Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
Não é de hoje que percebo a dificuldade que empresas menores
possuem em controlar certos aspectos do sistema de gestão, em muito
dos casos, não por falta de capacidade mas sim por falta de recursos
mais sofisticados ou falta de habilidades que não são tão inerentes ao
responsáveis pela área da qualidade ou, como o assunto em questão,
aos responsáveis pelo controle de documentos.
Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
Um caso clássico era o do controle de distribuição de documentos.
Segundo os procedimentos, todos possuíam métodos para identificar o
documentos revisados e obsoletos, através de carimbos, impressões
coloridas, marcas d’água e um sem fim de métodos, cada qual
devidamente adequado ao propósito e tamanho da empresa.
Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
Um exemplo: Fulano emitia um documento em determinada revisão.
Este documento era distribuído e o receptor assinava o comprovante
de recebimento. Passava-se o tempo e Fulano emitia outra revisão
daquele mesmo documento. Ele sabe que alguém recebeu o
documento, mas não sabe muito bem quem foi, quando e quantas
cópias foram (apesar de muitas empresas utilizarem mapas de
documentos). Logo, ele precisará consultar o recibo de entrega.
Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
Muitas empresas falham aqui, pois não conseguem rastrear de forma
adequada o recibo, pois durante a emissão do referido documento e
sua nova revisão, muitos outros recibos foram emitidos e agora alguém
necessitará de muita boa vontade para procurar o tal recibo, de tal
forma que a entrega do novo documento revisado dependerá dessa
procura.
Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
Prontamente empenhado em solucionar tal dificuldade enfrentada por
empresas ou organizações menores, que não dispunham de
sofisticados recursos para controle, emissão e distribuição de
documentos, elaboramos uma planilha que poderia ser útil à este
contexto.
Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
Trata-se de uma planilha que consegue ao mesmo tempo registrar
tantos quantos forem necessários os documentos emitidos e os
números dos recibos para cada distribuição, como também ser o
próprio recibo de entrega do documento. Ela permite que a listagem
dos documentos distribuídos seja impressa, de modo a ser assinada
pelos receptores. Posteriormente possibilita a consulta pelo número do
registro, revisão, documento ou codificação para resgatar o registro
gerado e identificar quem recebeu, quando e quantas foram as vias.
Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
O funcionamento é bem simples, basta preencher os dados do registro,
tais como:
- Nº. do registro
- Documento
- Identificação (codificação do documento)
- Datas de elaboração, revisão e aprovação
- Qtde. de vias que cada receptor irá receber (em A,B, C e/ou D)
- Identificação dos receptores (A, B, C e/ou D)
Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
Ao imprimir, selecione as células que contêm os documentos que irá
distribuir e imprima a seleção. Ao imprimir os campos para a
assinatura ficarão visíveis.
A planilha também possui um controle para identificar os documentos
que já foram distribuídos e aqueles que já foram recolhidos.
Esta planilha está disponível na seção de downloads.
Como elaborar o controle de
distribuição de documentos
Guia desenvolvido pela equipe
Qualittas Consulting – Consultoria em Sistemas de Gestão
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