Universidade Estadual de Campinas
Faculdade de Engenharia Civil, Arquitetura e Urbanismo
Coordenadoria de Extensão e Eventos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
1. INTRODUÇÃO
O presente “Manual de Procedimentos para Organização de Eventos” foi
elaborado pela Secretaria de Extensão e Eventos da Faculdade de Engenharia
Civil, Arquitetura e Urbanismo da UNICAMP, com o intuito de auxiliar todos
aqueles responsáveis pelo processo de planejamento e organização do evento,
desde sua idéia inicial até a elaboração da memória do evento.
Para maiores informações sobre o protocolo e planejamento dos eventos
institucionais, a Reitoria da UNICAMP disponibiliza um Manual de Eventos que
estabelece padrões para os eventos da Universidade. Neste manual é possível
encontrar informações referentes a recursos de infra-estrutura e equipamentos
existentes no campus, recursos humanos e recomendações essenciais à
organização dos eventos.
Sugestões e contribuições para melhoria deste manual serão sempre
bem recebidas. Para isso, utilize o contato eletrônico da Secretaria:
[email protected].
Equipe Coordenadoria de Extensão
FEC/2011
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2. TIPOS DE EVENTOS CIENTÍFICOS
Segundo o Manual de Eventos elaborado pela Reitoria (UNICAMP,
2006), os eventos científicos e acadêmicos na Universidade são de
responsabilidade das unidades de ensino e pesquisa ou da Reitoria. As
modalidades mais utilizadas são:
-
Congresso: reunião ou encontro de entidades de classe ou
associações para apresentação de conferências. Os congressos
podem ser científicos ou técnicos.
-
Seminário: reunião de um grupo de estudos que centraliza debates
de assuntos expostos pelos participantes. Trata-se de uma exposição
oral para participantes que possuam algum conhecimento prévio do
assunto a ser debatido. A sessão divide-se em três partes: fase de
exposição, fase de discussão, fase de conclusão.
-
Curso: conjunto de matérias ou lições ministradas em aulas,
conferências ou palestras.
-
Palestra: conversa, apresentação de idéias ou conceitos sobre
determinado assunto.
-
Feira: demonstração pública. Pode ser organizada por um órgão,
como, por exemplo, as feiras da Editora da UNICAMP ou a Feira de
Tecnologia de iniciativa da administração central.
-
Exposição: exibição pública de produção artística, industrial, técnica
e científica.
-
Mesa-redonda: é preparada e conduzida por um coordenador, que
pode ser denominado presidente e funciona como elemento
moderador, orientando a discussão para que ela se mantenha em
torno
do
tema
principal.
Os
participantes
geralmente
são
especialistas que apresentam seus pontos de vista sobre o tema,
com tempo-limite para a exposição. Após as exposições, os
participantes são levados a debater entre si vários pontos de suas
teses, podendo haver a participação dos presentes na forma de
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perguntas. O êxito da mesa-redonda depende do coordenador, que
tem a missão de conduzir os trabalhos de forma a atingir os
objetivos.
-
Simpósio: reunião de iniciativa de determinada classe técnica,
artística ou científica para debates ligados a um assunto específico e
a discussão de tema afim a seus interesses. O simpósio é derivado
da mesa-redonda; nele os participantes não debatem entre si.
-
Painel: forma de reunião limitada a um pequeno número de
especialistas, em que os expositores debatem entre si o assunto em
pauta. O público não tem direito de formular perguntas à mesa.
-
Fórum: tipo de reunião menos técnica cujo objetivo é conseguir a
efetiva participação de um público numeroso, que deve ser motivado.
-
Conferência: trata-se de uma preleção pública sobre determinado
assunto técnico, artístico, científico ou literário. O conferencista
expõe um tema previamente escolhido por um tempo determinado, e
em seguida responde às perguntas formuladas por escrito pelo
auditório e dirigidas à mesa. É comum a figura do moderador.
-
Ciclo de Palestras: derivado da conferência, difere desta pelo fato de
poder estar vinculado a uma série de palestras pronunciadas por
professores e especialistas na matéria abordada.
-
Jornada: reunião de determinados grupos de profissionais realizada
periodicamente, com o objetivo de discussão em congressos. São
pequenos congressos, diferindo destes por se tratar de reuniões de
grupos de determinada região em épocas propositalmente não
coincidentes.
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3. ORGANIZAÇÃO DO EVENTO
3.1. PRÉ-EVENTO
Informações iniciais a serem definidas:
1. Coordenador Geral
2. Tipo de Evento
3. Data
4. Horário
5. Local
Providências:
•
Definir tipo de evento e público-alvo
•
Contato com a Secretaria de Extensão e Eventos para agendamento
de reunião com a coordenação
•
Dimensionamento do número de participantes (comunidade interna,
externa e convidados)
•
Visita ao local pretendido
o Anexo I: lista com locais disponíveis na Unicamp
•
Checar
no
local:
acesso,
capacidade,
segurança,
limpeza,
iluminação, recursos materiais e audiovisuais disponíveis
o Anexo II: documento de vistoria técnica
•
Solicitação de reserva do local
o Quando organizado na FEC:
Site da FEC: menu institucional, graduação, reserva de
sala
o Quando organizado em espaço da Unicamp: checar nos
Institutos, Unidades ou Faculdades
•
Se necessário, autorização para utilização do local
•
Confirmação da reserva: documento ou telefone
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*
•
Fazer previsão de custos
•
Elaboração de cronograma e planejamento das atividades. Definição
dos responsáveis pelas tarefas e programação do evento onde
constem data e duração de cada apresentação do evento
•
Definição da operacionalização do evento: organização própria ou
contratação de empresa de assessoria para eventos
•
Verificar a possibilidade de patrocínios, apoio cultural, convênios e
agências de financiamento à pesquisa
•
Publicidade e divulgação
o Imprensa: interna e externa
o Portal Unicamp
o Site do evento
o RTV
o Folders, cartazes e faixas
o ASCOM
o Correspondências e malas diretas
•
Reserva de materiais e equipamentos
•
Reserva de hospedagem e transporte
•
Organização do coffee-break
•
Cotação de preços e contratação dos serviços
o FUNCAMP
•
Preparação das listas
o Convidados
o Inscrições
o Presença
•
Confecção de certificados e cartas de agradecimento
•
Preparação do cerimonial
•
Vistoria técnica final do local do evento (antecedência)
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+
3.2. CHECK-LIST DO DIA DO EVENTO
Estar atento aos horários de funcionamento da FEC
Verificar a limpeza do local
Organizar o espaço físico
Verificação e teste de equipamentos e materiais
Verificação de material de apoio
Listas de Presença/Inscrições
Providenciar material de divulgação
Organizar o coffee-break
Providenciar recepção de convidados
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3. 3. DURANTE O EVENTO
Providências:
• Recepção do público
o Providenciar assinaturas na lista de presença
o Coletar cartões de visita
o Entregar material promocional
• Dimensionar se o espaço é suficiente para o público
• Preparar e servir coffee-break
• Entrega de cartas de agradecimento e certificados
• Ao final, liberação da sala, entregando-a nas condições
encontradas
3. 4. PÓS-EVENTO
Providências:
•
Realizar memória do evento: arquivo com gravações, fotografias,
CD/DVD e registros documentais
•
Criação de cadastro de participantes
o Mala-direta com dados fornecidos na inscrição, nas listas de
presença ou cartões de visita
•
Certificados que não foram entregues no evento: impressão e
emissão (via e-mail ou Correios)
•
Efetuar pagamentos faltantes: serviços, materiais e equipamentos
•
Fechamento de pagamentos efetuados
•
Prestação de contas dos gastos efetuados
•
Enviar cartas de agradecimento faltantes
•
Relatório Final
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-
•
Anais
•
Disponibilizar no site da FEC o conteúdo do evento
•
Arquivar na Secretaria de Extensão e Eventos
o Material produzido
o Anais
o Cronograma
o Organizadores
o CD com arquivos
o Fotos
•
Dossiê SIARQ
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.
4. ANEXOS
ANEXO I: Lista de locais disponíveis na Unicamp
ESPAÇO PARA EVENTOS - UNICAMP
UNIDADE
ADUNICAMP
ESPAÇO
Auditório
CAPACIDADE
150 lugares
AFPU
Auditório
Sala multiuso
Obs.: LOCAÇÃO
Auditório
Obs.: LOCAÇÃO
72 lugares
40 lugares
BC
119 lugares
DGA
Auditório
Obs.: LOCAÇÃO
156 lugares
EXTECAMP
Auditório
25 lugares
FEC
Auditório
Obs.: LOCAÇÃO
150 lugares
FUNCAMP
Sala de Apoio I
Sala de Apoio II
Obs.: LOCAÇÃO
40 lugares
até 65 lugares
HORÁRIO
8:30 -17:30
Finais de
semana a
combinar
8:30 -17:30
CONTATO
Rose
Ramal: 12476
[email protected]
Sidnei
Ramal: 14613
[email protected]
Luiz
9h- 22h
Ramal: 16504
[email protected]
Vanessa
8:30 - 17:30
Ramal: 14487
[email protected]
Heloísa
8:30 - 17:30
Ramal: 14646/ 14648
[email protected].
br
Prof. Dr. Mario C.
8:30 - 17:30
Cavichia
intervalo das
Ramal: 12416
12:00 –
[email protected]
13:30
Levi
8:30 - 22:00
Finais de
Ramal: 3289.4000/ 724
semana
[email protected]
Fonte: Manual de Eventos da Unicamp: http://www.reitoria.unicamp.br/manualdeeventos/index.shtml
Para outros locais, consulte o link acima.
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ANEXO II: Documento de vistoria técnica
EVENTO:
COORDENADOR:
DEPARTAMENTO:
DATA E HORÁRIO:
RESPONSÁVEL PELO LOCAL E CONTATO:
Itens
Capacidade do local
Abertura/Fechamento do
Auditório
Mesas
Cadeiras
Púlpito
Faixas/Pôsteres
Sistema de Som
Decoração
Toalhas
Salas de apoio
Copa/Cozinha
Iluminação
Saguão
Banheiros
Acesso para Deficientes
Ar Condicionado
Porta de Emergência
Painéis
Recursos Audiovisuais
Sinalização
Estacionamento
Outros
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Observações
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