COORDENAR SERVIÇOS GERAIS DE INFRAESTRUTURA
Proposto por:
Analisado por:
Equipe da Divisão de Apoio
Logístico (DILOG)
Aprovado por:
Assessoria de Gestão Estratégica
(ASGET)
Secretária Da Secretaria Geral de
Ensino (SECGE)
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
1
OBJETIVO
Gerenciar os procedimentos dos serviços de mensageria, manutenção de instalações e
de equipamentos, limpeza, portaria, copa e reprografia. Prestar apoio a eventos.
2
CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta rotina se aplica à EMERJ e passa a vigorar a partir de 26/05/2014
3
DEFINIÇÕES
TERMO
DEFINIÇÃO
Material de Curso
Doutrina, jurisprudência, provas e todo material didático que envolve
o programa do curso de preparação.
Sistema de controle
de eventos EMERJ
Sistema informatizado de controle de frequência de participantes de
eventos realizados pela EMERJ.
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RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO
RESPONSABILIDADE
 Coordenar as atividades realizadas pela Divisão de Apoio
Logístico (EMERJ/DILOG).
Diretor da Divisão de
Apoio Logístico, da Escola
 ratificar a execução do Plano de Manutenção Preventiva.
da Magistratura
(EMERJ/DILOG)
 acompanhar a execução dos serviços contratados inerentes
às responsabilidades da Divisão.
 Planejar as atividades realizadas pela mensageria e delegar
ao supervisor da mensageria a distribuição e fiscalização
das tarefas.
Supervisores
 solicitar e fiscalizar a execução dos serviços de manutenção
corretiva, verificar as instalações para detectar a
necessidade de manutenção preventiva, salvo a agendada
anualmente pelo TJRJ.
 verificar diariamente se o serviço de limpeza está sendo
realizado a contento, caso contrário, solicitar a correção ao
Base Normativa:
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
FUNÇÃO
responsável,
ocorrências.
Executor dos serviços
RESPONSABILIDADE
registrando em documento
próprio
as
 Executar os serviços da DILOG, conforme planejado.
Gabinete do Diretor-Geral
da Escola da Magistratura  Solicitar reforço da limpeza em dias de eventos.
do Estado do Rio de
 enviar a programação dos Auditórios.
Janeiro
(EMERJ/GBEMERJ)
Secretaria Geral de
Ensino da Escola da
Magistratura do Estado do  Enviar a programação das Salas de Aula.
Rio de Janeiro
(EMERJ/SECGE)
5
REFERÊNCIA

Lei 8.666/93, art. 67 – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal,
institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras
providências.
6
SERVIÇO DE MENSAGERIA
6.1 A DILOG é responsável pela execução do serviço de mensageria da EMERJ.
6.2 Todas as unidades organizacionais (UO) da EMERJ encaminham à DILOG os
materiais a serem expedidos, devidamente envelopados e etiquetados, mediante livro
de protocolo ou listagem.
6.3 Expedir documentos da EMERJ.
6.3.1 A DILOG recebe documentos da EMERJ para expedição interna e/ou externa.
6.3.2 Registra os documentos em livro de protocolo interno e/ou externo, dependendo do
destino.
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6.3.3 Os
documentos
oriundos
do
Gabinete
do
Diretor-Geral
da
EMERJ
(EMERJ/GBEMERJ) não são registrados no livro de protocolo da DILOG. Utiliza-se
para essa entrega o livro de protocolo do próprio GBEMERJ.
6.3.4 Um mensageiro da DILOG faz a entrega do documento e colhe assinatura do
destinatário em livro de protocolo ou na própria listagem, conforme item 6.2.
6.3.5 Tratando-se de expediente com endereço fora do Centro, a entrega é feita através
das Empresas de Correios e Telégrafos - ECT e, em caso de urgência, utiliza-se o
serviço de Motoboy.
6.3.6 Quando o destinatário não for encontrado, o expediente será devolvido ao setor
solicitante mediante recibo e registrado como Produto Não Conforme (PNC).
6.4 Expedir material de curso para os professores da EMERJ.
6.4.1 Regularmente a DILOG recebe da área de ensino, material de aula para encaminhar
aos professores, mediante protocolo.
6.4.2 A entrega do material de aula é feita de forma análoga ao item 6.3.4 e 6.3.5.
7
FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE LIMPEZA, COPA, PORTARIA E CONTRATOS
DE PERMISSÃO DE USO.
7.1 O serviço de limpeza e portaria da EMERJ é prestado por empresa contratada pelo
PJERJ. Cabe à DILOG verificar se as tarefas estão sendo realizadas a contento.
Havendo necessidade, a DILOG solicita a devida correção do serviço e, em caso de
reincidência, informa tal fato ao Departamento de Administração (EMERJ/DEADM),
bem como continuar acompanhando até que o problema seja solucionado. As
ocorrências do serviço de limpeza são lançadas no Check List–Limpeza (FRM-EMERJ018-06).
7.2 O serviço de copa da EMERJ é feito por empresa contratada pelo PJERJ, cabendo à
DILOG a fiscalização do serviço. A avaliação do serviço é preenchida pelo setor
solicitante e encaminhada eletronicamente à DILOG através do FRM-EMERJ-018-011.
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No caso do atendimento às salas de aula, o requisitante preencherá o formulário
semanalmente; quanto aos demais eventos, o formulário deverá ser preenchido pelo
requisitante conforme cada evento. Havendo insatisfação na prestação do serviço, a
DILOG toma as providências necessárias, advertindo os funcionários responsáveis
pela execução do serviço no sentido de evitar uma nova ocorrência. Caso haja
reincidência, informa tal fato ao Departamento de Administração (EMERJ/DEADM),
bem como continuar acompanhando até que o problema seja solucionado.
7.2.1 Ao receber do Gabinete do Diretor-Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio
de Janeiro (EMERJ/GBEMERJ) a programação dos Auditórios por meio do FRMEMERJ-026-04, e da Secretaria Geral de Ensino (SECGE), a programação das salas
de aula por meio do FRM-EMERJ-018-010, a DILOG as encaminha ao Serviço de
Copa e Portaria para que sejam tomadas as providências necessárias.
7.3 A DILOG é responsável pelo acompanhamento e fiscalização dos contratos de
permissão de uso da cafeteria, reprografia e livraria localizadas na EMERJ.
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PRESTAÇÃO DE APOIO
8.1 A DILOG presta apoio logístico nos eventos realizados pela EMERJ, bem como
disponibiliza funcionários para atuarem no controle de registro de frequência
(pistolagem) nos eventos organizados pelo GBEMERJ. A avaliação dos serviços é
efetuada através do FRM-EMERJ-018-011, havendo insatisfação na prestação dos
serviços, serão adotadas providências análogas à parte final do item 7.2
8.2 Nos eventos organizados pelo CEPES, a DILOG auxilia, na parte da manhã,
disponibilizando um funcionário para a pistolagem.
8.3 O serviço de reprografia que atende a parte administrativa da EMERJ é realizado pela
DILOG. A solicitação de cópias é feita através do formulário de requisição (FRMEMERJ-018-01- Requisição e Controle de Fotocópias). O controle da quantidade de
cópias produzidas faz-se através de lançamento no Relatório de Controle de
Repografia que é enviado mensalmente ao DEADM.
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MANUTENÇÃO DAS INSTALAÇÕES
9.1 A DILOG é responsável pelo acompanhamento da manutenção corretiva e pela ciência
da execução preventiva realizada pela Diretoria Geral de Engenharia (DGENG).
9.2 Um supervisor dos serviços gerais da DILOG circula diariamente pelas instalações da
EMERJ, verificando o funcionamento da parte elétrica, hidráulica, refrigeração,
mecânica, lógica, predial, telecomunicações e estado de conservação de mobiliário
para lançamento no FRM-EMERJ-018-05 - “Check List” Infraestrutura – EMERJ –
DILOG”:
9.2.1 Um funcionário da DILOG, previamente designado, lança no arquivo eletrônico os
dados obtidos no formulário aludido no item 9.2.
9.3 Caso sejam constatado problemas na parte elétrica, hidráulica, refrigeração mecânica,
lógica e predial, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à
Diretoria-Geral de Engenharia (DGENG), mediante solicitação telefônica, sendo aberta
uma Ordem de Serviço - OS (RAD-DGENG-002) – Manutenção Corretiva de
Instalações
e
(RAD-DGENG-003)
–
Manutenção
Corretiva
de
equipamentos
Eletromecânicos. Constatando-se algum defeito na parte de telecomunicação, um
encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à DGSEI mediante
solicitação telefônica, sendo aberta uma Ordem de Serviço - OS (RAD-DGSEI-020) Instalar e Manter Sistemas de Telefonia. Caso seja constatado algum problema com o
mobiliário, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo á DGLOG
mediante solicitação telefônica (RAD-DGLOG-052) - Realizar Serviços de Marcenaria.
9.4 A DGENG, DGLOG e a DGSEI enviam um funcionário especializado para efetuar a
devida avaliação e/ou reparo solicitado. No caso da DGENG, o registro é feito através
de Ordem de Serviço – FRM-DGENG-003-01; no caso da DGLOG, o registro é feito
através de Ordem de Serviço - FRM-DGLOG-052-01; no caso da DGSEI, o registro é
feito através de Ordem de Serviço – FRM-DGSEI-020-01. Os serviços que
apresentarem maior complexidade serão executados através de agendamento prévio e
com aquiescência da U.O. onde serão realizados os reparos.
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
9.5 No caso de não lograr êxito junto a DGENG, DGLOG ou DGSEI até o prazo máximo
estabelecido no Anexo 3, a DILOG informa o ocorrido ao Departamento de
Administração da Escola da Magistratura - EMERJ/DEADM para que seja
encaminhado Oficio e continua monitorando a execução do serviço, visando obter a
solução definitiva do problema.
9.5.1 Os serviços mais complexos, que demandam maior tempo para execução, terão um
prazo de até 30 dias para serem concluídos. Ultrapassado este período, será adotada
providência análoga, a mencionada no item 9.5.
9.6 No caso de o reparo ter sido realizado, a DILOG assina a baixa na OS.
9.7 As solicitações de atendimento são registradas no formulário “Controle Manutenção
Corretiva/EMERJ” - FRM-EMERJ-018-03, de onde são extraídos dados para o controle
estatístico.
9.8 O fechamento da planilha, com a consolidação de todos os dados, levará em
consideração apenas as solicitações cujo prazo de vencimento não ultrapasse o mês
corrente.
9.9 INDICADOR
NOME
Índice de solicitações
de manutenção
atendidas no prazo
FÓRMULA
PERIODICIDADE
N° de solicitações atendidas no prazo x 100
Mensal
Nº total de solicitações
10 GESTÃO DE REGISTROS
10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu
arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
IDENTIFICAÇÃO
CÓDIGO
CCD*
RESPONSÁVEL
ARMAZENAMENTO
RECUPERAÇÃO
PROTEÇÃO
RETENÇÃO
(ARQUIVO
CORRENTE –
PRAZO DE
GUARDA NA
UO**)
Livro de Protocolo Externo
0-6-2-2 d
DGEMERJ
/DILOG
Caixa
Arquivo
Data
Condições
apropriadas
3 anos
Eliminação na
UO
Livro de Protocolo Interno
0-6-2-2 d
DGEMERJ
/DILOG
Caixa
Arquivo
Data
Condições
apropriadas
3 anos
Eliminação na
UO
“Check List” Infraestrutura
(FRM-EMERJ-018-05 )
0-4-1-5 b
DGEMERJ
/DILOG
Disco Rígido
Data
Backup e
condições
apropriadas
2 anos
Eliminação na
UO
Requisição e Controle de
Fotocópias
(FRM-EMERJ-018-01)
0-3-2 a
DGEMERJ
/DILOG
Caixa
Arquivo
Data
Condições
apropriadas
2 anos
Eliminação na
UO
Relatório de Controle de
Reprografia
0-3-2 b
DGEMERJ
/DILOG
Disco Rígido
Data
Backup e
condições
Apropriadas
2 anos
Eliminação na
UO
0-3-6-1 c
DGEMERJ
/DILOG
Disco Rígido
Nº/Mês
Backup e
condições
apropriadas
2 anos
Eliminação na
UO
“Check List” Limpeza - FRMEMERJ-018-06.
0-4-1-5-4 b
DGEMERJ
/DILOG
Disco Rígido
Data
Backup e
condições
apropriadas
2 anos
Eliminação na
UO
Atividades agendadas nas
salas de aula da EMERJ
(FRM-EMERJ-018-010)
4-1-0-1 a
DGEMERJ
/SECGE
Pasta
Data
Acompanhamento de
manutenção
preventiva/EMERJ
0-3-6-1 c
DGEMERJ
/DILOG
Pasta Registradora
Data
Condições
apropriadas
2 anos
Eliminação na
UO
0-0-3 b
DILOG
Disco Rígido
Data
Backup e
condições
apropriadas
2 anos
Eliminação na
UO
Controle Manutenção
Corretiva /EMERJ
(FRM-EMERJ-018-03)
Avaliação dos serviços de
copa e apoio a eventos
(FRM-EMERJ-018-011)
Condições
DISPOSIÇÃO
Eliminação na
6 meses
apropriadas
UO
Legenda:
*CCD = Código de Classificação de Documentos.
**UO = Unidade Organizacional.
***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Apoio aos Orgãos Jurisdicionais.
Notas:
a)
b)
Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR- 046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.
DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD- DGJUR-035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RADDGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047 – Gerir
Arquivo Permanente.
c)
Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a
proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de
Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
11 ANEXOS
Base Normativa:
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Anexo 1 – Fluxograma do Procedimento do Serviço de Mensageria

Anexo 2 – Fluxograma do Procedimento Fiscalização dos Serviços de Limpeza, Copa,
Portaria e Contratos de Permissão de Uso

Anexo 3 – Fluxograma Do Procedimento Prestação de Apoio

Anexo 4 – Fluxograma Do Procedimento Manutenção das Instalações

Anexo 5 – Prazo para Execução dos Serviços
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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO SERVIÇO DE MENSAGERIA
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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE
LIMPEZA, COPA, PORTARIA E CONTRATOS DE PERMISSÃO DE USO
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ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PRESTAÇÃO DE APOIO
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ANEXO 4 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MANUTENÇÃO DAS INSTALAÇÕES
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ANEXO 5 - PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
Grupo 1 – DGENG
PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENGENHARIA
SERVIÇOS
PRAZO EM DIAS ÚTEIS
.Troca de lâmpadas
.Remanejamento/instalação de tomadas elétricas
.Desentupimento de vasos sanitários/pias/caixas de gordura
.Vazamentos em partes hidráulicas em geral
.Vidraceiro/reposição e cortes de vidros e espelhos
.Chaveiro/confecção de chaves/abertura de portas, armários e etc.
.Reparo em alvenaria/pintura
.Conserto de piso/solto ou quebrado
.Conserto de maçanetas de portas
.Fixação/instalação de papeleiras, quadros etc.
.Troca de placas de forro de teto
.Instalação, remanejamento e habilitação de pontos de rede
.Manutenção corretiva do sistema de climatização
.Manutenção corretiva dos elevadores
Até 3 dias úteis.
GRUPO 2 – DGSEI
PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÃO
SERVIÇOS
.Instalação de novos ramais
.Remanejamento de ramais
.Manutenção de microfones
.Manutenção de projetores
.Reparo em telefones, fax e TV
.Instalação de extensões
PRAZO EM DIAS ÚTEIS
Até 5 dias úteis.
GRUPO 3 – DGLOG
PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE MARCENARIA
SERVIÇOS
.Atendimento para consertos em geral (persiana, mobiliário, estofamento.
Base Normativa:
Ato Executivo 2.950/2003
PRAZO EM DIAS ÚTEIS
Código:
RAD-EMERJ-018
Até 5 dias úteis.
Revisão:
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