APLICAÇÃO:
XRP |Gestão de Frota
TEMA:
Oficinas
Configurações, workflow e funcionalidades
ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO EM:
25 de fevereiro de 2015
ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO POR:
Pedro Direito
www.escritadigital.pt
ÍNDICE
1.
ENQUADRAMENTO ................................................................................... 3
2.
PROCESSO DE OBRA – O QUE É? ................................................................. 3
3.
PERFIS ................................................................................................ 3
4.
FUNCIONALIDADES .................................................................................. 3
5.
CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS................................................................... 4
5.1
Gerais ....................................................................................................... 4
5.2
Tipos de Obras ........................................................................................... 5
5.3
Horas de trabalho ....................................................................................... 5
5.4
Secções..................................................................................................... 6
5.5
Serviços .................................................................................................... 7
6.
O PROCESSO DE OBRA.............................................................................. 9
6.1
Os estados ................................................................................................ 9
6.2
Criação ................................................................................................... 10
6.2.1.
Obra através de processo de manutenção .......................................................... 10
6.2.1.1. Responsável do veículo ................................................................................. 10
6.2.1.2. Gestor de Manutenção................................................................................... 10
6.2.1.3. Obra ........................................................................................................... 10
6.2.2.
Pedir manutenção externa a partir da obra ......................................................... 13
6.2.2.1. Serviços externos ......................................................................................... 13
6.2.3.
Obra para veículos não geridos em XRP.............................................................. 14
6.2.4.
Obra sem processo de manutenção para veículos que pertencem à frota ................ 14
7.
ASSOCIAÇÃO DE OBRAS ......................................................................... 14
8.
REPARAÇÃO DEFICIENTE ......................................................................... 15
9.
RELATÓRIOS ....................................................................................... 15
9.1
Custos .................................................................................................... 15
9.2
Obras...................................................................................................... 15
10.
ANEXOS............................................................................................. 16
10.1
Template .............................................................................................. 16
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1. ENQUADRAMENTO
Este documento descreve de forma resumida todas as funcionalidades do módulo de
oficinas dentro da aplicação XRP |Gestão de Frotas. Adicionalmente à informação
contida neste documento, existe documentação mais detalhada e sempre atualizada na
extranet do produto, disponível em www.escritadigital.pt/extranet.
2. PROCESSO DE OBRA – O QUE É?
Processo de obra é a funcionalidade onde ficam associados todos os custos e serviços quando da
reparação de uma viatura na oficina. A criação de um processo de obra é feita de forma automática
pelo gestor de manutenção quando dirige um pedido de manutenção de viatura para a oficina.
3. PERFIS
Gestor de oficina – gere todo o processo de obra e associa mecânicos e serviços à
secção.
Oficina – Configurações – efetua as configurações do módulo
Mecânico – Regista o trabalho efetuado numa obra (no caso de ser chefe de secção pode
alterar o estado da obra dentro da secção)
Oficina – Relatórios – Pode tirar os relatórios de obras e custos.
4. FUNCIONALIDADES
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5. CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS
Para o correto funcionamento da funcionalidade, é necessário efetuar determinadas configurações
quer a nível geral quer para a oficina especificamente.
5.1
Gerais
Neste ecrã irá configurar as definições mais gerais do processo de obra.
Processos sem manutenção:
- Selecione sim ou não na opção criar obras sem processo de manutenção;
- Defina se apenas os grupos gerais podem ser criados sem manutenção;
- Selecione o grupos gerais.
Pode utilizador contratos: ou seja, se tem acesso ao menu Gestão> Oficina>
Contratos.
Pode criar encomendas na obra: disponibiliza ou não o botão |Encomendas| quando
entra numa secção.
Fornecedor: selecione o fornecedor definido para a oficina interna de modo a que possa
contabilizar os custos dentro da aplicação.
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5.2
Tipos de Obras
Aceda através do menu Configurações> Oficinas> Tipos de Obra e clique em |Criar
Tipologia|. Esta tipologia é o que define a obra. Pode também associar à tipologia um
motivo de manutenção, deste modo ao criar um processo de manutenção, o motivo irá
indicar qual o tipo de obra. Deverá também definir um motivo de indisponibilidade de
maneira a que quando se consulta um veículo com indisponibilidades verificarmos se
estas são devido a processos de obra.
5.3
Horas de trabalho
Aceda ao menu Configurações> Oficinas> Horas de trabalho e clique no botão
|Criar Hora Trabalho|. Aqui irá definir o custo da hora de trabalho e descrever em que
situação se coloca este tipo de hora. Caso preencha o Factor Salário (Custo/Hora=Salário
x Factor Salário), este ir-se-á sobrepor ao valor preenchido no campo “Custo/Hora”.
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5.4
Secções
Aceda ao menu Configurações> Oficinas> Secções e clique em |Criar Secção|. A
secção define que estações existem dentro de uma oficina. Deverá colocar um código e
atribuir um nome, no caso de ser relevante (ex.: duas secções com o mesmo nome)
poderá fazer uma breve descrição do objetivo da secção.
Após criar a secção aceda através do menu Gestão> Oficina> Secção> Mecânicos,
aqui irá atribuir os utilizadores com o perfil de mecânico às secções que pretende e
definir quem será o chefe de secção.
Por fim, aceda ao menu Gestão> Oficina> Secção> Serviços, e associe a que secções
pertencem os serviços criados. Selecione a secção e adicione os serviços que pretende
associar.
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5.5
Serviços
De modo a ter serviços disponíveis, no módulo de oficinas, terá de criá-las a partir do
menu Configurações> Gerais> Serviços, e clicar em |Criar|. Terá de preencher todos
os campos necessários e definir o serviço como tipo “Oficina”.
Após criar os serviços, através do menu Configurações> Oficina> Serviços, associe
os aos serviços de manutenção/contrato, de modo a que os serviços de oficina sejam
associados aos custos dos serviços de manutenção/contrato. Clique no serviço que
deseja associar e escolha o serviço de manutenção/contrato pretendido.
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6. O PROCESSO DE OBRA
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Os estados
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6.2
Criação
6.2.1. Obra através de processo de manutenção
A criação de um processo de oficina será sempre motivada por um processo de
manutenção, em que seja selecionada a opção de serviço interno por parte do gestor de
manutenção.
6.2.1.1. Responsável do veículo
Proceda à criação de um processo normal de Manutenção (ver Manual de Processo de
Manutenção).
6.2.1.2. Gestor de Manutenção
Após receber o processo de manutenção criado pelo responsável do veículo selecione a
checkbox que diz “Serviço Interno”, desta forma será criada uma obra nas oficinas que
poderá ser visualizada pelo gestor de oficina.
6.2.1.3. Obra
Ao dar entrada do veículo na oficina o utilizador com o perfil de gestor de oficina terá de
abrir a obra, através do menu Gestão> Oficina> Obra. Aqui terá de efetuar as
seguintes ações:
1. Selecionar as secções necessárias para arranjar o veículo.
2. Dentro das secções registe os serviços e quem os efetuou. Caso seja necessário pode
ser o próprio mecânico, que está dentro dessa secção, a registar o que foi feito.
3. O gestor de oficina deverá também colocar o processo no estado em “Curso”.
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1. Selecione a obra
2. Selecione as secções
3. Clique na secção e registe os serviços efetuados, antes de registar clique em
“Imprimir Template” de modo a que os mecânicos registem o seu trabalho (em
anexo).
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4. Após a reparação estar terminada dê a secção como encerrada
5. Por fim, ao estarem todas as secções encerradas pode-se dar fim ao processo de obra
Nota:
* Todos os estados de um processo de obra apenas podem ser alterados através de controlo
manual, tendo acesso à alteração destes estados o utilizador com perfil de gestor de oficina.
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6.2.2. Pedir manutenção externa a partir da obra
Ao criar um processo de manutenção é possível se necessário iniciar processos de
manutenção, com serviço externo, através da obra.
6.2.2.1. Serviços externos
1. Abra a obra e adicione um serviço manutenção externo
2. Preencha os campos necessários para iniciar o processo de manutenção
3. Após este procedimento, o processo ficará do lado do responsável do veículo até a
manutenção ser efetuada.
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6.2.3. Obra para veículos não geridos em XRP.
Por fim, no caso de necessitar de dar entrada de uma viatura externa na oficina, poderá
utilizar a funcionalidade de criar uma obra na oficina através do menu Gestão>
Oficina> Obras (necessita que esta opção esteja configurada). Clique no botão |Criar
Obra| e preencha os campos necessários.
6.2.4. Obra sem processo de manutenção para veículos que pertencem à frota
Caso tenha selecionado a opção de criar apenas para veículos dos grupo gerais, o campo
Matrícula apenas permite selecionar os veículos cujo grupo geral está selecionado nas
configurações.
7. ASSOCIAÇÃO DE OBRAS
A aplicação permite também efetuar associações entre obras, ou seja, se tiver efetuado
uma obra e posteriormente abrir uma nova referente ao mesmo veículo pode associá-las.
Basta clicar no botão |Associações| no ecrã da obra e selecionar a que pretende
associar.
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8. REPARAÇÃO DEFICIENTE
Caso o chefe da secção note que existe um serviço em que a reparação está deficiente
basta selecionar a checkbox para esse efeito. Ao exportar o relatório, se existir alguma
reparação deficiente, irá ser reportada.
9. RELATÓRIOS
9.1
Custos
Para consultar os custos dos processos de obra aceda ao menu Relatórios> Oficinas>
Custos. Irá ser disponibilizado um ficheiro Excel no mesmo menu num período máximo
de 30 minutos do qual constam informações sobre os custos da mão-de-obra.
9.2
Obras
Para consultar os processos de obras aceda ao menu Relatórios> Oficinas> Obras.
Num prazo no máximo de 30 minutos terá acesso a todos os processos de obra no
período que tenha definido.
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10.ANEXOS
10.1 Template
Fim do documento
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