EDIÇÃO 02 ·
D I S T R I B U I Ç Ã O G R AT U I TA · 2 0 1 3
Assinatura Digital:
o que é e seus
benefícios
Você produz um documento no computador,
imprime, assina, leva-o para ser autenticado, retorna
para o escritório, envia para o próximo signatário,
que deve repetir todo este processo.
Algumas reflexões: quanto tempo foi gasto entre
idas e vindas? Quanto dinheiro foi investido? Em
quanto tempo você receberá este documento de
volta? Quanto espaço será destinado para o
armazenamento destes arquivos? Em tempos em
que reduzir custos, dar celeridade aos processos e
cuidar do meio ambiente tornaram-se o objetivo de
muitas pessoas e de empresas, a assinatura digital é
uma aliada.
A assinatura digital é uma das maneiras de utilizar o
Certificado Digital ICP-Brasil, documento eletrônico,
que, por meio da criptografia de dados, garante
autenticidade, integridade e não-repúdio às
transações realizadas no meio eletrônico.
Isto significa a eliminação de custos relacionados ao
manuseio, impressão e armazenamento de
documentos. Significa também que não são
necessários deslocamentos para assinaturas
presenciais, autenticações adicionais e também para
o envio de documentos à outra parte interessada.
Você resolve tudo com apenas alguns cliques. De
onde quiser, a qualquer hora, de forma sustentável. E
com validade jurídica.
O conceito de Assinatura Digital
Assinatura Digital é uma forma de conferir o autor e a
integridade do documento eletrônico.
Validade jurídica
A validade jurídica dos documentos eletrônicos
assinados de forma digital está garantida na Legislação
Brasileira, que concede à assinatura digital a mesma
equivalência jurídica da assinatura manuscrita, por ser
criada a partir do uso de um Certificado Digital ICP-Brasil.
A ICP-Brasil - Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
é um conjunto de normas e regulamentações que
estabelece a Certificação Digital no Brasil. Mais
informações podem ser obtidas em www.iti.gov.br.
Entenda as diferenças
Nesta matéria, estamos tratando do conceito e benefícios da assinatura digital que é gerada a partir do Certificado
Digital ICP-Brasil. Mas existem terminologias parecidas e que podem confundir, por isso atenção:
Assinatura Digital
com Certificado
Digital ICP-Brasil
Você pode assinar qualquer tipo de
documento eletrônico com validade
jurídica utilizando um Certificado
Digital ICP-Brasil. Este tipo de
assinatura garante a origem e a
integridade do documento, por ter
sido gerada a partir do Certificado
Digital
ICP-Brasil,
documento
eletrônico
que
permite
a
identificação segura e inequívoca do
autor de uma mensagem ou
transação feita em meio eletrônico.
Assinatura Digital
sem o uso do
Certificado Digital
Assinatura
Digitalizada
Esta assinatura, também conhecida
como assinatura eletrônica, não
possui validade jurídica, justamente
pela ausência do uso do Certificado
Digital ICP-Brasil. Geralmente é
aplicada em formato de login e
senha, que sem a criptografia de
dados não garante a autoria das
transações realizadas. Além disso, ao
se logar em um ambiente sem a
segurança da criptografia, os dados
em tráfego podem se interceptados
e alterados sem deixar vestígios de
qualquer adulteração.
Não confunda. O conceito da
assinatura digitalizada não tem
qualquer semelhança com a
assinatura digital.
A assinatura digitalizada nada mais é
que a digitalização de uma
assinatura manuscrita. Ou seja:
trata-se de uma mera imagem que
pode ser facilmente copiada para
outros documentos, portanto não
tem nenhuma validade jurídica
como meio de comprovação de
autoria de um documento.
OS BENEFÍCIOS
Quando você assina digitalmente, a
natureza agradece
Quando você assina digitalmente, o seu
bolso agradece também
Utilizar o Certificado
Digital ICP-Brasil para
assinar
digitalmente
documentos eletrônicos
é a única maneira de
eliminar 100% o uso de
papel na sua rotina
pessoal ou da sua empresa.
Quanto vale o seu tempo?
Além de dar celeridade aos
processos e reduzir custos, a assinatura digital é uma
solução sustentável. A cada 7.500 folhas de papel,
uma árvore é consumida*. Parece um número difícil
de atingir, mas basta fazer uma reflexão sobre
quanto papel imprimimos para assinarmos no dia a
dia. Estamos falando de notas fiscais, contratos, atas,
procurações, entre outros.
No exemplo a seguir, vamos utilizar a rotina de um
executivo que gasta 15 minutos do dia para assinar
contratos de forma manuscrita.
Parece pouco, mas não é. Colocando na ponta do lápis,
veja o resultado:
1 ano tem, em média, 220 dias úteis
15 minutos x 220 dias = 3.300 minutos
3.300 minutos = 55 horas
55 horas = cerca de 1 semana de trabalho
* Fonte: Projeto NDD Green Carbon, veja em http://goo.gl/JasmnQ.
Resultado:
E quanto vale o seu dinheiro?
Assinar de forma manuscrita não gasta somente o
seu tempo. Para exemplificar, vamos expor os gastos
por contrato, considerando que este tem dez folhas
e somente duas partes interessadas e, portanto, será
impresso em 2 vias.
Envio do
Contrato
Estas perguntas não são difíceis de responder. E as
respostas são muito fáceis de colocar em prática.
Utilizando o Certificado Digital ICP-Brasil para assinar
digitalmente seus documentos, você utilizará
apenas ¼ deste tempo. Ou seja: 13h75m. O restante
do tempo, você aproveita como quiser.
Papel e
impressão
Você utiliza 1 semana de trabalho ao ano para
assinar documentos. O que você poderia fazer nesta
uma semana? Viajar? Descansar? Passar mais tempo
com a sua família? Se dedicar a outros projetos?
Custo (R$)
por folha
0,15
Custo (R$)
por contrato
1,50
Custo (R$)
IDA
15,00
Via da parte
interessada
1,50
Custo (R$)
VOLTA
15,00
Total
(R$)
3,00
Total
(R$)
30,00
É importante ressaltar que esta conta é apenas uma
estimativa, na qual não foram somados outros custos
como manuseio, armazenamento, envelopes, etiquetas,
reimpressão, em caso de erros ou ajustes no documento
etc. Faça as contas e veja quanto a compra de insumos
representa no orçamento da sua empresa.
Custo total por contrato: R$ 33,00
Observe no gráfico a seguir que no mundo digital estes
gastos não existem.
COMPARATIVO: CUSTO ANUAL*
E a sua rotina, como fica?
Diga adeus à papelada
R$ 3.960,00
ECONOMIA DE
R$ 3.960,00
Eliminar o uso de papel ajuda na organização de
documentos. Sem ocupar físico, eles podem ser
arquivados onde você desejar no meio eletrônico. Fica
mais fácil encontrá-los, quando estão organizados. Sem
contar a economia de espaço para o armazenamento.
Em resumo: você dá celeridade a processos, porque é
dinâmica a troca de documentos no meio eletrônico, diz
adeus à papelada e simplifica a sua rotina.
Integrar a Certificação Digital na sua rotina é
simples
R$ 0
CUSTO FÍSICO
CUSTO DIGITAL
*considerando 10 contratos por mês, apenas custos de impressão e envio
A Certisign oferece diversas soluções para a assinatura
digital de documentos eletrônicos para pequenas,
médias e grandes empresas. Integramos a assinatura
digital em seus processos ou desenvolvemos um
projeto especialmente para atender a sua necessidade.
Sempre com foco em agilizar e desmaterializar
processos e reduzir custos.
Veja nossos cases: www.certisign.com.br/cases.
Quem usa aprova
A Telefônica vem comemorando bons resultados a
partir da adoção da Certificação Digital em diversas
áreas. A empresa de telecomunicações substituiu
alguns processos manuais e documentos físicos por
arquivos eletrônicos assinados digitalmente e
arquivados eletronicamente.
Com isso, a operadora deixou de imprimir
anualmente cerca de 2,3 milhões de folhas de papel.
A primeira área a adotar a Certificação Digital foi a
gerência de inteligência de redes, responsável pela
fiscalização dos serviços de rede externa, seguidas
por diversas unidades da companhia.
ANTES
CERTIFICAÇÃO DIGITAL
10.000 Contratos
110.000 Folhas impressas
10.000 Contratos
0 Folhas impressas
Os contratos da Telefônica eram impressos em três
páginas. Agora, a operadora utiliza Certificado Digital
ICP-Brasil para assinar digitalmente estas vias com a
mesma equivalência e autenticidade jurídica. Sem a
necessidade de impressões
No método de fiscalização de redes, que vai da coleta
de informações na rua à distribuição de dados para
os técnicos, foi reduzido não apenas o consumo de
papel, mas também o tempo de trabalho e a margem
de erro.
Os ganhos estão em toda a cadeia. Em um dos
processos, que antes um profissional gastava em
média 220 horas por mês para selecionar amostras e
distribuir aos responsáveis, hoje, o mesmo trabalho é
realizado em apenas quatro horas.
A Petronect, portal de compras eletrônico que
disponibiliza ferramentas para aquisição de bens e
serviços atendendo empresas do sistema Petrobrás e
fornecedores, também utiliza a Certificação Digital
ICP-Brasil para assinatura digital de contratos.
580.000 Rubricas / Assinaturas
10.000 horas/ano
de Gestão de Contratos
60.000 Assinaturas
2.000 horas/ano
de Gestão de Contratos
Comparativo de processos na CPFL Energia
Somente na área comercial, a geração de contratos ao
ano chega a aproximadamente 10 mil. Com o uso da
Certificação Digital a empresa deixou de imprimir e
armazenar 110 mil folhas. A produtividade também
melhorou: o tempo médio - gasto por contrato - reduziu
em mais de 50%.
A tecnologia permite que contratantes acessem a
plataforma e criem pastas eletrônicas integradas
com arquivos para a assinatura digital. A
implementação deste processo, além de simplificar a
assinatura de contratos e prover celeridade à rotina,
reduziu custos operacionais.
www.certisign.com.br
[email protected]
11 3546-3702
CertiNEWS é um informativo da Certisign Certificadora Digital
Edição 02/2013 - distribuição gratuita. Redação, edição e design:
Departamento de Comunicação e Marketing Certisign. Informações,
sugestões e dúvidas: [email protected]
MKT-DPBL1020132.1
A CPFL Energia, uma das maiores empresas privadas
do setor elétrico do Brasil, também obteve retornos
positivos com a integração dos processos à
Certificação Digital. O objetivo de dar celeridade à
assinatura de contratos, além de eliminar o uso de
papel, foi alcançado.