CAPA
1
2
Governo do Estado da Bahia
Secretaria da Administração
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO
E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VOLUME II
Salvador
2007
3
GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA
Jaques Wagner
SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO
Manoel Vitório da Silva Filho
Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia – PRODEB
Alexandre Vasconcelos Junqueira
Coordenação de Gestão de Tecnologias da Informação e Comunicação – CGTIC
Nilma Ricardo
Superintendência de Gestão Pública – SGP
Victor Emmanuel Maia Fonseca
Equipe Técnica
Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia - PRODEB
Aurélio Pires Júnior
Elias de Oliveira Sampaio
Luciana Vitta Pires de Souza
Maria das Graças Mendes de Aguiar Domingues
Nildete de Castro Gavazza
Coordenação de Gestão de Tecnologias da Informação e Comunicação - CGTIC
Carlos Loureiro Carneiro
Ernani Marques dos Santos
José Ricardo Palomo Tanajura
Ricardo Veloso Fontoura
SGP/Coordenação de Planejamento de Gestão - CPG
João Humberto de Araújo Torreão
Luciano dos Santos Lima
Luiz Carlos Maciel Calmon Almeida
Maria de Fátima Freitas Sampaio
Colaboração
SGP/Coordenação de Desenvolvimento de Gestão - CDG
Helayna Góes Soares
Rita de Cássia Sá e Freitas
Gabinete do Secretário/SAEB
Marden Binderl Gaspar (Diagramação)
Apoio UCE
Luciane S Pereira Bastos
Bahia. Secretaria da Administração.
Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado
da Bahia, vol. II. – Salvador: Secretaria da Administração/
PRODEB/CGTIC/SGP, 2007.
p. 104
1. Administração pública – Bahia. I. Título
CDU: 35.078.2(035)
Secretaria da Administração, 2ª Avenida nº 200, tel.: 3115-1649
CEP 41745-003 – Centro Administrativo da Bahia – CAB
4
Apresentação
A Secretaria da Administração - SAEB, empenhada em disponibilizar instrumentos eficientes que
proporcionem a melhoria da gestão da Administração Pública Estadual, desenvolveu uma
Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos, em parceria com a Companhia de
Processamento de Dados do Estado da Bahia – PRODEB, baseada nos fundamentos do PMBOK,
guia teórico em Gerenciamento de Projetos, reconhecido mundialmente.
O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas
na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos, a fim
de atender as necessidades e expectativas das partes envolvidas. Assim, o uso sistemático desses
fundamentos trará benefícios preciosos que são indispensáveis para o sucesso na condução dos
projetos. Tais benefícios podem ser: maior comprometimento com objetivos e resultados;
disponibilidade de informação para a tomada de decisão; maior integração entre as áreas
funcionais; aumento de qualidade e produtividade; redução dos prazos e custos; otimização da
utilização de recursos humanos; e melhor retorno sobre o investimento.
O presente Manual apresentará os principais conhecimentos, ferramentas e técnicas, além de
alertar sobre as principais habilidades necessárias para uma boa gestão de projetos, e orientar para
que a utilização desses elementos seja implementada de forma sistematizada. Desta forma, a
Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos é demonstrada através de 03 (três)
Módulos: Conceitual, Procedimentos e Modelos de Documentos e Exemplo de um Projeto,
agrupados em 02 (dois) volumes.
O Volume I, composto pelos Módulos:
I - Manual Conceitual traz o modelo organizacional que dará suporte à aplicação da metodologia
pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, os personagens reconhecidos nesse
cenário, os instrumentos criados especificamente para a metodologia ora apresentada e sua forma
de regulamentação. Adicionalmente, o Módulo Conceitual disserta brevemente sobre objetivos,
conceitos, princípios e argumentos para a estruturação dos projetos.
II – Manual de Procedimentos, estão todas as orientações operacionais, assim como a
documentação necessária para a efetiva e eficiente gestão dos projetos no âmbito da Administração
Pública Estadual. Dispõe ainda sobre as ferramentas tecnológicas de apoio para adoção da
Metodologia.
E o Volume II pelo Módulo:
III – Modelos de Documentos e Exemplo de um Projeto, apresenta todos os modelos e exemplo de
preenchimento da Documentação Proposta, trazendo ainda uma simulação completa da execução
de um projeto, demonstrando registros, atas, planos de projeto (referencial e detalhado),
homologação de produtos, relatórios de progresso, modificações de escopo e soluções propostas
aderentes à Metodologia.
5
6
Sumário
APRESENTAÇÃO
1
2
MÓDULO III - MODELOS DE DOCUMENTOS........................................................................
Ficha do Projeto...............................................................................................................
Termo de Abertura do Projeto........................................................................................
Plano de Projeto Referencial...........................................................................................
Estrutura Analítica de Projeto – EAP.............................................................................
Planejamento Executivo..................................................................................................
Plano de Projeto Detalhado.............................................................................................
Termo de Alteração do Escopo......................................................................................
Relatório de Progresso....................................................................................................
Termo de Homologação de Produtos............................................................................
Termo de Homologação Final do Projeto......................................................................
Ata de Reunião (Planejamento/Acompanhamento/Específica/Gerencial)..................
Lições Aprendidas...........................................................................................................
Planilha de Orçamentação..............................................................................................
MÓDULO III - EXEMPLO DE UM PROJETO.........................................................................
Ficha do Projeto...............................................................................................................
Termo de Abertura do Projeto........................................................................................
Plano de Projeto Referencial...........................................................................................
Plano de Projeto Detalhado.............................................................................................
Termo de Alteração do Escopo
− Termo de Alteração do Escopo – 20070201..........................................................
− Termo de Alteração do Escopo – 20070310..........................................................
09
11
12
14
23
24
25
30
31
32
33
34
35
36
39
41
42
44
63
84
85
Relatório de Progresso
− Relatório de Progresso – 20070206.......................................................................
86
− Relatório de Progresso – 20070330.......................................................................
87
Termo de Homologação de Produtos
− Termo de Homologação de Produtos – 20070320................................................
88
− Termo de Homologação de Produtos – 20070601................................................
89
90
Termo de Homologação Final do Projeto...................................................................
Ata de Reunião (Planejamento/Acompanhamento/Específica/Gerencial)
− Ata de Reunião (Acompanhamento) – 20070206..................................................
91
− Ata de Reunião (Acompanhamento) – 20070330................................................
92
7
Lições Aprendidas........................................................................................................
Caminho Crítico.............................................................................................................
Visões do Projeto..........................................................................................................
Programação de Tarefas...............................................................................................
93
94
95
101
8
1. MÓDULO III – MODELOS DE DOCUMENTOS
9
10
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
FICHA DO PROJETO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
Código do Projeto
Nome Completo do Projeto
Nome Resumido do Projeto
Setor Responsável pelo Gerenciamento (Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)
Patrocinador
Gestor do Negócio do Projeto
Cliente (Setor responsável pelo Negócio, ex. Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)
Líder do Projeto
Equipe do Projeto
Data do Início
Data do Término
Objetivo
Pessoas com Acesso de Gravação na Pasta do Projeto
11
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
Autorizo o início do Projeto, conforme os critérios abaixo:
1. Justificativa do Projeto
Deve-se responder sempre à pergunta: Porque executar o Projeto? Descrever as razões
determinantes do Projeto ou requisitos do produto para o qual será realizado, assim como os
fatores de motivação que levaram a abordagem do assunto. Verificar se ele está alinhado com
o plano estratégico da organização e qual a sua relação.
2. Objetivos do Projeto
Os objetivos do projeto incluem os critérios mensuráveis para a seu do sucesso. Os projetos
podem possuir uma ampla variedade de objetivos definidos por estes critérios que podem ser
técnicos, de negócios, de custo, cronograma e qualidade. Os objetivos do projeto devem
possuir atributos relacionados a uma métrica, como por exemplo, uma unidade monetária e um
valor absoluto ou relativo tal como: inferior a 1,5 milhão de reais.
3. Produto(s) do projeto
Chama-se genericamente de produto, o resultado mensurável e verificável do trabalho. A
descrição do produto geralmente envolve menos detalhes nas fases iniciais e mais detalhes
nas fases posteriores, conforme as características do produto forem progressivamente
elaboradas.
Item
A
B
C
D
E
F
Produto
4. Identificação do Patrocinador*
Nome
Cargo
Dados para contato (telefones e e-mail)
5. Identificação do Gestor do Negócio do Projeto*
Nome
Cargo
Dados para contato (telefones e e-mail)
Cargo
Dados para contato (telefones e e-mail)
6. Identificação do Líder do Projeto*
Nome
*Definições contidas na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos – Volume I (Módulo I)
7. Principais marcos e suas datas previstas
12
O cliente ou a organização executora pode identificar marcos e colocar datas impostas nesses
marcos do cronograma. Essas datas podem ser consideradas como restrições do cronograma.
Datas
Acontecimento
8. Restrições organizacionais, ambientais e externas
Descrever as restrições específicas do projeto associadas ao seu escopo que limitam as opções
da equipe. Por exemplo, incluir um orçamento predefinido ou datas impostas (marcos do
cronograma) divulgadas pelo cliente ou pela organização executora. Quando um projeto for
realizado sob contrato, em geral as cláusulas contratuais se constituirão em restrições. As
restrições listadas neste documento serão descritas de forma resumida, e serão normalmente
mais numerosas e mais detalhadas, no item “Escopo do Projeto” contido no Plano de Projeto
Referencial.
Item
A
B
C
D
E
F
Descrição
9. Premissas organizacionais, ambientais e externas.
Descrever as premissas específicas do projeto associadas ao seu escopo e o impacto potencial
dessas premissas, se não forem confirmadas. Freqüentemente, as equipes de projetos
identificam, documentam e validam as premissas como parte do seu processo de planejamento.
As premissas listadas, neste documento, serão descritas de forma resumida, e serão
normalmente mais numerosas e mais detalhadas, no item “Escopo do Projeto” contido no Plano
de Projeto Referencial.
Item
A
B
C
D
E
F
Descrição
10. Orçamento sumarizado e retorno sobre o investimento (se for aplicável).
11. Aprovação
Nome:
Papel no Projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no Projeto:
Data:
Ass.
13
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PROJETO
(Nome do Projeto)
PLANO DE PROJETO REFERENCIAL
Salvador – Mês/Ano
14
PATROCINADOR
( nome – cargo - empresa )
GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO
( nome – cargo - empresa )
LÍDER DO PROJETO
( nome – cargo - empresa )
DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO
SETOR / EMPRESA
( nome
)
( nome
)
SETOR / EMPRESA
( nome
)
( nome
)
( nome
)
SETOR / EMPRESA
( nome
)
( nome
)
SETOR / EMPRESA
( nome
)
15
SUMÁRIO
Apresentação
1.
Objetivos do Projeto
2.
Informações Históricas
3.
Escopo do Projeto
3.1.
Descrição do(s) Produto(s)
3.2.
Entregas Intermediárias do Projeto
3.3.
Requisitos do Projeto
3.4.
Limites do Projeto
3.5.
Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
4.
Restrições do Projeto
5.
Premissas do Projeto
6.
Equipes e Responsabilidades
7.
Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opcional)
8.
Principais Marcos e suas Datas Previstas
9.
Estimativa Aproximada de Custos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional)
11. Retornos e Benefícios
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1.
Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.2.
Plano de Gerenciamento do Tempo
12.3.
Plano de Gerenciamento de Custos
12.4.
Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.5.
Plano de Gerenciamento de Pessoal
12.6.
Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.7.
Plano de Gerenciamento dos Riscos
12.8.
Plano de Gerenciamento de Aquisições
13. Assinaturas
16
Apresentação
Este Plano apresenta as principais especificações do projeto e pretende servir de guia para o
desenvolvimento do mesmo. Esta versão representa a linha de base do planejamento e será
alimentada com as evoluções ao longo da execução do projeto, na versão do Plano de Projeto
Detalhado.
1. Objetivos do Projeto
Ex.: Num projeto “Fazer Supermercado” o objetivo seria “Adquirir em quantidade suficiente os
produtos (e apenas esses produtos) que necessitávamos antes do projeto”.
2.
Informações Históricas
Relacionar os resultados das tomadas de decisões e o desempenho de projetos anteriores, que
devem ser considerados quando estiverem disponíveis. Quando a iniciação envolve aprovação
para a próxima fase do projeto, informações dos resultados das fases anteriores são,
freqüentemente, críticas.
Item
A
B
C
Descrição
3. Escopo do Projeto
3.1. Descrição do(s) Produto(s)
Embora a forma e o conteúdo das características do produto variem, a descrição do escopo
deve sempre fornecer detalhes suficientes para dar suporte ao planejamento posterior do
escopo do projeto. Não incluir aqui as entregas intermediárias, nem as entregas
relacionadas com o gerenciamento do projeto.
Ex.: No mesmo projeto “Fazer Supermercado”, os produtos seriam: “materiais de limpeza
adquiridos, alimentos adquiridos, materiais de higiene pessoal adquiridos etc”.
Item
Produto
Características e
Requisitos do produto
Critérios de Aceitação
A
B
C
D
E
F
3.2. Entregas Intermediárias do Projeto
As entregas intermediárias são os resultados auxiliares que podem ser relacionados com o
produto ou documentação e relatórios de gerenciamento de projetos. As entregas podem
ser descritas de forma sumarizada ou detalhada.
Ex.: Ainda no projeto “Fazer Supermercado”, as entregas intermediárias seria a lista de
compra, que permite que o projeto não fuja do foco, ou objetivo final.
3.3. Requisitos do Projeto
Documentar as necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas, convertendoas em requisitos. Os requisitos descrevem as condições ou capacidades que devem ser
atendidas ou possuídas para satisfazer um contrato, norma, especificação ou outros
documentos formalmente impostos. Os requisitos são as condições necessárias para a
obtenção de certo objetivo, para o preenchimento de certo fim, ou condição para se
alcançar determinado fim. Esses requisitos devem ser analisados e priorizados.
17
3.4. Limites do Projeto
Identificar o que está incluído no projeto e o que não está incluído no projeto, evitando que
uma parte interessada possa supor, que um produto específico será produzido pelo projeto.
3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
Recomenda-se a utilização do WBS CHART PRO para criar a EAP a partir do arquivo EAP Projeto Base - aaaammdd.wbs, localizado na área de projetos da rede. Deve-se fazer as
adaptações no nome do arquivo e preenchê-lo decompondo o projeto até o nível de pacote
de trabalho. Após a elaboração, trazer sua imagem para esta área do documento. A não
existência da ferramenta não impede que a EAP seja criada manualmente.
4. Restrições do Projeto
Item
A
B
C
Descrição
5. Premissas do Projeto
Item
A
B
C
D
Descrição
6. Equipes e Responsabilidades
Relacionar os membros da equipe do projeto e as partes interessadas identificadas até o
momento, e as suas responsabilidades dentro do projeto. A hierarquia das equipes do projeto
(organograma) também pode ser documentada nesse item.
6.1. Patrocinador
Nome
Item
A
B
C
D
E
Cargo
Instituição
Responsabilidades
Autorizar o início do projeto.
Validar o planejamento do projeto.
Prover recursos financeiros para o projeto.
Contribuir na solução dos riscos do projeto.
Manter o nível de comprometimento das equipes.
6.2. Gestor do Negócio do Projeto
Nome
Item
A
B
C
E
Cargo
Instituição
Responsabilidades
Indicar os responsáveis para fornecimento das informações inerentes e necessárias para o
andamento do projeto.
Prestar todas as informações relativas às necessidades do projeto.
Validar todas as informações produzidas pelo projeto.
Homologar todas os documentos gerados pelo projeto.
6.3. Líder do Projeto
Nome
Cargo
Instituição
Telefones
E-mail
18
Item
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Responsabilidades
Elaborar a documentação inicial do projeto
Providenciar a validação da documentação inicial do projeto
Elaborar e atualizar sistematicamente a documentação do projeto
Providenciar a validação da documentação atualizada sistematicamente
Programar, convocar e comandar as reuniões de acompanhamento do projeto, elaborando a ata.
Zelar pelo cumprimento dos prazos acordados
Elaborar as informações do projeto para divulgação e divulgá-las adequadamente
Providenciar a execução do projeto pelas equipes designadas
Garantir o cumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos a ser adotada pelo projeto
Providenciar a validação dos produtos do projeto junto ao Patrocinador e ao Gestor do Negócio
do Projeto
6.4. Equipe .........................................
Nome
Cargo
Item
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Instituição
Telefones
E-mail
Responsabilidades
6.5. Equipe ..........................................
Nome
Item
A
B
C
Cargo
Instituição
Telefones
E-mail
Responsabilidades
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opcional)
Identifica os riscos conhecidos, até o momento, e que deverão ser detalhados no Plano de
Gerenciamento de Riscos, contido neste documento.
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
Datas
Acontecimento
A partir deste ponto, pode-se criar o arquivo Planejamento Executivo, através da EAP já
definida, obtendo-se as principais datas do projeto, quando devem ser comparadas com as
datas estimadas supracitadas, observando-se sua viabilidade. Após a elaboração, trazer as
datas ajustadas para esta área do documento.
19
9. Estimativa Aproximada de Custos
A estimativa de custos do projeto indica o custo total esperado do projeto. É normalmente
precedida de um modificador que fornece alguma indicação de exatidão e menciona a possível
margem de erro.
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional)
Identifica os requisitos de aprovação que podem ser aplicados a itens como objetivos, entregas,
documentos e trabalho do projeto.
11. Retornos e Benefícios
Item
A
B
C
Descrição
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
Os Planos de Gerenciamento citados abaixo devem ser preenchidos baseando-se nas
orientações definidas no Módulo II – Manual de Procedimentos:
12.1.
Plano de Gerenciamento do Escopo;
12.2.
Plano de Gerenciamento do Tempo;
12.3.
Plano de Gerenciamento de Custos;
12.4.
Plano de Gerenciamento da Qualidade;
12.5.
Plano de Gerenciamento de Pessoal;
12.6.
Plano de Gerenciamento das Comunicações;
12.7.
Plano de Gerenciamento de Riscos;
12.8.
Plano de Gerenciamento de Aquisições;
Para o Plano de Gerenciamento de Riscos, item 12.7, considerar ainda:
IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS
Identificação interna ao projeto (partes envolvidas)
Risco identificado
Identificado por
Categoria
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
20
AVALIAÇÃO DOS RISCOS
Construção G.U.T.
Dano ou prejuízo que pode decorrer da situação (do fator de
risco)
Gravidade (Máximo = 5)
Urgência (Máximo = 5)
Urgência em solucionar / tratar o risco caso seja disparado
Tendência (Máximo = 5)
Qual a tendência de evolução se nenhuma ação for tomada
RISCOS
G
U
T
Total (G+U+T)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
PLANO DE RESPOSTA AO RISCO
Riscos negativos ou ameaças
Descrição da ação para:
Risco
Prevenir
Transferir
Mitigar
(abrandar, amansar, suavizar, aliviar,
diminuir, proclamar, atenuar)
Aceitar
(justificativa)
Valor de
contingência Responsável
planejado (R$)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Riscos positivos ou oportunidades
Descrição da ação para:
Risco
Explorar
Compartilhar
Melhorar
Aceitar
(justificativa)
Valor de
contingência
planejado (R$)
Responsável
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
21
13. Assinaturas
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
22
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO – EAP
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
23
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PLANEJAMENTO EXECUTIVO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
24
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PROJETO
(Nome do Projeto)
PLANO DE PROJETO DETALHADO
Salvador – Mês/Ano
25
PATROCINADOR
( nome – cargo - empresa )
GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO
( nome – cargo - empresa )
LÍDER DO PROJETO
( nome – cargo - empresa )
DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO
SETOR / EMPRESA
( nome
)
( nome
)
SETOR / EMPRESA
( nome
)
( nome
)
( nome
)
SETOR / EMPRESA
( nome
)
( nome
)
SETOR / EMPRESA
( nome
)
26
SUMÁRIO
Prezado (a) Líder do Projeto, o conteúdo do Plano de Projeto Referencial deverá ser copiado para
essa versão do Plano de Projeto, que passará a ser o instrumento de registro durante todo o seu
desenvolvimento, contendo todas as informações, detalhamentos e observações necessárias.
Portanto, nesta página, copie o conteúdo integral do sumário do Plano de Projeto Referencial.
27
Acompanhamento das atualizações do projeto
OBS.: O líder deve estar atento para que as alterações de escopo sejam registradas. Além disso
deverão ser formalizadas através do “Termo de Alteração de Escopo”. Quando o registro for apenas
de relatos e considerações basta citar na tabela abaixo.
Data
Mudanças
pode relacionar o documento de “Registro de Alteração de Escopo”
descrever de forma resumida o objeto alterado
28
Apresentação
Este documento foi produzido com base no Plano de Projeto Referencial, criado no momento do
planejamento do projeto e contém inserções e complementos referentes às informações relevantes
ocorridas durante o desenvolvimento do mesmo. Tais inserções encontram-se grifadas em azul e
sublinhadas, a fim de destacá-las das informações originais.
Prezado(a) Líder do Projeto, copie o conteúdo do Plano de Projeto Referencial a partir do item
Apresentação, e utilize este documento como base de registro de todas as ocorrências relevantes
do projeto. Nenhuma informação pode ser retirada, sendo toda informação, incluída ou alterada,
destacada em azul e sublinhada. Quando necessário, cite a data de atualização em azul, negrito,
itálico e sublinhado.
29
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ALTERAÇÃO DO ESCOPO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
Registra-se a alteração das informações conforme especificado abaixo:
Caro líder de projetos, neste documento pode-se registrar a alteração de quaisquer itens
relacionados ao Escopo do Projeto. Neste modelo é citado apenas um item para ilustrar a sugestão
desse procedimento. Portanto, inclua o(s) item(ns) que necessitar(em) ser alterado(s) no projeto e
registre adequadamente sua alteração. Posteriormente, providencie a avaliação das alterações
pelas partes interessadas, e registre sua concordância. Lembre-se também de avaliar todos os
impactos que tal(ais) alteração(ões) pode(m) provocar no projeto.
O item xxxx, Entregas Intermediárias do Projeto (anterior)
...................................................................................
Por Entregas Intermediárias do Projeto (novo)
...................................................................................
Observe-se a seguinte avaliação dos impactos provocados pela alteração acima:
•
•
•
.................................
........................
.................................
De acordo:
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
30
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
RELATÓRIO DE PROGRESSO em dd/mm/AA
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
Esse documento pode ser um texto resumido, apontando as informações gerenciais mais
importantes para o momento do projeto, por exemplo:
1. parecer sobre os prazos - descrever resumidamente como encontram-se as previsões de datas
marco, acrescentando quadros semelhantes aos que se seguem;
OBS. Caso esteja sendo utilizado o MS Project, deve-se transportar o conteúdo desse item para
o campo “Anotações” da tarefa nível 0 (nome do projeto) no Project.
Indicador
Situação em 08/06
Situação atual(15/06)
Percentual executado do projeto:
29%
31%
Data estimada para implantação:
13/09/2005
16/09/2005
Variação em relação ao marco final (25/08):
Atraso de 19 dias
Atraso de 22 dias
Percentual da variação:*
13,6%
15,7%
*Até 10%: aceitável de 10% a 20%: requer ações de ajuste acima de 20%: acionar patrocinador
EVENTO
Plano de
Projeto
validado
Lista de
participantes
divulgada
Material
didático
elaborado
Infra-estrutura
preparada
Treinamento
realizado
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
DATA TÉRMINO
ESTIMADA
INICIALMENTE
31/01/07
DATA
PROGRAMADA
07/02/07
Em 06/02/07
QTDE DE DIAS
CORRIDOS DE ATRASO
7
Atraso devido ao
compartilhamento
do
tempo
da
equipe com os
outros projetos
Apesar do atraso
do marco anterior,
este marco não foi
impactado, devido
à implementação
de simultaneidades
nas
tarefas
e
negociação
de
redução de alguns
prazos.
20/03/07
20/03/07
0
09/05/07
18/05/07
9
22/05/07
31/05/07
9
30/06/07
15/06/07
OBS
-15
Atraso gerado pelo
término tardio do
plano de projeto
Apesar do atraso
no plano de
projeto, esse marco
ainda registra uma
antecipação
favorável ao projeto
tarefas em atraso, paralisadas ou que já deveriam ter sido iniciadas;
novos riscos potenciais;
principais problemas correntes;
estimativa no cumprimento das datas marco;
percentual de evolução do projeto (pelas datas macro tarefas resumo no Project);
relatos importantes;
parecer gerencial.
31
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PRODUTOS
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
Notificamos a conclusão e a entrega do(s) produto(s) abaixo, conforme
discriminado(s) no Plano de Projeto no item Escopo do Projeto (subitem Descrição
do(s) Produto(s) ou Entregas Intermediárias) e solicitamos a homologação do
mesmo num prazo de
dias, a partir do próximo dia útil.
PRODUTO(S) ENTREGUE(S)
GERENTE DO PROJETO
ASSINATURA DO GERENTE PROJETO
DATA
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) sem ressalvas.
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) com as ressalvas listadas a seguir.
Não atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s), devido à(s) justificativa(s) a seguir.
RESSALVA(S) DO RECEBIMENTO OU JUSTIFICATIVA(S) DO NÃO RECEBIMENTO
ITEM
DESCRIÇÃO
01
02
03
04
05
06
07
NOME E PAPEL NO PROJETO
ASS.
DATA
NOME E PAPEL NO PROJETO
ASS.
DATA
32
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO FINAL DO PROJETO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
Notificamos a conclusão do Projeto acima citado, conforme Plano de Projeto e
solicitamos a homologação do mesmo num prazo de
dias, a partir do próximo
dia útil.
NOME LÍDER DO PROJETO
ASSINATURA DO LÍDER DO PROJETO
DATA
Homologamos o Projeto acima citado, concluído com sucesso, tendo havido a implementação completa do
escopo, conforme Plano de Projeto.
Não homologamos o Projeto acima citado, devido à(s) justificativa(s) a seguir.
JUSTIFICATIVA(S) PARA NÃO HOMOLOGAÇÃO DO PROJETO
ITEM
DESCRIÇÃO
01
02
03
04
05
DEPOIMENTO /OBSERVAÇÕES DO CLIENTE SOBRE O PROJETO
NOME E PAPEL NO PROJETO
ASS.
NOME E PAPEL NO PROJETO
ASS.
DATA
DATA
33
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
ATA DE REUNIÃO
(Planejamento/Acompanhamento/Específica/Gerencial)
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
1. Dados da Reunião
Data
Hora início
Hora término
Local
2. Pauta
Item
Descrição (listar as tarefas da programação de tarefas por recurso)
A
B
C
3. Participantes
Nome
Papel no projeto
Instituição
4. Assuntos Discutidos / Decisões
34
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
LIÇÕES APRENDIDAS
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
Caro líder descreva os fatos relevantes, faça uma análise do seu impacto sobre o projeto e tire
conclusões das lições aprendidas, as quais poderão ser utilizadas em outros projetos.
Utilize uma formatação textual livre agrupando os assuntos da forma que achar mais adequada ou
crie a tabela abaixo:
Data
Lições Aprendidas
Fatos Relevantes
Pontos Positivos
Pontos Negativos
ESCOPO
TEMPO
CUSTO
QUALIDADE
COMUNICAÇÃO
RISCOS
RECURSOS HUMANOS
AQUISIÇÃO
GERÊNCIA (INTEGRAÇÃO)
35
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PLANILHA DE ORÇAMENTAÇÃO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
Planilha de Orcamentação
set/06
out/06
nov/06
dez/06
jan/07
fev/07
mar/07
abr/07
Recursos Humanos de desenvolvimento
Analista Projetista 1
100%
8.604,86
100%
8.604,86
100%
8.604,86
100%
8.604,86
100%
8.604,86
100%
8.604,86
100%
8.604,86
100%
8.604,86
Analista Projetista 2
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
Analista Programador 1
100%
6.664,07
100%
6.664,07
100%
6.664,07
100%
6.664,07
100%
6.664,07
100%
6.664,07
100%
6.664,07
100%
6.664,07
Analista Programador 2
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
100%
7.634,47
Analista Programador 3
100%
9.088,42
100%
9.088,42
100%
9.088,42
100%
9.088,42
100%
9.088,42
100%
9.088,42
100%
9.088,42
100%
9.088,42
DBA
100%
7.763,49
100%
7.763,49
100%
7.763,49
100%
7.763,49
100%
7.763,49
100%
7.763,49
100%
7.763,49
100%
7.763,49
Analista de infra-estrutura
100%
3.143,36
100%
3.143,36
100%
3.143,36
100%
3.143,36
100%
3.143,36
100%
3.143,36
100%
3.143,36
100%
3.143,36
Gerente de Projeto
10%
1.276,50
10%
1.276,50
10%
1.276,50
10%
1.276,50
10%
1.276,50
10%
1.276,50
10%
1.276,50
10%
1.276,50
Gestor pelo cliente
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
TOTAL DO MÊS
51.809,64
51.809,64
51.809,64
51.809,64
51.809,64
51.809,64
51.809,64
51.809,64
Acumulado RH
435.581,83
487.391,47
539.201,11
591.010,75
642.820,39
694.630,03
746.439,67
798.249,31
Consultoria
Consultoria 1
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
Consultoria 2
100%
20.000,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
TOTAL DO MÊS
Acumulado Consultoria
Fornecedores
Borland
HP
TOTAL DO MÊS
Acumulado Fornecedores
TOTAL GERAL DO MÊS
Acumulado Geral
0%
0%
0,00
0,00
20.000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
299.600,00
299.600,00
299.600,00
299.600,00
299.600,00
299.600,00
299.600,00
299.600,00
0,00
0,00
0,00
0%
0%
0,00
0,00
0,00
100%
0%
15.000,00
0,00
15.000,00
0%
0%
0,00
0,00
0,00
0%
0%
0,00
0,00
0,00
0%
100%
0,00
43.000,00
43.000,00
0%
0%
0,00
0,00
0,00
0%
0%
0,00
0,00
0,00
34.000,00
34.000,00
49.000,00
49.000,00
49.000,00
92.000,00
92.000,00
92.000,00
71.809,64
769.181,83
51.809,64
820.991,47
66.809,64
887.801,11
51.809,64
939.610,75
51.809,64
991.420,39
94.809,64
1.086.230,03
51.809,64
1.138.039,67
51.809,64
1.189.849,31
36
Planilha de Orcamentação
mai/07
jun/07
jul/07
TOTAL
Recursos Humanos de desenvolvimento
Analista Projetista 1
100%
8.604,86
100%
8.604,86 100%
8.604,86
Analista Projetista 2
100%
7.634,47
100%
7.634,47 100%
7.634,47
Analista Programador 1
100%
6.664,07
100%
6.664,07 100%
6.664,07
Analista Programador 2
100%
7.634,47
100%
7.634,47 100%
7.634,47
Analista Programador 3
100%
9.088,42
100%
9.088,42 100%
9.088,42
DBA
100%
7.763,49
100%
7.763,49 100%
7.763,49
Analista de infra-estrutura
100%
3.143,36
100%
Gerente de Projeto
10%
1.276,50
10%
Gestor pelo cliente
0%
0,00
0%
3.143,36 100%
3.143,36
1.276,50
10%
1.276,50
0,00
0%
0,00
TOTAL DO MÊS
51.809,64
51.809,64
51.809,64
Acumulado RH
850.058,95
901.868,59
953.678,23
953.678,23
Consultoria
Consultoria 1
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
Consultoria 2
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
TOTAL DO MÊS
Acumulado Consultoria
Fornecedores
Borland
HP
TOTAL DO MÊS
Acumulado Fornecedores
TOTAL GERAL DO MÊS
Acumulado Geral
0%
0%
0,00
0,00
0,00
299.600,00
299.600,00
299.600,00
0,00
0,00
0,00
0%
0%
0,00
0,00
0,00
0%
0%
299.600,00
0,00
0,00
0,00
92.000,00
92.000,00
92.000,00
92.000,00
51.809,64
1.241.658,95
51.809,64
1.293.468,59
51.809,64
1.345.278,23
1.345.278,23
37
38
2. MÓDULO III – EXEMPLO DE UM PROJETO
39
40
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
FICHA DO PROJETO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
Código do Projeto
P-SAEB-CGTIC-07-001
Nome Completo do Projeto
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
Nome Resumido do Projeto
Capacitação MGPE
Setor Responsável pelo Gerenciamento (Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)
SAEB / CGTIC
Patrocinador
João Maria da Silva
Gestor do Negócio do Projeto
Maria João dos Santos
Cliente (Setor responsável pelo Negócio, ex. Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)
SAEB
Líder do Projeto
Antônio da Silva
Equipe do Projeto
Data do Início
Maria José Souza, Márcia Lima, José Santana
17/01/07
Data do Término
Objetivo
Capacitar 30 servidores do Governo do Estado na operacionalização da Metodologia de
Gerenciamento de Projetos do Estado, possibilitando sua atuação como líder de projeto, até julho de
2007.
Pessoas com Acesso de Gravação na Pasta do Projeto
Antônio da Silva, Márcia Lima, Maria João dos Santos
41
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
Autorizo o início do Projeto, conforme os critérios abaixo:
1. Justificativa do Projeto
A Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos corrobora com as novas estratégias
do Governo do Estado, de direcionar seu foco para uma atuação mais gerencial, em
substituição à antiga atuação operacional. A SAEB em parceria com a PRODEB desenvolveu a
Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos para que seja utilizada pelos
servidores do Estado na condução dos seus projetos. Para viabilizar essa utilização é
necessário que seja promovida a capacitação das pessoas que irão liderar os projetos.
2. Objetivos do Projeto
Capacitar 30 servidores do Governo do Estado, até julho de 2007, na utilização da Metodologia
de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia, possibilitando sua atuação
como líder de projeto.
3. Produto(s) do projeto
Item
A
Produto
Servidores capacitados na utilização da Metodologia
4. Identificação do Patrocinador*
Nome
João Maria da Silva
Cargo
Dados para contato (telefones
e e-mail)
Secretário de Administração do x/x/x/x/s
Estado
5. Identificação do Gestor do Negócio do Projeto*
Nome
Maria João dos Santos
Cargo
Coordenadora Executiva
Dados para contato (telefones
e e-mail)
x/x/x/x/s
6. Identificação do Líder do Projeto*
Nome
Antônio da Silva
Cargo
Coordenador
Dados para contato (telefones
e e-mail)
x/x/x/x/s
*Definições contidas na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos – Volume I (Módulo I).
7. Principais marcos e suas datas previstas
Datas
30/07/07
Acontecimento
Fim da capacitação
8. Restrições organizacionais, ambientais e externas
Item
A
B
C
Descrição
Poucos potenciais instrutores com experiência prática na metodologia.
O orçamento disponível para realizar a capacitação está limitado a R$ 10.000,00.
O projeto não pode ultrapassar 30 de julho de 2007, quando será realizado o Fórum
de Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já
capacitados.
42
9. Premissas organizacionais, ambientais e externas
Item
Descrição
A
Disponibilidade do instrutor no período do treinamento.
Disponibilidade dos líderes de projetos designados pelas Secretarias por meio turno
durante o período do treinamento.
Disponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período
escolhido.
Disponibilidade de sala com um micro por pessoa.
Turmas com no máximo 10 pessoas.
Será obrigatória a freqüência de pelo menos 75% das aulas para emissão do
Certificado.
B
C
D
E
F
10. Orçamento sumarizado e retorno sobre o investimento (se for aplicável)
Contratação do instrutor
Aluguel de sala
Apostilas
Produção dos Certificados
Coffe break
Total
R$ 6.000,00
R$ 1.000,00
R$ 800,00
R$ 300,00
R$ 800,00
R$ 8.900,00
11. Aprovação
Nome: João Maria da Silva
Papel no Projeto: Patrocinador
Data:
Ass.
Nome: Maria João dos Santos
Papel no Projeto: Gestor do Negócio do Projeto
Data:
Ass.
43
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PROJETO
CAPACITAÇÃO NA METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E
GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PLANO DE PROJETO REFERENCIAL
Salvador – Janeiro/2007
44
PATROCINADOR
José Maria da Silva – Secretário de Estado – Secretaria da Administração do Estado da Bahia
GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO
Maria João dos Santos – Coordenador Executivo - Secretaria da Administração do Estado da Bahia
LÍDER DO PROJETO
Antônio da Silva – Coordenador - Secretaria da Administração do Estado da Bahia
DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO
PRODEB/ XXX/ XXX
Maria José Souza
Márcia Lima
SAEB/ CGTIC
José Santana
45
SUMÁRIO
Apresentação
1. Objetivos do Projeto
2. Informações Históricas
3. Escopo do Projeto
3.1. Descrição do(s) Produto(s)
3.2. Entregas Intermediárias do Projeto
3.3. Requisitos do Projeto
3.4. Limites do Projeto
3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
4. Restrições do Projeto
5. Premissas do Projeto
6. Equipes e Responsabilidades
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opcional)
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
9. Estimativa Aproximada de Custos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional)
11. Retornos e Benefícios
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo
12.3. Plano de Gerenciamento de Custos
12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.5. Plano de Gerenciamento de Pessoal
12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.7. Plano de Gerenciamento dos Riscos
12.8. Plano de Gerenciamento de Aquisições
13. Assinaturas
46
Apresentação
Este Plano apresenta as principais especificações do projeto e pretende servir de guia para o
desenvolvimento do mesmo. Esta versão representa a linha de base do planejamento e será
alimentada com as evoluções ao longo da execução do projeto, na versão do Plano de Projeto
Detalhado.
1. Objetivos do Projeto
Promover a primeira turma de capacitação contemplando 30 servidores do Governo do Estado,
até julho de 2007, na utilização da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do
Estado, possibilitando sua atuação como líder de projeto.
2. Informações Históricas
•
O Relatório da CGTIC de 2005, emitido pelos Agentes de Integração, constatava a ausência
de metodologias para condução dos projetos;
•
Desde 2001, a PRODEB desenvolve e aprimora uma metodologia de gerenciamento de
projetos;
•
No início de 2006, houve uma articulação da CGTIC com a PRODEB, a fim de compor uma
equipe de trabalho composta pela SAEB e PRODEB para adaptar a Metodologia da
PRODEB para a utilização no Estado;
•
Em 2006, foi iniciado o projeto Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do
Estado da Bahia, que programou um plano de capacitação, do qual uma das atividades será
efetivada por este projeto.
3. Escopo do Projeto
3.1.
Descrição do(s) Produto(s)
Item
Produto
Servidores capacitados na
utilização da Metodologia
A
3.2.
Características e
Critérios de Aceitação
Requisitos do produto
O
servidor
deve
ter 75% de freqüência, e
conhecimento teórico
e nota maior ou igual a 7 no
prático da utilização da aproveitamento do curso.
Metodologia.
Entregas Intermediárias do Projeto
• RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO:
-
lista de participantes;
-
conteúdo programático;
-
apostilas;
-
exercícios;
-
formulário de presença emitido;
-
formulário de presença preenchido;
-
sala devidamente preparada;
-
certificados emitidos;
-
formulário de avaliação do curso emitido;
-
formulário de avaliação do curso preenchido;
-
formulário de presença do instrutor emitido;
-
formulário de presença do instrutor preenchido;
-
Volumes I e II da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos;
47
• RELACIONADAS AO GERENCIAMENTO DO PROJETO:
3.3.
3.4.
3.5.
-
Termo de Abertura do Projeto;
-
Plano de Projeto Referencial;
-
Atas de reunião;
-
Planejamento Executivo;
-
Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto);
-
Visões de evolução do projeto;
-
Programações de tarefas por semana;
-
Termo de Homologação de Produto;
-
Termo de Homologação Final do Projeto;
-
Relatórios de Progresso.
Requisitos do Projeto
•
Obter 80% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação;
•
O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas
de 1 a 5);
Limites do Projeto
•
Não está incluída no escopo deste projeto, a verificação da utilização efetiva da
metodologia pelos líderes que serão capacitados;
•
Não está incluída no escopo deste projeto, a preparação dos servidores nas áreas
de aplicação dos negócios a serem trabalhados pelos mesmos.
Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
48
4. Restrições do Projeto
Item
A
B
C
Descrição
Poucos potenciais instrutores com experiência prática na metodologia.
O orçamento disponível para realizar a capacitação está limitado a R$ 10.000,00.
O projeto não pode ultrapassar 30 de junho de 2007, quando será realizado o Fórum de
Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados.
5. Premissas do Projeto
Item
A
B
C
D
E
F
Descrição
Disponibilidade do instrutor no período do treinamento.
Disponibilidade dos líderes de projetos designados pelas Secretarias por meio turno durante o
período do treinamento.
Disponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.
Disponibilidade de sala com um micro por pessoa.
Turmas com no máximo 10 pessoas.
Será obrigatória a freqüência de pelo menos 75% das aulas para emissão do Certificado.
6. Equipes e Responsabilidades
6.1.
Patrocinador
Nome
José Maria da Silva
Item
A
B
C
D
E
6.2.
Cargo
Secretário de Administração
Responsabilidades
Autorizar o início do projeto
Validar o planejamento do projeto
Prover recursos financeiros para o projeto
Contribuir na solução dos riscos do projeto
Manter o nível de comprometimento das equipes
Gestor do Negócio do Projeto
Nome
Maria João dos Santos
Item
A
C
D
E
6.3.
Instituição
SAEB
Cargo
Coordenador Executivo
Instituição
SAEB
Responsabilidades
Indicar os responsáveis para fornecimento das informações inerentes e necessárias
para o andamento do projeto
Prestar todas as informações relativas às necessidades do projeto
Validar todas as informações produzidas pelo projeto
Homologar todas os documentos gerados pelo projeto
Líder do Projeto
Nome
Antônio da Silva
Item
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Cargo
Coordenador
Instituição
SAEB
Telefones
E-mail
Responsabilidades
Elaborar a documentação inicial do projeto
Providenciar a validação da documentação inicial do projeto
Elaborar e atualizar sistematicamente a documentação do projeto
Providenciar a validação da documentação atualizada sistematicamente
Programar, convocar e comandar as reuniões de acompanhamento do projeto,
elaborando a ata.
Zelar pelo cumprimento dos prazos acordados.
Elaborar as informações do projeto para divulgação e divulgá-las adequadamente.
Providenciar a execução do projeto pelas equipes designadas.
Garantir o cumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos a ser adotada
pelo projeto.
Providenciar a validação dos produtos do projeto junto ao Patrocinador e ao Gestor do
Negócio do Projeto.
49
6.4.
Equipe de Instrutoria
Nome
Maria José
Souza
Márcia Lima
Item
A
B
C
D
E
F
6.5.
Cargo
Gerente de Projetos
Instituição
PRODEB
Gerente de Projetos
PRODEB
E-mail
Responsabilidades
Elaborar o conteúdo programático.
Elaborar a apostila e os exercícios.
Realizar a instrutoria das aulas do treinamento.
Registrar a freqüência dos treinandos.
Avaliar o aproveitamento dos treinandos.
Emitir avaliação das aulas.
Equipe de apoio
Nome
Cargo
José Santana Auxiliar Administrativo
Item
A
B
C
D
6.6.
Telefones
Instituição
SAEB
Telefones
E-mail
Responsabilidades
Providenciar a produção das apostilas
Preparar os recursos materiais da sala
Elaborar o formulário de freqüência
Elaborar o formulário de avaliação do curso
Treinandos
Item
A
B
C
D
E
Responsabilidades
Comparecer pontualmente às aulas
Dedicar-se às aulas prestando atenção às exposições e solicitando esclarecimentos
quando necessário
Realizar as atividades práticas
Assinar a lista de presença
Preencher a avaliação do instrutor
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opcional)
•
defeitos nos equipamentos durante o treinamento;
•
equipamentos sem os softwares instalados;
•
ausência dos treinandos;
•
ausência do instrutor;
•
apostilas não concluídas até o início do treinamento.
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
Datas
30/01/07
20/03/07
09/05/07
22/05/07
30/06/07
30/07/07
Acontecimento
Plano de projeto validado
Lista de participantes divulgada
Material didático elaborado
Infra-estrutura preparada
Treinamento realizado
Projeto concluído
9. Estimativa Aproximada de Custos
Contratação do instrutor
Aluguel de sala
Apostilas
Produção dos Certificados
Coffee break
R$ 6.000,00
R$ 1.000,00
R$ 800,00
R$ 300,00
R$ 800,00
50
Total
R$ 8.900,00
Podendo variar 25% para mais ou para menos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional)
RELACIONADOS AO PROJETO:
•
o treinamento deve contemplar uma visão geral sobre todas os procedimentos da
Metodologia;
•
o treinamento deve conter atividades práticas;
•
apuração da média das notas obtidas por cada treinando nos exercícios, resultando em
pelo menos 80% dos treinandos com média maior ou igual a 7;
•
apuração da avaliação do professor por cada um dos treinandos, resultando em um média
maior ou igual a 4.
RELACIONADOS AO PRODUTO:
•
os líderes de projetos devem possuir conhecimento básico em gerenciamento de projetos;
•
apuração da freqüência de cada treinando resultando em pelo menos 75% de freqüência;
•
emissão de relatório condensando as notas por treinando, indicando os aprovados com
média maior ou igual a 7.
11. Retornos e Benefícios
•
Padronizar os métodos e as técnicas para condução dos projetos no Estado;
•
Melhorar o processo de planejamento dos projetos do Estado;
•
Propiciar conhecimento uniforme e abrangente de toda a Metodologia pelos líderes de
projetos do Estado;
•
Aumentar o nível de capacitação em gerenciamento de projetos para os líderes de projetos
do Estado;
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.1.1. O escopo deste projeto encontra-se registrado nesse documento através dos
itens: Descrição do(s) Produto(s), Entregas Intermediárias do Projeto, Requisitos
do Projeto, Critérios de Aceitação do Produto, Limites do Projeto e Estrutura
Analítica do Projeto - EAP Inicial.
12.1.2. O gerenciamento do escopo deste projeto seguirá as seguintes regras:
acontecerá semanalmente nas reuniões de acompanhamento, quando
ocorrerá um check list nos itens que caracterizam o escopo;
os responsáveis por proposições de alteração no escopo são: o patrocinador,
o gestor do negócio, o líder do projeto e a equipe de apoio.
os responsáveis pela aprovação de quaisquer alterações do escopo são: o
patrocinador e o gestor do negócio.
quando houver uma solicitação de quaisquer alterações no escopo, o
procedimento será o seguinte:
51
- o líder deverá identificar os impactos (prazo, custo, qualidade e risco) da
alteração proposta;
- submete a solicitação da alteração para aprovação;
- caso seja aprovada a alteração de escopo, emitir o documento “Termo de
Alteração de Escopo” e buscar as respectivas assinaturas;
- registrar as alterações no Plano de Projeto Detalhado e na EAP.
12.1.3. Este projeto utilizará os seguintes procedimentos para a verificação do escopo:
a cada entrega de produto ou entrega intermediária do projeto, deve ser feita
uma conferência dos critérios de aceitação definidos no escopo do projeto e
emitido o “Termo de Homologação do Produto”;
as não conformidades devem ser registradas no Termo e providenciadas as
regularizações;
o “Termo de Homologação do Produto” deve ser assinado pelo gestor do
negócio.
12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo
12.2.1. Encontram-se abaixo as datas de início e término da linha de base do projeto que
foram calculadas conforme requisitos de cada tarefa executiva e foram
devidamente acordadas por todos os membros das equipes de trabalho. Também,
é importante ressaltar que foram consideradas disponibilidades de cada recurso
executante.
12.2.2. A atualização do cronograma deste projeto acontecerá seguindo os seguintes
acordos:
a periodicidade da atualização será semanal;
as informações serão colhidas diretamente dos recursos executantes através de
e-mail, logo após o envio da programação de tarefas pelo líder do projeto;
a partir das informações recebidas, o líder do projeto, atualizará o cronograma e
avaliará os impactos do desempenho das atividades nas datas marco do projeto
após as atualizações;
52
caso sejam sinalizados impactos negativos, os ajustes acontecerão de acordo
com as seguintes regras:
- serão realizados na reunião semanal com a participação de todos os
recursos envolvidos;
- serão buscadas as possibilidades que estejam ao alcance dos membros das
equipes do projeto, como reduzir durações, definir simultaneidades, eliminar
tarefas etc;
- simultaneamente, devem ser analisados os impactos em escopo, tempo,
custo e riscos do projeto;
- caso essas manobras não sejam suficientes para ajustar as datas
programadas conforme as datas marcos, registrando atrasos superiores a 5
dias, o Patrocinador deverá ser requisitado pelo líder de projeto nos 2 (dois)
dias seguintes para contribuir na resolução do problema;
12.3. Plano de Gerenciamento de Custos
12.3.1. A estimativa aproximada de custos do projeto está indicada no item 9 deste Plano
de Projeto Referencial podendo variar em 25% para mais ou para menos;
12.3.2. A Coordenação do curso deverá fazer a orçamentação de acordo com os critérios
estabelecidos na estimativa aproximada de custos;
12.3.3. A Coordenação do curso deve levantar as informações de valores para a realização
do projeto através de propostas de fornecedores de treinamentos para empresas,
verificando os itens 4 - Restrições do Projeto (sub-item B) e 5 - Premissas do
Projeto (sub-itens A,C e E) e os critério contidos no Plano de Gerenciamento da
Qualidade;
12.3.4. Caso a orçamentação do projeto esteja fora dos limites estabelecidos pelo
patrocinador no item 4 – Restrições do Projeto (sub-item B), o líder do projeto deve
obter uma aprovação para realizar um ajuste no escopo ou solicitar uma ampliação
do orçamento disponível;
12.3.5. Com a orçamentação aprovada, o líder do projeto deverá fazer o acompanhamento
dos custos através de uma planilha contabilizando todos os valores indicados na
proposta de treinamento, a medida que as despesas sejam efetivadas pela
Coordenação do curso;
12.3.6. Periodicamente, o líder do projeto deverá coletar as informações referentes ao
desembolso dos pagamentos aos recursos, junto a Coordenação do curso;
12.3.7. Ao final do projeto, o líder de projeto deverá relatar através de uma planilha
detalhada todos os custos do projeto, fazendo uma análise em relação à expectativa
do orçamento aprovado.
12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.4.1. Os critérios de avaliação da qualidade dos produtos e do projeto estão evidenciados
nos itens 3.1 Descrição dos produtos (sub-item Critérios de aceitação) e 3.3
Requisitos do Projeto respectivamente, devendo ser medidos em relação aos
alunos, ao instrutor, ao material fornecido e a infra-estrutura oferecida;
Em relação ao critério de avaliação dos alunos:
- presença mínima de 75% de participação nas aulas que será medido
através de um formulário de presença preenchido;
53
- prova elaborada pelo instrutor com os assuntos do conteúdo programático
indicados para o curso, onde a nota para aprovação deverá ser maior ou
igual a 7;
- a medição da avaliação dos alunos deverá ser feita pela coordenação do
curso (formulário de presença preenchido) e pelo instrutor (correção da
prova).
Em relação ao critério de avaliação do instrutor:
- deve ser certificado em PMP e a forma de medição será através da
apresentação do certificado emitido pelo PMI;
- deve ter pelo menos 03 anos de experiência em ministrar treinamento em
Gerenciamento de Projetos que deve ser comprovado através de carta de
apresentação das empresas onde realizou treinamentos;
- os alunos deverão avaliar o instrutor através de um formulário de avaliação
que terá perguntas com notas de 1 até 5;
- a medição da avaliação do instrutor deve ser realizada pela coordenação do
curso.
Em relação ao critério de avaliação do Material do Curso:
- deve abordar o conteúdo programático indicado pela coordenação do curso
e pela equipe de instrutoria e deve ser aprovado pelo patrocinador;
- deve ser fornecido através de apostilas contendo inclusive os exercícios a
serem aplicados na aula e também em meio eletrônico;
- a forma de medição será através da norma 6028 da ABNT específica para
normatização de documentos, seguindo os seguintes itens:
papel: Branco, tamanho A4 (210 x 297 mm);
margens: Esquerda 3,0 cm; direita 2,0 cm; superior 3,0 cm; inferior 2,0
cm;
parágrafo: espaçamento duplo, justificado. As citações longa, as notas,
as referências devem ser digitadas em espaçamento simples com fonte
10;
fonte: Para os títulos de capítulos usa-se em geral Times New Roman
ou Arial tamanho 14, em negrito e para subtítulos utiliza-se a mesma
fonte, também em negrito, mas com tamanho 12. O texto deve ser
digitado na mesma fonte, em tamanho 12, normal (sem negrito);
paginação: as páginas devem ser numeradas no canto superior direito.
Os números das páginas devem ser todos em algarismos arábicos
(1,2,3, etc.) e deve ser iniciada a numeração a partir da parte textual (na
introdução);
rodapé: deve ser escrito com a mesma fonte, mas em tamanho 10. Não
esquecendo de justificar a nota de rodapé;
estrutura: capa, folha de rosto, sumário, introdução, referencial teórico,
referências bibliográficas, anexos e contra capa.
- a medição da avaliação do material deve ser feita pelos alunos, instrutor e
coordenação do curso.
Em relação ao critério de avaliação da Infra-Estrutura:
54
- a medição da avaliação do curso deve ser feita através do formulário de
avaliação do curso;
- a sala de aula deve ser equipada com os seguintes itens:
ar-condicionado capaz de manter a temperatura ambiente em 21º C;
possuir 10 microcomputadores IBM-PC Pentium IV, com disco rígido de
40 GB, 512 de memória RAM, monitor de 17” SVGA color, placa de
rede 10/100 Mbps, gravador de CD-ROM, teclado padrão ABTN 2 em
português e mouse ótico, sendo um para cada aluno e 01 para o
instrutor;
a iluminação deve conter lâmpadas fluorecentes tamanho grande e a
quantidade mínima de luminárias para a sala deve ser de 10;
projetor com resolução nativa de 800x600 SVGA e luminosidade
mínima de 1800 lumens
tela retrátil para projeção com altura de 2m e 2,5m de largura com tripé
de suporte com altura de 1,8m;
quadro para pincel atômico com altura de 2m e largura de 2,5 m e deve
estar posicionada na parede a uma altura de 1,8m;
cadeiras e mesas para o uso de computadores;
o local deve possuir banheiro feminino e masculino;
o local deve possuir um ambiente para o coffee-break;
cada coffee-break deve conter no mínimo 3 tipos de salgados e 3 tipos
de doces por pessoa e 3 tipos de bebidas (água, café e suco);
o local deve ter acesso ao transporte urbano e deve conter no mínimo
10 vagas para quem for de veículo próprio;
a medição da avaliação da infra-estrutura deve ser feita pelos alunos,
instrutor e coordenação do curso.
12.4.2. Para garantir a qualidade do projeto e dos produtos do projeto deve ser feita, pela
coordenação do curso, uma inspeção nas ferramentas escolhidas para medição, de
acordo com a categoria de pessoas indicadas para realizá-la;
Para as medições feitas pelos alunos, inspecionar o formulário de avaliação do
instrutor e o formulário de avaliação do curso;
Para as medições feitas pelo instrutor, inspecionar a prova de capacidade dos
alunos, o material didático e o formulário de avaliação da infra-estrutura;
Para as medições feitas pela coordenação do curso, inspecionar o formulário de
freqüência dos alunos, o formulário de avaliação do curso e o formulário de
avaliação do instrutor.
12.4.3. Para controlar a qualidade do projeto e dos produtos do projeto, a Coordenação do
curso deverá avaliar os resultados obtidos pelas inspeções e emitir um parecer
verificando se o projeto atingiu as métricas indicadas nos itens 3.1 e 3.3 deste Plano
de Projeto referencial;
55
Caso não se tenha obtido as métricas esperadas, deve-se fazer uma avaliação
precisa, a fim de identificar qual ação corretiva e ou preventiva deverá ser
tomada e relatar ao patrocinador do projeto;
Verificar se os procedimentos de correção e ou prevenção estão dentro das
expectativas de métricas pretendidas no plano de projeto referencial nos itens
3.1 e 3.3;
12.4.4. Após a conclusão das avaliações de qualidade, deve-se atualizar o Plano de
Gerenciamento da Qualidade incluindo as lições aprendidas;
12.5. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos
12.5.1. Os recursos humanos necessários, suas responsabilidades e suas relações
hierárquicas para realizar o projeto estão documentados no item Equipes e
Responsabilidades, deste Plano de Projeto Referencial e são representadas
graficamente através do organograma abaixo;
Patrocinador
Gestor do
Negócio
Líder do Projeto
Equipe de
Instrutoria
Equipe de Apoio
Treinandos
12.5.2. Nas equipes descritas neste Plano de Projeto existem pessoas fora da SAEB que
estão vinculadas ao projeto por uma parceria entre as instituições, não acarretando
encargos trabalhistas;
12.5.3. Os treinandos receberão uma capacitação no seu horário de trabalho e não
receberão remuneração extra pelas horas dedicadas ao curso. Este projeto não se
compromete em buscar benefícios financeiros para os treinandos nem promovê-los
em sua carreira profissional;
12.5.4. Os recursos humanos dedicados a instrutoria necessitam possuir conhecimento
prático na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos.
12.5.5. O líder do projeto não possuirá autoridade funcional sobre as equipes do projeto,
porém possuirá autonomia de atribuição das tarefas;
12.5.6. As equipes da SAEB terão o suporte do setor de transportes para os eventuais
deslocamentos. As equipes da PRODEB deverão providenciar transporte próprio
para eventuais deslocamentos. O projeto não se comprometerá com o transporte
dos recursos humanos que serão treinandos do curso;
12.5.7. Conforme mencionado nas restrições deste projeto, existe o interesse do
Patrocinador em atender uma solicitação do Governador: o projeto não pode
ultrapassar 30 de julho de 2007, quando será realizado o Fórum de Secretários do
Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados;
56
12.5.8. Os recursos humanos deste projeto (equipes de trabalho) serão disponibilizados
pela SAEB e PRODEB não sendo necessário um recrutamento externo. Desses
recursos, o líder do projeto e o instrutor devem possuir competência em
gerenciamento de projeto e principalmente na Metodologia de Elaboração e
Gerenciamento de Projetos do Estado. Acrescenta-se ainda que o instrutor deve
possuir competência em didática de ensino. Recomenda-se que sejam priorizados
profissionais que já tenham participado de projetos semelhantes com desempenho
satisfatório;
12.5.9. Caberá ao líder de projeto prezar pelo relacionamento interpessoal dos membros da
equipe, promovendo reuniões motivacionais, estimulando o feed back e a melhoria
constante do desempenho da equipe. Para essa atribuição o líder do projeto poderá
contar com o suporte da equipe de psicólogos do DDE/SRH;
12.5.10. Também caberá ao líder do projeto observar indicativos comportamentais dos
recursos, buscando a resolução de desempenhos insatisfatórios.
12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.6.1. Os documentos gerados deverão seguir as normas da Metodologia de Elaboração e
Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia.
12.6.2. Os documentos gerados em meio eletrônico serão arquivados na respectiva pasta
do projeto, localizada na área de projetos, na rede local da CGTIC;
12.6.3. Os documentos impressos relacionados ao gerenciamento do projeto serão
guardados na CGTIC. Os demais documentos impressos serão guardados nas
respectivas áreas de interesse;
12.6.4. Para os documentos que não serão emitidos pelo líder do projeto, cabe ao mesmo
buscar o cumprimento da emissão pelos respectivos responsáveis;
12.6.5. Todos os documentos a serem gerados por este projeto encontram-se descritos na
tabela abaixo:
O QUE
QUEM GERA
QUEM RECEBE
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Líder do Projeto
Patrocinador,
Líder do Projeto, Equipe
de Apoio,
Equipe de Instrutores,
Treinandos
Patrocinador,
Líder do Projeto, Equipe
de apoio, Treinandos
Patrocinador,
Líder do Projeto,
Equipe de apoio,
Treinandos
Patrocinador,
Líder do Projeto,
Equipe de instrutores
COMO SERÃO
ENVIADAS AS
INFORMAÇÕES
Lista de
participantes
Órgãos e
entidades
Conteúdo
programático
Gestor do
Negócio
Apostilas
Equipe de
instrutores
Exercícios
Equipe de
instrutores
Formulário de
presença emitido
Equipe de apoio
Certificados emitidos
Patrocinador,
Equipe de apoio,
Equipe de
instrutores
Treinandos
Impresso
Equipe de apoio
Líder do Projeto,
Treinandos
Impresso
Equipe de apoio
Instrutor
Impresso
Equipe de apoio
Treinandos
Impresso
Formulário de
avaliação do curso
Formulário de
Presença do
Instrutor Emitido
Manual de
QUANDO
Por Ofício
Por e-mail
Meio eletrônico e
impresso
De acordo
com
cronograma
Meio eletrônico e
impresso
Impresso
Após a
realização
do curso
Durante a
realização
do curso
De acordo
57
O QUE
Gerenciamento de
Projetos da
Metodologia
Formulário de
Presença
Preenchido
Formulário de
avaliação do curso
preenchido
Formulário de
presença do instrutor
preenchido
QUEM GERA
Instrutor
Equipe de apoio
Impresso
Treinandos
Equipe de apoio
Impresso
Equipe de apoio
Patrocinador,
Gestor de Negócio
Impresso
Patrocinador,
Gestor do
Negócio
Plano de Projeto
Referencial
Líder do Projeto
Atas de reunião
Líder do Projeto
Planejamento
Executivo
Líder do Projeto
Programações de
tarefas por semana
Termo de
Homologação de
Produto
Termo de
Homologação Final
do Projeto
Relatório de
Progresso
12.7.
COMO SERÃO
ENVIADAS AS
INFORMAÇÕES
QUANDO
com
cronograma
Termo de Abertura
do Projeto
Plano de Projeto
Detalhado (relatório
do projeto)
Visões de evolução
do projeto
QUEM RECEBE
Líder do Projeto
Líder do Projeto
Líder do Projeto
Líder do Projeto,
Equipe de apoio
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio
Patrocinador,
Gestor do Negócio
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio,
Equipe de Instrutores
Durante a
realização
do curso
Após a
realização
do curso
Impresso
No início do
projeto
Impresso
No fim do
planejament
o
Meio eletrônico e
impresso
Semanal
Meio eletrônico
Semanal
Impresso
Mensal
Meio eletrônico
Semanal
Meio eletrônico
Semanal
Líder do Projeto
Gestor do Negócio
Impresso
Eventual
Líder do Projeto
Patrocinador,
Gestor do Negócio
Impresso
No fim do
projeto
Líder do Projeto
Patrocinador,
Gestor do Negócio
Meio eletrônico
Semanal
Plano de Gerenciamento de Riscos
12.7.1. Para a identificação dos riscos será agendado um workshop de 8 horas, em dois
turnos de 4 horas, em dias alternados com a participação do líder, gestor do
negócio e equipe de apoio. Essas informações serão complementadas com os
dados históricos do projeto, treinamento básico em gestão de projetos e uma
análise dos itens premissa e restrição descritas nos itens 4 e 5 do Plano de Projeto
Referencial;
12.7.2. Os riscos deste projeto serão controlados durante todo o ciclo de vida do projeto,
através de workshop especifico a cada mês, com duração de 2 horas, com a
participação do líder do projeto, gestor do negócio e equipe de apoio. Durante esse
encontro deve-se avaliar tanto os riscos já identificados como a possibilidade de
existência de novos potenciais riscos e a necessidade de inclusão do mesmo na
lista de riscos já identificados e priorizados;
12.7.3. O líder do projeto é o responsável pelo monitoramento e acompanhamento dos
riscos identificados e priorizados. Quando for detectada a possibilidade de
ocorrência de um dos riscos identificados, o líder deve acionar de imediato o gestor
do negócio;
12.7.4. Este projeto não terá liberação prévia de orçamento para controle dos riscos;
58
12.7.5. O resultado do workshop de identificação dos riscos está transcrito na tabela
abaixo:
Identificação interna ao projeto (partes envolvidas)
Seq.
1.
Risco identificado
Identificado por
4.
Defeitos nos equipamentos durante o treinamento
Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura
adequada no período escolhido.
Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da
capacitação
Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação
6.
Apostilas não concluídas até o início do treinamento
7.
Freqüência abaixo de 75% das aulas
8.
10.
Quantidade de lideres indicados pelos órgãos acima do previsto
Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na
metodologia.
Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007)
11.
Despesas maiores do que o orçamento previsto
2.
3.
9.
Categoria
Maria José Souza
Tecnologia
Antônio da Silva
Tecnologia
Márcia Lima
Administrativo
Márcia Lima
Conhecimento
José Santana
Maria João dos
Santos
Antônio da Silva
Conhecimento
Político
Antônio da Silva
Conhecimento
Maria José Souza
Maria João dos
Santos
Prazo
Administrativo
Custo
12.7.6. A avaliação da significância dos riscos identificados para o projeto utilizou análise
qualitativa através da aplicação da técnica de análise de G.U.T para priorização dos
riscos, que resultou na tabela abaixo:
Construção G.U.T.
Gravidade (Máximo = 5)
Dano ou prejuízo que pode decorrer da situação (do fator de risco)
Urgência (Máximo = 5)
Urgência em solucionar / tratar o risco caso seja disparado
Tendência (Máximo = 5)
Qual a tendência de evolução se nenhuma ação for tomada
RISCOS
1. Defeitos nos equipamentos durante o
treinamento
2. Indisponibilidade da sala de treinamento com
infra-estrutura adequada no período escolhido.
3. Indisponibilidade dos líderes selecionados no
período da capacitação
4. Indisponibilidade do instrutor no período da
capacitação
5. Apostilas não concluídas até o início do
treinamento
G
U
T
Total (G+U+T)
5
5
3
13
3
5
2
10
5
5
2
12
5
5
4
14
3
4
2
9
6. Freqüência abaixo de 75% das aulas
3
3
2
8
2
2
2
6
5
5
5
15
5
5
5
15
7. Quantidade de lideres indicados pelos órgãos
acima do previsto
8. Quantidade reduzida de instrutores com
experiência prática na metodologia.
9. Não realização da capacitação na data prevista
(até 30/07/2007)
59
12.7.7. A equipe definiu que todos os riscos com o somatório de G.U.T acima de 10 serão
considerados como riscos-chave que serão tratados com suas respectivas
respostas previstas e responsáveis estão transcritas no quadro abaixo:
Riscos negativos ou ameaças
Descrição da ação para:
Mitigar
Risco
Prevenir
1. Quantidade
reduzida de
instrutores com
experiência prática
na metodologia.
2. Não realização da
capacitação na data
prevista (até
30/07/2007)
3.Indisponibilidade
do instrutor no
período da
capacitação
4. Defeitos nos
equipamentos
durante o
treinamento
5.Indisponibilidade
dos líderes
selecionados no
período da
capacitação
6.Indisponibilidade
da sala de
treinamento com
infra-estrutura
adequada no
período escolhido.
Risco
Transferir
(abrandar, amansar,
suavizar, aliviar, diminuir,
proclamar, atenuar)
Aceitar
(justificativa)
Treinar
mais dois
GPs
atualmente
alocados na
Prodeb
Valor de
contingênci
a planejado
(R$)
Responsável
Equipe de
Instrutoria
Acionar o
Patrocinador
Maria João dos
Santos
Verificar a
disponibilidade
dos outros GPs
Disponibiliz
ar
equipament
os backups
Convocar
os líderes
com
antecedênci
a
Selecionar
mais de
uma sala
com infraestrutura
necessária
Explorar
Equipe de
Instrutoria
José Santana
Antônio da Silva
Verificar a
disponibilidade
da segunda
selecionada
Riscos positivos ou oportunidades
Descrição da ação para:
Aceitar
Compartilhar
Melhorar
(justificativa)
Antônio da Silva
Valor de
contingência Responsável
planejado (R$)
1.
12.7.8. O processo de identificação e avaliação dos riscos é cíclico e deve ser repetido uma
vez por mês, conforme definido no planejamento;
12.7.9. O líder do projeto, semanalmente, deve monitorar e controlar os riscos-chave e ao
menor sinal de exposição do mesmo, deverá acionar de imediato o responsável
pelo mesmo;
12.7.10. Todos os insucessos, problemas enfrentados ou erros cometidos, as boas práticas,
os acertos e as medidas tomadas devem ser registradas pelo líder no documento
lições aprendidas, como também, no Plano de Projeto Detalhado;
12.7.11. Todas as informações sobre os riscos colhidas no decorrer do projeto devem ser
atualizadas neste plano.
60
12.8.
Plano de Gerenciamento de Aquisições
12.8.1. Os itens necessários a esse projeto que terão que serão adquiridos são:
reprodução e encadernação das apostilas;
aluguel da sala devidamente equipada;
produção dos certificados;
coffe break;
contratação de instrutoria.
12.8.2. O líder do projeto deverá providenciar a aquisição desses itens atendendo à Lei de
Licitações e Contratos do Estado da Bahia (Lei 9433/2005) relacionada às
aquisições e aos contratos. Conforme essa lei:
poderá ser feita uma contratação direta do instrutor, por não possuir
concorrência no fornecimento desse serviço (inexigibilidade de licitação).
os demais itens deverão ser adquiridos através da modalidade de licitação
carta-convite.
12.8.3. O líder criará a “Especificação dos Objetos” para cada um dos itens a serem
adquiridos, documentando os requisitos de produtos, em detalhes suficientes, para
permitir que possíveis fornecedores determinem se são capazes de fornecer o item,
encaminhará a solicitação de aquisição para o Setor de Licitação e definirá os
critérios que serão usados para avaliar ofertas ou propostas feitas por fornecedores;
12.8.4. O líder providenciará a aprovação da “Especificação do Objeto” pelo patrocinador e
a encaminhará para o Setor de Licitações, a fim de executá-la;
12.8.5. Semanalmente, o líder realizará uma verificação do andamento do processo junto
ao Setor de Licitação, a fim de obter os seguintes resultados:
ajudar a equipe responsável pela licitação na elaboração do Edital da Licitação.
ajudar o setor jurídico na elaboração do contrato, alertando para questões ou
riscos específicos do projeto.
acompanhar a utilização dos critérios de avaliação e seleção para classificar ou
pontuar propostas constantes no Edital de Licitação.
participar de reuniões com os possíveis fornecedores durante o processo
licitatório, para garantir que todos os possíveis fornecedores possuam um
entendimento claro e comum da aquisição.
ajudar na análise das ofertas dos possíveis fornecedores, para pontuação
técnica.
12.8.6. O líder, após a homologação do processo licitatório e a contratação do fornecedor,
colaborará com o gestor de negócios na gestão do contrato, executando os
procedimentos abaixo:
gerar um “Relatório de Desempenho do Fornecedor” observando os critérios de
aceitação contidos neste Plano de Projeto, e os aspectos de monitoramento de
custos, cronograma e desempenho técnico;
Acionar o setor responsável pelo pagamento dos fornecedores, a cada
homologação de produto, conforme os termos do contrato;
utilizar o Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços - SIMPAS para
registrar o desempenho do fornecedor, a fim de compor a documentação do
61
contrato. Isso pode incluir os resultados relatados de auditorias e inspeções do
comprador que indicam as deficiências que o fornecedor precisa corrigir.
12.8.7. O líder do projeto providenciará o encerramento de cada contrato aplicável ao
projeto ou a uma fase do projeto executando os procedimentos abaixo:
emitir o Relatório Final de Desempenho do Fornecedor;
emitir os “Termo(s) de Homologação do(s) Produto(s)” a cada produto entregue
e providenciar a aprovação do gestor do negócio para que seja disparado
pagamento pelo setor responsável;
emitir o documento “Lições Aprendidas” e das recomendações de melhoria para
o planejamento e a implementação de compras e aquisições futuras.
preparar um conjunto completo de documentações do contrato indexadas,
inclusive o contrato encerrado para inclusão, com os arquivos finais do projeto.
13. Assinaturas
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Data:
Ass.
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
62
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PROJETO
CAPACITAÇÃO NA METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E
GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO
PLANO DE PROJETO DETALHADO
Salvador – Fevereiro/2007
63
PATROCINADOR
João Maria da Silva – Secretário de Estado – Secretaria da Administração do Estado da Bahia
GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO
Maria João dos Santos – Coordenador Executivo - Secretaria da Administração do Estado da Bahia
LÍDER DO PROJETO
Antônio da Silva – Coordenador - Secretaria da Administração do Estado da Bahia
DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO
PRODEB/ XXX/ XXX
Maria José Souza
Márcia Lima
SAEB/ CGTIC
José Santana
64
SUMÁRIO
Apresentação
1. Objetivos do Projeto
2. Informações Históricas
3. Escopo do Projeto
3.1.
Descrição do(s) Produto(s)
3.2.
Entregas Intermediárias do Projeto
3.3.
Requisitos do Projeto
3.4.
Limites do Projeto
3.5.
Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
4. Restrições do Projeto
5. Premissas do Projeto
6. Equipes e Responsabilidades
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opcional)
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
9. Estimativa Aproximada de Custos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional)
11. Retornos e Benefícios
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1.
Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.2.
Plano de Gerenciamento do Tempo
12.3.
Plano de Gerenciamento de Custos
12.4.
Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.5.
Plano de Gerenciamento de Pessoal
12.6.
Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.7.
Plano de Gerenciamento dos Riscos
12.8.
Plano de Gerenciamento de Aquisições
13. Assinaturas
65
Acompanhamento das atualizações do projeto
OBS.: O líder deve estar atento que para as alterações de escopo, além da citação na tabela
abaixo, sejam formalizadas através do “Termo de Alteração de Escopo”. Quando o registro for
apenas de relatos e considerações, basta citar na tabela abaixo.
Mudanças
Data
pode relacionar o documento de Registro de Alteração de Escopo
descrever de forma resumida o objeto alterado
01/02/07
Foi autorizada uma alteração de escopo, acrescentando uma entrega intermediária
relacionada ao produto do projeto, conforme “Termo de Alteração de Escopo”
devidamente emitido.
10/03/07
Foi autorizada uma alteração de escopo, ajustando requisitos do projeto, conforme “Termo
de Alteração de Escopo” devidamente emitido, e refletindo no item 10 - Requisitos de
Aprovação.
15/03/07
Foram excluídas entregas intermediárias registradas nos itens 3.2 Entregas Intermediárias
e 12.6 Plano de Gerenciamento das Comunicações.
20/04/07
Foi acrescida uma pessoa na equipe de apoio do projeto, em função do recurso ter sido
liberado de outras alocações.
05/06/07
Foi definida uma redução de custos, que implicou em anotações nos itens 4 Restrições do
projeto (letra B), 12.3 Plano de Gerenciamento dos Custos e 12.4 Plano de
Gerenciamento da Qualidade.
66
Apresentação
Este documento foi produzido com base no Plano de Projeto Referencial, criado no momento de
planejamento do projeto e contém inserções e complementos referentes às informações relevantes
ocorridas, durante o desenvolvimento do mesmo. Tais inserções encontram-se em Itálico e
sublinhadas, a fim de destacá-las das informações originais.
1. Objetivos do Projeto
Promover a primeira turma de capacitação contemplando 30 servidores do Governo do Estado,
até julho de 2007, na utilização da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do
Estado da Bahia, possibilitando sua atuação como líder de projeto.
2. Informações Históricas
•
O Relatório da CGTIC de 2005, emitido pelos Agentes de Integração, constatava a ausência
de metodologias para condução dos projetos;
•
Desde 2001, a PRODEB desenvolve e aprimora uma metodologia de gerenciamento de
projetos;
•
No início de 2006, houve uma articulação da CGTIC com a PRODEB, a fim de compor uma
equipe de trabalho composta pela SAEB e PRODEB para adaptar a metodologia da
PRODEB para a utilização no Estado;
•
Em 2006, foi iniciado o projeto Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do
Estado da Bahia, que programou um plano de capacitações, do qual uma atividades será
efetivada por este projeto.
3. Escopo do Projeto
3.1. Descrição do(s) Produto(s)
Item
Produto
Servidores capacitados na
utilização da Metodologia
A
Características e Requisitos
Critérios de Aceitação
do produto
O
servidor
deve
ter 75% de freqüência, e
conhecimento teórico e prático nota maior ou igual a 7 no
da utilização da metodologia.
aproveitamento do curso.
3.2. Entregas Intermediárias do Projeto
RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO:
-
lista de participantes;
-
conteúdo programático;
-
apostilas;
-
exercícios;
-
formulário de presença emitido;
-
formulário de presença preenchido;
-
sala devidamente preparada;
-
certificados emitidos;
-
formulário de avaliação do curso emitido;
-
formulário de avaliação do curso preenchido;
Excluído em 15/03/07
-
formulário de presença do instrutor emitido;
-
formulário de presença do instrutor preenchido;
-
Volumes I e II da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos;
Inclusão feita em 01/02/07
67
-
conteúdo programático (apostilas, apresentações e exercícios) em meio eletrônico
(CD e site).
RELACIONADAS AO GERENCIAMENTO DO PROJETO:
-
Termo de Abertura do Projeto;
-
Plano de Projeto Referencial;
-
Atas de reunião;
-
Planejamento Executivo;
-
Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto);
-
Visões de evolução do projeto;
-
Programações de tarefas por semana;
-
Termo de Homologação de Produto;
-
Termo de Homologação Final do Projeto;
-
Relatórios de progresso.
3.3. Requisitos do Projeto
-
Obter 80% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação;
Alterado em 10/03/07:
-
Obter 90% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação;
-
O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas
de 1 a 5);
3.4. Limites do Projeto
-
Não está incluída no escopo deste projeto, a verificação da utilização efetiva da
metodologia pelos líderes que serão capacitados;
-
Não está incluída no escopo deste projeto, a preparação dos servidores nas áreas de
aplicação dos negócios a serem trabalhados pelos mesmos.
3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
68
4. Restrições do Projeto
Item
Descrição
A
Poucos potenciais instrutores com experiência prática na metodologia.
O orçamento disponível para realizar a capacitação está limitado a R$ 10.000,00.
Alterado em 05/06/07:
O orçamento disponível para realizar a capacitação foi reduzida em função de corte no
orçamento do Governo do Estado, portanto fica limitado a R$ 8.500,00.
O projeto não pode ultrapassar 30 de junho de 2007, quando será realizado o Fórum de
Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados.
B
C
5. Premissas do Projeto
Item
A
B
C
D
E
F
Descrição
Disponibilidade do instrutor no período do treinamento.
Disponibilidade dos líderes de projetos designados pelas Secretarias por meio turno durante o
período do treinamento.
Disponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.
Disponibilidade de sala com um micro por pessoa.
Turmas com no máximo 10 pessoas.
Será obrigatória a freqüência de pelo menos 75% das aulas para emissão do Certificado.
6. Equipes e Responsabilidades
6.1.
Patrocinador
Nome
João Maria da Silva
Item
A
B
C
D
E
6.2.
Cargo
Secretário de Administração
Responsabilidades
Autorizar o início do projeto
Validar o planejamento do projeto
Prover recursos financeiros para o projeto
Contribuir na solução dos riscos do projeto
Manter o nível de comprometimento das equipes
Gestor do Negócio do Projeto
Nome
Maria João dos Santos
Item
A
C
D
E
6.3.
Instituição
SAEB
Cargo
Coordenador Executivo
Instituição
SAEB
Responsabilidades
Indicar os responsáveis para fornecimento das informações inerentes e necessárias
para o andamento do projeto
Prestar todas as informações relativas às necessidades do projeto
Validar todas as informações produzidas pelo projeto
Homologar todas os documentos gerados pelo projeto
Líder do Projeto
Nome
Antônio da Silva
Item
A
B
C
D
E
F
G
H
Cargo
Coordenador
Instituição
SAEB
Telefones
E-mail
Responsabilidades
Elaborar a documentação inicial do projeto
Providenciar a validação da documentação inicial do projeto
Elaborar e atualizar sistematicamente a documentação do projeto
Providenciar a validação da documentação atualizada sistematicamente
Programar, convocar e comandar as reuniões de acompanhamento do projeto,
elaborando a ata
Zelar pelo cumprimento dos prazos acordados
Elaborar as informações do projeto para divulgação e divulgá-las adequadamente
Providenciar a execução do projeto pelas equipes designadas
69
I
J
6.4.
Garantir o cumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos a ser adotada
pelo projeto
Providenciar a validação dos produtos do projeto junto ao Patrocinador e ao Gestor do
Negócio do Projeto
Equipe de instrutoria
Nome
Maria José
Souza
Márcia Lima
Item
A
6.5.
Cargo
Gerente de Projetos
Instituição
PRODEB
Gerente de Projetos
PRODEB
E-mail
Responsabilidades
Elaborar o conteúdo programático
B
Elaborar a apostila e os exercícios
C
Realizar a instrutoria das aulas do treinamento
D
Registrar a freqüência dos treinandos
E
Avaliar o aproveitamento dos treinandos
F
Emitir avaliação das aulas
Equipe de apoio
Nome
Cargo
José Santana Auxiliar Administrativo
Incluído em 20/04/07
Carlos
Gerente de Projetos
Rodrigues
Item
A
6.6.
Telefones
Instituição
SAEB
Telefones
E-mail
SAEB
Responsabilidades
Providenciar a produção das apostilas
B
Preparar os recursos materiais da sala
C
Elaborar o formulário de freqüência
D
Elaborar o formulário de avaliação do curso
Treinandos
Item
A
B
C
D
E
Responsabilidades
Comparecer pontualmente às aulas
Dedicar-se às aulas prestando atenção às exposições e solicitando esclarecimentos
quando necessário
Realizar as atividades práticas
Assinar a lista de presença
Preencher a avaliação do instrutor
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opcional)
•
Defeitos nos equipamentos durante o treinamento;
•
Equipamentos sem os softwares instalados;
•
Ausência dos treinandos;
•
Ausência do instrutor;
•
Apostilas não concluídas até o início do treinamento.
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
Datas
30/01/07
20/03/07
09/05/07
Acontecimento
Plano de projeto validado
Lista de participantes divulgada
Material didático elaborado
70
22/05/07
30/06/07
30/07/07
Infra-estrutura preparada
Treinamento realizado
Projeto concluído
9. Estimativa Aproximada de Custos
Contratação do instrutor
Aluguel de sala
Apostilas
Produção dos Certificados
Coffe break
Total
R$ 6.000,00
R$ 1.000,00
R$ 800,00
R$ 300,00
R$ 800,00
R$ 8.900,00
Podendo variar 25% para mais ou para menos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional)
RELACIONADOS AO PROJETO:
•
o treinamento deve contemplar uma visão geral sobre todas os procedimentos da
metodologia;
•
o treinamento deve conter atividades práticas;
•
apuração da média das notas obtidas por cada treinando nos exercícios, resultando em
pelo menos 80% dos treinandos com média maior ou igual a 7;
Alterado em 10/03/07:
•
apuração da média das notas obtidas por cada treinando nos exercícios, resultando em
pelo menos 90% dos treinandos com média maior ou igual a 7;
•
apuração da avaliação do professor por cada um dos treinandos, resultando em um média
maior ou igual a 4.
RELACIONADOS AO PRODUTO
•
os líderes de projetos devem possuir conhecimento básico em gerenciamento de projetos;
•
apuração da freqüência de cada treinando resultando em pelo menos 75% de freqüência;
•
emissão de relatório condensando as notas por treinando, indicando os aprovados com
média maior ou igual a 7.
71
11. Retornos e Benefícios
•
Padronizar os métodos e as técnicas para condução dos projetos no Estado;
•
Melhorar o processo de planejamento dos projetos do Estado;
•
Propiciar conhecimento uniforme e abrangente de toda a metodologia pelos líderes de
projetos do Estado;
•
Aumentar o nível de capacitação em gerenciamento de projetos para os líderes de projetos
do Estado;
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1.
Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.1.1. O escopo deste projeto encontra-se registrado nesse documento através dos
itens: Descrição do(s) Produto(s), Entregas Intermediárias do Projeto,
Requisitos do Projeto, Critérios de Aceitação do Produto, Limites do Projeto e
Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
12.1.2. O gerenciamento do escopo deste projeto seguirá as seguintes regras:
acontecerá semanalmente nas reuniões de acompanhamento, quando
ocorrerá um check list nos itens que caracterizam o escopo;
os responsáveis por proposições de alteração no escopo são: o
patrocinador, o gestor do negócio, o líder do projeto e a equipe de apoio.
os responsáveis pela aprovação de quaisquer alterações do escopo são: o
patrocinador e o gestor do negócio.
quando houver uma solicitação de quaisquer alterações no escopo, o
procedimento será o seguinte:
-
o líder deverá identificar os impactos (prazo, custo, qualidade e risco) da
alteração proposta;
-
submete a solicitação da alteração para aprovação;
-
caso seja aprovada a alteração de escopo, emitir o documento “Termo
de Alteração de Escopo” e buscar as respectivas assinaturas.
-
registrar as alterações no Plano de Projeto Detalhado e na EAP.
12.1.3. Este projeto utilizará os seguintes procedimentos para a verificação do escopo:
12.2.
a cada entrega de produto ou entrega intermediária do projeto, deve ser
feita uma conferência dos critérios de aceitação definidos no escopo do
projeto e emitido o “Termo de Homologação do Produto”.
as não conformidades devem ser registradas no Termo e providenciadas as
regularizações.
a “Termo de Homologação do Produto” deve ser assinado pelo gestor do
negócio.
Plano de Gerenciamento do Tempo
12.2.1. Encontram-se abaixo as datas de início e término da linha de base do projeto
que foram calculadas conforme requisitos de cada tarefa executiva e foram
devidamente acordadas por todos os membros das equipes de trabalho.
72
Também, é importante ressaltar que foram consideradas disponibilidades de
cada recurso executante.
12.2.2. A atualização do cronograma deste projeto acontecerá seguindo os seguintes
acordos:
a periodicidade da atualização será semanal;
as informações serão colhidas diretamente dos recursos executantes
através de e-mail, logo após o envio da programação de tarefas pelo líder
do projeto;
a partir das informações recebidas, o líder do projeto, atualizará o
cronograma e avaliará os impactos do desempenho das atividades nas
datas marco do projeto após as atualizações;
12.3.
caso sejam sinalizados impactos negativos, os ajustes acontecerão de
acordo com as seguintes regras:
-
serão realizados na reunião semanal com a participação de todos os
recursos envolvidos;
-
serão buscadas as possibilidades que estejam ao alcance dos membros
das equipes do projeto, como reduzir durações, definir simultaneidades,
eliminar tarefas etc;
-
simultaneamente, devem ser analisados os impactos em escopo,
tempo, custo e riscos do projeto;
-
caso essas manobras não sejam suficientes para ajustar as datas
programadas conforme as datas marcos, registrando atrasos superiores
a 5 dias, o Patrocinador deverá ser requisitado pelo líder de projeto nos
2 (dois) dias seguintes para contribuir na resolução do problema;
Plano de Gerenciamento de Custos
12.3.1. A estimativa aproximada de custos do projeto está indicada no item 9 deste
Plano de Projeto Referencial podendo variar em 25% para mais ou para menos;
12.3.2. A Coordenação do curso deverá fazer a orçamentação de acordo com os
critérios estabelecidos na estimativa aproximada de custos;
73
12.3.3. A Coordenação do curso deve levantar as informações de valores para a
realização do projeto através de propostas de fornecedores de treinamentos
para empresas, verificando os itens 4 - Restrições do Projeto (sub-item B) e 5 Premissas do Projeto (sub-itens A,C e E) e os critérios contidos no Plano de
Gerenciamento da Qualidade;
12.3.4. Caso a orçamentação do projeto esteja fora dos limites estabelecidos pelo
patrocinador no item 4 – Restrições do Projeto (sub-item B), o líder do projeto
deve obter uma aprovação para realizar um ajuste no escopo ou solicitar uma
ampliação do orçamento disponível;
12.3.5. Com a orçamentação aprovada, o líder do projeto deverá fazer o
acompanhamento dos custos através de uma planilha contabilizando todos os
valores indicados na proposta de treinamento, a medida que as despesas sejam
efetivadas pela Coordenação do curso;
A planilha de custos foi alterada em 05/06/07, devido ao corte de 15% ocorrido
na verba destinada ao projeto. Com isso, o custo com o coffe braek foi reduzido
em 50%
Contratação do instrutor
Aluguel de sala
Apostilas
Produção dos Certificados
Coffe break
Total
R$ 6.000,00
R$ 1.000,00
R$ 800,00
R$ 300,00
R$ 400,00
R$ 8.500,00
12.3.6. Periodicamente, o líder do projeto deverá coletar as informações referentes ao
desembolso dos pagamentos aos recursos, junto a Coordenação do curso;
12.3.7. Ao final do projeto, o líder do projeto deverá relatar através de uma planilha
detalhada todos os custos do projeto, fazendo uma análise em relação à
expectativa do orçamento aprovado.
12.4.
Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.4.1. Os critérios de avaliação da qualidade dos produtos e do projeto estão
evidenciados nos itens 3.1 Descrição dos produtos (sub-item Critérios de
aceitação) e 3.3 Requisitos do Projeto respectivamente, devendo ser medidos
em relação aos alunos, ao instrutor, ao material fornecido e a infra-estrutura
oferecida;
Em relação ao critério de avaliação dos alunos:
-
presença mínima de 75% de participação nas aulas que será medido
através de um formulário de presença preenchido;
-
prova elaborada pelo instrutor com os assuntos do conteúdo
programático indicado para o curso, onde a nota para aprovação deverá
ser maior ou igual a 7;
-
a medição da avaliação dos alunos deverá ser feita pela coordenação
do curso (formulário de presença preenchido) e pelo instrutor (correção
da prova).
Em relação ao critério de avaliação do instrutor:
-
deve ser certificado em PMP e a forma de medição será através da
apresentação do certificado emitido pelo PMI;
-
deve ter pelo menos 03 anos de experiência em ministrar treinamento
em Gerenciamento de Projetos que deve ser comprovado através de
carta de apresentação das empresas onde realizou treinamentos;
74
-
os alunos deverão avaliar o instrutor através de um formulário de
avaliação que terá perguntas com notas de 1 até 5;
-
a medição da avaliação do instrutor deve ser realizada pela
coordenação do curso.
Em relação ao critério de avaliação do Material do Curso:
-
deve abordar o conteúdo programático indicado pela coordenação do
curso e pela equipe de instrutoria e deve ser aprovado pelo
patrocinador;
-
deve ser fornecido através de apostilas contendo inclusive os exercícios
a serem aplicados na aula e também em meio eletrônico; A forma de
medição será através da norma 6028 da ABNT específica para
normatização de documentos, seguindo os seguintes itens:
papel: Branco, tamanho A4 (210 x 297 mm);
margens: Esquerda 3,0 cm; direita 2,0 cm; superior 3,0 cm; inferior
2,0 cm;
parágrafo: espaçamento duplo, justificado. As citações longa, as
notas, as referências devem ser digitadas em espaçamento simples
com fonte 10;
fonte: Para os títulos de capítulos usa-se em geral Times New
Roman ou Arial tamanho 14, em negrito e para subtítulos utiliza-se
a mesma fonte, também em negrito, mas com tamanho 12. O texto
deve ser digitado na mesma fonte, em tamanho 12, normal (sem
negrito);
paginação: as páginas devem ser numeradas no canto superior
direito. Os números das páginas devem ser todos em algarismos
arábicos (1,2,3, etc.) e deve ser iniciada a numeração a partir da
parte textual (na introdução);
rodapé: deve ser escrito com a mesma fonte, mas em tamanho 10.
Não esquecendo de justificar a nota de rodapé.
estrutura: Capa, folha de rosto, sumário, introdução, referencial
teórico, referências bibliográficas, anexos e contra capa.
-
A medição da avaliação do material deve ser feita pelos alunos, instrutor
e coordenação do curso.
Em relação ao critério de avaliação da Infra-Estrutura:
-
a medição da avaliação do curso deve ser feita através do formulário de
avaliação do curso;
-
a sala de aula deve ser equipada com os seguintes itens:
ar-condicionado capaz de manter a temperatura ambiente em 21º C;
possuir 10 microcomputadores IBM-PC Pentium IV, com disco rígido
de 40 GB, 512 de memória RAM, monitor de 17” SVGA color, placa
de rede 10/100 Mbps, gravador de CD-ROM, teclado padrão ABTN
2 em português e mouse ótico, sendo um para cada aluno e 01 para
o instrutor;
a iluminação deve conter lâmpadas fluorecentes tamanho grande e
a quantidade mínima de luminária para a sala deve ser de 10;
75
projetor com resolução nativa de 800x600 SVGA e luminosidade
mínima de 1800 lumens
tela retrátil para projeção com altura de 2m e 2,5m de largura com
tripé de suporte com altura de 1,8m;
quadro para pincel atômico com altura de 2m e largura de 2,5 m e
deve estar posicionada na parede a uma altura de 1,8m;
cadeiras e mesas para o uso de computadores;
o local deve possuir banheiro feminino e masculino;
o local deve possuir um ambiente para o coffee-break;
cada coffee-break deve conter no mínimo 3 tipos de salgados e 3
tipos de doces por pessoa e 3 tipos de bebidas (água, café e suco);
Alterado em 05/06/07 para o conteúdo abaixo em função da redução de
verba:
cada coffee-break deve conter no mínimo 2 tipos de salgados e 1
tipos de doces por pessoa e 2 tipos de bebidas (água e café);
o local deve ter acesso ao transporte urbano e deve conter no
mínimo 10 vagas para quem for de veículo próprio;
a medição da avaliação da infra-estrutura deve ser feita pelos
alunos, instrutor e coordenação do curso.
12.4.2. Para garantir a qualidade do projeto e dos produtos do projeto deve ser feita,
pela coordenação do curso, uma inspeção nas ferramentas escolhidas para
medição de acordo com a categoria de pessoas indicadas para realizar esta
medição.
Para as medições feitas pelos alunos, inspecionar o formulário de avaliação
do instrutor e o formulário de avaliação do curso;
Para as medições feitas pelo instrutor, inspecionar a Prova de capacidade
dos alunos, o material didático e o formulário de avaliação da infra-estrutura;
Para as medições feitas pela coordenação do curso, inspecionar o
formulário de freqüência dos alunos, o formulário de avaliação do curso e o
formulário de avaliação do instrutor.
12.4.3. Para controlar a qualidade do projeto e dos produtos do projeto, a Coordenação
do curso deverá avaliar os resultados obtidos pelas inspeções e emitir um
parecer verificando se o projeto atingiu as métricas indicadas nos itens 3.1 e 3.3
deste Plano de Projeto referencial;
Caso não se tenha obtido as métricas esperadas, deve-se fazer uma
avaliação precisa, a fim de identificar qual ação corretiva e ou preventiva
deverá ser tomada e relatar ao patrocinador do projeto;
Verificar se os procedimentos de correção e ou prevenção estão dentro das
expectativas de métricas pretendidas no plano de projeto referencial nos
itens 3.1 e 3.3;
12.4.4. Após a conclusão das avaliações de qualidade, deve-se atualizar o Plano de
Gerenciamento da Qualidade incluindo as lições aprendidas.
76
12.5.
Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos
12.5.1. Os recursos humanos necessários, suas responsabilidades e suas relações
hierárquicas para realizar o projeto estão documentados no item Equipes e
Responsabilidades deste Plano de Projeto Referencial e são representadas
graficamente através do organograma abaixo.
Patrocinador
Gestor do
Negócio
Líder do Projeto
Equipe de
Instrutoria
Equipe de Apoio
Treinandos
12.5.2. Nas equipes descritas neste Plano de Projeto existem pessoas fora da SAEB
que estão vinculadas ao projeto por uma parceria entre as instituições, não
acarretando encargos trabalhistas.
12.5.3. Os treinandos receberão uma capacitação no seu horário de trabalho e não
receberão remuneração extra pelas horas dedicadas ao curso. Este projeto não
se compromete em buscar benefícios financeiros para os treinandos nem
promovê-los em sua carreira profissional.
12.5.4. Os recursos humanos dedicados à instrutoria necessitam possuir conhecimento
prático na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado.
12.5.5. O líder do projeto não possuirá autoridade funcional sobre as equipes do
projeto, porém possuirá autonomia de atribuição das tarefas.
12.5.6. As equipes da SAEB terão o suporte do setor de transportes para os eventuais
deslocamentos. As equipes da PRODEB deverão providenciar transporte
próprio para eventuais deslocamentos. O projeto não se comprometerá com o
transporte dos recursos humanos que serão treinandos do curso.
12.5.7. Conforme mencionado nas restrições deste projeto, existe o interesse do
Patrocinador em atender uma solicitação do Governador: o projeto não pode
ultrapassar 30 de julho de 2007, quando será realizado o Fórum de Secretários
do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados.
12.5.8. Os recursos humanos deste projeto (equipes de trabalho) serão disponibilizados
pela SAEB e PRODEB não sendo necessário um recrutamento externo. Desses
recursos, o líder do projeto e o instrutor devem possuir competência em
gerenciamento de projeto e principalmente na metodologia de gerenciamento
de projetos do estado. Acrescenta-se ainda que o instrutor deve possuir
competência em didática de ensino. Recomenda-se que sejam priorizados
profissionais que já tenham participado de projetos semelhantes com
desempenho satisfatório.
77
12.5.9. Caberá ao líder de projeto prezar pelo relacionamento interpessoal dos
membros da equipe, promovendo reuniões motivacionais, estimulando o feed
back e a melhoria constante do desempenho da equipe. Para essa atribuição o
líder do projeto poderá contar com o suporte da equipe de psicólogos do
DDE/SRH.
12.5.10. Também caberá ao líder do projeto observar indicativos comportamentais dos
recursos, buscando a resolução de desempenhos insatisfatórios.
12.6.
Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.6.1. Os documentos gerados deverão seguir as normas da Metodologia de
Gerenciamento de Projetos do Estado.
12.6.2. Os documentos gerados em meio eletrônico serão arquivados na respectiva
pasta do projeto localizada na área de projetos na rede local da CGTIC.
12.6.3. Os documentos impressos relacionados ao gerenciamento do projeto serão
guardados na CGTIC. Os demais documentos impressos serão guardados nas
respectivas áreas de interesse pelo documento.
12.6.4. Para os documentos que não serão emitidos pelo Líder do projeto, cabe ao
mesmo buscar o cumprimento da emissão pelos respectivos responsáveis.
12.6.5. Todos os documentos a serem gerados por este projeto encontram-se descritos
na tabela abaixo:
O QUE
QUEM GERA
QUEM RECEBE
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Líder do Projeto
Patrocinador,
Líder do Projeto, Equipe
de Apoio,
Equipe de Instrutores,
Treinandos
Patrocinador,
Líder do Projeto, Equipe
de apoio, Treinandos
Patrocinador,
Líder do Projeto,
Equipe de apoio,
Treinandos
Patrocinador,
Líder do Projeto,
Equipe de instrutores
COMO SERÃO
ENVIADAS AS
INFORMAÇÕES
Lista de
participantes
Órgãos e entidades
Conteúdo
programático
Gestor do Negócio
Apostilas
Equipe de
instrutores
Exercícios
Equipe de
instrutores
Formulário de
presença emitido
Equipe de apoio
Formulário de
Presença
Preenchido
Instrutor
Equipe de apoio
Impresso
Certificados
emitidos
Patrocinador,
Equipe de apoio,
Equipe de
instrutores
Treinandos
Impresso
Líder do Projeto,
Treinandos
Impresso
Equipe de apoio
Impresso
Instrutor
Impresso
Treinandos
Impresso
Formulário de
avaliação do curso Equipe de apoio
emitido
Formulário de
avaliação do curso Treinandos
preenchido
Excluídos em 15/03/07
Formulário de
Presença do
Equipe de Apoio
Instrutor emitido
Manual de
Equipe de apoio
Gerenciamento de
QUANDO
Por Ofício
Por e-mail
Meio eletrônico e
impresso
De acordo com
cronograma
Meio eletrônico e
impresso
Impresso
Durante a
realização do
curso
Após a
realização do
curso
Após a
realização do
curso
Durante a
realização do
curso
De acordo com
cronograma
78
O QUE
QUEM GERA
Projetos da
Metodologia
Termo de Abertura
do Projeto
Patrocinador,
Gestor do Negócio
Plano de Projeto
Referencial
Líder do Projeto
Atas de reunião
Líder do Projeto
Planejamento
Executivo
Líder do Projeto
Plano de Projeto
Detalhado
(relatório do
projeto)
Visões de
evolução do
projeto
Programações de
tarefas por
semana
Termo de
Homologação de
Produto
Termo de
Homologação
Final do Projeto
Relatórios de
Progresso
12.7.
QUEM RECEBE
Líder do Projeto,
Equipe de apoio
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio
COMO SERÃO
ENVIADAS AS
INFORMAÇÕES
QUANDO
Impresso
No início do
projeto
Impresso
No fim do
planejamento
Meio eletrônico e
impresso
Semanal
Meio eletrônico
Semanal
Líder do Projeto
Patrocinador,
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio
Impresso
Mensal
Líder do Projeto
Patrocinador,
Gestor do Negócio
Meio eletrônico
Semanal
Líder do Projeto
Gestor do Negócio,
Equipe de apoio,
Equipe de Instrutores
Meio eletrônico
Semanal
Líder do Projeto
Gestor do Negócio
Impresso
Eventual
Líder do Projeto
Patrocinador,
Gestor do Negócio
Impresso
No fim do projeto
Líder do Projeto
Patrocinador,
Gestor do Negócio
Meio eletrônico
Semanal
Plano de Gerenciamento de Riscos
12.7.1. Para a identificação dos riscos será agendado um workshop de 8 horas, em
dois turnos de 4 horas, em dias alternados com a participação do líder, Gestor
do negócio e equipe de apoio. Essas informações serão complementadas com
os dados históricos do projeto treinamento básico em gestão de projeto e uma
análise dos itens premissa e restrição descritas nos itens 4 e 5 do Plano de
Projeto Referencial.
12.7.2. Os riscos deste projeto serão controlados durante todo o ciclo de vida do projeto
através de workshop especifico a cada mês com duração de 2 horas com a
participação do líder do projeto, gestor do negócio e equipe de apoio. Durante
esse encontro deve-se avaliar tanto os riscos já identificados como a
possibilidade de existência de novos potenciais riscos e a necessidade de
inclusão do mesmo na lista de riscos já identificados e priorizados.
12.7.3. O líder do projeto é o responsável pelo monitoramento e acompanhamento dos
riscos identificados e priorizados. Quando for detectada a possibilidade de
ocorrência de um dos riscos identificados o líder deve acionar de imediato o
Gestor do Negócio.
12.7.4. Este projeto não terá liberação prévia de orçamento para controle dos riscos.
12.7.5. O resultado do workshop de identificação dos riscos está transcrito na tabela
abaixo:
Identificação interna ao projeto (partes envolvidas)
Seq.
1.
2.
Risco identificado
Defeitos nos equipamentos durante o treinamento
Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura
adequada no período escolhido.
Identificado por
Categoria
Tecnologia
Maria José Souza
Tecnologia
Antônio da Silva
79
adequada no período escolhido.
Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da
capacitação
Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação
Apostilas não concluídas até o início do treinamento
Freqüência abaixo de 75% das aulas
3.
4.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Administrativo
Márcia Lima
Quantidade de lideres indicados pelos órgãos acima do previsto
Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na
metodologia.
Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007)
Despesas maiores do que o orçamento previsto
Conhecimento
Conhecimento
Administrativo
Márcia Lima
José Santana
Maria João dos
Santos
Antônio da Silva
Político
Conhecimento
Antônio da Silva
Maria José Souza Prazo
Maria João dos
Custo
Santos
12.7.6. A avaliação da significância dos riscos identificados para o projeto utilizou
análise qualitativa através da aplicação da técnica de análise de G.U.T para
priorização dos riscos, que resultou na tabela abaixo:
Construção G.U.T.
Gravidade (Máximo = 5)
Dano ou prejuízo que pode decorrer da situação (do fator de risco)
Urgência (Máximo = 5)
Urgência em solucionar / tratar o risco caso seja disparado
Tendência (Máximo = 5)
Qual a tendência de evolução se nenhuma ação for tomada
RISCOS
Defeitos nos equipamentos durante o
treinamento
2. Indisponibilidade
da
sala
de
treinamento
com
infra-estrutura
adequada no período escolhido.
3. Indisponibilidade
dos
líderes
selecionados
no
período
da
capacitação
4. Indisponibilidade do instrutor no
período da capacitação
5. Apostilas não concluídas até o início
do treinamento
G
U
T
Total (G+U+T)
5
5
3
13
3
5
2
10
5
5
2
12
5
5
4
14
3
4
2
9
6.
7.
3
3
2
8
2
2
2
6
5
5
5
15
5
5
5
15
1.
8.
9.
Freqüência abaixo de 75% das aulas
Quantidade de lideres indicados pelos
órgãos acima do previsto
Quantidade reduzida de instrutores
com experiência prática na
metodologia.
Não realização da capacitação na data
prevista (até 30/07/2007)
80
12.7.7. A equipe definiu que todos os riscos com o somatório de G.U.T acima de 10
serão considerados como riscos-chave que serão tratados com suas
respectivas respostas previstas e responsáveis estão transcritas no quadro
abaixo:
Riscos negativos ou ameaças
Descrição da ação para:
Mitigar
Risco
Prevenir
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Quantidade
reduzida de
instrutores com
experiência
prática na
metodologia.
Não realização
da capacitação
na data prevista
(até
30/07/2007)
Indisponibilidad
e do instrutor
no período da
capacitação
Defeitos nos
equipamentos
durante o
treinamento
Indisponibilidad
e dos líderes
selecionados
no período da
capacitação
Indisponibilidad
e da sala de
treinamento
com infraestrutura
adequada no
período
escolhido.
Transferir
(abrandar, amansar,
suavizar, aliviar, diminuir,
proclamar, atenuar)
Valor de
contingência
Aceitar
planejado
(justificativa)
(R$)
Treinar mais
dois GPs
atualmente
alocados na
Prodeb
Responsável
Equipe de
Instrutoria
Acionar o
Patrocinador
Maria João dos
Santos
Verificar a
disponibilid
ade dos
outros GPs
Equipe de
Instrutoria
Disponibilizar
equipamentos
back-ups
José Santana
Convocar os
líderes com
antecedência
Antônio Silva
Selecionar
mais de uma
sala com infraestrutura
necessária
Verificar a
disponibilid
ade da
segunda
selecionad
a
Antônio Silva
Riscos positivos ou oportunidades
Descrição da ação para:
Risco
Explorar
1.
Compartilhar
Melhorar
Valor de
Aceitar
contingência
(justificativa)
planejado
(R$)
Responsável
12.7.8. O processo de identificação e avaliação dos riscos é cíclico e deve ser repetido
uma vez por mês, conforme definido no planejamento.
12.7.9. O líder do projeto, semanalmente, deve monitorar e controlar os riscos-chave e
ao menor sinal de exposição do mesmo, deverá acionar de imediato o seu
responsável.
12.7.10. Todos os insucessos, problemas enfrentados ou erros cometidos, as boas
práticas, os acertos e as medidas tomadas devem ser registradas pelo líder no
documento “Lições Aprendidas”, como também, no Plano de Projeto Detalhado.
12.7.11. Todas as informações sobre os riscos colhidas no decorrer do projeto devem
ser atualizadas neste plano.
81
12.8.
Plano de Gerenciamento de Aquisições
12.8.1. Os itens necessários a esse projeto que terão que serão adquiridos são:
reprodução e encadernação das apostilas;
aluguel da sala devidamente equipada;
produção dos certificados;
coffe break;
contratação de instrutoria.
12.8.2. O líder do projeto deverá providenciar a aquisição desses itens atendendo à Lei
de Licitações e Contratos do Estado da Bahia (Lei 9433/2005) relacionada às
aquisições e aos contratos. Conforme essa lei:
poderá ser feita uma contratação direta do instrutor, por não possuir
concorrência no fornecimento desse serviço (inexigibilidade de licitação).
os demais itens deverão ser adquiridos através da modalidade de licitação
carta-convite.
12.8.3. O líder criará a Especificação dos Objetos para cada um dos itens a serem
adquiridos, documentando os requisitos de produtos em detalhes suficientes
para permitir que possíveis fornecedores determinem se são capazes de
fornecer o item; encaminhará a solicitação de aquisição para o Setor de
Licitação; e definirá os critérios que serão usados para avaliar ofertas ou
propostas feitas por fornecedores.
12.8.4. O líder providenciará a aprovação da Especificação do Objeto pelo patrocinador
e a encaminhará para o Setor de Licitações, a fim de executá-la.
12.8.5. Semanalmente, o líder realizará uma verificação do andamento do processo
junto ao Setor de Licitação, a fim de obter os seguintes resultados:
ajudar a equipe responsável pela licitação na elaboração do Edital da
Licitação;
ajudar o setor jurídico na elaboração do contrato, alertando para questões
ou riscos específicos do projeto;
acompanhar a utilização dos critérios de avaliação e seleção para classificar
ou pontuar propostas constantes no Edital de Licitação;
participar de reuniões com os possíveis fornecedores durante o processo
licitatório, para garantir que todos os possíveis fornecedores possuam um
entendimento claro e comum da aquisição;
-
ajudar na análise das ofertas dos possíveis fornecedores, para
pontuação técnica.
12.8.6. O líder, após a homologação do processo licitatório e a contratação do
fornecedor, colaborará com o gestor de negócios na gestão do contrato
executando os procedimentos abaixo:
gerar um Relatório de Desempenho do Fornecedor observando os critérios
de aceitação contidos neste Plano de Projeto, e os aspectos de
monitoramento de custos, cronograma e desempenho técnico;
acionar o setor responsável pelo pagamento dos fornecedores a cada
homologação de produto conforme os termos do contrato.
utilizar o Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços - SIMPAS
para registrar o desempenho do fornecedor a fim de compor a
documentação do contrato. Isso pode incluir os resultados relatados de
82
auditorias e inspeções do comprador que indicam as deficiências que o
fornecedor precisa corrigir.
12.8.7. O líder do projeto providenciará o encerramento de cada contrato aplicável ao
projeto ou a uma fase do projeto executando os procedimentos abaixo:
emitir o “Relatório Final de Desempenho do Fornecedor”;
emitir os “Termo(s) de Homologação do(s) Produto(s)” a cada produto
entregue e providenciar a aprovação do Gestor do Negócio para que seja
disparado pagamento pelo setor responsável;
emitir o documento “Lições Aprendidas” e das recomendações de melhoria
para o planejamento e a implementação de compras e aquisições futuras.
preparar um conjunto completo de documentações do contrato indexadas,
inclusive o contrato encerrado para inclusão com os arquivos finais do
projeto.
13. Assinaturas
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Data:
Ass.
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Ass.
83
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ALTERAÇÃO DO ESCOPO - 20070201
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
Registra-se a alteração das informações conforme especificado abaixo:
O item 3.2, Entregas Intermediárias do Projeto (antigo)
RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO:
lista de participantes;
conteúdo programático;
apostilas;
exercícios;
formulário de presença emitido;
sala devidamente preparada;
certificados emitidos
formulário de avaliação do curso.
Por, Entregas Intermediárias do Projeto (novo)
RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO:
lista de participantes;
conteúdo programático;
apostilas;
exercícios;
formulário de presença emitido;
sala devidamente preparada;
certificados emitidos;
formulário de avaliação do curso;
conteúdo programático (apostilas, apresentações e exercícios) em meio eletrônico (CD e
site).
Observe-se a seguinte avaliação dos impactos provocados pela alteração acima:
•
Aumento do custo do projeto em 1%;
•
Aumento do tempo de preparação do material didático;
•
Envolvimento de profissionais com perfil técnico de desenvolvimento web.
De acordo:
Nome: João Maria da Silva
Cargo: Patrocinador
Data: 01/02/2007
Ass.
Nome: Maria João dos Santos
Cargo: Gestor do Negócio
Data: 01/02/2007
Ass.
84
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ALTERAÇÃO DO ESCOPO - 20070310
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
Registra-se a alteração das informações conforme especificado abaixo:
O item 3.3, Requisitos do Projeto (antigo)
Obter 80% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação;
O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas de 1 a
5);
Por, Requisitos do Projeto (novo)
Obter 90% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação;
O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas de 1 a
5);
Observe-se a seguinte avaliação dos impactos provocados pela alteração acima:
•
aumento da quantidade de alunos aprovados;
•
necessidade de que o curso possua maior qualidade;
•
aumento do custo para haver um reforço na carga horária e uma melhoria na qualidade do
material didático;
•
maior rigidez na seleção dos alunos;
•
maior dedicação do instrutor;
•
mais critérios na seleção do instrutor.
De acordo:
Nome: João Maria da Silva
Cargo: Patrocinador
Data: 10/03/2007
Ass.
Nome: Maria João dos Santos
Cargo: Gestor do Negócio
Data: 10/03/2007
Ass.
85
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
RELATÓRIO DE PROGRESSO - 20070206
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
O projeto encontra-se em andamento com um progresso satisfatório.
Apesar de alguns atrasos operacionais, o prazo final não está comprometido. Porém, a folga total do
projeto está sendo reduzida e com isso aumentando o risco de não cumprimento do prazo final.
O maior problema encontrado até o momento é o compartilhamento do tempo da equipe com outras
atividades, sendo necessário um maior envolvimento para este projeto, a fim de efetivarem-se os
prazos pactuados.
EVENTO
Plano de Projeto
validado
Lista de
participantes
divulgada
Material didático
elaborado
Infra-estrutura
preparada
Treinamento
realizado
DATA TÉRMINO
ESTIMADA
INICIALMENTE
31/01/07
Em 06/02/07
QTDE DE DIAS
DATA
CORRIDOS DE
PROGRAMADA
ATRASO
07/02/07
7
Atraso devido ao
compartilhamento do tempo
da equipe com os outros
projetos
Apesar do atraso do marco
anterior, este marco não foi
impactado, devido à
implementação de
simultaneidades nas tarefas e
negociação de redução de
alguns prazos
20/03/07
20/03/07
0
09/05/07
18/05/07
9
22/05/07
31/05/07
9
30/06/07
15/06/07
OBS
-15
Atraso gerado pelo término
tardio do plano de projeto
Apesar do atraso no plano de
projeto, esse marco ainda
registra uma antecipação
favorável ao projeto
86
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
RELATÓRIO DE PROGRESSO - 20070330
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
O projeto encontra-se em andamento com algumas dificuldades de cumprimento de prazo, devido
às alterações do escopo inicial, que exigem uma atuação gerencial urgente.
Sugere-se uma ampliação na equipe de apoio (quantidade de pessoas ou quantidade de carga
horária) a fim de compensar o aumento do prazo para a elaboração do conteúdo programático pelo
instrutor. Esta alternativa implica num aumento de custo de 10%.
Outra alternativa pode ser a repactuação do prazo final em decorrência do refinamento e melhoria
do escopo do projeto. Esta alternativa causa certa incompatibilidade com umas das restrições do
projeto que é terminar a capacitação antes do Fórum de Secretários do Estado, deve ocorrer logo
após 30/06/07.
EVENTO
Material
didático
elaborado
Infraestrutura
preparada
Treinamento
realizado
DATA
TÉRMINO
ESTIMADA
INICIALMENTE
09/05/07
22/05/07
30/06/07
Em 06/02/07
DATA
PROGRAMADA
18/05/07
31/05/07
15/06/07
Em 30/03/07
QTDE DE DIAS
CORRIDOS DE
ATRASO
9
9
-15
DATA
PROGRAMADA
01/06/07
15/06/07
28/06/07
OBS
QTDE DE DIAS
CORRIDOS DE
ATRASO
23
Atraso
gerado
devido ao
aumento do
prazo para
elaboração
de um
material de
melhor
qualidade e
a previsão
de ausência
do gestor do
negócio nos
dias
específicos
para
validação
23
Atraso
decorrente
da
conclusão
tardia do
material
didático
-2
Essa
aproximaçã
o do marco
final exige
uma
atuação
gerencial
urgente
87
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PRODUTOS - 20070320
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
Notificamos a conclusão e a entrega do produto abaixo, conforme discriminado no Plano de Projeto no
item Escopo do Projeto (subitem Entregas Intermediárias) e solicitamos a homologação do mesmo num
prazo de 03 dias, a partir do próximo dia útil.
PRODUTO(S) ENTREGUE(S)
Lista de Participantes
LIDER DO PROJETO
ASSINATURA DO LIDER DO PROJETO
Antônio da Silva
DATA
20/03/07
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) sem ressalvas.
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) com as ressalvas listadas a seguir.
Não atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s), devido à(s) justificativa(s) a seguir.
Ressalva (s) do recebimento ou Justificativa (s) do não recebimento
ITEM
DESCRIÇÃO
01
02
03
04
05
06
07
NOME E PAPEL NO PROJETO
ASSINATURA
DATA
ASSINATURA
DATA
João Maria da Silva
Patrocinador do Projeto
NOME E PAPEL NO PROJETO
Maria João dos Santos
Gestora do Negócio
88
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PRODUTOS - 20070601
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
Notificamos a conclusão e a entrega dos produtos abaixo, conforme discriminados no Plano de Projeto no
item Escopo do Projeto (subitem Entregas Intermediárias) e solicitamos a homologação do mesmo num
prazo de 03 dias, a partir do próximo dia útil.
PRODUTO(S) ENTREGUE(S)
Conteúdo programático,
Apostilas,
Exercícios
LIDER DO PROJETO
ASSINATURA DO LIDER DO PROJETO
Antônio da Silva
DATA
01/06/07
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) sem ressalvas.
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) com as ressalvas listadas a seguir.
Não atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s), devido à(s) justificativa(s) a seguir.
Ressalva (s) do recebimento ou Justificativa (s) do não recebimento
ITEM
DESCRIÇÃO
01
02
03
04
05
06
07
NOME E PAPEL NO PROJETO
João Maria da Silva
Patrocinador do Projeto
NOME E PAPEL NO PROJETO
Maria João dos Santos
Gestora do Negócio
ASS.
DATA
ASS.
DATA
89
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO FINAL DO PROJETO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
Notificamos a conclusão do Projeto acima citado, conforme Plano de Projeto e solicitamos a
homologação do mesmo num prazo de 05 dias, a partir do próximo dia útil.
NOME LÍDER DO PROJETO
ASSINATURA LÍDER DO PROJETO
Antônio da Silva
DATA
03/08/07
Homologamos o Projeto acima citado, concluído com sucesso, tendo havido a implementação completa do
escopo, conforme Plano de Projeto.
Não homologamos o Projeto acima citado, devido à(s) justificativa(s) a seguir.
Justificativa (s) para não homologação do Projeto
ITEM
DESCRIÇÃO
01
02
03
04
Depoimento/ Observações do Cliente sobre o Projeto
NOME E PAPEL NO PROJETO
ASS.
DATA
ASS.
DATA
João Maria da Silva
Patrocinador do Projeto
NOME E PAPEL NO PROJETO
Maria João dos Santos
Gestora do Negócio
90
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
ATA DE REUNIÃO
(ACOMPANHAMENTO)
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
1. Dados da Reunião
Data
Hora início
Hora término
Local
06/02/07
14:00h
16:00h
PRODEB
2. Pauta
Item
A
Descrição (listar as tarefas da programação de tarefas por recurso)
Acompanhamento das tarefas que estão programadas para iniciar até 12/02/07.
3. Participantes
Nome
Antônio da Silva
José Santana
Maria José Souza
Márcia Lima
Papel no projeto
Líder do Projeto
Equipe de apoio
Equipe de instrutoria
Equipe de instrutoria
Instituição
SAEB
SAEB
PRODEB
PRODEB
4. Assuntos discutidos /decisões
Tarefa 12: Validar com demais envolvidos o Plano de Projeto Referencial
A equipe de validação está tendo dificuldades de agenda, devido ao compartilhamento da
carga horária com outras atividades de igual ou maior prioridade. Foi feito um alerta ao
grupo que se comprometeu a concluir a validação até amanhã.
Tarefa 132: Definir o perfil do aluno
Foi negociado, com os recursos responsáveis por essa tarefa, a redução da duração da
mesma de 40 para 32 horas.
Tarefa 134: Avaliar o currículo dos servidores indicados
Devido ao atraso previsto para a conclusão da Lista de Participantes, em decorrência do
atraso na finalização do Plano de Projeto, foi negociado com os recursos humanos
envolvidos nessa tarefa que a avaliação dos currículos seja realizada simultaneamente ao
período de espera das indicações dos servidores por cada Secretaria. A medida que as
indicações forem sendo recebidas esse trabalho de avaliação deverá ser iniciado, de forma
que o marco previsto para 20/03/07, seja cumprido.
Tarefa 135: Divulgar a lista dos servidores aprovados
Foi negociado, com os recursos responsáveis por essa tarefa, a redução da duração da
mesma de 16 para 8 horas.
91
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
ATA DE REUNIÃO
(ACOMPANHAMENTO)
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
1. Dados da Reunião
Data
30/03/07
Hora início
14:00h
Hora término
16:00h
Local
PRODEB
2. Pauta
Item
A
Descrição (listar as tarefas da programação de tarefas por recurso)
Acompanhamento das tarefas que estão programadas para iniciar até 06/04/07.
3. Participantes
Nome
Antônio da Silva
José Santana
Maria José Souza
Márcia Lima
Maria João dos Santos
Papel no projeto
Líder do Projeto
Equipe de apoio
Equipe de instrutoria
Equipe de instrutoria
Gestor do Negócio
Instituição
SAEB
SAEB
PRODEB
PRODEB
SAEB
4. Assuntos discutidos / decisões
Tarefas 149 e 150: Desenvolver os assuntos das apostilas e diagramar os assuntos com
figuras
Estas tarefas tiveram suas durações ampliadas, devido à alteração do escopo que exige
mais tempo para revisão do material a fim de permitir um percentual maior de alunos
aprovados.
Tarefa 154: Coletar assinatura no Termo de Homologação do Produto
Esta tarefa teve sua duração alterada de 3 para 4 dias úteis, devido à conflitos de
compromissos na agenda do gestor do negócio, que será o responsável pela avaliação e
assinatura do Termo.
92
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
LIÇÕES APRENDIDAS
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
DATA
01/02/07
10/03/07
15/03/07
20/04/07
FATOS RELEVANTES
Foi autorizada uma
alteração de escopo,
acrescentando a
entrega intermediária:
Conteúdo programático
(apostilas,
apresentações e
exercícios) em meio
eletrônico (CD e site).
Foi autorizada uma
alteração de escopo,
ajustando o requisito do
projeto: obter 90%
(inicialmente definido
em 80%) de aprovação
dos servidores que
participaram da
capacitação.
Foram excluídas
entregas intermediárias:
•
Formulário de
presença do instrutor
emitido e
•
Formulário de
presença do instrutor
preenchido.
Foi acrescida uma
pessoa na equipe de
apoio do projeto, em
função do recurso ter
sido liberado de outras
alocações.
LIÇÕES APRENDIDAS
PONTOS POSITIVOS
PONTOS NEGATIVOS
ESCOPO
Deve-se considerar a
possibilidade de utilização de
todos os meios de comunicação
disponíveis no órgão ou entidade
onde os usuários do projeto estão
alocados.
É necessário configurar os
parâmetros do projeto de modo
que os objetivos sejam atingidos
satisfatoriamente. Neste caso, foi
favorecida a aprovação de maior
número de profissionais
qualificados na metodologia, além
de ter estimulado a melhoria da
qualidade do curso.
RECURSOS HUMANOS
Equipes maiores podem implicar
em maior produção.
Determinadas alterações de
escopo podem contribuir com o
aumento de custo e do tempo
do projeto, além de ter que
envolver profissionais com perfis
técnicos diferentes ao escopo
definido inicialmente.
Para determinadas alterações
de escopo, exige-se maiores
esforços e maiores qualificações
dos profissionais envolvidos.
Equipes maiores necessitam de
maiores esforços no
gerenciamento, para garantia da
produtividade.
CUSTOS
05/06/07
Foi definida uma
redução de custos, que
implicou em anotações
nos itens 4 Restrições
do projeto (letra B),
12.3 Plano de
Gerenciamento dos
Custos e 12.4 Plano de
Gerenciamento da
Qualidade.
93
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
CAMINHO CRÍTICO
Código do Projeto
Nome do Projeto
Cliente
P-SAEB-CGTIC-07-001
Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
SAEB
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VISÕES DO PROJETO
VISÕES DO PROJETO
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VISÕES DO PROJETO
VISÕES DO PROJETO
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VISÕES DO PROJETO
97
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VISÕES DO PROJETO
98
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VISÕES DO PROJETO
99
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VISÕES DO PROJETO
100
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PROGRAMAÇÃO DE TAREFAS
101
102
103
104