Universidade Federal do Ceará
Faculdade de Farmácia, Odontologia e Enfermagem
Departamento de Farmácia
Disciplina de Gestão Farmacêutica
Oi Pessoal, tudo bem?!
Quais são as expectativas
que vocês têm em relação
a esta aula?
Processo de
Organização
Profª. Maíra Barroso Pereira
Março de 2011
Vamos fazer uma pequena
REVISÃO para
relembrarmos alguns
conceitos?
AS ORGANIZAÇÕES E A
ADMINISTRAÇÃO
As Organizações e a Administração
MUNDO ATUAL 
SOCIEDADE INSTITUCIONALIZADA E
COMPOSTA DE ORGANIZAÇÕES.
Que tendências vocês observam
em relação ao comportamento
das PESSOAS e das
ORGANIZAÇÕES?
1
As Organizações e a Administração
O que é uma
ORGANIZAÇÃO?
As Organizações e a Administração
RECURSOS
Humanos
Materiais
“É um sistema de
trabalho que
transforma recursos
em produtos e
serviços.”
OBJETIVOS
ORGANIZAÇÃO
Produtos
Serviços
Financeiros
Informação
Espaço
Tempo
(MAXIMIANO, 2004)
As Organizações e a Administração
As Organizações e a Administração
O que ocorre dentro das ORGANIZAÇÕES?
As ORGANIZAÇÕES podem ser:
“Atividades voltadas para a produção de
bens (produtos) ou para a prestação de
serviços (atividades especializadas), que
são planejadas, coordenadas, dirigidas e
controladas.”
• Lucrativas (EMPRESAS)  Farmácias,
drogarias, laboratórios de análises clínicas,
indústria farmacêutica e outras).
(MAXIMIANO, 2004)
As Organizações e a Administração
O que é ADMINISTRAÇÃO?
“Condução racional das atividades de uma
organização, seja ela lucrativa ou nãolucrativa.”
“Fazer as coisas por meio das pessoas de
maneira eficiente e eficaz.”
• Não lucrativas  Exército, igreja, serviços
públicos, entidades filantrópicas, ONGs e
outras.
As Organizações e a Administração
“Não existem países desenvolvidos ou países
subdesenvolvidos, e sim países que sabem
administrar a tecnologia e os recursos disponíveis e
potenciais e países que não o sabem.”
Peter Drucker (autor neoclássico)
O conteúdo do estudo da ADMINISTRAÇÃO varia de
acordo com a teoria ou escola considerada.
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As Organizações e a Administração
As Organizações e a Administração
O que é ADMINISTRAÇÃO?
“A Administração trata do planejamento, da
organização (estruturação), da direção e do
controle de todas as atividades diferenciadas pela
divisão de trabalho que ocorram dentro de uma
organização.”
“É o processo de planejar, organizar, dirigir e
controlar o uso de recursos a fim de alcançar
objetivos.”
As Organizações e a Administração
Quais são as funções do Administrador ou
Gestor?
• Analisa problemas e toma decisões.
• Dimensiona recursos e planeja sua aplicação.
• Desenvolve estratégias.
• Efetua diagnóstico de situações e muitas
outras funções.
• Gerencia PESSOAS!!!
As Organizações e a Administração
Competências gerenciais:
• HABILIDADES  o que as pessoas fazem.
Exs.: Habilidades de comunicação e de
negociação, liderança, empreendedorismo,
dinamismo, flexibilidade.
• ATITUDES  o que as pessoas são.
Exs.: Perseverança, honestidade, ética, bomhumor, auto-motivação, proatividade.
É a ADMINISTRAÇÃO que faz as
organizações serem capazes de
utilizar corretamente seus recursos
e atingir seus objetivos.
As Organizações e a Administração
Competências gerenciais:
Os atributos que formam as competências de um
profissional baseiam-se em três categorias (CHA):
• CONHECIMENTOS  o que as pessoas
sabem. Exs.: Conhecimentos do produto, do
mercado e técnico, idiomas e informática,
formação acadêmica.
As Organizações e a Administração
A ADMINISTRAÇÃO
na sociedade moderna
MEIO DE FAZER COM QUE AS COISAS
SEJAM REALIZADAS DA MELHOR FORMA,
COM O MENOR CUSTO E COM A MAIOR
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA.
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As Organizações e a Administração
PROCESSO ADMINISTRATIVO
O que são FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS?
“São tarefas especializadas que contribuem
para a organização realizar seus objetivos.”
LIDERANÇA >>> está interligado a todos
os outros processos
ADMINISTRAÇÃO GERAL
OPERAÇÕES
FINANÇAS
MARKETING
PESQUISA E
DESENVOLVIMENTO
RECURSOS
HUMANOS
PLANEJAMENTO – é o processo de definir objetivos,
atividades e recursos.
ORGANIZAÇÃO – é o processo de definir o trabalho a ser
realizado e as responsabilidades. É também o processo de
distribuir os recursos disponíveis.
DIREÇÃO – é o processo de realizar atividades e
utilizar recursos para atingir os objetivos.
CONTROLE – é o processo de assegurar a realização
dos objetivos e de identificar a necessidade de
modificá-los.
Planejamento Organizacional
Processos da Administração
PLANEJAMENTO
ORGANIZACIONAL,
O QUE É ISSO?
(planejamento, organização, direção e controle)
 processos de
tomar decisões.
Planejamento Organizacional
1. Definição de PLANEJAMENTO
“É o processo de tomar decisões sobre o futuro. As decisões
que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou
que serão colocadas em prática no futuro, são decisões de
PLANEJAMENTO.”
Planejamento Organizacional
1. Definição de PLANEJAMENTO
Características >>>
1.
É processo contínuo que necessita de correções e ajustes;
2. Não pode haver precisão total mediante o futuro;
3. Pode ser elaborado para atingir um objetivo a longo,
médio ou curto prazo.
“É a formulação sistemática de um conjunto de decisões,
devidamente integrados, que expressa os propósitos de
uma empresa e condiciona o meio de alcançá-lo.”
Por que não se planeja?
•
•
Já se sabe de tudo;
•
As coisas nunca saem como o planejado;
Não se sabe como utilizar as ferramentas e técnicas.
4
Planejamento Organizacional
Planejamento Organizacional
PLANO – GUIA
ESTRATÉGIA
Objetivo – qual situação deverá ser alcançada.
Curso da ação – o caminho para atingir o objetivo.
Previsão dos recursos necessários para realizar o
objetivo.
“Fazer estratégia significa definir
ONDE se quer ir e COMO
chegar até lá.”
Meios de controle – formas de controlar as atividades
e o consumo dos recursos, para assegurar a
realização dos objetivos.
Planejamento Organizacional
3. Planejamento Estratégico
“PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO é um processo gerencial
que permite estabelecer um direcionamento a ser seguido
pela empresa, com o objetivo de se obter uma otimização
na relação entre a empresa e seu ambiente.”
“Método pelo qual a empresa define a mobilização de seus
recursos para alcançar os objetivos propostos. É um
planejamento global a curto, médio e longo prazo.”
“É o processo de definir os objetivos de longo prazo da
organização.”
- Pode dizer-me que caminho devo tomar?
- Isto depende do lugar para onde você quer ir.
(Respondeu com muito propósito o gato)
- Não tenho destino certo.
- Neste caso qualquer caminho serve.
(“Alice no País da Maravilhas” - Lewis Carrol)
Planejamento Organizacional
Planejamento Estratégico
O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO é uma sequência de
análises e decisões que compreende os seguintes
componentes principais:
•
•
•
•
Entendimento da missão – em que ponto estamos?
Análise do ambiente externo – quais as ameaças e
oportunidades do ambiente?
Análise do ambiente interno – quais os pontos fortes e
fracos dos sistemas internos da organização?
Definição do plano estratégico – para onde devemos ir?
O que devemos fazer para chegar lá?
5
“ FAÇA O QUE VOCÊ PODE,
COM O QUE VOCÊ TEM,
ONDE VOCÊ ESTÁ ”
Theodore Roosevelt
Objetivos da aula de hoje >
Processo de Organização
• Explicar os princípios e as etapas do processo
de organizar;
• Definir responsabilidade e autoridade;
• Descrever um organograma e seus
componentes.
PROCESSO ADMINISTRATIVO
Processos da Administração
(planejamento, ORGANIZAÇÃO, direção
(execução) e controle)
 processos de
tomar decisões.
LIDERANÇA >>> está interligado a todos
os outros processos
PLANEJAMENTO – é o processo de definir objetivos,
atividades e recursos.
ORGANIZAÇÃO – é o processo de definir o trabalho a
ser realizado e as responsabilidades. É também o
processo de distribuir os recursos disponíveis.
DIREÇÃO – é o processo de realizar atividades e
utilizar recursos para atingir os objetivos.
CONTROLE – é o processo de assegurar a realização
dos objetivos e de identificar a necessidade de
modificá-los.
Processo de Organização
Processo de Organização
1. Processo de ORGANIZAÇÃO
Etapas do processo de ORGANIZAR >
“É o processo de dispor qualquer coleção de recursos
(ou conjunto de partes) em uma estrutura,
classificação ou ordem. Um conjunto de partes
ordenadas ou classificadas é um conjunto
organizado. Organização é um tributo de
qualquer conjunto estruturado ou ordenado
segundo algum critério.”
•
•
•
•
•
Analisar os objetivos e o trabalho a ser
realizado.
Dividir o trabalho, de acordo com os critérios
mais apropriados para a realização dos
objetivos.
Definir as responsabilidades pela realização do
trabalho.
Definir os níveis de autoridade.
Desenhar a estrutura organizacional.
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Processo de Organização
ANÁLISE DOS OBJETIVOS
DIVISÃO DO TRABALHO
Processo de Organização
2. Divisão do Trabalho
“É o processo de atribuir tarefas especializadas a diferentes
pessoas, que possibilitam a realização de algum objetivo.”
DIVISÃO DO TRABALHO >>> OBJETIVOS COMPLEXOS
DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES
DEFINIÇÃO DOS NÍVEIS DE
AUTORIDADE
Exemplos:
Montar equipamentos de grande porte.
•
Fabricar produtos em grande quantidade.
•
Atender diferentes tipos de clientes.
•
DESENHO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Processo de Organização
Processo de Organização
2. Divisão do Trabalho
2.1 Identificação das unidades de trabalho
Exemplo >>> Farmácia comercial de pequeno porte:
Definido os objetivos >>> o trabalho a ser realizado é dividido
em unidades/blocos, de acordo com certos critérios.
•
•
•
•
Sócio-diretor – gerenciar os processos administrativos
gerais;
Gerente – liderar a equipe/fazer as compras/fechar o
caixa;
Farmacêuticos - atender o cliente/dispensar/vender;
•
Balconistas – atender o cliente/vender;
•
Caixas – abrir e fechar o caixa;
Serviços gerais – limpar a área externa e interna da
empresa/fazer e servir café.
Processo de Organização
2.2 Denominação das unidades de trabalho
Blocos de trabalhos >>> departamentos >>> unidades,
setores, gerências, núcleos, coordenadorias, diretorias,
seções, áreas, etc.
Exemplo:
•
Farmácia de pequeno porte
•
Departamento – Administração Geral – compras,
pagamentos, contratações de funcionários, etc.
2. Farmácia de grande porte
•
Departamento de Recursos Humanos – contratações.
Exemplo:
Objetivo >>> Preparar o seminário da disciplina GESFAR
Bloco de trabalho 1 > entrevistar os professores
Bloco de trabalho 2 > pesquisar o conteúdo
Bloco de trabalho 3 > montar os slides
Processo de Organização
3. Definição de Responsabilidades
“Responsabilidades são as obrigações ou deveres das pessoas
pela realização de tarefas ou atividades.”
CARGO >>> Conjunto de tarefas ou atividades pelas quais
uma pessoa é responsável. É a menor unidade de
trabalho da estrutura organizacional.
Cargos com um ocupante – presidente de uma empresa.
Cargos com um pequeno grupo de ocupantes – secretárias, analistas.
Cargos com um grande grupo de ocupantes – auxiliares, professores,
montadores.
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Processo de Organização
Processo de Organização
Classificação de responsabilidades >>>
3. Definição de responsabilidades
Descrição do CARGO >>> relação das responsabilidades,
atividades, funções.
•
Atividade- menor parte de uma divisão do trabalho, por exemplo:
pegar cartão.
Tarefa- conjunto de atividades que criam parte de um produto ou
serviço, por exemplo, escrever mensagens nos cartões de natal
engloba as atividades: pegar cartão, definir a mensagem, escrever a
mensagem, pegar o envelope, acessar o endereço, escrever o
endereço no envelope, colocar o cartão no envelope e selar o
envelope.
Processo- conjunto de tarefas, com uma ou mais entradas, que
criam um produto ou serviço, por exemplo processo de envio de
cartões de natal engloba as tarefas: comprar cartões, escrever
mensagens nos cartões e postar os cartões.
•
Exemplo:
EXEMPLO MODELO DE DESCRIÇÃO DE
CARGO_arquivos\exemplo_descricao_cargo.doc
•
MODELO DE DESCRIÇÃO DE CARGO
II_arquivos\modelo_descricao_cargo.doc
Processo de Organização
Processo de Organização
4. Autoridade
4. Autoridade
A Autoridade é atribuída a pessoas, a unidades de trabalho ou
a organizações. Significa também o poder de utilizar ou
comprometer os recursos organizacionais.
A autoridade é contrapartida da responsabilidade.
4.1 Hierarquia ou cadeia de comando – divisão vertical em
níveis. A quantidade de níveis chama-se número de
escalões hierárquicos.
AUTORIDADES (GERENTES, CHEFES) >>> SUBORDINADO ?
4.2 Amplitude de controle – o número de pessoas
subordinadas a um gerente.
GERENTE >>> RESPONSABILIDADE PELO
DESEMPENHO DE OUTRAS PESSOAS >>>
RECEBE AUTORIDADE SOBRE ESSAS MESMAS
PESSOAS
Processo de Organização
5. Estrutura Organizacional e Organograma
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL >>> decisões sobre divisão
do trabalho, responsabilidades e autoridade.
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL mostra >>>
•
A autoridade e as responsabilidades das pessoas, como
indivíduos e como integrantes de grupos.
•
A comunicação entre as pessoas e grupos.
•
É um conceito, representado pelo gráfico chamado
organograma.
Processo de Organização
5.1 Desenho do Organograma
O organograma se encontram as seguintes informações >>>
1.
Divisão do trabalho e definição de responsabilidades –
retângulos – divisão horizontal.
2. Autoridade e hierarquia – cadeia de comando vertical.
3. Comunicação – linhas que interligam as unidades de
trabalho.
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Processo de Organização
5.1 Desenho do Organograma
ORGANOGRAMA DE LINHA
Processo de Organização
5.1 Desenho do Organograma
ORGANOGRAMA DE LINHA
Processo de Organização
5.1 Linha e Assessoria
ORGANOGRAMA DE LINHA e ASSESSORIA >>>
Processo de Organização
5.1 Desenho do Organograma
ORGANOGRAMA DE LINHA
Processo de Organização
5.1 Linha e Assessoria
ORGANOGRAMA DE LINHA e ASSESSORIA >>>
unidades de trabalho situadas ao lado da linha, chamadas
UNIDADES DE ASSESSORIA.
Processo de Organização
6. Critérios de Departamentalização
PROCESSO DE ORGANIZAR >>>
Criar blocos trabalho chamados de DEPARTAMENTO.
A escolha das tarefas que serão atribuídas aos departamentos
baseia-se nos CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO
>>> forma de atribuir tarefas e de especializar os blocos
de trabalho da organização.
Os critérios básicos de departamentalização são:
•
•
•
Funcional
Territorial e geográfico
•
Produto
•
Cliente
Áreas de conhecimento
9
Processo de Organização
Processo de Organização
6.1 Organização Funcional
6.2 Organização Geográfica
CRITÉRIO GEOGRÁFICO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO >>>
Cada unidade de trabalho corresponde a um território ou
pedaço do mapa. A organização opera em uma grande
área.
ADMINISTRAÇÃO GERAL
OPERAÇÕES
PESQUISA E
DESENVOLVIMENTO
FINANÇAS
ADMINISTRAÇÃO GERAL
RECURSOS
HUMANOS
MARKETING
SERVIÇOS CENTRAIS
Processo de Organização
EUROPA
ÁSIA
AMÉRICA LATINA
Processo de Organização
6.3 Organização por Produto
6.4 Organização por Cliente
CRITÉRIO POR PRODUTO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO >>>
Estrutura organizacional em que a responsabilidade é
dividida usando o produto ou serviço como critério.
CRITÉRIO POR CLIENTE DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO >>>
A organização atende a diferentes clientes com necessidades
distintas.
GERENTE GERAL
GERENTE GERAL DE VENDAS
ATENDIMENTO
ADMINISTRÇÃO E
FINANÇAS
VEÍCULOS NOVOS
VEÍCULOS USADOS
CRIAÇÃO E
PRODUÇÃO
PEÇAS E SERVIÇOS
BANCOS
Processo de Organização
GOVERNO
EMPRESAS
ESTRUTURA DO MINISTÉRIO DA SAÚDE
6.5 Organização por Áreas do Conhecimento
CRITÉRIO POR ÁREAS DO CONHECIMENTO DE
DEPARTAMENTALIZAÇÃO >>>
Departamentos realizam atividades especializadas.
REITORIA
NEGÓCIOS
ENGENHARIA
DIREITO
ECONOMIA
ADMINISTRAÇÃO
CONTABILIDADE
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ORGANOGRAMA DA ANVISA
Organograma da FH da MEAC
PRÓ-REITORIA DE ASSUNTOS
ESTUDANTIS DA UFC
“Não basta
saber, é preciso
também aplicar;
não basta
querer, é
preciso também
agir.”
Goethe
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