CIRCULAR 001/2006
INSTRUÇÕES PARA ARQUIVO
Seguem abaixo, orientações sobre o arquivo de documentos em vossa empresa,
para sua segurança e para melhor controle administrativo, facilitando assim qualquer
consulta e manuseio em caso de necessidades.
1) O arquivo a critério da empresa, poderá ser:
a) Pasta classificadora A-Z (papel duro);
b) Pasta suspensa - são acondicionadas em arquivo de aço geralmente de
quatro gavetas;
c) Caixas de arquivo morto com pastas para cada tributo/documento;
d) Em conjunto, pastas A-Z ou suspensas com caixas de arquivo morto.
2) Cada documento deverá ser arquivado nas pastas respectivas, obedecendo ao
critério de datas ou meses de competência.
3) Estes documentos não deverão ser retirados das pastas sem motivo e quando
retirados, deixar anotado quem retirou e a data, e após o uso, voltar a arquivá-los na
mesma ordem.
4) Antes de arquivá-los, enviar para a Markar contabilizar.
a) De um modo geral, todos os documentos em nome da Empresa deverão ser
contabilizados;
b) As guias de pagamentos de tributos deverão ser enviadas Cópias para a
Markar contabilizar;
Dessa forma, as guias originais já poderão ser arquivadas nas pastas respectivas.
Apenas as guias informativas, não precisam voltar, são os itens:
DEPTO. PESSOAL
DEPTO. FISCAL
DEPTO. CONTÁBIL
DEPTO. LEGAL
1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.6, 1.8, 1.9, 1.11, 1.12, 1.14, 1.15;
2.1, 2.4, 2.8, 2.9, 2.10,2.11;
3.3, 3.4, 3.5,3.6;
4.1, 4.3, 4.4.
5) Tempo que os documentos devem ser guardados:
Nesta circular, orientaremos os prazos que os documentos devem ser mantidos em
arquivo (em bom estado de conservação).
DE UM MODO GERAL:
a) Documentos contábeis (extratos bancários, duplicatas e despesas em
geral), Notas fiscais de entrada e Notas fiscais de saída - Devem ser
mantidos por 6 anos. São documentos que podem ser arquivados nas caixas
de arquivo morto e não em pastas, pois quando vencer o prazo dos 6 anos é
só eliminar essa caixa ou manter até terminar algum processo de seu
conhecimento.
b) Documentos Trabalhistas (DP) – Devem ser mantidos por 30 anos (Guias
de impostos e documentos de empregados), pois poderão ser necessários
para fornecer informações aos empregados para fins de aposentadoria.
c) Documentos Fiscais e Documentos legais – Devem ser mantidos por 06
anos, 10 anos, 30 anos ou indeterminadamente, dependendo do tributo,
porém, aconselhamos a manter (documentos que tenham prazos
determinados, 06, 10, 30 anos), no mínimo por 30 anos (pois é comum a
empresa ter um processo sem ter conhecimento).
Esclarecemos que essa é uma circular geral para todos os clientes, ou seja, pode ser que a
sua empresa não tenha na atividade a Prestação de Serviço, então também não terá as
guias de ISS ou não tenha empregados, portanto não terão as pastas referentes à folha de
pagamento, as obrigações e as guias referente ao Departamento Pessoal.
Estaremos à disposição para outros esclarecimentos que julgar necessário.
1.
DEPARTAMENTO PESSOAL
1.1 - FOLHAS DE PAGAMENTO (MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Folhas de Pagamento, e o Resumo da Folha.
Não haverá necessidade de retorno destes documentos para a MARKAR para serem
contabilizados após entrega em sua empresa.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.2 – PRONTUÁRIOS DE EMPREGADOS
Nesta pasta deverão ser arquivados os Recibos de Quitações de empregados,
Recibos de Ferias, Recibo do Salário Mensal, Ficha de Salário família, Ficha de
salário maternidade, atestados médicos, Informe de Rendimentos (assinados), Cat,
etc...
Os recibos de férias, quitações e os holerites devem estar datados e assinados pelos
empregados.
Em caso de desligamento de algum empregado, transferir os documentos para
arquivo próprio de empregados desligados com todos os documentos anexos.
Não haverá necessidade de retorno destes documentos para a MARKAR para serem
contabilizados após entrega em sua empresa.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.3 -FOLHAS DE PRÓ-LABORE (MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Folhas de pró-labore dos sócios
administradores.
Não haverá necessidade de retorno destes documentos para a MARKAR para serem
contabilizados após entrega em sua empresa.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.4 – PRONTUÁRIOS DE SÓCIOS
Nesta pasta deverão ser arquivados os Recibos de Pró-labore, lucros e outros
documentos dos sócios da empresa.
Os recibos de pro labore e lucros, devem estar datados e assinados pelos sócios.
Não haverá necessidade de retorno destes documentos para a MARKAR para serem
contabilizados após entrega em sua empresa.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.5 - GUIAS DE INSS – GPS – GRPS (MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de pagamento do INSS, GRPS (hoje
GPS) da empresa e dos sócios;
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.6 - COMPROVANTE DO ENVIO DA CÓPIA DA GPS AO SINDICATO
Nesta pasta deverão ser arquivados os comprovantes referentes ao envio da GPS ao
sindicato representativo da categoria.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.7 - GUIAS DE F.G.T.S. / GFIP/ PROTOCOLO DE ENVIO DE ARQUIVOS DA
CONECTIVIDADE SOCIAL (Mensal)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de F.G.T.S., bem como as relações de
empregados do F.G.T. S (hoje GFIP/SEFIP).
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.8 - RAIS E RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS (ANUAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Rais;
Mesmo sem empregados a empresa precisa ter a RAIS.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.9 – REL. DE EMPREG. ADMITIDOS E DESLIGADOS – CAGED (MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as relações de empregados Admitidos e
Desligados já comunicados ao D.R.T.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.10 – CONTRIB. SINDICAL, ASSISTENCIAL, CONFEDERATIVA DOS EMPREG
(MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as guias de Contribuição Sindical, Contribuição
Assistencial e Confederativa dos empregados;
Deve-se arquivar também a relação dos empregados enviada ao sindicato da
categoria;
Pode-se arquivar também, cópia dos Dissídios, o qual deverá sempre ser
consultado, pois, é o complemento da CLT para sua empresa.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.11 – AUTONOMOS TERCEIRIZADOS E COOPERATIVAS.
Caso a Empresa tenha vários contratos com Autônomos (pessoa física) terceirizadas
e cooperativas (segurança e limpeza), deverá manter uma pasta para cada um, para
facilitar o controle de documentos,
Nestas pastas, devem-se manter os contratos, recibos, notas fiscais e demais
documentos a serem preparados e exigidos dessas empresas. (cópia das guias de
recolhimento do FGTS, INSS, ISS e recibo de pagamento de salário dos empregados
que prestam serviço na empresa)
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.12 – MEDICINA E SEGURANÇA NO TRABALHO
Deverá manter uma pasta com os documentos de manutenção dos programas de
medicina e segurança do trabalho:
o PPRA
Programa de prevenção de riscos ambientais NR9
o PCMSO
Programa de controle médico de saúde ocupacional
NR7
Exame médico na admissão e demissão de empregados,
obrigatórios para todas as empresas que tem empregados.
Os exames médicos podem ser arquivados juntamente com os documentos
dos empregados (prontuários)
o CIPA NR5
Verificar se a empresa está obrigada;
o
o
NR 23
Proteção contra incêndios (obrigatório para algumas
empresas).
EPI
Manter recibo de compra, entrega e instrução de uso de
equipamentos de proteção individual aos empregados.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.13 VALE TRANSPORTE E CESTAS BÁSICAS
Deverá manter uma pasta para cada obrigação
o Recibo de compra do vale transporte (pode ser da SPTRANS ou os
comprovantes da CEF pelo carregamento dos cartões);
o Recibo de entrega do vale transporte ao empregado;
o Recibo de compra das cestas básicas (se for o caso);
o Recibo de entrega das cestas básicas aos empregados,
o Recibos de Compra e entrega de uniformes e outros
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
1.14 LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO
É utilizado apenas para a fiscalização do trabalho, portanto deve ser mantido em
local de fácil localização.
O prazo para guarda desse documento é indeterminado.
1.15 Cartões de ponto – livros de ponto ou fichas
Podem ser arquivados em caixas de arquivo morto, separados por mês.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
2. DEPARTAMENTO FISCAL
PRESTADORAS DE SERVICOS
2.1 – DES – DECLARAÇÃO ELETRÔNICA DE SERVIÇOS – PMSP (MENSAL)
A PMSP obriga as empresas a encadernarem esta declaração referente aos Serviços
Prestados e Tomados. Portanto a Markar reterá estes documentos, providenciará a
encadernação e enviará para arquivo anualmente já encadernado. Deverão ser
arquivados em caixas de arquivo morto, juntamente com os livros fiscais.
2.2 - GUIAS DE I.S.S (MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de Imposto Sobre Serviços da
Prefeitura Municipal.
2.3 - TAXA DE FUNCIONAMENTO E DE PUBLICIDADE
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de T F A, T F E pagas anualmente para
a PMSP.
2.4 - LIVROS FISCAIS
Livros de Prestação de Serviços modelos 51 ou 53, modelo 56 e modelo 57, podem
ser guardados em caixa de arquivo morto.
As notificações de fiscalização, bem como OVL devem ser mantidos dentro do Livro
modelo 57.
O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou até o final de algum
processo.
EMPRESAS COMERCIAIS
2.5 – GUIAS DE INFORMACAO E APUR. ICMS (GIAS) E GUIAS DE PAGTO. (GARE)
(MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas sequencialmente as GIAS do ICMS, e as
respectivas guias de pagamentos (GARE). (ENVIAR PARA CONTABILIZAR
APENAS CÓPIA DAS GUIAS DE PAGAMENTO).
2.6 - NOTAS FISCAIS DE ENTRADAS (MENSAL)
Nesta pasta (pode ser em caixas de arquivo morto) deverão ser arquivadas as Notas
Fiscais de Compra, sendo uma pasta para as primeiras vias e outras para as
segundas vias. As Notas que são enviadas para a Markar, já voltam arquivadas em
pastas, bastando guardá-las nas caixas.
2.7 - NOTAS FISCAIS DE SAIDA (MENSAL)
Pode ser guardado em caixa de arquivo morto tanto o talão ou ticket (rolos) das
máquinas registradoras (também já vão arquivadas pela Markar).
Quando o movimento for muito pequeno as notas de entrada e de saída seguem
juntas na mesma pasta, para seu arquivo.
2.8 – FATURAS – (MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as faturas emitidas pela Empresa (quando for o
caso), e dar quitações nas mesmas quando do recebimento, poderá manter nessa
pastas os recebimentos de cartões de créditos também.
2.9 – DECLARAÇÃO DO SIMPLES, DIPAM, DOPUF, DME, DMEF, GINTER E OUTRAS
OBRIGAÇÕES ANUAIS
Nesta pasta deverão conter as Guias de DIPAM, DOPUF, DME, DMEF, DAME,
DECLARAÇÃO DO SIMPLES, GINTER e outras obrigações entregues anualmente
referentes à Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, a maior parte dessas
obrigações já estão extintas apenas a DECLARAÇÃO DO SIMPLES que ainda está
em vigor.
2.10 - LIVROS FISCAIS
Livros de Entrada, Saída, Inventário, modelo 6, modelo 56, Apuração de ICMS,
podem ser guardados em caixa de arquivo morto.
2.11 – AIDF – AUTORIZAÇÃO PARA IMPRESSÃO E DOCUMENTOS FISCAIS
Essas autorizações devem ser arquivadas em pasta suspensa e serão
utilizadas para confecção de novas notas fiscais.
O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou até o final de
algum processo.
3 DEPARTAMENTO CONTÁBIL
3.1 - DOCUMENTOS CONTABEIS
Todos os documentos contábeis deverão ser encaminhados a Markar para
contabilização.
Estes documentos serão utilizados, contabilizados e arquivados por mês em
pastas discriminadas e acondicionados em caixas de arquivo morto com a
relação
do
conteúdo,
e
serão
devolvidos
Mensalmente/Trimestralmente/Anualmente para arquivo.
Estas pastas podem ser guardadas da forma que forem recebidas e ao final
do prazo de guarda (anotado nas caixas) podem ser descartados.
Relação de documentos contábeis (somente para exemplo)
o
o
o
o
o
o
Despesas Administrativas
Despesas bancárias
Extratos bancários e de aplicações
Duplicatas pagas
Emolumentos diversos (cartórios)
Despesas Gerais da empresa.
O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou até o final de algum
processo.
3.2 – IMOBILIZADO
Nesta pasta deverão ser arquivadas as notas fiscais de compra de bens duráveis,
exemplo: mesa, cadeira, veículos, ferramentas, maquinas, computadores etc... Obs.
Caso queiram V.Sas., poderão abrir outras pastas especificas que não estejam aqui
previstas apenas para ajudar no controle de sua empresa.
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.
3.3 – BALANÇOS
Nesta pasta deverão ser arquivados os Balanços da Empresa e seus respectivos
anexos. Os balancetes expedidos durante o exercício não há necessidade de serem
arquivados, principalmente se as solicitações da Markar já tenham sido
solucionadas.
Empresa deverá manter a via original, encaminhando sempre cópia quando
solicitado.
O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos.
3.4 - IMPOSTO DE RENDA
Nesta pasta deverão ser arquivadas as copias de declarações do I.R.P.J. hoje DIPJ
ou PJ SIMPLIFICADA e o recibo de entrega da Declaração.
O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos ou até o final de algum
processo.
3.5 - LIVROS FISCAIS
Diário, Razão e Lalur podem ser guardados em caixa de papelão.
O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos ou até o final de algum
processo.
3.6 – OUTROS
3.6.1
– CONTRATOS DE LOCAÇÃO
Nesta pasta, deverão ser arquivados os contratos de locação de imóveis de uso da
empresa, bem como aditivos, renovações e outras alterações.
3.6.2
– CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Nesta pasta, deverão ser arquivados os contratos de prestação de serviços a outros
contratantes (clientes).
Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário.
O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou pelo prazo de
duração do contrato ou da locação.
4. DEPARTAMENTO LEGAL
4.1 - CONTRATOS E ALTERAÇÕES
Nesta pasta deverão ser arquivados o Contrato de Constituição e posteriores
Alterações originais.
A Empresa deverá manter a via original, encaminhando sempre cópia quando
solicitado.
4.2 - SINDICAL PATRONAL
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de Contribuição Sindical, assistencial e
confederativa da Empresa.
4.3 - CARTÃO DO C.N.P.J. - CARTÃO DO CCM (FDC) – DECA – ALVARÁ DE
FUNCIONAMENTO – CADAN – MATRÍCULA NO INSS - ALÉM DE OUTROS
DOCUMENTOS DE ABERTURA E/ OU ALTERAÇÕES.
Manter nesta pasta os documentos acima. A maior parte dessas obrigações pode ser
emitida via internet.
Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário.
4.4 - DCTF'S / DIRF'S / DACON / PER-DCOMP
Deverão ser arquivados em pastas próprias e individualmente:
o DCTF's - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (semestral) obrigação para todas as empresas exceto para empresas optantes pelo sistema
SIMPLES;
o DIRF's - Declaração de Imposto Retido na Fonte (anual) - obrigatório para todas
as empresas que efetuaram retenção do IR na Fonte;
o DACON – Demonstrativo de apuração de contribuições sociais (trimestral) Obrigatório para empresas de lucro Real;
o PER-DCOMP – (Quando houver compensações) - obrigatório para empresas que
compensaram impostos federais.
O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de algum
processo.
4.5 - DARF ‘S - RETENÇÃO NA FONTE
Nesta pasta deverão ser arquivados os Darf's de pagamento dos impostos retidos na
fonte:
o
IR de salários, pró labore, férias, autônomos, aluguéis, serviços de terceiros bem
como a retenção de PIS/COFINS E CSLL.
Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário, se for o caso uma para cada
código.
O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de algum
processo.
4.6 - PIS / COFINS
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de pagamento do PIS e da Cofins.
Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário, se for o caso uma para cada
código.
O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de algum
processo.
4.7 - DARF'S DE I.R.P.J. E CSLL
Nesta pasta deverão ser arquivados os Darf's de pagamento de IRPJ E CSLL
Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário, se for o caso uma para cada
código.
O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de algum
processo.
ESCLARECEMOS QUE EXISTEM MUITAS OBRIGAÇÕES QUE NÃO SÃO POSSÍVEIS
CONSEGUIR A SEGUNDA VIA.