Documentos Digitais
Aula 7
ÍNDICE
1.
2.
3.
4.
Conceitos de Arquivo
Conceito de Documento de Arquivo
Documento Diplomático
Análise Diplomática para documentos
digitais
1. Conceitos de Arquivo
 Jean Favier: “Os arquivos são um conjunto de
documentos recebidos ou consti-tuídos por uma
pessoa física ou jurídica ou por um organismo
público ou privado, resultante de suas
atividades, organizado e conservado em vista
de sua utilização eventual.”
 Bautier: “Um fundo de arquivo é um conjunto
de peças de toda natureza que todos corpos
administrativos, todas as pessoas físicas ou
jurídicas reúne em razão das suas funções e
atividades.”
Antonia Heredia Herrera: “Arquivo é um ou
mais conjuntos de documentos seja qual for
a sua data, sua forma e suporte,
acumulados em um processo natural por
uma pessoa ou instituição pública ou privada no transcurso de sua gestão. Conservados, respeitando aquela ordem para
servir como testemunho e informação.
Michael Cook: Distinção entre arquivo e
serviço de arquivo (Records management e
Archives). Quando deve-se aplicar os
quadros de classificação
Elio Lodolini: “Arquivo é um complexo de
documentos formados por uma pessoa física ou jurídica no curso de suas atividades e portanto ligados por um vínculo
necessário”
Schellemberg: Arquivo é formado de documentos de qualquer instituição pública ou
privada, que tenham sido considerados de
valor, merecendo preservação
Silva: “O Arquivo é um sistema (semi-)
fechado de informação social materializada
em qualquer tipo de suporte, configurado por
dois fatores essenciais – a natureza
orgânica (estrutura) e a natureza funcional
(serviço/uso) – a que se associa um terceiro
– a memória – imbricado nas anteriores.”
2. Conceito de Documentos de Arquivo
 O documento de arquivo nasce como uma
ferramenta da administração, ante a neces-sidade
de manter a continuidade da gestão, frente as
mudanças de sucessivos titulares (valor
administrativo), para conservar as justificações da
contas e documentos finan-ceiros (valor contábil),
para assinalar como obtiveram, assinaram, gastaram e justifica-ram os tributos (valor fiscal), para
ter referências sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para salvaguardar direitos e
obrigações de patrimônios e rendas (valor
jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal),
e reconstruir e revisar o passado (valor
cultural).(Gomez, p. 63. 2007)
 O documento de arquivo é aquele ao que os
diplomatistas chamam ‘documento diplomático
em sentido lato.
 O documento diplomático é
qualquer testemunho escrito
sobre um feito de natureza
jurídica que concorrem algumas determinadas formalida
des:
1. Externos: matérias, meios, formato, os signos gráficos e os selos;
2. Internos: Língua, o teor escrito, protocolo inicial,
testo e protocolo final
Caráter contextual do documentos
Imparcialidade: os documentos são inerentemente verdadeiros. As razões de sua produção e as circunstâncias de sua criação asseguram o caráter de prova e fidedignidade.
Autenticidade: os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente
a necessidade de agir
através deles.
Naturalidade: os documentos de arquivo
não são coletados artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e
ações de uma administração.
Interralacionados: Cada documento está
intimamente relacionado com outros e com
a administração que o criou
Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental
do grupo ao qual pertence.
Análise Diplomática para documentos
digitais
Utilização da diplomática pela arquivística
para garantir o estatuto dos documentos
principalmente os digitais (crítica dos documentos de arquivos).
“(…) a Diplomática estuda os documentos
como entidades individuais (considerado
isoladamente), a arquivologia o faz enquanto
agregções (trata como conjunto de
documentos orgânicos).” (Rondinelli, p.46. 2005)
“(…) a noção de documento arquivístico
como fonte de prova advém da Diplomática.”
(Rondinelli, p.49. 2005)