Relatório
de Conclusões/
Recomendações
AUDITORIA: Operacional e Orientada
Pontos de Venda de Publicações Municipais
Cascais, novembro de 2014
Índice
1.
Enquadramento........................................................................... 3
2.
Conclusões e Recomendações ..................................................... 5
3.
Notas Finais .............................................................................. 20
2
1. Enquadramento
A função de Auditoria Interna avalia a eficácia dos controlos e métodos dentro da organização, a
adesão às políticas internas e à legislação em vigor para a autarquia local e promove a
economia, eficiência e eficácia das operações.
A auditoria aos Pontos de Venda de Publicações Municipais de que agora se apresentam
as conclusões/recomendações consta no plano de auditorias a desenvolver para 2014.
Constituíram objetivos da auditoria:
a) Analisar a conformidade da aplicação da Norma de Controlo Interno no processo de
vendas de Edições Municipais;
b) Aferir da conformidade administrativa do processo de vendas de Edições Municipais;
c) Examinar as forças, fragilidades, oportunidades e ameaças de cada ponto de venda;
d) Ocasião da atividade do serviço auditado na ótica da futura gestão dos espaços e
serviços culturais pela Fundação D. Luís I.
e) Enquadrar as constatações de auditoria numa ótica de qualidade dos serviços prestados
pelo município aos cidadãos.
Foram identificados como pontos de venda de publicações e merchandising municipais os
seguintes locais:
a) Museu do Mar (MMAR);
b) Farol Museu de Santa Marta (FMSM);
c) Museu Biblioteca Condes Castro Guimarães (MBCCG);
d) Museu da Música Portuguesa (MMP);
e) Espaço Memória dos Exílios (EME);
f) Casa de Santa Maria (CSM);
g) Forte S. Jorge de Oitavos (FSJO);
3
h) Centro de Interpretação Ambiental da Ponta do Sal (CIAPS)1.
Como pontos de armazenagem de bens com a finalidade de venda foram identificadas:
a) Loja da Adroana;
b) Escola D. Luís I.
As vendas efetuadas em cada ponto de venda são registadas em documentos elaborados pelo
serviço denominados Guias de Recebimento (manuscritas). Posteriormente, estas guias são
remetidas a colaboradores para efeitos de emissão de documento de venda, nomeadamente
emissão de Guias de Recebimento em TAX (programa de Taxas e Licenças), que a equipa
considera no presente relatório como Guias de Receita.
Refira-se que por edições entende-se as publicações e o merchandising. Por publicações
entendem-se os seguintes bens: livros, catálogos, CD’s e por merchandising, canetas, lápis e tshirts, entre outros de idêntica natureza.
O período de análise e de verificação da compliance situou-se entre 1 de janeiro e 14 de agosto
do ano em curso.
Os Findings de auditoria, que constam do relatório datado de 6 de outubro de 2014, foram
apresentados e discutidos em reunião de trabalho em 8 de outubro com a equipa da DAPC.
Nas páginas seguintes apresentamos, face às constatações e aos comentários produzidos no
uso do direito de resposta pelos auditados (mail de 31 de Outubro de 2014 da Chefia de
Divisão), as nossas recomendações.
1
O CIAPS não foi alvo de auditoria, uma vez que apenas no fecho dos trabalhos se tomou conhecimento
que se tratava de ponto de venda.
4
2. Conclusões e Recomendações
(1) Constatou-se que o serviço auditado surge na Norma de Controlo Interno2 (NCI de ora
diante) com a designação de “Departamento de Cultura”, situação que é distinta da atual
pela publicação dos seguintes despachos:
a) Despacho nº 16338/2012, de 21 de dezembro – que publica o Regulamento de
Organização dos Serviços Municipais (ROSM de ora em diante);
b) Despacho nº 353/2014, de 8 de janeiro – que publicou o ROSM atualmente em vigor
e em que o serviço auditado toma a designação de Divisão de Animação, Promoção e
Patrimónios Culturais (DAPC).
No exercício do seu direito de resposta, os auditados registaram a “indefinição orgânica
e funcional da competência de gestão das publicações municipais desde a
vacatura do lugar de Diretor de Departamento da Cultura ocorrida em 2012 e
posterior extinção dessa unidade orgânica em 2013. (…) A competência em causa
apenas reaparece em termos orgânicos com o Despacho nº 353/2014, de 8 de
janeiro, que publicou o ROSM atualmente em vigor e em que é acometida à DAPC
a responsabilidade da gestão das publicações municipais”. À data, já se encontra
prevista no ROSM em vigor, a atividade de gestão das publicações municipais, desta forma,
Propomos que:
A DAPC, em conjunto com a área jurídica, elabore proposta a submeter ao
Executivo para atualização da NCI.
(2) A gestão dos armazéns dos bens para venda geridos pela DAPC não se encontra
prevista na NCI.
Propomos:
2
A NCI atualmente em vigor no município foi aprovada na reunião de 5 de dezembro de 2011.
5
Que para além da atualização anteriormente referida da NCI, nela sejam incluídos
pela DAPC os procedimentos de armazenagem e gestão dos bens para venda
administrados por essa subunidade orgânica.
(3) Não foram encontrados normativos para a venda de bens ao público.
Propomos:
O desenvolvimento pela DAPC, em manual de procedimentos interno, de normas
relativas à venda de bens.
(4) A coordenação operacional e financeira dos pontos de venda de publicações municipais
não se encontra formalizada por via de Nota de Serviço, bem como os responsáveis pela
gestão de cada ponto de venda e seus substitutos.
Em resposta às constatações de auditoria, a DAPC refere que “não obstante a maior
parte dos procedimentos e a coordenação operacional e funcional não se
encontrarem formalizados por nota de serviço ou enquadrados por normativos
internos, eles não só existem como fizeram funcionar até ao momento, pese
embora as debilidades orgânicas acima referidas, a gestão e
publicações
municipais”.
O
serviço
auditado
não
“rejeita,
venda das
evidentemente,
a
necessidade de caminhar do empirismo em direção ao formalismo”.
Propomos para este efeito:
Que o responsável pela coordenação operacional e financeira, bem como os
colaboradores com responsabilidade pelos pontos de venda e seus substitutos
sejam formalmente nomeados para o desempenho dessas tarefas.
(5) A deliberação do Executivo existente para os postos de cobrança e definição do fundo
de caixa não se encontra adaptada às necessidades atuais do Serviço. Embora a DAPC
6
tenha à sua guarda um fundo de caixa geral de € 50,00, nenhum ponto de venda possui
qualquer valor de fundo de caixa disponível.
Propomos:
A elaboração de proposta de deliberação a apresentar ao Executivo com a
identificação dos responsáveis por cada posto de cobrança e a atribuição de
valores de fundo de caixa para cada um deles, devendo a mesma ser coordenada
com a área financeira do município.
(6) Atualmente, de todos os responsáveis pela arrecadação de verbas, apenas uma
colaboradora se encontra a receber abono para falhas no âmbito do desempenho das suas
funções. Todos os restantes colaboradores responsáveis pela arrecadação de verbas não
recebem abono para falhas, nomeadamente, aqueles que integram a carreira técnica
superior, como é o caso da responsável pela área das edições e gestão de publicações.
Face ao exposto, somos de opinião:
Que deverá ser elaborada proposta de deliberação a apresentar ao Executivo para
que todos os trabalhadores com responsabilidades na arrecadação de receita
possam receber abono para falhas. Esta proposta deverá ser elaborada com a
Divisão de Valorização de Recursos Humanos.
Nos casos em que existam técnicos superiores com a incumbência de arrecadação
de receitas, os mesmos deverão beneficiar de abono para falhas.
Nos termos do nº 5 do Despacho nº 15049/2009, de 30 de Junho, do Ministério
das Finanças e Administração Pública o “reconhecimento do direito ao abono para
trabalhadores integrados noutras carreiras, ou titular de outras categorias,
efetua-se mediante despacho conjunto dos membros do Governo da Tutela e das
Finanças e da Administração Pública”. Neste âmbito, a equipa de auditoria
perfilha o entendimento do parecer da CCDRLVT nº 118/2009 de 2 de Novembro,
em “que mutatis mutandis, o mesmo raciocínio se pode alargar às autarquias
locais”, ou seja, o referido despacho é da competência do responsável pela gestão
dos Recursos Humanos, que no município é o Presidente da Câmara, pelo que não
7
se vislumbra razão para o não recebimento de abono para falhas pelo pessoal da
carreira Técnica Superior com responsabilidades no manuseamento de verbas.
(7) A deliberação de 19 de janeiro de 2004, relativa a descontos para funcionários embora
continue a ser aplicada, não se encontra adequada pois restringe a aplicação do desconto à
aquisição de publicações na Livraria Municipal, que já não existe. Refira-se ainda, que não
houve nem há divulgação do desconto no sítio da internet e intranet do município.
Os auditados informam que “foi preparada uma proposta de Reunião de Câmara com
a redefinição dos descontos para a venda de publicações a terceiros, tendo em
conta o número de exemplares de determinados títulos em stock”.
Propomos que,
Após aprovação das condições de desconto pelos órgãos Executivo e Deliberativo,
seja feita a divulgação da deliberação na intranet e internet do município, bem
como, nos pontos de venda.
(8) Da análise dos documentos de registo manual das vendas elaboradas em cada ponto
de venda (guias de recebimento), destacaram-se como fontes de não conformidade os
seguintes fatores:
a) Com ou sem vendas, as guias de recebimento não apresentam regularidade diária;
b) Descritivos incompletos;
c) Falta de identificação dos colaboradores envolvidos no processo de venda;
d) Falta de identificação dos adquirentes, à exceção daqueles que solicitam documento
comprovativo de aquisição;
e) Registos na mesma guia de recebimento de vendas de bens municipais e de bens
consignados;
f)
O modelo de Guia de Recebimento encontra-se desatualizado e não reflete a adoção do
sistema GES na gestão corrente das existências.
8
O serviço auditado refere que a “rotatividade dos funcionários nas “lojas” dos
Museus associada à falta de normativos escritos são fatores que condicionam por
vezes a compreensão da identificação dos bens vendidos”. Nesse âmbito, é referido
que foi “reforçada a informação junto de todos os colegas no sentido de identificar
obrigatória e corretamente o bem e para a importância do seu registo diário. (…)
Está a ser elaborado um documento comum a todos os equipamentos, em que
seja possível a identificação do bem, do funcionário que efetuou a venda, do PVP,
da quantidade, bem como a forma de pagamento”.
Propomos:
A adoção das medidas internas necessárias à eliminação dos fatores geradores de
não
conformidade,
pela
implementação
nomeadamente,
de
metodologias
constantes de normativo interno a desenvolver.
O serviço deverá proceder com a periodicidade mínima anual, à análise interna de
todos os seus procedimentos administrativos, por forma a reduzir os factos com
não conformidade. Esta situação será alvo de acompanhamento em follow-up de
auditoria.
(9) Até finais de Abril, a DAPC procedeu à inventariação dos seus bens a fim de os
introduzir na aplicação informática de gestão de stocks do município (GES), por forma a
dar início ao processo de controlo dos mesmos com base nessa aplicação. No âmbito desse
processo de inventário verificou-se que:
a) As contagens de inventário apresentaram fragilidades e nem todas foram passíveis de
reconciliação;
b) Na gestão de inventário não existiram critérios uniformes para as contagens de bens;
c) A documentação de gestão do inventário não era universal;
d) Eram poucos os pontos de venda que detentores de informação quanto aos stocks por
eles geridos, existindo ficheiros informáticos próprios ao invés de acesso direto ao GES;
e) Nem todos os bens existentes nos pontos de venda foram refletidos em GES;
f)
Foram encontrados títulos que acreditamos estar duplicados ou triplicados em GES;
9
g) Maioritariamente, as edições foram valorizadas em GES pelo preço de venda ao público,
sendo que nem todas as valorizações foram suportadas por deliberação do Executivo.
Os auditados responderam que foi efetuado “um levantamento de todos os títulos
carregados em GES a fim de serem corrigidos os títulos duplicados, as
identificações incompletas, as quantidades e o preço unitário”, trabalho que
referem, está a ser feito com o apoio dos colegas da DMAG/DFP/DCCD.
Propomos:
1. A execução de contagem integral de existências em dezembro do ano em
curso, devendo todas as divergências ser assinaladas e comunicadas à área
financeira, para que o fecho de contas de 2014 e o início do exercício de 2015
não apresente divergências entre os bens registados em GES e os bens em
stock nos pontos de venda, bem como inexistência em GES de códigos
duplicados ou triplicados para o mesmo bem.
2. As existências deverão ser acompanhadas periodicamente pela DAPC e deverão
ser programadas contagens físicas de bens nos pontos de venda e armazéns
com
caráter
regular,
reconciliando
os
resultados
das
mesmas
com
as
existências registadas no GES.
3. A DAPC deverá efetuar o acompanhamento regular da valorização dos bens
registados em GES.
4. A definição em regulamento interno próprio, da documentação de suporte às
funções de gestão dos stocks, comum a todos os pontos de venda e armazéns e
de critérios uniformes para essa gestão, tarefa para a qual será fundamental o
apoio da área financeira.
(10) Os locais para armazenagem não possuem as condições necessárias para o depósito e
gestão corrente dos bens.
Propomos:
10
Face ao valor das existências em armazém relativo às edições municipais, a
criação de uma armazenagem centralizada e organizada, constitui na nossa
opinião um imperativo para o serviço, devendo estes processos ser equacionados
com o Pelouro por forma a integrá-los nos objetivos estratégicos do município.
(11) Constatou-se:
1. Que as guias de recebimento são elaboradas em cada ponto de venda e posteriormente
remetidas para emissão de guia de receita em TAX, não existindo uma metodologia
uniforme de preenchimento dos descritivos dos documentos de suporte à emissão de
guias de receita.
2. Pela falta de formalização quanto à periodicidade do envio de guias de recebimento para
emissão de guias de receita e pelo elevado desfasamento entre a data em que ocorrem
as vendas e a data em que é arrecadada e contabilizada a receita.
3. Que é impossível fornecer de forma imediata ao cidadão documento de quitação nos
pontos de venda municipais. Não existe hardware de suporte às vendas bem como
software para as mesmas.
4. Que não foram encontrados terminais de pagamento automático (TPA) em nenhum
ponto de venda.
Relativamente a estas matérias, o serviço auditado refere que:
a) Encontra-se em elaboração “um documento comum a todos os equipamentos, em
que seja possível a identificação do bem, do funcionário que efetuou a venda,
do PVP” e “da quantidade”;
b) Está “a ser progressivamente diminuído o desfasamento temporal entre a
venda
de
bens
e
a
entrega
da
receita
(…),
sendo
agora
entregues
semanalmente as receitas de cada equipamento, salvo quando existe um
pedido expresso de emissão de fatura. Nestes casos, as entregas são feitas no
dia ou no dia seguinte”;
c) A “natureza de algumas das questões suscitadas ultrapassa largamente o
âmbito das competências da DAPC, sendo que a respetiva resolução ou
melhoria apenas será possível com a colaboração ativa de outras unidades
orgânicas, com ênfase para a DCCD em termos de informação e formação
11
quanto aos procedimentos a adotar, bem como da disponibilização de
infraestrutura. Têm particular importância os aspetos referentes ao correto
domínio e adequação da plataforma TAX (…) e disponibilização de TPA”.
A equipa de auditoria recorda que a alínea a) do artigo 7º do Código do IVA (CIVA) prevê
que o facto gerador e a exigibilidade do imposto ocorre nas transmissões de bens,
no momento em que os mesmos são postos à disposição do adquirente e a alínea
b) do artigo 29º do CIVA prevê a emissão obrigatória de fatura por cada transmissão
de bens ou prestação de serviços, independentemente da qualidade do adquirente dos
bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, bem como pelos
pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da
prestação de serviços3. O prazo para a emissão de fatura é o disposto na alínea a) do nº 1
do artº 36º do Código do IVA, ou seja o mais tardar “no 5º dia útil seguinte ao do
momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7º”.
Neste âmbito:
1. Sendo a plataforma informática de emissão de guias de receita e de faturação
a do programa TAX, recomendamos a disponibilização em cada ponto de
venda do hardware e software necessários à emissão de documento de
quitação imediato para todos os atos de compra, ou seja, a fatura, mesmo nos
casos em que o contribuinte não o solicite como previsto no CIVA.
Após a instalação de terminais informáticos em todos os pontos de venda,
deverá ser instalado o TAX nos mesmos e dada formação na aplicação aos
colaboradores que a utilizarão.
2. Atendendo a que poderá ser necessário algum tempo para implementação da
recomendação proposta no ponto anterior (nomeadamente a emissão de
fatura ao invés da guia de receita), sejam definidos prazos para emissão de
guia de receita que não ultrapassem os cinco dias úteis estabelecidos na
alínea a) do nº 1 do artigo 36º do CIVA, por forma a serem cumpridas as
obrigações fiscais do município.
3. Constatou-se pela inexistência de terminais de pagamento automático (vulgo
TPA’s) nos pontos de venda. Esta situação coloca em causa as vendas, por
3
CIVA, com a redação do D.L. nº 197/2012, de 24 de Agosto, com entrada em vigor em 1 de Janeiro de
2013.
12
exemplo, quando um cidadão nacional ou estrangeiro pretende fazer uma
aquisição através de cartão bancário e os pontos de venda não têm nem TPA,
nem existe nas zonas circundantes aos equipamentos terminal bancário para
o levantamento de numerário.
Os pontos de venda municipais são locais que espelham as dinâmicas de
organização do município, quer para os cidadãos nacionais ou estrangeiros.
Pelas razões invocadas, deverão ser fornecidos aos pontos de venda os
instrumentos que lhes permitam proceder ao eficiente atendimento de todos
aqueles que nos visitam, pelo que propomos a instalação de terminais de
pagamento automático nos mesmos, com permissão para pagamentos
internacionais.
(12) Atualmente a emissão de guias de receita em TAX é feita apenas por duas
colaboradoras. A aplicação prática das diversas tipologias de guias parametrizadas em TAX
não é intuitiva, pois para além de ser possível às utilizadoras o acesso a qualquer um dos
tipos de Guia, constatou-se pela redundância de alguns modelos, assim como pela
inexistência de códigos específicos para cada bem vendido, ou seja, verifica-se a ausência
de parametrização das guias por código GES do bem.
O módulo de guias de receita em utilização (TAX), não permite a inscrição de descontos por
via de um código direto a eles associado, nem a emissão de guias de transporte. No
comentário às constatações o serviço auditado refere que, no âmbito das guias de
recebimento, as mesmas “já refletem os descontos efetuados”.
Coexistem várias tipologias de Guias de Receita na plataforma TAX e a sua utilização nem
sempre reflete o estipulado no Código do IVA.
Propomos:
1. A utilização do módulo de emissão de faturas do programa TAX em todos os
pontos de venda pelos colaboradores a eles afetos.
2. Apesar de atualmente o módulo de faturação do TAX não importar diretamente
os códigos GES dos bens, que seja possibilitada pela software-house a
utilização da codificação GES na emissão de faturas, a fim de potenciar a
13
utilização do programa pelos colaboradores, nomeadamente no que respeita à
parametrização para cada bem da sua taxa de IVA e conhecimento de dados
relativos ao volume de vendas e descontos aplicados.
(13) Não se encontram definidos os bens relacionados com a visita ao Museu que
permitem a isenção da taxa de IVA. Não existem mecanismos de apoio para a emissão de
guias de receita, nomeadamente uma tabela que permita a identificação imediata da taxa
de IVA a aplicar na venda de cada bem.
Propomos:
Deverá ser submetida ao Executivo proposta sobre a aplicação ou não do disposto
no Ofício Circulado dos Serviços de Administração do IVA nº 174.229 de 20 de
novembro de 1991 – IVA Câmaras Municipais, nomeadamente no que respeita à
isenção de aplicação do IVA nos bens relacionados com as visitas aos Museus. A
DAPC deverá solicitar parecer dos serviços financeiros relativamente a esta
matéria previamente à formalização da sua proposta para o Executivo.
(14) Concluiu-se pela inexistência de uma metodologia uniforme na formação do preço de
venda ao público dos títulos publicados pelo município. Não foram encontradas deliberações
de atribuição de preços de venda ao público para todos os títulos.
Neste âmbito, propomos:
1. A definição em regulamento procedimental interno das margens comerciais a
praticar pelo município.
2. A deliberação do Executivo com base em proposta da DAPC, dos preços a
praticar para cada título.
14
(15) Não foram detetadas normas procedimentais para a gestão das ofertas e das
permutas. Constatou-se pela falta de homogeneidade na formalização dos pedidos de bens
para oferta.
Propomos:
A definição em regulamento procedimental interno das metodologias a aplicar à
gestão das ofertas e das permutas, nomeadamente no que respeita aos
documentos necessários à tramitação dos processos e respetivos circuitos de
autorização.
(16) São inexistentes as normas procedimentais para a gestão das consignações. Os
colaboradores que lidam com consignação de bens não se encontram formalmente
mandatados e constatou-se pela ausência de formalização das consignações com terceiros.
O serviço auditado refere, quanto a esta matéria, que foi aperfeiçoado o “modelo
existente de Guia de Consignação” e as vendas “efetuadas sob regime de
consignação, (…) passaram a ser realizadas mensalmente”, sendo no início de cada
mês, “solicitados relatórios de vendas a cada espaço onde as nossas publicações
estão consignadas, e emitidas faturas para pagamento das referidas vendas”.
A equipa de auditoria refere que a questão das consignações apresenta dois vetores: o
município enquanto consignante e o município enquanto consignatário. Ambos os vetores
devem ser analisados à luz da sua formalização administrativa e da legislação fiscal.
Propomos:
1. No âmbito da formalização administrativa das consignações:
a) A criação de normas procedimentais para a gestão das consignações na
ótica do Município enquanto consignante ou consignatário, nomeadamente
no que respeita à formalização contratual e previsão de situações relativas
a roubo ou qualquer outro dano;
b) A formalização contratual das consignações deverá conter clausulado que
preveja:
15
i)
As condições gerais e particulares para a gestão das consignações;
ii) O período de consignação;
iii) Qual a entidade que promove o transporte dos bens e que suporta
esse custo;
iv) Qual a formalização e metodologia de emissão das respetivas guias
de transporte;
v) A faturação entre entidades por forma a respeitar, entre outros, o
Código do IVA;
vi) As
condições
de
reposição
dos
bens
durante
o
período
da
consignação;
vii) As condições de devolução dos bens após o período de consignação;
viii)
As
margens
comerciais
a
aplicar
ou
quaisquer
outras
contrapartidas para os consignatários.
c) Construção de base de dados específica para a gestão das consignações;
d) Formalização por via de Nota de Serviço dos colaboradores mandatados
para a gestão de bens consignados.
2. No âmbito do cumprimento da legislação fiscal:
O CIVA considera que no caso do envio de mercadorias à consignação, não há
lugar à liquidação de IVA por parte do consignante. Contudo, o consignante
deverá nos termos do nº 1 do artº 38º do CIVA, proceder à emissão de fatura,
contendo os elementos a que se refere o nº 5 do artº 36º do CIVA, no prazo de
cinco dias úteis a contar do momento do envio das mercadorias à consignação,
não sendo mencionado qualquer imposto na fatura.
Há lugar à liquidação de IVA quando por força do disposto nos nºs 5 e 6 do artº
7º do CIVA, ocorra uma das seguintes situações:
a) Venda a terceiro dos bens;
b) Compra efetiva das mercadorias pelo consignatário;
c) Findo o prazo de um ano sem que se verifique a venda, a compra ou a
devolução das mercadorias.
16
Nas situações descritas na alíneas anteriores, há lugar a liquidação de IVA nos
termos da alínea c) do nº 3 do artº 3º e do nº 2 do artº 16º do CIVA, devendo
ser processada a respetiva fatura no prazo de cinco dias úteis a contar do
momento em que o imposto é devido, devendo a mesma fazer referência à
documentação emitida anteriormente aquando do envio das mercadorias do
consignante para o consignatário.
No desenvolvimento dos procedimentos supra descritos, deverá o serviço
auditado solicitar a colaboração dos serviços financeiros do município.
(17) De uma forma geral, os valores arrecadados pelos pontos de venda apresentam as
seguintes fragilidades:
a) Precariedade dos sistemas de guarda de valores;
b) Ausência de seguros contra roubo ou outras perdas;
c) Agregação no mesmo dispositivo de guarda de valores, de verbas relativas a vendas
municipais, vendas de bens consignados e de outras atividades,
d) Falta de uniformidade nos prazos de envio para depósito dos valores arrecadados.
Propomos:
1. A revisão de todos os dispositivos de guarda de valores nos pontos de venda.
2. A criação de normas relativas à guarda e manuseamento dos valores
arrecadados, que inclua a previsão de um seguro de valores de caixa para os
pontos de venda.
3. A normalização dos prazos de depósito dos valores arrecadados, tendo em
conta os limites indicados no ponto (11) das páginas 11 e 12 do presente
relato de recomendações.
17
(18) Nos pontos de venda não existem catálogos que deem a conhecer as edições do
Município. Não foi encontrada qualquer divulgação do merchandising municipal à exceção
do sítio da internet do Museu do Mar.
No sítio da internet municipal permanece link para a Livraria Municipal, que já não existe.
Existe uma loja já inaugurada, com merchandising próprio – Loja do Museu Condes de
Castro Guimarães – que não se encontra em atividade.
A DAPC informa da “debilidade na divulgação deste vetor importante do património
municipal: desde o encerramento da Livraria Municipal em meados de 2012 que
não
foi
consensualizada
uma
alternativa
viável
à correta
divulgação
das
publicações municipais que preencha os desejáveis requisitos de centralidade,
identidade e funcionalidade”.
Informa ainda que “foi elaborado um Catálogo das Publicações Municipais com a
descrição de todas as publicações disponíveis e o preço de venda ao público com o
objetivo de ser disponibilizada no site da CMC” e que incluirá “no Plano de
Atividades para 2015 a criação da Livraria Municipal virtual e a criação de dois
pontos de venda em duas das Bibliotecas Municipais de Cascais (Biblioteca
Municipal Casa da Horta da Quinta de Santa Clara e Biblioteca Municipal de São
Domingos de Rana)” e ainda que alertou para a “necessidade de criação de correio
eletrónico específico para a área das publicações”.
Propomos:
1. O desenvolvimento e implementação das metodologias propostas pelo serviço,
situação a acompanhar em follow-up de auditoria.
2. Deverão ainda ser implementados nos pontos de venda acessos aos catálogos e
preçários para os visitantes.
3. Deverá ser equacionada a abertura da Loja do Museu Condes de Castro
Guimarães, que constituindo um espaço de excelência para a venda de edições
municipais, se encontra por rentabilizar.
18
(19) Na deliberação de Câmara de 10 de fevereiro de 2014, Ponto nº 26, foi aprovada
minuta de Protocolo de Gestão dos Equipamentos Culturais do Município, gestão concedida
à Fundação D. Luís I. Na reunião de Câmara de 26 de junho de 2014, Ponto nº 26, foi
aprovada a Tabela de Preços a praticar pela Fundação D. Luís I.
Contudo, não foi possível aferir se a gestão das edições municipais faz parte do conjunto de
competências a transferir para a Fundação.
A evolução,
da gestão das edições municipais será acompanhada em follow-up de auditoria.
(20) Não existem critérios que permitam medir a qualidade e impacto dos serviços
prestados nos pontos de venda.
Neste âmbito:
A equipa de auditoria propôs ao longo do presente relatório a criação de um
conjunto de procedimentos e normativos que cremos, irão permitir pela sua
implementação, a criação de indicadores que permitam medir o impacto da
atividade dos pontos de venda.
As medidas por nós propostas integram-se nos passos a desenvolver para a
implementação de um sistema de gestão de qualidade no processo de vendas de
edições municipais, pelo que aferir-se-á quanto à evolução deste processo em
follow-up de auditoria.
19
3. Notas Finais
Esperamos que as nossas conclusões/recomendações constituam um contributo para a contínua
melhoria do serviço auditado.
Estamos convictas que a equipa que neste momento tem sob a sua responsabilidade a gestão
das edições municipais, tem em si o potencial para conseguir implementar as medidas
corretivas que tornarão esta área um serviço de excelência prestado a cidadãos nacionais e
estrangeiros.
A equipa agradece o acolhimento, a simpatia e a disponibilidade dos auditados e de toda a sua
linha hierárquica ao longo do processo de auditoria.
Cascais, novembro de 2014
A Equipa de Auditoria Interna,
Coordenação
,
Técnica Superior Gestão
,
Técnica Superior Direito
.
20