FACULDADE DE SÃO VICENTE
BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO
RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO
EMPRESA: SANTOS CONTAINER LTDA - EPP
EDISANDRA ANDRADE DE OLIVEIRA
DISCIPLINA: ESTÁGIO SUPERVISIONADO
Prof.ª ORIENTADORA: ELAINE TRINDADE
SÃO VICENTE
2013
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ...........................................................................................................3
2. APRESENTAÇÃO ......................................................................................................4
3. A EMPRESA – A História ..........................................................................................5
3.1 Serviços .......................................................................................................................6
3.2 Missão..........................................................................................................................6
3.3 Visão ............................................................................................................................6
3.4 Valores.........................................................................................................................7
4 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL........................................................................7
5 O Estágio .......................................................................................................................8
5.1 Emissão de Faturamento ............................................................................................8
5.2 Cobranças de Avarias (reparos) .................................................................................9
5.3 Contas a Receber ......................................................................................................10
5.4 Cobranças Internas ...................................................................................................10
5.5 Cobranças Externas ..................................................................................................11
5.6 Cobranças Realizadas através de Empresas de Recuperação de Crédito................12
6 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E RELACIONADAS COM AS
DISCIPLINAS CURSADAS NO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE
EMPRESAS...................................................................................................................13
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1. INTRODUÇÃO:
O presente trabalho refere-se ao período de 29 de Outubro de 2012 até 31 de Outubro de
2013, onde foi efetuado estágio no setor financeiro (contas a receber) da empresa Santos
Container Ltda-EPP contrato firmado entre eu e a Faculdade de São Vicente, dando-me
maior conhecimento nas atividades relacionadas a cobranças, emissão de notas fiscais,
detalhamento para emissão de faturamento com o intuito de colocar em prática todo o
aprendizado durante os quatro anos de curso.
Através das disciplinas: Desenvolvimento Pessoal e Profissional, Administração de
Comércio Exterior, Patrimônio e Logística, Teorias da Administração, Matemática
Financeira, Análise Contábil e Financeira, Contabilidade Geral e Aplicada,
Responsabilidade Social, Filosofia e Ética, Leitura e Produção de Texto, Técnicas de
Oratória, Comunicação, Gestão de Pessoas e Gestão de Sistema de Informações, estou
podendo crescer profissionalmente conquistando o meu espaço na área o qual escolhi.
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2. APRESENTAÇÃO:
O objetivo deste trabalho é demonstrar o conhecimento adquirido no ramo de locação e
venda de containeres como também projetos especiais. Aproveito para apresentar a
história da empresa Santos Container Ltda - EPP, expor a prestação de serviços bem
como citar a missão, a visão e os valores da empresa.
Apresentarei aqui os conhecimentos que adquiri na vaga de estágio como Assistente
Financeiro, contas a receber e faturamento.
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3. A EMPRESA – A história:
Desde 1979, a Santos Container atua no mercado com
transformação e aluguel de containeres marítimos, além de
logística e atendimento a vários setores da navegação,
plataformas e construção civil.
Procurando aprimorar nossos serviços com a qualidade que o
mercado exige, buscando a satisfação dos nossos clientes e
oferecendo soluções rápidas, dispomos de sistema de segurança
interno através de câmeras de monitoramento, equipe de
segurança e portaria especializadas em uma área de 25.000m²,
infra-estrutura de aproximadamente 2.100m² de oficina coberta,
almoxarifado com sistema informatizado e rigoroso controle de
qualidade e uma equipe de profissionais habilitados para o
fornecimento de quaisquer recursos e informações que se fizerem
necessárias.
Estamos a uma distância de 13 km da Alemoa, 24 km do porto,
44 km da margem esquerda e 60 km da área industrial de São
Paulo.
Considerando que estamos somente a 200m da Rodovia dos
Imigrantes, que é o principal trecho de acesso.
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Informações obtidas no site da empresa: www.santoscontainer.com.br <acessado em 09.10.2013, às
22:20hs>
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3.1 SERVIÇOS:
 Recebimento e entrega de contêineres vazios;
 Armazenagem;
 Inspeção (reparos);
 Transformação de containeres;
 Projetos especiais em containeres;
 Venda;
 Locação.
3.2 MISSÃO:
 Projetar soluções técnicas e criativas na transformação de containeres marítimos
em módulos habitáveis;
 Garantir qualidade e eficiência nos serviços prestados;
 Capacitar nossos colaboradores para novas ocupações dentro da empresa,
valorizando em primeiro lugar a mão de obra interna na possibilidade de novos
recrutamentos;
 Incentivar nossos colaboradores e suas famílias para o reaproveitamento e
segregação de materiais recicláveis, contribuindo para a preservação do meio
ambiente.
3.3 VISÃO:
Melhorar continuamente a qualidade de nossos serviços e a capacitação de nossa mão
de obra, almejando ser reconhecidos como referencia em reparos e transformação de
containeres marítimos, ampliar a carteira de clientes e buscar a lucratividade reduzindo
desperdícios e retrabalho.
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3.4 VALORES:
O Grupo Santos Container realiza suas atividades prezando pela QUALIDADE dos
serviços e SEGURANÇA para os seus colaboradores sempre com ÉTICA e
RESPEITO a todos que direta ou indiretamente pavimentam o nosso caminho.
4. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL:
O organograma abaixo foi realizado de maneira simples para representar a hierarquia
dentro da área administrativa da empresa Santos Container Ltda - EPP:
Área administrativa, setores: Diretoria, Financeiro, Comercial e Departamento Pessoal.
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5. O ESTÁGIO:
As atividades das minhas funções:
5.1 EMISSÃO DE FATURAMENTO:
Após o fechamento do negócio através do setor comercial o cliente agenda a retirada do
container o qual será cobrado à locação a partir da data de retirada. A locação pode ser
cobrada proporcionalmente como também o período integral dependendo da data da
retirada do container.
Durante todo o mês os atendentes do setor comercial vão passando informações
adicionais como, por exemplo: se é para cobrar o valor do transporte, armazenagem,
movimentação, data de vencimento, política de pagamento dos clientes, endereço de
cobrança, email do setor financeiro da empresa do cliente. Conforme vão passando as
informações vou anotando para incluir na fatura no ato da emissão do faturamento.
Essas informações são registradas e formalizadas através de e-mails.
A partir do dia 28 de cada mês eu começo a emitir o faturamento juntamente com todas
as informações passadas pelo setor comercial.
Processo de faturamento:
 Emissão de fatura com data de vencimento, período de locação, valor a pagar,
banco e tipo de cobrança;
 Emissão de relatório de locação com detalhamento do container onde consta
sigla e número do container com a data de retirada do container, tipo do
container, e o período que está sendo cobrado;
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 Emissão de carta de aviso, documento onde consta o que está sendo cobrado e o
que tem a pagar constando multa e juros se houver ou qualquer outra diferença a
ser cobrado;
 Emissão de declaração;
 Emissão de boletos bancários realizados através de aplicativos do banco.
5.2 COBRANÇAS DE AVARIAS (REPAROS):
No ato da devolução do container o setor operacional faz a vistoria no mesmo e sendo
constatado que houve alguma avaria é enviado um e-mail com solicitação de
autorização de reparo e fotos dos containeres com suas devidas avarias. No corpo do email informa que após 72 horas a partir da data de envio do mesmo se não houver
retorno por parte do cliente a cobrança será efetuada mesmo sem a devida autorização.
Esse processo de devolução dos containeres é controlado através de uma planilha do
Excel onde consta data de entrega do container, tipo do container, nome do cliente e
data do envio do e-mail.
Após as 72 horas do envio do e-mail a nota fiscal de serviço será emitida com prazo de
pagamento de 10 dias a contar da data de emissão da nota. O e-mail dessa cobrança é
enviado com os seguintes documentos:
Nota Fiscal;
Arquivo XML;
Boleto.
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5.3 CONTAS A RECEBER.
O controle dos nossos recebimentos são feitos através de extratos bancários, onde o
cliente efetua o pagamento através do boleto na data do vencimento e nós recebemos no
dia seguinte, operação bancária chamada de D mais um. Os comprovantes de
pagamento são impressos e anexados junto com as faturas o qual se refere os boletos
pagos, em seguida é dado baixa no sistema e anotados as seguintes anotações na fatura:
 Banco onde foi efetuado o pagamento;
 Número de lançamento fornecido pelo nosso sistema chamado PÁTIO;
 Data de pagamento;
 Multa e juros se houver;
 Valor total constando a multa e juros.
Após esse processo as faturas pagas são encaminhadas para a encarregada fazer
a conciliação bancária.
5.4 COBRANÇAS INTERNAS.
Após todos os processos de recebimento eu emito o relatório de inadimplentes para
fazer a cobrança administrativa. Essa cobrança é realizada da seguinte maneira:
Envio de e-mail para o cliente informando que o título está em aberto e que após três
dias do vencimento o mesmo será protestado;
No terceiro dia após o vencimento realizamos ligações para o cliente tentando uma
negociação no prazo de pagamento do título em aberto;
Caso não haja retorno por parte do cliente o título é protestado através do site do banco;
Se houver inadimplência por mais de trinta dias nós enviamos um e-mail informando
sobre a Rescisão Contratual.
O controle dos inadimplentes é feito através de uma planilha do Excel sendo enviada
toda segunda feira para o setor comercial, encarregados, gerência e diretoria para que
todos tenham ciência.
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5.5 COBRANÇAS EXTERNAS.
As cobranças externas são efetuadas somente quando o cliente é inadimplente por mais
de trinta dias ou quando o mesmo devolveu todos os containeres e não regularizou as
devidas pendências.
Essa cobrança é feita da seguinte forma:
Havendo duas faturas pendentes no sistema nós enviamos um e-mail comunicando que
se não liquidar o débito nós iniciaremos o processo de Rescisão contratual com as
cláusulas do contrato de locação de bens;
Não havendo um retorno por parte do cliente nós enviamos o comunicado de Rescisão
contratual tanto por e-mail quanto pelo correio informando ao cliente que os mesmo têm
trinta dias para devolução do container (caso o cliente não tenha devolvido os
equipamentos);
Após o envio do comunicado de Rescisão Contratual nós visitamos os clientes munidos
de contrato de locação, faturas pendentes e comunicado de Rescisão contratual na
tentativa de uma negociação do débito.
Em casos que o cliente está devendo duas faturas por mais de trinta dias, ou que termine
o prazo de Rescisão Contratual e não devolvem os equipamentos a empresa Santos
Container Ltda – EPP contrata a retirada dos mesmos repassando a cobrança do
transporte para o cliente.
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5.6
COBRANÇAS
REALIZADAS
ATRAVÉS
DE
EMPRESAS
DE
RECUPERAÇÃO DE CRÉDITO.
Quando as cobranças já foram realizadas administrativamente tanto internas como
externas e não conseguimos uma negociação positiva com o cliente nós enviamos para
empresas especializadas em recuperação de crédito. Essas cobranças são enviadas
quando existem três ou mais faturas pendentes e também quando o cliente é fora do
estado de São Paulo e não há possibilidade de chegarmos até o cliente.
As empresas de recuperação de crédito trabalham com atendentes treinados e
especializados para esse tipo de cobrança. Eles têm as melhores maneiras de negociação
e estratégias para recebimento dos débitos podendo parcelar em inúmeras vezes
dependendo do valor devedor.
Após o recebimento das parcelas o a empresa transfere o valor recebido para Santos
Container Ltda – EPP junto com a nota fiscal de serviço e boleto com o valor da sua
comissão totalizando 10% em cima do valor recebido. Esses recebimentos são dados
baixos da mesma forma que é feito as cobranças administrativas.
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6.
ATIVIDADES
DISCIPLINAS
DESENVOLVIDAS
CURSADAS
NO
E
CURSO
RELAÇIONADAS
DE
COM
AS
ADMINISTRAÇÃO
DE
EMPRESAS:
1. Técnicas de Negociação: no setor de contas a receber onde exerço as funções de
cobranças e controle de recebimentos é necessária muita habilidade para negociação
bem como criar estratégias de cobranças tanto internas quanto externas. Para saber
abordar um cliente inadimplente é preciso conhecer seu perfil para não assustá-lo e
dessa forma perder a chance de negociar prazos e valores almejando a recuperação
do crédito.
2. Gestão de Pessoas: Para exercer meu trabalho com qualidade preciso ter uma boa
convivência com os demais colaboradores e também com os clientes, tentando
manter um bom relacionamento para melhor realização das minhas atividades
visando assim melhores resultados. Através das pessoas obtemos novos
conhecimentos, novas amizades, informações para agilidade no trabalho, pois,
sozinhos não conseguimos chegar a lugar nenhum. O trabalho em equipe consegue
alcançar resultados muito mais positivos do que o trabalho individual.
3. Contabilidade Geral: Através dessa disciplina aprendi a controlar e organizar as
cobranças e os inadimplentes. Os relatórios de recebimentos para análise da gerencia
e diretoria é emitida através de planilhas de Excel para uma melhor visualização e
controle. Podemos contabilizar nossos recebimentos através de extratos bancários
podendo visualizar assim saldos positivos e negativos.
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4. Matemática Financeira: Por estagiar na área financeira, essa matéria foi
imprescindível para meu desempenho dentro das funções que eu exerço. Ela me
ajudou, a saber, como cobrar juros e multa de atrasos de pagamentos bem como
negociar parcelamento de dívidas usando juros simples e compostos.
5. Fundamentos do Marketing: Com essa matéria aprendi a reconhecer e definir
problemas, desenvolver a comunicação para saber argumentar durante uma
negociação, saber se posicionar e ter a iniciativa ao apresentar-se a novos clientes.
Quando visitamos clientes para esclarecimentos de dúvidas ou mesmo para uma
nova negociação comercial, precisamos ser claros ao apresentarmos nosso trabalho,
usar toda a estrutura de marketing que temos para conquistar nossos clientes,
fazendo assim terem credibilidade em nosso trabalho.
6. Estatísticas e Métodos Quantitativos: Para negociarmos valores com nossos
clientes precisamos fazer uma apresentação organizada e clara dos números através
de gráficos e planilhas, demonstrando assim controle e precisão durante uma
negociação ou na tomada de uma decisão. É preciso haver muito controle quando
trabalhamos diretamente com números, calcular minuciosamente cada valor para
não deixarmos dúvidas na hora de negociarmos com o cliente, e dessa forma
obtermos um resultado mais rápido e uma proposta positiva para ambas as partes.
7. Legislação Aplicada: Para efetuarmos uma cobrança ou até mesmo enviar uma
carta de Rescisão Contratual quando não conseguimos receber de algum cliente,
verificamos inicialmente todas as cláusulas do contrato para evitarmos maiores
transtornos na tomada de uma decisão. Qualquer atitude errada pode causar grandes
prejuízos para a empresa o que fará com que nossos líderes percam a confiança em
nosso trabalho.
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8. Gestão de informações: Na empresa, era utilizado um computador por colaborador,
todos os sites, programas e e-mails eram vigiados pelo sistema de TI da empresa. Os
programas utilizados eram:
 Pátio (Programa utilizado por todos os colaboradores da empresa.
 Outlook (Enviar e receber e-mails);
 Excel (Planilha para controle de cobranças, inadimplentes, fluxo financeiro de
todas as contas da empresa);
 Aplicativos do Banco do Brasil, Bradesco, Caixa Econômica Federal e
Santander (usado no setor financeiro principalmente no setor de contas a receber
para emissão de boletos, controle de recebimentos, protestos, baixa de títulos
liquidados e emissão de estratos bancários);
 Aplicativo para emissão de NFS-e (usado pelo setor de contas a receber para
emissão de notas fiscais de serviço e cadastro de clientes).
9. Pesquisa Operacional: Demonstrar habilidade na resolução dos problemas e
conhecimento na técnica apresentada para negociação fazemos o levantamento de
débitos através de modelos matemáticos e quantitativos para melhor visualização e
credibilidade do cliente. Todas as nossas negociações são feitas detalhadamente
visando à confiança do cliente na prestação dos nossos serviços, buscando a
satisfação dos mesmos para fidelizarmos futuras negociações e sucesso em nossos
negócios.
10. Auditoria em Administração: Analisados pendências e buscamos a produtividade
no setor financeiro evitando perdas e prejuízos. Controlamos minuciosamente cada
caso de inadimplência e cada pagamento em atraso para não haver erros no nosso
fechamento de caixa geral.
No final de todos os meses revisamos todas as planilhas de controle financeiro e
após confirmamos todas as informações emitimos relatórios para as assinaturas da
Diretoria.
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7. CONSIDERAÇÕES FINAIS:
Através do estágio no setor financeiro eu pude escolher qual área seguir, pois, através da
prática nesse setor eu me identifiquei com cada função que exerço e em toda minha
rotina diária aprendo cada dia mais. Em cada atividade que vivencio tem um pouco de
tudo que aprendi na faculdade, em todas as minhas tomadas de decisões tem um pouco
de cada dica dos professores que muito nos ajudaram.
O estagio é importância para o estudante independente do curso o qual esteja estudando,
na verdade o estágio nos proporciona praticar tudo àquilo que aprendemos em sala de
aula. Nas rotinas diárias da empresa podemos fixar com mais clareza toda a parte
teórica que aprendemos com os professores, obtendo assim maior conhecimento nas
funções e melhorando profissionalmente a cada dia no intuito de alcançarmos nossos
objetivos.
Essa experiência está sendo gratificante, gosto muito do que faço e tento inovar dentro
das minhas atividades visando agilidade e praticidade no setor financeiro e
principalmente no processo de cobrança. Aprendi que o trabalho em equipe só nos
favorece e nos fortalece, pois, todos juntos fazemos melhor do que uma pessoa só.
Na vida devemos estar abertos a aprender e a ensinar, respeitando as diferenças de todos
e aprendendo a viver com igualdade com cada um. Devemos praticar a humildade e
respeitar o próximo em qualquer situação.
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