A organização e o acesso
à informação nos arquivos
Johanna W. Smit
USP - ECA e Arquivo Geral
roteiro
• A informação e o documento
• A organização da informação
• Instituições que organizam o acesso à informação
• O acesso à informação
• Instrumentos de gestão
O que significa a informação, se não houver
registro?
documento
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Tem que haver registro
Informação inscrita num suporte
garante
Permanência no tempo
Portabilidade no espaço
Ou seja: memória, prova, testemunho, base para decisões
e produção de outras informações
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... mas registros desorganizados,
inacessíveis, perdidos, escondidos,
engavetados...
... servem como prova,
testemunho, informação,
memória, história, etc.???
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a organização da informação
não é um fim em si mas o MEIO para
tornar a informação
socialmente
útil
institucionalmente
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Onde se organiza , socialmente ou
institucionalmente , a informação ?
• Em uma diversidade de situações e instituições
• Para simplificar: em arquivos, bibliotecas,
museus, centros de documentação, centros de
informação, projetos memória, etc.
• Mas também em outras instituições, que não
têm por finalidade a organização da informação
mas que não prescindem dela: governo,
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empresas públicas e privadas, ONGs, sites, etc.
Há instituições especializadas na
organização da informação
museus
arquivos
bibliotecas
contínuo de instituições coletoras de cultura
(Homulos 1990)
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Arquivos, bibliotecas e
museus
Semelhanças: todos preservam a
memória social (ou institucional) e
organizam o acesso à informação
Diferenças: de acordo com a instituição,
a função atribuída ao documento é
diferente
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arquivo
Acumulação ordenada de
documentos, criados por uma
instituição ou pessoa, no curso de
sua atividade, e preservados para
a consecução de seus objetivos,
visando à utilidade que poderão
oferecer no futuro
(Marilena Leite Paes, 1991)
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portanto
 A informação arquivística é uma informação
acumulada pela instituição para provar, ou
informar, como a instituição persegue seus fins,
com quem ela se relaciona, que direitos e
deveres ela representa
 O arquivo deve espelhar o funcionamento e a
organização da instituição
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Biblioteca ou centro de
documentação
Coleção de livros, periódicos, outros
documentos audiovisuais,
selecionados em função de sua
utilidade e organizados para prover
acesso aos materiais
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portanto
 a organização dos documentos na
biblioteca reflete a organização dada à
área do conhecimento (ou ao tema
especificamente coberto pelo centro de
documentação)
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Arquivo
Sua organização espelha a
instituição que acumula os
documentos
Biblioteca ou
centro de
documentação
Sua organização espelha a
organização dada aos
“assuntos”
(áreas do conhecimento,
temas)
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Sem organização
Não há acesso à informação .....
..... somente um amontoado de dados que
nada significam e que, quando
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necessários, não são encontrados
organizar a informação é atribuir
UMA ordem
ou
inserir a informação numa ordem
o que pressupõe a adoção de critérios, em
função de objetivos
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Exemplo – animais domésticos
Cachorro
Galinha
Gato
Jibóia
Peixe
dourado
Lagarto
Tartaruga
Periquito
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conclusão
• Existem N ordens, ou formas de organizar
a informação e os documentos
De acordo com
a missão
• Cada instituição deve adotar uma ordem
para transformar um ajuntamento de
dados num sistema de informação
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Por isto dizemos que a
organização da informação
confere sentido à mesma
Animais domésticos
jibóia
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relembrando
O arquivo deve espelhar o funcionamento
e a organização da instituição
critérios para gerenciar o arquivo
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Em decorrência
• O documento arquivístico não é
pensado isoladamente (como se faz com
os livros na biblioteca) mas em função da
atividade que o produziu e, portanto,
inserido no conjunto dos documentos
gerados por aquela atividade
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Principais instrumentos de
gestão do arquivo
• Tabela de Temporalidade dos
Documentos – TTD
• Plano de classificação
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TTD
Instrumento de destinação, aprovado pela
autoridade competente, que determina
prazos para transferência, recolhimento,
eliminação e reprodução de documentos
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simplificando
guardar pelo tempo certo =
não eliminar antes do prazo
organização!
não guardar além do prazo
mas guardar com
TTD - exemplo
estrutura
competência
atividades
documentos
destino
tempo
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TTD – em resumo
Dispõe tempo
e destino
dos documentos
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Plano de classificação
Plano (“mapa”) de acordo com o qual
os documentos são organizados no
arquivo
logicamente
e
intelectualmente
critério: organização
funcionamento da
instituição
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Plano de classificação – exemplo
SAESP
Gestão orçamentária e financeira
Planejamento orçamentário
Fixação de diretrizes da política
orçamentária e financeira
Normalização orçamentária
Elaboração de propostas
orçamentárias
Consolidação e formalização de
projetos de lei
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Pressupostos dos instrumentos de
gestão
PADRONIZAÇÃO
• De procedimentos relacionados à produção,
tramitação, guarda e eliminação de
documentos
• De nomenclatura
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PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
geralmente estabelecida por um manual de
serviço
Exemplos:
 Em quais condições abro um processo?
 Como controlar a entrada e saída de documentos?
 Como anotar a retirada de documentos do processo?  por
que esta anotação é importante?
 Como saber com quem está determinado documento?
 Como registrar a eliminação de documentos?
 Quem pode consultar processos de RH?
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PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
No que diz respeito ao tempo de guarda e
destino dos documentos
guarda permanente, substituição de suporte ou tecnologia,
guarda por amostragem, eliminação
a TTD padroniza
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PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
No que diz respeito à identificação da atividade
que gerou o documento
Instalar uma rede de telefonia
Emitir histórico escolar
Registrar diploma
Controlar freqüência de funcionários
Cadastrar fornecedores de matéria-prima
Manter agenda de eventos
o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO padroniza
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padronizar procedimentos
é muito importante
Mas não é suficiente
é necessário
padronizar a
nomeação !
PADRONIZAÇÃO DE NOMENCLATURA
Pedido de transporte
Requerimento de veículo
Requisição de veículo
Solicitação de transporte
Solicitação de veículo
?
Requisição de veículo
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PADRONIZAÇÃO DE NOMENCLATURA
Evita DISPERSÃO de documentos
Gerados pelas mesma atividade
Que têm o mesmo interessado
Gerados pelo mesmo órgão
Evita COMPREENSÕES diferentes do mesmo
procedimento
Particularmente, quando se trata da eliminação de
documentos!
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Afinal, tudo é uma questão de linguagem
•
•
•
•
•
•
•
•
Linguagem para designar as atividades
Linguagem para designar os tipos documentais
Linguagem para designar órgãos da estrutura
Linguagem para designar procedimentos
Linguagem para designar “interessados”
Linguagem para pesquisar documentos
Linguagem para entender a pergunta do
usuário/pesquisador/buscar
Linguagem para ....
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O que é um plano de classificação
Um instrumento de gestão do arquivo que
apresenta, de forma lógica, as atividades
desenvolvidas pela instituição
ensino de graduação
colação de grau
E que, através do controle de vocabulário,
evita que a mesma atividade seja
nomeada de formas diferentes
colação de grau ou formatura
?
Como é elaborado um plano de
classificação .... com controle de
vocabulário?
1) Levantar as atividades desenvolvidas pela
instituição, em linguagem livre (ou seja, tal
como falado no dia a dia da instituição)
2) Uma vez este levantamento feito, verificar se
ele inclui sinônimos e decidir qual termo será
adotado pelo sistema
3) Verificar ainda outros problemas, tais como
grafias diferentes, termos desatualizados, etc.
4) Organizar os termos em 2 conjuntos:
- termos adotados, em ordem lógica
- termos adotados + não adotados em ordem
levantamento de atividades em LN
o Designação de comissão setorial para implantação do
SAUSP
o Designação de funcionários para participarem do
SAUSP
o Implantação do SAUSP
o Implantação do Sistema de Arquivo da USP
o Implantação do Sistema de Arquivos da USP
o Indicação de membros da comissão setorial para
implantação do sistema SAUSP
Qual é a atividade?
Designação de funcionário para compor comissão
Detectar sinônimos
Pedido de transporte
Requisição de veículo
Solicitação de transporte
Solicitação de veículo
Opção pelo mais preciso
Requisição
de veículo
[email protected]
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Alguns sinônimos são complicados
• Militares recebem soldo
• Funcionários públicos recebem
vencimentos
• Empregados de empresas particulares
recebem salário
Alguns sinônimos são complicados
Como chamar o final de um contrato de trabalho na USP?
Dispensa
Exoneração
Rescisão de contrato
Docente concursado
(doutor ou titular) e
funcionário
autárquico
Docente concursado
(livre-docente)
Docente contratado e
funcionário CLT
Detectar homônimos
José da Silva (RG xxxxx)
José da Silva (RG yyyyy)
São Paulo (cidade)
São Paulo (estado)
Triunfo (PE)
Triunfo (RS)
[email protected]
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Detectar mudança de grafia
Rio Tamaduatehy
Solução mais freqüente
Tamaduatehy, rio USE TAMANDUATEÍ, rio
Objetivo: reunir todos os documentos que
dizem respeito ao rio Tamanduateí
O sistema de remissivas
Adotar um termo
Remeter dos demais ao termos adotado
A
B
C
D
E
use
use
use
use
use
X
Uma vez o plano de classificação
incluindo a preocupação com o
vocabulário
É necessário organizar os termos
Outra operação de significação
Bolsa de estudo
Apoio à pesquisa
Insumo financeiro á pesquisa
Dificuldades?
• Optar pela expressão mais adequada
• Garantia de uso
• Garantia literária (legislação)
• Organizar logicamente as atividades
• Organizar uma lista alfabética
Organizar uma lista alfabética
Avaliação de desempenho e incentivo
funcional
Capacitação e aperfeiçoamento funcional
Contencioso disciplinar
Controle da guarda e do uso de veículos
Controle de saúde e da alimentação
Elaboração de expedientes para concessão
de vantagens e benefícios
Execução de serviços de copa
Em média
Lista alfabética
A
Termos adotados,
que deverão ser
categorizados
Use
X
Use
Y
Use
Y
B
C
D
E
X
Y
7 termos
3 termos
Muito obrigada pela paciência!
Johanna
[email protected]