, mas o arquivo que fica na máquina do tradutor deve ter esse nome.
No dia seguinte, dia 10 de maio, o Diogo, da empresa XYZ, aprovou o orçamento nº 52, abrimos um pedido
para ele, seguindo a sequência dos pedidos, no nosso exemplo será o ae3032, e vamos anotar isso na linha
do orçamento nº 052 e salvando a tradução a ser feita com o nº do pedido “ae3032” na frente do nome
original do arquivo.
E assim vamos registrando tudo que é feito. Os números de pedido devem seguir uma sequência conforme
forem sendo aprovados, ae3031, ae3032, ae3033, etc. E os orçamentos vão sendo anotados um embaixo
do outro seguindo a sequencia de orçamentos.
Nessa tabela, no campo de observação, podemos anotar o assunto da tradução, a tarifa, ou qualquer outra
informação importante.
Depois de emitir a nota fiscal, preenchemos o campo de mês da nota fiscal (mês NF), e depois de receber o
pagamento preenchemos um ok, na primeira coluna, consideramos pedido, feito, entregue, encerrado e
faturado. Depois de uns dias, a planilha estará assim, os números são apenas um exemplo:
Pode acontecer de fazermos vários trabalhos ao mesmo tempo, essa tabela nos ajuda a definir melhor a
prioridade de entrega ao vermos a coluna de data de entrega. Reparem que as linhas que tiverem número
de pedido, mas ainda não estiverem com o “ok” à esquerda, são traduções que estão em andamento.
Outro motivo para todo esse controle é que, como vocês já devem saber, tem cliente que pede o
orçamento e só aprova dois meses depois, e então ele telefona, na hora, abrimos a pasta, identificamos
qual foi o orçamento e podemos conversar melhor com as informações na mão. E o cliente, do outro lado
da linha fica contente da gente lembrar tudo sobre o orçamento dele, assim de cabeça.
Tem também aquele cliente que um ano depois pede para a gente mandar a tradução novamente porque
ele perdeu, então vamos à nossa pasta, algumas páginas atrás e rapidamente identificamos o número do
pedido e conseguimos achar rapidamente o arquivo no computador.
A ideia é essa, cada um vai adaptar a planilha a seu gosto. O importante é não perder nenhuma informação
sobre os orçamentos e os pedidos de tradução.
Não quero me estender, mas quero contar que fiquei orgulhosa quando certa vez um cliente veio reclamar
sobre um arquivo em pdf todo mal feito, e graças a estar tudo anotado eu respondi: “olha o sr. pediu um
orçamento desse manual no dia X (já havia passado alguns meses), demos o preço X, o sr. não aceitou
porque achou caro e quem fez isso não fomos nós.” Imediatamente ele percebeu o engano, pediu
desculpas, e agora normalmente aprova os orçamentos, eu acredito que passamos uma boa impressão.
Escrito por: Ana Elisa Enrich - São Paulo, 28 de maio de 2013.