Manual do Usuário
Módulos de
Criação e Tramitação de Processos Licitatórios
Planejamento e Utilização de Ata de Registro de Preço
Solicitação de Inclusão de Item Material ou Serviço
Junho de 2007
1. Índice
1. Índice ___________________________________________________________________________________________ 2
2. Objetivo _________________________________________________________________________________________ 3
3. Termos comumente utilizados _______________________________________________________________________ 3
4. Acessando o Sistema Gestor de Compras ______________________________________________________________ 4
4. Navegando pela aplicação___________________________________________________________________________ 8
5. Iniciando um processo _____________________________________________________________________________ 9
5.1. Adicionando a Planilha de Aquisição ________________________________________________________________ 9
5.2. Solicitando itens não catalogados __________________________________________________________________ 10
5.3. Encaminhar um processo ou solicitação ou processo de utilização de RP _________________________________ 11
5.4. Recebendo um processo ou solicitação ou processo de utilização de RP___________________________________ 12
5.5. Cancelando um encaminhamento do processo ou solicitação ou processo de utilização de RP ________________ 13
5.6. Cancelando um recebimento do processo ou solicitação ou processo de utilização de RP ____________________ 15
5.7. Adicionando uma Ocorrência _____________________________________________________________________ 17
5.8. Publicando um edital no SGC _____________________________________________________________________ 17
6. Fazendo um planejamento de Quantitativo de Consumo ________________________________________________ 19
7. Resumo de atividades para o órgão __________________________________________________________________ 21
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2. Objetivo
Propiciar a pessoa do órgão orientação operacional do Sistema Gestor de Compras
relativas a como tramitar o processo.
3. Termos comumente utilizados
SGC (Sistema gestor de compras)
licitatórios do estado da Paraíba.
Nome do sistema que irá controlar os processos
Tramitê ação onde o usuário pode encaminhar , receber , cancelar encaminhamento ou
cancelar recebimento o processo, ou seja, o usuário vai poder andar com o processo dentro
de uma rota pré-estabelecida dentro do sistema.
Unidade Gestora Remetente - os órgãos que foram previamente cadastrados pelo
Administrador do Sistema e a qual seu usuário esteja locado. Caso seu órgão não esteja
aparecendo você deverá entrar em contato com o Help-Desk.
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4. Acessando o Sistema Gestor de Compras
Para acessar o sistema SGC entre no site www.paraiba.pb.gov.br e clique no link Central de
Compras ao centro da página do governo. (Figura 1).
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Figura 1
Após o Portal da Central de Compras aberto acesse o link Sistema Gestor de Compras e
clique em Processos(Figura 2).
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Figura 2
O Sistema Gestor de Compras solicitará ao usuário seu Nome de Usuário e Senha .
(Figura 3).
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Figura 3
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4. Navegando pela aplicação
A navegação pela aplicação é feita através do navegador a seguir:
Abre a visão com todas as Comunicações
Internas relacionadas ao seu órgão.
Abre a visão com todos os processos Licitatórios
relacionados ao seu órgão categorizado por
número.
Não existe mais esta opção
Abre a visão com todos os processos
Licitatórios, mostrando a situação em que ele se
encontra.
Não existe mais esta opção
Abre a visão com todos os processos Licitatórios
de Registro de Preço relacionados ao seu órgão
categorizado por número.
Abre a visão com todos os processos
Licitatórios de Registro de Preço relacionados
ao seu órgão, mostrando a situação em que
ele se encontra.
Abre a visão com todas as Simulações de
Utilização de Ata de Registro de Preço
Abre a visão com todas as pesquisas de
quantidade feito pelos órgãos.
Mostra todas as solicitações de item de material
para inclusão no catálogo
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5. Iniciando um processo
1- Para criar um processo no SGC vá na visão Comunicado Interno e clique no botão
Nova Comunicação Interna
2- Após Preenchimento dos campos, clique no botão Salvar
3- Caso seja um processo Licitatório ou Dispensa de Licitação clique no botão Criar
Processo , caso o processo seja uma Utilização de Ata de Registro de Preço, clique no
botão Criar Utilização de Ata Eletrônica
4- Preenchas os campos solicitados.
5.1. Adicionando a Planilha de Aquisição
1- Após salvar o processo com todos os campos validados vai aparecer ao usuário o
botão Adicionar
ok .
, clique nesse botão e escolha a opção Planilha e
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2- Preencha os campos da planilha e selecione os itens desejados através da Lupa
(
), faça a busca pelo item e clique no link escolha esse item.
5.2. Solicitando itens não catalogados
1- Caso não seja encontrado o item desejado, você poderá fazer a solicitação para
inclusão desse item através do botão Solicitar Itens não catalogados localizado
dentro da Planilha de Aquisição (
).
2- Adicione os itens que você deseja, salve e encaminhe a Solicitação para que ela
seja incluída no catálogo.
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5.3. Encaminhar um processo ou solicitação ou processo de utilização de RP
1- Para encaminhar um processo ou solicitação ou processo de utilização de Registro de
Preço, após salvar o documento, caso o documento esteja todo validado, aparecerá o
botão Trâmite, clique nesse botão (
).
2- Selecione a opção Encaminhar e em seguida clique no botão OK .
3- Irá aparecer uma mensagem confirmando que você encaminhou com sucesso e para
qual atividade o processo foi encaminhado.
4- Caso o sistema tenha mais de uma opção para envio irá aparecer a seguinte tela:
- Página 11 -
5- Selecione a atividade que você deseja e clique no botão OK
5.4. Recebendo um processo ou solicitação ou processo de utilização de RP
- Página 12 -
1- Entre no documento que está pendente de Aguardando recebimento
2- Após o documento aberto o recebimento será automático aparecendo a mensagem
Processo recebido .
5.5. Cancelando um encaminhamento do processo ou solicitação ou processo de
utilização de RP
1- Caso um documento tenha sido enviado incorretamente, entre no documento que está
pendente de Aguardando recebimento
2- Clique no botão Trâmite
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3- Escolha a opção de Cancelar Encaminhamento e clique em OK .
4- Irá aparecer a mensagem Cancelado o Encaminhamento com sucesso
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5.6. Cancelando um recebimento do processo ou solicitação ou processo de utilização
de RP
1. Caso um documento tenha sido recebido incorretamente, entre no documento de
processo que foi Recebido
2. Clique no botão Trâmite
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3. Selecione a opção Cancelar Recebimento e clique em OK
4. Irá aparecer a mensagem Cancelado o recebimento com sucesso
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5.7. Adicionando uma Ocorrência
1- Caso o documento esteja sobre na sua atividade é possível adicionar uma Ocorrência
para esclarecimento de algum assunto pertinente, para isso entre no documento, botão
Editar , e botão Adicionar
OK .
, após isso selecione a opção Ocorrência e
2- Preencha o esclarecimento necessário e clique no botão Salvar .
5.8. Publicando um edital no SGC
1- O processo deverá estar na atividade Publicar Edital (Órgão), edite o processo e
preencha os campos referentes ao Edital.
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2- Clique sobre o número do processo, e após aberto o processo clique no botão Editar
(
), após isso clique no botão Adicionar
"Documentos do Processo".
3- A seguinte tela será exibida,
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e selecione a opção
4- No campo Escolha o Tipo a ser Anexado" selecione a opção Edital. Clique no botão
procurar e selecione o seu arquivo de Edital ( serão aceitos somente arquivos do tipo
*.doc ou *.pdf)
Após feito esse procedimento clique no botão "Salvar" e será apresentado o botão
"Publicar base de Editais".
5- Clique nesse botão e seu Edital estará disponível através do site da Central de Compras
para os fornecedores interessados fazerem o download do edital.
6. Fazendo um planejamento de Quantitativo de Consumo
1- De tempos em tempos a Central de Compras irá disponibilizar a mensagem informando
que alguma pesquisa de quantidade está disponível para planejamento de consumo
anual.
2- Faça o planejamento do seu órgão acessando a visão Pesquisa Quantidade.
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3- Clique no Botão "Adicionar Quantitativo Órgão"
4- Escolha a planilha desejada.
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7. Resumo de atividades para o órgão
1.
Trâmite: Criar Processo (Órgão)
Atividades: - Cadastrar CI
Criar Capa do processo
Criar Planilha de Aquisição.
2.
Trâmite: Analisar Dotação Orçamentária (Órgão)
Atividades: Imprimir Mapa Comparativo de Preços.
Analisar dotação orçamentária e encaminhar o processo.
3.
Trâmite: Processo Autorizado (Órgão)
Atividade: Imprimir Autorização do Secretário.
Encaminhar o processo.
4.
Trâmite: Devolver para correção (Órgão)
Atividade: Fazer as correções necessárias e encaminhar o processo.
5.
Trâmite: Publicar Edital (Órgão)
Atividade: Preencher dados do edital na capa do processo.
Adicionar o documento de Edital e encaminhar o processo.
6.
Trâmite: Fazer Licitação (Órgão)
Atividade: Fazer os procedimentos licitatórios pelo próprio órgão.
Informar o valor de emprenho e finalizar o processo.
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7.
Trâmite: Aguardando Remessa de Processo (Órgão)
Atividade: Encaminhar processo físico e on line para Central de Compras.
8.
Trâmite: Fazer Pesquisa de Preço (Órgão)
Atividade: Faça a Pesquisa de Preço e encaminhe o processo.
9.
Trâmite: Complementar Pesquisa de Preço (Órgão)
Atividade: Imprima o Mapa Comparativo de Preços.
Complemente os preços faltantes no Mapa e encaminhe o processo
10.
Trâmite: Fazer Dispensa (Órgão)
Atividade: Faça os procedimentos de dispensa no órgão.
Informe o valor da dispensa e encaminhe o processo.
11.
Trâmite: Emitir Contrato e/ou Empenho (Orgão)
Atividade: Emita o contrato e empenho e finalize o processo.
12.
Trâmite: Não Conformidade na Instrução do Processo ( Órgão )
Atividade: Existem erros de preenchimento nos campos ( Objeto, Descrição do
Objeto, Destinação do Objeto, Classificação Funcional Programática ), Produtos
solicitados na planilha de aquisição.
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TRAMITAÇÃO DE UM PROCESSO PARA AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
PREGÃO, CONCORRÊNCIA
Órgão
Criar
Processo
Tramitar
Central
Central
Pesquisa
de
Preço
Assinar Mapa
Comparativo
Tramitar
Tramitar
Órgão
Central
Analisar
Dotação
Orçamentária
Instruir
Processo
Tramitar
Central
Tramitar
Central
Autorização
do
Secretário
Tramitar
Órgão
Órgão
Elaborar
Edital
Órgão
Registro na
C.G.E.
Controle
Interno
Tramitar
Tramitar
Central
Processo
Autorizado
Para o Órgão
Processo
Autorizado
para a Central
Órgão
Central
Registro na
C.G.E.
Publicar
Edital
Central
Elaborar
Edital
Central
Juridico
Tramitar
Central
Órgão
Fazer
Licitação
Tramitar
Órgão
Processo
Homologado/
Adjudicado
OU
Deserto
OU
Fracassado
- Página 23 -
Fazer
Licitação
Tramitar
Central
Publicar
Edital
TRAMITAÇÃO DE UM PROCESSO UTILIZAÇÃO DE ATA ELETRÔNICA
DE REGISTRO DE PREÇO
Órgão
Criar Utilização
de Ata
Eletrônica
Central
Analisar
e
Emitir Ordem
Central
Verificar e
Assinar Ordem
de Utilização
Central
Assinar Ordem
de Autorização
Órgão
Processo
Autorizado para
Registro de
Preço
Órgão
Finalizado
Processo de
Utilização de
ATA
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TRAMITAÇÃO DE UM PROCESSO PARA COMPRA DIRETA
Órgão
Criar
Processo
Central
Pesquisa
de
Preço
Existem Preços ?
Existem
todos
preços
Central
Assinar Mapa
Comparativo
Não
existem
Órgão
Existem
alguns
preços
Órgão
Fazer Pesquisa
de Preço
Complementar
Pesquisa de
Preço
Órgão
Órgão
Órgão
Analisar
Dotação
Orçamentária
Fazer Dispensa
Fazer Dispensa
Órgão
Processo
Fiinalizado
Dispensa
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