É MUITO URGENTE?
AS ATITUDES PARA VOCÊ ADMINISTRAR MELHOR A COBRANÇA POR RESULTADOS IMEDIATOS
E LIDAR COM AS TAREFAS DE ÚLTIMA HORA.
Elisa Tozzi
Ao voltar as atenções para o trabalho depois da festa da Copa do Mundo, os brasileiros vão
encontrar um amargo legado: as tarefas adiadas e acumuladas por causa dos feriados, das
jornadas de meio período e dos pontos facultativos. Entre os legados do Mundial está um
abalo na produtividade. A Federação do Comércio de São Paulo estima que o Brasil possa
perder até 30 milhões de reais por causa da Copa. Agora, as pendências, as urgências e os
projetos que ficaram parados no mês passado vão cair na sua mesa – e com prazos
curtíssimos. Um ano atribulado como o de 2014 (que ainda terá eleições) aumenta a sensação
de que tudo deve ser feito com mais velocidade. “Na maioria das empresas, o primeiro
semestre foi tão acelerado quanto o fim do ano porque se sabia que haveria uma pausa na
Copa”, diz Maurício Goldstein, da Corall, consultoria de São Paulo. Mas a urgência é uma
realidade que veio para ficar. “A cultura da pressa está instituída nas empresas e deve durar
muitos anos”, diz Sigmar Malvezzi, professor da Fundação Dom Cabral, escola de negócios de
Minas Gerais. Se não dá para lutar contra a realidade, o jeito é se adaptar para lidar com a
urgência da melhor maneira possível.
É URGENTE MESMO?
Uma pesquisa feita pela Robert Half, empresa de recrutamento de São Paulo, sob encomenda
para a Você S/A com 1.022 profissionais brasileiros, revelou que 56% das pessoas dedicam de
30% a 70% do dia de trabalho a tarefas urgentes. E sobra pouco tempo para os projetos
importantes de longo prazo. As atribuições que mais afetam são solicitações de última hora do
chefe; excesso de e-mails; reuniões inesperadas; telefonemas de clientes e pedidos não
planejados; e novos projetos (veja quadro Incêndios e Soluções). São pequenas interrupções
que podem consumir o dia, atrapalhar a realização do que é importante e aumentar o
estresse. Por isso é fundamental entender o teor desses pedidos e criar distinção entre o que é
urgente de fato (e precisa ser resolvido o mais rápido possível) e o que é estratégico (e deve
ser entregue no prazo, independentemente das urgências que surgirem no caminho). “Quando
há clareza sobre os objetivos de sua área e da empresa, fica mais fácil definir prioridades”, diz
Ricardo Jucá, da Atingire, consultoria de São Paulo. Quem costuma pensar estrategicamente
para não se enrolar com as pendências é Adriane Machado, de 46 anos, diretora comercial da
Seriana, indústria do segmento gráfico de Belo Horizonte. “Nos momentos em que as
urgências aparecem, costumo me perguntar qual é o foco da empresa, a fim de conseguir
escolher o que fazer primeiro”, diz Adriane. Como ela gerencia uma equipe, faz reuniões
periódicas com o intuito de alinhar o direcionamento. “A segurança das decisões diárias
aumenta quando se sabe o caminho a seguir.”
INIMIGOS DA CALMA
OS PRINCIPAIS RESPONSÁVEIS PELA PRESSA DOS PROFISSIONAIS*
58% das pessoas reclamam de ordens de última hora do chefe
49% reclamam do excesso de e-mails
45% apontam reuniões inesperadas
30% ficam enrolados com telefonemas de clientes
16% lidam mal com a chegada de novos projetos
NEGOCIAÇÃO EFICIENTE
Depois de separar as tarefas urgentes das importantes, é o momento de negociar. Inclua seu
gestor na conversa, mesmo que a pendência parta de um colega ou de um cliente que pede
um ajuste em algum projeto. “Nem sempre o chefe sabe como está a agenda de cada membro
da sua equipe”, diz Adriana Prates, da Dasein Executive Search, empresa de seleção de
executivos de Belo Horizonte. Por isso é necessário ter uma comunicação clara e mostrar a ele
tudo o que você tem para fazer — objetivamente, a fim de que não pareça desmotivado ou
folgado. Indique as urgências que surgiram no dia e peça ajuda para organizar a lista de
afazeres. Pense também no tempo que vai levar para cumprir cada uma dessas tarefas. Nessa
conversa, tente estabelecer limites para o volume de atribuições. Só assim você terá chance de
conseguir cumprir o que promete no período estabelecido. “Muitas vezes os prazos são curtos
porque o profissional tem a fama de não entregar a tempo”, diz Fernando Mantovani, da
Robert Half. A estratégia de chefes e clientes é pedir para uma data mais próxima porque já
contam com o atraso”. Em alguns casos, ainda mais se você gerenciar uma equipe, a solução é
delegar. “Pedir ajuda a quem é mais competente naquele assunto ou o quem está com a
agenda um pouco mais folgada é melhor do que emendar horas extras”, afirma Beth Zorzi, da
Quota Mais, consultoria de São Paulo. Vale lembrar que você não pode abraçar o mundo, e ter
humildade para gritar por socorro na hora do desespero é melhor do que virar a noite no
escritório.
QUESTÃO DE PLANEJAMENTO
Lidar com urgências significa trabalhar com imprevistos, mas isso não quer dizer que você
tenha de deixar o planejamento de lado. Planejar-se bem ajuda a apagar os incêndios com
mais eficiência e a lembrá-lo de que precisa largar o extintor em períodos específicos se quiser
entregar os projetos de longo prazo que estão sob sua responsabilidade. Separe sempre um
tempo para os imprevistos que vão, inevitavelmente, acontecer. Ainda mais se estiver em uma
área em que o imediatismo é maior, como serviços, saúde e tecnologia. O planejamento evita
cair no culto da pressa e resolver problemas de qualquer jeito para tirá-los da frente sem
pensar na qualidade.
Há uma reclamação dos profissionais de que os chefes não estimulam as equipes a separar
tempo para os projetos de longo prazo — essa é uma queixa de 64% dos entrevistados para a
pesquisa da Robert HaIf. Na VIS Corretora, butique de seguros de São Paulo, o CEO, Nicholas
Weiser, de 34 anos, criou um plano estratégico de prazos e metas. “Até o ano passado, eu só
apagava incêndios e sabia que isso prejudicaria o crescimento dos negócios”, diz Nicholas. Para
fugir dessa roda-viva, ele estruturou, ao lado de um conselho administrativo, as metas de
curto, médio e longo prazo. “Depois, criamos uma agenda de cumprimento de tarefas por área
e reuniões mensais, bimestrais e anuais de acompanhamento”. Isso facilitou a vida dos
funcionários e aumentou a eficiência da empresa. “As ações são muito mais objetivas agora”,
afirma Nicholas. Se seu chefe não tomou essa atitude, a organização deve partir de você
mesmo. Estabeleça metas paralelas para as urgências e para os grandes projetos, e fique com
elas sempre na cabeça. Antes de sair do escritório, olhe sua agenda do dia seguinte e faça este
raciocínio: quanto tempo eu preciso me dedicar ao que é mais complexo ou àquela tarefa mais
importante? Faça uma estimativa e tente encontrar períodos em que o escritório esteja mais
calmo para você ter tranquilidade de raciocinar.
BOMBEIROS CORPORATIVOS
Alguns profissionais preferem trabalhar pressionados. Para um “bombeiro corporativo” há
certo glamour em cumprir as tarefas urgentes e entregar resultados que parecem impossíveis.
Muitos se sentem realizados por ter alcançado objetivos difíceis em curtíssimo tempo. Mas
esse é um perfil específico. “Profissionais desse tipo têm a urgência como um valor pessoal”,
diz Beth Zorzi, da Quota Mais. É o caso de Leonardo Paolucci, de 44 anos, consultor
independente de Belo Horizonte. Especializado em criar sistemas financeiros, ele, que hoje
trabalha em parceria com a Universidade de São Paulo para criar um novo modelo de
contabilidade para o setor público, se sente realizado com projetos de prazos apertados. O
mais emocionante foi o que desenvolveu para a Fiat na virada de 1999 para 2000. Na época, as
empresas estavam preocupadas com o bug do milênio, que afetaria os sistemas
informatizados por causa da mudança dos dígitos 99 para 00. Leonardo foi contratado pela
montadora com o objetivo de criar um sistema que fosse seguro contra o bug em seis meses.
“O pior não foi o prazo curto, mas descobrir que muitas dos dados necessários para
desenvolver o programa estavam ou em papel ou na cabeça dos gestores - tanto no Brasil
quanto na Itália”, diz Leonardo. Para dar conta, ele fez um planejamento coro metas de curto e
longo prazo que precisavam ser cumpridas pela equipe de 20 pessoas. “Foi gratificante
entregar um projeto que ninguém achava que ficaria pronto no prazo.”
INCENDIOS E SOLUÇÕES
AS ATRIBUIÇÕES QUE MAIS ATRAPALHAM OS PROFISSIONAIS E COMO LIDAR MELHOR COM
CADA UMA DELAS
A TAREFA
EFEITO NEGATIVO
O QUE FAZER
Pedidos de ultima hora
O profissional se desespera
por ser uma demanda do
chefe e atrasa as outras
tarefas só para se livrar do
problema
Excesso de mensagens
A ansiedade por respostas
velozes faz com que as
pessoas não consigam se
desligar – e desperdicem
tempo com comunicações
inúteis.
Se o imprevisto vira regra, o
planejamento do dia vai por
água
abaixo.
Quando
reuniões sem foco se
arrastam,
as
pessoas
começam a trabalhar só
depois do horário comercial.
Estabeleça uma relação de
confiança e transparência
com seu chefe. Mostre
objetivamente o que você
tem para entregar e pergunte
se é necessário mudar as
prioridades
nesse
novo
contexto.
Crie pastas para e-mails
prioritários
e
urgentes.
Destine dois ou três períodos
do dia para esvaziar a caixa
postal e descartar o que não
é essencial.
Defina suas prioridades para
cada dia, semana e mês, e
assegure-se de que as
reuniões estejam alinhadas
com isso. Se não estiverem,
explique por que você não é
essencial para o encontro.
Sua presença é fundamental?
Tente estabelecer o horário
de término da reunião – e
lute para que ele seja
respeitado.
Por mais tirano e importante
que o cliente seja, tente
negociar prazos possíveis
para as novas solicitações.
Não se esqueça de calcular
períodos para pendências e
retrabalho
em
seu
cronograma inicial.
Projetos novos têm um
período de maturação. Esse é
o momento ideal para fazer
seu planejamento. Se o
projeto for de curto prazo, é
necessário
renegociaras
tarefas pendentes com o
chefe.
Reuniões inesperadas
Telefonemas de clientes e Por medo de desagradar os
pedidos não planejados
clientes, os profissionais
acatam pedidos (e os prazos)
sem negociar. Resultado:
acúmulo de trabalho, pressa
e entrega de má qualidade.
Novos projetos
O estresse de mais uma
tarefa
pode
afetar
o
equilíbrio
mental
do
profissional,
que
fica
desesperado, achando que
não vai dar conta de encaixar
outro projeto na agenda.
REAÇÕES TÍPICAS
O QUE PROFISSIONAIS FAZEM QUANDO SURGE UMA URGÊNCIA*
45% resolvem no ato, mesmo que isso implique horas extras naquele dia
34% substituem tarefas menos importantes e resolvem a pendência
18% tentam negociar novos prazos
54% DOS PROFISSIONAIS DIZEM QUE GASTAM MAIS TEMPO COM TAREFAS URGENTES DO
QUE COM PROJETOS IMPORTANTES
O TAMANHO DO DESPERDÍCIO
TIPOS DE PROFISSIONAL, DE ACORDO COM O TEMPO DEDICADO A TAREFAS EMERGENCIAIS.
TRANQUILOS
8% dos profissionais dedicam até 10% do expediente
NORMAIS
32% dos profissionais dedicam de 11% a 30% do expediente
ATAREFADOS
34% dos profissionais dedicam de 31% a 50% do expediente
INEFICIENTES
23% dos profissionais dedicam de 51% a 70% do expediente
IMPRODUTIVOS
3% dos profissionais dedicam mais de 71% do expediente.
O LADO BOM DA PRESSA
Engana-se quem pensa que cultivar o senso de urgência é algo necessariamente negativo. Ter
comprometimento para cumprir os prazos, vontade para colocar os projetos em pé e
organização para não procrastinar são qualidades importantes — e responsáveis por construir
o bom senso de urgência. O segredo é encontrar equilíbrio afim de que esse senso de urgência
do bem não se transforme em senso de emergência, quando você tem uma pilha enorme de
pendências para resolver e se enrola por não prestar atenção no que é mais importante. Ter
senso de urgência positivo é entender por qual motivo o que precisa ser feito deve ser
realizado em determinada velocidade. Se você compreender isso, tem mais chance de
sobreviver em um mundo cada vez mais imediatista e em um ano tão incerto quanto o de
2014. Ainda dá tempo para você se destacar em seu trabalho.