fala, professor!
Prof. Alexandre Araujo
Sugestões e dúvidas para esta seção
ão
da revista podem ser encaminhadas
s
diretamente pelo e-mail:
[email protected]
Fique de olho
Você sabe para onde está indo?
Ou qualquer lugar serve?
Prazos não cumpridos, compras em cima da
hora, produção enrolada, férias com a família canceladas, cursos adiados e a constante
Lei de Murphy (expressão usada quando algo
em cima da hora dá errado ) perseguindo seu
dia a dia. Não se engane pensando que nesse
ano tudo vai ser diferente. Para acontecer
uma mudança, você precisa melhorar sua
forma de planejar os eventos futuros da
sua empresa, da vida profissional e pessoal.
O planejamento é a base da administração e da organização — Ele se resume
em decidir hoje o que fazer amanhã, ou seja,
tomar decisões agora que terão efeitos
e resultados futuros. Mas ao planejar, é
necessário escrever no papel o objetivo
claramente, as ações detalhadas e como
monitorar os resultados. Para Peter Drucker, reconhecido como pai da administração
moderna, “planejar é aplicar o raciocínio, a análise, a imaginação e o julgamento. É responsabilidade, não técnica”.
Planejar é uma prática comum a
qualquer pessoa e tipo de empresa —
Intuitivamente e a todo tempo, é comum
fazer-se planejamentos mentais. Ir de casa
para o trabalho ou assistir a um programa na
televisão são planos simples, que dispensam
a necessidade de escrevê-los, por exemplo:
(1) objetivo: “Ir de casa para o trabalho de
carro em 60 minutos”; (2) ações: “sair de casa às
07h00”, “tirar o carro da garagem”, “dirigir até o
trabalho” e “estacionar na garagem do trabalho”;
(3) monitorar: “verificar a cada 10 minutos
quanto tempo falta para chegar ao trabalho”.
Podemos observar, de longe, as empresas que funcionam na improvisação
— Certa vez, acompanhei a instalação de portas
e janelas em uma obra. Fiquei impressionado
com a quantidade de ferramentas que faltavam
na maleta do instalador. Como se não bastasse
a falta da extensão, para energizar a máquina
de furar, também não havia brocas necessárias.
Diante de tal situação, a solução encontrada
pelo instalador foi usar uma peça pontiaguda
para furar os contramarcos e fixar as esquadrias. Ao final do serviço, não me contive e
perguntei por que faltavam tantas
ferramentas. Ele me respondeu, nada surpreso — como se o acontecido fosse um ato
normal — que “não foi preparado para aquele
serviço, mas sim para outro completamente
diferente”. Uma história comum aos ouvidos
de muitos, contudo o tempo perdido com
aquela improvisação foi prejuízo para a empresa.
É importante fazer certo na primeira
vez — Para isso, é necessário planejar para alcançar a perfeição, em vez de apagar incêndios
a todo momento. Segundo Idalberto Chiavenato,
autor do livro Administração – Teoria, Processo e
Prática, o planejamento deve seguir três pontos:
a previsão, a programação e a coordenação
de uma sequência lógica de eventos. Esses
três pontos devem conduzir a realização do
objetivo ou da meta traçada. No entanto, é
preciso responder cinco perguntas: o quê,
quando, como, onde e por quem (fazer).
Para finalizar, é possível afirmar que
sem planejamento empresas ou pessoas
não administram ou organizam bem suas
atividades. Ficam todos perdidos, sem saber
o que fazer e como fazer para alcançar os
objetivos. Ficam como se fossem um barco
em alto-mar, à deriva, ao dispor dos ventos.
É bem verdade o que o célebre poeta e
dramaturgo inglês William Shakespeare (que
viveu há mais de 400 anos atrás) escreveu em
uma das suas obras: “Se você não sabe para
onde está indo, qualquer lugar serve”.
Você sabe...
...Ou já conhece essas quatro dicas para fazer um bom planejamento?
•
1. Defina seu objetivo — O que fazer? Visualize o objetivo que
você quer alcançar. Não se esqueça de estabelecer o tempo.
“Montar 20 janelas de correr de duas folhas, em 4 horas”
•
2. Faça seu planejamento — Quando e como fazer? Subdivida seu objetivo em
várias ações. Defina um prazo.
“Iniciar a montagem as 08h00 e terminar às 12h00”; “Escolher um montador”; “Separar os componentes”; “Usar uma bancada de montagem”; “Entregar as janelas na expedição”
• 3. Organize suas ações — Onde e por quem fazer? Defina métodos para atingir os
objetivos dentro do prazo. Organize etapa por etapa.
“08h00 - Selecionar o Zezinho para o serviço”; 08h10 - Zezinho retira os componentes no almoxarifado”;
“08h20 - Zezinho retira os perfis no setor de usinagem”; “08h30 - Zezinho inicia a montagem na bancada
da seção 2”; “12h00 - Zezinho entrega as janelas na expedição”
•
4. Monitore seu pplanejamento.
j
Controle para
p garantir
g
que
q o planejado
p j
seja
j cumprido.
p
“Verificar de hora em hora a evolução da montagem”
NOTA: As respostas do caça palavra publicado na edição anterior ( Contramarco nº104, de novembro/dezembro de 2013,
página 40) estão disponíveis na página 77 e também na internet ( www.facebook.com/contramarco )
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