SOLICITAÇÃO ELETRÔNICA PARA FOLGA PAGAMENTO-PCS-SAÍDA SERVIÇO
AUTORES:
Setor de Gestão de Pessoas (SGP) e Núcleo de Tecnologia da Informação
(NTI) da Embrapa Meio Ambiente
INTRODUÇÃO
Na atual perspectiva de uma “Sociedade da Informação” torna-se
imprescindível um trabalho constante de melhoria e automação dos
serviços de forma a se obter uma sensível redução do fluxo de trabalho e
da circulação de papéis.
Dentro deste contexto a Embrapa Meio Ambiente, implantou em 2004
um sistema eletrônico para o controle da frequência de seus empregados
no ambiente de trabalho através do uso de relógio de ponto. Contudo, ainda
prevalecia a rotina de preenchimento de um formulário onde se especificava
as ocorrências e justificativas de ausências eventuais, que deveriam ser
registrados no novo sistema de controle de frequência, o que gerava uma
grande movimentação de pessoas no setor para a entrega destes
documentos.
O empregado recebe um e-mail contendo os dados de sua
“solicitação” e o supervisor, o comunicado de que há uma nova solicitação
a ser autorizada, contendo o link para a tela de autorização (de acesso
restrito).
Percebeu-se então a necessidade da utilização de uma ferramenta
tecnológica que possibilitasse a comunicação digital entre o chefe imediato,
seu colaborador e o Setor de Gestão de Pessoas de forma a agilizar o fluxo
das informações.
Para tanto, o Setor de Gestão de Pessoas (SGP) solicitou ao Núcleo
de Tecnologia da Informação (NTI), o desenvolvimento de um formulário
eletrônico no qual cada colaborador pudesse comunicar ao seu superior
imediato as ocorrências diárias e este, por sua vez, pudesse autorizar ou
não o registro, na folha de frequência, das justificativas de ausências
relatadas pelo empregado.
OBJETIVOS
Os principais objetivos da implantação da ferramenta SOLICITAÇÃO
ELETRÔNICA PARA FOLGA PAGAMENTO-PCS-SAÍDA SERVIÇO, foram
a redução do fluxo de papéis e do trânsito de pessoas, a agilização do
processamento da informação e a geração de relatórios gerenciais.
De acordo com Fitzsimons (2005), “os setores de retaguarda são os
locais mais lógicos para a introdução da automação nos serviços. Isso
porque essas operações são em geral repetitivas e rotineiras e então
tratáveis por dispositivos de automação”.
DESCRIÇÃO DA PRÁTICA
O empregado que deseja ou necessita se ausentar por motivo de Folga
de Pagamento, ou para tratar de assuntos particulares no uso da cláusula
30.3 do Plano de Cargos da Embrapa – PCE ou à serviço, acessa a página
do SGP na Intranet e preenche os dados solicitados, assinalando a opção
desejada conforme tela abaixo.
Quando a solicitação é autorizada, não autorizada ou cancelada, o
empregado e o superior imediato recebem novo e-mail contendo o “parecer”
do superior imediato quanto ao pedido.
O Setor de Gestão de Pessoas tem acesso às autorizações
efetuadas pelos superiores através de uma página eletrônica de acesso
restrito e a partir destas informações (podem ser gerados relatórios
impressos) é possível realizar a conferência com os dados registrados nos
Relatórios de Frequência.
DISCUSSÃO E CONCLUSÃO
O controle de frequência era realizado através de um Sistema Eletrônico
desenvolvido pela Sede da Embrapa (SysPonto) e a prática descrita acima
facilitava sensivelmente o registro das ocorrências de ausências dos
empregados neste sistema, uma vez que permitia a geração de relatório
resumido das autorizações.
Após a mudança da Norma de “Duração do Trabalho e Comparecimento
ao Serviço”, ocorrida em setembro/2011, o aplicativo continuou a ser utilizado
pela sua eficácia no auxílio da comunicação entre o empregado e seu
superior imediato e no controle do número de PCS (anual) e de Folga de
Pagamento (mensal) solicitados.
Por fim, concordamos com Faccioni Jr ao observar que “a
automatização de atividades rotineiras e repetitivas possibilita a diminuição de
erros e o incremento da produtividade”.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
O empregado ao concluir a solicitação tem acesso à informação do
número de PCS autorizados no ano até aquele momento do total de folga de
pagamento solicitada no mês anteriormente.
1. Setor de Gestão de Pessoas, Embrapa Meio Ambiente ([email protected])l
2. Núcleo de Tecnologia da Informação, Embrapa Meio Ambiente ([email protected])
EMBRAPA. Norma 037.009.006.004 - “Duração do Trabalho e
Comparecimento ao Serviço” - Aprovada pela RN 15/2011, publicada no
BCA Nº 42, de 01.09.2011.
EMBRAPA. Plano de Cargos e Salários – PCS.Disponível na URL: http://
intranet2.sede.embrapa.br/unid/dap/plano.htm , acessado em Junho/2012.
FACCIONI Jr., Mário Roberto - “Reduzir custos no RH e na folha de
pagamento”, disponível na URL
http://www.rhcentral.com.br/artigos/artigo.asp?interesse=8&cod_tema=2036
FERREIRA, Victor Claudio Paradela e outros– “Modelos de Gestão” França.
2ª Ed. – Rio de Janeiro : Editora FGV, 2006.
FITZSIMONS, James A “Administração de Serviços: operações, estratégias e
tecnologia da informação Edição 4 - Editora Bookman, 2005.