Academia SOLIDÁRIO
Guia para a apresentação do orçamento e contas das IPSS
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As IPSS e instituições equiparadas têm que cumprir um conjunto de obrigações
junto do Instituto da Segurança Social, como por exemplo a apresentação
do orçamento e contas anuais. Se dirige uma instituição do setor social
tome nota de algumas informações relevantes.
As IPSS - Instituições Particulares de Solidariedade
Social e legalmente equiparadas têm que enviar,
anualmente, o orçamento e contas ao ISS - Instituto
da Segurança Social. A ausência dessa informação
pode conduzir à suspensão dos benefícios inerentes
ao estatuto IPSS ou mesmo ao cancelamento
da inscrição enquanto IPSS.
A partir de 2010 (relativamente ao exercício de 2009),
a informação passou a ser transmitida obrigatoriamente por via eletrónica, através da Aplicação OCIP
- Orçamento e Contas de Instituições Particulares.
A desmaterialização dos processos tem como
objetivo automatizar as tarefas associadas à receção,
análise e visto (validação) dos orçamentos e contas
daquelas organizações.
Em Portugal existiam 5 022 IPSS em 2010, de acordo
com a Conta Satélite da Economia Social, apresentada pelo INE e pela Cooperativa António Sérgio
para a Economia Social. No seu conjunto, as IPSS
representavam 50,1% do Valor Acrescentado Bruto,
42,6% das remunerações e 38,2% da necessidade
líquida de financiamento da Economia Social.
O processo de comunicação eletrónica dos
orçamentos e contas tem sofrido ajustes ao longo
dos últimos anos, devido à adoção do novo regime
de normalização contabilística, pela generalidade
das Entidades do Setor não Lucrativo (ESNL).
Esta Academia sintetiza as regras atualmente
em vigor.
ENQUADRAMENTO LEGAL
O enquadramento legal do orçamento e contas
das entidades do terceiro setor foi recentemente
alterado. A comunicação eletrónica das contas
e orçamentos é obrigatória desde 2010. A partir
de 1 de janeiro de 2012 a adesão ao novo regime
de normalização contabilística tornou-se
obrigatória para a generalidade das ESNL.
O SNC-ESNL – Sistema de Normalização Contabilística do Setor Não Lucrativo entrou em vigor em
2012 e tem substituído gradualmente os anteriores
sistemas utilizados no setor social, com destaque
para o PCIPSS – Plano de Contas das Instituições
Particulares de Solidariedade Social.
Para manter as organizações atualizadas, o ISS
produziu uma deliberação (nº 57/2012), na qual
são esclarecidos alguns “aspetos reguladores
do relacionamento das IPSS e instituições
equiparadas e respetiva tutela relativamente às
obrigações contabilísticas”. A informação mais
atualizada (fevereiro de 2014) está disponível no
“Guia Prático – Orçamento e Contas de IPSS”.
Devido à complexidade da matéria é indispensável a consulta da legislação e dos pareceres
da Segurança Social (http://www4.seg-social.pt/
legislacao?bundleId=1062054).
OBRIGAÇÕES
As IPSS e equiparadas têm que cumprir um conjunto
de obrigações contabilísticas a partir do momento
em que se registam como IPSS na Segurança Social.
INFORMAÇÕES A ENVIAR
As IPSS e equiparadas têm que enviar à tutela as
contas e os orçamentos anuais. Desde 2010 (dados
relativos ao exercício de 2009) essa comunicação
passou a ser obrigatoriamente efetuada por via
eletrónica. O envio de revisões e correções deve
ser efetuado do mesmo modo.
Nota: O ISS disponibiliza manuais detalhados
e “passo-a-passo” no seu site, na zona
de “publicações”. (http://www4.seg-social.pt/
publicacoes?bundleId=1831809)
CONDIÇÕES PARA ENTREGA DE CONTAS
E ORÇAMENTOS ANUAIS
è Ser IPSS ou equiparada
è Estar inscrita na Segurança Social Direta
è Ter as contas dos exercícios anteriores submetidas
e regularizadas
COMO ENVIAR
A prestação de contas é feita por via eletrónica
(upload) através da Aplicação OCIP https://ocip.
seg-social.pt/ocip/Login.jsp. O formulário deverá ser
preenchido online, passo a passo. Os documentos
não podem ultrapassar os três megabytes (3 Mb).
Até à submissão dos dados, poderá alterar
a informação introduzida.
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Atenção:
As instituições da Regiões Autónomas dos
Açores e da Madeira não podem entregar as
contas e o orçamento através da Aplicação
OCIP. Devem dirigir-se à Segurança Social,
da sua área, para solicitar informação sobre
os procedimentos.
QUANDO ENVIAR
Contas anuais: Até 30 de junho do ano seguinte
a que as contas se referem;
Orçamento anual: Durante o mês de dezembro
do ano anterior a que diz respeito;
Revisões orçamentais: Até 15 de novembro do
ano em análise.
CORREÇÃO DE CONTAS ANUAIS
Deverá solicitar a correção das contas anuais,
já submetidas, por via eletrónica, na Aplicação OCIP,
e aguardar pela autorização. Deverá consultar
o estado do seu pedido na aplicação.
ENTREGA DE CONTAS FORA DO PRAZO
Para proceder à transmissão de contas, fora do prazo, deverá solicitar a entrega, por via eletrónica, na
Aplicação OCIP, e aguardar a respetiva autorização.
Deverá acompanhar o estado do pedido na mesma
aplicação.
MODELOS DE ORÇAMENTOS
O modelo de orçamento em formato de Excel, de
preenchimento obrigatório, deverá ser carregado
(upload) na Aplicação OCIP. O modelo .xls (Livro
do Microsoft Excel 97-Excel 2003) relativo ao ano
do exercício em causa é disponibilizado no site da
Segurança Social. Atualmente está em vigor
o “Modelo de orçamentos de 2013 – IPSS”, válido
para 2013 e anos seguintes. Adicional e opcionalmente as instituições podem enviar estes
documentos em formato digital PDF.
Atenção: O modelo de orçamento tem que
ser exclusivamente trabalhado em Microsoft
Excel. Não é possível trabalhar o modelo em
outras folhas de cálculo alternativas, gratuitas
ou não, como por exemplo o OpenOffice
Calc, o LibreOffice Calc, spreadsheet Google
Docs ou o Numbers for Mac.
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ESTRUTURA DO NOVO MODELO
DE ORÇAMENTO
A Segurança Social recomenda a leitura prévia das
regras de registo definidas, antes do preenchimento
do orçamento.
O modelo do novo orçamento está disponível no site
da Segurança Social e tem a seguinte estrutura:
è Menu
è Regras Registo
è Dados Gerais
è Demonstração de Resultados
è Financiamento
è Investimento
è Memória Justificativa
Tome nota: A Segurança Social disponibiliza
anualmente os modelos de orçamento na
área relativa a IPSS (http://www4.seg-social.
pt/ipss), na coluna do lado direito, no menu
“Formulários”. O modelo de orçamento 2013
é válido para submissão dos orçamentos
desse ano e seguintes.
REVISÕES ORÇAMENTAIS
As instituições devem submeter as revisões orçamentais sempre que se verifique uma das situações
seguintes:
è Desvios iguais ou superiores a 15% dos
resultados líquidos da Instituição
è Desvios iguais ou superiores a 15% dos
rendimentos globais da Instituição
è Desvios iguais ou superiores a 15% dos
gastos globais da Instituição
DOCUMENTOS/ELEMENTOS A ENTREGAR
Os formulários eletrónicos têm que ser
obrigatoriamente acompanhados de um
conjunto de documentos carregados também
através da Aplicação OCIP.
Conheça a lista dos documentos de envio
obrigatório a partir do exercício de 2009:
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DOCUMENTO/ELEMENTO
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OBSERVAÇÕES
Ata de aprovação das Contas pelo Órgão de Administração, nas
instituições de forma não associativa, ou Ata de aprovação das
Contas pela Assembleia Geral de Associados, nas Instituições de
forma associativa
Até ao exercício de 2012 inclusive.
Substituída em 2013 pelo registo em suporte digital, mediante
termo de responsabilização na submissão do orçamento
Parecer do Órgão de Fiscalização
Até ao exercício de 2012 inclusive.
Substituída em 2013 pelo registo em suporte digital, mediante
termo de responsabilização na submissão do orçamento
Balancete de dezembro ou em alternativa o balancete
de regularizações, incluindo movimentos do mês e movimentos
acumulados
SNC-ESNL, facultativo para o exercício 2011 e obrigatório nos
seguintes
Balancete de dezembro, incluindo movimentos do mês
e movimentos acumulados
PCIPSS, até 2010 e facultativo para o exercício 2011
Balancete de apuramento de resultados
Anexo, de acordo com a alínea f) do artigo 1º da portaria
nº 105/2011, de 14 de março, o qual deverá incluir as divulgações correspondentes às publicadas no anexo nº 10 da portaria
nº 986/2009, com as alterações que decorrem das especificidades das ESNL.
SNC-ESNL, facultativo para o exercício 2011 e obrigatório nos
seguintes
Anexo ao Balanço e Demonstração de Resultados,
com observações
PCIPSS até 2010 e facultativo para o exercício 2011
Mapa de controlo de subsídios para investimentos
Ficheiro disponível no site da Segurança Social para download
Mapa de trabalho voluntário
Facultativo
Nota: Na fase de transição, relativa aos exercícios de 2011
e 2012, o envio dos orçamentos anuais/revisões orçamentais obriga à conversão do modelo de orçamento em PDF.
Esse processo de conversão deverá dar origem a um único
documento a submeter via OCIP, acompanhado de uma
memória justificativa. Na coluna do lado direito surgem
especificações relacionadas com algumas alterações.
Tome nota: A partir do exercício de 2013
deixou de ser obrigatório o envio da ata de
aprovação das contas pelo Órgão de Administração (nas instituições de forma não associativa), ou da ata de aprovação das contas pela
Assembleia Geral de Associados (nas Instituições de forma associativa) e do parecer do
órgão de fiscalização. Estes documentos foram
substituídos pelo registo em suporte digital
(por exemplo .PDF), mediante termo de responsabilização na submissão do orçamento.
DOCUMENTAÇÃO PARA
CONSULTA/FORMULÁRIOS
No site da Segurança Social, na área dedicada às IPSS
(http://www4.seg-social.pt/ipss), estão disponíveis
um conjunto de manuais, mapas, modelos e outros
formulários cuja consulta e/ou preenchimento são
indispensáveis.
CONSEQUÊNCIAS DA NÃO ENTREGA
O não cumprimento das obrigações, em matéria de
apresentação de contas/orçamentos, pode conduzir
à suspensão dos acordos com o ISS ou mesmo ao
cancelamento do registo como IPSS.
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CONTAS E ORÇAMENTOS
DE EXERCÍCIOS ANTERIORES
Nos casos em que é necessário apresentar contas de
anos anteriores, a IPSS ou instituição equiparada deverá entrar em contacto com a Segurança Social para se
inteirar de todos os detalhes, documentos, elementos
a entregar e de que modo o poderá fazer. O “Guia Prático – orçamento e contas de Instituições Particulares
de Solidariedade Social” apresenta uma síntese
da matéria mais relevante:
ENTREGA DE CONTAS DE EXERCÍCIOS
ANTERIORES A 2009
Apenas as contas posteriores a 2009 (inclusive) poderão ser enviadas por via eletrónica. Se for necessário
entregar contas relativas a exercícios anteriores deverão ser respeitadas as regras definidas na Deliberação
nº 32/2005, do Conselho Diretivo do Instituto
da Segurança Social (ISS).
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ENTREGA DE CONTAS DOS EXERCÍCIOS
2009 E 2010
O envio é feito, obrigatoriamente, por via eletrónica
através da Aplicação OCIP.
ENTREGA DE CONTAS DOS EXERCÍCIOS
2011 E POSTERIORES
Anualmente, é disponibilizado no site da Segurança
Social um modelo em Excel para preenchimento e
posterior submissão na Aplicação OCIP.
REVISÃO DE ORÇAMENTOS ANUAIS
DO EXERCÍCIO 2011 E SEGUINTES
Para enviar uma revisão de contas anuais deverá usar
o modelo relativo ao exercício em causa, disponível
no site da Segurança Social, e proceder posteriormente à sua submissão através da Aplicação OCIP.
Para saber mais:
è Instituto da Segurança Social:
http://www4.seg-social.pt/ipss
è Decreto-Lei nº 64/2013, de 13 de maio
(Alteração do Decreto-Lei nº 36-A/2011 de 9 de
março (nova redação do Artigo 12º, que altera os
limites da sujeição da certificação legal de contas
para as ESNL)
è Lei nº 66-B/2012, de 31 de dezembro
(Orçamento do Estado para 2013)
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è D
eliberação 57/2012, do Conselho Diretivo do ISS
(Alteração das regras de apresentação de
contas anuais de IPSS relativo aos exercícios 2011
e seguintes)
è Portaria nº 106/2011, de 14 de março
(Código de Contas Específico para as ESNL)
è Portaria nº 105/2011, de 14 de março
(Modelos de demonstrações aplicáveis às ESNL)
è Aviso nº 6726-B/2011, de 14 de março (Sistema de
normalização contabilística - norma contabilística
e de relato financeiro para as ESNL)
è Decreto-Lei nº 36-A/2011, de 9 de março
(Aprovação do regime da normalização
contabilística para as ESNL)
http://dre.pt/pdf1s/2011/03/04801/0000200011.pdf
è Deliberação nº 102/2009, do Conselho Diretivo
do ISS (Regras de entrega de contas relativas
a 2009 e de orçamentos para 2011)
è Deliberação nº 32/2005, do Conselho Diretivo
do ISS (Regras de entrega de contas relativas
a anos anteriores - revogada)
è Decreto-Lei nº 78/89, de 3 de março (PCIPSS)
è Decreto-Lei nº 119/83, de 25 de fevereiro
(Estatuto das IPSS)
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