A Tecnologia da Informação no Processo Organizacional
A TECNOLOGIA DA
INFORMAÇÃO NO PROCESSO
ORGANIZACIONAL
Gilbert Breves Martins 1
Rhandsaissem Tavares Leal2
Fabíola Nazaré Borges3
Valdir Sampaio da Silva4
INTRODUÇÃO
Atualmente vivemos em um mercado
altamente globalizado, caracterizado por
constantes transformações, e inundado
regularmente por novos produtos, serviços e
descobertas. Isto tem feito com que as
organizações se preocupem cada vez mais em
identificar a melhor forma de empregar seus
recursos de forma a obter um diferencial
competitivo para a manutenção de clientes e
conquista de novos nichos de mercado. Na
chamada “Era da informação”, a base da
riqueza das organizações não provém mais do
ativo contábil ou da massificação da produção,
mas sim do capital intelectual, do uso
sistemático do conhecimento de mercados,
domínios de processos e tecnologias e
relacionamento com organizações, como
geradores de vantagens competitivas
Neste contexto, a Tecnologia da Informação (TI), que durante muito tempo foi
considerada apenas um item de suporte aos
processos internos, uma fonte de despesas,
sem influência direta nos objetivos e metas das
organizações, deve ser repensada sob a
perspectiva de BOAR (2002): a de ser um fator
crítico para a obtenção, combinação e sustentabilidade de vantagens competitivas, resultando
em crescimento dos lucros e redução de custos operacionais.
T&C Amazônia, Ano 1, no 1, Fev de 2003
52
A Tecnologia da Informação no Processo Organizacional
Para se adaptarem a esta visão, os
Estágio da Euforia Tecnológica –
profissionais que trabalham com TI devem estar após a introdução do computador, em pontos
aptos a responder à seguinte pergunta: “Em que isolados da organização, esta percebe os
nível de maturidade se encontra a TI em minha ganhos potenciais da informatização em seus
organização?”. A clara consciência deste estado demais processos. Neste momento, consde amadurecimento é de vital importância para cientes do grande volume de trabalho que será
a elaboração de estratégias, a fim de adequar a requerido, as organizações optam pela criação
de um Centro de Processamento de Dados (o
TI da organização ao novo cenário mundial.
famoso CPD), que concentra os profissionais
dedicados a esta atividade.
PROCESSO DE MATURIDADE DA TI
Estágio do Caos - Certos de que a
NAS ORGANIZAÇÕES
simples utilização das novas técnicas e
Sob uma abordagem histórica REZENDE
ferramentas de TI resolvem todos os pro-
(2001) e FOINA (2001) propõem classificações
blemas, as organizações se deparam com
quanto o nível de utilização da TI nas organizações. resultados abaixo do esperado, além de
Os Níveis de maturidade propostos dão uma elevados custos associados aos profissionais
base teórica para identificar o estágio em que se e infra-estrutura alocados no CPD. Tem-se a
encontra a utilização e integração da TI dentro impressão de que os profissionais do CPD não
dos processos organizacionais.
Estágio
são capazes de entender as reais necessidades
Pré-informático
–
da organização. Começam a surgir conflitos de
Característico de uma organização de pequeno relacionamento entre o CPD e as outras
porte, devido ao baixo volume de dados unidades. Com a intenção de resolver estes
necessários à sua gestão. Este estágio problemas e ter um controle mais direto do
necessita de poucos ou nenhum recurso de TI, processo de informatização, as unidades da
uma vez que o fluxo de informações é organização partem para o uso de soluções
totalmente informal. A sobrevivência competitiva próprias, independentes do CPD. Em muitos
advém do esforço pessoal dos envolvidos e, de casos, após um processo de análise crítica,
forma paradoxal, da agilidade proporcionada descobre-se que a real causa dos baixos
pela falta de fluxos de informações formais.
Estágio
de
Introdução
da
resultados é a falta de um planejamento
adequado para a introdução das técnicas e
informática – O elemento de TI mais marcante ferramentas de TI.
Estágio da Retomada do Controle –
neste estágio – o computador, é introduzido
como resposta às necessidades de se Retomada do controle ocorre quando se põe
processar de forma rápida e eficiente um vol- ordem na casa para evitar maiores prejuízos
ume cada vez maior de informações presentes
pela falta de uso da tecnologia já adquirida e
em determinados processos organizacionais. por gastos adicionais com a proliferação de
Nesta etapa, as primeiras aplicações soluções isoladas. O CPD, com respaldo da
desenvolvidas são tipicamente utilizadas para bases de dados destes sistemas apresentam
controle básico, como folha de pagamento, normalmente um conjunto de informações
contabilidade e estoque.
T&C Amazônia, Ano 1, no 1, Fev de 2003
53
A Tecnologia da Informação no Processo Organizacional
redundantes. Inicia-se então um processo de em toda a empresa, atuando de forma comintegração das diversas bases de dados
petente e como um instrumento indispensável
existentes, como uma tentativa de se garantir nos processos de tomada de decisões
que as bases de dados possuam informações
estratégicas e operacionais.
compatíveis entre si. Como resultado deste
processo de integração, novas informações que
sintetizem as principais características da
empresa podem ser geradas, fornecendo uma
visão no nível adequado para auxiliar à tomada
TI COMO UMA FERRAMENTA DO DIA A
DIA
A TI pode ser definida como a
de decisões estratégicas. A partir deste ponto, “Preparação, coleta, transmissão, recepção,
a empresa passa a perceber que sua estrutura recuperação, armazenamento, acesso,
de TI pode realmente funcionar como um
apresentação e transformação de informações
diferencial competitivo.
em todas as suas formas (texto, gráficos, voz,
Estágio da Gestão da Informação – É
vídeo e imagem) para suprir os processos de
consolidado o processo de eliminação de negócios das organizações”.
Empresas que tomam decisões envoredundâncias de ferramentas e estabelecida a
unificação das bases de dados. Através desta lvendo TI como se fossem despesas, tendem
unificação, quaisquer modificações que os a concentrar-se no custo e não nas
dados sofrerem, seja pela alteração ou mesmo necessidades e benefícios pretendidos. Estas
a inserção de novos valores, estará empresas não enxergam o potencial estratégico
imediatamente disponível para qualquer setor da utilização da TI e avaliam apenas os ganhos
da empresa, aumentando ainda mais a operacionais que a tecnologia é capaz de
capacidade de adaptação da empresa como um
todo. Neste cenário, é de fundamental
oferecer.
Identifica-se uma empresa que trata TI
importância a existência de uma figura chamada como despesa quando:
de Gestor de Informações, que é o responsável
• gerente de TI tem dificuldade de
pela manutenção da integridade de todas as
acesso aos processos de decisão da
empresa;
informações que constituem a base de dados
• Os projetos são sempre discutidos
unificada.
Estágio da Maturidade da TI – Todos
com base nos custos envolvidos e
os setores da empresa são atendidos por
as decisões de financiamento
aplicações que fazem uso de uma base de
estendem-se por longo tempo;
dados unificada sob uma infra-estrutura sólida
•
orçamento de TI está sempre sujeito
de TI de alta disponibilidade. A organização tem
a cortes e paralisações; a TI é tratada
políticas formais para segurança da informa-
como recurso operacional e não
ção, padronização de ferramentas de TI e pla-
como ativo estratégico.
nos estratégicos para TI. A Unidade de
Empresas que tomam decisões
Tecnologia da Informação passa a existir envolvendo TI como se fossem investimentos
virtualmente, mas suas ações são distribuídas
T&C Amazônia, Ano 1, no 1, Fev de 2003
procuram utilizar a tecnologia para implementar
54
A Tecnologia da Informação no Processo Organizacional
processos que vinculem as atividades de TI aos
objetivos e metas estratégicas da empresa. A
alta administração e o CIO (Diretor de
Informações) se relacionam de modo que o
setor de TI esteja integrado à missão e visão
estratégicas da empresa, e assim possa auxiliar
no estabelecimento de estratégias da
administração. Entretanto, nem todos os gastos
com TI devem ser tratados como investimentos.
Existem gastos contínuos de manutenção da
infra-estrutura e reposição de itens de consumo.
TI COMO UM FATOR ESTRATÉGICO
Mesmo com os recursos tecnológicos
atualmente disponíveis, capazes de elevar
consideravelmente os níveis de eficiência e
confiabilidade dos processos, fornecer a
informação certa, na hora certa, às pessoas
certas não tem sido uma tarefa fácil. Segundo
Peter Drucker (apud, GATES 1999), “A
tecnologia da informação tem sido até agora
uma produtora de dados, em vez de informação,
e muito menos uma produtora de novas e
Para BIO (1985), grande parte das
diferentes questões e estratégias. Os altos
empresas não utiliza o planejamento de executivos não têm usado a nova tecnologia
informática. Apesar de ser possível atender à porque ela não tem oferecido as informações
necessidade, pode levar a conseqüências
como:
que eles precisam para suas próprias tarefas.”
Os desafios enfrentados pela TI nos
•
Mudanças constantes de priori-
anos 80 e 90 foram parcialmente superados. A
dades. Projetos são iniciados e convergência das tecnologias de computadores
descontinuados, substituídos, diante e telecomunicações tornou possível a
•
•
•
•
das emergências ou do ponto de vis-
concepção de Sistemas de Informação funda-
ta isolado de um gerente;
mentados em metodologias de gestão capazes
Sub ou superdimensionamento dos
de mudar o cenário descrito por Drucker. No
recursos de informática, provocando
final do século XX, a disseminação de Sistemas
custosas conversões ou ociosidade
ERP (Enterprise Ressource Pla-ning), CIM
do equipamento;
(Computer Manufacturig Management, MES
Dimensionamento inadequado dos
(Manufacturing Execution Systems), SDCD
recursos humanos na área de
(Sistemas Digitais de Controle Distribuído), DM
sistemas;
(Document Management ), Workflow etc., é uma
Implantações mal sucedidas tra-
realidade de fato. Conceitos de teóricos da
zendo mais problemas, em vez de
gestão tais como: Edwards Deming, Tom Pe-
chegar às soluções pretendidas
ters, Michael Hammer, Peter Senge, Michel
originalmente;
Porter, Masaaki Imai, Kaouuru Ishikawa, Eliyahu
Desgaste e desmotivação dos
profissionais da área, levando a um
exagerado “turnover” da equipe;
•
Impossibilidade de avaliar benefícios
e controlar o desenvolvimento dos
sistemas.
T&C Amazônia, Ano 1, no 1, Fev de 2003
Goldratt, Jim Collins, Gary Hamel e Prahalad
bombardearam de idéias, as cabeças de
empresários e executivos ávidos por sucesso
diante de questões cada vez mais complexas.
Como conseqüência da necessidade de ser
competitiva e enfrentar os desafios impostos por
um mercado globalizado, as mudanças nas
55
A Tecnologia da Informação no Processo Organizacional
estruturas organizacionais passaram a ser
constantes, à luz dos pensamentos dos gurus
As estratégias informacionais tornam a
informação mais significativa.
e seus discípulos.
Para GRAEML (2000) é difícil estimar
Neste contexto, os desafios atuais da TI qual o aumento de participação de mercado que
são guiados por três fatores: enormes volumes
novos investimentos de TI podem trazer. Mas é
de informações da “Era das Redes”, transfor- possível prever se um sistema vai melhorar a
mações contínuas do local de trabalho e capacidade da empresa perceber, de forma
necessidades de codificação do conhecimento. mais ágil, o que seus clientes querem, aumentar
O primeiro fator é intrínseco a TI, sob um ponto a confiabilidade dos produtos e reduzir custos,
de vista de suporte às necessidades de infra- por exemplo. Sendo assim, a empresa
estrutura básica das organizações. Já os
melhorará sua posição no mercado ou, pelo
demais fatores definem a dinâmica que a TI menos, neutralizará o avanço da concorrência.
deve incorporar para absorver necessidades de O autor afirma que empresas que transformam
flexibilidade de processos e integrar apren-
a tecnologia em diferencial competitivo sus-
dizagem, conhecimento e competências em
tentável tornam-se bem sucedidas, enquanto
ambientes colaborativo sem fronteiras
outras que não tiverem o mesmo zelo ou
geográficas.
competência na escolha dos investimentos
Assim, muitas empresas têm repensado
mais adequados, alinhados às estratégias e
a TI como um valioso recurso estratégico no cultura da empresa fracassarão. No entanto, a
auxílio ao melhor aproveitamento de seus competência gerencial continua a ser a chave
recursos e na conquista de vantagens
para o sucesso dos investimentos em TI. A
competitivas, e não somente como um centro tecnologia pode atuar apenas como catalisadora
de custo. STAIR (1998) afirma que “empresas dos bons ou maus esforços de gestão.
que permanecem competitivas são aquelas que
reconhecem o valor das informações e METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO
estruturam suas atividades e sistemas de
informação de forma a maximizar esses
DE UM PLANO ESTRATÉGICO DE TI
Uma vez identificado o atual estágio dos
recursos”.
Segundo DAVENPORT (2000), as
empresas têm alguns bons motivos para
pensar estrategicamente sobre a informação.
Estes motivos são:
processos de informação de uma organização,
a elaboração de um planejamento para
mudança de estágio deve ser pensada de forma cuidadosa. Contudo, independente do porte,
ou da área de atuação, um plano estratégico de
Os ambientes informacionais nas
empresas são desastrosos;
Os recursos informacionais sempre
podem ser mais bem alocados;
As estratégias da informação ajudam as
empresas a se adaptar às mudanças;
T&C Amazônia, Ano 1, no 1, Fev de 2003
TI deve ser capaz de responder às seguintes
perguntas:
•
O que existe hoje em minha organização?
•
Quem usa o que e com que finalidade?
•
Atende às nossas necessidades?
56
A Tecnologia da Informação no Processo Organizacional
•
Qual a visão da organização para o fu- sidades de informação, para que posteturo?
riormente sejam avaliadas as eventuais
Tendo em mente estas perguntas, um
deficiências na geração e processamento das
planejamento estratégico pode ser estruturado mesmas.
da forma a seguir, caracterizado por contribuir
Identificar e avaliar os Sistemas de
para um maior grau de efetividade nas fases de Informação – O atual sistema de TI implantado
execução. Segundo REZENDE (2001), os
na organização deve ser avaliado com relação
seguintes estágios de planejamento poderiam
às possíveis necessidades de melhorias de
ser utilizados:
hardware, software, infra-estrutura de rede,
Organização do projeto – Etapa fun-
processos de negócios e capacitação de
damental, refere-se à definição das atividades
recursos humanos. Devem ser identificadas
chaves a serem executadas, seus objetivos e adaptações ou mesmo reformulações dos
metas, as equipes de trabalho, bem como os sistemas de TI atualmente implantados bem
prazos para conclusão de cada atividade. A como a avaliação de potenciais sistemas
participação de profissionais com um bom disponíveis no mercado.
conhecimento da organização, e dos conceitos
Planejar e propor Sistemas de
de Tecnologia da Informação, é de grande auxílio Informação – Com base nas deficiências
para se obter a estruturação mais eficaz.
Capacitação da equipe de trabalho –
identificadas na fase anterior, são propostas
alternativas detalhadas para melhoria dos
Nesta etapa do processo é feita a familiarização sistemas de informação já em uso, incluindo o
das equipes envolvidas no planejamento e planejamento para implantação de novos
execução das atividades do projeto com as
sistemas com desenvolvimento próprio ou a
ferramentas que serão utilizadas na sua aquisição de software de terceiros. Também
execução. Como planejamento futuro, esta devem ser propostas formas de otimização dos
ação deveria se tornar um processo contínuo processos de negócios, definição de exigências
em toda a organização, não sendo apenas uma de alta disponibilidade e a integração das
atividade associada a um ou outro projeto diversas bases de dados disponíveis
(DATAWAREHOUSE).
específico.
Identificar objetivos e as informações
Planejar infra-estrutura paralela –
organizacionais – Este é um processo muito
Com base nos resultados obtidos na etapa an-
delicado e vital, pois visa a identificação clara e terior, nesta etapa deve ser definido o
objetiva das principais atividades desenvolvidas planejamento necessário para revisão,
pela organização. É fundamental a modelagem
manutenção e/ou implantação de elementos
dos processos de negócios, identificando redundantes, assim como estruturas de backsubprocessos, responsabilidades, up, necessárias para dar suporte às exigências
regras, como os setores interagem e colaboram
entre si para a execução de atividades, e todas
de alta disponibilidade, identificadas.
Planejar recursos humanos – Como
as informações envolvidas no processo. Neste um dos resultados do trabalho executado na
momento deve-se identificar as reais necesT&C Amazônia, Ano 1, no 1, Fev de 2003
etapa anterior, serão definidos processos de
56
A Tecnologia da Informação no Processo Organizacional
ajuste dentro dos quadros da organização, tan-
Elaborar planos de ação – Uma vez
to para suprir deficiências como para definir o definidas prioridades e orçamentos, a equipe de
melhor aproveitamento das potencialidades de execução deverá elaborar os respectivos planos
seus colaboradores.
Organizar a Unidade de Tecnologia
de ação operacionais.
Gerir, documentar e aprovar o
da Informação – Como forma de garantir a projeto – Implementação de fato dos planos de
continuidade da gestão da Tecnologia da ação operacionais.
Informação, a organização deve pensar no
estabelecimento de uma unidade exclusivamente dedicada a Tecnologia da Informação,
abrigando profissionais com o perfil adequado
e com claras atribuições e responsabilidades.
CONCLUSÃO
Da pré-informática ao conhecimento
estratégico, a integração da Tecnologia da
Informação ao processo organizacional é um
fator crítico para a execução das estratégias de
Estabelecer prioridades – Nesta etapa
uma organização. O gerenciamento das infor-
é definida a ordem em que serão implantados
mações proporciona um melhor cenário para a
os sistemas, programas, normas, políticas, concepção de idéias inovadoras e suporte à
entre outros, definidos durante as diversas fases tomada de decisões, facilitando a seleção,
de planejamento. Esta é uma atividade que deve distribuição, operação, manutenção e evolução
ser revista periodicamente, tanto para controle dos bens da organização de forma coerente com
dos prazos como para avaliação ou redefinição suas metas e seus objetivos.
de prioridades.
Em muitos casos, as organizações
Analisar impactos – Antes da efetiva possuem dentro de si o material humano e
implantação das atividades planejadas, um
tecnológico necessário para ajustar-se ao novo
processo de análise crítica dos efeitos
cenário da “Era do Conhecimento”, faltando
decorrentes da execução destas ações deverá apenas o estabelecimento de uma política sólida
ser realizado. Isto ajudará a determinar a para a gestão da TI.
viabilidade de execução dos projetos, definição
de prioridades e estabelecimento de estratégias
que orientarão a definição de ajustes
necessários.
Para que a TI seja um elemento
diferencial competitivo para a organização, a
mesma deve ser encarada como um
investimento, e não como um “centro de custo”.
Elaborar plano econômico-financeiro
– Todos os planejamentos que necessitem de
REFERÊNCIAS
BOAR, Bernard H., Tecnologia da informação:
avaliação de disponibilidade de recursos para a
A arte do planejamento estratégico, Berkey
sua viabilização. Este processo ajudará a definir Brasil, 2002.
investimentos financeiros devem sofrer
a ordem de execução das atividades. Como
REZENDE, Denis A, Tecnologia da informação
aplicada a sistemas de informação empresariais,
para a definição de um orçamento anual para
Atlas, 2001.
objetivo futuro, este processo deverá evoluir
investimentos na área de TI.
FOINA, Paulo R., Tecnologia de informação:
Planejamento e Gestão, Atlas, 2001.
T&C Amazônia, Ano 1, no 1, Fev de 2003
58
A Tecnologia da Informação no Processo Organizacional
DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da sor do Departamento de Eletricidade da
informação: por que só a tecnologia não basta Universidade Federal do Amazonas (UFAM).
para o sucesso na era da informação. São Paulo:
Futura, 1998.
GATES, Bill. A empresa na velocidade do
pensamento: com um sistema nervoso digital. São
Paulo: Companhia das letras, 1999.
GRAEML, Alexandre. R. Sistemas de informação:
o alinhamento da estratégia de TI com a
estratégia corporativa. São Paulo: Atlas, 2000.
136 p. ISBN 85-224-2467-5.
STAIR, Ralph. M. Princípios de sistemas de
informação: uma abordagem gerencial. 2.ed.,
Rio de Janeiro: LTC - Livros Técnicos e Científicos,
1998. 452 p. ISBN 85-216-1132-3.
BIO, Sérgio R. Sistemas de informação - um
enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1985. 184 p.
ISBN 85-224-0009-1.
1
Gilbert Breves Martins é Analista de
Sistemas – Mestre em Ciência da Computação
(UFMG) – Núcleo de Tecnologia da Informação
(FUCAPI) e Coordenador dos cursos de Análise
de Sistemas e Ciência da Computação do
CESF – Instituto de Ensino Superior Fucapi
2
Rhandsaissem Tavares Leal é Engenheiro
Eletricista – Mestrando em Telecomunicações
(UFRJ/ UFAM) – Núcleo de Tecnologia da
Informação (FUCAPI) e Professor no curso de
Engenharia de comunicações do CESF
3
Fabíola Nazaré Borges é Bacharel em
Economia – Especialista em desenvolvimento
de sistemas (UFAM) – Núcleo de Tecnologia da
Informação (FUCAPI)
4
Valdir Sampaio da Silva é Engenheiro
Eletricista – Mestre em Sistemas de controle
(UFRJ) – Coordenador de Projetos - Núcleo de
Tecnologia da Informação (FUCAPI) e ProfesT&C Amazônia, Ano 1, no 1, Fev de 2003
59