O SISTEMA ELETRÔNICO DE
AFASTAMENTOS COMO PRODUTO DA
GESTÃO POR PROCESSOS NA UFRGS
Elisiane da Silva
Universidade Federal do Rio Grande do Sul
ESCOLHA DA GESTÃO POR PROCESSOS COMO
METODOLOGIA DE GESTÃO
Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI 2011/2015:
- Racionalização dos processos de trabalho, com uso de
ferramentas de inovação tecnológica, redistribuindo atividades
para potencializar a força de trabalho;
ESCOLHA DA GESTÃO POR PROCESSOS COMO
METODOLOGIA DE GESTÃO
Plano de Gestão:
-Eixo Temático “Qualificação da Gestão Acadêmica e Institucional”
- Ação “Otimização dos Processos de Planejamento e Gestão”
- Projeto “Gestão por Processos” (PROGESP)
ESCOLHA DA GESTÃO POR PROCESSOS COMO
METODOLOGIA DE GESTÃO
Objetivos:
- Avançar na utilização de ferramentas voltadas à melhoria dos
processos de gestão;
- Aumentar a eficiência na aplicação dos recursos humanos,
materiais e financeiros;
- Documentação, monitoramento, diagnóstico e mudança dos
processos de trabalho.
IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO POR PROCESSOS
NA PROGESP
1º) Capacitação dos servidores;
2º) Mapeamento do contexto da PROGESP e Departamentos:
identificação dos relacionamentos existentes entre as áreas internas,
organizações externas, usuários e fornecedores, e definição de
indicadores;
3º) Identificação dos processos críticos:
volume, complexidade, urgência, sazonalidade, questões estratégicas;
4º) Mapeamento e redesenho dos processos críticos.
MAPEAMENTO DO PROCESSO DE AFASTAMENTO
IDENTIFICAÇÃO DE RUPTURAS DO PROCESSO
REDESENHO: PROCESSO ELETRÔNICO ONLINE
Objetivos:
- Aprimorar a eficiência:
redução do uso de material de consumo, redução da força de
trabalho necessária e menos tempo para atendimento;
- Mais exatidão nos serviços, com uso de ferramentas de
inovação tecnológica, observando a segurança da informação;
- Acessibilidade às unidades descentralizadas;
- Melhoria do desempenho ambiental;
- Atendimento às disposições legais e Regulamentos da
Universidade.
REDESENHO: PROCESSO ELETRÔNICO DE AFASTAMENTOS
REDESENHO: PROCESSO ELETRÔNICO DE AFASTAMENTOS
PROCESSO ELETRÔNICO DESENVOLVIDO PELO CPD
Ambiente de solicitação
Ambiente de certificação
PROCESSO ELETRÔNICO DE AFASTAMENTOS
RESULTADOS:
- Média de 12 dias para conclusão dos processos;
- 4.400 processos atendidos em 16 meses;
- Dispensados os serviços de protocolo e a utilização de papel;
- Segurança nos registros: ferramenta para emissão de portarias
e geração automática de frequência;
- Rapidez e precisão na obtenção de relatórios gerenciais;
- Fácil acompanhamento do processo, com imediata ciência da
movimentação, estando sempre à disposição para consultas e
obtenção de documentos.
Obrigada!
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Divisão de Análise Funcional
(51) 3308.3184;
(51) 3308.3225.