Organização de
um evento
Escola secundária de Paços de Ferreira
Técnicas de secretariado
Módulo 20
2008/2009
Trabalho Realizado Por:
Cátia Nunes
Nº6
Turma:
12ºS
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Técnicas de secretariado
Módulo 20
2008/2009
Índice
Introdução .................................................................................................................... 11
A importância dos eventos para a economia de um país .................................... 12
A importância dos eventos para a economia portuguesa ............................... 12
A organização de eventos e a economia da informação e comunicação ..... 12
A organização de eventos e a actividade turística......................................... 13
O turismo de negócios e incentivos ................................................................ 13
O turismo de férias e exposições................................................................... 13
O turismo de conferências e congressos ...................................................... 13
Os sectores de projecção económica que entram na cadeia de multiplicação,
decorrente da realização de eventos .................................................................... 14
A economia local e o efeito da multiplicação económica dos eventos ........ 14
A diversificação económica .............................................................................. 14
A qualificação profissional ............................................................................... 15
O emprego ................................................................................................................ 15
As infra-estruturas e as acessibilidades.......................................................... 15
A oferta de serviços complementares .............................................................. 16
O efeito económico directo da organização de eventos ............................... 16
Os efeitos económicos colaterais da organização de eventos ..................... 17
Conceito de evento ..................................................................................................... 18
Eventos com fins e sem fins lucrativos ............................................................. 18
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Conceito de organizador de evento ........................................................................ 20
Diferentes tipos de eventos .................................................................................... 21
Celebrações culturais ........................................................................................ 21
Comerciais/industriais ...................................................................................... 21
Eventos privados................................................................................................. 21
Eventos sociais .................................................................................................... 21
Arte/Entretenimento ........................................................................................ 22
Educacionais......................................................................................................... 22
Políticos/ de estado ........................................................................................... 22
Recreativos .......................................................................................................... 22
Desportivos/ De competição............................................................................ 22
Conferencias, Reuniões e Acções de Formação ............................................... 23
De carácter académico ..................................................................................... 23
De carácter comercial ....................................................................................... 23
De carácter governamental.............................................................................. 24
Exposições e feiras ................................................................................................ 24
De carácter público............................................................................................ 24
De carácter comercial ....................................................................................... 25
Eventos de incentivo .............................................................................................. 25
Espectáculos temáticos, festivais e concertos ............................................... 26
Espectáculos de fogo-de-artifício ..................................................................... 26
Eventos desportivos............................................................................................... 27
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Eventos privados..................................................................................................... 27
Tipos de questões culturais ..................................................................................... 29
Socialização ......................................................................................................... 29
Receber e cumprir .............................................................................................. 29
Celebrações, flores, etc.................................................................................... 29
Refeições .............................................................................................................. 30
Vestuário .............................................................................................................. 30
Religião .................................................................................................................. 31
Idioma ................................................................................................................... 31
Tipos de questões ambientais.................................................................................. 33
As etapas do planeamento de projectos de eventos .......................................... 34
O planeamento geral deve identificar ........................................................... 34
Características que definem um projecto ............................................................ 35
A unicidade........................................................................................................... 35
Definição de tarefas com riscos conhecidos ............................................... 35
Definição clara das tarefas, objectivos e responsabilidades para atingir
os objectivos do evento .................................................................................... 35
Um período de tempo limitado......................................................................... 36
Disponibilidade de recursos limitada ............................................................. 36
Tarefas diferentes e interdependentes....................................................... 36
A organização depende de um plano ............................................................... 37
O modelo de cinco fases ....................................................................................... 37
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O planeamento fundamental ................................................................................ 37
O planeamento organizacional ............................................................................. 38
A preparação do evento ........................................................................................ 38
A realização do evento .......................................................................................... 39
O design do evento..................................................................................................... 40
Visão geral ................................................................................................................ 40
Objectivos do evento e diferentes formas de evento .................................. 40
Ambiente .................................................................................................................. 41
Métodos de comunicação em convenções, reuniões e congressos ............... 41
Enquadramento do planeamento de recursos....................................................... 42
Recursos técnicos e não técnicos ................................................................... 42
Plano económico-financeiro de eventos ................................................................. 43
Previsão orçamental de eventos .......................................................................... 43
Análise orçamental de eventos........................................................................ 43
Análise dos custos do evento........................................................................... 43
Análise das receitas do evento ....................................................................... 44
Análise dos recursos existentes. .................................................................... 45
Execução orçamental ............................................................................................. 45
Planeamento estrutural do orçamento........................................................... 45
Planeamento conjuntural do orçamento......................................................... 45
Factores de correcção orçamental .................................................................... 46
A inflação ............................................................................................................. 46
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Flutuações cambiais ........................................................................................... 47
Variações fiscais................................................................................................. 47
Análise orçamental dos recursos existentes e necessários ......................... 47
Modelos de financiamento ........................................................................................ 49
Fontes de financiamento....................................................................................... 49
Financiamento comunitário ............................................................................... 49
Financiamento público........................................................................................ 49
Financiamento privado ....................................................................................... 50
Patrocínio ou sponsorização ............................................................................. 50
Elaboração de materiais impressos ........................................................................ 51
Tipos de materiais impressos usados em projectos de organização de
eventos ...................................................................................................................... 51
Os diferentes tipos de layout e impressão utilizados em cada tipo de
evento ........................................................................................................................ 51
Layout escrito ..................................................................................................... 51
Layout gráfico ..................................................................................................... 52
Layout televisivo ................................................................................................. 53
Layout radiofónico ............................................................................................. 54
Diferentes tipos de visitantes/participantes ..................................................... 55
Participantes............................................................................................................ 55
Delegados ............................................................................................................. 55
Expositores .......................................................................................................... 55
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Oradores, moderadores e animadores .......................................................... 56
Fornecedores....................................................................................................... 57
Funcionários ......................................................................................................... 57
Visitantes ................................................................................................................. 58
Órgãos de comunicação social ......................................................................... 58
Altas individualidades e VIPs .......................................................................... 58
Público ................................................................................................................... 59
Formas de participação ......................................................................................... 59
Mediante pagamento .......................................................................................... 59
Por convite ........................................................................................................... 59
As três fases das actividades operacionais ......................................................... 60
A fase da montagem do evento ........................................................................... 60
A fase da realização do evento ........................................................................... 60
A fase de desmontagem do evento .................................................................... 61
Planeamento da saúde e segurança......................................................................... 62
A importância da saúde e segurança nos eventos ........................................... 62
O envolvimento das autoridades ......................................................................... 62
Enquadramento do planeamento de emergência .................................................. 64
A necessidade do planeamento de emergência................................................ 64
Tipos de situações de emergência ...................................................................... 64
Elaboração de um evento .......................................................................................... 66
Organização de um concerto ............................................................................... 66
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Público-alvo .............................................................................................................. 66
Convidados institucionais .................................................................................. 66
Convidados promocionais................................................................................... 67
Outros aspectos ................................................................................................. 67
Convite para o evento ................................................................................................ 68
Panfleto do evento ..................................................................................................... 68
Conclusão ...................................................................................................................... 69
Bibliografia .................................................................................................................. 70
Sites consultados ................................................................................................... 70
Anexos .......................................................................................................................... 71
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Índice ilustrações
Ilustração 1 .................................................................................................................. 20
Ilustração 2 ................................................................................................................. 28
Ilustração 3 ................................................................................................................. 32
Ilustração 4 ................................................................................................................. 33
Ilustração 5 ................................................................................................................. 66
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Introdução
O tema do trabalho é a organização de eventos, em que esta dividida
em duas partes, a parte teórico onde apresenta como organizar um evento,
e a parte prática no qual organizei um concerto da banda “Deolinda” em
Paços de Ferreira em que a entrada é livre para todos os interessados.
Para organizar um evento é abordei os seguintes subtemas: a
importância dos eventos para a economia de um país, o conceito de evento
assim como os tipos de evento, o conceito de organizador e os seus
diferentes tipos.
Tendo em conta o tema referi também o design do evento, os vários
tipos de layout, nomeadamente o layout escrito, gráfico, televisivo e
radiofónico.
Para finalizar é preciso ter em conta a segurança, os fornecedores,
os participantes, os expositores, os delegados e também os oradores.
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A importância dos eventos para a economia de um país
A importância dos eventos para a economia portuguesa
É de alguma forma o peso no PIB, o peso no PIB turístico, a influência
nas entradas e saídas de nacionais e estrangeiros e a influência nos fluxos
turísticos dos acompanhantes.
A importância da organização de eventos nas economias locais são, o
peso no PIB regional, a influência no mercado de emprego directo
nomeadamente a criação de postos de trabalho fixos e sazonais, para além
disso a valorização infra-estrutural, a promoção e marketing territorial,
ampliação da renda turística local (hotelaria e restauração) e também a
ampliação da rede comercial (comércio e serviços).
A organização de eventos e a economia da informação e
comunicação
Existe uma relação funcional entre a realização de um evento e o
aparelho de promoção comunicacional do mesmo. Tal factor é gerador de
custos, já que inicialmente é necessário fazer investimento promocional, ao
nível da divulgação, marketing e publicidade.
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A organização de eventos e a actividade turística
Existe uma forte associação entre a organização de eventos e a
actividade turística. Se não considerarmos os eventos de carácter
desportivo que, tendo uma periodicidade fixa, realizam-se todavia em
contextos geográficos diferentes, temos que os principais eventos
geradores de receita turística enquadram-se em três grandes subprodutos:
O turismo de negócios e incentivos
O turismo de negócios e incentivos é responsável anualmente por uma
elevada cota de entradas e estadas turísticas em contexto urbano e que
resulta da enorme fluidez de viagem que os negócios hoje em dia têm.
O turismo de férias e exposições
As feiras e as exposições têm um calendário fixo e conhecido
internacionalmente, tendo por matriz a diferenciação temática, e ocupam os
espaços devidamente preparados para tal ao longo de todo o ano.
O turismo de conferências e congressos
As
conferências
e
congressos
cobrem
diferentes
temáticas
(científicas, promocionais, políticas e sociais) que reúnem um elevado
número de participantes durante um período muito limitado de tempo.
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Os sectores de projecção económica que entram na cadeia de
multiplicação, decorrente da realização de eventos
A economia local e o efeito da multiplicação económica dos
eventos
Os eventos são naturalmente um produto económico de grande matriz
multiplicadora. Se entendermos o efeito de multiplicação como a capacidade
que um determinado produto tem de ampliar as suas receitas, quer
directamente em consequência da venda do produto, quer indirectamente
pelo facto desse mesmo produto possibilitar a venda de outros que não lhe
são imputados, temos uma clara capacidade de catalização económica
associado à produção de eventos por via da ampliação de receitas
decorrentes de actividades, que antecedem o evento, se desenvolvem ao
longo do evento e geram receitas depois do eventos ter terminado.
Associado ao produto está claramente inscrita a capacidade que a promoção
de eventos tem de gerar emprego, e em consequência, consumo.
A diversificação económica
A realização de eventos numa determinada área pode desencadear um
processo de diversificação económica e o desenvolvimento dos sectores
associados e de apoio.
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A qualificação profissional
A qualificação profissional associada à promoção de eventos é de
fundamental importância porquanto estamos claramente a actuar no quadro
das novas profissões, para as quais não há muitas pessoas preparadas.
Desde gestores de evento a gestores de sala, passando por pivots de
informação, hospedeiras e relações públicas, estamos no âmbito de
profissões que têm sobretudo uma matriz profissionalizante e uma menor
vocação académica. Nesse contexto, é fundamental apetrechar os quadros
profissionais com modelos de formação base no sector, ao mesmo tempo que
se torna fundamental desenhar conteúdos para formação de activos e para
o campo das especializações. Neste contexto, deve o formador desenhar
perfis de acção para cada um dos níveis de formação e de especialização
profissional.
O emprego
O mercado de emprego pode encontrar na organização de eventos um
forte campo de acção, já que qualquer produção é gerador de trabalho a
três fases, a fase de preparação e organização, a fase de execução e por
fim a fase de avaliação e prossecução dos projectos sustentados.
As infra-estruturas e as acessibilidades
Do ponto de vista económico, a realização de eventos obriga a um
forte
investimento
na
adequação
de
infra-estruturas
para
a
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operacionalização do mesmo, quer ao nível da construção de equipamentos
de raiz, quer ao nível da reformulação e equipamentos de infra-estruturas
já existentes.
A oferta de serviços complementares
A organização de eventos em determinada região possibilita
necessariamente o incremento de serviços complementares ao próprio
evento. Torna-se, por isso, necessário ampliar e qualificar a rede de
alojamentos na região, ampliar a rede de serviços de restauração, criar
suportes de lazer e de animação que sustentem a presença para além do
espaço e do tempo de duração do evento, criar uma rede de transportes e
de aluguer de carros para garantir a mobilidade dos visitantes e criar
também condições para a emergência de iniciativas locais de emprego ao
nível do comércio e serviços.
O efeito económico directo da organização de eventos
A organização de eventos produz níveis de valorização económica das
regiões onde são realizados. Existem efectivamente indicadores de receita
directos, por via do activo económico decorrente do aluguer do espaço e da
venda de ingressos, mas também existe uma fonte de receita substantiva,
quer por via dos processos de patrocínio e apoio, quer por via da
sponsorização do evento.
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Os efeitos económicos colaterais da organização de eventos
Para além dos efeitos directos de rentabilidade económica, são
manifestos os efeitos, quer a montante do evento, por via da contratação de
mão-de obra local, instalação em alojamentos da equipa de organização, etc.,
quer a jusante, por via do retorno de visitantes na forma de consumo
turístico.
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Conceito de evento
Para que algo seja considerado como sendo um evento é necessário
que tenha um início e um fim definido, embora a sua duração possa variar
entre algumas horas e várias semanas. Os eventos podem ser quer isolados,
como é o caso de um “evento especial” destinado a reconhecer ou a
comemorar um acontecimento ou um feito excepcionais, como é o caso de
uma empresa que celebre o seu 50º aniversário, quer assíduos, como é o
caso
de
conferências,
exposições
e feiras
anuais
ou
competições
desportivas. Um evento não é algo já existente, mas sim algo que acontece e
cuja concretização implica a realização de determinadas tarefas por parte
de um indivíduo ou de um grupo.
Eventos com fins e sem fins lucrativos
Existem inúmeros motivos para a realização de eventos. Poderão ter
como objectivo a obtenção de lucros ou não ter qualquer fim lucrativo, ou
seja, poderão ser totalmente financiados pelos organizadores ou destinarse a suportar apenas os custos de produção.
Eventos com fins lucrativos destinam-se as conferências (sujeitas ao
pagamento de honorários), os concertos, as acções de formação externas e
as feiras.
Eventos sem fins lucrativos destinam-se a eventos de beneficência e de
angariação de fundos, a conferências e seminários de divulgação de ideias, a
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acções
de
formação
internas e
a reuniões (para transmissão de
informações).
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Conceito de organizador de evento
Os diversos países europeus têm designações próprias para descrever
a pessoa responsável pela coordenação de um evento. Por exemplo, na
Alemanha o termo veranstalter é utilizado para designar a pessoa ou
organização que é globalmente responsável pelo evento. Por seu lado, o
veranstalter irá contratar a organização do evento quer a um OPC
(organizador profissional de conferências) quer a uma agência de
organização de eventos. Na República Checa é utilizado o termo Poradatel
para designar a pessoa ou organização que é globalmente responsável; em
Portugal o termo utilizado é “organizador” e no Reino Unido o termo
organiser.
Os vários tipos de organizadores existentes são os organizadores
internos, as funções e responsabilidades, o estabelecimento de relações, os
organizadores externos, as agências, os organizadores independentes, os
serviços especializados, as funções e responsabilidades de um OPC e o
estabelecimento de relações
Ilustração 1
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Diferentes tipos de eventos
Celebrações culturais
Os festivais, espectáculos temáticos, eventos religiosos, desfiles e as
celebrações relacionadas com o património.
Comerciais/industriais
As
feiras,
mercados,
vendas,
as
feiras
para
consumidores/comerciantes, as exposições, os eventos publicitários, as
reuniões/conferências e eventos para angariação de fundos.
Eventos privados
As Celebrações pessoais como os aniversários, férias familiares, os
casamentos e baptizados.
Eventos sociais
As festas, galas e reuniões.
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Arte/Entretenimento
Os concertos, outras actuações, as exposições e cerimónias de
entrega de prémios.
Educacionais
Os seminários/workshops, as clínicas, os congressos, as acções de
formação e eventos de divulgação.
Políticos/ de estado
As inaugurações, tomadas de posse, visitas de VIP e comícios
Recreativos
Os jogos, desportos (de lazer) e eventos recreativos.
Desportivos/ De competição
Profissionais e amadores
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Conferencias, Reuniões e Acções de Formação
De carácter académico
As conferências, congressos e reuniões de carácter académico, como
é o caso dos eventos científicos e médicos, são realizadas para partilhar
informações ou para divulgar os avanços nas áreas em questão. Por vezes
são organizadas por funcionários das próprias associações profissionais, mas
também podem ser contratados OPCs ou agências de organização de
eventos para as realizar. Estes eventos são realizados em benefício dos
membros, para transmitir conhecimentos educativos sobre a área em
questão e, normalmente, não têm fins lucrativos.
De carácter comercial
As conferências com fins comerciais podem ser organizadas por
associações comerciais ou por uma única empresa e, dependendo do
objectivo, podem ter ou não fins lucrativos. Por exemplo, uma empresa que
realize uma conferência interna ou uma acção de formação sobre vendas
destinada aos seus funcionários não irá realizar o evento com o objectivo de
gerar lucros. No entanto, as associações comerciais que realizam reuniões e
acções de formação comerciais poderão fazê-lo com o intuito de transmitir
informações e também de gerar rendimentos. Os eventos de caracteres
comerciais podem ser organizados quer por funcionários internos quer
externos, dependendo do número de eventos a organizar e de se justificar
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que a empresa disponha de um funcionário ou de um departamento
específicos para desempenhar essa função.
De carácter governamental
As conferências e reuniões de carácter governamental são eventos
sem fins lucrativos. O seu objectivo consiste em divulgar informações,
partilhar experiências e formular políticas. As conferências partidárias, as
reuniões da OTAN e as reuniões ministeriais da UE constituem exemplos
deste tipo de conferências. Estes eventos podem ser organizados por
funcionários internos específicos ou por agências externas.
Exposições e feiras
De carácter público
Normalmente, as exposições de carácter público baseiam-se em
interesses comuns ou têm uma função de entretenimento. Os eventos
baseados em interesses comuns são realizados em prol de pessoas com um
interesse específico no tema em questão, como é o caso das exposições de
arte visitadas por entusiastas dessa área. Os eventos cuja função é o
entretenimento destinam-se frequentemente ao mercado do lazer. As
exposições de carácter público podem ser organizadas por funcionários
internos ou externos.
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De carácter comercial
As exposições de carácter comercial, como é o caso da EIBTM
(European Incentive, Business Travel & Meetings Exhibition), proporcionam
oportunidades de promoção de bens ou serviços de um determinado sector
industrial. Podem incluir lançamentos, demonstrações e oportunidades de
venda de produtos, bem como proporcionar informações e aconselhamento
aos participantes. É provável que este tipo de eventos seja organizado por
funcionários internos.
Eventos de incentivo
Existe uma grande variedade de eventos de incentivo, que podem
incluir viagens para destinos longínquos ou ser realizados a nível local. É
frequente servirem como forma de recompensar os funcionários por
desempenhos excepcionais, em particular na área das vendas, e podem
incluir a realização de actividades como passeios em viaturas todo o
terreno, tiro ao alvo, banquetes especiais ou dias livres em competições
automobilísticas, corridas de cavalos ou outros eventos desportivos. Na
maior
parte
dos
casos
os
eventos
de
incentivo
são
organizados
externamente, por agências especializadas, dado que normalmente as
empresas não dispõem de um funcionário interno especializado para
desempenhar essa função.
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Espectáculos temáticos, festivais e concertos
Os espectáculos temáticos, festivais e concertos são eventos
públicos realizados com o objectivo de entreter os habitantes e os
visitantes dos locais onde têm lugar. Estes eventos com espectadores
atraem grandes multidões e, por consequência, requerem um controlo eficaz
das mesmas e a disponibilização de serviços auxiliares adequados para
responder às necessidades dos participantes. É frequente os espectáculos
temáticos e festivais serem organizados pelas autoridades locais da cidade
onde decorrem, contando por vezes com a ajuda de parceiros comerciais. É
possível que as autoridades locais disponham de directores de eventos
especializados, que se encarreguem deste trabalho, sendo também
frequente existir uma comissão representativa das partes que está
encarregue da direcção da iniciativa.
Espectáculos de fogo-de-artifício
É frequente os espectáculos de fogo-de-artifício serem realizados
como complemento de outro evento e, normalmente, decorrem aquando do
seu encerramento. Mais uma vez, podem atrair grandes multidões e, tendo
em conta os riscos inerentes ao evento, a saúde e segurança dos
espectadores têm uma importância vital. Tal como no caso dos festivais e
espectáculos temáticos, é frequente serem organizados pelas autoridades
locais que usam os seus funcionários internos ou contratam empresas
especializadas em fogo-de-artifício.
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2008/2009
Eventos desportivos
Os eventos desportivos, como é o caso dos Jogos Olímpicos, são
extremamente diversificados no que se refere à natureza dos recursos
necessários
e
cuja
disponibilização
tem
de
ser
assegurada
pelos
organizadores. Não só é necessário gerir as enormes multidões de
espectadores e assegurar o respectivo catering, como também é necessário
ter em conta as necessidades de um grande número de atletas, a diversos
níveis: alimentação, estadia, instalações, transporte e impacte na cidade
anfitriã e nos seus habitantes. Para que seja possível organizar um evento
desportivo de grande dimensão terá de existir uma comissão de
organizadores
que
representem
os
patrocinadores,
as
autoridades
desportivas, as autoridades locais, os especialistas em gestão de eventos e
as empresas participantes.
Eventos privados
Tornou-se prática comum os eventos privados de grande dimensão
serem organizados por organizadores especializados, por ex: serviços de
organização de casamentos e de festas, que organizam os eventos em nome
dos clientes. Tendo em conta o tempo necessário e as complexidades
envolvidas no planeamento e na organização de eventos deste tipo, hoje em
dia
muitas
pessoas
preferem
“contratar
externamente”
o
esforço
organizacional de forma a minorar a responsabilidade decorrente do seu
envolvimento directo. Esta tendência é particularmente popular no caso de
celebridades e de outras personalidades públicas e, consequentemente, os
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organizadores têm de se esforçar por oferecer eventos cada vez mais
elaborados e com um lado criativo espectacular e notório.
Ilustração 2
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Tipos de questões culturais
Socialização
A socialização é um aspecto importante e habitual nos eventos. Em
eventos internacionais, os acontecimentos sociais permitem às pessoas de
todas as nacionalidades encontrarem-se e conversarem num ambiente mais
informal e descontraído. Este tipo de acontecimentos pode incluir um
espectáculo, um concerto, um teatro ou uma visita turística a uma cidade,
uma vila ou um local importante do ponto de vista arquitectónico.
Receber e cumprir
Os organizadores de eventos têm de saber receber e cumprimentar
alguém de acordo com os seus hábitos culturais. Por exemplo, enquanto no
Ocidente é habitual cumprimentar alguém com um aperto de mão, nalguns
países é comum acenar com a cabeça (Japão) e noutros abraçar a pessoa.
Qualquer que seja a forma como as pessoas se cumprimentam, o mais
correcto é evitar atitudes que possam ser consideradas ofensivas.
Celebrações, flores, etc.
Quando são oferecidas flores num evento, o organizador deverá
saber qual o significado que a cor da flor ou a flor propriamente dita pode
ter para a pessoa que a recebe. Há cores que em determinados países são
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usadas apenas em funerais e que seriam naturalmente inadequadas,
enquanto que determinados tipos de flores podem ter significados
específicos que o organizador deverá evitar. É por isso importante saber
antecipadamente qual o tipo de flor ou oferta mais adequado para evitar
erros ou ofensas.
Refeições
As refeições são muitas vezes um dos aspectos mais importantes de
um evento. Elas garantem que os delegados estão confortáveis e satisfeitos,
mas também proporcionam oportunidades de socialização. A inclusão de
refeições durante um evento depende geralmente do orçamento disponível –
poderão estar incluídas no programa ou ser pagas à parte. Ao escolher a
ementa de uma refeição é importante tomar em consideração os diferentes
hábitos alimentares dos participantes. Há muitas culturas que não comem
carne, outras que não comem carne de porco e muitas pessoas têm
requisitos dietéticos especiais.
Vestuário
As formas de vestir de algumas culturas podem ser muito diferentes
do que é hábito no Ocidente. Qualquer que seja o tipo de vestuário
escolhido pelos delegados internacionais, de acordo com a sua cultura, este
deve ser sempre respeitado. Por exemplo, em alguns países árabes as
mulheres não podem mostrar as pernas ou braços porque isso pode ser
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entendido como uma ofensa. Os organizadores e as suas equipas devem
sempre apresentar-se de forma que não ofenda nenhum delegado.
Religião
Para muitas pessoas a religião é uma questão muito importante e
deve, por isso, ser respeitada. O Islão e outras religiões orientais têm as
suas regras e rituais próprios que têm de ser cumpridos em determinadas
alturas do dia, independentemente do que possa estar previsto no programa
do evento. Os organizadores têm de estar conscientes disto, reservando,
por exemplo, um local ou um período durante o programa, para a prática
destas actividades religiosas.
Idioma
O idioma é um dos aspectos mais importantes a considerar em
eventos internacionais. Nos últimos anos a tendência tem sido a de adoptar
o inglês como língua oficial neste tipo de eventos, disponibilizando-se em
alguns casos serviços de tradução simultânea para permitir à diferentes
nacionalidades acompanharem o evento na sua própria língua. Porém, mesmo
quando o evento tem uma única língua oficial, como o inglês, é importante
que os organizadores tomem em consideração os significados das palavras
usadas em diferentes culturas. Por exemplo, no Reino Unido flat é um
apartamento enquanto que nos Estados Unidos significa um pneu furado. Se
os organizadores não se certificarem que a linguagem utilizada no evento é
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clara e não susceptível de interpretações incorrectas, o evento poderá
transmitir uma mensagem confusa e ambígua.
Ilustração 3
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Tipos de questões ambientais
O consumo; a reciclagem; a utilização do correio electrónico interno,
as questões ambientais com impacte no local do evento, nomeadamente nos
serviços, transporte, tratamento de lixos, etc. e Utilizando medidas
eficientes.
Ilustração 4
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As etapas do planeamento de projectos de eventos
As etapas que devemos ter em conta são: desenvolver conceitos,
realizar estudos de viabilidade, refinar conceitos; o planeamento geral e a
definição dos factores que têm de ser identificados; o planeamento
detalhado, incluindo planos de contingência; a gestão do evento em si; a
avaliação do sucesso do evento e comunicação dos resultados.
O planeamento geral deve identificar
Quem serão os participantes; Os recursos específicos necessários;
Um prazo para as tarefas a ser executadas; Quem irá dirigir o evento;
Quem irá tomar decisões; Funções chave e responsabilidades; Estrutura do
pessoal; Serviços de apoio necessários; Acções e tarefas necessárias;
Financiamento necessário; Estimativas de custos; Orçamento tentativo;
Instalações
necessárias;
Transportes
necessários;
Actividades
de
marketing necessárias; Pessoal/voluntários necessários; Quando terá lugar
o evento (hora / dia / mês mais apropriados); Onde terá lugar o evento
(localização geográfica e edifício); Logística, tal como acesso ao edifício,
interfaces, etc.; Quem serão os clientes; Especialistas necessários (ex.
planeamento
de
emergência,
assistentes,
empreiteiros);
Efeitos
e
consequências da análise SWOT; Metas e objectivos claros; Políticas e
regras; Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à
medida que a organização do evento progride).
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Características que definem um projecto
A unicidade
Se na sociedade actual tudo o que é "novo", "extraordinário",
"diferente" e "único" é atraente, na indústria de eventos estes adjectivos
são uma absoluta necessidade. Os eventos são acontecimentos que "não se
repetem" e os seus objectivos são únicos na medida em que eles têm de ser
especificamente concebidos para cumprir os requisitos do público-alvo a que
o evento se dirige.
Definição de tarefas com riscos conhecidos
Em todos os eventos existem riscos, por exemplo:
· Haverá um número suficiente de participantes?
· O cliente cumprirá com as suas responsabilidades financeiras?
·
O tema escolhido despertará o interesse do público-alvo?
Definição clara das tarefas, objectivos e responsabilidades para atingir os
objectivos do evento
A definição de tarefas, objectivos (resultados) a serem alcançados e
das funções e responsabilidades individuais são claramente estipulados no
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contrato. Os objectivos devem ser formulados de forma clara e precisa por
motivos associados ao contrato e à lei.
Um período de tempo limitado
Todos os projectos começam com o contrato, mesmo que o
Organizador de Conferências Profissional já tenha gerido um evento
semelhante no passado. De facto, o início e fim absoluto de um evento (com
a elaboração do relatório final e o pagamento da última tranche) são fixados
no contrato.
Disponibilidade de recursos limitada
Qualquer organizador de eventos gostaria de ter um orçamento
ilimitado ou número ilimitado de funcionários. A realidade é, porém, que
todos os projectos de organização de eventos têm recursos humanos e
materiais limitados.
Tarefas diferentes e interdependentes
Estas tarefas na fase de preparação e gestão engloba nomeadamente,
definir o programa do congresso e também obter e gerir os recursos
financeiros;
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A organização depende de um plano
Devido à unicidade dos projectos de eventos acima referida, a forma
como cada evento será organizado é também necessariamente única,
exigindo por isso um plano que indique claramente o que é necessário fazer
e quem é responsável por realizar cada uma das actividades de forma a que
os objectivos gerais do evento sejam atingidos. É necessário, por isso,
ajustar a composição da equipa de organização a cada evento para que os
diferentes aspectos sejam devidamente geridos.
A composição da equipa será influenciada pelos seguintes aspectos: as
diferentes tarefas que é necessário realizar, as diferentes capacidades e
talentos dos membros da equipa, o tempo disponível para realizar as tarefas
e a disponibilidade de elementos para formar a equipa;
O modelo de cinco fases
Durante a organização de eventos, é necessário realizar uma série de
actividades individuais: a identificação da ideia (tema, slogan, etc.); o
planeamento orçamental; a aquisição de recursos; o planeamento do
processo e liderar a equipa do projecto.
O planeamento fundamental
Durante a fase de conceptualização e planeamento fundamental é
necessário considerar todas as tarefas gerais do evento, nomeadamente,
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definir os objectivos, identificar o público-alvo, definir o enfoque do
evento, estruturar as linhas gerais do programa do evento, definir o design
do evento, definir a equipa de projecto, analisar a viabilidade do evento e
obter aprovação para avançar.
O planeamento organizacional
Durante esta fase, o projecto será mais detalhado e estruturado. Os
principais aspectos do planeamento organizacional existentes são o
planeamento estrutural, o planeamento das actividades, o planeamento dos
recursos e o planeamento financeiro.
A preparação do evento
Todas as actividades anteriores à realização de um evento fazem
parte da fase de preparação, nomeadamente a inscrição dos participantes,
marketing, encomendar materiais impressos, encomendar o equipamento
técnico
necessário,
preparar
um
convite
para
apresentação
de
comunicações, a assinatura de contratos, cooperação com outros serviços,
reuniões dos comités organizadores, escolha e convite de oradores e
também a monitorização do orçamento
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A realização do evento
Contudo, realisticamente, na fase de realização do evento é
necessário ainda empreender as seguintes tarefas: Liderar a equipa, estar
preparado para uma "crise", servir de "ponto de contacto" do evento, e por
fim representar a equipa de organização.
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O design do evento
Visão geral
Durante o processo de design, toda a estrutura do evento é analisada,
por exemplo:
· De que tipo de evento se trata?
· Quais os métodos de comunicação usados?
· Qual é o ambiente?
·
Quais são as possibilidades experimentais?
Objectivos do evento e diferentes formas de evento
O objectivo é determinar os métodos e técnicas que serão
apropriados para o conteúdo do evento e para o público-alvo e que ajudarão
a atingir os objectivos o mais eficazmente possível.
Entre a variedade de métodos possíveis incluem-se os seguintes
exemplos: Discurso, painel de discussão, workshop, simpósio e discussão
livre, discussão, debate e diálogo, meios audiovisuais como um flipchart, um
filme, uma apresentação em PowerPoint, etc., a utilização da temperatura,
ambiente, iluminação e cheiros e a escolha de métodos possíveis é quase
interminável e apenas limitada pelas capacidades individuais e pelo talento
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dos oradores, formadores, criadores de bancas de exposição, designers,
apresentadores, etc.
Ambiente
Os eventos não decorrem de forma isolada. Os participantes
percorrem muitas vezes longas distâncias para lá chegar, poderão ter de
pernoitar diversas noites e têm de se orientar em ambientes que não lhes
são familiares, quer no local do evento quer na cidade em que este decorre.
Boas acessibilidades, estacionamento, sinais de direcção claros e hotéis
confortáveis são aspectos que afectam de forma significativa a impressão
com que os participantes ficam do evento. Por isso, estes aspectos devem
ter uma grande importância no planeamento do evento.
Métodos
de
comunicação
em
convenções,
reuniões
e
congressos
Os diferentes modelos de reuniões, conferências e congressos, por
ex.: discurso, declaração, apresentação, painel de discussão, entrevista,
mesa redonda, colóquio, simpósio, workshop, discussão livre, reunião de
prospectiva, diálogo, estabelecimento de contactos, grupos de interesses
especiais, videoconferência e contribuições através da Internet.
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Enquadramento do planeamento de recursos
Os diferentes tipos de recursos necessários para a organização de
eventos, inclui os locais para a realização de eventos, alojamento, materiais,
equipamento e recursos humanos.
Recursos técnicos e não técnicos
Recursos técnicos, nomeadamente equipamento e conhecimentos
específicos
Recursos
não
técnicos,
nomeadamente
materiais,
equipamento,
serviços auxiliares, tais como catering, hospedagem, etc. e recursos
humanos.
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Plano económico-financeiro de eventos
Previsão orçamental de eventos
A realização de qualquer sistema de produção de eventos tem como
factor de capital importância o processo de regulação e análise orçamental,
já que é fundamental perceber quais os mecanismos económicos e
financeiros que podemos e devemos utilizar para a efectiva execução do
projecto.
Análise orçamental de eventos
A análise orçamental irá identificar factores que contribuem para
uma situação financeira positiva ou negativa.
Análise dos custos do evento
· Custos da fase de planeamento e preparação;
· Custos relacionados com a realização do evento;
· Custos relacionados com a fase de avaliação do evento.
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Análise das receitas do evento
A análise das receitas do evento à partida é também uma componente
da análise orçamental, já que se deve prever também o valor aproximado das
receitas esperadas no processo de organização de um evento.
Os recursos financeiros poderão ter três proveniências, a proveniência
directa, proveniência indirecta e proveniência institucional.
Proveniência directa
Estes recursos decorrem do pagamento por parte do consumidor do
valor financeiro inerente à sua inscrição ou compra de ingresso para o
evento.
Proveniência Indirecta
Estes recursos decorrem da venda de bens e serviços associados ao
evento, quer numa estratégia de merchandising associado ao evento (ex.
livros, t-shirts, canetas, lenços, etc.), quer muitas vezes numa estratégia de
consignação feita por empresas com interesses económicos associados ao
tema do evento, que libertam a venda de alguns bens e serviços, podendo a
organização do evento retirar uma pequena percentagem de lucro.
Proveniência institucional
Estes recursos decorrem de processos de mecenato, patrocínio, apoio
ou parcerias, dos quais resultam mais-valias financeiras iniciais para o
desenvolvimento e progressão do projecto.
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Análise dos recursos existentes.
Execução orçamental
Todo o trabalho de análise orçamental, na sua primeira fase,
estrutura-se no pressuposto previsional, pelo que estamos a trabalhar com
probabilidades/possibilidades.
Quando
passamos
para
a
execução
orçamental estamos a trabalhar com registos cuja variabilidade é muito
reduzida, o que nos obriga a ter muitas certezas face ao activo inicial
(financeiro, humano, técnico, etc.), bem como relativamente ao volume das
despesas e das receitas que estamos a aferir para o desenvolvimento e a
execução do projecto de evento.
Planeamento estrutural do orçamento
No planeamento estrutural a equipa de trabalho deverá elaborar uma
grelha de planeamento com indicadores orçamentais a médio prazo, com o
objectivo de avaliar e fixar custos através de um processo negocial que
permita
aquisições
e
a
contratualização
a
menor
custo,
definir
investimentos e aplicações e criar condições de ampliar a rentabilidade das
receitas e fundos existentes.
Planeamento conjuntural do orçamento
Para além do planeamento estrutural deverá existir um modelo de
planeamento orçamental mais conjuntural, resumindo-se na prática à
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existência de um fundo de maneio, que permita à equipa de trabalho fazer
face a despesas de menor monta. O planeamento orçamental de conjuntura
adequa-se a situações de curto prazo, com baixa capacidade negocial e com
uma clara variabilidade de preços.
Factores de correcção orçamental
Quando se realiza um plano orçamental para a organização de
eventos, devemos, sobretudo ao nível do planeamento estrutural, ter muito
cuidado com a existência de elementos de dispersão/alteração económica e
financeira que, se não forem considerados, podem trazer graves dissabores
a quem esteja a organizar um evento. Isto é particularmente importante
para eventos que sejam organizados à distância de mais ou menos três a
quatro anos, como é o caso das conferências médicas.
A inflação
A inflação é um factor sempre considerado aquando da realização de
um orçamento, pelo que numa situação de registo normal se considera a taxa
de inflação prevista pelo banco central. O problema existe, todavia, quando
por indução económica existe uma derrapagem grande nesse índice. Tal
factor obriga a uma necessária atenção e a uma consequente reformulação
orçamental.
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Flutuações cambiais
As flutuações cambiais também podem desestabilizar o orçamento
funcional de um evento, sobretudo se houver nele uma concentração elevada
de inscrições estrangeiras ou se for considerado o pagamento de serviços e
aquisições de bens no estrangeiro. Todavia, actualmente é um problema
residual, já que a tendência é existir uma grande harmonização cambial,
quer por via da emergência da moeda comum europeia, quer por via da sua
paridade com o dólar americano.
Variações fiscais
As variações fiscais podem também trazer problemas e obrigar a
correcções orçamentais. Neste contexto, é necessário dirigir particular
atenção ao processo de contratação de serviços, já que os modelos de carga
fiscal variam de país para país.
Análise orçamental dos recursos existentes e necessários
Sempre que se faz análise orçamental, deve considerar-se a
inventariação dos recursos existentes, quer na óptica da optimização dos
recursos humanos, quer ao nível dos recursos físicos numa perspectiva de
melhor utilização. O orçamento deve especificar não apenas os recursos
disponíveis e aqueles que é necessário adquirir, mas também a forma como
cada recurso será utilizado para que, caso ocorram alterações ao programa
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do evento, seja fácil identificar a forma como estas afectarão os recursos
necessários e, consequentemente, o orçamento do evento.
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Modelos de financiamento
Fontes de financiamento
Sempre que se estrutura um orçamento para a realização de um
evento, deve prestar-se significativa importância ao tipo e às fontes de
financiamento. O financiamento é, na grande maioria dos casos, o mais
importante suporte para a organização de eventos e corresponde
basicamente à disponibilização de um determinado activo financeiro,
fundamental para a realização do evento, por parte de organismos públicos e
privados, sem que exista retorno de qualquer espécie. As fontes de
financiamento incluem:
Financiamento comunitário
Dotação financeira proveniente dos programas de desenvolvimento
social, económico, cultural, desportivo e recreativo com origem na União
Europeia;
Financiamento público
Dotação financeira proveniente de programas de desenvolvimento
nacional e proveniente do Orçamento Geral do Estado;
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Financiamento privado
Dotação financeira proveniente de fundos privados que são muitas
das vezes disponibilizados ao abrigo da lei do Mecenato;
Patrocínio ou sponsorização
Este modelo por norma exige contrapartidas, basicamente de cariz
promocional e publicitário.
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Elaboração de materiais impressos
Tipos
de
materiais
impressos
usados
em
projectos
de
organização de eventos
A análise dos recursos gráficos necessários para a promoção de
eventos nomeadamente, a nível da escrita e a nível da imagem.
Nos tipos e especificidade dos recursos de promoção podemos
encontrar, o material de promoção, material de informação e material de
divulgação.
E por fim os tipos de materiais de promoção, informação e divulgação
podem ser em material escrito, material gráfico, material televisivo e em
material radiofónico.
Os diferentes tipos de layout e impressão utilizados em cada
tipo de evento
Layout escrito
O layout promocional escrito encontra-se subdividido em dois campos
de actuação: o campo da notícia e o campo da publicidade. Quando falamos
do campo da notícia, falamos necessariamente de uma perspectiva de
informação, ou seja de um espaço da imprensa escrita onde se pode
produzir informação sobre um determinado evento. Neste contexto,
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podemos dizer que existem três tipos de notícias sobre um determinado
evento:
A notícia factual, que enquadra a matriz das sete dúvidas da produção de
uma notícia – O quê? Onde? Quem? Quando? Porquê? Para quem? Com
quem? – E que se restringe a um processo somente informativo;
O artigo informativo – de maior profundidade do que a notícia factual, mas
de todo o modo, com uma linha de acção muito descritiva;
O artigo de fundo - documento de carácter noticioso, mas com uma
perspectiva eminentemente analítica.
Layout gráfico
O layout gráfico é eminentemente visual e centra-se na promoção de
documentos de elevada carga visual, seja ela pictórica seja fotográfica e
pode ser realizada através de:
Brochura / folheto/ desdobrável – Tal como para o processo escrito,
podem utilizar-se modelos centrados em imagens na construção de
brochuras, folhetos e desdobráveis. Podemos centrar a execução desses
instrumentos através de um modelo misto de informação escrita e
informação pictórica;
Cartaz – É um instrumento de promoção visual utilizando técnicas isoladas
(ex: só fotografia) ou técnicas mistas e/ou complementares (desenho e
grafismo e pintura e fotografia, etc.). O cartaz é frequentemente utilizado
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no quadro de promoção e marketing de eventos. É múltiplas vezes duplicado
e exposto em locais públicos, com o objectivo de divulgar informação sobre
um determinado evento.
Fotografia - A fotografia que pode ser utilizada na produção dos cartazes
ou servir de complemento ao cartaz ou a uma brochura ou folheto.
Cartoon/graffiti - O cartoon/ graffiti é uma técnica que pode ser usada
como um modelo alternativo e, em muitos casos, inovador e por isso
portador de uma carga de informação mais forte e objectiva.
Layout televisivo
Os layouts televisivos são muito qualificados por via da função
massificadora da televisão. Em contextos gráficos podemos apontar para a
existência de três instrumentos de promoção:
O spot publicitário – É um instrumento televisivo de curta duração (não
mais do que 3 minutos), com uma mensagem incisiva, forte e apelativa.
Trata-se de um pequeno filme, com personagens reais ou de banda
desenhada, paisagens originais ou artificiais, em cenários naturais ou decors
construídos. Estes spots têm claramente dois tipos de mensagens:
Mensagens objectivas – explícitas e dirigidas a um público-alvo alargado e
genérico;
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Mensagens subliminares – mensagens subentendidas, difusas face ao
objectivo de promoção, implícitas e dirigidas a um público particular e
restrito.
O slide - Imagem projectada/imagem parada, que é um instrumento de
menor impacto e com uma elevada carga informativa.
O documentário - É um instrumento de maior dimensão com uma carga que é
objectivamente informativa sobre o tema do evento e o próprio evento.
Layout radiofónico
Os layouts radiofónicos podem identificar os seguintes:
Spot publicitário simples – gravação sonora simples, de curta duração, com
fins claros de informação e marketing sobre os eventos;
Spot publicitário complexo – gravação com mensagens subliminares e não
directas sobre o evento, vulgarmente conhecidos por promoção escondida;
Documentário – trabalho de fundo sobre o tema do evento e o próprio
evento.
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Diferentes tipos de visitantes/participantes
Participantes
Delegados
Os delegados são o grupo mais importante de qualquer conferência,
encontro ou congresso. Quanto maior a sua satisfação, maior a reputação do
organizador e do anfitrião do evento (se este for diferente do
organizador), o que permitirá repetir a conferência, encontro ou congresso
no ano seguinte. Todos os outros participantes (expositores, oradores,
moderadores, animadores, fornecedores e funcionários) participam na
conferência, encontro ou congresso para benefício dos delegados.
Expositores
Os expositores pagam geralmente os seus espaços de exposição –
estes espaços são bastante caros, em eventos de elevada categoria, e a sua
aluguer constitui uma importante fonte de financiamento para o evento. A
satisfação dos expositores deve, por isso, ter a máxima prioridade, tal como
acontece com os delegados.
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Oradores, moderadores e animadores
Este grupo é também muito importante para o sucesso do evento. É
importante fazer uma escolha criteriosa dos oradores (especialmente os
oradores principais) pois estes devem não só satisfazer os requisitos do
evento, como também inspirar e motivar os delegados. Entre os diferentes
tipos de oradores existem os oradores principais, os oradores convidados, e
oradores “normais” (aqueles que apresentaram comunicações que foram
seleccionadas pela comissão organizadora). A diferença entre eles é que os
oradores principais e convidados recebem geralmente uma remuneração
pelos seus serviços e as suas despesas são pagas. As despesas de
alojamento, de transporte, de inscrição, dos acontecimentos sociais, de
viagens anteriores e posteriores ao congresso, dos oradores principais e
convidados são geralmente pagas pelo organizador.
Os moderadores são pessoas que asseguram que o programa do
evento decorra de acordo com o previsto. Eles apresentam os oradores,
anunciam os intervalos, informam os delegados sobre os acontecimentos
nocturnos, etc. e, em geral, garantem que o evento se desenrola sem
incidentes.
Os animadores são as pessoas cuja missão é iniciar a discussão
(geralmente ninguém quer ser o primeiro). Estes levantam questões
pertinentes (por vezes ligeiramente controversas) para desencadearem o
debate e contributos da audiência. É o organizador do evento (membro da
comissão científica) ou o próprio orador que negoceia com os potenciais
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animadores
(que
podem
ser
escolhidos
entre
os
delegados
mais
experientes).
Fornecedores
Os fornecedores podem ser considerados como participantes de
forma limitada. O organizador do evento contrata os seus serviços, mas a
maior parte deles não se envolve no evento propriamente dito (por exemplo,
uma gráfica ou uma editora que fornece brochuras, etc.). Os fornecedores
que participam no evento, tais como os que fornecem expositores, técnicos,
etc.,
devem
estar
devidamente
identificados
para
se
distinguirem
facilmente entre os delegados e os outros participantes.
Funcionários
Os funcionários incluem todos aqueles que estão presentes no evento
e não fazem parte dos grupos dos delegados e dos fornecedores. Estes
incluem funcionários do local do evento e funcionários da organização, que
andam normalmente identificados, usando, por vezes, T-shirts iguais ou
uniformes. É importante que os funcionários técnicos (por exemplo do
audiovisual) sejam facilmente identificáveis, visto que eles desempenham
tarefas especiais. O pessoal dos serviços de catering também deverá usar o
seu próprio uniforme. A principal função dos funcionários é serem úteis aos
delegados e demais participantes e garantirem que o evento decorre de
acordo com o planeado. Eles devem ser educados, nunca dizer “não”, e
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devem conhecer bem o programa e o local onde decorre o evento, para
poderem ajudar os participantes, sempre que necessário.
Visitantes
Órgãos de comunicação social
Os órgãos de comunicação social são visitantes importantes. Muitas
vezes, são realizadas conferências de imprensa antes e durante o evento.
Os órgãos de comunicação social recebem informação detalhada sobre o
evento e identificações que lhes permite aceder a determinadas áreas do
evento, uma vez que poderá ser restringido o acesso a outras. A divulgação
de um evento é essencial para o seu sucesso e, neste âmbito, o valor das
relações públicas é inquestionável.
Altas individualidades e VIPs
As altas individualidades e os VIPs – por exemplo, membros da
realeza ou ministros que participem nas cerimónias de abertura, etc. – São
visitantes importantes. Por vezes é necessário reforçar as medidas de
segurança em virtude da sua importância (por exemplo, criar entradas
especiais e salas privadas, intensificar as buscas por engenhos explosivos,
etc.).
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Público
O público em geral pode ter acesso a todas ou apenas a determinadas
partes do evento, por exemplo, para assistir a uma exposição de interesse
público (que pode estar integrada numa conferência mais alargada).
Formas de participação
Mediante pagamento
Os participantes que têm que pagar a sua inscrição num evento são
geralmente os delegados ou outros participantes (por exemplo, o público em
geral) e os expositores. Pelo facto de pagarem a sua entrada, estes
participantes esperam receber um serviço de qualidade e tirar proveito do
seu investimento. Em geral eles inscrevem-se antecipadamente ou pagam à
chegada.
Por convite
Os participantes que não pagam inscrição são os oradores principais,
os convidados e alguns dos delegados (por exemplo, alguns delegados de
congressos médicos são patrocinados por empresas farmacêuticas). Estes
são muitas vezes mais exigentes do que aqueles que pagam a sua inscrição
devido à importância do seu papel no evento.
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As três fases das actividades operacionais
A fase da montagem do evento
A fase de montagem ocorre imediatamente antes da abertura do
evento. Por outras palavras, as actividades de pré-planeamento, marketing e
organização terão sido concluídas e a fase de arranque estará prestes a
começar. A fase de montagem inclui todas as actividades que devem ser
realizadas para permitir o arranque do evento. Os organizadores têm de se
certificar que todos os recursos necessários foram entregues no local do
evento
e
que
eles
estão
preparados
para
receber
os
participantes/visitantes.
A fase da realização do evento
A fase de realização do evento tem lugar depois de concluídas todas
as actividades de preparação e o evento estiver pronto para arrancar, isto
é, a partir do momento em que os organizadores estiverem totalmente
prontos para abrir as portas aos participantes. Esta fase inclui todas as
actividades desenvolvidas no decorrer do evento – isto é, desde que as
portas são abertas aos participantes até que elas sejam encerradas e os
últimos participantes abandonem o local do evento e este seja oficialmente
encerrado.
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A fase de desmontagem do evento
Todas as estruturas têm de ser desmontadas, todas as actividades
têm de ser concluídas e o local onde decorreu o evento deverá ficar
totalmente livre.
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Planeamento da saúde e segurança
A importância da saúde e segurança nos eventos
Sempre que haja eventos, o organizador tem o dever de zelar pela
segurança e saúde não só dos seus colaboradores mas também de todos os
participantes e outras pessoas envolvidas, incluindo os visitantes. Se
ocorrer algum acidente durante o evento em resultado de negligência ou por
não
ter
sido
feita
uma
avaliação
de
risco
adequada,
e
tendo
consequentemente permitido que os riscos tenham sido minimizados, o
organizador será responsabilizado por todos os possíveis acidentes. Por isso
deverão ser envidados os devidos esforços no sentido de tomar todas as
precauções, na medida do razoável, para evitar acidentes.
O envolvimento das autoridades
Consoante a dimensão e o âmbito do evento, os membros dos serviços
de emergência, bem como os inspectores da saúde e segurança, podem
necessitar de interferir nos acordos a fazer quanto ao fornecimento de
serviços de saúde e segurança para a realização do seu evento.
As autoridades locais podem fornecer uma lista para verificação das
informações que necessitam de aprovação, e que podem incluir todos os
planos, cálculos e desenhos necessários.
Par eventos de maiores dimensões, como por exemplo concertos de
rock, pode ser exigido que os representantes dos serviços de emergência
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sejam também envolvidos na elaboração do plano de gestão do evento, e que,
por isso, estes tenham que estar presentes nas reuniões de planeamento
que se realizarem para aquele fim.
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Enquadramento do planeamento de emergência
A necessidade do planeamento de emergência
Elaborar planos de emergência significa que você estará preparado
para quaisquer incidentes que possam ocorrer durante o evento. Como
resultado, conseguirá lidar rapidamente (e no próprio local) com pequenas
situações e alertar imediatamente os serviços de emergência adequados em
situações graves ou de grande dimensão. Mesmo os pequenos incidentes, se
não forem geridos eficazmente, podem muitas vezes desencadear situações
graves ou de grande dimensão. Com o planeamento de emergência você terá
planos de acção e de contingência que o ajudarão a reagir às situações de
forma estruturada, confiante e eficaz.
As consequências de não estar devidamente preparado para uma
situação de emergência podem ser muito graves. Uma situação de
emergência pode resultar em danos físicos graves ou em mortes entre os
funcionários do evento ou entre os participantes. Estar adequadamente
preparado significa que os seus planos têm de ser completos e rigorosos,
cobrindo todas as situações possíveis.
Tipos de situações de emergência
Podem haver vários tipos de emergências, dependendo também do
tipo de evento e dos riscos envolvidos, mas algumas das situações que devem
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ser consideradas incluem: fogo, explosões, terrorismo, desastres naturais,
emergências médicas, emergências não-médicas e colapso de estruturas
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Elaboração de um evento
Organização de um concerto
O concerto de musica pop da banda “Deolinda “ que se irá realizar na
Cidade de Paços de Ferreira.
Ilustração 5
Público-alvo
Todas as pessoas interessadas
Convidados institucionais
Pedro Pinto (Presidente da Câmara Municipal de Paços de Ferreira)
Alice Costa (Vereadora do Pelouro da Cultura)
Órgãos da comunicação social
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Convidados promocionais
Lili Caneças
Cinha Jardim
Diana Chaves
Rita Pereira
Cláudia Vieira
Pedro Teixeira
Angélico Vieira
Isaac Alfaiate
Lourenço Ortigão
Tiago Loureiro
Outros aspectos
O concerto irá realizar-se no dia 21 de Novembro pelas 21horas no
parque urbano de paços de ferreira, no qual teve o apoio da câmara
municipal de paços de ferreira.
Desde já foram convidados, todas as pessoas interessadas, os convidados
institucionais e os convidados promocionais.
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Este concerto é de entrada livre e o local irá receber todos os
interessados.
Convite para o evento
Anexo 1
Panfleto do evento
Anexo 2
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Conclusão
Neste trabalho “ organização de eventos” englobei tudo o que é
necessário para a realização dele. De acordo com os tipos de eventos
existentes,
podem
ser
necessário:
os
organizadores,
fornecedores,
participantes, oradores, delegados e expositores. É preciso ter em conta
também os outros aspectos, como, os serviços necessários para a
organização do evento bem como a segurança.
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Bibliografia
Sites consultados
A1_-_Anexo_C_Manual_do_Formador-Pt[1]
A2_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
A2_-_Guia_de_Orientações_Formador-Pt[1]
A3_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-PT[1]
A4_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
A6_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
B_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
C1_-_Anexo_C_Manual_do_Formador-Pt[1]
C2_-_Anexo_C_Manual_do_Formador-PT[1]
C3_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-PT[1]
C4_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
D1_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
D3_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
D3_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
D7_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
D8_-_Anexo_C_Manual_do_Formando-Pt[1]
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Anexos
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