Normas e Procedimentos
Setor de Compras
IT COMPR 001 - Homologação de Terceiros
Versão 01
INSTRUÇÃO DE TRABALHO
PARA HOMOLOGAÇÃO DE
TERCEIROS
- Serviços de apoio portuário e
aeroportuário
Asia Shipping Transportes Internacionais
Ltda.
Atenção: Este documento quando impresso, será
considerado como cópia não controlada.
P á g i na 1|9
Normas e Procedimentos
Setor de Compras
IT COMPR 001 - Homologação de Terceiros
Versão 01
ÍNDICE
NR
TÓPICO
PÁG
1
Introdução e objetivo
03
2
A política
03
3
Objetivo
03
4
Responsabilidade
03
5
Definições e siglas
04
6
Exceções
04
7
Quadro resumo
05
8
Procedimento
05
9
Registro
09
10
Histórico de versões
09
11
Aprovações
09
12
Anexo
09
Atenção: Este documento quando impresso, será
considerado como cópia não controlada.
P á g i na 2|9
Normas e Procedimentos
Setor de Compras
IT COMPR 001 - Homologação de Terceiros
Versão 01
1.
INTRODUÇÃO & POLÍTICA
A Asia Shipping Transportes Internacionais Ltda., é prestadora de serviços em logística internacional. Para
devida execução de suas atividades, eventualmente se faz necessário terceirizar parte de seu processo
com profissionais e/ou empresas prestadores(as) de serviços de apoio administrativo-financeiro
relacionado ao transporte e agenciamento de cargas, tais como mas não limitado ao processo de
desconsolidação, liberação de documentos entre outros.
Compreendendo que estes parceiros comerciais terão acesso as informações confidencias da empresa e
de seus clientes, além de eventualmente ter contato direto com clientes e com administradores públicos,
a empresa decidiu por ter uma metodologia específica de homologação, validação e monitoramento
destes parceiros com o objetivo de garantir a conformidade, qualidade, segurança nas operações.
2.
A POLÍTICA
A Direção da Asia Shipping determinou a política abaixo, relacionadas aos parceiros comerciais terceiros,
que orientará os processos relacionados, as parametrizações dos sistemas utilizados pela empresa, bem
como os documentos internos.
A política:
Homologar parceiros comerciais que evidenciem a ciência e concordância com o código
de conduta estabelecido, de forma a garantir a obediência aos requisitos estatutários
e à legislação vigente.
3.
OBJETIVO
Este documento tem por objetivo estabelecer o procedimento que disciplina o processo de homologação
dos terceiros, parceiros comerciais da empresa.
4.
RESPONSABILIDADE
3.1. GESTOR
É de responsabilidade do gestor, assim compreendido, os gerentes de filiais, gerentes de produtos e a
direção: 1.A identificação da necessidade de estabelecer parceiros locais para realização de atividades
terceiras, 2.Negociação das condições e valores, 3.Comunicação do novo parceiro ao setor de compras
para início do processo de homologação.
3.2. COMPRAS
É de responsabilidade do Setor de Compras: 1.A homologação dos terceiros, 2. O envio dos dados para o
setor de cadastro cadastrar o novo terceiro no sistema corporativo da empresa. 3.A instrução de arquivo
ao setor de gestão documental e 4.A manutenção e publicação da relação dos terceiros homologados na
Intranet.
Atenção: Este documento quando impresso, será
considerado como cópia não controlada.
P á g i na 3|9
Normas e Procedimentos
Setor de Compras
IT COMPR 001 - Homologação de Terceiros
Versão 01
3.3. CADASTRO
É de responsabilidade da área, o cadastro dos fornecedores no sistema disponível da empresa.
3.4. GESTÃO DOCUMENTAL
É de responsabilidade da Setor de Gestão Documental, a digitalização e arquivo dos documentos
pertinentes a homologação dos terceiros.
3.5. CONTAS À PAGAR
É de responsabilidade da Setor de Contas à Pagar, a efetivação dos pagamentos devidos ao terceiro pela
prestação de serviços, com base nos relatórios gerenciais e nos valores estipulados no contrato.
3.6. COMPLIANCE
É de responsabilidade da área de Compliance apoiar o processo de homologação de terceiros através de
contratos, procurações e atendimento as eventuais dúvidas dos terceiros em relação a estes documentos
e ao código de conduta estabelecido.
3.7. QUALIDADE
É de responsabilidade da Área da Qualidade, monitorar e revisar junto à área responsável, as alterações
no documento, bem como de avaliar periodicamente os terceiros homologados.
4.
DEFINIÇÕES E SIGLAS
4.1. TERCEIRO
Para efeitos deste documento, define-se como terceiro a pessoa física e/ou jurídica, devidamente
homologado pela empresa, que executa parte de um processo, vinculado a atividade e ao objeto da
empresa.
5.
EXCEÇÕES
Esta instrução é vinculada aos terceiros, pessoas físicas e/ou jurídicas que atuam no processo de
desconsolidação aérea, marítima, nas regiões alfandegas, recintos, portos e aeroportos.
Atenção: Este documento quando impresso, será
considerado como cópia não controlada.
P á g i na 4|9
Normas e Procedimentos
Setor de Compras
IT COMPR 001 - Homologação de Terceiros
Versão 01
6.
QUADRO RESUMO
7.
PROCEDIMENTO
7.1. Identificação da necessidade da terceirização da atividade
Para o alcance dos objetivos-fins da empresa, eventualmente se faz necessário terceirizar determinadas
etapas dos processos corporativos da empresa, em determinadas regiões.
Dada a tipicidade e prática de mercado, tanto a identificação da necessidade de se estabelecer parceria
como a própria identificação dos parceiros, é de responsabilidade do gestor da empresa, assim
considerados os gerentes de filiais, gestores de produtos, ou mesmo, a própria direção.
Desta forma, se identifica tanto a necessidade, como o parceiro preterido, que em regra geral está
acompanhando da estratégia da empresa, momento em que este o gestor já negocia as condições de
prestação, incluindo os valores devidos.
Após esta etapa, o gestor deverá comunicar o parceiro que iniciaremos o procedimento de homologação,
através do setor de compras, e em paralelo instruir o setor de compras, com dados de contato, região,
condições e valores negociados para que possa se iniciar o procedimento de homologação do parceiro
comercial terceiro.
Atenção: Este documento quando impresso, será
considerado como cópia não controlada.
P á g i na 5|9
Normas e Procedimentos
Setor de Compras
IT COMPR 001 - Homologação de Terceiros
Versão 01
7.2. Solicitação das informações cadastrais
Ao receber a instrução do gestor solicitante, o setor de compras deverá enviar um e-mail, anexando o
formulário de informações cadastrais (F01-Informações cadastrais).
Neste e-mail será enviado o link do código de conduta da empresa, para que o parceiro tome ciência, bem
como da cartilha de orientação.
7.3. Preenchimento do formulário de informações cadastrais e envio do contrato social
Ao receber o e-mail do setor de compras, o parceiro comercial deverá tomar ciência dos princípios
corporativos previstos no código de conduta, bem como das orientações contida na cartilha corporativa.
Após esta ciência, deverá o parceiro comercial, preencher o arquivo com todas suas informações
cadastrais e enviar via e-mail para o setor de compras juntamente com uma cópia de sua alteração
contratual.
7.4. Preenchimento do contrato e procuração e envio para o terceiro
Ao receber as informações cadastrais do terceiro, o setor de compras deverá preencher a minuta padrão
do contrato de prestação de serviços, a procuração, e enviar ambos documentos juntamente com o termo
de ciência e cumprimento para o parceiro comercial executar as seguintes ações:
a) CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – Parceiro comercial deverá analisar, imprimir em duas
vias, e assinar as duas vias;
b) PROCURAÇÃO – Validar as informações
c) TERMO – Imprimir em uma via e assinar
O Parceiro comercial deverá enviar 02 vias do contrato assinadas e do termo de ciência e compromisso
para a Asia Shipping – Santos, em atenção ao setor de Compras.
Qualquer dúvida em relação a estes documentos, deve o setor de compras acionar a área de Compliance.
7.5. Análise dos documentos e coleta de assinatura no contrato e procuração
Ao receber as 02 vias do contrato de prestação de serviços e do termo de ciência e cumprimento, o setor
de compras deverá:
a) Coletar assinatura de um responsável pela Asia Shipping nas duas vias;
b) Imprimir a procuração em uma via, e coletar assinatura do responsável pela Asia Shipping;
Para procuração há necessidade do reconhecimento de firma.
7.6. Envio da via do contrato e procuração ao terceiro
O setor de compras deverá enviar via correio, preferencialmente via SEDEX 10 e/ou carta registrada a via
assinada do contrato de prestação de serviços ao terceiro juntamente com a via original da procuração.
Atenção: Este documento quando impresso, será
considerado como cópia não controlada.
P á g i na 6|9
Normas e Procedimentos
Setor de Compras
IT COMPR 001 - Homologação de Terceiros
Versão 01
7.7. Cadastro do terceiro no SAP
O setor de compras deverá submeter as informações cadastrais e cópia do contrato ao setor de cadastro
para que este, possa cadastrar o terceiro no sistema SAP, e assim, deixa-lo apto a receber os pagamentos
devidos pela prestação de serviços.
7.8. Gestão documental
O setor de compras deverá consolidar os documentos que instruíram a homologação e enviar para o setor
de gestão documental, para que este digitalize todos os documentos, disponibilize no sistema de arquivo
e por fim, arquive as vias originais.
7.9. Publicidade da homologação
Com o objetivo de dar a publicidade na homologação, o setor de compras deverá atualizar a relação de
terceiros homologados, disponibilizar na intranet, para acesso e visualização de todos os colaboradores.
Convém, ao final do processo de homologação, que o setor de compras comunique a conclusão deste
processo ao gestor que iniciar o processo, para sua ciência e providências.
7.10. Monitoramento
Após homologação, as áreas usuárias serão responsáveis pelo registro de ocorrências em relação ao
parceiro como por exemplo, mas não limitado a reclamações, elogios, oportunidades de melhorias e
eventuais não conformidades.
A área da qualidade será responsável pelo monitoramento destas ocorrências, periodicamente por
analisar a performance do parceiro.
Atenção: Este documento quando impresso, será
considerado como cópia não controlada.
P á g i na 7|9
Normas e Procedimentos
Setor de Compras
IT COMPR 001 - Homologação de Terceiros
Versão 01
8. REGISTROS
F
(F)
(R)
Identificação
Armazenamento
Proteção
Recuperação
Retenção
Disposição
LOGIN/SENHA
ABA POLÍTICAS
CORPORATIVAS
VIGÊNCIA
DA VERSÃO
ATUALIZAR
01
F
INFORMAÇÕES CADASTRAIS
INTRANET
01
R
INFORMAÇÕES CADASTRAIS
ARQUIVO DIGITAL LOGIN/SENHA
FÍSICO
ARQUIVO
ALFABÉTICA
VIGÊNCIA DO
DESTRUIÇÃO
CONTRATO
02
F
CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE
SERVIÇOS
INTRANET
ABA POLÍTICAS
CORPORATIVAS
VIGÊNCIA
DA VERSÃO
02
R
CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE
SERVIÇOS
ARQUIVO DIGITAL LOGIN/SENHA
FÍSICO
ARQUIVO
ALFABÉTICA
VIGÊNCIA DO
DESTRUIÇÃO
CONTRATO
03
F
PROCURAÇÃO
INTRANET
ABA POLÍTICAS
CORPORATIVAS
VIGÊNCIA
DA VERSÃO
03
R
PROCURAÇÃO
ALFABÉTICA
VIGÊNCIA DO
DESTRUIÇÃO
CONTRATO
04
F
ABA POLÍTICAS
CORPORATIVAS
VIGÊNCIA
DA VERSÃO
04
LOGIN/SENHA
LOGIN/SENHA
ARQUIVO DIGITAL LOGIN/SENHA
ATUALIZAR
ATUALIZAR
FÍSICO
ARQUIVO
TERMO DE CIÊNCIA E
CUMPRIMENTO
INTRANET
LOGIN/SENHA
R
TERMO DE CIÊNCIA E
CUMPRIMENTO
ARQUIVO DIGITAL LOGIN/SENHA
FÍSICO
ARQUIVO
ALFABÉTICA
VIGÊNCIA DO
DESTRUIÇÃO
CONTRATO
05
F
AVALIAÇÃO
INTRANET
ABA POLÍTICAS
CORPORATIVAS
VIGÊNCIA
DA VERSÃO
05
R
AVALIAÇÃO
ARQUIVO DIGITAL LOGIN/SENHA
FÍSICO
ARQUIVO
ALFABÉTICA
VIGÊNCIA DO
DESTRUIÇÃO
CONTRATO
06
F
RELAÇÃO DE TERCEIROS
HOMOLOGADOS
INTRANET
ABA POLÍTICAS
CORPORATIVAS
VIGÊNCIA
DA VERSÃO
06
R
RELAÇÃO DE TERCEIROS
HOMOLOGADOS
ARQUIVO DIGITAL LOGIN/SENHA
FÍSICO
ARQUIVO
ALFABÉTICA
VIGÊNCIA DO DESTRUIÇÃO
CONTRATO
LOGIN/SENHA
LOGIN/SENHA
ATUALIZAR
ATUALIZAR
ATUALIZAR
Atenção: Este documento quando impresso, será
considerado como cópia não controlada.
P á g i na 8|9
Normas e Procedimentos
Setor de Compras
IT COMPR 001 - Homologação de Terceiros
Versão 01
9. HISTÓRICO DE REVISÕES
Data de Revisão
10/03/2015
24/03/2015
Versão
00
01
Responsável
Compras
Compliance
Descrição
Emissão Inicial
Desdobramento da
atividade
10. APROVAÇÕES
Aprovador
Data
Rubrica
Compras
Cadastro
Contas à Pagar
Qualidade
Diretoria
11. ANEXO
Atenção: Este documento quando impresso, será
considerado como cópia não controlada.
P á g i na 9|9